ARQUIVOLOGIA COMPLETO (TEORIA E EXERCICIOS)

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N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o
Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU 
Teoria e Exercícios 
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 
 
Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1
Introdução ........................................................................................ 01 
Aula demonstrativa – Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades ..... 03 
Lista de questões ............................................................................... 11 
Bibliografia ........................................................................................ 13 
 
 
Introdução 
 
 
Prezado Aluno, 
 
É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a 
disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do Ministério 
Público da União (MPU). 
 
Antes de darmos início a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre nós. 
 
Meu nome é Davi Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrônica 
pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor 
Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo 
obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. 
 
Meu nome é Fernando Graeff, sou gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em 
Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei 
mais de 15 anos na iniciativa privada. 
 
Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades 
Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de 
Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci 
ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro 
Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério 
Público Federal em São Paulo. 
 
Feitas as apresentações, vamos falar um pouco sobre nosso curso. 
 
Você deve saber que, em um concurso tão concorrido como este, cada questão 
é decisiva. Não se pode desprezar nenhuma das disciplinas cobradas, todas 
são importantes, em maior ou menor grau. 
 
Arquivologia faz parte do núcleo denominado Conhecimentos Específicos que 
conta com 90 itens. Assim, é muito provável que a disciplina em questão 
represente algo em torno de 15 a 20 itens da sua prova, de forma que aquele 
que for bem nessa matéria estará um passo a frente dos outros candidatos. 
 
Por outro lado, não podemos perder tempo, temos que focar no que realmente 
é importante. 
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Portanto nosso curso está formatado para ser um curso de teoria e exercícios 
bastante objetivo, especialmente desenvolvido para que você na medida em 
que aprende a matéria, concomitantemente, treine para o dia da prova. 
 
Para isso, o conteúdo programático exigido pelo edital será abordado em 4 
aulas, de acordo com o cronograma abaixo: 
 
 
Aula Data Tópicos abordados 
Aula 00 Aula demonstrativa 
Aula 01 21/07/2010 
Conceitos fundamentais de arquivologia. 
O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos 
(parte 1). 
Aula 02 04/08/2010 
O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos 
(parte 2). 
Aula 03 18/08/2010 
Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; 
automação; preservação, conservação e restauração de 
documentos. 
 
Nesta aula demonstrativa daremos uma pequena amostra de como será o 
curso, e falaremos de um assunto que será retomado com mais calma na aula 
01: a teoria das três idades do arquivo. 
 
Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os 
comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista 
de todas as questões tratadas durante a aula. 
 
E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do 
Ponto. Lá você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar 
no aprimoramento dos nossos cursos. 
 
Dito isto, mãos à obra... 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Três Idades 
 
 
Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas 
provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para 
entendermos arquivologia: a teoria das três idades. 
 
Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam 
desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos 
estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje 
em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade 
com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. 
 
Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender 
as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de 
evolução por que passam os arquivos. 
 
Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos 
arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e 
permanente. 
 
Vejamos em que consiste essa definição: 
 
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de 
documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados 
nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os 
produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os 
documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados. 
 
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os 
documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, 
podem ser emprestados a outros setores para atingirem a 
finalidade para a qual foram criados. 
 
Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira 
idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, 
pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela 
entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. 
 
Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante... 
 
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de 
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, 
mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda 
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um 
problema novamente focalizado. 
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Não há necessidade de serem conservados próximos aos 
escritórios. Então, são aqueles documentos que não são 
consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, 
serem necessários. 
 
A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por 
isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os 
documentos ficam aguardando sua destinação final. 
 
Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o 
“conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com 
uso pouco frequente, que aguarda destinação”. 
 
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de 
documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, 
que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e 
que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. 
 
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases 
anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um 
setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais 
frequentemente, na segunda idade, com pouca frequência. 
 
Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de 
documentos preservados em caráter definitivo em função de seu 
valor”.Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são 
complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar 
os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas. 
 
A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei 
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos 
são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 
 
Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso 
ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas 
frequentes. 
 
Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos 
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 
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Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de 
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente 
preservados. 
 
Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico 
e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de 
documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público 
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, 
na sua específica esfera de competência. 
 
Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis. 
 
Para fechar esse assunto, vamos falar um pouquinho mais sobre os valores 
primário e secundário dos documentos... 
 
O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa 
ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, legais, fiscais etc. 
 
Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse 
que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a 
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente 
produzido. 
 
Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor 
secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico, 
portanto, têm valor secundário. 
 
Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo 
a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou 
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades 
produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”. 
 
Tudo tranquilo até aqui? 
 
Vejamos algumas questões para solidificar o conhecimento que já adquirimos. 
 
(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada 
organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do 
Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas 
entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou 
algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, 
o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em 
vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado 
por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o 
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documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser 
eliminado. 
 
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de 
arquivo. 
 
01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte 
dos arquivos correntes do MMA. 
 
02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser 
mantido no arquivo permanente. 
 
03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e 
administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a 
proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da 
instituição. 
 
Resolução: 
 
O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital 
dos documentos. 
 
Uma determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério 
do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as 
duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento. 
 
No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas 
informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas 
próximas aulas os procedimentos de protocolo) 
 
Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, 
posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. 
 
Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia 
sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o 
documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser 
eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário) 
 
Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica 
fácil responder os itens: 
 
Item 1 – Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é 
consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes. 
 
Item 2 – Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, 
antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na 
verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo 
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intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. No arquivo permanente os documentos são 
preservados em caráter definitivo. 
 
Item 3 – Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto 
administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um 
dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de 
documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é 
necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação 
de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos 
gestão documental em nossas próximas aulas. 
 
Então, tudo bem até agora? É simples, não é? 
 
04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-
Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de 
documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que 
apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 
 
Resolução: 
 
Você não pode errar esse tipo de questão, portanto, cuidado! 
 
O item afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. No 
arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. 
 
Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso 
ou consultados frequentemente. Portanto, item errado. 
 
05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de 
documentos é aplicada originalmente na idade permanente. 
 
Resolução: 
 
Este é um assunto que trataremos mais a frente. No entanto, já temos 
condições de responder, não é mesmo? 
 
A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento, 
portanto, a gestão documental não começa aí, é lógico. 
 
A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do 
documento. Ou seja, “começar do começo”. 
 
Portanto, o item está errado. 
 
06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados 
limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou 
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consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências 
próximas de fácil acesso. 
 
Resolução: 
 
A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo 
intermediário. 
 
A primeira parte do enunciado está correta, ao afirmar que arquivos 
intermediários, também são denominados limbos ou purgatórios, você já sabe 
o porquê, certo? 
 
A segunda parte é que está errada, pois a definição dada é dos arquivos 
correntes. 
 
Repetindo, para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de 
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos 
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar 
de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. 
 
07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes 
Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo 
intermediário. 
 
Resolução: 
 
Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é 
transitória, portanto, temporária. Lembre-se, por isso, o arquivo intermediário 
é também chamado de “limbo” ou “purgatório”. 
 
Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, onde aguardam a 
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 
Falaremos sobre eliminação e recolhimento nas próximas aulas... 
 
08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes 
Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem 
ser alienáveis, mas são imprescritíveis. 
 
Resolução: 
 
O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os 
documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
 
Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor 
permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação 
eles são inalienáveis e imprescritíveis. 
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09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - 
Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e 
acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser 
identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber 
tratamento adequado. 
 
Resolução: 
 
Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através 
da Lei nº 8.159, de 1991. 
 
Segundo o art. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes”. 
 
Então, se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e 
instituições de caráter público, devem ser identificados, conforme a lei, em 
uma das três categorias. 
 
A última parte da questão é lógica, o documento em cada uma das etapas do 
ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o 
que constitui esse tratamento especial. 
 
Portanto, correto o item. 
 
10. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - 
Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que 
permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem 
para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de 
arquivamento. 
 
Resolução: 
 
O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades. 
 
Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um 
arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. 
 
Portanto, a questão está errada, o ciclo vital não é um sistema de registro de 
documentos, muito menos, serve para controlar a produção e a tramitação dos 
documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária. 
 
O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente, 
intermediária e permanente. 
 
11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – 
Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que 
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perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-
cultural. 
 
Resolução: 
 
Gente, não dá para errar uma questão como esta. 
 
Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos no 
arquivo permanente e não no intermediário. 
 
No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo 
dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final: 
eliminação ou guarda permanente. 
 
Logo, a assertiva está errada. 
 
 
Prezado aluno, terminamos aqui a aula demonstrativa. 
 
Espero que tenha gostado. 
 
Até a próxima. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Lista de Questões 
 
 
(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada 
organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do 
Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas 
entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou 
algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, 
o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em 
vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado 
por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o 
documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser 
eliminado. 
 
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de 
arquivo. 
 
01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte 
dos arquivos correntes do MMA. 
 
02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser 
mantido no arquivo permanente. 
 
03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e 
administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a 
proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da 
instituição. 
 
04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-
Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de 
documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que 
apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 
 
05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de 
documentos é aplicada originalmente na idade permanente. 
 
06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados 
limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou 
consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências 
próximas de fácil acesso. 
 
07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes 
Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo 
intermediário. 
 
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08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes 
Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem 
ser alienáveis, mas são imprescritíveis. 
 
09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - 
Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e 
acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem seridentificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber 
tratamento adequado. 
 
10. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - 
Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que 
permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem 
para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de 
arquivamento. 
 
11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – 
Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que 
perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-
cultural. 
 
 
GABRITOS: 
 
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 
C E C E E E C E C E E 
 
 
Bibliografia 
 
 
BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística. 
 
BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio 
de Janeiro: Ed. FGV, 2004. 
 
Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). 
 
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (e suas atualizações). 
 
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. 
 
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, 
Ed. FGV, 2005. 
 
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Introdução . ...................................................................................... 01 
Conceitos fundamentais de arquivologia................................................. 02 
Teoria das três idades. ....................................................................... 23 
Lista de questões . ............................................................................. 31 
Bibliografia . ...................................................................................... 34 
Introdução 
Prezado Aluno, 
Hoje efetivamente daremos início ao nosso curso de Arquivologia para Técnico 
Administrativo do MPU. 
Como você já sabe, serão apenas 3 aulas nas quais abordaremos todo o 
conteúdo programático exigido no curso, ou seja, nossa missão é tratar essa 
matéria de forma bastante didática e objetiva, de forma a deixá-lo capacitado 
para “gabaritar” as questões da sua prova. 
Preparado? 
Pois bem, nessa primeira aula falaremos sobre conceitos fundamentais de 
arquivologia – o que é arquivo, quais são os princípios por traz da arquivologia, 
ao que se propõe... Retomaremos também um assunto que já adiantamos na 
aula demonstrativa: teoria das três idades. 
Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do 
arquivo, caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os 
comentários. 
E, por último, participe do Fórum de dúvidas! 
Chega de papo e mãos à obra... 
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Conceitos fundamentais de arquivologia. 
Nessa primeira aula vamos apresentar a você os conceitos fundamentais de 
arquivologia, você será apresentado aos poucos a um glossário de termos 
técnicos necessários para o entendimento da disciplina que serão aprofundados 
nas próximas aulas. 
Bom, antes de falarmos sobre as atividades de arquivamento é necessário 
responder a seguinte pergunta: o que é um arquivo? 
Inicialmente, é importante saber que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. 
O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de 
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de 
prova e informação”. 
Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e 
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem 
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a 
natureza dos documentos. 
Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos 
são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de 
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do 
Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, 
legislativas e judiciárias”. 
Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se 
arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”. 
Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza 
pode ser de dois tipos: público e privado. 
Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com 
palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é 
importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou 
sublinhamos. 
O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação 
ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os 
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documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma 
instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a 
consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no 
futuro (poderão, pois alguns documentos terão utilidade no futuro, outros 
não, serão descartados). 
Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo 
pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou 
privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e 
conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova 
(documentos probatórios) ou informação (documentos informativos). 
Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três 
características básicas: 
1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição 
ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de 
manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 
2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova 
de transações realizadas. 
3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um 
documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, signi-
fica muito menos do que quando em conjunto. 
Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em 
se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não 
se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. 
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e 
atividades de uma administração. 
Outra coisa importante que você tem que saber é que na maioria das vezes o 
arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre. 
O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a 
configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos 
utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual, 
iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.). 
Da mesma forma, o suporte (=material sobre o qual as informações são 
registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não 
importa para a definição de arquivo. 
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Tudo bem até aqui? Então, vamos aprender mais alguns conceitos, veremos o 
que é arquivologia, bom como qual é o campo de delimitação das instituições: 
arquivo ebiblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver também: museu 
e centro de documentação. 
Já sabemos o que é um arquivo, então não fica difícil concluir que a 
arquivologia é o estudo, a ciência dos arquivos, ou na definição do Conarq: 
“Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem 
observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos 
arquivos. Também chamada arquivística”. 
Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca, inicialmente temos que saber que 
a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso 
e seu destino de armazenamento futuro. 
É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual 
está constituído, que vai determinar sua condição de documento de 
arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu. 
As distinções entre essas instituições produzem-se, portanto, a partir da 
própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade 
produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento 
a ser preservado: 
• pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes 
de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artístico-
literária, pesquisa ou divulgação; 
• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente 
variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de 
instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e 
• pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter ori-
gem artística quanto funcional. 
Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais, 
técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos, 
jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais. 
Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova. 
Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à 
produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam 
um somatório das instituições anteriormente indicadas. 
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Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das 
informações primárias para outros recursos”, ele acaba assimilando as 
características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o 
objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do 
material reproduzido ou referenciado. 
Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de 
uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, 
humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou 
ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande 
público. 
Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma 
entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das 
funções que justificam sua existência como tal, esses documentos 
guardam relações orgânicas entre si. 
Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e 
legais. Eles tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua 
apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral 
exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e 
suporte. 
Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística 
ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época 
ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, 
científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição. 
Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em 
sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade 
bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em 
microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam 
ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. 
As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, 
a compra, a doação e a permuta. 
O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, 
dentro do esquema de três idades do documento (veremos ainda nessa 
aula): da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por 
transferência, ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente. 
A partir dessas considerações é possível estabelecer: 
• que a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o 
material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo 
acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os 
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objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus 
fornecedores são múltiplos. 
• que o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a 
administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os 
conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da 
proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao 
organograma da respectiva administração; que os objetivos primários 
do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos 
incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de 
pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade 
jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que 
foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a 
administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado. 
• que o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não 
decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do 
material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus 
objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns 
tipos de documentos originariamente de cunho funcional. 
• que o centro de documentação é órgão colecionador ou 
referenciador (não armazena documentos como as demais entidades 
obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou 
virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a 
coleção (quando os documentos são armazenados) é formada de 
originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade; 
incluem-se nessa categoria as bases de dados. 
Muito bem, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e 
museu: 
Arquivo Biblioteca Museu 
É a acumulação 
ordenada de 
documentos, em sua 
maioria textual, criados 
por uma instituição ou 
pessoa, no curso de 
suas atividades, e 
preservados para a 
consecução de seus 
objetivos, visando à 
utilidade que poderão 
ter no futuro. 
É o conjunto material, 
em sua maioria 
impresso, dispostos 
ordenadamente para 
estudo, pesquisa e 
consulta. 
É uma instituição de 
interesse público, criado 
com a finalidade de 
conservar, estudar e 
colocar à disposição do 
público conjuntos de 
peças e objetos de valor 
cultural. 
Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova... 
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01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - 
Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto 
formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e 
recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e 
municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por 
instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas 
da gestão de serviços públicos. 
Resolução: 
Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os 
conceitos contidos nos três artigos que definemo que são arquivos em nossa 
legislação: 
- O art. 2º que trata dos arquivos em geral; 
- O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e, 
- O art. 11 que trata do tipo arquivo privado. 
E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado 
exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade. 
Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas 
nem sempre. 
O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a 
configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos 
utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual, 
iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.). 
Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são 
registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não 
importa para a definição de arquivo. 
Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os 
documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos 
etc. 
Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com 
termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, 
invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma 
exceção. 
Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de 
incompletas, não estão erradas. 
O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se 
arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e 
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recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal 
e municipal, no exercício de suas atividades”. 
E aí, certo ou errado? Está certo. 
A questão refere-se genericamente a “arquivo”, pois, não explicitou se ele é 
do tipo “público” ou “privado”. 
Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”, o enunciado 
apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de 
arquivo (no caso, de natureza pública, formado por documentos de natureza 
textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa 
variação. 
Agora, se tivesse um “somente”, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí 
sim, o item poderia estar errado. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto 
formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente 
por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e 
municipal, no exercício de suas atividades”. 
Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do 
“público”. Aí, sim, estaria errado. 
Ok. Então, vamos em frente. 
02. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - 
Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas 
sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, 
arquivo público. 
Resolução: 
O arquivo acumulado pela administração indireta, incluindo empresas estatais, 
é considerado arquivo público, logo a questão está correta. 
03. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter 
orgânico é uma das características básicas dos arquivos. 
Resolução: 
Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o), 
sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado. 
A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um 
arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o 
documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode 
perder por completo o significado. 
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O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos 
documentos. Portanto, o item está certo. 
04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de 
arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o 
seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou 
esse documento. 
Resolução: 
O enunciado está perfeito. O documento de arquivo só tem sentido se 
relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades 
do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas 
atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão 
gerador / acumulador. Portanto, item correto. 
05. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo 
documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma 
instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. 
Resolução: 
Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência (=origem). 
O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do 
fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se não recebe 
acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se 
encontrar mais em atividade. Portanto, o item está errado. 
06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – 
Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, 
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. 
Resolução: 
Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo. 
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Arquivo Biblioteca Museu 
É a acumulação 
ordenada de 
documentos, em sua 
maioria textual, criados 
por uma instituição ou 
pessoa, no curso de 
suas atividades, e 
preservados para a 
consecução de seus 
objetivos, visando à 
utilidade que poderão 
ter no futuro. 
É o conjunto material, 
em sua maioria 
impresso, dispostos 
ordenadamente para 
estudo, pesquisa e 
consulta. 
É uma instituição de 
interesse público, criado 
com a finalidade de 
conservar, estudar e 
colocar à disposição do 
público conjuntos de 
peças e objetos de valor 
cultural. 
Portanto, o item está errado. 
07. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - 
Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas 
incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um 
órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um 
documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos 
documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela 
instituição responsável por eles. 
08. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - 
Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não 
incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das 
atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição. 
Resolução: 
Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão 
anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à 
aquisição ou custódia dos documentos: 
Biblioteca Arquivo 
a) Os documentos são 
colecionados de fontes diversas, 
adquiridos por compras, doação 
ou permuta 
b) Os documentos podem existir 
em numerosos exemplares 
c) A significação do acervo 
documental não depende da 
relação que os documentos 
tenham entre si 
1) Os documentos não são objeto 
de coleção; provêm tão-só das 
atividades públicas ou privadas, 
servidas pelo arquivo 
2) Os documentos são produzidos 
num único exemplar ou em 
limitado número de cópias 
3) Há um significado orgânico 
entre os documentos 
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Tendo por base a tabela, vamos analisar as duas questões: 
O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivoda biblioteca: 
1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, 
uma empresa ou uma instituição; 
Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela. 
2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo 
conjunto; e, 
Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela. 
3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo 
órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles. 
Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela. 
Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente, 
diferenciam o arquivo da biblioteca. 
Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de 
arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou 
uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas. 
Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as 
instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego. 
O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão, 
uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os 
documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta, 
compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc. 
Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de 
biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado. 
Vamos continuar nosso papo sobre arquivologia e falar sobre os princípios que 
norteiam essa ciência. Mas antes, comecemos com uma breve conceituação 
teórica. 
Primeiro temos que saber o que são princípios. 
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Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais 
nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e 
dão subsídios à aplicação das suas normas. 
Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma 
passada rápida sobre as definições dos mais importantes: 
• Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o 
qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou 
família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras 
entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos 
fundos. 
Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma 
instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não 
sendo misturados aos de origem diversa”. 
• Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado 
do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser 
conservados em serviços de arquivo do território no qual foram 
produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas 
representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. 
• Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria 
aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão 
agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou 
receberam. 
Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo 
temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em 
correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a 
compreensão dessas ações e, consequentemente, para a compreensão 
do significado do documento. 
• O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que 
sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º 
grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que 
os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, 
alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. 
Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto 
documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como 
imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a 
dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do 
arquivo. 
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• Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo 
procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser 
revertido, se necessário. 
Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura 
internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o 
princípio fundamental da arquivística. 
Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções 
arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência 
do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades 
diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções, 
sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas 
operações. 
Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou, 
ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram 
implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos 
fundos e o princípio de respeito à ordem original. 
 
O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da 
Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de 
determinada procedência não deve misturar-se com os de outra 
procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer 
natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio 
Princípio da Proveniência. 
Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º 
grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que 
compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a 
classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa 
forma, refletindo a organização interna da instituição. 
Tudo bem até, aqui? 
Vamos em frente... 
Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos 
de arquivo. 
Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou 
recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas 
atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele 
produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência, 
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de 
pesquisa e/ou prova. 
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As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, 
com as características do próprio arquivo. 
Assim, são aqueles: 
• Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; 
• Tem um fim administrativo, jurídico ou legal; 
• Constituem prova das transações passadas; 
• Possuem um caráter orgânico; e 
• Único exemplar ou limitado número de cópias. 
Quanto a esta última característica cabe uma explicação. 
Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número 
de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os 
documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de 
cópias. 
Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se 
preservar o suporte. 
Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser 
classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. 
Quanto ao gênero, os documentos podem ser: 
• Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou 
impressos; 
• Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis, 
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia 
(mapas, plantas, perfis); 
• Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel 
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, 
gravuras); 
• Filmográficos: documentos em películacinematográfica e fitas 
magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, 
com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos 
(discos e fitas audiomagnéticas); 
• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de 
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas 
específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); e 
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• Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em 
computador (disquetes, disco rígido, disco óptico). 
Já a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto, divide 
os documentos em: 
• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição 
legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração. 
• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo 
informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram 
medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 
Mas para entender melhor a lógica por traz do sigilo dos documentos, 
vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do 
Brasil de 1988 – CF/88: 
O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, 
dentre esses direitos está o acesso à informação. 
Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são 
invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, 
assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de 
sua violação”. 
Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à 
informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício 
profissional”. 
Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos 
públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse 
coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de 
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à 
segurança da sociedade e do estado”. 
Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na 
aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à 
informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra 
pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da exceção 
(crimes de guerra). 
Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à 
legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação. 
Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos 
têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse 
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de 
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arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, 
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da 
sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida 
privada, da honra e da imagem das pessoas”. 
Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos. 
Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos 
documentos públicos. 
Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as 
categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na 
classificação dos documentos por eles produzidos. 
O § 1º do referido artigo dispõe que os documentos cuja divulgação ponha em 
risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao 
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da 
imagem das pessoas são originalmente sigilosos. 
Já, o § 2º determina que o acesso aos documentos sigilosos referentes à 
segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 
(trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser 
prorrogado, por uma única vez, por igual período. 
Por fim, o § 3º reza que o acesso aos documentos sigilosos referentes à honra 
e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) 
anos, a contar da data de sua produção. 
Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância, 
determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, 
sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento 
de situação pessoal da parte. 
O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de 
1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe 
sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos 
de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da 
Administração Pública Federal. 
O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos 
serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em 
razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”. 
Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou 
informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter 
público. 
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Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações 
sigilosas: 
“I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou 
atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e 
 
II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu 
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante 
requerimento ao órgão ou entidade competente”. 
Dessa forma, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do 
meio em que pode circular, há quatro graus de sigilo: 
• Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do 
conhecimento do público em geral. 
• Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira 
alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada 
pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços 
administrativos. 
• Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e 
cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas 
que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, 
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. 
• Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de 
segurança e cujo teor ou características só devam ser do 
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou 
manuseio. 
Por fim, além das classificações relativas ao sigilo do arquivo, precisamos 
conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos e 
quanto à sua abrangência. 
Quanto à natureza, um documento pode ser classificado como especial ou 
especializado: 
1. Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de 
formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos, 
audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, 
documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta 
razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu 
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armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, 
conservação etc. 
2. Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os 
documentos de determinado assunto, resultado da experiência 
humana num campo específico, independentemente da forma física 
que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou 
hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.Já quanto à abrangência, os arquivos podem ser classificados com setoriais 
ou gerais (=centrais): 
1. Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos 
operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. 
2. Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os 
documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a 
estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades 
de arquivo corrente. 
Bom, com todo esse conhecimento temos condições de responder mais 
algumas questões... 
09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - 
Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos 
informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, 
contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras 
informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a 
segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem 
de outras pessoas. 
Resolução: 
Vamos dividir a questão em duas partes: 
1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos 
informações relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente 
particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado 
pelo judiciário. 
2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de 
garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da 
honra e da imagem de outras pessoas. 
A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas 
Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas. 
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O erro da questão se encontra na primeira parte. 
Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito 
de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres 
exclusivamente particulares. 
Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o 
cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu 
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. 
Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é 
necessária autorização judicial. 
Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse 
particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação 
sigilosa mediante requerimento administrativo. 
A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº 8.159 de 1991, só é 
necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à 
própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, 
mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou 
esclarecimento de situação pessoal. 
Portanto, a questão está errada. 
10. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – 
Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não 
tendo limitação quanto ao número de cópias. 
Resolução: 
Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um 
único exemplar ou em um limitado número de cópias. 
Portanto, o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo 
não têm limitação quanto ao número de cópias. 
11. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – 
Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são 
gêneros documentais encontrados nos arquivos. 
Resolução: 
Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de 
arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e 
audiovisuais (ou, filmográficos). 
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12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos 
iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com 
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 
Resolução: 
Documentos iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como 
fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartográficos: 
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, 
perfis etc.). Portanto, item errado. 
13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - 
Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico 
fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. 
Resolução: 
Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental 
da teoria arquivística é o respeito à proveniência. 
Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística, 
é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. 
Portanto, item correto. 
14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O 
princípio de respeito à ordem original 
(A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido 
em arquivos pode ser revertido. 
(B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente. 
(C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos. 
(D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. 
(E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com 
que os documentos foram produzidos. 
Resolução: 
Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os 
documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das 
ações que os produziram ou receberam. 
Logo, o gabarito é o item E. 
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15. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da 
naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. 
Resolução: 
Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as 
intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista 
garante a integridade do fundo de arquivo. 
O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem 
na atividade natural da organização a que pertencem. 
Portanto, item errado. 
16. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que 
é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o 
arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou 
pela família que o produziu. 
Resolução: 
Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de 
manutenção da ordem original. 
Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado 
por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da 
proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da 
arquivística. 
A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original 
e não do princípio da reversibilidade. 
Portanto, item errado. 
17. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado 
por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são 
gerados, estruturados, administrados e interpretados. 
Resolução: 
A questão trata do conceito de contexto arquivístico. 
Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que 
determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e 
interpretados. 
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Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e 
estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência, 
contexto administrativo e contexto de uso. 
Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sócio-
político, cultural e econômico.Ou seja, a situação da sociedade no tempo e 
que os documentos foram gerados. 
Portanto, a questão está certa. 
18. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - 
Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à 
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. 
Resolução: 
O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento 
literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados. 
O art. 25 da referida Lei, dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil 
e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou 
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse 
público e social”. 
Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da 
sociedade. Portanto, o item está certo. 
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Teoria das três idades 
Outra definição essencial que precisamos saber é a que trata do ciclo vital dos 
documentos, ou teoria das 3 idades, que define a forma de arquivamento dos 
documentos. 
Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam 
desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos 
estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje 
em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade 
com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. Já 
falamos isso, não é? 
Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender 
as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de 
evolução por que passam os arquivos. 
Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos 
arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e 
permanente. 
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos 
em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas 
repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas 
de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são 
consultados. 
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos 
tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a 
outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados 
Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são 
o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor 
primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a 
quem compete a sua administração”. 
Obs: O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que 
possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para 
fins administrativos, legais, fiscais etc. 
Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse 
que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a 
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente 
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produzido. Normalmente, o valor secundário é classificado em informativo e 
probatório. 
Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor 
secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico 
(informativo), portanto, tem valor secundário. 
Por exemplo, um contrato de aluguel, que hoje tem uma função administrativa 
ou legal dentro de uma empresa (valor primário), depois de encerrado perde 
seu valor primário. 
Caso a empresa ainda acredite que existe outro valor que não seja o primário, 
por exemplo, algum valor histórico (primeiro contrato de aluguel daquela 
empresa), teremos então um valor dito secundário. 
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de 
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos 
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar 
de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. 
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. 
Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas 
que podem, eventualmente, ser necessários. 
A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são 
também chamados de “limbo” ou “purgatório”, onde os documentos ficam 
aguardando sua destinação final. 
Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de 
documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que 
aguarda destinação”. 
E, finalmente: 
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de 
documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se 
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os 
meios de conhecer o passado e sua evolução. 
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os 
documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram 
consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com 
pouca frequência. 
Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos 
preservados em caráter definitivo em função de seu valor”. 
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Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são 
complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar 
os documentos. 
A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei 
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos 
são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 
Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso 
ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas 
frequentes. 
Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos 
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de 
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente 
preservados. 
Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico 
e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de 
documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público 
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, 
na sua específica esfera de competência. 
Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis. 
Pois bem, resumindo toda essa história... os arquivos correntes e 
intermediários são aqueles que ainda podem ser solicitados (em maior ou 
menor frequência) para atender as necessidades funcionais de uma instituição. 
Ou seja, nessas fases (corrente e intermediária) o que prevalece é o 
valor primário do documento. 
Importante! Os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm 
valor primário. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à 
frequência de utilização dos documentos não quanto ao seu valor. 
Já na fase permanente, os documentos perdem o valor de natureza 
administrativa, mas se conservam em razão de seu valor histórico ou 
documental, ou seja, seu valor secundário. 
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