SISCOFIS: Controle de Material e Patrimônio

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CURSO DE HABILITAÇÃO AO QUADRO AUXILIAR DE OFICIAIS/2021
ALUNO: 1° SGT CAV ADRIANO SCHELBAUER – GRUPO F
TUTOR: CAP QAO RENATO DE SOUZA IGLESIAS
GESTÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO:
Sistema de Controle Físico (SISCOFIS)
1. Introdução
O SISCOFIS OM, é uma ferramenta importantíssima que se utiliza de recursos da Tecnologia da Informação (TI) para a realização de diversas operações referentes a todo material de consumo e material permanente existente no Exército, realizando um efetivo controle dos suprimentos adquiridos ou recebidos de outros órgãos, sejam OM, OP e, inclusive de outras entidades não pertencentes ao Exército Brasileiro (EB).
O SISCOFIS realiza o gerenciamento patrimonial no âmbito do Exército, com um banco de dados que mantem todos os escalões bem informados sobre a real situação da Força, permitindo assim, planejar seu preparo e emprego da melhor maneira possível.
Através do SISCOFIS, é possível a realização de consultas e propostas de itens de suprimento e de empresas, a geração de relatórios sobre a situação dos materiais de consumo e permanente e os trabalhos de inclusão e descarga do material permanente e de inclusão e desrelacionamento do material de consumo. Tamanha é sua importância, que se não houver uma eficiente operação do sistema, as OMs podem não receber os suprimentos necessários para a realização de suas atividades, comprometendo o seu planejamento e a sua operacionalidade. 
Baseado nisso, é essencial dispensar atenção à fiel execução dos registros no SISCOFIS, formando e capacitando operadores com elevado nível de capacitação técnico-profissional e comprometidos com a Instituição, para que o Exército possa cumprir com eficiência a sua destinação constitucional e corresponder aos anseios da nação.
O SISCOFIS revolucionou o método de controle e gerenciamento de materiais no Exército, reduzindo significativamente o retrabalho nas OM, uma vez que sem este sistema, seria necessário a utilização de vários outros sistemas para realizar uma mesma tarefa, cada uma de uma forma diferente, para diferentes interessados. Temos como alguns exemplos, as operações de controle patrimonial, de custos, de controle de fardamento, de depreciação, indisponibilidades etc.
Ele possibilita fornecer em tempo real, informações tempestivas para a tomada de decisões, dentre elas:
· Identificação patrimonial;
· Geração de Boletim Administrativo;
· Dispensa de uso de fichários (fichas de cartolina);
· Informações em tempo real;
· Parametrização de cotas de material de consumo por dependências;
· Pedidos de material on-line;
· Controle do fardamento por tempo de uso;
· Cautela de material;
· Depreciação contábil;
· Geração de relatórios estatísticos e de controle; e
· Geração de informações automatizadas para os Escalões Superiores.
2. Desenvolvimento
2.1 Situação Hipotética
Ao consultar a pontuação mensal do Sistema de Controle Físico (SISCOFIS) de sua OM no Portal da DSMM do COLOG, foi verificado que houve perdas de pontos pelos seguintes motivos:
	PONTOS
	MOTIVO
	100
	CARGA DE ESTOQUE NÃO REALIZADA 
	50
	FALTA REGISTRO DE VALIDADE DE MUNIÇÃO 
	40
	MEDICAMENTO SEM INFORMAÇÃO DO LOTE 
2.2 Planejamento para evitar a ocorrência e/ou solucionar os problemas encontrados
Com a finalidade de evitar as ocorrências descritas na situação hipotética, é recomendado primeiramente a realização de uma Instrução de Quadros para os operadores do SISCOFIS, em todos os níveis, expondo as funcionalidades do SISCOFIS e sua correta operação. Posteriormente, deve ser criado um Procedimento Operacional Padrão (POP), contendo um passo a passo com instruções, descrições das atividades e rotinas diárias que devem ser realizadas. Estas ações visam auxiliar na execução das tarefas diárias, manutenção do sistema, alimentação de dados e utilização correta das funcionalidades do SISCOFIS.
2.3 Realização de carga no SISCOFIS WEB semanalmente:
Para resolver esta situação, recomenda-se que o operador do SISCOFIS da Fiscalização Administrativa, realize a exportação do estoque do SISCOFIS-OM e envie o arquivo do estoque físico semanalmente. O envio do estoque contábil deve ser feito mensalmente através do SISCOFISWEB. Uma provável causa de a carga não ter sido realizada é por ter ocorrido uma falha do operador no momento em que realizou o envio pelo SISCOFISWEB, por problema de conexão com a internet no momento em que realizou o envio ou devido o SISCOFISWEB estar indisponível ou fora do ar no momento do envio. Para que este problema seja evitado, recomenda-se que o operador confirme se o envio do arquivo foi realizado com êxito, para isso, no SISCOFISWEB deve constar a palavra “carregado”. Muito importante ainda a Seção de Informática da OM dar o suporte necessário para que no momento do envio não ocorra falta de internet e/ou que o SISCOFISWEB fique inoperante.
2.4 Registro de validade de munição:
O agente que realiza o cadastro das informações da munição recebida no SISCOFIS, deve ser o responsável do respectivo depósito, neste caso o Paiol de Munições. Caso ocorra o esquecimento e/ou ocorra a omissão da validade da munição recebida, acarretará na situação dos dados ficarem incompletos na respectiva ficha. Para que não ocorra este problema e o mesmo seja corrigido, o operador deve realizar o lançamento da validade da munição constante na Guia de Fornecimento do Órgão Provedor. Não existindo esta informação na Guia de Fornecimento, a ação a ser tomada é verificar na embalagem da própria munição, ou ainda, entrar em contato com o Órgão Provedor para obter esta informação. O não cadastro da validade da munição, pode comprometer a segurança e operacionalidade da tropa que for utilizar esta munição.
2.5 Registro de lote de medicamento:
O agente responsável pelo cadastro das informações dos medicamentos recebidos no SISCOFIS, deve ser o responsável do respectivo depósito, neste caso o responsável pelo Pelotão de Saúde ou da própria Farmácia da OM. Caso ocorra o esquecimento e/ou ocorra a omissão do lote do medicamento recebido, os dados ficam incompletos no sistema. Para que não ocorra este problema e o mesmo seja corrigido, o operador deve realizar o lançamento do lote que vem na Guia de Fornecimento ou na Nota Fiscal de compra. Caso estas informações não constem na Guia de Fornecimento ou mesmo na Nota Fiscal de compra, uma alternativa é realizar a consulta diretamente na embalagem do medicamento, ou ainda, entrar em contato com o Órgão Provedor ou com o Fornecedor do medicamento para obter esta informação. O não cadastro do lote do medicamento, dificulta o controle e identificação de um possível lote defeituoso de medicamento, podendo causar problemas para a saúde da tropa que utiliza o medicamento.
3. Conclusão
O SISCOFIS é um sistema que possui um banco de dados com controle eficiente e detalhado de todo material existente no Exército, revolucionando assim a forma como são controlados os materiais no Exército. Antes de sua implantação, o controle de todo material era realizado manualmente e isso demandava muito tempo para a realização das tarefas de inclusão em carga, controle e descarga e/ou desrelacionamento. A conferência e contagem do material existente nos estoques do Almoxarifado por exemplo, eram difíceis e demoradas, sendo estas tarefas hoje realizadas de forma muito mais rápida e com maior controle, bastando para isso, apenas a geração de um relatório no SISCOFIS. A implantação do SISCOFIS trouxe muita agilidade para controlar o material, grande economia de tempo e de pessoal empregados nestas tarefas, e principalmente, informações tempestivas e importantes para a tomada de decisões por parte dos escalões responsáveis pela administração e gerenciamento do material em todos os níveis, melhorando e muito desta maneira a operacionalidade da tropa.
REFERÊNCIAS
PEDROSA, Stela M. Peixoto de Azevedo. Gestão do Material e do Patrimônio. Apostila Unidade IV e V Curso de Habilitação ao Quadro Auxiliar de Oficiais – CHQAO. 64 p. EsIE – Escola de Instrução Especializada do Exército Brasileiro. Rio de Janeiro: PUC – Rio, CCEAD,2014.
PEDROSA, Stela M. Peixoto de Azevedo. Gestão do Material e do Patrimônio. Apostila Unidade VI Curso de Habilitação ao Quadro Auxiliar de Oficiais – CHQAO. 118 p. EsIE – Escola de Instrução Especializada do Exército Brasileiro. Rio de Janeiro: PUC – Rio, CCEAD, 2014.