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GESTÃO DE PESSOAS Fabiane Padilha da Silva Alinhamento e planejamento de recursos humanos Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: Explicar a importância de um planejamento de recursos humanos. Identificar a decisão a ser tomada em casos de escassez ou excesso de funcionários. Definir sistema de informações de recursos humanos e formas de protegê-lo. Introdução Uma organização é um arranjo de componentes projetados para cumprir um ou mais objetivos de acordo com o seu planejamento estratégico. Assim, precisa das pessoas e das capacidades dos indivíduos para alcançar os obje- tivos definidos. Além disso, as empresas precisam antecipar-se às demandas do mercado e tomar atitudes assertivas em relação aos funcionários e, atu- almente, a mediação da tecnologia torna muito mais complexas as relações em termos de pessoas e dos objetivos organizacionais que se apresentam. Neste capítulo, você vai estudar o alinhamento e planejamento de recursos humanos (RH), identificando o que é esse planejamento e sua importância. Além disso, verá que as decisões a serem tomadas em situações de escassez e excesso de funcionários devem ter como base o planejamento estratégico de RH e, por fim, conhecerá o sistema de informações de RH e as formas de protegê-lo. Importância do planejamento de RH Reconhecer a importância do planejamento da área de Recursos Humanos é uma tarefa que se mostra, cada vez mais, essencial para que as empresas mantenham e alcancem vantagem competitiva no cenário atual, em que a estratégia é o uso da informação, do conhecimento e da criatividade (MAGI- ROSKI et al., 2017). O panorama atual mostra-se em constantes e profundas transformações, fazendo com que as pessoas troquem de empresa com muito mais frequência do que em outros momentos da história da humanidade. E é assim que uma organização moderna deve observar seu quadro de funcionários: olhando as transformações exponenciais da sociedade e o quanto ela (a organização) afeta e é afetada por essas mudanças, cada vez mais presentes no dia a dia, fazendo com que essa complexidade, intrínseca à era da tecnologia, não impeça que as práticas de recursos humanos possam trazer o melhor para a organização. O planejamento de recursos humanos (planejamento de RH) abrange tanto o processo quanto o conjunto de planos de uma organização, tratando-se da análise futura que visa o fornecimento e a demanda de RH, oferecendo, assim, mecanismos para eliminar qualquer lacuna que possa existir. Com isso, o planejamento de RH determina a quantidade e os tipos de funcionários a serem recrutados pela organização ou por ela demitidos (IVANCEVICH, 2011). Os últimos anos vêm trazendo um cenário inconstante, volátil e dinâ- mico nunca antes vislumbrado, o que faz com que a área de RH tenha que estar muito atenta às movimentações que acometem o mercado de trabalho e o mercado como um todo, fazendo com que, ao planejar qualquer ação em RH, seja dada especial atenção à demanda que a empresa terá ao buscar um objetivo. O planejamento de RH deve estar alinhado com o contexto em que a empresa se insere, sendo capaz de mostrar que ela possui competências para reagir rapidamante às oportunidades que surgem. Dessa forma, o acesso rápido a informações precisas, tanto em termos de fornecimento quanto de demanda de recursos humanos, revelará o quanto a instituição está preparada para os desafios apresentados pelas transformações que existem atualmente, em que escassez e escesso de pessoal são situações comuns, dada a volatiliade dos acontecimentos. Portanto, nesse cenário, as instituições que não perceberem a dinâmica que se estabelece ficarão sem competitividade, pois é necessário que haja reajustes periódicos conforme o mercado se modifica — o que, na atualidade, é uma situação constante. Muitas são as transformações pelas quais a sociedade tem passado nos últimos anos e algumas tendências mostram-se cada vez mais presentes, como, por exemplo, os avanços tecnológicos que acrescentam novos formatos e novas maneiras de se pensar em trabalho; as tendências demográficas e da força de trabalho que se apresentam como desafios que as empresas devem passar (gerações com valores diferentes, empregabilidade de pessoas em Alinhamento e planejamento de recursos humanos2 idade de aposentar-se, estrangeiros à procura de colocação, etc.); a globali- zação e ampliação de mercados, que pode ampliar fatias de mercado, mas gerar pressão para busca de resultados. Essas, entre outras, são tendências às quais as empresas devem atentar-se para continuar no jogo; portanto, elas devem ser mais competitivas, mais rápidas e ágeis, mais rentáveis, considerar o capital humano e aplicar novas técnicas para a tomada de decisão mais assertiva. O profissional de RH, por sua vez, não pode deixar de perceber o impacto que essas transformações têm na área e devem, portanto, alinhar-se às novas tendências, adaptando-se da melhor forma possível para atingir os seus objetivos profissionais e pessoais (DESSLER, 2014). O Quadro 1, a seguir, resume tais tendências e comportamentos esperados pelas empresas e pelos gestores de RH. Fonte: Adaptado de Dessler (2014). Tendências Empresas precisam ser Gestores de RH precisam Avanços tecnológicos Natureza do trabalho Tendências demográficas e da força de trabalho Globalização e competição Endividamento e desregulamentação Desafios e tendências econômicas Mais competitivas Mais rápidas e mais ágeis Mais rentáveis Direcionadas para o capital humano Mais técnicas na tomada de decisão Concentrar-se mais em questões estratégicas, cenários e metas estratégicas Usar novas formas e prestação de serviços de RH Ter uma abordagem de gestão de talentos para administração de RH Conseguir o envolvimento dos funcionários Reger com ética Medir o desempenho e os resultados do RH Usar a administração de RH baseada em evidências Agregar valor Entender a filosofia de RH Ter novas competências Quadro 1. Tendências, como as empresas precisam ser e o que gestores de RH precisam 3Alinhamento e planejamento de recursos humanos As tendências citadas anteriormente servem para que a empresa possa estar em consonância com o que acontece no ambiente em que ela se insere. Bitencourt (2010) aponta que o planejemanto estratégico e seu desdobramento definem o escopo das metas a serem contratadas com funcionários, ou seja, as demandas que serão cobradas partem desse importante olhar para o futuro. O planejamento estratégico, para Ivancevich (2011, p. 130), “[...] refere-se à decisão de uma organização sobre o que pretende realizar (missão) e sobre como fará para chegar lá”. É por meio do planejamento estratégico que partirão as diretrizes mais amplas (nível estratégico), as quais serão repassadas ao nível tático (gerencial) e que, por sua vez, serão desdobradas para o nível operacional em práticas direcionadas às áreas específicas. Dentre essas áreas específicas, está a de recursos humanos, que precisa fazer a sua parte para que os objetivos organizacionais sejam alcançados, sendo responsável pelas políticas e práticas que possuem ligação crítica com a estratégia geral da empresa. A gestão estratégica de RH mostra sua importância quando se apresenta como um elo entre o planejamento etratégico e o alcance dos objetivos traçados nele. Quando, na elaboração do Planejamento Estratégico, formulam-se os objetivos estratégicos, vão ser necessárias competências e comportamentos para alcancá-los. Partindo-se dessa premissa é que os gestores de RH devem alinhar as práticas e políticas de RH para que, estimulando as competências e comportamentos, os objetivos sejam alcançados. É no planejamento de RH que a empresa será diagnosticada e em que se compreende o que é necessário implantar em termos de pessoas e nas políticas e práticas pertinentes à área. Pormeio desse olhar mais aguçado, as ações pensadas e colocadas em prática é que serão as responsáveis por estimular as competências e os comportamentos dos funcionários no alcance dos objetivos estratégicos. Portanto, em uma perspectiva na qual o RH é estratégico, as políticas influenciam diretamente a lucratividade da organização, fazendo com que seja necessário adaptar-se continuamente ao cenário onde a empresa atua, como mostra a Figura 1. Alinhamento e planejamento de recursos humanos4 Figura 1. O modelo estratégico de RH. Fonte: Adaptada de Dessler (2014). O processo de planejamento de RH, conforme Ivancevich (2011), envolve quatro estágios ou fases, que você confere a seguir. Análise da situação ou estudo ambiental: é nessa fase que se estabelece a ligação entre o planejamento estratégico e o planejamento de RH. Para isso, são feitas as previsões tecnológicas, econômicas, de mercado e de investimentos, que serão os insumos para que os planos de ação sejam incorporados aos planos operacionais anuais diante do que está sendo apresentado no ambiente em que a empresa está inserida. 5Alinhamento e planejamento de recursos humanos Previsão de demanda de recursos humanos: nesse estágio, estima-se (a partir de técnicas específicas) a quantidade e a qualificação que se pretende alcançar em termos de recursos humanos. Análise de oferta de recursos humanos: nessa etapa, deve-se buscar elencar quantos são e quais são os tipos de funcionários no momento atual e que tipo de treinamento eles necessitam para o futuro. Uma ferramenta de controle bastante útil é o inventário de qualificações, em que se pode observar tanto as competências, habilidades, qualificações, experiências já registradas e aquelas que devem ser buscadas. Para que a empresa utilize com objetividade, esse quadro deve ser atualizado periodicamente. Elaboração de planos de ação: nesse estágio, haverá a confrontação daquilo que se tem como inventário frente às demandas e, conforme a situação (escassez ou excesso de funcionários), é que se estipulará o que será feito. Além disso, tomam-se providências e/ou atitudes sobre a realidade encontrada. Com base nessas etapas, a empresa conseguirá analisar o ambiente externo e, assim, alinhar suas estratégias de acordo com o que ela possui em seu inventário. De posse dessas informações, apresenta-se muito explícitamente a importância do planejamento de RH, pois esse ato de planejar delineia-se com base naquilo que a empresa pretende para si, fazendo uso mais efetivo dos recursos humanos, deixando os colaboradores mais satisfeitos e aumentando o lucro da empresa. Sabendo o que a organização é (missão), o que ela quer (visão) e suas crenças (valores), o posicionamento dos gestores de RH deve direcionar-se a atingir os objetivos organizacionais, tendo como premissas esses norteadores. Decisões com base na escassez ou no excesso de funcionários A importância do planejamento de RH é evidente, mas muitas empresas ainda não destinam seu tempo e sua energia para formalizá-lo — muitas por escolha, mas outras em função de desconhecer os benefícios desse alinhamento com o planejamento estratégico. As lacunas existentes entre a oferta e demanda de funcionários podem ser solucionadas tendo como suporte um bom planejamento. O processo de planejamento de RH será capaz de apontar as providências a serem tomadas, como mostra o fl uxograma representado na Figura 2. Alinhamento e planejamento de recursos humanos6 Figura 2. Processos de planejamento de RH. Fonte: Ivancevich (2011, p. 130). Tendo por base o planejamento de RH e a Figura 2, duas situações podem acontecer: a escassez ou o excesso de funcionários. Para cada uma dessas situações há providências específicas, pois elas são completamente opostas. Providências no caso de escassez de funcionários A escassez de funcionários se dá quando a oferta é inferior à demanda (IVAN- CEVICH, 2011). Muitas vezes, a falta de planejamento ocasiona essa escassez, pois não se previu com antecededência o que poderia acontecer. Podem ser causas dessa escassez variáveis consideradas externas ou internas. Chiavenato (2000) elenca como causas externas: a situação de oferta e procura de recursos humanos no mercado (no caso da escassez, maior demanda que oferta de trabalhadores); a conjuntura econômica (o aquecimento econômico demandará mais trabalhadores) e as oportunidades de empregos no mercado de trabalho (os trabalha- dores irão trocar de emprego caso lhes ofereçam remuneração melhor, benefícios melhores ou condições de trabalho). 7Alinhamento e planejamento de recursos humanos Observe que as causas externas não podem ser controladas pela empresa, pois são fatores existentes no meio em que ela se insere. Diante disso, a organização deve precaver-se de forma a tornar o impacto o menos agravante possível. Já as causas internas possibilitam ajustes necessários, pois são controláveis pela organização, bastando a tomada de decisão de mudar, caso seja necessario. Conforme Chiavenato (2000), podem ser definidas como causas internas: a política salarial e de benefícios da organização; o tipo de supervisão exercido pelo pessoal; as oportunidades de crescimento profissional oferecidas pela organização; o tipo de relacionamento humano dentro da organização; as condições físicas e ambientais de trabalho da organização; o moral do pessoal da organização; a cultura organizacional da organização; a política de recrutamento e seleção de recursos humanos; os critérios e programas de treinamento de recursos humanos; a política disciplinar da organização; os critérios de avaliação do desempenho; e o grau de flexibilidade das políticas da organização. Assim, se a área de RH não percebeu que havia essas possíveis causas, deve partir para a ação de tentar impedir as consequências dessa situação de escassez. A escassez pode ser analisada sob o aspecto quantitativo (o número de pes- soas necessárias é menor de as necessárias) e qualitativo (falta de qualificação específica, localização da empresa ou se o local para onde o colaborador deveria ir é menos preferido, falta de experiência específica para uma determinada função). Outra forma de observar a escassez é quanto ao seu tamanho, ou seja, a extensão que toma. Se a extensão for relativamente pequena, providências como a contratação de horas extras podem ser suficientes. Da mesma forma, se o problema for falta de treinamento, treina-se, qualificando pontualmente aquele colaborador, e a situação estará resolvida. Outra alternativa é a recontratação de funcionários, solução que se mostra bastante interessante, pois o trabalhador já conhece a função e a cultura da empresa. Entretanto, se a extensão for maior, pode-se optar por trabalhadores que aceitam expedientes de meio-turno, subcontratados e profissionais autônomos para attender, terceirizando algum trabalho. Alinhamento e planejamento de recursos humanos8 A questão da escassez de trabalhadores pode ser um indício de falhas em outras partes da empresa, como se pode observar nas causas. Porém, é necessário manter um controle dos acontecimentos externos à organização, pois, da mesma forma, eles podem acarretar em escassez de funcionários. Segundo Magiroski et al. (2017, p. 74): [...] contar com talentos exige recrutamento eficaz, programas de treinamento, implementação de programas de capacitação, e acompanhamento contínuo do desempenho obtido, além de uma cultura organizacional que estimule a colaboração e o compartilhamento de conhecimento. O planejamento de RH deve, assim, assumir um papel central nas organi- zações em função do gerenciamento dessas questões, pois pode dimensionar a demanda e a oferta existentes, fazendo com que haja um equilíbrio entre ambas. Providências no caso de excesso de funcionários A gestão de recursos humanos tem passado por impactos e grandes transfor- mações em função da utilização massivadas tecnologias. Devido à necessidade das empresas de incrementar a sua capacidade competitiva para enfrentar a concorrência dos mercados globalizados, as organizações passam a, cada vez mais, perceber que suas estruturas físicas e tecnológicas são importantes, mas é o capital humano e o intelecto inerente a elas que podem, realmente, fazer a diferença (MAGIROSKI et al., 2017). É nesse contexto que o excesso de funcionários passa a ser um problema, pois, com muita frequência, os acon- tecimentos fazem com que haja readequações frente ao que está acontecendo. O excesso — ou excedente — de funcionários se dá quando a oferta é maior do que a demanda (IVANCEVICH, 2011). Dentre as alternativas ou proveidências, estão: não reposição de funcionários que se aposentam; não reposição de funcionários que se demitem; antecipação da aposentadoria; suspensão temporária do contrato de trabalho; interrupção temporária do contrato de trabalho; e demissões. O atual cenário competitivo obriga as empresas a efetuarem cortes de gastos e, infelizmente, a primeira opção na maioria dos casos é a demis- 9Alinhamento e planejamento de recursos humanos são em algumas situações. Dentro dessa perspectiva, os trabalhadores que ficam podem ficar sobrecarrregados caso haja a mesma demanda de trabalho. Nessas situações, pode haver desmotivação e até mesmo pedidos de demissão. O excesso de colaboradores pode se dar a partir de uma crise econômica ou mesmo da perda de competitividade da empresa. No primeiro caso, a crise, frequentemente, é geral e, em função da baixa demanda dos produtos fabricados pela empresa (ou serviços prestados), a organização se vê com trabalhadores sobrando e decide, assim, demiti-los. No segundo caso, a empresa, ao ver sua fatia de mercado reduzida, da mesma forma, acaba percebendo que alguns trabalhadores a menos poderiam reduzir o valor de sua folha de pagamento. Uma demissão, na maioria dos casos, é uma situação desagradável para o gestor e, nesse caso, em específico, é ainda pior, pois o colaborador não possui gerência sobre o acontecimento, restando-lhe acatar a decisão. É importante ressaltar que, no caso do processo inverso — ou seja, reaquecimento econômico e aumento da competitividade da organização —, a empresa pode recontratar esses funcionários que foram alvo de demissão. A não reposição, na maioria dos casos, é a primeira alternativa e o ato de não substituir o trabalhador já resolve o problema de excedente, pois as vagas daqueles que se aposentam ou se demitem não são ocupadas novamente. Segundo Ivancevich (2011, p. 138), “[...] algumas vezes essa abordagem é agilizada incentivando-se os funcionários próximos de se aposentarem a anteciparem a aposentadoria; mas se o programa de aposentadoria antecipada não for bem planejado, podem surgir dificuldades”. A situação atual oferece mais condições de saúde à maioria das pessoas, permitindo que elas fiquem no mercado de trabalho por mais tempo. Outra questão é que, diferentemente da geração Y, as outras gerações não têm a prática de mudar de emprego a toda hora, o que faz com que mais pessoas com anos de casa fiquem mais tempo. O planejamento de RH deve estar atento a essas situações, pois uma demis- são antecipada pode romper com o ciclo positivo de uma empresa, mesmo que se esteja passando por um momento ruim. Ao demitir uma pessoa com mais experiência, a empresa pode estar perdendo muito mais que um colaborador: pode perder know-how e networking, elementos, na maioria dos casos, um jovem não conseguirá suprir. Portanto, as ações promovidas pelo RH devem ser pensadas com muito cuidado em função do impacto que podem causar à empresa como um todo. Alinhamento e planejamento de recursos humanos10 Sistema de informações de RH e sua proteção O sistema de informações de RH consiste em uma abordagem integrada de aquisição, armazenamento, análise e controle de fl uxo de informação em toda organização (IVANCEVICH, 2011). Ele é capaz de alavancar a efi cácia e o tempo de resposta de várias atividades rotineiras em RH. Dessa forma, a partir desse sistema, a empresa ganha em termos de tempo, economizado, e também em qualidade. Para Chiavenato (2000), o sistema é o banco de dados e seu objetivo é abas- tecer a gerência de informações sobre o seu pessoal. No sistema, os dados são obtidos, processados e transformados em informações, de forma esquematizada e ordanada, para servirem de subsídios à tomada de decisão. As entradas (inputs), depois de processadas, transformam-se em saídas (outputs), que possuem diversos formatos, mas os mais comuns são relatórios, tabelas e gráficos, que irão fornecer informações para que os gestores possam tomar suas decisões. O uso de sistema para rastrear candidatos é uma prática cada vez mais comum em função da utilização massiva da tecnologia. Muitas empresas possuem vínculos com outras organizações, que gerenciam dados de tra- balhadores e, assim, com o banco de dados, conseguem fazer uma primeira triagem daqueles potenciais candidatos. Essa tecnologia pode servir para que a empresa se prepare para uma demanda exclusiva de mão de obra, tendo uma perspectiva do que possui em números para suprir sua necessidade. Além de fazer uma filtragem por função, a empresa pode gerenciar o sistema de modo que esse filtro seja feito por competências, habilidades, características específicas para a função — com isso, ganha-se tempo. Atualmente, vêm sendo utilizadas outras aplicações que se integram ao sistema de RH, como mostra o exemplo a seguir. Algumas empresas estão adotando a prática de colocar no sistema o treinamento necessário para uma função (ou uma atividade específica). Isso acontece da seguinte maneira: o colaborador acessa uma plataforma, geralmente on-line, lê o material e, após, faz a avaliação sobre o assunto em pauta. Muitas vezes, essa plataforma está atrelada ao sistema de RH de forma a mostrar quais foram os cursos ou treinamentos que foram feitos em um determinado período. Existem casos em que a pontuação auferida nas avaliações é mantida como um critério para futuras premiações ou promoções. 11Alinhamento e planejamento de recursos humanos A implantação de um sistema de RH oferece às empresas muito benefí- cios, mas também pode ser fonte de problemas. Se a organização não tiver um cuidado com as informações inseridas, pode estar colocando à prova sua confiabilidade. Nenhum colaborador qure que seus dados pessoais e profissio- nais estejam ao alcance de todos e, por esse motivo, a proteção que o sistema oferece deve ser uma das principais preocupações dos gestores. É o uso inadequado de informações a grande preocupação, por isso, as instituições devem resguardar-se e manter o acesso apenas a pessoas confiáveis por meio de sistemas de proteção com senhas e chaves de acesso. Algumas providências podem contribuir para que o sigilo se mantenha, conforme Ivan- cevich (2011), como você vê a seguir. Revisar práticas de coleta de informações, com o intuito de escolher a mais segura para a proteção de dados. Restringir as informações coletadas, direcionando-as a uma decisão específica ou à atividade exclusiva. Informar que tipo de informação é mantida em arquivos e como esses dados são usados pela empresa. Permitir a inspeção e, se necessário, a correção das informações man- tidas em arquivos. Manter as informações confidenciais separadas de outros projetos. Divulgar as informações pessoais a algum estranho somente com a autorização do funcionário. O sistema de informações de RH é uma ferramenta muito útil quando bem operacionalizada, mas demanda alguns cuidados que se mostram essenciais à preservação da integridade dos colaboradores da empresa, principalmente se forem adotadas medidas de prevenção. A internet e a intranet (redes internas) facilitam o acesso às informações de qualquer funcionário, e cabe ao gestor dar permissão, ou não, a determinados acessos. O que também podeser feito é o controle a respeito de quem pode inserir ou modificar dados — o que se pode fazer colocando o arquivo só para leitura, por exemplo. Veja, a seguir, as quatro regras para manter os dados seguros segundo Dessler (2014). Alinhamento e planejamento de recursos humanos12 Verificar os antecedentes sobre quem vai ter acesso às informações pessoais. Se alguém com acesso a informações pessoais está doente ou em licença, não se deve contratar um trabalhador temporário para substitui-lo. Em vez disso, pode-se trazer um trabalhador de confiança de outro departamento. Verificar informações e dados pessoais periodicamente. Só porque alguém passou na verificação há cinco anos não significa que a situação é a mesma. Limitar o acesso a informações como CPF, dados de saúde e outros importantes aos gestores de RH, que precisam deles para fazer seu trabalho. É de consenso geral que sistemas podem ser invadidos ou mesmo cor- rompidos. Sabendo disso, as empresas devem responsabilizar-se pelo zelo das informações de seus funcionários, pois cabe a elas essa guarda. Assim, as precauções aqui disponibilizadas podem minimizar as possibilidades do uso inadequado de tais dados. BITENCOURT, C. Gestão contemporânea de pessoas: novas práticas, conceitos tradicionais. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2010. CHIAVENATO, I. Recursos humanos. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2000. DESSLER, G. Administração de recursos humanos. 3. ed. São Paulo: Pearson Education, 2014. IVANCEVICH, J. M. Gestão de recursos humanos. Porto Alegre: AMGH, 2011. MAGIROSKI, C. et al. Políticas de recursos humanos: importância nas relações de tra- balho. Revista Foco, v. 10, n. 1, jan./abr. 2017. Disponível em: https://docplayer.com. br/42992350-Politicas-de-recursos-humanos-importancia-nas-relacoes-de-trabalho. html. Acesso em: 27 jun. 2019. 13Alinhamento e planejamento de recursos humanos
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