APOL Objetiva 1 - Administração de Escritórios

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Questão 1/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia o fragmento de texto a seguir:
 
Quando estabelecemos metas ou mesmo gerenciamos uma rotina constante, é necessário que se façam avaliações do andamento do processo. Segundo o Professor Luiz Marins, follow up significa “acompanhar”, “seguir”; dar seguimento às coisas é uma verdadeira arte que poucas empresas sabem desenvolver. Temos muitas ideias e começamos a implantar quase todas elas ao mesmo tempo, sem cuidarmos e darmos seguimento à sua implantação. Em pouco tempo, todas elas desaparecerão. Não ficará uma sequer. Tenho visto esta realidade em muitas empresas.
Fonte: PORTAL EDUCAÇÃO. Disponível em
 <http://www.portaleducacao.com.br/administracao/artigos/16225/agendas-e-follow-up#ixzz3tE9NuYOi>.
 
Considerando o texto dado, analise as afirmativas a seguir:
I. Quando alguém realiza um follow up, significa que está fazendo uma avaliação de algo que já foi feito, para obter uma resposta.
II. O método moderno de organização de follow up surgiu com o desenvolvimento das empresas e da tecnologia, principalmente da área de informática.
III. O procedimento de follow up pode ser um importante aliado no trabalho do profissional de secretariado, visto que ele auxilia nas atividades de cogestão. 
IV. O follow up inutiliza o trabalho de acompanhamento da agenda.
São corretas as afirmativas: 
Nota: 10.0
	
	A
	Afirmativas I, II e III, apenas.
Você acertou!
as afirmativas I, II e III são verdadeiras. A afirmativa IV está incorreta pois a ferramenta de follow up é um aliado no trabalho assim como a agenda, eles são complementares.
	
	B
	Afirmativas I, II e IV, apenas.
	
	C
	Afirmativas I e III, apenas.
	
	D
	Afirmativas II e IV, apenas.
Questão 2/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
 
Leia o texto:
Em 2015, a área secretarial brasileira comemora três décadas de existência da 1ª Lei de regulamentação da profissão no país. Em 30 de setembro de 1985, o então presidente da República, José Sarney, promulgou a Lei nº 7.377, posteriormente alterada pela Lei no 9261, de 10/01/1996, na qual a profissão de secretário foi regulamentada no país. Desde então, para se exercer a profissão, é necessário que o profissional, caso queira atuar como secretário executivo, seja portador do diploma de curso superior de secretariado e, no caso do técnico em secretariado, tenha o certificado de conclusão do curso em nível técnico.
 
MARTINS-SANTOS, E. M. Os trinta anos de regulamentação da profissão de secretário no Brasil (1985-2015): contexto e desafios. Revista de Ciências Humanas, Viçosa, v. 15, n. 1, p. 9-23, jan./jun. 2015
 
Analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas em relação à lei de regulamentação da profissão.
I - ( ) O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do trabalho.
II - ( ) É assegurado o direito ao exercício da profissão, aos profissionais com conhecimento e competência secretarial, na data da vigência da lei.
III. (  ) assistência e assessoramento direto a executivos é atribuição do Secretário Executivo.
IV - ( ) Organização e manutenção dos arquivos de secretaria fazem parte das atribuições do técnico de secretariado.
 
Agora, marque a sequência correta:
Nota: 10.0
	
	A
	V, F, V, F
	
	B
	F, V, V, V
	
	C
	V, F, V, V
Você acertou!
Comentário: As afirmativas I, III e IV são verdadeiras. A afirmativa II está incorreta, conforme Art 3º da lei, embora não habilitados, os profissionais precisam pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício. 
 
	
	D
	V, F, F, V
	
	E
	F, F, V, V
Questão 3/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
As organizações existem para atingir objetivos e alguém precisa definir estes objetivos e as possíveis formas de alcançá-los. O executivo é esse alguém. 
Os executivos tomam decisões, alocam recursos e dirigem as atividades de outros com intuito de atingir determinados objetivos. De acordo com o conteúdo sobre o perfil de hierarquias e os papéis desempenhados pelos executivos, quais habilidades são essenciais para a atuação no cargo de executivo: 
Nota: 0.0
	
	A
	habilidade de liderança, habilidade de decisão, habilidade técnica.
	
	B
	habilidades técnicas, habilidades humanas, habilidades conceituais.
Somente alternativa “B” está correta. As habilidades para atuação no cargo executivo, conforme apontado por Robbins (2002) são as habilidades técnicas (capacidade de aplicação de conhecimentos ou especialidades), as habilidades humanas (trabalhar com outras pessoas, compreendendo-as), as habilidades conceituais (para analisar e diagnosticar situações complexas).
	
	C
	habilidades de relacionamento, habilidade de informação e habilidade de decisão.
	
	D
	habilidades éticas, habilidades gerenciais, habilidades comportamentais.
	
	E
	habilidades técnicas, habilidades profissionais, habilidades tecnológicas.
Questão 4/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia as asserções a seguir:
 
I - As empresas investem cada vez mais na capacitação do pessoal que trabalha no atendimento direto ao cliente. 
 
Porque
 
II - Em ambientes de muita concorrência, como é o cenário econômico atual, quando não satisfeito, o cliente facilmente encontrará outra empresa que ofereça produto similar, atendendo-o de maneira eficaz.
 
A respeito dessas assertivas, assinale a opção correta.
Nota: 10.0
	
	A
	As assertivas I e II são falsas.
	
	B
	A assertiva II é verdadeira porém não justifica a ideia expressa na assertiva I.
	
	C
	As duas assertivas são verdadeiras e a segunda afirmativa justifica e complementa a primeira. 
Você acertou!
As duas assertivas são verdadeiras e complementares. A segunda complementa a primeira, além de justificar sua idéia.
	
	D
	As assertivas I e II são proposições excludentes.
Questão 5/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia o fragmento de texto a seguir:
 
Muitas empresas, preocupadas com produtos e vendas, se esquecem da parte mais importante do negócio: o cliente. Quando você não dedica uma parte do planejamento buscando conhecer o seu público-alvo, isso representa riscos que certamente irão afetar o seu negócio negativamente.
 
Fonte: Portal da Revista Exame.Disponível em < http://exame.abril.com.br/pme/noticias/3-perguntas-para-conhecer-melhor-seu-consumidor>. Acesso em: 01/12/2015
 
O profissional de Secretariado deve desenvolver um conjunto de competências, habilidades e atitudes que contribuem para um atendimento efetivo aos clientes. Qual das alternativas abaixo expressa essas competências?
Nota: 10.0
	
	A
	Comunicação, empatia e desinteresse.  
	
	B
	Autocontrole, parcimônia, criatividade.
	
	C
	Comunicação, negociação e controle emocional.
Você acertou!
Somente a alternativa (C) está correta. Alternativa A está incorreta pois o desinteresse não constitui uma competência para o atendimento, assim como a parcimônia, da alternativa B, a firmeza da alternativa D. Já a alternativa E, o humor equilibrado já está inserido dentro da competência de controle emocional.
	
	D
	Negociação, relacionamento pessoal e firmeza.
	
	E
	Controle emocional, postura profissional, humor equilibrado.
Questão 6/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas em relação à denominação dos diferentes tipos de grandes organizações.
I. ( ) Multinacional é uma empresa que controla e dirige várias outras empresas filiais, constituindo-se uma rede de empresas localizadas em vários países, mas controladas pela “empresa-mãe”
II. ( ) Trust tem como atividade principal deter ações de outras sociedades, geri-las e assegurar a coordenação de um grande número de empresas para obter rentabilidade.
III. (  ) Cartel é um acordo entre empresas do mesmo ramo de atividade, com tendência a evitar a concorrência entre elas.  
IV. ( ) Monopólio é a reunião de empresas especializadas,dominantes de diferentes setores de atividades que se sujeitam a um centro de decisão único.
 
Agora, marque a sequência correta:
Nota: 10.0
	
	A
	V, F, F, V
	
	B
	F, V, V, F
	
	C
	V, F,V, V
	
	D
	V, F, V, F
Você acertou!
Comentário: As afirmativas I e III são verdadeiras. A afirmativa II está incorreta, visto que a denominação Trust, refere-se a uma concentração, sob uma única direção de empresas similares ou complementares, formando-se assim uma nova empresa. A atividade de concentração de ações de outras sociedades é denominada Holding. A alternativa IV está incorreta pois a reunião de empresas especializadas de diferentes setores de atividades é denominado grupo, a denominação de monopólio é para grandes empresas nas quais se concentra a compra, produção ou venda de produtos que restrinja ou elimine a concorrência.
	
	E
	F, F, V, V
Questão 7/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia as asserções a seguir:
 
Muitos profissionais de secretariado exercem a liderança dentro das empresas e coordenam equipes a fim de colaborar para os resultados das organizações.
 
Porque
 
Nas novas configurações da profissão de secretariado e na ausência de bons estilos de liderança entre administradores, o profissional de secretariado vem atuar como cogestor, onde a liderança é evidenciada.
 
A respeito dessas assertivas, assinale a opção correta.
Nota: 10.0
	
	A
	As assertivas I e II são falsas.
	
	B
	A assertiva II é verdadeira, porém não justifica a ideia expressa na assertiva I.
	
	C
	As duas assertivas são verdadeiras e a segunda afirmativa justifica a primeira.
	
	D
	As assertivas I e II são proposições excludentes.
	
	E
	A assertiva I é uma proposição verdadeira e a assertiva II é falsa.
Você acertou!
Comentário: A assertiva I é verdadeira, porém a assertiva II é falsa, visto que as novas configurações da profissão não pode ser justificado pela ausência de bons estilos de liderança entre os administradores. Essa nova demanda de habilidade do profissional surge em decorrência da complexidade de suas atividades organizacionais.  
Questão 8/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
O profissional de secretariado, no desempenho de suas tarefas e com base nas suas competências e habilidades, pode ser distribuído e atuar em diversas áreas e setores das organizações, seja trabalhando na função de assessoria aos executivos, atividades de de gestão e até mesmo em atividades técnicas e mais burocráticas. De acordo com o conteúdo sobre as organizações, as atividades acima mencionadas estão relacionadas com quais níveis da estrutura organizacional: 
Nota: 10.0
	
	A
	nível estratégico, nível tático e nível operacional.
Você acertou!
Somente alternativa “A” está correta. Os níveis de estrutura organizacional conforme apresentados no livro base da disciplina são: o nível estratégico – atividades de assessoria aos diretores e presidência, o nível tático – atividades de assessoria e apoio gerencial e departamental, e o nível operacional – atividades técnicas e de secretaria.
	
	B
	nível de direção, supervisão e burocrático.
	
	C
	nível estratégico, nível gerencial e nível técnico.
	
	D
	nível tático, nível departamental, nível secretarial.
	
	E
	nível gerencial, nível operacional e nível burocrático.
Questão 9/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
No dia a dia da organização, com tantas funções exercidas pelo profissional de secretariado, a organização da agenda é indispensável para desempenhar as tarefas com o menor risco de imprevisto possível e com maior habilidade. A agenda é vista há muito tempo como um objeto que auxilia nessa organização da rotina, no que se refere a horários, lembretes de toda sorte, contas a pagar, atividades sociais, reuniões, etc.
 
De acordo com os conteúdos abordados nas aulas sobre o gerenciamento da agenda, assinale a alternativa correta: 
 
Nota: 10.0
	
	A
	Recomenda-se que a agenda do executivo seja preenchida nas primeiras horas do dia, para que ele já resolva as atividades mais importantes antes de qualquer outra atividade.
	
	B
	A agenda do executivo deverá ser mantida em segredo, entre ele e o seu secretário executivo, dessa forma, na necessidade de mudanças, somente esses terão acesso.
	
	C
	É importante prever um horário na agenda para que o executivo assine documentos ou mesmo oriente sobre questões que dependem de sua avaliação e despacho.
Você acertou!
Somente a alternativa (C) está correta. A alternativa A está incorreta pois recomenda-se que não seja preenchida a agenda do executivo nas primeiras horas, pois ele precisa se inteirar do que está acontecendo na empresa. Alternativa B está incorreta pois é aconselhável que a agenda seja compartilhada, caso precise se ausentar, outras pessoas saberão o que fazer. Alternativa D está incorreta pois é importante confirmar compromissos acordados há dias atrás. Alternativa E está incorreta visto que é aconselhável deixar intervalo de tempo entre os compromissos, considerando atrasos e prolongamento das atividades.
	
	D
	Compromissos que já foram agendados há alguns dias, não precisam ser confirmados no dia anterior.
Questão 10/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
Leia o fragmento de texto a seguir:
 
A gestão do tempo é um método segundo o qual os gestores são responsáveis pela organização do seu próprio tempo. Os métodos tradicionais ensinam a fazer um maior número de tarefas em menos tempo, melhorando assim a eficiência. No entanto, os maiores desafios são problemas de eficácia, ou seja, conseguir satisfazer objetivos prioritários e de ordem qualitativa. Um ponto importante quando se fala na gestão do tempo é evitar o retrabalho, um vilão muito grande do tempo. De acordo com o conteúdo abordado no livro-base, as principais causas que geram o retrabalho são: 
 
Nota: 10.0
	
	A
	falta de competência para delegar as tarefas, excesso de confiança sobre o tempo disponível, falta de comunicação com o gestor.
	
	B
	falta de domínio sobre o trabalho, falta de comunicação com o gestor, execução de várias atividades ao mesmo tempo. 
Você acertou!
Somente alternativa “B” está correta. As demais alternativas estão incorretas pois excesso de confiança sobre o tempo, fazer atividades antes do almoço, programar atividades à curto prazo, descontentamento com a tarefa e falta de tempo para revisão do trabalho não são causas do retrabalho. 
	
	C
	fazer atividades importantes antes do horário do almoço, executar várias atividades ao mesmo tempo e programar as atividades a curto prazo.
	
	D
	falta de comunicação com a equipe, descontentamento com a tarefa e necessidade de atualizar a caixa de e-mails constantemente.