Avaliação II - Individual

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GABARITO | Avaliação II - Individual (Cod.:886497)
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Prova 68803621
Qtd. de Questões 10
Acertos/Erros 10/0
Nota 10,00
Medeiros e Hernandes (2010, p. 50) nos ensinam que a gestão de documentos é um conjunto de 
"procedimentos que permite a organização e o armazenamento seguro e adequado de documentos de 
maneira eficiente e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento 
determinado pela legislação vigente". Acerca da gestão de documentos, analise as afirmativas a 
seguir:
I- A gestão de documentos torna os procedimentos simples em atividades complexas, o que resulta 
em um aumento de custo para a organização.
II- As organizações devem manter um controle seguro dos documentos, visto que a perda desses pode 
provocar prejuízos imensuráveis.
III- A adequada gestão de documentos promove um andamento de procedimentos mais rápidos, o que 
viabiliza um melhor acompanhamento de todos os processos.
IV- Os documentos são importantes fontes de informação, pois envolvem trâmites e atividades 
empresariais, sendo necessária uma organizada gestão documental que aponte uma abordagem 
integrada, possibilitando agilidade, eficiência e organização.
Assinale a alternativa CORRETA:
FONTE: MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da secretária: técnicas de trabalho. 12. ed. 
São Paulo: Atlas, 2010.
A Somente a afirmativa II está correta.
B As afirmativas I, II e IV estão corretas.
C As afirmativas II, III e IV estão corretas.
D Somente a afirmativa I está correta.
Segundo Costa (2012, p. 23), documento "é o registro material de determinado conhecimento 
que se possa utilizar para consulta, estudo ou prova. Assim, só se pode avaliar [...] se temos uma 
documentação pertinente, quando ela ajudar na ação administrativa". Dessa forma, todo e qualquer 
tipo de informação é um documento, desde que mantenha o formato de "textos, imagens, sons, sinais, 
gravações, pinturas", que motivam uma determinada prova ou estudo. A partir do exposto, classifique 
V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) O documento serve de guia para a dissipação de dúvidas, conflitos e restrições legais.
( ) O documento descentraliza o poder na organização.
( ) O documento determina quem é quem na organização, estabelecendo limites de atuação e de 
poder.
( ) O documento, por ser escrito, causa insegurança e informalidade à ação.
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Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
FONTE: COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais: Informações Complementares da 
Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda., 2012. ISBN: 978-85-399-
0181-4.
A V - V - F - V.
B F - V - V - F.
C V - F - V - F.
D F - F - V - F.
O correio eletrônico (e-mail) transformou-se em uma forma muito importante de comunicação 
para a expedição de avisos e até de documentos em empresas ou instituições. Isso tudo se deu com o 
advento da internet, que o tornou essencial nas relações comerciais, seja por seu baixo custo ou pela 
sua celeridade. Contudo, na hora da escrita de um e-mail, devemos prestar atenção em alguns pontos, 
para que ele não se torne vulnerável a interpretações errôneas. Diante o exposto, analise as 
afirmativas a seguir:
I- A linguagem e o grau de formalidade da mensagem são determinados pelo conteúdo e pelo 
destinatário.
II- Os parágrafos do corpo do e-mail devem ser numerados. Neste caso, o primeiro parágrafo e o que 
fecha o assunto não recebem número.
III- Se a mensagem do e-mail possui fins profissionais, é necessário estar atento à norma culta e aos 
requisitos formais básicos.
IV- O e-mail possui um baixo custo e celeridade, o que o torna a principal ferramenta de 
comunicação utilizada nas instituições.
Assinale a alternativa CORRETA:
A Somente a afirmativa II está correta.
B Somente a afirmativa I está correta.
C As afirmativas I, III e IV estão corretas.
D As afirmativas II e IV estão corretas.
A comunicação organizacional compreende ações, estratégias, processos e procedimentos 
tomados pela organização, com a finalidade de reforçar a imagem ou marca, junto aos públicos de 
interesse, que englobam os colaboradores, consumidores, políticos, empresários e acionistas, entre 
outros, ou diante da opinião pública. Dessa maneira, a comunicação organizacional engloba as 
diversas maneiras de se comunicar numa empresa e/ou instituição, como a comunicação institucional, 
a interna, a comunicação administrativa e a mercadológica. Sobre os tipos de comunicação 
organizacional, analise as afirmativas a seguir:
I- A comunicação institucional tem como objetivo aperfeiçoar a imagem e/ou marca diante da 
sociedade, dos consumidores e também dos investidores.
II- A comunicação administrativa lida com o repasse de dados administrativos para os demais setores 
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da empresa e/ou instituição.
III- A comunicação interna dificulta a interação entre a empresa e os colaboradores.
IV- A comunicação mercadológica objetiva vender ou melhorar a marca e/ ou imagem dos produtos 
ou serviços.
Assinale a alternativa CORRETA:
A As afirmativas I, II e IV estão corretas.
B As afirmativas II, III e IV estão corretas.
C Somente a afirmativa II está correta.
D As afirmativas I e III estão corretas.
Segundo Oliveira (1992, p. 42), "[...] a informação auxilia no processo decisório, pois quando 
devidamente estruturada é de crucial importância para a empresa, associa os diversos subsistemas e 
capacita a empresa a impetrar seus objetivos, ou seja, os benefícios oferecidos pelas decisões 
acertadas, baseadas em informações valiosas, representam o sucesso da empresa". Diante do exposto, 
analise as afirmativas a seguir:
I- A perspectiva da troca de discussões acerca da informação/conhecimento pelo capital/trabalho, é 
um fator decisivo para o sucesso empresarial.
II- No mundo dos negócios, para que a real obtenção de destaque aconteça, é preciso lidar com a 
informação como uma ferramenta estratégica de competitividade.
III- As organizações que dispõem de informações de boa qualidade, fidedignas, em quantidade 
adequada e no momento certo, adquirem vantagens competitivas.
IV- A informação advém, inicialmente, na forma de dado, ou seja, num formato que engloba símbolos 
ou valores que concebem algo sobre determinado contexto.
Assinale a alternativa CORRETA:
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informação gerenciais: estratégias, táticas, 
operacionais. 8. ed., São Paulo: Atlas, 1992.
A As afirmativas I e III estão corretas.
B As afirmativas II, III e IV estão corretas.
C Somente a afirmativa IV está correta.
D Somente a afirmativa I está correta.
Como profissional da área do secretariado, é importante que você conheça e aplique, no seu 
cotidiano, a computação e o armazenamento em nuvem, a assinatura eletrônica, os meios de 
compartilhar informações ocultas ou não através das mensagens eletrônicas, solicitar o recebimento 
das mensagens e tantos outros recursos que vêm surgindo cada vez mais rápido e que não podem ser 
desconhecidos por quem lida com a organização de documentos empresariais. Acerca das ferramentas 
organizacionais, analise as afirmativas a seguir:
I- A assinatura eletrônica torna todo e qualquer procedimento mais prático, contudo não tem valor 
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jurídico.
II- Serviços como Google Drive, Microsoft Office Online e Dropbox são exemplos de cloud 
computing.
III- É necessário efetuar limpezas periódicas no armazenamento em nuvem, pois toda a organização 
de documentos, se não realizada uma manutenção, pode acabar em um grande lixo de informações.
IV- O Dropbox é limitado, pois não possibilita a sincronização das pastas de todos os seus 
dispositivos.
Assinale a alternativa CORRETA:
A Somente a afirmativaIII está correta.
B Somente a afirmativa II está correta.
C As afirmativas I e IV estão corretas.
D As afirmativas II e III estão corretas.
Com o passar do tempo, os empresários e administradores perceberam a importância da 
informação e da organização documental. Eles compreenderam que o gerenciamento dos documentos 
é imprescindível, e que por meio de uma boa gestão de preservação e de recuperação de documentos, 
benefícios acontecem, tanto na tomada de decisões, que garante o sucesso da empresa, quanto na 
agilidade dos processos. É nesse cenário que entra o profissional de Secretariado, que possui 
habilidades de organização e competência
gerencial para lidar com a gestão documental. Diante o exposto, assinale a alternativa INCORRETA:
A Muitos administradores manejam os documentos inadequadamente, colocando a empresa em
situações de risco fiscal e trabalhista.
B Os documentos criados em uma empresa suprem necessidades e são elaborados com fins
específicos que atendem aos diferentes processos ou demandas.
C O secretário contemporâneo possui atribuições gestoriais e decisivas, por exemplo, o
gerenciamento da informação e da documentação da organização.
D O profissional de secretariado tem autonomia para gerenciar os documentos, independente da
estrutura apresentada pela organização, visto que somente o secretário manuseia os documentos.
É importante que o profissional de Secretariado esteja atento a um fator no ato comunicativo, 
seja oral ou escrito, que é a organização do texto. Para que haja uma correta compreensão da 
mensagem, as ideias precisam estar bem organizadas, de modo que façam sentido ao receptor. Além 
disso, é necessária a concatenação das ideias (frases, palavras, parágrafos) entre si, de modo que o 
texto constitua uma continuidade. Fala-se, por isso, da coerência e da coesão textuais. Acerca do fator 
de textualidade chamado coerência, analise as afirmativas a seguir:
I- A coerência textual diz respeito às intenções do emissor, ao organizar o texto.
II- A coerência textual diz respeito à relevância do texto em dada situação comunicativa.
III- A coerência textual diz respeito ao modo lógico como são organizadas as ideias, de modo a 
produzirem sentido.
IV- A coerência textual trata do modo como são organizadas as informações dentro do texto: novas ou 
velhas.
Assinale a alternativa CORRETA:
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A As afirmativas I e IV estão corretas.
B Somente a afirmativa I está correta.
C As afirmativas I, II e III estão corretas.
D Somente a afirmativa III está correta.
Com o advento da tecnologia e com as novas funções que o profissional de Secretariado 
assume, uma das maneiras mais eficazes para a realização desse procedimento de armazenamento 
cauteloso e gestão de documentos é por meio da gestão eletrônica de documentos. Com base no 
exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar 
os três principais pilares de todo o processo: tempo, recursos e produtividade.
PORQUE
II- Utilizar a tecnologia a favor da organização, para otimização da documentação empresarial, é uma 
maneira inteligente e estratégica de desfrutar de todos os benefícios que ela pode oferecer.
Assinale a alternativa CORRETA:
A As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da
primeira.
B As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da
primeira.
C A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
D A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
A gestão de documentos é uma ferramenta indispensável na atualidade, pois ocasiona 
numerosos benefícios para a empresa, como a melhoria da produtividade, bem como a qualidade e 
segurança no processo decisório, chamando a atenção dos investidores e distanciando-se da 
concorrência. Acerca dos benefícios da gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir:
I- Maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados.
II- Segurança e confidencialidade das informações.
III- Melhor gerenciamento dos recursos financeiros.
IV- Ampliação dos espaços físicos destinados ao arquivamento.
Assinale a alternativa CORRETA:
A As afirmativas I, III e IV estão corretas.
B As afirmativas I, II e III estão corretas.
C Somente a afirmativa III está correta.
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D Somente a afirmativa I está correta.
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