Os participantes da reunião geralmente são recepcionados pelo anfitrião ou organizador do evento. Eles podem ser recebidos pessoalmente na entrada do local da reunião, onde são cumprimentados e direcionados para a sala de reuniões. Em reuniões virtuais, os participantes podem ser recepcionados através de uma plataforma de videoconferência, onde são admitidos na sala virtual e saudados pelo anfitrião.
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