Realizar o evento de acordo com o orçado é extremamente importante para o sucesso do mesmo. Os eventos apresentam, normalmente, muitos itens diversificados a serem consumidos, o que torna sua aquisição e contratação complexa, envolvendo inclusive vários fornecedores diferentes. Tal complexidade torna fundamental controlar o orçado X realizado constantemente.

A tabela abaixo representa um exemplo desse acompanhamento de gastos.

TOTALIZADORES

VERBA

Gasto estimado

Gasto real

Saldo (estimado - real)

% consumido da verba

R$60.000

R$56.500

R$56.480

R$20,00

94%

DETALHAMENTO

Local

Valor estimado

Real

Espaço

R$5.000

R$4.800

Mesas e cadeiras

R$2.000

R$2.000

Equipamentos

R$800

R$1.000

Total

R$7.800

R$7.800

Decoração

Valor estimado

Real

Flores

R$3.000

R$3.200

Velas

R$400

R$380

Iluminação

R$2.500

R$2.300

Balões

R$200

R$200

Total

R$6.100

R$6.080

Gastronomia

Valor estimado

Real

Comidas

R$10.000

R$12.000

Bebidas

R$8.000

R$8.000

Doces

R$5.000

R$5.000

Total

R$23.000

R$23.000

Divulgação

Valor estimado

Real

Marketing digital

R$10.000

R$10.000

Convites

R$2.000

R$2.000

Postagens

R$600

R$600

Materiais gráficos

R$7.000

R$7.000

Total

R$19.600

R$19.600

Tabela - Exemplo de orçamento de evento simples

Fonte: Elaborado pela autora.

 Em relação ao controle de gastos, analise as afirmativas a seguir:

I - A ferramenta ideal para acompanhar se o orçado está de acordo com o realizado é a planilha eletrônica, pela sua facilidade de editar números, tabelas e possuir fórmulas que ajudarão nas análises do realizado x orçado.

II - Além de construir sua própria planilha eletrônica de controle de gastos é possível encontrar na internet planilhas prontas próximas a que você precise ou mesmo adquirir softwares de gestão em eventos que contemplam o controle financeiro.

III - Dentro do orçamento global é importante que seja destinado uma parte pequena para imprevistos que possam acontecer no decorrer do evento. Isso evita que se estoure o orçamento.

IV – Como o sucesso do evento depende apenas do quanto os participantes vão gostar dele e ter memórias agradáveis, investir nos controle dos gastos indica perda de tempo e de foco nos objetivos.

Está correto o que se afirma em:

a.

I e II, apenas.

b.

II e III, apenas.

c.

I, II e III apenas.

d.

I, II e IV apenas.

e.

II, III e IV, apenas.