Em que o planejamento ágil é diferente do tradicional?

Existem diferenças entre ágil e tradicional, mas o foco de otimizar projetos as une
Em métodos tradicionais de gestão, entende-se que o produto só faz sentido quando é entregue em sua totalidade, ou seja, apenas com 100% do projeto cumprido é que o cliente perceberá algum valor.

Por outro lado, métodos ágeis podem ser usados em projetos que permitem que um conjunto mínimo de funcionalidades já servirá para solucionar parte da necessidade do cliente e, ao ser entregue em parte, já representa uma diferença valorosa para ele.

Outro ponto importante entre os dois métodos é que, no ágil, quando combinado que o projeto irá entregar as funcionalidades mínimas, o cliente nem sempre tem noção do custo total do produto. Já nos métodos tradicionais, o valor é fechado junto com o escopo, o que sugere que não estão previstas alterações significativas nesse quesito durante o andamento das ações.

Em termos de fluxo de processos há uma distinção importante entre os dois modelos. Os ágeis descartam a estrutura em silos prevista nos tradicionais, da mesma forma em que reduz as passagens de mão e o foco no gerenciamento de orçamento e tempo em detrimento do acompanhamento de perto da entrega em si.

Essa questão da esteira de trabalho se reflete nas estruturas que suportam cada tipo de método de gestão de projetos nas empresas. No tradicional, conforme previsto nas premissas do PMBoK, são implementadas estruturas formais para guardar os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, atuando como agente de governança, e também orquestrando as ações para que as fases do projeto sejam cumpridas dentro do planejado — são os chamados Project Management Office (PMO).

Já nos modelos ágeis, as equipes são enxutas, multidisciplinares e atuam de forma autogerida. Assim, cada colaborador se sente um gerente responsável pelas ações a ele delegadas, mesmo havendo definição de papéis específicos na metodologia.

Cada membro da equipe torna-se capaz de aumentar o valor do produto, assume decisões de como fazer o trabalho e não pensa mais que “aquela parte não faz parte do meu trabalho” — afinal, todas as partes são igualmente importantes para o resultado.

Uma forma de resumir alguns pontos de diferenciação entre a gestão de projetos tradicional e a voltada para métodos ágeis é:

Mais do que ferramentas e processos, a interação entre os colaboradores é o que faz a roda de projetos girar.

Documentação é importante, mas o primordial é o pleno funcionamento do software ou de qualquer tipo de entrega prevista no projeto.

Contratos formalizam os acordos, mas o que garante bom andamento do previsto e o ajuste de caminhos quando necessário é a colaboração com o cliente.

Planejamentos organizam as ações, mas responder rapidamente às mudanças é prioritário.

A escolha entre modo tradicional e ágil não precisa ser um conflito:

Não existe uma máxima que defina que uma empresa precisa adotar um ou outro modelo de gestão de projetos. É preciso entender a diferença entre eles e analisar o projeto que será iniciado para enquadrar a metodologia que melhor atenderá aos seus objetivos.

Vejamos o exemplo: para o atendimento de um edital de licitação, no qual há um escopo muito bem definido em entregas da primeira versão de um software, pode não ser adequado adotar um método que não enxerga a entrega em sua totalidade. Com isso, escopo e cronograma correm mais riscos, além de que aumentam as chances de surgirem custos imprevistos.

Outro ponto a ser considerado quando está se decidindo por métodos tradicionais ou ágeis é a cultura da empresa. Muitas vezes, mesmo quando cabe no projeto um gerenciamento ágil, não será possível porque os agentes envolvidos não estão acostumados com essa forma de trabalho de entregas rápidas e percepção de valor antes do produto final. E realmente não há problema nisso.

Quando o Scrum não se aplica por se tratar de projetos que não se adequam em sua totalidade à metodologia de entregas contínuas, incrementais e frequentes, e a expectativa do cliente seja de uma entrega completa de uma só vez ao final do cronograma, aí cabe focar nos processos sugeridos pelo PMBoK.

Da mesma forma, quando o cliente declara que tem menos tempo para a entrega do que seu próprio planejamento exigiria, não seria o caso de seguir à risca o fluxo complexo de gestão de projetos tradicional e o ideal seria partir para as possibilidades oferecidas por métodos ágeis.

Assim, o importante é estabelecer uma forma na qual as duas características sejam aliadas, valorizando as especificidades de cada uma. Seria um raciocínio no qual se teria à disposição da empresa toda a organização do PMBoK, em termos de processos, técnicas e ferramentas, atuando em conjunto com a simplificação do método ágil (o Scrum, por exemplo).

A expressão “o que abunda não prejudica” cabe bem quando a dúvida é sobre a necessidade de optar por uma ou outra metodologia. O que precisa ser considerado é a adoção complementar delas, já que cada método agrega valor à sua maneira.

O cuidado que se deve tomar é apenas o de não tentar transformar uma metodologia na outra, trazendo burocratização ao Scrum ou simplismo ao PMBoK. O respeito às premissas de cada modelo é importante, assim como saber escolher a dedo o que cada uma pode agregar aos objetivos de cada projeto.

Como sugere o e-book "Gerenciamento Ágil de Projetos com Scrum + PMBOK", as duas metodologias podem andar lado a lado, de forma que uma apoie a outra. Por exemplo, o Guia PMBoK sugere tudo que pode ser realizado para gerenciar um projeto do início ao fim, mas não diz como isso pode ser feito. Para apoiar esse ponto fraco do Guia PMBoK é sugerido o Scrum.

Ambas abordagens são excelentes, mas não perfeitas, e possuem fraquezas em áreas específicas ou em determinados tipos de aplicações em projetos distintos. No entanto, quando aplicadas em conjunto, podem fortalecer uma a outra.

Analise os pontos positivos e negativos desses métodos de gestão de projetos e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos em um método ou em outro. O que importa é que a qualidade do projeto nunca seja deixada de lado!