AUXILIAR ADM

Prévia do material em texto

FEDERAÇÃO DAS INDUSTRIAS DO ESTADO DE GOIÁS
Sandro Mabel
Presidente 
DIRETORIA SENAI
Paulo Vargas
Diretor Regional do SENAI
DIRETORIA DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA SESI SENAI GO
Claudemir José Bonatto
Diretor de Educação e Tecnologia 
Weysller Matuzinhos de Moura
Gerente de Educação Profissional
Osvair Almeida Matos
Gestor do Núcleo Integrado de Educação a Distância
Paulo de Sá Filho
Coordenador do Núcleo Integrado de Educação a Distância
SÉRIE GESTÃO
AUXILIAR 
ADMINISTRATIVO
2021.SENAI - Departamento Nacional
2021.SENAI - Departamento Regional de Goiás
A reprodução total ou parcial desta publicação por quaisquer meios, seja eletrônico, 
mecânico, fotocópia, de gravação ou outros, somente será permitida com prévia 
autorização, por escrito, do SENAI.
Esta publicação foi elaborada pela equipe do Núcleo de Educação a Distância do 
SENAI de Goiás.
SENAI Departamento Nacional
Unidade de Educação Profissional e Tecnológica - UNIEP
SENAI Departamento Regional de Goiás
Núcleo Integrado de Educação a Distância - NIEaD
SENAI
Serviço Nacional de 
Aprendizagem Industrial
Departamento Nacional
Sede
Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
Departamento Nacional 
Sumário
1.1 SUMÁRIO
1.1 CONCEITO DE COMUNICAÇÃO ............................................................................................................................................11
1.1.1 PROCESSO DE COMUNICAÇÃO ........................................................................................................................ 11
1.1.2 TIPOS DE TEXTOS .................................................................................................................................................... 12
1.1.3 DOCUMENTOS ......................................................................................................................................................... 12
1.1.3.1 PRINCIPAIS DOCUMENTOS UTILIZADOS POR UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ..13
1.1.4 PONTUAÇÃO............................................................................................................................................................. 13
1.1.5 TÉCNICAS DE ARGUMENTAÇÃO ....................................................................................................................... 13
1.1.5.1 ARGUMENTAÇÃO POR CITAÇÃO.....................................................................................................13
1.1.5.2 ARGUMENTAÇÃO POR COMPROVAÇÃO .....................................................................................14
1.1.5.3 ARGUMENTAÇÃO POR RACIOCÍNIO LÓGICO ............................................................................14
1.1.6 E - MAIL ....................................................................................................................................................................... 14
1.1.6.1 DICAS PARA CONSTRUÇÃO DE UM E-MAIL COORPORATIVO .............................................14
1.1.7 DIREITOS AUTORAIS .............................................................................................................................................. 15
1.1.8 PLÁGIO ........................................................................................................................................................................ 15
2.1 INFORMÁTICA ..............................................................................................................................................................................17
2.1.1 EDITOR DE TEXTO - WORD .................................................................................................................................. 17
2.1.1.1 CONHECENDO AS FERRAMENTAS. ................................................................................................18
3.1 RELAÇÕES SÓCIO PROFISSIONAIS, CIDADANIA E ÉTICA ...........................................................................................23
3.1.1 PROFISSÃO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ................................................................................................ 23
3.1.2 RELACIONAMENTO INTERPESSOAL ................................................................................................................ 23
3.1.3 ÉTICA PROFISSIONAL ............................................................................................................................................ 23
3.1.4 ASSÉDIO MORAL X ASSÉDIO SEXUAL ............................................................................................................ 24
3.2 NOÇÕES SOBRE O DIREITO DO TRABALHO, PREVIDENCIÁRIO E DE SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO 24
3.2.1 SUJEITOS DO TRABALHO .................................................................................................................................... 24
3.2.2 PREVIDÊNCIA SOCIAL .......................................................................................................................................... 25
3.2.3 INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL – INSS: ............................................................................... 26
3.2.4 NOÇÕES DE SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO ................................................................................. 26
3.2.5 OS DIREITOS HUMANOS ..................................................................................................................................... 27
4.1 SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO ..............................................................................................................................29
4.1.1 CONCEITO DE SEGURANÇA DO TRABALHO ................................................................................................ 29
4.1.2 NORMAS REGULAMENTADORAS DE SEGURANÇA DO TRABALHO ................................................... 29
4.1.3 AGENTES AGRESSORES A SAÚDE .................................................................................................................... 30
4.1.4 ORIENTAÇÃO PARA PREVENÇÃO DE ACIDENTES ...................................................................................... 30
4.1.5 PPRA _ PROGRAMA DE PREVENÇÃO DOS RISCOS AMBIENTAIS ........................................................ 31
4.1.6 PCMSO – PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL .................................... 31
4.1.7 ORIENTAÇÃO PARA PREVENÇÃO DE ACIDENTES ...................................................................................... 32
4.1.8 QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO ............................................................................................................. 32
4.1.9 QUALIDADE AMBIENTAL, MEIO AMBIENTE E SUSTENTABILIDADE ................................................... 32
4.1.10 SUSTENTABILIDADE ............................................................................................................................................ 33
5.1 PLANEJAMENTO E DA ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO .............................................................................................35
5.1.1 ORGANIZAÇÃO E DISCIPLINA NO TRABALHO ............................................................................................ 35
5.1.1.1 ORGANIZAÇÃO DO TEMPO, DE ATIVIDADES E DO LOCAL DE TRABALHO ....................35
5.1.1.2 DESCUBRA COMO UTILIZA SEU TEMPO: ....................................................................................36
5.1.2 ESTRUTURAS HIERÁRQUICA _ ORGANOGRAMA....................................................................................... 36
5.1.2.1 FAZENDO UM ORGANOGRAMA TRADICIONAL ........................................................................37
5.2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO – DIRETRIZES EMPRESARIAIS ...............................................................................37
6.1 SISTEMA TRIBUTÁRIO ...............................................................................................................................................................39
6.1.1 EDUCAÇÃO FISCAL ................................................................................................................................................40
6.1.2 PROGRAMA NACIONAL DE EDUCAÇÃO FISCAL - PNEF ......................................................................... 40
6.1.3 EDUCAÇÃO FISCAL – CONCEITOS IMPORTANTES .................................................................................... 40
6.1.4 EDUCAÇÃO FINANCEIRA ..................................................................................................................................... 40
7.1 DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL: ATITUDES, CARACTERÍSTICAS E FERRAMENTAS ...............................41
7.1.1 CONCEITO DE GRUPO E EQUIPE ....................................................................................................................... 41
7.1.2 TRABALHO EM EQUIPE: HABILIDADE ESSENCIAL PARA O MERCADO DE TRABALHO ............... 41
7.1.2.1 SER LÍDER .................................................................................................................................................42
7.1.2.2 EMPREENDEDORISMO ........................................................................................................................42
7.2 CONCEITO DE QUALIDADE ....................................................................................................................................................42
7.2.1 ALGUMAS FERRAMENTAS DA QUALIDADE ................................................................................................. 43
7.2.2 O 5S ............................................................................................................................................................................. 43
7.2.2.1 CICLO PDCA .............................................................................................................................................43
7.2.3 CICLO PDCA .............................................................................................................................................................. 44
7.2.4 BRAINSTORMING .................................................................................................................................................... 44
7.2.5 DIAGRAMA DE PARETO ........................................................................................................................................ 45
7.2.6 ESPINHA DE PEIXE .................................................................................................................................................. 45
7.2.6.1 ESPINHA DE PEIXE _ CONCEITOS DOS 6 M .................................................................................46
7.2.6.2 COMO CONSTRUIR ...............................................................................................................................46
7.3 RACIOCÍNIO LÓGICO E ANÁLISE DE DADOS ..................................................................................................................47
7.3.1 PENSAMENTO LÓGICO ......................................................................................................................................... 47
7.3.1.1 PROPOSIÇÕES.........................................................................................................................................47
7.3.2 DEDUÇÃO E INDUÇÃO ........................................................................................................................................ 48
7.3.3 PRINCÍPIOS LÓGICOS ............................................................................................................................................ 48
7.3.4 CONJUNTOS DE ELEMENTOS ............................................................................................................................ 48
7.3.5 OPERAÇÕES ENTRE ELEMENTO E CONJUNTO ............................................................................................ 49
7.3.6 CONCEITO DE SEQUÊNCIA ................................................................................................................................. 49
7.3.6.1 TIPOS DE SEQUÊNCIA ..........................................................................................................................49
7.3.7 FRAÇÕES .................................................................................................................................................................... 50
7.3.7.1 OPERAÇÕES COM FRAÇÕES .............................................................................................................50
7.3.8 GRANDEZAS DIRETAMENTE PROPORCIONAL ............................................................................................ 52
7.3.9 GRANDEZAS INVERSAMENTE PROPORCIONAIS ....................................................................................... 52
8.1 GESTÃO ORGANIZACIONAL ..................................................................................................................................................53
8.2 ORGANIZAÇÃO, ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ESTRUTURA FORMAL E INFORMAL .............................54
8.3 ORGANOGRAMA ........................................................................................................................................................................54
8.3.1 SIGNIFICADO DOS COMPONENTES ................................................................................................................ 55
8.3.2 MODELOS DE ORGANOGRAMA ........................................................................................................................ 55
8.4 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO ......................................................................................................................................56
8.4.1 ANÁLISE SWOT ........................................................................................................................................................ 57
8.5 DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS ..............................................................................................................................58
8.5.1 RECURSOS HUMANOS .......................................................................................................................................... 58
8.5.2 FINANCEIRO .............................................................................................................................................................. 58
8.5.3 MARKETING ............................................................................................................................................................... 58
8.5.4 LOGÍSTICA ................................................................................................................................................................. 58
8.5.5 NORMAS E PROCEDIMENTOS TÉCNICOS ...................................................................................................... 59
8.5.6 NORMAS E PROCEDIMENTOS DE QUALIDADE........................................................................................... 59
8.5.7 NORMAS E PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA ......................................................................................... 59
8.5.8 CONCEITOS DE ORGANIZAÇÃO, COMPROMETIMENTO E DISCIPLINA NO TRABALHO ............. 59
8.5.9 ELABORAÇÃO DE PLANEJAMENTOS BÁSICOS: ESCOPO, OBJETIVOS, CRONOGRAMA, 
ATIVIDADES, RESULTADOS ESPERADOS, AVALIAÇÃO. ........................................................................................ 60
8.6 ORGANIZAÇÃO & ARQUIVAMENTO ...................................................................................................................................60
8.6.1 TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA .......................................................................................................................... 60
8.6.2 TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA .......................................................................................................................... 61
8.6.3 CARTA PESSOAL ......................................................................................................................................................61
8.6.4 CARTA COMERCIAL ................................................................................................................................................ 61
8.6.5 MALA DIRETA ........................................................................................................................................................... 61
8.6.6 E- MAIL ........................................................................................................................................................................ 62
8.6.7 RELATÓRIO  ............................................................................................................................................................... 62
8.6.8 EDITAL DE CONVOCAÇÃO .................................................................................................................................. 62
8.6.9 ATA ................................................................................................................................................................................ 62
8.6.10 AVISO......................................................................................................................................................................... 62
8.6.11 TELEGRAMA ............................................................................................................................................................ 62
8.6.12 RECIBO ...................................................................................................................................................................... 63
8.6.13 CURRÍCULO ............................................................................................................................................................. 63
8.7 CORRESPONDÊNCIA OFICIAL ...............................................................................................................................................63
8.7.1 ATESTADO .................................................................................................................................................................. 63
8.7.2 DECLARAÇÃO ........................................................................................................................................................... 63
8.7.3 OFICIO ......................................................................................................................................................................... 63
8.7.4 CONTRATO EMPRESARIAL .................................................................................................................................. 63
8.7.5 MEMORANDO .......................................................................................................................................................... 64
8.7.6 CIRCULAR ................................................................................................................................................................... 64
8.7.7 ORDEM DE SERVIÇO .............................................................................................................................................. 64
8.8 CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS .....................................................................................................................64
8.8.1 VANTAGENS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 64
8.8.2 FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 65
8.8.3 PROTOCOLO ............................................................................................................................................................. 65
8.8.3.1 ATIVIDADES DO PROTOCOLO ..........................................................................................................65
8.8.4 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS .............................................................................. 66
8.9 CONCEITO DE ARQUIVO..........................................................................................................................................................66
8.9.1 TIPOS BÁSICOS DA CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS ................................................................................ 66
8.9.2 MÉTODO GEOGRÁFICO ........................................................................................................................................ 66
8.9.3 MÉTODO IDEOGRÁFICO ...................................................................................................................................... 67
8.9.3.1 MÉTODO CRONOLÓGICO ..................................................................................................................67
8.9.3.2 MÉTODO NUMÉRICO ...........................................................................................................................67
8.9.4 MÉTODO ALFANUMÉRICO .................................................................................................................................. 67
8.9.5 CONSERVAÇÃO, RESTAURAÇÃO E DESCARTE DE DOCUMENTOS ...................................................... 67
8.9.6 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS ............................................................................................................... 68
8.10 INTRODUÇÃO A MARKETING, COMPRAS, VENDAS E EVENTOS ...........................................................................68
8.10.1 CONCEITO DE MARKETING .............................................................................................................................. 68
8.10.2 SEGMENTAÇÃO ..................................................................................................................................................... 69
8.10.3 COMPOSTO DE MARKETING – 4PS ............................................................................................................... 69
8.10.4 ENDOMARKETING X COMUNICAÇÃO INTERNA ...................................................................................... 70
8.11 COMPRAS & VENDAS .............................................................................................................................................................70
8.11.1 A FUNÇÃO COMPRA ........................................................................................................................................... 70
8.11.2 OBJETIVOS .............................................................................................................................................................. 70
8.11.3 CICLO DE COMPRAS ............................................................................................................................................ 71
8.11.4 TIPOS DE COMPRA ............................................................................................................................................... 72
8.11.5 LICITAÇÃO ............................................................................................................................................................... 72
8.11.6 AS MODALIDADES DE LICITAÇÃO ................................................................................................................. 72
8.12 VENDAS .......................................................................................................................................................................................73
8.12.1 TÉCNICAS DE VENDAS ........................................................................................................................................ 73
8.12.2 ATENDIMENTO ...................................................................................................................................................... 73
8.12.3 TIPOS DE ATENDIMENTO ..................................................................................................................................73
8.13 DICAS PARA UM BOM ATENDIMENTO TELEFÔNICO .................................................................................................74
8.14 CONCEITO DE EVENTOS ........................................................................................................................................................74
8.14.1 ATIVIDADES INICIAIS........................................................................................................................................... 74
9.1 NOÇÕES DE CONTABILIDADE E DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA .....................................................................77
9.1.1 USUÁRIOS DA CONTABILIDADE ....................................................................................................................... 77
9.1.2 PRINCÍPIOS DA CONTABILIDADE ..................................................................................................................... 78
9.1.3 DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS ......................................................................................................................... 78
9.1.4 BALANÇO PATRIMONIAL ..................................................................................................................................... 78
9.1.5 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA ......................................................................................................................... 78
9.1.6 BENS PATRIMONIAIS .............................................................................................................................................. 79
9.1.6.1 CADASTRO DOS BENS PATRIMONIAIS ..........................................................................................79
9.1.6.2 IDENTIFICAÇÃO DOS BENS PATRIMONIAIS ................................................................................79
9.1.6.3 ROTINAS DE CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS ................................................................79
9.1.6.4 RELATÓRIOS E INVENTÁRIOS DOS BENS PATRIMONIAIS ......................................................80
9.1.7 OS TIPOS DE DOCUMENTOS FINANCEIROS ................................................................................................ 80
9.2 OS TIPOS DE DOCUMENTOS FINANCEIROS ....................................................................................................................80
9.2.1 TESOURARIA ............................................................................................................................................................. 81
9.3 PROCEDIMENTOS E RELAÇÕES TRABALHISTAS ............................................................................................................82
9.3.1 RELAÇÕES TRABALHISTAS .................................................................................................................................. 82
9.3.2 A LEGISLAÇÃO TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA .................................................................................... 82
9.3.3 DEFINIÇÃO DE EMPREGADO E EMPREGADOR ........................................................................................... 83
9.3.4 RELAÇÃO SINDICAL E CONTRIBUIÇÃO SINDICAL ..................................................................................... 83
9.4 PROCESSO DE GESTÃO DE PESSOAS .................................................................................................................................84
9.4.1 PROCESSO DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ............................................................................ 84
9.4.2 SEGURANÇA DO TRABALHO .............................................................................................................................. 84
9.4.3 TRABALHO EM EQUIPE E COMPROMETIMENTO COM OS RESULTADOS ......................................... 85
9.4.4 O REFLEXO DA MOTIVAÇÃO NO CLIMA ORGANIZACIONAL ................................................................ 85
9.4.4.1 TEORIA DE MASLOW ...........................................................................................................................85
9.4.5 MOTIVAÇÃO NO TRABALHO .............................................................................................................................. 86
10.1 FUNDAMENTOS DE LOGÍSTICA .........................................................................................................................................87
10.1.1 CONCEITO DE LOGÍSTICA ................................................................................................................................. 87
10.1.2 PORQUE ESTUDAR LOGÍSTICA ? .................................................................................................................... 87
10.2 DISTRIBUIÇÃO FÍSICA E ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS .....................................................................................88
10.2.1 DISTRIBUIÇÃO FÍSICA ......................................................................................................................................... 88
10.2.2 ESTRATÉGIAS DE DISTRIBUIÇÃO .................................................................................................................... 88
10.2.3 NÍVEIS ESTRATÉGICOS DA ADMINISTRAÇÃO DA DISTRIBUIÇÃO FÍSICA ...................................... 88
10.3 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ......................................................................................................................................88
10.3.1 SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO ....................................................................................................................... 89
10.3.2 SISTEMAS DE CODIFICAÇÃO ........................................................................................................................... 89
10.3.3 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS.................................................................................................................... 90
10.4 LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS, TRANSPORTE E LOGÍSTICA REVERSA ................................................................90
10.4.1 LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS ......................................................................................................................... 90
10.4.2 LOGÍSTICA DE TRANSPORTE............................................................................................................................ 91
10.4.3 TIPOS DE MODAIS ............................................................................................................................................... 91
10.4.4 LOGÍSTICA REVERSA ........................................................................................................................................... 92
10.4.5 LOGÍSTICA DE ARMAZENAGEM ..................................................................................................................... 93
10.4.5.1 ADMINISTRAÇÃO DOS ESTOQUES ..............................................................................................93
10.4.6 ARMAZENAGEM ................................................................................................................................................... 93
10.4.7 MÉTODOS DE ESTOCAGEM .............................................................................................................................. 94
10.4.8 JUST IN TIME ........................................................................................................................................................... 95
1.1 CONCEITO DE COMUNICAÇÃO
Comunicação é uma palavra derivada do termo latino "communicare", que signifi ca "parti-
lhar, participar algo, tornar comum".
Através da comunicação, os seres humanos e os animais partilham diferentes informações 
entre si, tornando o ato de comunicar uma atividade essencial para a vida em sociedade.
Desde o princípio dos tempos, a comunicação foi de importância vital, sendo uma ferra-
menta de integração, instrução, de troca mútua e desenvolvimento.
1.1.1PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
Os elementos essenciais para que ocorra uma comunicação efi ciente são:
 Emissor = É aquele que dá início ao processo comunicativo, pois transmite a mensagem.
 Receptor = É o alvo do emissor, sendo quem recebe a mensagem.
 Mensagem = Pode ser um fato, idéias ou até mesmo, emoções, ou seja, é o conteúdo con-
tido na comunicação.
Mas, o esquema ainda não está completo é necessário Sinais para transmissão da mensa-
gem para os receptores. Esses sinais são códigos, veja exemplos:
• Língua Portuguesa
• Desenhos
• Gestos
Porém, a mensagem é transmitida através de um código (a língua), mas precisa de um meio 
concreto, material, isto é um canal para chegar ao receptor. Veja alguns exemplos.
Comunicação
1
14 GESTÃO
1.1.2 TIPOS DE TEXTOS
DISSERTATIVO > COMENTAR, ANALISAR, OPINAR
NARRATIVO > CONTAR, RELATAR
DESCRITIVO > CARACTERIZAR, ADJETIVAR
INFORMATIVO > INFORMAR 
LITERÁRIOS > EMOCIONAR
1.1.3 DOCUMENTOS
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova 
e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada 
época ou lugar.
 Documento é o livro, a revista, o jornal, é a peça de arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a 
música, é também atualmente o filme, o disco e toda a parte documental que prece ou sucede a emissão 
radiofônica. Ao lado dos textos e imagens há objetos documentais por si mesmos. (OTLET, 1937).
15AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1.1.3.1 PRINCIPAIS DOCUMENTOS UTILIZADOS POR UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
ATA: É um documento administrativo de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrên-
cias e decisões de sessões, reuniões ou assembléias, realizadas por comissões, conselhos e congregações 
ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou “ordem do dia”.
Relatório: É o tipo de comunicação escrita que expõe ou descreve atos ou fatos referentes a uma insti-
tuição, empresa ou entidade, em que devem constar análise e apreciação de quem o produz.
Carta Comercial: A carta é a forma escrita mais comum de comunicação entre as pessoas. Ela é o do-
cumento utilizado nas empresas, instituições e órgãos, e também por pessoas físicas, a fim de tratar de 
interesses em comum.
1.1.4 PONTUAÇÃO
Os sinais de pontuação são recursos gráficos próprios da linguagem escrita. Embora não consigam re-
produzir toda a riqueza melódica da linguagem oral, eles estruturam os textos e procuram estabelecer as 
pausas e as entonações da fala.
Basicamente, têm como finalidade:
1) Assinalar as pausas e as inflexões de voz (entoação) na leitura;
2) Separar palavras, expressões e orações que devem ser destacadas;
3) Esclarecer o sentido da frase, afastando qualquer ambigüidade.
Veja a seguir os sinais de pontuação mais comuns, responsáveis por dar à escrita maior clareza e simpli-
cidade.
1.1.5 TÉCNICAS DE ARGUMENTAÇÃO
A argumentação é um recurso que tem como propósito convencer alguém, para que esse tenha a opi-
nião ou o comportamento alterado.Sempre que argumentamos, temos o intuito de convencer alguém a 
pensar como nós.
No momento da construção textual, os argumentos são essenciais, esses serão as provas que apresenta-
remos, com o propósito de defender nossa idéia e convencer o leitor de que essa é a correta.
Há diferentes tipos de argumentos e a escolha certa consolida o texto.
1.1.5.1 ARGUMENTAÇÃO POR CITAÇÃO
Sempre que queremos defender uma idéia, procuramos pessoas ‘consagradas’, que pensam como nós 
acerca do tema em evidência.
Apresentamos no corpo de nosso texto a menção de uma informação extraída de outra fonte.
16 GESTÃO
1.1.5.2 ARGUMENTAÇÃO POR COMPROVAÇÃO
A sustentação da argumentação se dará a partir das informações apresentadas (dados, estatísticas, per-
centuais) que a acompanham.
Esse recurso é explorado quando o objetivo é contestar um ponto de vista equivocado.
1.1.5.3 ARGUMENTAÇÃO POR RACIOCÍNIO LÓGICO
A criação de relações de causa e efeito é um recurso utilizado para demonstrar que uma conclusão (afir-
mada no texto) é necessária, e não fruto de uma interpretação pessoal que pode ser contestada.
1.1.6 E - MAIL
O e-mail é uma ferramenta importante de comunicação entre colegas de trabalho, clientes e fornece-
dores — muitas vezes, a principal delas. Essa poderosa ferramenta de comunicação deve ser levada a sério, 
apesar de ser uma forma prática e rápida de transmitir informações. 
O e-mail hoje é tido como um documento e pode construir ou denegrir a imagem da empresa e a ima-
gem profissional do colaborador.
Pequenas regras de escrita profissional, como a impessoalidade, a clareza, a concisão e a educação são 
itens fundamentais para que a mensagem seja compreendida de maneira correta.
1.1.6.1 DICAS PARA CONSTRUÇÃO DE UM E-MAIL COORPORATIVO
1. Origem da mensagem - Ao final de seus e-mail utilize termos formais como atenciosamente”, “cordial-
mente”, etc e nunca deixe de assinar sua mensagem em um e-mail. Coloque seu nome, cargo e número de 
telefones.
2. Título do e-mail - Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inade-
quado. Títulos como "Não esqueça"; "Conto com você" etc, talvez levem o usuário a pensar que pode ser 
algum vírus pronto para atacar a rede.
3. Saudação -  Inicie a mensagem, cumprimentando o destinatário. "Caro João! Boa tarde!", "Prezados 
gestores! Bom dia a todos!". A saudação também deve ser feita no final. Você pode usar expressões como: 
"Atenciosamente!", "Grato pela atenção".
4. Público-alvo - Ao produzir um e-mail corporativo, você precisa pensar no público-alvo que receberá 
a mensagem. Se o assunto for de interesse dos gerentes, por exemplo, aborde as temáticas condizentes 
apenas a eles. Se for o caso, as lideranças poderão disseminar a informação em reuniões presenciais e se 
tornarem agentes multiplicadores.
5. Linguagem -  Não caia na tentação de utilizar palavras pouco usuais para passar uma informação. 
17AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Seja objetivo, pois isso facilitará a compreensão do que você deseja transmitir. Imagine se os funcionários 
recebem um e-mail da área de RH, informando que a confraternização da empresa será em um convescote. 
Muitas pessoas provavelmente não entenderão a mensagem. Ao invés de convescote, use um sinônimo 
mais agradável como piquenique. As chances de presença ao evento aumentarão.
6. Estrutura da mensagem - A estrutura da redação do e-mail facilita a leitura e a compreensão da men-
sagem. Não confunda objetividade com economia de linhas digitadas. Há momentos em que se torna in-
dispensável um e-mail mais longo, para que o receptor não fique com dúvidas. Por isso, a mensagem deve 
ter início, meio e fim. Ou seja, uma ordenação de idéias. Deixe linhas (espaçamento) entre a saudação, os 
parágrafos e a assinatura.
7. Grafia - Não digite seu e-mail apenas em letras maiúsculas, pois a mensagem pode passar um tom 
agressivo. Tampouco não recorra apenas às letras minúsculas, uma vez que a mensagem transmitirá a im-
pressão de descaso e até de preguiça. Caso exista dúvida sobre a grafia de uma palavra, o dicionário é um 
ótimo amigo nesses momentos.
8. Destaque do assunto - Para enfatizar um assunto, você pode colocar palavras-chaves em itálico, ne-
grito ou sublinhado. Por exemplo: A partir do dia 10 de setembro, o uso do crachá será obrigatório para 
todos os funcionários.
9. Anexos -  Caso seja preciso enviar um documento anexo, não há problema algum. No entanto, só 
anexe se for realmente preciso. Dê preferência a textos do Word e evite envio de imagens para não deixar 
a mensagem "pesada".
10. Responsabilidade - Nunca esqueça de que os e-mails são documentos e tão válidos quanto. Se na 
organização o e-mail corporativo é usado de forma indevida, a área de Recursos Humanos pode sugerir 
à alta direção a criação de um Manual Interno, aprovado com a chancela do sindicato, para ser divulgado 
entre os colaboradores.
1.1.7 DIREITOS AUTORAIS
É o direito que protege trabalhos publicados e não publicadosnas áreas da literatura, teatro, música e 
coreografias de dança, filmes, fotografias, pinturas, esculturas e outros trabalhos visuais de arte , além de 
programas de computador (softwares). O direito autoral protege a expressão de idéias e reserva para seus 
autores o direito exclusivo de reproduzir seus trabalhos.
ATENÇÃO ! Sempre que copiarmos alguma idéia que não seja nossa devemos fazer a citação do autor 
ou seja deixar a referência bibliográfica, para que não se caracterize como plágio.
1.1.8 PLÁGIO
O plágio é a cópia não autorizada de várias informações, e é considerado crime, previsto no Código 
Penal Brasileiro, e na lei 9610. O plágio é considerado uma atitude antiética em vários países, e em vários é 
considerado como crime de violação de direito autoral.
18 GESTÃO
O plágio pode ser de qualquer natureza, como em livros, música, obras, fotografi as, trabalhos, e etc.
O plágio ocorre quando um indivíduo copia o trabalho de alguém e não coloca os créditos para o autor 
original.Plágio signifi ca copiar ou assinar uma obra compartes ou totalmente reproduzida de outra pesso-
a,dizendo que é sua própria.
2.1 INFORMÁTICA
2.1.1 EDITOR DE TEXTO - WORD
Abertura e fechamento do editor de textos
Informática
2
20 GESTÃO
2.1.1.1 CONHECENDO AS FERRAMENTAS.
1. As guias são projetadas para orientar as tarefas que estão disponibilizadas em faixas (Inicio, Inserir, 
Layout etc... 
2. Os grupos dentro de cada guia dividem tarefas em subtarefas. 
3. As caixas de comando são caixas que possibilitam inserir informações ou menu de opções. 
4. A seta iniciadora
1. Botão de inicializar 
2. Barra de ferramenta de acesso 
rápido 
3. Barra de título 
4. Nome do documento atual 
5. Minimiza a janela 
6. Restaura ou maximiza a janela 
7. Fecha as janelas 
8. Faixa de opções 
21AUXILIAR ADMINISTRATIVO
A. Fonte – altera o tipo da fonte. 
B. Tamanho da fonte – altera manualmente o tamanho da fonte. 
C. Aumentar e reduzir o tamanho da fonte – altera automaticamente o tamanho da fonte. 
D. Limpar formatação – na área selecionada limpa a formatação. 
E. Negrito – remove ou adiciona negrito em uma fonte. 
F. Itálico – remove ou adiciona itálico em uma fonte. 
G. Sublinhado – remove ou adiciona sublinhado. 
H. Tachado – remove ou adiciona uma linha no meio do texto selecionado. 
I. Subscrito – remove ou adiciona subscrito em uma fonte, ou seja, cria letras pequenas abaixo da linha 
de base do texto. Por exemplo: 24.
J Sobrescrito – remove ou adiciona letras pequenas acima da linha do texto. Por exemplo: 24. 
K Maiúscula/minúscula – realiza alteração em todo texto selecionado para maiúscula ou minúscula, 
podendo também alternar em maiúscula ou minúscula. 
L Cor do realce do texto – formata o texto como se tivesse sido feito por um marcador de texto. 
M Cor da fonte – faz alteração na cor da fonte. 
22 GESTÃO
1. Marcadores – inicia uma lista com marcadores. 
2. Numeração – inicia uma lista com marcadores de numeração. 
3. Lista de vários níveis – inicia uma lista de vários níveis. 
4. Diminuir recuo – diminui o nível de recuo de cada parágrafo. 
5. Aumentar recuo – aumenta o nível de recuo de cada parágrafo. 
6. Classificar – coloca o texto selecionado em ordem alfabética ou classifica dados numéricos. 
7. Mostrar tudo – mostra marcas de parágrafo e outros símbolos de formatação cultos.
8. Alinhar texto à esquerda – alinha o texto à esquerda. 
9. Centralizar – centraliza o texto. 
10. Alinhar texto à direita – alinha o texto à direita. 
11. Justificar – alinha o texto de forma justificada. 
12. Espaçamento entrelinhas – altera o espaçamento entre as linhas do texto. 
13. Sombreamento – tonaliza o pano de fundo atrás do texto ou parágrafo selecionado. 
14. Bordas – permitem adicionar ou retirar bordas nas áreas selecionadas.
Nas opções da caixa de diálogo, Parágrafo espe-
cifica como seus parágrafos aparecem na página. 
Como: alinhamento do texto (1), posição de recuos 
(2), tabulações (3) e a quantidade de espaço antes 
e depois do parágrafo (4), espaçamento entreli-
nhas (5), e visualizador do texto (6).
23AUXILIAR ADMINISTRATIVO
No Parágrafo da guia Início, indique o alinhamento que desejar, só para você perceber a diferença de 
cada modo, aplique em seu texto os quatro modos, sendo um de cada vez.
Clique no botão Office e escolhe Imprimir.
Seleciona a opção Salvar Como, Documento do Word 2007 e logo abrirá a caixa de dialogo, escolha a 
pasta que ficará seu arquivo e digite o nome do arquivo que deseja Salvar em sequencia clique em SALVAR
24 GESTÃO
Clique no botão Offi ce e escolhe Imprimir. Selecione a impressora na caixa que surge.
3.1 RELAÇÕES SÓCIO PROFISSIONAIS, CIDADANIA E ÉTICA
3.1.1 PROFISSÃO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Profi ssional que presta assistência na área administrativa.
É o profi ssional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxi-
liando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão fi nanceira. 
Esse profi ssional coordena atividades administrativas, fi nanceiras e de logística da unidade, 
organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondências e documen-
tos, redige cartas, gerencia informações, cuida as contas à pagar, entre outras atribuições. 
Esse profi ssional realiza atividades com certa autonomia, mas sempre sob supervisão.
3.1.2 RELACIONAMENTO INTERPESSOAL
Entre os relacionamentos que temos na vida, os de trabalho são diferenciados por dois mo-
tivos: um é que não escolhemos nossos colegas e chefes; o outro é que, independentemente 
do grau de afi nidade que temos com as pessoas do ambiente corporativo, precisamos funcio-
nar bem com elas para realizar algo juntos.
Esses ingredientes da convivência no trabalho nos obrigam a lidar com diferenças de opi-
nião, de visão, deformação, de cultura, de comportamento.
3.1.3 ÉTICA PROFISSIONAL
Ética profi ssional é o conjunto de normas éticas que formam a consciência do profi ssional e 
representam imperativos de sua conduta.
Relações Sócio Profi ssionais, 
Cidadania e Ética
3
26 GESTÃO
Ser ético é agir dentro dos padrões convencionais, é proceder bem, é não prejudicar o próximo. Ser 
ético é cumprir os valores estabelecidos pela sociedade em que se vive.
O indivíduo que tem ética profissional cumpre com todas as atividades de sua profissão, seguindo os 
princípios determinados pela sociedade e pelo seu grupo de trabalho.
3.1.4 ASSÉDIO MORAL X ASSÉDIO SEXUAL
Assédio moral: é a exposição dos trabalhadores e trabalhadoras a situações humilhantes e constrange-
doras.
Assédio sexual: é um tipo de coerção de caráter sexual praticada geralmente por uma pessoa em posi-
ção hierárquica superior em relação a um subordinado.
3.2 NOÇÕES SOBRE O DIREITO DO TRABALHO, PREVIDENCIÁRIO E DE SEGURANÇA E SAÚDE 
NO TRABALHO
Consolidação das Leis do Trabalho – CLT :   CLT é uma norma legislativa de regulamentação das leis 
referentes ao Direito do Trabalho e do Direito Processual do Trabalho no Brasil. A CLT foi aprovada pelo De-
creto-lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943 e sancionada por Getúlio Vargas, o presidente do Brasil na época. 
Constitui o principal instrumento de regulamentação das relações individuais e coletivas do trabalho. 
3.2.1 SUJEITOS DO TRABALHO
Empregado: Pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a depen-
dência deste e mediante salário.
Empregador: art. 2 da CLT- Empresa, individual ou coletiva que assumindo os riscos da atividade econô-
mica assalaria, admite e dirige prestação pessoal de serviço
Contrato Individual de Trabalho: é o ato jurídico realizado entre empregador e empregado para regula-
mentar as relações básicas de direito e deveres. 
27AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Jornada de Trabalho: A jornada de trabalho terá a duração de no máximo 08 horas diárias, com o limite 
de 44 horas semanais, esclarecendo que jornadas menores podem ser fixadas pela Lei, convenções coleti-
vas ou regulamento de empresas.
Salário: É a contraprestaçãodevida ao empregado pela prestação de serviços, em decorrência do con-
trato de trabalho.
Férias: É o período de descanso anual, que deve ser concedido ao empregado após o exercício de ativi-
dades por um ano, ou seja, por um período de 12 meses.
FGTS: É a sigla de  Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.  É um depósito mensal, referente a um 
percentual de 8% do salário do empregado, que o empregador fica obrigado a depositar em uma conta 
bancária no nome do empregado que deve ser aberta na Caixa Econômica Federal.
O  FGTS tem o objetivo de auxiliar o trabalhador, caso esse seja demitido, em qualquer hipótese de 
encerramento da relação de emprego, seja ela por motivo de doenças graves e até catástrofes naturais. O 
FGTS não é descontado do salário do empregado e sim uma obrigação do empregador.
Licença Paternidade: Conforme decreta a Constituição Federal de 1988, o homem tem direito a 5 dias 
de licença-paternidade  para estar mais próximo do bebê recém-nascido e ajudar a mãe nos processos 
pós-operatórios.
Aviso Prévio : Nas relações de emprego, quando uma das partes deseja rescindir, sem justa causa, o 
contrato de trabalho por prazo indeterminado, deverá, antecipadamente, notificar à outra parte, através 
do aviso prévio.
 Aviso prévio é a comunicação da rescisão do contrato de trabalho por uma das partes, empregador ou 
empregado, que decide extingui-lo, com a antecedência que estiver obrigada por força de lei.
É o rompimento do contrato de trabalho por iniciativa do empregador, sem que o trabalhador tenha 
cometido falta grave.
3.2.2 PREVIDÊNCIA SOCIAL 
A Previdência Social é um seguro público que tem como função garantir que as fontes de renda do tra-
balhador e de sua família sejam mantidas quando ele perde a capacidade de trabalhar por algum tempo 
(doença, acidente, maternidade) ou permanentemente (morte, invalidez e velhice). 
Ela é responsável pelo pagamento de diversos benefícios do trabalhador brasileiro, tais como aposenta-
doria, salário-maternidade, salário-família, auxílio-doença, auxílio-acidente e pensão por morte. 
Para ser assegurado pela Previdência é preciso contribuir regularmente para o INSS, que é o caixa da 
Previdência Social, responsável pelas arrecadações das contribuições e pelo pagamento dos benefícios.
28 GESTÃO
3.2.3 INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL – INSS: 
É a instituição pública criada para atender necessidades sociais dos contribuintes, especialmente apo-
sentadoria, pensões por morte ou invalidez e afastamento por acidentes de trabalho ou doenças.
Uma das atribuições do INSS é o recebimento das contribuições dos trabalhadores, tanto formais quan-
to informais, que podem fazer a inscrição no INSS como autônomos, gerenciando os valores para que haja 
a possibilidade de fazer os pagamentos devidos em todas as circunstâncias previstas em legislação.
3.2.4 NOÇÕES DE SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO
A área de “Segurança e a Saúde no Trabalho” visa a proteger e prevenir riscos e danos à vida e à saúde 
dos trabalhadores, através de políticas públicas e ações de fiscalização. 
Acidente de Trabalho: É considerado acidente de trabalho toda lesão corporal ou perturbação da ca-
pacidade funcional que, no exercício do trabalho, ou por motivo dele, resultar de causa externa, súbita, 
imprevista ou fortuita, que cause a morte ou a incapacidade para o trabalho, total ou parcial, permanente 
ou temporária.
Os acidentes de trabalho são caracterizados em três tipos os acidentes de trabalho:
Acidente típico – decorrente da característica da atividade profissional que o indivíduo exerce;
Acidente de trajeto – acontece no trajeto entre a residência do trabalhador e o local de trabalho, ou 
vice-versa;
Doença profissional ou do trabalho – desencadeada pelo exercício de determinada função, caracterís-
tica de um emprego específico.
29AUXILIAR ADMINISTRATIVO
3.2.5 OS DIREITOS HUMANOS 
são um conjunto de leis, vantagens e prerrogativas que devem ser reconhecidas como essenciais pelo 
indivíduo para que este possa ter uma vida digna, ou seja, que não seja inferior ou superior aos outros por 
ter um sexo diferente, por pertencer a uma etnia diferente, ou religião, ou até mesmo por pertencerem a 
um determinado grupo social. Estas “regras” são importantes para haver uma convivência em paz. 
Os Direitos Humanos São também um conjunto de regras pelas quais não só o Estado deve seguir e 
respeitar, como também todos os cidadãos a ele pertencentes.
30 GESTÃO
4.1 SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO
4.1.1 CONCEITO DE SEGURANÇA DO TRABALHO
Pode ser entendida como os conjuntos de medidas que são adotadas visando minimizar os 
acidentes de trabalho, doenças ocupacionais, bem como proteger a integridade e a capacida-
de de trabalho do trabalhador.
É defi nida por normas e leis. No Brasil, a Legislação de Segurança do Trabalho compõe-se 
de Normas Regulamentadoras, leis complementares, como portarias e decretos e também as 
convenções Internacionais da Organização Internacional do Trabalho, ratifi cadas pelo Brasil. 
4.1.2 NORMAS REGULAMENTADORAS DE SEGURANÇA DO TRABALHO
São conhecidas pela sigla NR que tratam-se do conjunto de requisitos e procedimentos re-
lativos à segurança e medicina do trabalho, de observância obrigatória às empresas privadas, 
públicas e órgãos do governo que possuam empregados regidos pela Consolidação das Leis 
do Trabalho – CLT. Algumas dessas normas, são:
Saúde e Segurança do trabalho
4
32 GESTÃO
4.1.3 AGENTES AGRESSORES A SAÚDE
São agentes presentes nos ambientes de trabalho, capazes de afetar o trabalhador a curto, médio e 
longo prazo, provocando acidentes com lesões imediatas e/ou doenças chamadas profissionais ou do tra-
balho, que se equiparam a acidentes do trabalho.
4.1.4 ORIENTAÇÃO PARA PREVENÇÃO DE ACIDENTES
EPI – Equipamento de Proteção Individual: É todo dispositivo ou produto, de uso individual utilizado 
pelo trabalhador, destinado à proteção de riscos suscetíveis de ameaçar a segurança e a saúde no trabalho.
O EPC é o Equipamento de Proteção Coletiva que não depende da vontade do trabalhador para atender 
suas finalidades que colabora e muito no processo minimizando os efeitos negativos de um ambiente de 
trabalho que apresenta diversos riscos ao trabalhador.
33AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Mapa de Risco:  É uma representação referente aos riscos presentes no ambiente de trabalho.
É apresentado graficamente de acordo com o layout do local analisado através de círculos de cores di-
ferentes, de acordo o nível dos riscos e com as cores correspondentes a eles.
Mapeamento de Risco Visa: Identificar os riscos existentes no local analisado; Identificar as medidas 
preventivas existentes e sua eficácia; Conhecer os levantamentos ambientais já realizados no local; Deve 
ser elaborado sobre o lay-out da empresa, indicando através de círculos, colocando em seu interior o risco 
levantado (cor), agente especificado e número de trabalhadores expostos.
4.1.5 PPRA _ PROGRAMA DE PREVENÇÃO DOS RISCOS AMBIENTAIS
A sigla PPRA significa Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais e trata-se de um programa desen-
volvido dentro de empresas para preservar a saúde e a integridade dos trabalhadores perante os riscos que 
os mesmos estão expostos diariamente em seus respectivos ambientes de trabalho.
Todo PPRA tem um Plano de Ação que visa instruir e orientar as empresas a eliminar e minimizar os 
riscos identificados. Neste Plano de Ação, consta, após o levantamento e o reconhecimento dos riscos, as 
medidas de proteção coletiva e individual, treinamentos e palestras.
4.1.6 PCMSO – PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL
É um programa obrigatório para todas empresas que possuem a partir de 01 funcionário contratado no 
regime celetista (CLT). Elaborado por um médico do trabalho o programa deve ser renovado anualmente 
ou atualizado, se necessário, antes deste período. Com base das informações obtidas no PPRA, é determi-
nado que exames cada grupo homogêneo deve realizar, ou seja, determina como será o monitoramentobiológico.
34 GESTÃO
4.1.7 ORIENTAÇÃO PARA PREVENÇÃO DE ACIDENTES
Tipos de Inspeção de Segurança:
• Inspeção de Rotina
• Inspeção Periódica
• Inspeção Especial
• Inspeção Eventual
• Inspeção Oficial
4.1.8 QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO
É o conjunto de ações de uma empresa que envolve diagnósticos e implantação de melhorias e inova-
ções gerenciais, tecnológicas e estruturais dentro e fora do ambiente de trabalho, visando propiciar condi-
ções plenas de desenvolvimento humano para e durante a realização do trabalho.
4.1.9 QUALIDADE AMBIENTAL, MEIO AMBIENTE E SUSTENTABILIDADE
Qualidade ambiental é um conjunto de propriedades e características do ambiente, generalizada ou 
35AUXILIAR ADMINISTRATIVO
local, uma vez que afeta tanto o ser humano como outros organismos desse ambiente. Refere-se a caracte-
rísticas que dizem respeito tanto ao ambiente natural como o ambiente construído, como a qualidade do 
ar e qualidade da água ou do nível geral de poluição, características essas que podem ser prejudiciais ao 
ser humano, direta ou indiretamente.
Meio Ambiente, ou simplesmente ambiente, é tudo aquilo que rodeia os seres vivos, tudo o que pode-
mos perceber ao nosso redor; são todas as realidades físicas que nos cercam. O meio ambiente é constituí-
do por água, terra, ar, vegetais, seres humanos e animais. Por exemplo, um jardim pode ser o meio ambien-
te de uma formiga. O meio ambiente de um animal selvagem é a selva; o meio ambiente de uma vaca é a 
fazenda; e o nosso meio ambiente, além da nossa casa, é a cidade onde vivemos.
4.1.10 SUSTENTABILIDADE
Pode ser entendida como a manutenção do equilíbrio ao longo do tempo. Ou seja, é a capacidade de 
conseguir suprir as necessidades humanas atuais, do presente, sem que sejam afetadas as habilidades das 
gerações futuras de fazer o mesmo, de suprirem as suas próprias necessidades.
O conceito está diretamente relacionado aos aspectos sociais, econômicos, ambientais e culturais da 
sociedade como um todo e, cujo objetivo, é a continuidade do desenvolvimento, todavia sem que sejam 
minimizados ou esgotados os recursos do planeta.
36 GESTÃO
5.1 PLANEJAMENTO E DA ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
5.1.1 ORGANIZAÇÃO E DISCIPLINA NO TRABALHO
Planejar é defi nir os caminhos para se atingir os objetivos, decide sobre os recursos e tarefas 
necessários para alcançá-los adequadamente.  
Organizar é defi nir qual caminho deve ser feito primeiro. Agrupamento de atividades e re-
cursos, visando o alcance dos objetivos de algo que se almeja alcançar.
O ato de organizar deve fazer sentido para a vida das pessoas, não deve ser encarado como 
perfeccionismo ou capricho.
5.1.1.1 ORGANIZAÇÃO DO TEMPO, DE ATIVIDADES E DO LOCAL DE TRABALHO
No contexto atual, em que a maioria das pessoas tem muitas tarefas e prazos curtos para 
cumpri-las, a boa organização do tempo se tornou uma prioridade para quem quer alcançar o 
sucesso. Muitos profi ssionais tentam resolver o maior número de obrigações durante o expe-
diente e acabam não realizando todas as atividades de modo efi caz na maioria das vezes, o que 
gera retrabalho, sobrecarga e estresse.
Aprender a como administrar o tempo de modo efi caz é fundamental para estabelecer uma 
rotina mais produtiva e tranqüila. Isso evita a exaustão física e mental, a má alimentação e a 
falta de criatividade. Esse desafi o, porém, exige empenho e disciplina do profi ssional. Para fazer 
um ótimo trabalho e aumentar sua produtividade, algumas dicas são bastante valiosas. 
Planejamento e da Organização do 
Trabalho
5
38 GESTÃO
5.1.1.2 DESCUBRA COMO UTILIZA SEU TEMPO: 
Todas as tarefas que você realiza são divididas em três tipos: urgentes (prazo que está curto ou acabou), 
importantes (que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas) e circunstanciais (que não 
agregam valor e fazem você apenas perder tempo). 
Sabendo a forma como seu tempo é utilizado ajudará você a se planejar. Seu foco será reduzir as ativi-
dades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes 
e eliminar as circunstanciais. 
Planeje-se! Ter mais tempo para a vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo 
que você quer. Esse processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje 
sua semana com antecedência de, pelo menos, três dias. Veja o que pode gerar urgências e crie atividades 
de prevenção.
Escolha uma ferramenta: agenda, Iphone, Outlook, ou caderno que faça com que você tire as pendên-
cias e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e 
antecipar seus problemas.
Limite seu horário de trabalho: muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas 
as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obri-
gação sair exatamente do seu horário (quando as luzes do escritório são apagadas, por exemplo), com 
certeza você seria mais centrado e, conseqüentemente, mais produtivo. 
Organize seu local de trabalho: sua papelada, revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 
40 minutos por dia localizando informações e isso é muito tempo perdido.
Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a dura-
ção de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na seqüência de execução.
Uma outra grande ferramenta usada para organização dos compromissos e atividades podem ser for-
matadas como um Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades.
5.1.2 ESTRUTURAS HIERÁRQUICA _ ORGANOGRAMA
É um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização.
Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relações de 
comunicação existentes entre estes.
Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Exemplos de 
órgãos: Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Setor de Produção, Gerência Administrativa, Di-
retoria Técnica, Secretaria, etc. Os órgãos possuem um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, 
gerente, coordenador, diretor, secretário, governador, presidente, etc. Normalmente tem colaboradores 
(funcionários) e espaço físico definido.
39AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5.1.2.1 FAZENDO UM ORGANOGRAMA TRADICIONAL
O primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão apresentadas no organograma, e 
definir suas posições hierárquicas. Faça uma lista. 
• Presidente 
• Diretores (Financeiro, Administrativo Operacional, Comercial, etc.) 
• Gerentes (Financeiro, Administrativo, Produção, Vendas, etc.) 
• Seções da Produção, Contabilidade, Depto. Financeiro, Depto. Jurídico, etc
O organograma tradicional trata a ordem de posições da seguinte forma: quanto maior a autonomia e 
responsabilidade, maior será a altura da posição usada pelo cargo ou setor. Para definidos as posições e 
cargos, crie retângulos distribuídos de forma vertical e interligados por linhas que representarão a comu-
nicação e hierarquia dos itens. 
No exemplo citado, o Presidente (1) ocupa o maior nível do organograma, sendo assim o primeiro. No 
segundo nível serão colocados os Diretores (2).
Partindo do retângulo do Presidente, sairá uma linha que será dividida para se ligar a todos os Diretores. 
E de cada Diretor, sairá uma linha que se ligará aos Gerentes (3) que respondam hierarquicamente a ele. Daí 
em frente o raciocínio é o mesmo.
5.2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO – DIRETRIZES EMPRESARIAIS
Para conquistar a vitória nos esportes coletivos, os técnicos planejam suas estratégias antecipadamente. 
Visualizam as oportunidades nas áreas mais fracas dos adversários e ficam atentos às habilidades de seus 
craques, o local do jogo, a torcida, assim como cuidam dos pontos fortes e fracos da sua própria equipe e a 
situação na tabela do campeonato.
Da mesma maneira, podemos a planejar a empresa, vejamos:
Definir de quais campeonatos/mercados vai participar e quais tem possibilidadereal de ganhar, consi-
derando o seu mercado de atuação e seus competidores/concorrentes.
Ao aprender a analisar o mercado com foco, você pode identificar oportunidades para ganhar dinheiro, 
descobrir como se diferenciar da concorrência e como lidar com concorrentes que podem ameaçar a lucra-
tividade do seu negócio.
 É importante também você identificar os pontos fortes e pontos fracos da sua empresa, para entrar no 
jogo com uma estratégia que considere as limitações do seu próprio negócio diante da concorrência.
É muito difícil ganhar todos os jogos em um campeonato, e por esta razão você deve definir com cui-
dado as ações a serem realizadas em um determinado período de tempo para chegar ao seu objetivo final, 
ganhar o campeonato, conquistar o sucesso empresarial.
É importante prever os possíveis resultados inesperados que podem acontecer no caminho, partidas 
consideradas fáceis que podem ser perdidas, de maneira que você possa rapidamente ajustar a estratégia 
40 GESTÃO
da empresa à realidade de um mercado que muda o tempo todo.
 A elaboração de todo este plano para se chegar aos objetivos da empresa é chamada de Planejamento 
Estratégico. 
O planejamento estratégico é uma grande oportunidade para construir, rever ou desenvolver a leitura da 
realidade de uma organização, onde leitura deverá ser crítica, coerente, completa, inteira, sistemática e compre-
ensível, devendo ainda gerar confi ança, segurança e clareza ao papel que a empresa quer assumir no mercado.
Planejamento Estratégico – Diretrizes Empresariais
São etapas necessárias para se colocar em prática o planejamento estratégico:
Defi nir o negócio: dar um signifi cado único para as suas atividades da empresa, a fi m de evitar que ela 
seja percebida de maneira imprecisa;
Defi nir a visão de futuro, com o propósito de criar a imagem da empresa em um estado futuro ambicio-
so e desejável, relacionado essa imagem com a máxima satisfação dos clientes;
Defi nir a missão. Missão tem como origem o vocábulo “mitere”, que signifi ca, a que foi enviado. É a razão 
de ser da empresa; Resposta para questionamentos: “Quem Somos”; Para onde vamos?
Defi nir os valores ou princípios fi losófi cos que regem as ações e decisões da empresa, segundo os quais 
ela age.
6.1 SISTEMA TRIBUTÁRIO
O sistema tributário de um país é o conjunto de impostos, taxas e contribuições através dos 
quais o Estado obtém recursos para cumprir suas funções, como a oferta de bens e serviços 
públicos de qualidade. Portanto, tanto pode ser instrumento para promover a distribuição de 
renda quanto para ampliar a acumulação capitalista de poucos.
É um conjunto de normas hierarquicamente organizadas versando sobre matéria tributária. 
É composto pelos tributos instituídos no Brasil e pelos princípios e normas que os regulam. 
Na Constituição Federal encontra-se regulado nos artigos 145 a 162, a despeito de outras dis-
posições como, por exemplo, o artigo 195, o qual, ao tratar das formas de fi nanciamento da 
Seguridade Social, também se refere a tributos.
IMPOSTOS: é tributo cuja obrigação tem por fato gerador uma situação independente de 
qualquer atividade estatal específi ca em favor ou relativa ao contribuinte 
TAXAS: são tributos cuja obrigação tem por fato gerador o exercício do poder de polícia 
ou a utilização, efetiva ou potencial, de serviços públicos específi cos e divisíveis, prestados ao 
contribuinte ou postos a sua disposição. 
CONTRIBUIÇÕES DE MELHORIA: é o tributo cuja obrigação tem por fato gerador a valoriza-
ção de imóveis do contribuinte em decorrência da execução de obras públicas. 
CONTRIBUIÇÕES PARAFISCAIS: englobam as contribuições sociais, de interesse no domínio 
econômico e de interesse das categorias profi ssionais ou econômicas. 
EMPRÉSTIMOS COMPULSÓRIOS: instituído privativamente pela União, mediante lei com-
plementar no caso de investimento público de caráter urgente e de relevante interesse nacio-
nal ou para atender as despesas extraordinárias, decorrentes de calamidade pública, de guerra 
externa ou sua iminência (art. 148, CF)
CONTRIBUIÇÃO PARA CUSTEIO DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA: instituída pelos Municípios e o 
Distrito Federal (art. 149-A)
Sistema Tributário
6
42 GESTÃO
6.1.1 EDUCAÇÃO FISCAL
A Educação Fiscal é um processo que visa a construção de uma consciência voltada ao exercício da 
cidadania. O objetivo é propiciar a participação do cidadão no funcionamento e aperfeiçoamento dos 
instrumentos de controles social e fi scal do Estado.
6.1.2 PROGRAMA NACIONAL DE EDUCAÇÃO FISCAL - PNEF
O Programa Nacional de Educação Fiscal é um instrumento à disposição da sociedade que objetiva:
• Sensibilizar o cidadão para a função socioeconômica do tributo;
• Levar conhecimentos aos cidadãos sobre administração pública;
• Incentivar o acompanhamento pela sociedade da aplicação dos recursos públicos;
• Criar condições para uma relação harmoniosa entre o Estado e o cidadão.
6.1.3 EDUCAÇÃO FISCAL – CONCEITOS IMPORTANTES
Cidadania é o exercício dos direitos e deveres civis, políticos e sociais estabelecidos na constituição. 
Exercer a cidadania é ter consciência de seus direitos e obrigações e lutar para que sejam colocados em 
prática.
Sociedade é um conjunto de seres que convivem de forma organizada. O conceito de sociedade pressu-
põe uma convivência e atividade conjunta do homem, ordenada ou organizada conscientemente. 
Imposto de renda signifi ca o valor anual descontado do rendimento do trabalhador ou da empresa e 
entregue ao governo federal, sendo que a porcentagem de desconto é fi xada pelo governo de cada país 
onde é aplicado tal imposto.
6.1.4 EDUCAÇÃO FINANCEIRA
Educação fi nanceira nada mais é do que um conjunto de informações básicas sobre como fazer a me-
lhor gestão do próprio dinheiro. A educação fi nanceira envolve providências como elaborar e acompanhar 
o orçamento pessoal ou familiar, como comprar, poupar e investir e, de um modo geral, como usar o di-
nheiro de forma efi caz visando atingir objetivos mais rapidamente.
A Educação Financeira não consiste somente em aprender a economizar, cortar gastos, poupar e acu-
mular dinheiro. É buscar uma melhor qualidade de vida tanto hoje quanto no futuro, proporcionando a 
segurança material necessária para aproveitar os prazeres da vida e ao mesmo tempo obter uma garantia 
para eventuais imprevistos.
7.1 DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL: ATITUDES, CARACTERÍSTICAS E FERRA-
MENTAS
7.1.1 CONCEITO DE GRUPO E EQUIPE
Grupo: Conjunto de pessoas com objetivos comuns. Reúnem-se geralmente por afi nidade. 
É cada um por si. 
Equipe: Conjunto de pessoas com objetivos comuns atuando no cumprimento de metas 
específi cas. A formação da equipe deve considerar as competências individuais necessárias 
para o desenvolvimento das atividades e alcance das metas.
7.1.2 TRABALHO EM EQUIPE: HABILIDADE ESSENCIAL PARA O MERCADO DE TRA-
BALHO
Trabalho em equipe é quando um grupo ou uma sociedade resolve criar um esforço cole-
tivo para resolver um problema. O trabalho em equipe possibilita a troca de conhecimento e 
agilidade no cumprimento de metas e objetivos compartilhados, uma vez que otimiza o tem-
po de cada pessoa e ainda contribui para conhecer outros indivíduos e aprender novas tarefas.
Saber trabalhar em equipe é outro fator importante, e uma característica essencial para pro-
fi ssionais e estudantes, as empresas valorizam muito pessoas que não pensam apenas na sua 
própria tarefa, e sim naqueles que pensam nos colegas e na empresa em si.
O trabalho em equipe é essencial no contexto empresarial. Quase todos os projetos apre-
sentam melhores resultados quando são desenvolvidos por uma equipe e não apenas por um 
indivíduo.
Desenvolvimento Profi ssional: Atitu-
des, Características e Ferramentas
7
44 GESTÃO
7.1.2.1 SER LÍDER 
Líder é aquele que tem a capacidade de administrar pessoas e equipes, de personalidades diferentes, e 
gerenciá-las, mobilizando-as para objetivos comuns.
O que é ser líder, e ter: Visão, paixão, pensamento estratégico,habilidade de comunicação, automotiva-
ção, habilidade de unir pessoas, poder pessoal, congruência, capacidade de adaptação, disciplina, resolu-
ção, a busca constante da excelência, capacidade de se relacionar são algumas características e habilidades 
comuns necessárias para o desenvolvimento da boa liderança. 
LIDERANÇA é a arte de fazer com que os outros tenham vontade de fazer algo que você está convenci-
do que deva ser feito.
7.1.2.2 EMPREENDEDORISMO
Numa visão mais simplista, podemos entender como empreendedor aquele que inicia algo novo, que 
vê o que ninguém vê, enfim, aquele que realiza antes, aquele que sai da área do sonho, do desejo, e parte 
para a ação. Empreendedor é uma pessoa que imagina, desenvolve e realiza visões” . Ser empreendedor 
significa, acima de tudo, ser um realizador que produz novas ideias através da congruência entre criativi-
dade e imaginação.
Para se tornar um empreendedor de sucesso, é preciso reunir:
• Imaginação;
• Determinação;
• Habilidade de organizar;
• Habilidade de liderar pessoas;
• Habilidade de conhecer tecnicamente etapas e processos.
7.2 CONCEITO DE QUALIDADE
Qualidade significa a aplicação dos melhores talentos e esforços para produzir os resultados mais eleva-
dos.Fazer as coisas bem feitas.Qualidade é alcançar, ou procurar alcançar, o padrão mais alto, em lugar de 
contentar-se com o que é frágil. A qualidade não admite compromisso com a segunda classe.
A excelência é característica que distingue algo pela superioridade em relação aos semelhantes. Qua-
lidade como sinônimo de melhor, ou de nível mais alto de desempenho. Qualidade é o atendimento das 
especificações previstas, pelos produtos ou pelos serviços.
45AUXILIAR ADMINISTRATIVO
7.2.1 ALGUMAS FERRAMENTAS DA QUALIDADE
Ferramentas da Qualidade são técnicas que utilizamos com a finalidade de mensurar, definir, analisar e 
propor soluções para os problemas que interferem no bom desempenho dos processos de trabalho. Elas 
permitem o maior controle dos processos ou melhorias na tomada de decisões.
Vamos conhecer algumas delas:
7.2.2 O 5S
O 5S é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa 
japonesas para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar. 
O 5S representa cinco palavras japonesas que começam com a letra S.
7.2.2.1 CICLO PDCA
É uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por 
meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar 
a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa 
e não nas conseqüências. 
Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a 
mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.
46 GESTÃO
7.2.3 CICLO PDCA
P = Plan (planejamento) : Nesta etapa, o gestor deve estabelecer metas e/ou identificar os elementos 
causadores do problema que impede o alcance das metas esperadas. É preciso analisar os fatores que in-
fluenciam este problema, bem como identificar as suas possíveis causas. Ao final, o gestor precisa definir 
um plano de ação eficiente.
D = Do (fazer, execução) : Aqui é preciso realizar todas as atividades que foram previstas e planejadas 
dentro do plano de ação.
C = Check (checagem, verificação) : Após planejar e por em prática, o gestor precisa monitorar e avaliar 
constantemente os resultados obtidos com a execução das atividades. 
A = Act (ação) : Nesta etapa é preciso tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre 
os processos. Se necessário, o gestor deve traçar novos planos de ação para melhoria da qualidade do pro-
cedimento, visando sempre a correção máxima de falhas e o aprimoramento dos processos da empresa.
7.2.4 BRAINSTORMING
Brainstorming significa tempestade cerebral ou tempestade de ideias.  
É uma dinâmica de grupo que é usada em várias empresas como uma técnica para resolver problemas 
específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensa-
mento criativo.
47AUXILIAR ADMINISTRATIVO
7.2.5 DIAGRAMA DE PARETO
Diagrama de Pareto é um recurso gráfico utilizado para estabelecer uma ordenação nas causas de per-
das que devem ser sanadas. Este esquema foi criado por um economista e sociólogo italiano, Vilfredo Pare-
to, que nasceu em Paris, e morreu em 1923, em Genebra. O Diagrama de Pareto tem o objetivo de compre-
ender a relação ação - benefício, ou seja, prioriza a ação que trará o melhor resultado.
O diagrama é composto por um gráfico de barras que ordena as freqüências das ocorrências em ordem 
decrescente, e permite a localização de problemas vitais e a eliminação de futuras perdas.
7.2.6 ESPINHA DE PEIXE
O Diagrama de Causa e Efeito (ou Espinha de peixe) é uma técnica largamente utilizada, que mostra a 
relação entre um efeito e as possíveis causas que podem estar contribuindo para que ele ocorra. 
Use Para:
• Visualizar, em conjunto, as causas principais e secundárias de um problema. 
• Ampliar a visão das possíveis causas de um problema, enriquecendo a sua análise e a identificação 
de soluções. 
• Analisar processos em busca de melhorias.
48 GESTÃO
É uma das ferramenta da qualidade utilizada para o gerenciamento do controle de qualidade e sua 
composição leva em consideração de que as causas do problemas podem ser classificadas em 6 tipos 
diferentes de causas principais que afetam os processos (Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Mão-
-de-obra, Material). Justamente pelo motivo da denominação das 6 causas principais iniciarem com a letra 
M, também pode ser chamado de 6M’s. 
7.2.6.1 ESPINHA DE PEIXE _ CONCEITOS DOS 6 M
Método – É método utilizado para executar o trabalho ou um procedimento.
Matéria-prima – A matéria prima utilizada no trabalho que pode ser a causa de problemas.
Mão de Obra – A pressa, imprudência ou mesmo a falta de qualificação da mão de obra podem ser a 
causa de muitos problemas.
Máquinas – Muito problemas são derivados falhas de máquinas. Isto pode ser causado por falta de ma-
nutenção regular ou mesmo se for operacionalizada de forma inadequada.
Medida – Qualquer decisão tomada anteriormente pode alterar o processo e ser a causa do problema.
Meio Ambiente – O ambiente pode favorecer a ocorrências de problemas, está relacionada neste con-
texto a poluição, poeira, calor, falta de espaço, etc.
7.2.6.2 COMO CONSTRUIR
Estabeleça claramente o problema (efeito) a ser analisado. Desenhe uma seta horizontal apontando 
para a direita e escreva o problema no interior de um retângulo localizado na ponta da seta. 
Depois faça um brainstorming para identificar o maior número possível de causas que possam estar 
contribuindo para gerar o problema, perguntando “Por que isto está acontecendo?”. 
49AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Agrupe as causas nas categorias dos 6Ms: Máquina, Mão-de-obra, Método e Materiais, Meio Ambiente 
e Medidas.
Para melhor compreensão do problema, busque as sub-causas das causas já identificadas ou faça ou-
tros diagramas de causa e efeito para cada uma das causas encontradas. Neste caso, seriam encontradas 
as causas das causas.
7.3 RACIOCÍNIO LÓGICO E ANÁLISE DE DADOS
7.3.1 PENSAMENTO LÓGICO
O pensamento lógico é utilizado em diversas áreas, como filosofia, matemática, ciências da computa-
ção. É todo conjunto de palavras que representam um pensamento completo.
7.3.1.1 PROPOSIÇÕES
As proposições transmitem pensamentos, isto é, algo que será declarado por meio de palavras ou de 
símbolos e que poderá ser considerado verdadeiro ou falso. 
Ex: O Amazonas é menor que Sergipe. Buenos Aires é a capital do Brasil. 
Lima Duarte é um ator.
Normalmente as proposições são representadas por letras minúsculas (p, q, r, s... etc). Para negação de 
uma preposição usamos o (~).
50 GESTÃO
7.3.2 DEDUÇÃO E INDUÇÃO 
A Lógica dispõe de duas ferramentas que