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ARGONÁUTICA - Implantação do Programa de Desenvolvimento de Competências da Argo Menthor Plano do Projeto VERSÃO 1.5 Sumário 1. Resumo do Projeto 3 1.1. Visão Geral 3 1.2. Escopo do Projeto 3 1.3. Marcos e Pontos de Controle 3 1.4. Premissas 4 1.5. Restrições 5 2. Planejamento do Projeto 6 2.1. Organização do Projeto 6 2.2. Descrição das Responsabilidades 6 2.3. Plano de Acompanhamento e Controle 7 2.4. Cronograma 7 2.5. Plano de Recursos em Geral 8 2.6. Plano de Custos 9 2.7. Plano de Comunicação 9 2.8. Plano de Riscos 10 2.9. Plano de Gerenciamento dos Stakeholders 10 2.10. Plano de Gerenciamento de Aquisições 11 2.11. Plano de Gerenciamento da Qualidade 11 2.12. Plano de Avaliação de Resultados 12 2.13. Controle de Mudanças 12 2.14. Avaliação da Viabilidade 12 3. Anexos 13 Resumo do Projeto Visão Geral Nome do Projeto: Argonáutica – Implantação do Programa de Desenvolvimento de Competências da Argo Menthor Patrocinador: Jason Higgins Gerente Interino do Projeto: Nicholas Apoloni – responsável até o término do processo de seleção da equipe gestora do projeto Escopo do Projeto Este projeto tem como escopo a capacitação dos espaços ocupacionais da Argo Menthor, com o objetivo de eliminar a necessidade de expatriamento de colaboradores para novas filiais e o alinhamento das filiais à cultura organizacional da Argo Menthor, respeitando as diferenças culturais locais mas também divulgando a boa imagem e os valores da empresa, com vistas, principalmente, à preservação dos princípios de equidade na distribuição de cargos e funções, e à excelência dos produtos e serviços oferecidos pela organização. Este projeto será realizado em três etapas: 1ª etapa: desenvolvimento e implantação do programa-piloto de educação corporativa em Dubai. 2ª etapa: avaliação dos resultados. 3ª. etapa: planejamento da expansão do programa às demais filiais da Argo Menthor. Marcos e Pontos de Controle Com base no entendimento e detalhamento do escopo do projeto, foram realizadas estimativas e estabelecidos os marcos e pontos de controle para o projeto. A cada marco, um Relatório de Status com o andamento e controle do projeto é elaborado e disponibilizado. Data PREVISTA Descrição Tipo Produtos 03/11/2015 Abertura do projeto; definição do gerente interino do projeto. Marco Termo de abertura 17/11/2015 Reunião de kickoff Ponto de Controle Ata da reunião 24/11/2015 Reunião com a empresa parceira – FGV –modelagem do programa de desenvolvimento de competências Ponto de Controle Ata da reunião Termo de parceria assinado 09/01/2016 Início da Fase 1 do Programa de Desenvolvimento de Competências em Dubai – Diagnóstico Marco Termo de abertura da Fase 1 19/03/2016 Início do ARGo para seleção da equipe gestora do projeto Ponto de Controle Processo de seleção da equipe gestora iniciado 04/04/2016 Término da fase 1 – diagnóstico realizado pela FGV Ponto de Controle Relatório do final da Fase 1 – Diagnóstico 11/04/2016 Início da Fase 2 do Programa de Desenvolvimento de Competências em Dubai – Planejamento Marco Relatório de status do final da Fase 1 e termo de abertura da Fase 2 09/10/2016 Início da Fase 3 do Programa de Desenvolvimento de Competências – Implementação do ambiente de aprendizagem Marco Relatório de status do final da Fase 2 e termo de abertura da Fase 3 24/10/2016 Divulgação da seleção da equipe gestora do projeto Argonáutica (resultado do ARGo) Marco Equipe gestora selecionada 11/11/2016 Contratação da equipe gestora do projeto Argonáutica Ponto de Controle Equipe gestora contratada 14/11/2016 Início do período de ambientação da equipe gestora do projeto Argonáutica Ponto de Controle Equipe gestora preparada para início das atividades 05/12/2016 Início das atividades da equipe gestora do projeto Argonáutica Ponto de Controle Troca do gestor interino pela nova equipe gestora 09/01/2017 Início da Fase 4 do Programa de Desenvolvimento de Competências – Gerenciamento do Programa Marco Relatório de status do final da Fase 3 e termo de abertura da Fase 4 15/01/2017 Apresentação dos marcos e pontos de controle do projeto Marco Termo de abertura da Fase 4 16/02/2017 Identificar os profissionais por nível de maturidade para inseri-los nas trilhas de aprendizagem considerando o foco do desenvolvimento preterido e resultado esperado. Ponto de controle Relatório de identificação dos stakeholders. 23/02/2017 Realizar o gerenciamento da qualidade e desenvolvimento do projeto. Ponto de Controle Trilhas da aprendizagem, avaliação dos profissionais 08/07/2017 Verificar e acompanhar os resultados de cada etapa do projeto. Ponto de Controle Relatório de avaliação de desempenho 12/07/2017 Realizar análise das ameaças e oportunidades do projeto Ponto de Controle Apresentação de Matriz SWOT 15/07/2017 Gerenciar e acompanhar o desenvolvimento da equipe durante o projeto Ponto de Controle Relatório de status do projeto 18/12/2017 Gerenciamento dos custos do projeto Ponto de Controle Determinação do orçamento, controle e planejamento da execução 08/01/2018 Término da Fase 4 do Programa de Desenvolvimento de Competências – Gerenciamento do Programa Marco Relatório de status do final da Fase 4. Entrega dos produtos previstos em contrato à Argo Menthor pela FGV 22/01/2018 Reunião para avaliação dos resultados do programa Ponto de Controle Relatório apresentado pela equipe gestora Ata da reunião Planejamento das próximas ações 02/04/2018 Reunião para apresentação do planejamento da etapa 3 do projeto com a proposta de expansão do programa às demais filiais da Argo Menthor. Marco Planejamento da expansão entregue e aprovado Premissas As estimativas e o planejamento do projeto tiveram como base as seguintes premissas: · A situação em Dubai favorece a escolha da filial ali localizada para a oferta do piloto do Programa de Desenvolvimento de Competências. Os resultados obtidos nesse piloto fornecerão insumos para a extensão do programa às demais filiais da Argo Menthor espalhadas pelo mundo. · A proposta técnica apresentada pela FGV e aprovada pela Argo Menthor prevê quatro fases para a implantação do piloto do Programa de Desenvolvimento de Competências em Dubai (vide proposta técnica da FGV em anexo). · A Argo Menthor também estabeleceu parceria com a FGV para selecionar a equipe gestora do projeto entre os alunos dos cursos de MBA on-line dessa instituição. O processo de seleção ocorrerá simultaneamente às fases de 1 a 3 do Programa de Desenvolvimento de Competências em Dubai, no ambiente virtual customizado para esse fim denominado ARGo Space. Nicholas Apoloni, da filial São Paulo, mentor do processo de seleção dessa equipe, será o gerente responsável por este projeto até a contratação da nova equipe gestora. Os tópicos 2.1 e 2.2 só serão definidos após esse processo. · A campanha para contratação de mais mulheres em Dubai será realizada antes do início do Programa, com o objetivo de atrair a força de trabalho feminina da região. · Os especialistas responsáveis por cada competência serão selecionados, dentre aqueles que atuam no corpo técnico e gestor das filiais da Argo Menthor localizadas em todo o mundo. Exatamente por isso, todas as necessidades de treinamento serão supridas com treinamento e/ou mentoring a distância, via ambiente virtual de aprendizagem customizado pela FGV para essa finalidade. · Dentro do período definido de treinamento, sempre haverá, nas filiais da Argo Menthor, profissionais capacitados e com disponibilidade para mentoring; · Os membros da equipe de gestão do projeto terão disponibilidade para realização de viagens internacionais e deverão apresentar os marcos e os pontos de controle deste projeto, visando ao entendimento das atividades do programa em andamento e o planejamento para a expansão do programa às demais filiais da Argo Menthor, após o término do piloto; · A equipe gestora deverá apresentar proposta de acompanhamento da Fase 4 do Programa de Desenvolvimento de Competências,considerando modelo de trabalho em third places. · Será responsabilidade da equipe gestora selecionada no ARGo a condução das etapas 2 e 3 deste projeto, em virtude disso, todos os tópicos de 2.3 a 2.11 precisarão ser revisados após a contratação da equipe. Restrições As seguintes restrições definidas pelo patrocinador foram consideradas durante as estimativas e o planejamento do projeto: · O prazo máximo para a execução desse projeto é de 2 anos e meio; · O orçamento para o projeto é de R$ 9MM, não sendo possível extrapolar esse valor sob nenhuma hipótese; · Despesas com viagens, investimentos em equipamentos, contratações de consultores externos, despesas com alocação de profissionais de outras filiais para mentoring, despesas de marketing, publicidade, e assim por diante, devem compor o orçamento do projeto; · Caso seja necessária a contratação de novos integrantes durante a execução do projeto, essas contratações devem ser suportadas pelo orçamento do projeto e devem ser devidamente justificadas. Planejamento do Projeto Organização do Projeto PAPEL Nome e-mail Gerente do Projeto André Oliveira andrekobayashi85@yahoo.com.br Gestor de Planejamento e Organização Luis Rossi e Fernanda Ramos lfcr93@gmail.com fernanda.ramos07@gmail.com Gestor de Aquisições e Inovações Matheus Zanqueta matheushzanqueta@gmail.com Gestor de Comunicação e Integração Elisângela Souza / Dayanne Torres ellis.arantes@gmail.com dayannetorres02@gmail.com Assistente Glória Calíope - Mentor Nicholas Apoloni - Patrocinador Jason Higgins - Descrição das Responsabilidades PAPEL Descrição Gerente do Projeto Responsável pelo gerenciamento, planejamento, implantação e encerramento do projeto. O trabalho inicia-se pelo desencadear de todas as atividades do projeto e termina quando todas as atividades previstas estão encerradas. Inclui os processos e atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento dentro dos Grupos de Gestão e garantir a participação de todos para o cumprimento do projeto. Gestor de Planejamento e Organização Responsável pelo planejamento e organização do projeto, delega atividades, pessoas responsáveis, utiliza ferramentas e técnicas para tirar do papel o projeto planejado. Cria ações necessárias que viabilizaram o atingimento do resultado. Gestor de Aquisições e Inovações Responsável por incluir os processos necessários para assegurar que as aquisições do projeto sejam planejadas, gerenciadas de maneira a estabelecer quais serão as possíveis compras. Gestão da transformação de tendências relevantes em processos e métodos criativos. Gestor de Comunicação e Integração Responsável por gerir a comunicação e integração entre as equipes, listar os desafios atuais e fatores críticos em projetos, associados ao gerenciamento de pessoas. Busca o melhor desenvolvendo do clima organizacional, engajamento e comprometimento de todos. Assistente Assistente do Gerente interino do projeto Mentor Gerente interino do projeto e consultor destinado a apoiar a equipe gestora do projeto. Patrocinador Fornecedor de recursos e apoio para o projeto dentro da organização. Plano de Acompanhamento e Controle O projeto é acompanhado e monitorado diariamente pelo gerente do projeto. Relatórios de status com o andamento e controle do projeto serão elaborados e disponibilizados na periodicidade trimestral. A proposta da Equipe Orfeu para o acompanhamento da fase 4 do piloto do Programa de Competências em Dubai é de análise das informações através da aplicação de metodologias ágeis, com fluidez e transparência, o que possibilitará a tomada de decisões de forma tempestiva, otimizando tempo e recursos. Tendo como base 3 pilares principais; Mecanismo – Os mecanismos que vamos propor, tem uma melhor adequação ao novo ambiente de trabalho a distância, em que todas as informações poderão ser obtidas remotamente e todas as comunicações serão realizadas de forma eletrônica. Realizando encontros para discussões e brainstorm através de plataformas digitais, diminuindo assim gastos desnecessários com deslocamento e hospedagem de nossos colaboradores, assim resultando num aumento significativo na produtividade da equipe. Teletrabalho – Regulamentada desde julho de 2017, o trabalho por home office vem sendo observado como uma revolução no mundo corporativo. Pois as equipes trazem melhores resultados com o aumento da produtividade e redução de custos por manutenção predial por parte da empresa. Impactando positivamente nos resultados das companhias. Treinamento – Investimento no âmbito de treinamento para adequação dos colaboradores nesse novo ambiente virtual. Pois eles devem estar preparados tanto psicologicamente e fisicamente para esse novo ambiente. Cronograma Atividade Responsável Duração (DIAS) Início Término 1ª etapa: desenvolvimento e implantação do programa-piloto de educação corporativa em Dubai Elaborar termo de abertura do projeto Patrocinador 1 03/11/2021 03/11/2021 Definir o gerente interino do projeto Patrocinador 1 03/11/2021 03/11/2021 Realizar reunião de kickoff com diretorias e gerências da sede em Genebra, da filial de Dubai e da filial de São Paulo Gerente interino do projeto 1 17/11/2021 17/11/2021 Reunir-se com a empresa parceira – FGV – para validação final da modelagem do programa de desenvolvimento de competências e assinatura do termo de parceria Gerente interino do projeto 1 24/11/2021 24/11/2021 Executar a Fase 1 do Programa de Desenvolvimento de Competências em Dubai – Diagnóstico Gerente interino do projeto 86 09/01/2022 04/04/2022 Realizar o ARGo para seleção da equipe gestora do projeto Gerente interino do projeto 217 19/03/2022 22/10/2022 Executar a Fase 2 do Programa de Desenvolvimento de Competências em Dubai – Planejamento Gerente interino do projeto 181 10/04/2022 08/10/2022 Executar a Fase 3 do Programa de Desenvolvimento de Competências – Implementação do ambiente de aprendizagem Gerente interino do projeto 91 09/10/2022 08/01/2022 Divulgar resultado da seleção da equipe gestora do projeto Argonáutica (resultado do ARGo) Gerente interino do projeto 1 24/10/2022 24/10/2022 Contratação da equipe gestora do projeto Argonáutica Gerente de Capital Humano de São Paulo 18 24/10/2022 11/11/2022 Ambientação da equipe gestora do projeto Argonáutica Gerente interino do projeto 20 14/11/2022 04/12/2022 Dar início às atividades da equipe gestora do projeto Argonáutica – handover do gerente interino Gerente interino do projeto 04 05/12/2022 09/12/2022 Execução da Fase 4 do Programa de Desenvolvimento de Competências – Gerenciamento do Programa a partir das seguintes atividades: Equipe gestora do projeto 364 09/01/2023 08/01/2024 Término da Fase 4 do Programa de Desenvolvimento de Competências – Gerenciamento do Programa Equipe gestora do projeto 1 08/01/2024 08/01/2024 2ª etapa: avaliação dos resultados Reunião para avaliação dos resultados do programa Equipe gestora do projeto 1 22/01/2024 22/01/2024 3ª etapa: avaliação dos resultados Reunião para apresentação do planejamento da etapa 3 do projeto com a proposta de expansão do programa às demais filiais da Argo Menthor. Equipe gestora do projeto 1 02/04/2024 02/04/2024 Plano de Recursos em Geral Os seguintes recursos gerais foram identificados. Entretanto, o custo estimado de alguns itens será conhecido a partir da seleção da equipe gestora do projeto no Argo Space. ITEM Quantidade estimativa de custo Capital Humano (incluindo remuneração da equipe gestora em todo o projeto) Viagens e diárias R$ 600.000,00 Remuneração empresa parceira Material de divulgação Softwares Hardware Seguros Contingências – exclusivas para a Fase 4 da etapa 1 R$ 200.000,00 Plano de Custos O fluxo de desembolso trimestral de caixa por tipo de recurso, segue abaixo. 1º. Trim. 2º. Trim. 3º. Trim. 4º.Trim. 5º. Trim. 6º. Trim. 7º Trim. 8º. Trim. 9º. Trim. 10º. Trim. Total Capital Humano Viagens e diárias 60M 60M 60M 60M 60M 60M 60M 60M 60M 60M R$ 600.000,00 Remuneração da empresa parceira Material de divulgação Softwares Hardware Seguros Contingências – exclusivas para a Fase 4 da etapa 1 50M 50M 50M 50M R$ 200.000,00 Total A utilização da contingência deverá ser devidamente justificada e aprovada pelo patrocinador. Plano de Comunicação Todos os documentos gerados no planejamento e execução do projeto deverão ser disponibilizados para o patrocinador, para a equipe do projeto e para as diretorias das filiais em Dubai e em São Paulo. Isso inclui este plano do projeto e os relatórios de status. O material de divulgação dos treinamentos deverá ser de livre acesso para todos da Argo Menthor e para o público de interesse em Dubai. O material acadêmico dos treinamentos deverá ser de acesso exclusivo para os inscritos nos treinamentos, patrocinador, diretoria em Dubai, diretoria de São Paulo e equipe do projeto. Os relatórios de status apresentarão o status do projeto em cada uma das suas áreas: escopo, tempo, custos, qualidade, riscos, recursos humanos, aquisições, stakeholders e comunicação. Todas as mudanças e planos de ação deverão ser registrados nesses relatórios. Plano de Riscos A lista de riscos abaixo será revisitada a cada monitoramento do projeto. Novos riscos que surgirem durante a execução do projeto deverão ser acrescentados à lista e os riscos que não tiverem mais probabilidade de acontecer ou já aconteceram devem ser retirados. Descrição Probabi-lidade (1 a 5) Impacto (1 a 5) prioridade para resposta 1 Não existir recurso capacitado disponível em outras filiais para ser instrutor em algum dos treinamentos necessários na filial de Dubai. 3 4 12 2 Necessidade de viagens não previstas para Dubai ou outras filiais. 4 4 16 3 A instituição parceira não conseguir cumprir os prazos de entrega da fase 3 que corresponde ao desenvolvimento das soluções educacionais de cada trilha por falta de insumos para a produção. 2 3 12 Os riscos com prioridade acima de 10 devem possuir plano de resposta definido. Descrição tipo de resposta Ação de Resposta Responsável 1 Não existir recurso capacitado disponível em outras filiais para ser instrutor em algum dos treinamentos necessários na filial de Dubai. Evitar Contratar instrutor externo, para os casos em que não exista disponibilidade de recurso na Argo Menthor. Prever parte do orçamento do projeto como recurso de contingência. Gerente interino do projeto 2 Necessidade de viagens não previstas para Dubai ou outras filiais. Aceitar Utilizar recurso previsto para contingência. Gerente interino do projeto ou equipe gestora do projeto 3 A instituição parceira não conseguir cumprir os prazos de entrega da fase 3 que corresponde ao desenvolvimento das soluções educacionais de cada trilha por falta de insumos para a produção. Aceitar Adiamento do plano de ofertas das trilhas. Gerente interino do projeto Plano de Gerenciamento dos Stakeholders A relação dos stakeholders do projeto deverá ser revisitada e atualizada periodicamente, em função das mudanças no projeto, bem como nas diferenças de envolvimento e interesse de cada stakeholder em cada fase do projeto. STAKEHOLDER CLASSIFICAÇÃO (PODER X INTERESSE) NÍVEL DE ENGAJAMENTO ENVOLVIMENTO NAS MUDANÇAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PERIODICIDADE Jason Higgins Gerenciar com atenção Dá apoio Deve autorizar Relatórios de status Trimestral Nicholas Apoloni Gerenciar com atenção Lidera Deve autorizar Relatórios de status Trimestral Diretoria filial São Paulo Manter informado Neutro Manter informado Relatórios de status Trimestral Diretoria filial Dubai Gerenciar com atenção Neutro Manter informado Relatórios de status Trimestral Equipe do projeto Manter informado Lidera Manter informado Relatórios de status Trimestral Gerente de Capital Humano Manter informado Dá apoio Manter informado Relatórios de status Trimestral Instrutores Gerenciar com atenção Dá apoio Manter informado Notificações no site Sempre que houver mudanças Líder Projeto na FGV Gerenciar com atenção Lidera Manter informado Relatórios de status Trimestral Alunos Manter informado Neutro Manter informado quando necessário Notificações no site Sempre que houver mudanças Plano de Gerenciamento de Aquisições O projeto prevê a contratação de uma instituição de ensino com experiência notória em Ensino a Distância. A FGV foi selecionada e contratada de acordo com as condições descritas na proposta técnica (vide proposta técnica da FGV em anexo). O acompanhamento da execução do contrato com a FGV deve ser realizado pela equipe do projeto. A FGV deverá fornecer os relatórios previstos no contrato. Qualquer alteração no trabalho contratado deverá ser submetida para aprovação pela equipe do projeto. Plano de Gerenciamento da Qualidade A qualidade do trabalho desenvolvido pela FGV em parceria com as filiais da Argo Menthor será avaliada pelos alunos, por meio do relatório de avaliação ao final de cada disciplina/módulo, bem como do ganho de produtividade e melhoria no clima organizacional. Os relatórios de avaliação deverão medir a qualidade do material apresentado, usabilidade da ferramenta, bem como a atuação dos instrutores/tutores das disciplinas. Plano de Avaliação de Resultados A avaliação do resultado do projeto de capacitação na filial da Argo Menthor em Dubai será realizada durante os últimos três meses a partir das seguintes medições: · Porcentagem de retenção de mulheres nos cargos em relação à de homens, em comparação com períodos anteriores; · Aumento de produtividade após a implantação do projeto; · Redução de dependência de mentoring da filial em Dubai em relação a outras unidades. Além das medições acima, ao final do projeto deverá ser avaliado: · Esforço necessário para que esse projeto possa ser aplicado em outras filiais. Controle de Mudanças Todas as mudanças realizadas no plano do projeto serão registradas e relacionadas nos relatórios de status do projeto. Avaliação da Viabilidade Com base nas informações de planejamento acima para o projeto, uma análise de viabilidade para o projeto será realizada a cada início de etapa, considerando os critérios abaixo: Critérios Viabilidade Observações TECNOLOGIA ( X) SIM ( ) NÃO Considerar tempo de implantação e performance das ferramentas e sistemas bem como facilidade de navegação por cada um deles. CAPITAL HUMANO ( X ) SIM ( ) NÃO Considerar percentuais de inscrição, evasão, desistência e aprovação. Cronograma ( X ) SIM ( ) NÃO Orçamento ( X ) SIM ( ) NÃO Anexos: Proposta técnica – Programa de Desenvolvimento de Competências PLANO DO PROJETO 8
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