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1 GESTÃO DE CUSTOS E FINANÇAS 1 NOSSA HISTÓRIA A NOSSA HISTÓRIA, inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em atender a crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós- Graduação.Com isso foi criado a INSTITUIÇÃO, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior. A INSTITUIÇÃO tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 2 SUMÁRIO 1 - Gestão Financeira .............................................................................. 3 1.1 - A administração financeira pode ser dividida em áreas de atuação, que podem ser entendidas como tipos de meios de transações ou negócios financeiros. São estas: ....................................................................................... 5 2 - A importância e a responsabilidade da gestão financeira na empresa (Adaptado)........................................................................................................ 11 2.1 - Introdução ...................................................................................... 11 2.2 - QUADRO REFERENCIAL BÁSICO .............................................. 12 2.3- GESTÃO FINANCEIRA E MECANISMO DE MENSURAÇÃO PROPOSTO ..................................................................................................... 15 2.4 - MECANISMO DE MENSURAÇÃO ................................................ 20 2.5 - Conclusão ...................................................................................... 24 REFERÊNCIAS ..................................................................................... 26 3 1 - Gestão Financeira A administração financeira é a disciplina que trata dos assuntos relacionados à administração das finanças de empresas e organizações. Trata- se de um ramo privativo à Administração. Deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças, que corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa, com relação aos seus bens e direitos garantidos. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano, no controle dos recursos para compras e aquisições, tal como no gerenciamento e própria existência da empresa, nas suas respectivas áreas, seja no marketing, produção, contabilidade e, principalmente no planejamento de nível estratégico, gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível, no que diz respeito à concessão de credito para clientes, planejamento, analise de investimentos e, de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa, visando sempre o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, desperdícios, observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. Tal área administrativa pode ser considerada como o “sangue” ou o combustível da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta, sistêmica e sinérgica, passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores, sendo preciso circular constantemente, possibilitando a realização das atividades necessárias, objetivando o lucro, maximização dos investimentos, mas acima de tudo, o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros, podendo ser em forma de investimentos, empréstimos entre outros, mas sempre 4 visionando a viabilidade dos negócios, que proporcionem não somente o crescimento, mas o desenvolvimento e estabilização. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entra em falência até o quinto ano de existência. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial, no qual se contabilizam os dados da gestão financeira, que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que se confundem, muitas vezes, estas duas áreas, já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar o desempenho da empresa, avaliando sua situação financeira perante os impostos, contabilizando todo seu patrimônio, elaborando suas demonstrações, reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência), mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa, que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro, que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa, assim como o administrador financeiro utiliza o regime de caixa, mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa, sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma delas. 5 1.1 - A administração financeira pode ser dividida em áreas de atuação, que podem ser entendidas como tipos de meios de transações ou negócios financeiros. São estas: Finanças Corporativas Abrangem na maioria, relações com cooperações (sociedades anônimas).As finanças corporativas abrangem todas as decisões da empresa que tenham implicações financeiras, não importando que área funcional reivindique responsabilidade sobre ela Investimentos São recursos depositados de forma temporária ou permanente em certo negócio ou atividade da empresa, em que se deve levar em conta os riscos e retornos potenciais ligados ao investimento em um ativo financeiro, o que leva a formar, determinar ou definir o preço ou valor agregado de um ativo financeiro, tal como a melhor composição para os tipos de ativos financeiros. Os ativos financeiros são classificados no Balanço Patrimonial em investimentos temporários e em ativo permanente (ou imobilizado), este último, deve ser investido com sabedoria e estratégia haja vista que o que traz mais resultados é se trabalhar com recursos circulantes por causa do alto índice de liquidez apresentado. Instituições financeiras São empresas intimamente ligadas às finanças, onde analisam os diversos negócios disponíveis no mercado de capitais– podendo ser aplicações, investimentos ou empréstimos, entre outros – determinando qual apresentará uma posição financeira suficiente à atingir determinados objetivos financeiros, analisados por meio da avaliação dosriscos e benefícios do empreendimento, certificando-se sua viabilidade. Finanças Internacionais Como o próprio nome supõe, são transações diversas podendo envolver cooperativas, investimentos ou instituições, mas que serão feitas no exterior, 6 sendo preciso um analista financeiro internacional que conheça e compreenda este ramo de mercado. Todas as atividades empresariais envolvem recursos e, portanto, devem ser conduzidas para a obtenção de lucro. As atividades do porte financeiro têm como base de estudo e análise dados retirados do Balanço Patrimonial, mas principalmente do fluxo de caixa da empresa já que daí, é que se percebe a quantia real de seu disponível circulante para financiamentos e novas atividades. As funções típicas do administrador financeiro são: Análise, planejamento e controle financeiro Baseia-se em coordenar as atividades e avaliar a condição financeira da empresa, por meio de relatórios financeiros elaborados a partir dos dados contábeis de resultado, analisar a capacidade de produção, tomar decisões estratégicas com relação ao rumo total da empresa, buscar sempre alavancar suas operações, verificar não somente as contas de resultado por competência, mas a situação do fluxo de caixa desenvolver e implementar medidas e projetos com vistas ao crescimento e fluxos de caixa adequados para se obter retorno financeiro tal como oportunidade de aumento dos investimentos para o alcance das metas da empresa. Tomada de decisões de investimento Consiste na decisão da aplicação dos recursos financeiros em ativos correntes (circulantes) e não correntes (ativo realizável a longo prazo e permanente), o administrador financeiro estuda a situação na busca de níveis desejáveis de ativos circulantes , também é ele quem determina quais ativos permanentes devem ser adquiridos e quando os mesmos devem ser substituídos ou liquidados, busca sempre o equilíbrio e níveis otimizados entre os ativos correntes e não-correntes, observa e decide quando investir, como e quanto, se valerá a pena adquirir um bem ou direito, e sempre evita desperdícios e gastos desnecessários ou de riscos irremediável, e até mesmo a imobilização dos recursos correntes, com altíssimos gastos com imóveis e bens que trarão pouco retorno positivo e muita depreciação no seu valor, que impossibilitam o funcionamento do fenômeno imprescindível para a empresa, o 'capital de giro'. 7 Como critérios de decisão de investimentos entre projetos mutuamente exclusivos, pode haver conflito entre o VAL (Valor Atual Líquido) e a TIR (Taxa Interna de Rendibilidade). Estes conflitos devem ser resolvidos usando o critério do VAL. Tomada de decisões de financiamentos Diz respeito à captação de recursos diversos para o financiamento dos ativos correntes e não correntes, no que tange a todas as atividades e operações da empresa; operações estas que necessitam de capital ou de qualquer outro tipo de recurso necessário para a execução de metas ou planos da empresa. Leva-se sempre em conta a combinação dos financiamentos a curto e longo prazo com a estrutura de capital, ou seja, não se tomará emprestado mais do que a empresa é capaz de pagar e de se responsabilizar, seja a curto ou a longo prazo. O administrador financeiro pesquisa fontes de financiamento confiáveis e viáveis, com ênfase no equilíbrio entre juros, benefícios e formas de pagamento. É bem verdade que muitas dessas decisões são feitas ante a necessidade (e até ao certo ponto, ante ao desespero), mas independente da situação de emergência é necessária uma análise e estudo profundo e minucioso dos prós e contras, a fim de se ter segurança e respaldo para decisões como estas. A administração financeira de uma empresa pode ser realizada por pessoas ou grupos de pessoas que podem ser denominadas como: vice- presidente de finanças (conhecido como Chief Financial Officer – CFO) diretor financeiro, controller e gerente financeiro, sendo também denominado simplesmente como administrador financeiro. Sendo que, independentemente da classificação, tem-se os mesmos objetivos e características, obedecendo aos níveis hierárquicos, portanto, o diretor financeiro coordena a as atividades de tesouraria e controladoria. Mas, é necessário deixar bem claro que, cada empresa possui e apresenta um especifico organograma e divisões deste setor, dependendo bastante de seu tamanho. Em empresas pequenas, o funcionamento, controle e análise das finanças, são feitas somente no departamento contábil - até mesmo, por questão de encurtar custos e evitar exageros de departamentos, pelo fato de 8 seu pequeno porte, não existindo necessidade de se dividir um setor que está inter-relacionado e, que dependendo do da capacitação do responsável desse setor, poderá muito bem arcar com as duas funções: de tesouraria e controladoria. Porém, à medida que a empresa cresce, o funcionamento e gerenciamento das finanças evoluem e se desenvolvem para um departamento separado, conectado diretamente ao diretor-financeiro, associado à parte contábil da empresa, já que esta possibilita as informações para a análise e tomada de decisão. No caso de uma empresa de grande porte, é imprescindível esta divisão, para não ocorrer confusão e sobrecarga. Deste modo, a tesouraria (ou gerência financeira) cuida da parte específica das finanças em espécie, da administração do caixa, do planejamento financeiro, da captação de recursos, da tomada de decisão de desembolso e despesas de capital, assim como o gerenciamento de crédito e fundo de pensão. Já a controladoria (ou contabilidade) é responsável com a contabilidade de finanças e custos, assim como, do gerenciamento de impostos - ou seja, cuida do controle contábil do patrimônio total da empresa. Como já foi dito, as finanças estão presentes em todas as áreas de uma empresa e auxiliam o seu bom funcionamento. É extremamente importante a administração e controle eficaz da empresa, pois a correta administração do capital - recursos essenciais da organização - e as decisões hábeis, conduzirão ao sucesso e evitarão o fracasso. Deste modo, o administrador financeiro pode atuar em diversas áreas específicas, em alguns cargos ou funções como: Analista Financeiro Tem como função principal, preparar os planos financeiros e orçamentários, ou seja, através da preparação de demonstrações financeiras e orçamentos diversos, estabelece os planos financeiros de curto e longo prazo para chegar às metas, analisando e realizando previsões futuras, avaliação de desempenho e o trabalho em conjunto com a contabilidade. 9 Gerente de Orçamento de Capital Neste caso, o responsável é incumbido de avaliar, recomendando ou não as propostas de investimentos em ativos, pois ele já terá feito um traçado futuro, verificando se certos investimentos ou transações trarão resultados positivos ou negativos no aspecto financeiro. Gerente de Projetos de Financiamentos Em empresas de grande porte, conseguem financiamentos para investimentos em ativos. Deste modo, o Gerente de orçamento de capital e o Gerente de projetos de financiamentos trabalham juntos, podendo atuar num mesmo setor. Dependendo da empresa, sempre antes de fazer um grande investimento de capital, como a aquisição de um imóvel, será preciso avaliar se o custo inicial está dentro de sua capacidade de pagamento (gerente de orçamento de capital) e também estabelecer como financiá-lo (gerente de projetos de financiamentos), comparando alternativas como comprar à vista ou a prazo, ou ainda a conveniência de realizar um leasing, dependendo de cada situação. Gerente de Caixa Responsável por manter e controlar os saldos diários do caixa da empresa. Geralmente cuida das atividades de cobrança e desembolso do caixa e investimentos em curto prazo. Analista/gerente de Crédito Gerencia as políticasde crédito da empresa. Avalia as solicitações de crédito, extensão, monitoramento e cobrança de contas a receber. Gerente de Fundos de Pensão Em grandes empresas, supervisiona no geral a administração de ativos e passivos do fundo de pensão dos empregados, economizando e investindo o dinheiro para atender metas de longo prazo. 10 Todo administrador da área de finanças deve levar em conta, os objetivos dos acionistas e donos da empresa, para daí sim, alcançar seus próprios objetivos. Pois conduzindo bem o negócio - cuidando eficazmente da parte financeira - consequentemente ocasionará o desenvolvimento e prosperidade da empresa, de seus proprietários, sócios, colaboradores internos e externos – stakeholders (grupos de pessoas participantes internas ou externas do negócio da empresa, direta ou indiretamente) e, logicamente, de si próprio (no que tange ao retorno financeiro, mas principalmente a sua realização como profissional e pessoal). Podemos verificar que existem diversos objetivos e metas a serem alcançadas nesta área, dependendo da situação e necessidade, e de que ponto de vista e posição serão escolhidos estes objetivos. Mas, no geral, a administração financeira serve para manusear da melhor forma possível os recursos financeiros e tem como objetivo otimizar o máximo que se puder o valor agregado dos produtos e serviços da empresa, a fim de se ter uma posição competitiva diante de um mercado repleto de concorrência, proporcionando, deste modo, o retorno positivo a tudo o que foi investido para a realização das atividades da mesma, estabelecendo crescimento financeiro e satisfação aos investidores. Não se deixa de mencionar que não há necessidade de se agir sem ética profissional, ilegalmente ou de má-fé, pois o ambiente em que se trabalha sobre mentiras e falsas informações não é propicio ao sucesso - pois não haverá verdade, compromisso, motivação, respeito e lealdade dos que cercam à empresa. E este é um fator que merece reflexão, pois de nada vale se conseguir recursos e capital a partir de mentiras e trabalho “sujo”, sofrimento e desilusão dos colaboradores, parceiros e agentes internos ou externos que de uma forma ou de outra são a razão da existência da empresa, e fazem o empreendimento “caminhar”. Faz-se referência desde o funcionário ao diretor, até o cliente; por isso deve-se ter responsabilidade e compromisso com todos os tipos de atividades, logicamente visionando a lucratividade, mas jamais decorrentes da dor e prejuízo de outrem, tendo sempre o compromisso com a responsabilidade e integridade do próprio nome da empresa. É claro que esta temática traz e trará muita contradição e divergência de ideias e concepções, já que muitas das vezes 11 o “bolso fala muito mais alto”, mas há necessidade de se refletir sobre esta situação e apresentar a prática da responsabilidade social. 2 - A importância e a responsabilidade da gestão financeira na empresa 2.1 - Introdução A empresa vista como um sistema aberto, possui uma missão, um modelo de gestão, uma estrutura organizacional, um processo de planejamento e controle e um sistema de informações, que se inter-relacionam buscando atingir a eficácia. Entendemos como modelo de gestão os princípios de administração que influenciarão o processo decisório, a estrutura organizacional e o sistema de informações. Tendo sido definido os princípios, a empresa passará a delinear sua estrutura organizacional coerentemente com seu processo de decisão. Para avaliarmos o desempenho dos gestores acreditamos que a empresa deva ser dividida em áreas de responsabilidade. E de acordo com a necessidade, subdivididas em unidades de acumulação (centro de custos, resultados e investimentos). Para dar suporte ao processo decisório a empresa deve estruturar adequadamente o sistema de informações que, a margem de contribuição, preço de transferência e custo de oportunidade. Dentro deste contexto enfocamos a gestão financeira, pois entendemos que este é um aspecto importante e que, se bem conduzido, poderá contribuir para a eficácia gerencial. Gestão Financeira pode ser definida como a gestão dos fluxos monetários derivados da atividade operacional, em termos de suas respectivas ocorrências no tempo. Entretanto que ela não é função exclusiva do gestor da... "Área financeira", mas de todos os gestores das diversas áreas de responsabilidade. 12 Propusemos, então, um mecanismo capaz de mensurar o resultado de cada área pela gestão financeira. Neste mecanismo cada área seria vista como uma empresa, tendo seu planejamento e controle financeiro, assim como relatórios, possibilitando avaliar adequadamente o desempenho dos gestores. Entendemos que os gestores devem ser avaliados somente por aquilo sobre o que têm responsabilidade e autoridade e, neste sentido, tratamos o custo de oportunidade como um item efetivo de custo. Pois, sendo este o valor da melhor oportunidade desprezada nas mesmas condições de risco, é o retorno mínimo desejado pelos acionistas. Sob este enfoque de avaliação da gestão financeira, acreditamos que os gestores terão mais informações para a tomada de decisão e, portanto, menor risco de erro, dando mais um passo para atingir a eficácia gerencial e contribuindo para o crescimento da Empresa. 2.2 - QUADRO REFERENCIAL BÁSICO Estamos pressupondo um contexto em que uma dada empresa tem definidos sua missão e um dado modelo de gestão e, além disso, caracteriza-se como um sistema aberto. A partir do modelo de gestão, que deve considerar a missão determinada ou principal gestores da empresa, define-se uma estrutura organizacional, os contornos de um processo de tomada de decisão (Processo de planejamento e controle) e de um sistema de informação que o apoia. 13 No modelo de gestão devem estar definidos os princípios de administração da empresa, ou seja, o conjunto de regras básicas que orientam a gestão. Definição de indicadores de desempenho, grau de centralização ou descentralização, nível de controle são exemplos importantes de diretrizes que devem ser aqui determinados. A estrutura organizacional deve ser um elemento facilitador de consecução da missão, dados os processos de tomada de decisões. Assim, em função do modelo de gestão, os seguintes aspectos essenciais da estrutura organizacional precisam ser definidos. Grau de Centralização ou descentralização, amplitude de controle, natureza da divisionalização (Centros de custos, resultados, investimentos). Entendemos que para uma gestão atingir seus objetivos de forma satisfatória, a estrutura da empresa deve ser Descentralizada; O Controle deve ser exercido em cada área de responsabilidade, entendida esta como unidades administrativas, as quais possuem gestores com funções, responsabilidades e autoridades claramente definidas e compatíveis entre si; Em termos de acumulação, deve estar dividida em três tipos de unidades: centros de custo, centros de resultados e centros de investimento, sendo utilizados de acordo com a necessidade de avaliação. 14 O processo decisório diz respeito às etapas do ciclo de planejamento e a seleção entre alternativas de curso de ação futura tendo em vista um determinado cenário esperado. O planejamento costuma ser dividido em estratégico e operacional. O planejamento estratégico define as diretrizes, definidas planas, políticas e objetivos planejados os gestores necessitam exercer controle. O objetivo do processo de controle é detectar desvios dos planos e, em função disso, viabilizar a implantação de ações corretivas. Todo processo decisório da empresa está apoiado num elemento de fundamental importância, que é o sistema de informação. Sistema de informação é basicamente um conjunto de subsistemas de informações que integrarem na consecução de um objetivo comum,que é fornecer eficientemente informações úteis aos seus usuários. Assim sendo, informações são dados que foram selecionados e organizados, tornando-se relevantes e úteis para os tomadores de decisão. Para fins deste trabalho trataremos do usuário interno à empresa, ou seja, daqueles que necessitam da informação para gerir adequadamente os recursos disponíveis em suas atividades. O sistema de informações deve ser elaborado visando atender as necessidades dos gestores, tomadores de decisão e neste sentido acreditam que deva ser estruturado com conceitos de avaliação que permitam medir resultados e avaliar desempenhos de forma adequada. Alguns destes conceitos, a nosso ver, seriam: Custeio variável: a utilização de métodos de custeio variável para a apropriação dos custos nos centros de acumulação apoia-se na ideia de analisar os custos em função do seu comportamento, ou seja, somente os custos variáveis (diretamente relacionados com o nível de produção) são atribuídos aos produtos e serviços. Margem de contribuição: Os resultados de uma área podem ser analisados através da demonstração (receitas, custos e despesas variáveis). A 15 Margem de contribuição propícia a Análise e tomada de decisão em nível de produtos, divisões, filiais e outros, possibilitando ainda, uma clara visão sobra à formação dos resultados totais. Preço de transferência: pode ser definido como o valor da mensuração das transações que ocorrem entre as unidades administrativas de uma empresa. Através da utilização do conceito de preço de transferência é possível medir resultados de cada área para melhor avaliar o retorno sobre os recursos investidos. Custo de oportunidade: Entendido este como valor da melhor oportunidade desprezada, nas mesmas condições de risco e deve ser encarado como item efetivo de custo. Em resumo, temos que a partir do modelo de gestão definem-se uma estrutura organizacional e o processo decisório, que devem ser suportados por um adequado sistema de informações. Além disto cada área de responsabilidade deve organizar-se, ter o seu planejamento e o seu controle, de forma que atinja seus objetivos e conduza a empresa a alcançar os melhores resultados possíveis. Portanto, para que a empresa consiga ser eficaz é necessário que todas as áreas participem com os seus melhores esforços. Analisamos, em seguida, um dos principais fatores que influenciam a eficácia gerencial, qual seja, a gestão financeira. 2.3- GESTÃO FINANCEIRA E MECANISMO DE MENSURAÇÃO PROPOSTO Gestão financeira pode ser definida como a gestão dos fluxos Monetários derivados da atividade operacional da empresa, em termos de suas respectivas ocorrências no tempo. Ela objetiva encontrar o equilíbrio entre a "rentabilidade" (maximização dos retornos dos proprietários da empresa) e a "liquidez"(que se refere à capacidade de a empresa honrar seus compromissos nos prazos contratados). Isto é, está implícita na necessidade da Gestão financeira a busca do equilíbrio entre gerar lucros e manter caixa. 16 Assim sendo, pode-se dizer que a gestão financeira está preocupada com a administração das entradas e saídas de recursos monetários provenientes da atividade operacional da empresa, ou seja, com a administração do fluxo de disponibilidade da empresa. Vejamos inicialmente como o fluxo de caixa da empresa é tradicionalmente apresentado (Figura 1). Ele constitui-se de colunas verticais referentes ao tempo (dias, meses, anos, etc.) e contas colocadas na horizontal, representativas dos diferentes tipos de entradas e saídas de dinheiro da empresa. Além dessas contas, dispõe-se na horizontal o saldo: Inicial: Refere-se ao saldo remanescente do período imediatamente anterior ao analisado (dia, mês, ano, etc.) Disponível: resulta da soma do salto inicial e o total de entradas, portanto é igual ao total que a empresa dispõe no momento para fazer face ás saída de caixa necessárias. Final: é o resultado da subtração, saldo disponível menos total das saídas. Obrigatoriamente os três tipos de saldo devem ser positivos, dado que já se incluem nas entradas as operações financeiras (empréstimos/financiamento). Usualmente entende-se que o responsável pelo planejamento, operacionalização e controle do fluxo (receitas, despesas financeiras) é o gestor da área financeira. Entendemos ser esta uma visão simplista e equivocada do problema. Dado que o fluxo caixa nada mais é do que a distribuição no tempo de todas entradas e saídas de numerário geradas pelas atividades da empresa, conclui-se que o gestor da área financeira absolutamente não pode ser o único responsável por ele. Cada gestor das diversas áreas da empresa divide esta responsabilidade com o gestor financeiro a partir do momento em que cada decisão tomada impacta de alguma forma o fluxo de caixa. Pode-se visualizar melhor o problema, simplesmente alterando a forma de disposição das contas dos fluxos, como pode ser visto na (figura 2). 17 Tendo em vista o que foi exposto acima, pode-se dizer que todos os gestores devem ser avaliados pelos seus envolvimentos com a gestão financeira. Na tentativa de melhor explicar o que foi dito até aqui, vamos relembrar o conceito de "ciclo de caixa". O ciclo de caixa é o "período de tempo que vai do ponto em que a empresa faz um desembolso para adquirir matérias-primas, até o ponto em que é recebido o dinheiro da venda do produto acabado, feito com aquelas matérias primas".(1) (1) Gitman, Laurence J. - "Princípios de Administração Financeira"- Harbia Editora, 1.978 Figura - 1 Assim o esquema do ciclo de caixa da empresa seria: http://www.scielo.br/img/revistas/cest/n1/a02img04.jpg 18 Figura - 2 Observando o ciclo de caixa, visualiza-se que o montante de dinheiro em circulação, os prazos e os custos do dinheiro são importantes variáveis para análise da gestão financeira. E para que esta seja eficaz é necessário que as três variáveis sejam administradas de modo a atingir os melhores resultados possíveis. O fato de haver um montante de dinheiro disponível representa um custo que deve também ser coberto pela receita de vendas. Esse custo diz respeito à remuneração do capital utilizado, seja de terceiros ou próprio. Toda e qualquer decisão que afete uma dessas variáveis está impactando o fluxo de caixa e os resultados financeiro e econômico da empresa. Exemplificando, podemos dizer que, se a área de compras conseguir um prazo maior ou conseguir um desconto maior estará afetando positivamente o fluxo de caixa. Se a área de vendas conseguir diminuir o prazo dado aos clientes, estará influenciando positivamente o fluxo de caixa. Se a área de produção diminuir o tempo de produção ou aumentar a sua eficiência no consumo de insumos, também estará proporcionando melhores resultados. http://www.scielo.br/img/revistas/cest/n1/a02img02.jpg 19 Portanto, é necessário mensurar, avaliar e controlar essas influências de acordo com as responsabilidades, tendo em vista a consecução da eficácia da gestão financeira. Assim sendo, acredita-se que para a gestão financeira ser eficaz é necessário que sejam feitas mensurações nas unidades contábeis de acumulação e consolidadas, de modo a identificar, os valores relativos a cada área de responsabilidade, visando à avaliação de seus gestores. Há três áreas na empresa que merecem atenção especial, visto desempenharem funções de captação e aplicação de recursos São elas: área financeira, compras e vendas. Área financeira: Entende-se que sua função é administrar o fluxo de recursos monetários da empresa suprindo as necessidades e aplicando os excedentes, além de suas atividades de cobrança e tesouraria. Área de compras: A área de compras pode ser entendida como um captador de recursos monetários quando ao negociar prazos com fornecedores,propicia ou não à área financeira um "empréstimo" a uma determinada taxa. Área de vendas: vendas, por sua vez, funcionam como um aplicador na empresa, ao conceder prazos aos clientes. Pode-se pensar que, ao invés de realizar uma aplicação no mercado financeiro, a empresa aplica as contas a receber. Pode-se então imaginar que cada área de responsabilidade funciona como uma pequena empresa. Cada área possui seus ativos, recebes os insumos necessários, processa-os de modo a gerar produtos e/ou serviços acabados (do ponto de vista da área, podendo não ser acabado em termos da empresa), que serão repassados a clientes ou às outras áreas. Seguindo este raciocínio, cada área de responsabilidade deverá ter seu próprio orçamento e respectivos demonstrativos contábeis, através da 20 subdivisão da área em unidade de acumulação (Centros de custo, resultados e/ou investimentos) e sua consolidação. Desta forma, se cada área é uma pequena empresa há também um fluxo de caixa e resultados derivados da gestão financeira, que devem ser planejados e controlados, então para haver uma gestão financeira eficaz, a empresa deve reconhecer que ela é responsabilidade de todas as áreas e não só da área financeira. E sendo assim todas as áreas devem planejar e controlar seus recursos de forma que os parâmetros básicos da gestão financeira (montante de dinheiro, prazo e custo de capital) sejam bem administrados. Para que a empresa consiga mensurar e avaliar a gestão financeira de forma adequada, pode-se imaginar cada área como uma empresa com seu orçamento e demais relatórios contábeis. Estes dados serão acumulados em centros de custo, resultado ou investimento e deverão ser consolidados e uma área de responsabilidade, para que se possa avaliar o desempenho do gestor. É de fundamental importância que estes dados sejam informados de forma objetiva, clara e oportuna, a fim de dar o suporte adequado às tomadas de decisão e estas consigam auxiliar o crescimento da empresa. Sugere-se abaixo um mecanismo de mensuração da gestão financeira de cada área. 2.4 - MECANISMO DE MENSURAÇÃO Para facilitar o raciocínio no desenvolvimento do mecanismo de mensuração, consideramos a utilização de uma moeda de poder aquisitivo constante. Na empresa as áreas de responsabilidade terão um fluxo de caixa e resultados derivados da gestão financeira, os quais devem ser planejados e controlados. Sendo a área uma empresa, a cada instante de incursão de recursos a área deveria efetuar um pagamento. Mas como poderia fazê-lo se seu único recebimento se daria no instante da venda (supondo que as áreas devam efetuar todas as compras e vendas à vista)? 21 O fluxo de caixa da área de responsabilidade seria algo como: Figura - 3 Pode-se acoplar a esta ideia o fato de que existe um custo financeiro relativo a um determinado montante de recursos monetários mantidos à disposição das atividades produtivas da empresa. O custo financeiro é diretamente proporcional às três variáveis: Valor, tempo e taxa. Este custo financeiro pode ser definido como o custo do capital alocado à empresa (próprio + terceiros). Assim os resultados de cada área deverão ser analisados, incluindo-se o custo do capital empregado. Dentro da ideia que cada área é uma empresa, ela necessita de empréstimos para suprir todas as necessidades existentes no período (t0-t0), sendo que no momento t0 a área estaria apta a devolver o empréstimo. A área financeira deve funcionar como um banco, concedendo a cada área empréstimos à taxa do custo de oportunidade do acionista, como já definimos. A cada instante de ocorrência de entrada de recursos em cada área, será contabilizado um empréstimo em uma conta credora na área solicitante e devedora na área financeira. É importante lembrar que todos os valores de custos devem necessariamente corresponder aos preços à vista dos bens/serviços, dados que diferenciais entre preços à vista e os a prazo, eventualmente pagos pela empresa, serão custo financeiro da área de compras. Exemplos: Entrada de matéria-prima na área A, no valor de R$ 250,00 22 2.4.1 - Área financeira Em decorrência da conta empréstimo da Área A, haverá uma conta de custos financeiros internos, que receberá o lançamento relativo ao tempo em que os $250,00 permanecerão à disposição da área, calculado com base na taxa cobrada pela área do produto elaborado com esta matéria prima, a área A estará apta a devolver o empréstimo, devendo o custo financeiro ser calculado até este instante. Dissemos que a ideia de custos financeiros derivados do ciclo de caixa pode ser comparada ao custo do capital alocado. Para fins de mensuração na empresa cabe dizer que, independentemente da composição do capital, da empresa entre terceiros e próprio, toda e qualquer operação deve ser avaliada com base no custo do capital próprio, dado que este é o retorno mínimo obrigatório esperado. Utilizaremos dessa forma o custo-oportunidade, servindo para avaliar a gestão financeira e completando os itens de custo dos produtos. A área A desta forma terá inserido em seus custos um item a mais que intitulamos de custo financeiro interno e que equivale ao custo-oportunidade do acionista. Este custo poderá, se bem identificado, ser alocado diretamente aos produtos, visto que para cada item de custo incorrido há, em contrapartida, um valor de custo financeiro interno. 23 O demonstrativo de resultado da área A, supondo-se que seja produzido apenas um produto X, poderá ser apresentado da seguinte forma: 2.4.2 - Demonstrativos de resultados da área A Receita do produto X (-) Preço de transferência do produto X recebido da área anterior (-) Custo de mão-de-obra do produto X (-) Custo de matéria-prima do produto X (-) Custos financeiros internos do produto X (=) Margem de contribuição do produto X na área A (-) Outros custos da área A (-) Outros custos financeiros internos da área A (=) Resultado da área A O mecanismo ilustrado é indicado para todas as áreas da empresa, sendo que as áreas de apoio mensurarão o resultado dos serviços prestados às outras áreas. Devemos ainda acrescentar os casos particulares de compras e vendas, que como vimos funciona como captador e aplicador de recursos. Em compras existe o caso especial de compras a prazo. Compras serão oneradas pelo valor do diferencial pelo preço à vista e o preço a prazo, mas por outro lado deverá ser beneficiado, por um valor determinado pela área financeira, pelo fato de só ter disposto do dinheiro "X" dias após a compra. Compras deverão ser informadas pela área financeira a respeito do dinheiro no mercado financeiro (padrão de caixa), para que possa balizar suas decisões de compra à vista ou a prazo. 24 No caso de vendas, esta obterá os resultados do diferencial dos preços à vista e a prazo cobrado dos clientes. Em contrapartida a essa receita, será penalizada pela retenção, por um certo prazo, dos recursos alocados ao Contas a receber. Esta forma de apuração de resultados também é válida em economias inflacionarias, podendo ser associada ao mesmo mecanismo de atualização monetária. Neste caso deverão ser registrados os valores à vista, considerando- se não somente a taxa de inflação, mas também a taxa de juros embutida nas vendas e compras a prazo. 2.5 - Conclusão O presente trabalho teve como preocupação básica o estudo do problema de mensuração do ambiente de Gestão Financeira. Tendo em vista os aspectos ligados ao problema de mensuração, buscamos discutir e enfatizar a atribuição de responsabilidades pela Gestão Financeira, demonstrando que as mesmas não são exclusivas do que se costuma chamar "área financeira" mas ao contrário estão amplamente diluídas nas diferentes áreas de responsabilidade da empresa. Para ilustrar e reforçar essa ideia, nosso argumento se apoiouno conceito do ciclo de caixa, o qual permitiu visualizar claramente a influência das diversas áreas de responsabilidade sobre o nível de recursos monetário da empresa e, por consequência sobre seus efeitos econômicos. Desse modo, como forma de viabilizar a avaliação de desempenho dos diversos gestores no âmbito da Gestão Financeira, propusemos um mecanismo de mensuração onde cada área seria vista como uma empresa e, desta forma teria seu próprio planejamento e controle financeiro e assim se poderia separar responsabilidade e identificar resultados de forma coerente. O Mecanismo apresentado tornou possível a separação dos resultados econômicos provocados pela gestão financeira dos resultados econômicos derivados das demais gestões (operacional e econômica). 25 Com a doação deste mecanismo a informação, no âmbito da Gestão Financeira, fica mais transparente. Cada gestor será cobrado por aquilo que tem responsabilidade e autoridade, ou seja, também pelo impacto que sua área causa no resultado gerado pela administração dos recursos monetários. Consideramos importante incluirmos como item de custo o custo de oportunidade, pois sendo este o valor da melhor alternativa desprezada, nas mesmas condições de risco, entendemos que ele é o retorno mínimo desejado pelos acionistas e desta forma o resultado de cada área deverá cobrir este valor. A Partir do momento que cada área fizer seu planejamento e controle financeiro terá seu próprio fluxo de caixa, orçamento e relatório contábeis, as informações poderão ser mais precisas e oportunas, auxiliando na tomada de decisão, com maior grau de segurança e, portanto aumentando a eficácia gerencial e contribuindo para o crescimento da empresa. 26 REFERÊNCIAS Anchieta, A . C., Cammas, C.A . V.Mendes, M.M.,Paccez, J.D., Rosano, L.C. - Padrões na Mensuração do Resultado de Produções de Serviços - Trabalho da Disciplina Análise de Custos - FEA/USP, 1.988 Bio, S.R. - Sistema de Informação - Um Enfoque Gerencial - São Paulo, Atlas, 1.985 Cheng, A ., Francini, C.M.B., Dosvaldo, J. Godoy, L.C. Muccillo, J. - Padrões na Mensuração do Resultado Econômico da Gestão Financeira - Trabalho da Disciplina Análise de Custos - FEA/USP, 1.988 Gitman, L. J. - Principios de Administração Financeira - Editora Harbra & Row do Brasil, 1.978 Nakagawa, M. - Estudos de Alguns Aspectos de Controladoria que Contribuem para a eficácia Gerencial - Tese de Doutoramento - FEA/USP, 1.987
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