GESTAO DE CUSTOS EM PROJETOS

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GESTAO DE CUSTOS 
Nesta vida estamos sempre em busca de crescimento, não é mesmo? E por vezes nos sentimos 
podados por um único motivo: dinheiro! Se desejarmos um crescimento profissional, por exemplo, 
precisaremos investir em cursos e treinamentos. Aliás, se você não nasceu em um berço de ouro, é 
bem provável que boa parte das preocupações e aflições da vida esteja diretamente relacionada aos 
custos, não é verdade? Em todas as atividades que realizamos sempre haverá um custo associado. 
Em projetos não é diferente! Tanto que custo é considerado um dos pilares de sustentação de um 
projeto. 
Se ao definir o nosso escopo do projeto desejarmos uma alta qualidade, isto quer dizer que 
precisaremos investir um pouco mais, teremos um pouco mais de custos. Se desejarmos terminar o 
projeto o mais rápido possível, precisaremos de muito mais recursos disponíveis, o que envolve um 
custo maior também. Toda atividade a ser realizada normalmente precisará de recursos (mão-de-
obra, suprimentos, equipamentos etc.) e estes geram custos. Se custos tem tamanho impacto em um 
projeto, sem dúvida nenhuma, é preciso gerenciá-lo! 
O objetivo do gerenciamento dos custos é “garantir que o capital disponível será suficiente para obter 
todos os recursos para se realizarem os trabalhos do projeto” (VARGAS, 2009, p. 68). Aqui estamos 
falando de custos fixos, custos variáveis, custos diretos e custos indiretos. Vamos recordar um pouco 
estes custos: 
 
TIPOS DE CUSTOS 
Variáveis São custos que irão variar conforme a quantidade de trabalho ou 
produção. 
Fixos São custos que NÃO irão variar conforme a quantidade de trabalho ou 
produção. 
Diretos São os custos atribuídos diretamente ao trabalho do projeto. 
Indiretos São as despesas gerais e/ou custos que irão beneficiar um ou mais 
projetos. 
 
Isto quer dizer que poderemos ter custos de materiais, mão-de-obra, luz, aluguel do imóvel, serviço 
de limpeza, material de escritório, viagens, compras de materiais do projeto etc. São vários os custos 
que podem ser encontrados nos projetos. Por este motivo a gestão de custos é considerada uma 
área interativa, já que todas as atividades possuem custos a ela associados. 
 
A gestão dos custos, por sua natureza, é uma das áreas mais ativas do projeto, tendo 
origem na própria fase de iniciação, quando os custos totais do projeto são estimados, e 
terminando apenas nos últimos momentos da fase de encerramento” VALERIANO (2005, P. 
187) 
 
Na fase de iniciação será preciso desenvolver o termo de abertura do projeto e um escopo 
preliminar, já nesta fase será preciso, portanto, ter uma noção do montante a ser despendido no 
projeto. Na fase de encerramento, será preciso verificar se todas as obrigações contratuais com os 
fornecedores foram cumpridas e os pagamentos realizados. 
Ao longo do ciclo de vida de um projeto podemos visualizar duas situações: a possibilidade de 
reduzir custos e os custos de modificação durante o projeto. O gráfico abaixo apresenta estas 
situações. 
 
Como pode ser observado no gráfico, na fase de iniciação (concepção do projeto) ainda existe uma 
alta possibilidade de redução dos custos do projeto, mas esta possibilidade vai caindo à medida que 
o projeto é desenvolvido. Da mesma forma, na fase de iniciação não há muitos custos de 
modificação no projeto, mas se o processo começar a ser desenvolvido este custo irá aumentar 
significativamente. Por este motivo projetos precisam ser gerenciados apropriadamente desde o seu 
início, de forma a minimizar solicitações de mudanças, o que geraria altos custos para o mesmo. 
 
Para Vargas (2009, p. 69), falhas no gerenciamento de custos podem ser atribuídas a 
elementos externos, tais como: 
• Interpretação errada do trabalho a ser realizado; 
• Omissão na definição do escopo do trabalho; 
• Cronograma pobremente definido ou excessivamente otimista; 
• Fracasso na avaliação de riscos; 
• Estrutura analítica do projeto mal definida; 
• Parâmetros de qualidade mal estabelecidos; 
• Fracasso na estimativa dos custos indiretos e administrativos do projeto. 
 
Podemos perceber que o sucesso da gestão dos custos está diretamente relacionado à correta 
gestão do escopo, dos riscos, da qualidade e do tempo. Para todas estas gestões o guia PMBOK 
sugere um conjunto de processos que busca manter uma correta gestão dessas áreas de 
conhecimento. A mesma coisa ocorre na gestão dos custos. 
O guia PMBOK (2013, p. 193) traz um conjunto de processos que tem por objetivo incluir processos 
de “planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos 
custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado”. 
 
Planejar o gerenciamento dos custos 
Para gerir eficientemente os custos é preciso que o escopo do projeto, desde seu início, esteja bem 
definido. 
Isto quer dizer que todo o trabalho do projeto, e somente ele, está determinado no escopo. E este 
permitiu a construção de uma estrutura analítica do projeto (EAP) que dará toda a base para 
determinar as atividades a serem desenvolvidas e planejar os custos associados a cada uma destas. 
O processo de planejar o gerenciamento dos custos tem como principal benefício “o fornecimento de 
orientação e instruções sobre como os custos do projeto serão gerenciados ao longo de todo o 
projeto” (PMBOK, 2013, p. 195). 
O plano de gerenciamento de custos deve incluir os seguintes elementos: 
 
Unidades de medida Cada unidade usada em medições (como horas e dias de 
pessoal ou semanas para medidas de tempo, ou metros, litros, 
toneladas, quilômetros ou jardas cúbicas para medidas de 
quantidade, ou importância global em forma de moeda) é 
definida para cada um dos recursos. 
Nível de precisão O grau em que as estimativas dos custos das atividades serão 
arredondadas para cima ou para baixo (Exemplo, US$100.49 
para US$100, ou US$995.59 para US$1,000), com base no 
escopo das atividades e magnitude do projeto. 
Nível de exatidão A faixa aceitável (Exemplo, ±10%) usada na determinação das 
estimativas realísticas de duração das atividades é especificada 
e pode incluir uma quantidade para contingências. 
Associações com procedimentos 
organizacionais 
A estrutura analítica do projeto (EAP) fornece a estrutura para o 
plano de gerenciamento dos custos, permitindo a consistência 
nas estimativas, orçamentos e controle de custos. O 
componente da EAP usado para a contabilidade de custos do 
projeto é chamado de conta de controle. Cada conta de controle 
recebe um código único ou número(s) de conta que se 
conecta(m) diretamente ao sistema de contabilidade da 
organização executora. 
Limites de controle Limites de variação para monitoramento do desempenho de 
custo podem ser especificados para indicar uma quantidade de 
variação combinada a ser permitida antes que alguma ação seja 
necessária. Normalmente os limites são expressos como 
percentagem de desvio da linha de base do plano. 
Regras para medição do 
desempenho 
As regras para medição do desempenho do gerenciamento do 
valor agregado (EVM em inglês) são estabelecidas. Por 
exemplo, o plano de gerenciamento dos custos pode: 1) Definir 
os pontos na EAP onde as medidas das contas de controle 
serão feitas; 2) Estabelecer as técnicas de medição do valor 
agregado (por exemplo, marcos ponderados, fórmula fixa, 
percentagem completa, etc.) a serem empregadas; e 3) 
Especificar as metodologias de acompanhamento e as 
equações computacionais de gerenciamento do valor agregado 
para o cálculo do gerenciamento do valor agregado para 
determinar as previsões projetadas da estimativa no término 
(ENT) para fornecer uma verificação de validade da estimativa 
“bottom-up” de cálculo da ENT. 
Formatos de relatórios Os formatos e frequências para vários relatórios de custos são 
definidos. 
Descrições dos processos As descrições de cada um dos outros processos de 
gerenciamento dos custos são documentadas. 
Detalhes adicionais Os detalhes adicionais sobre as atividades de gerenciamento 
dos custos incluem, mas não estãolimitados, a descrição de 
escolhas de financiamento estratégicas, procedimento para 
considerar flutuações nas taxas de câmbio, e procedimento 
para registro dos custos do projeto. 
 
 
O plano de gerenciamento de custos deverá fazer parte ou ser um plano auxiliar do plano de 
gerenciamento do projeto. 
Vargas (2009, p. 72) ainda diz que no plano de gerenciamento de custos deve estar 
documentado: 
• Título do projeto; 
• Nome da pessoa que elaborou o documento; 
• Descritivo dos processos de gerenciamento 
de custos (regras gerais); 
• Descrição das reservas gerenciais e da 
autonomia em sua utilização; 
• Sistema de controle de mudanças de prazos 
(Time Change Control System); 
• Frequência de avaliação do orçamento do 
projeto e das reservas gerenciais; 
• Alocação financeira das mudanças no 
orçamento; 
• Nome do responsável pelo plano; 
• Frequência de atualização do plano de 
gerenciamento de custos; 
• Outros assuntos relacionados ao 
gerenciamento de custos não previstos no 
plano; 
• Registro de alterações no documento; 
• Aprovações. 
 
ESTIMAR OS CUSTOS 
Os recursos monetários necessários para executar as atividades do projeto precisam ser estimados. 
Assim é importante neste processo estimar os custos de todas as atividades. “O principal benefício 
deste processo é a definição dos custos exigidos para concluir os trabalhos do projeto” (PMBOK, 
2013, p. 200). 
Ao estimar os custos será preciso considerar as informações disponíveis no plano de gerenciamento 
dos custos, no plano de gerenciamento dos recursos humanos, na linha de base do escopo, no 
cronograma do projeto, no registro dos riscos, nos fatores ambientais da empresa e nos ativos de 
processos organizacionais. 
Ao estimar os custos podemos utilizar a EAP e o gráfico de Gantt. A EPA fornecerá os pacotes de 
serviços que deverão ser entregues no projeto e por meio destes serão estimadas uma lista de 
atividades e seus respectivos tempos de duração e recursos necessários para o seu 
desenvolvimento, o que possibilitará montar um cronograma, que poderá ser elaborado em forma de 
gráfico de Gantt. 
 
Segundo Carvalho (2015, p. 177) neste processo deverá ser estimado o custo de todos os 
recursos, considerando: 
• Pessoas contratadas pela empresa; 
• Materiais a serem utilizados; 
• Fornecedores terceirizados ou consultores contratados; 
• Máquinas e equipamentos a serem adquiridos ou alugados; 
• Viagens a serem realizadas. 
 
As estimativas de custos serão parte essencial para a elaboração do orçamento do projeto e 
podem ser normalmente realizadas das seguintes formas: 
 
1. Estimativa top-down – Geralmente mais rápida e menos dispendiosa, a estimativa top-down ou 
análoga de custos “usa os valores como escopo, custo, orçamento e duração ou medidas de escala 
como tamanho, peso e complexidade de um projeto anterior semelhante como base para estimar o 
mesmo parâmetro ou medida para o projeto atual” (PMBOK, 2013, p. 204). 
 
2. Estimativa bottom-down – é um método para estimar um componente do trabalho. “O custo de 
pacotes de trabalho individuais ou atividades é estimado com o maior nível de detalhes 
especificados. O custo detalhado é então resumido ou repassado para níveis mais altos para ser 
utilizado em subsequentes relatórios e rastreamento. O custo e a precisão da estimativa de custos 
"bottom-up" geralmente são influenciados pelo tamanho ou complexidade da atividade individual ou 
pacote de trabalho” (PMBOK, 2013, p. 205). 
 
O quadro abaixo apresenta as principais vantagens e os pontos de atenção de cada um destes 
métodos. 
 
Método Vantagens Pontos de Atenção 
Estimativa top-down - É mais fácil e rápido trabalhar com 
estimativas a partir de projetos 
anteriores, assim o esforço para obter 
os valores estimados são menores. 
- É utilizado um menor nível de 
detalhamento, que facilita um melhor 
entendimento do projeto como um 
todo, ao focar nas informações 
essenciais e básicas do projeto. 
- Apresenta um panorama geral dos 
custos do projeto, fornecendo aos 
gestores uma visão mais abrangente 
dos níveis de expectativa das partes 
interessadas. 
- Pode oferecer menor precisão, devido 
ao fato de considerar dados de projetos 
anteriores, nos quais as premissas são 
diferentes. 
- É possível que as estimativas sejam 
preparadas com informações ou 
entendimento limitados, resultando em 
valores pouco precisos. 
- Há maior dificuldade em entender os 
custos do projeto quando as incertezas 
são elevadas ou as estimativas requerem 
conhecimentos dificilmente acessíveis 
para entendimento de como o projeto 
deve ser conduzido e realizado de 
maneira adequada. 
Estimativa Bottom-
down 
- Pode oferecer maior precisão ao 
desenvolver o custo a partir do valor 
referente a cada recurso das 
atividades. 
- É baseado em uma análise 
detalhada 
do projeto, fornecendo maior precisão 
às estimativas de custos. 
- Há a necessidade de engajamento e 
interação da equipe do projeto para 
que os custos dos recursos das 
atividades sejam estimados de acordo 
com a realidade. 
- O detalhamento do custo por 
recurso das atividades aproxima o 
gerenciamento dos custos ao 
gerenciamento do tempo, facilitando 
o monitoramento e o controle do 
projeto. 
- Uma vez que apresenta maior precisão, 
é um método que requer maiores 
esforços de tempo, custo, recursos e 
pessoas para desenvolvimento das 
estimativas. 
- Depende do entendimento claro e 
detalhado do escopo do projeto (o que 
muitas vezes não ocorre). 
- A partir do momento em que os 
recursos são previstos individualmente, 
há um máximo nível de detalhamento, 
podendo haver superdimensionamento 
das estimativas. 
- Existe uma tendência a colocar valores 
com margens de segurança para cada 
recurso da atividade. E quando somados, 
esses valores podem inflar as reais 
necessidades do projeto. 
 
 
Precisamos ainda lembrar que: 
 
As taxas de custos dos recursos e serviços são outras informações que devem ser conhecidas ou 
identificadas e avaliadas. Elas indicam os custos por unidade de tempo de determinados 
profissionais (hora de torneiro de precisão, de analista sênior etc.), de serviços ou de uso de 
determinado equipamento (hora de computador, por exemplo), o custo de unidade de material (peso, 
volume, área, comprimento etc.), dentre outras coisas. Na falta dos valores reais, são empregadas 
estimativas, o que introduz os riscos. 
Devem ser consideradas taxas de inflação, variações cambiais, manutenção, seguro etc. 
sempre que aplicáveis.” VALERIANO (2005, P. 189) 
 
Tendo as estimativas de custos poderemos passar para o próximo processo, a orçamentação. 
 
DETERMINAR O ORÇAMENTO 
No processo determinar o orçamento é colocado as estimativas de custos para cada uma das 
atividades ou nos pacotes de trabalhos, individualmente. “O principal benefício deste processo é a 
determinação da linha de base dos custos para o monitoramento e controle do desempenho do 
projeto” (PMBOK, 2015, p. 207). 
A linha de base dos custos é um orçamento divido em fases, que segundo Muto e Taveira (2008, p. 
175), “contém a estimativa do montante a ser gasto por período, sendo exibida, geralmente através 
de uma curva S. É usada para medir, controlar e monitorar os custos gerais do projeto”. 
 
A figura abaixo representa a linha de base de custos, gastos e requisitos de recursos financeiros. 
 
Como pode ser observado na figura, o 
orçamento do projeto deve considerar um 
reserva gerencial. Como 
todo projeto envolve riscos, é importante 
identificar e aprovar medidas como 
respostas contingentes ou mitigadores 
destes riscos, e essas podem envolver 
custos. Dessa forma, ao incluir esta 
reserva contingencial (reserva gerencial) 
na linha de base do orçamento, estaremos 
nos precavendo financeiramente para os 
riscos do projeto. 
 
CONTROLAR OS CUSTOS 
O monitoramento e controle do projeto 
será realizado por meio do processo 
controlar os custos. Aqui, toda e qualquer modificação necessária na linha de base dos custos serão 
analisadas e serão feitas as devidas atualizações por meiodo gerenciamento de mudanças. “O 
principal benefício deste processo é fornecer os meios de se reconhecer a variação do planejado a 
fim de tomar medidas corretivas e preventivas, minimizando assim o risco” (PMBOK, 2013, p. 214). 
O sistema de controle dos custos, segundo Valeriano (2005, p. 191), consiste em: 
• Acompanhar a evolução dos custos no projeto; 
• Levantar e medir os desvios em relação ao previsto nas linhas de base; 
• Prevenir alterações nas linhas de base sem as devidas autorizações; 
• Efetuar as correções e as alterações necessárias conforme plano da gestão dos custos; e 
• Informar as alterações formais às partes interessadas. 
 
Para o guia PMBOK (2013, p. 215), o controle dos custos inclui: 
• Influenciar os fatores que criam mudanças na linha de base de custos autorizada; 
• Assegurar que todas as solicitações de mudança sejam feitas de maneira oportuna; 
• Gerenciar as mudanças reais quando e conforme elas ocorrem; 
• Assegurar que os desembolsos de custos não excedam os recursos financeiros autorizados por 
período, por componente de EAP, por atividade, e no total do projeto; 
• Monitorar o desempenho de custos para isolar e entender as variações a partir da linha de base de 
custos aprovada; 
• Monitorar o desempenho do trabalho em relação aos recursos financeiros gastos; 
• Evitar que mudanças não aprovadas sejam incluídas no relato do custo ou do uso de recursos; 
• Informar as partes interessadas apropriadas a respeito de todas as mudanças aprovadas e custos 
associados; e 
• Levar os excessos de custos não previstos para dentro dos limites aceitáveis. 
 
Segundo Carvalho (2015, p. 185), um dos principais métodos usados para o controle do custo é o 
AVA (Análise do Valor Agregado), que ajudará a equipe de gerenciamento a avaliar e medir o 
desempenho do projeto em três métricas: valor planejado –VP (“conjunto de valores monetários que 
foram definidos e aprovados no orçamento do projeto”), valor agregado – VA (“conjunto de valores 
monetários equivalentes ao que realmente foi realizado no período de tempo e do escopo 
determinados, sendo medido na execução do projeto”) e custo real –CR (“todo e qualquer custo real 
necessário para a realização do valor agregado na execução do projeto”). 
 
Vimos então que, para manter uma gestão de custo será preciso estimar os custos, determinar o 
orçamento e controlar os custos. Todos os detalhes relacionados a esta gestão estarão no plano de 
gerenciamento dos custos. Mas, para realizar a correta gestão dos custos, Vargas (2009, p. 71), 
ressalta a importância de prestar atenção aos seguintes fatores: 
 
• Em projetos sob contrato, é importante diferenciar estimativas de custos de precificação: custos são 
resultantes das necessidades de recursos etc do projeto, enquanto o preço é uma decisão de 
estratégia de negócio da organização; 
Qualquer estimativa de custos deve vir acompanhada por sua memória de cálculo; 
• Bancos de dados comerciais sempre podem ser utilizados na estimativa de recursos e custos, bem 
como registros obtidos em projetos anteriores; 
• Muitas empresas patrocinam seus projetos, mesmo com os custos não sendo recuperados, porque 
têm interesse em atingir uma meta de longo prazo para a organização. 
 
Dessa forma estaremos melhor preparados para realizar a gestão dos custos de um projeto.