GESTÃO DE AQUISIÇÕES E GESTÃO DE RECURSOS

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GESTÃO DE AQUISIÇÕES E/OU GESTÃO DE RECURSOS 
Ao desenvolvermos um projeto precisaremos, muitas vezes, contar com a ajuda de fornecedores 
externos de bens ou serviços. Mas quais processos são necessários para se escolher de quem 
comprar e, durante esse processo, garantir o preço adequado? Como gerir os contratos com os 
fornecedores durante todo o ciclo de vida de um projeto? A resposta está na área de conhecimento 
da metodologia de gestão de projetos conhecida como gestão de aquisições. 
De acordo com o PMBOK (2013, p. 355) a gestão de aquisições de um projeto “inclui os processos 
necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto”. 
Estes processos abrangem a escolha dos fornecedores mais adequados, por meio de um processo 
de solicitação de cotações e a administração dos contratos e das relações entre comprador e 
fornecedor durante o projeto. 
 
A gestão de aquisições endereça vários problemas relacionados a administração de suprimentos 
durante a execução de um projeto. Dinsmore e Cabanis-Brewin (2006, p. 197) destacam os 
seguintes benefícios relacionados à gestão de aquisições: 
 
• Prevenção a fraudes contratuais; 
• Redução do risco; 
• Descrição das necessidades de bens e serviços; 
• Monitoramento e controle do desempenho de custos nos contratos; 
• Determinação de um critério de seleção e aceite de fornecedores. 
 
Assim, para a adequada gestão das aquisições de um projeto o PMBOK (2013, p. 355) recomenda o 
conjunto de processos abaixo: 
• Planejar a gestão das aquisições - O processo de documentação das decisões de compras do 
projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. 
• Conduzir as aquisições - O processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um 
fornecedor e adjudicação de um contrato. 
• Controlar as aquisições - O processo de gerenciamento das relações de aquisições, 
monitoramento do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, 
conforme necessário. 
• Encerrar as aquisições - O processo de finalizar cada uma das aquisições do projeto. 
 
PLANEJAR A GESTÃO DAS AQUISIÇÕES 
De acordo com o PMBOK (2013, p. 358) o processo de planejar a gestão das aquisições “é o 
processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e 
identificando fornecedores em potencial”. Em outras palavras, este é o processo formal que 
documenta quais procedimentos devemos utilizar para direcionar e organizar o processo de 
aquisições de bens e serviços durante o projeto. 
Essa visão é também encontrada em Dinsmore (2005, p. 217), para quem o processo de planejar a 
gestão de aquisições é aquele que “orientará a execução do contrato, pois descreve como os 
processos de aquisição serão gerados desde o desenvolvimento da documentação da 
aquisição até o encerramento do contrato”. 
Assim o plano de gestão de aquisições funciona como um plano de gestão do projeto específico para 
os fornecedores de bens e serviços. Nele serão estabelecidas todas as regras de maneira a garantir 
que o escopo acordado com os fornecedores seja entregue dentro do prazo e custos estabelecidos, 
incluídos aí os procedimentos necessários para o gerenciamento e controle de mudanças durante a 
vigência do contrato. 
Para Dinsmore (2005, p. 217-219), algumas questões básicas devem direcionar o esforço de 
planejamento da gestão de aquisições em um projeto. 
 
São elas: 
 
• Nós devemos fazer ou comprar? Esta decisão deve ser baseada na relação custo e beneficio para 
o projeto, em que devem ser considerados fatores como custo, capacitação técnica dos fornecedores 
e pressões de cronograma. 
• O que vamos contratar ou comprar? Após tomada a decisão de obter algo de fora da organização 
executora do projeto, é necessário determinar o escopo daquilo que foi comprado com o máximo de 
clareza possível. 
• Quem comprará ou contratará? Normalmente as organizações executoras já tem suas próprias 
normas com relação a este ponto. Cabe ao gerente de projetos harmonizar as necessidades dos 
projetos com a política de compras da organização executora. 
• Como contratar? Por fim, para cada tipo de fornecimento será necessário definir a modalidade de 
contrato que melhor atenda às necessidades do projeto. 
 
A escolha do tipo de contrato mais adequado para cada fornecimento é um aspecto importante a ser 
considerado para o adequado planejamento da gestão de aquisições. Segundo o PMBOK (2013, p. 
362), “os vários tipos de acordos contratuais usados pela organização também influenciam as 
decisões para o processo de planejar o gerenciamento das aquisições”. Portanto é necessário 
conhecer quais os possíveis tipos e modalidades de contratos que podem ser estabelecidos para um 
dado fornecimento de um bem ou serviço. A tabela a seguir mostra cada um deles: 
 
TIPOS E MODALIDADES DE CONTRATOS 
 
Tipo de Contrato Modalidades 
 
 
 
Contratos de Preço 
Fixo 
Contratos de preço fixo garantido (PFG) - O tipo de contrato mais usado é o 
PFG. É o preferido pela maioria das organizações compradoras, porque o preço 
das mercadorias é definido no início e não está sujeito a alterações a menos 
que o escopo do trabalho seja modificado. 
Contrato de preço fixo com remuneração de incentivo (PFRI) - Esse acordo de 
preço fixo dá alguma flexibilidade ao comprador e ao fornecedor, uma vez que 
prevê um desvio em relação ao desempenho, com incentivos financeiros 
vinculados ao cumprimento das métricas estabelecidas. Em geral, esses 
incentivos financeiros estão relacionados ao custo, cronograma ou 
desempenho técnico do fornecedor. 
Contratos de preço fixo com ajuste econômico do preço (PF-AEP) - Esse tipo 
de contrato é usado sempre que o período de desempenho do fornecedor se 
estende por um número considerável de anos, como é desejável em muitas 
relações de longo prazo. É um contrato de preço fixo, mas com uma cláusula 
especial que prevê ajustes finais predefinidos no preço do contrato devido a 
mudanças nas condições, tais como alterações na inflação ou aumento (ou 
diminuição) de custos para determinadas mercadorias. 
 
 
 
 
Contrato de Custos 
Reembolsáveis 
Contratos de custo mais remuneração fixa (CMRF) - O fornecedor é reembolsado por 
todos os custos permitidos para realizar o trabalho do contrato e recebe o pagamento de 
uma remuneração fixa calculada como um percentual dos custos iniciais estimados para o 
projeto. 
Contratos de custo mais remuneração de incentivo (CMRI) - O fornecedor é 
reembolsado por todos os custos permitidos para a realização do trabalho e 
recebe uma remuneração de incentivo predeterminada se alcançar 
determinados objetivos de desempenho estabelecidos no contrato. 
Contratos de custo mais remuneração concedida (CMRC) - O fornecedor é 
reembolsado por todos os custos legítimos, mas a maior parte da remuneração 
só é recebida se forem cumpridos determinados critérios de desempenho 
amplos e subjetivos, definidos e incorporados ao contrato. 
 
 
 
 
 
Contratos por Tempo e 
Material (T&M) 
Os contratos por tempo e material são um tipo híbrido de contrato que contêm 
aspectos tanto dos contratos de custos reembolsáveis quanto dos de preço 
fixo. Costumam ser usados para aumento de pessoal, aquisição de especialistas 
e qualquer apoio externo quando não é possível elaborar rapidamente uma 
precisa especificação do trabalho. Esses tipos de contratos são semelhantes 
aos contratos de custos reembolsáveis porque são modificáveis e podem estar 
sujeitos a um aumento de custo para o comprador. O valor total do acordo e a 
quantidade exata de itens a serem entregues podem não ser definidos pelo 
comprador no momento da adjudicação do contrato. Portanto, os contratos 
T&M podem ter o valor aumentado como se fossem contratos de custos 
reembolsáveis. 
 
 
CONDUZIR AS AQUISIÇÕES 
Durante a execução do projeto é necessário realizar as aquisições em acordo com os procedimentos 
estabelecidos pelo planejamento da gestão de aquisições. Segundo o PMBOK (2013, p. 371), 
“conduziras aquisições é o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de 
um fornecedor e adjudicação de um contrato”. Mas quais são os procedimentos necessários? 
Podemos encontrar esta resposta em Dinsmore (2005, p. 222) para quem o processo de condução 
de aquisições “envolve desde a orientação aos possíveis fornecedores sobre como preparar a 
documentação até a definição sobre os critérios de avaliação e julgamento e efetiva escolha 
da proposta vencedora”. Neste sentido o autor descreve os seguintes procedimentos que devem 
ser realizados durante a condução das aquisições: 
 
• Documentação da aquisição – Os documentos de aquisições são normalmente condensados em 
um edital cujo formato é geralmente padronizado e definido pela organização executora. Neste edital 
constará o objeto do contrato e os tipos de documentos que serão solicitados dos fornecedores, bem 
como os critérios de aceitação; 
 
• Informação aos licitantes – Definida a documentação necessária para a aquisição é preciso 
esclarecer os detalhes do edital para os fornecedores. Os fornecedores deverão ser orientados por 
meio de reuniões físicas ou por anúncios. Uma vez esclarecido o edital, os fornecedores deverão 
preparar e enviar as suas propostas; 
 
• Escolha da proposta – Recebidas as propostas dos fornecedores, é hora de proceder o 
julgamento que definirá a empresa que será contratada. Os critérios para avaliação das propostas 
devem ser definidos pela organização executora em conjunto com o gerente de projetos. Estes 
critérios podem variar desde o menor preço até as mais intrincadas fórmulas. 
 
• Negociação e Assinatura do contrato – Após a escolha da proposta vencedora é necessário 
realizar a contratação do fornecimento. É importante ressaltar que o contrato é um instrumento legal 
e portanto só pode ser assinado por pessoas autorizadas formalmente pelas empresas para tal. 
 
 
 
 
CONTROLAR AS AQUISIÇÕES 
De acordo com o PMBOK (2013, p. 371) controlar as aquisições consiste no “processo de 
gerenciamento das relações entre comprador e fornecedor, monitoramento do desempenho do 
contrato e realizações de mudanças e correções conforme o necessário”. Portanto pode-se dizer que 
controlar as aquisições equivale a administrar o contrato em execução. 
Dinsmore (2005, p. 226) esclarece que a administração de um contrato em execução “exige que se 
aplique, pela empresa contratante em relação ao contratado, tudo o que se conhece de 
gerenciamento de projetos”. 
Isso significa que todos os conhecimentos adquiridos com relação a gestão do desempenho de 
escopo, prazo, custos, qualidade e controle de mudanças devem ser aplicados no sentido de garantir 
que a empresa contratada cumpra as metas estabelecidas. 
Com relação ao controle de mudanças durante a administração de um contrato, Dinsmore e Cabanis-
Brewin (2006, p. 201) argumentam que este é um ponto especialmente sensível durante a 
administração de um contrato, mas que “se uma dada especificação de tarefas precisa ser alterada 
ou eliminada para assegurar o sucesso do projeto, isso deve ser feito. Pois insistir em uma 
especificação incorreta, certamente acarretará em mais custos e retrabalho”. 
 
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES 
Ao final do projeto é necessário garantir que todos os contratos sejam devidamente finalizados, em 
outras palavras, é necessário realizar o processo de encerramento das aquisições. De acordo com o 
PMBOK (2013,p. 386) o processo de encerrar as aquisições consiste em “finalizar todas as 
aquisições do projeto”. 
Para Dinsmore (2005, p. 227) o processo de encerramento do contrato “consiste, fundamentalmente, 
não apenas na conclusão do contrato em si, mas também em verificar se os objetivos foram 
alcançados de forma satisfatória, além de guardar todas as informações para decisão futura”. Uma 
importante ferramenta para isso são as auditorias, que devem ser realizadas de maneira a revisar 
todo o processo de aquisição, identificando aquilo que se fez de bom, mas também tudo aquilo que 
deve ser melhorado em novos projetos.