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SISTEMA DE ENSINO
ARQUIVOLOGIA
Automação de Arquivos
Livro Eletrônico
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Elvis Miranda
Automação de Arquivos
ARQUIVOLOGIA
Sumário
Automação de Arquivos .................................................................................................3
1. Documentos Digitais ...................................................................................................3
2. Digitalização ...............................................................................................................4
2.1. Etapas do Processo de Digitalização de Documentos ...............................................5
2.2. Vantagens da Digitalização de Documentos .............................................................6
3. Certificação Digital ...................................................................................................22
4. Preservação de Documentos Digitais .......................................................................24
Questões de Concurso ................................................................................................. 28
Gabarito .......................................................................................................................43
Gabarito Comentado .....................................................................................................44
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ARQUIVOLOGIA
AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS
A primeira dúvida do candidato ao se deparar com este tópico no edital é saber do que se 
trata o termo “automação de arquivos”. Então, para começar o assunto, saiba que se trata da 
aplicação de tecnologias informatizadas nas rotinas arquivísticas, ou seja, implantação de 
equipamentos e sistemas que possam facilitar a gestão de documentos na instituição.
Em muitos casos, o edital já detalha melhor os tópicos abordados dentro deste assunto 
(digitalização, GED e certificação digital, por exemplo).
Com o avanço da tecnologia dos últimos anos, estamos vivendo uma revolução na forma 
como criamos, tramitamos e tratamos os documentos dentro das empresas. É difícil imagi-
nar, hoje em dia, que algumas décadas atrás, a grande maioria das empresas funcionava sem 
computadores, redes ou sistemas informatizados em suas rotinas de trabalho.
Você já parou para pensar que há alguns anos o candidato tinha que enfrentar enormes fi-
las para se inscrever em um concurso público? E que nestas filas ele era obrigado a preencher 
uma série de formulários de inscrição, guias de pagamento, anexar cópias de documentos, 
que, no final, iriam para o arquivo das bancas examinadoras?
Hoje toda esta operação é realizada por meio de sistemas informatizados, onde a docu-
mentação criada é produzida, armazenada e arquivada em sistemas digitais, trazendo agili-
dade, eficiência e rapidez nas diversas atividades. Esta documentação, ainda que em meio 
digital, deve ser tratada arquivisticamente, utilizando a mesma teoria que empregamos para 
os documentos tradicionais.
1. Documentos Digitais
A literatura arquivística define documento digital como aquele conservado em sistema 
digital, ou seja, que necessita de equipamentos informatizados para viabilizar o seu acesso. 
Os documentos digitais podem ser criados de três formas: por meio um software específico, 
por meio da digitalização ou por meio de sistemas gerenciadores de bancos de dados.
A primeira forma (utilização de software específico) é a mais óbvia. Você pode criar um 
documento utilizando um editor de textos ou uma planilha eletrônica, por exemplo. Uma vez 
criados, você pode armazená-los e acessá-los em meio digital.
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ARQUIVOLOGIA
A digitalização consiste na criação de uma cópia, em meio digital, de um documento que 
já existe analogicamente (é como chamamos os documentos não digitais). Veremos mais 
detalhadamente este assunto nesta aula. A criação de documentos por meio de SGBDs (Sis-
temas Gerenciadores de Bancos de Dados) é aquela situação em que você preenche campos 
ou formulários em sistemas disponibilizados remotamente, e tais informações geram regis-
tros informatizados que farão parte de uma base de dados. Pode parecer complicado, mas é 
o que acontece, por exemplo, quando você saca dinheiro ou efetua qualquer transação em um 
caixa eletrônico, quando você efetua uma compra pela internet ou quando faz a inscrição em 
um concurso público, por exemplo. Cada atividade desta gera um registro informatizado que 
será incorporado ao arquivo da instituição. Fácil, não?
A Arquivologia defende que tais documentos devem ter o mesmo tratamento dado aos 
documentos tradicionais (em papel, por exemplo), no que se refere ao controle de prazos de 
guarda, controle da tramitação, controle quanto ao acesso etc.
Algumas questões afirmam que documentos em meio digital não podem fazer parte do arqui-
vo, o que não é verdade. A Arquivologia também deve se preocupar com o tratamento destes 
documentos.
2. Digitalização
Muitas instituições, hoje em dia, digitalizam parte de seus documentos. Nos órgãos pú-
blicos, é  uma atividade bastante comum. Se você pesquisar na Internet, encontrará diversos 
processos licitatórios onde se contratam empresas terceirizadas a fim de digitalizar documen-
tos. Existem inúmeras empresas disponíveis no mercado para este tipo de trabalho. Em alguns 
casos, o próprio órgão conta, em sua estrutura com uma área responsável por executar este 
serviço.
A digitalização nada mais é do que a criação de uma cópia, em meio digital, de um docu-
mento que já existe em meio analógico (quase sempre, mas não necessariamente, em papel). 
Normalmente, é realizada utilizando-se scanners profissionais, que permitem um ritmo bas-
tante elevado de produção (várias páginas por minuto).
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É provável que você já tenha digitalizado documentos, até mesmo em sua casa. A digita-
lização profissional, no entanto, deve ser planejada e estruturada de forma que se otimizem 
os recursos existentes (equipamentos, pessoal e instalações). De forma geral, a digitalização 
é subdividida nas etapas a seguir.
2.1. etapas Do processo De Digitalização De Documentos
1ª) Preparação
A digitalização se inicia com a preparação dos documentos a serem digitalizados. A pre-
paração envolve a remoção de grampos, a  desmontagem de pastas e processos e, se ne-
cessário, a  recuperação de páginas rasgadas. Ao  final da preparação, os  documentos são 
separados por lotes a serem digitalizados.
2ª) Captura da Imagem/Digitalização
Esta fase envolve a digitalização propriamente dita. Utilizando scanners, normalmente de 
alta-resolução e rápidos, os documentos têm sua imagem capturada e salva em meio digital. 
É importante, nesta etapa, contar com equipamentos de boa qualidade, além de definir uma 
resolução que garanta alegibilidade do documento.
3ª) Controle de Qualidade
Nesta etapa, cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente a sua 
legibilidade.
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Deve existir um programa de controle de qualidade em todas as fases do processo de 
conversão digital dos documentos. Recomenda-se que procedimentos de controle de qua-
lidade sejam implementados e documentados e que sejam definidos claramente os defeitos 
inaceitáveis numa imagem. As imagens devem ser inspecionadas enquanto estiverem sendo 
visualizadas numa proporção de 1:1 (ou seja, a imagem do documento na tela será do mesmo 
tamanho do documento original).
O ambiente para inspeção visual de imagens é importante: os monitores devem estar 
ajustados e a sala deve ser escura ou, pelo menos, com as luzes apagadas, sem luz do sol ou 
luz ofuscante. A inspeção visual deve considerar:
• imagem com resolução incorreta;
• formato de arquivo incorreto;
• imagem gravada de modo incorreto (imagem colorida graduada em escala de cinza);
• perda de detalhes por causa de superexposição ou sombras;
• no geral muito clara ou muito escura;
• falta de nitidez/definição excessiva;
• imagem de cabeça para baixo ou invertida;
• imagem distorcida ou não centralizada;
• equilíbrio de cores incorreto;
• imagem fosca ou sem variação de cor.
4ª) Etapa do Projeto: Indexação
Concluída a etapa de digitalização, acontece a indexação das imagens capturadas. Nesta 
etapa são criados índices e os documentos são agrupados em um sistema lógico, que per-
mitirá localizá-los no futuro.
2.2. Vantagens Da Digitalização De Documentos
Neste momento, você deve estar imaginando as vantagens que a digitalização pode trazer 
para a instituição. Considere a seguinte situação: um órgão público contrata uma empresa 
terceirizada para digitalizar um volume de 300.000 processos licitatórios que se encontram 
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em seu arquivo intermediário, onde deverão ser guardados por 20 anos, de acordo com a ta-
bela de temporalidade da instituição. Que vantagens esta digitalização trará para a instituição 
em questão? Podemos discutir melhor este assunto.
A digitalização é a criação de uma cópia do documento em meio digital. É importante des-
tacar que esta cópia não tinha validade legal ou jurídica até pouco tempo, o que não permitia 
a eliminação dos documentos originais com vistas ao ganho de espaço no país. A atualização 
da legislação, que veremos logo a seguir, trouxe esta possibilidade, colocando a digitalização 
em pé de igualdade com a microfilmagem, como técnica que permite o ganho de espaço nos 
arquivos.
Outras duas grandes vantagens do emprego da digitalização nos arquivos são a acessi-
bilidade e a conservação dos documentos originais. Vejamos com mais detalhes cada uma 
destas vantagens citadas.
2.2.1. Acessibilidade
A digitalização dos documentos tem como fomo principal tornar a informação disponível. 
Podemos citar centenas de casos em que utilizamos a digitalização no dia a dia como forma 
de facilitar o acesso.
Quando você faz a inscrição em um concurso público, por exemplo, você costuma ler o 
edital, não? Agora pense um pouco: você lê o edital original ou uma cópia disponível na In-
ternet? É o tipo de coisa que nem paramos para pensar. É claro que existe um edital original, 
assinado pela entidade, e  que está arquivada na instituição, para qualquer questionamento 
jurídico que possa ocorrer durante a execução do serviço. O edital disponibilizado na Internet 
é apenas uma cópia (a menos que tenha sido assinado digitalmente, com emprego da certi-
ficação digital, que veremos logo a seguir), para facilitar o acesso de milhares de candidatos 
que, de outra forma, teriam de buscar a informação no documento original ou em cópias em 
papel, a um custo muito mais alto e menos prático.
A instituição pode, enfim, digitalizar seus documentos e tornar esta cópia disponível na 
rede para facilitar o acesso. Nesta situação fica claro que não há a intenção de eliminar os 
originais e ganhar espaço nos arquivos.
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2.2.2. Preservação dos Documentos Originais
Como o manuseio dos documentos tende a prejudicar a sua conservação, a utilização de 
cópias digitalizadas acaba também por conservar os originais, que serão mantidos guarda-
dos no arquivo.
2.2.3. Ganho de Espaço nos Arquivos
A digitalização possui, assim, como a microfilmagem, uma lei que regulamenta suas ativi-
dades, que é a lei 12.682/2012. A lei tramitou no Congresso Nacional, e, no seu texto original, 
previa que a cópia digitalizada teria validade legal, e poderia substituir o documento original, 
assim como a microfilmagem, mas o artigo que previa esta validade acabou vetado pela Pre-
sidente da República quando sancionada.
Observe os itens da Lei que foram vetados, quando da sanção da lei em 2012:
Lei 12.682/2012, Art. 2º, § 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, 
o  original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação 
deverá observar a legislação pertinente.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o dispos-
to nesta Lei terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.”
“Art. 5º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazena-
dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”
Art. 7º Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido 
aos documentos microfilmados.
O detalhe é que legislação posterior (Lei n. 13.974/2019, regulamentada pelo Decreto n. 
10.278/2020), portanto 8 anos depois da implementação da lei, trouxe de volta os artigos que 
foram sancionados, trazendo de volta a ideia de que a digitalização pode, sim, substituir os 
documentos originais e, com isso, garantir ganho de espaço nos arquivos.
É interessante, portanto, conhecer a versão da lei a partir desta atualização e discutir seus 
detalhes, à luz da Arquivologia.
LEI N. 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a se-
guinte Lei:
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Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reproduçãode documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para 
código digital.
Art. 2º (VETADO).
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de docu-
mentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta 
Lei, nas legislações específicas e no regulamento. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019).
Veja que a lei prevê que, tanto os órgãos e entidades públicas quanto as entidades pri-
vadas podem se utilizar da digitalização em seus acervos. Esta digitalização deve, no en-
tanto, observar o que está previsto nesta legislação e na sua regulamentação (Decreto n. 
10.278/2020, que veremos a seguir).
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos 
no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja 
preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Esta é, com certeza, a maior inovação desta lei a partir das alterações advindas com a Lei 
n. 13.874/2019 e sua regulamentação. A partir deste parágrafo, torna-se possível a elimina-
ção de documentos originais com sua substituição, garantindo espaço nos arquivos. Obser-
ve, no entanto, que isso só será possível se a digitalização tiver seguido o que está previsto na 
regulamentação desta lei (Decreto n. 10.278/2020, que veremos a seguir).
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o dispos-
to nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para 
todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. (Incluído pela Lei 
n. 13.874, de 2019)
Este parágrafo deixa claro que, a partir da aplicação desta Lei, a cópia digitalizada passa 
a ter validade jurídica, para todos os fins de direito.
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazena-
dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. (Incluído pela Lei n. 13.874, 
de 2019)
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O que está sendo afirmado aqui é que a cópia digitalizada será preservada pelo prazo a 
que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Após este prazo, estas 
cópias poderão ser eliminadas. Por exemplo, se um documento com prazo de guarda previsto 
de 10 anos for digitalizado, sua cópia digitalizada, que o substitui, poderá ser eliminada após 
este prazo, sem problemas.
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico 
conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, e de 
regulamentação posterior. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Até a implementação destas alterações, em 2019, a microfilmagem, que é prevista na Lei 
n. 5.433/1968 e regulamentada pelo Decreto n. 1.799/1996, era a única cópia com validade 
jurídica, permitindo a eliminação dos documentos originais. Este parágrafo deixa claro que a 
digitalização passa também a ter esta característica.
§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e 
Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá 
código de autenticação verificável. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Aqui a lei prevê que deverá haver regulamentação prevendo casos em que a exposição do 
documento na rede (na internet, por exemplo) deverá apresentar ao usuário um código que 
indique se tratar de uma cópia digitalizada feita com os requisitos estabelecidos na legislação 
e que, portanto, têm validade jurídica.
§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste 
artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema 
financeiro nacional. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Este parágrafo deixa claro que, no âmbito do Sistema Financeiro Monetário Nacional (que 
inclui as instituições bancárias), haverá legislação específica regulamentando a digitalização 
de seus documentos.
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que 
contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica de-
finidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais 
requisitos. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
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Aqui a lei prevê que, quando um documento digital for impresso, por exemplo, é normal a 
utilização de mecanismos que permitam que o usuário possa confirmar a integridade e auten-
ticidade do documento, como, por exemplo, um código que remeta a uma página na internet, 
atestando a veracidade do documento. Você verá um exemplo disso no DANFE (Documento 
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que você recebe quando compra um produto pela internet e 
recebe este documento junto com a mercadoria. Nele, há um código que remete à Nota Fiscal 
Eletrônica disponível do site da Receita Federal, comprovando a integridade e autenticidade do 
DANFE que você recebeu.
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de do-
cumentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas 
Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Veja que, no âmbito dos órgãos e entidades públicas, a lei prevê a obrigatoriedade de uti-
lização da certificação digital da ICP-Brasil (que veremos com mais detalhes posteriormente) 
para garantir a integridade e autenticidade dos documentos.
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a auten-
ticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado 
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Parágrafo único. Os  meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de 
acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Aqui a lei reforça a necessidade de utilização de certificado digital ICP-Brasil para garantir 
a integridade e autenticidade dos documentos digitalizados. Destaco novamente que este 
assunto (certificação digital) será mais bem detalhado a seguir.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utiliza-
rem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente 
deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a pos-
terior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Aqui a lei alerta que um projeto de digitalização de documentos deve prever uma etapa de 
indexação dos documentos, ou seja, a criação de um sistema que permita a localização das 
imagens relativas aos documentos quando necessário, afinal, de nada adianta ter um arquivo 
totalmente digitalizado se não for possível localizar as informações no diaa dia.
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Art. 5º (VETADO).
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo 
com o disposto na legislação pertinente.
O termo “registro público” aqui é bem específico. Ele se refere ao conceito estabelecido na 
Lei n. 6.015/1973, que dispõe sobre os registros públicos, que traz a seguinte definição:
Art. 1º Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para 
autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta 
Lei. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
§ 1º Os Registros referidos neste artigo são os seguintes: (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
I – o registro civil de pessoas naturais; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
II – o registro civil de pessoas jurídicas; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
III – o registro de títulos e documentos; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
IV – o registro de imóveis. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975).
Em resumo, são os documentos cartorários. A lei trouxe este artigo para deixar claro que 
os cartórios de registro civil e de imóveis não podem digitalizar as escrituras e certidões exis-
tentes em seu acervo, por exemplo, e depois eliminar os originais. Assim, estes documentos 
tornaram-se exceção dentro desta regra (assim como os documentos de importância histó-
rica, como veremos mais tarde).
Art. 7º (VETADO).
Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º da República.
DILMA ROUSSEFF
Márcia Pelegrini
Guido Mantega
Jorge Hage Sobrinho
Luis Inácio Lucena Adams
Muito cuidado com questões relativas à digitalização anteriores a 2020. Até então a digi-
talização não tinha validade jurídica e não havia a possibilidade de eliminação dos originais 
a partir da digitalização. Era muito comum, até então, o examinador dizer que a digitalização 
permitia o ganho de espaço nos arquivos, tornando o item incorreto. Hoje, esta afirmação 
passa a ser correta, a partir das alterações que vimos.
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A microfilmagem tem validade jurídica e permite a eliminação dos documentos originais (ex-
ceto os permanentes). A digitalização passa a ter esta mesma característica a partir da re-
gulamentação de 2020. Assim, além de garantir maior facilidade de acesso, a digitalização 
passa também a permitir o ganho de espaço nos arquivos.
Você percebeu, em alguns artigos da lei acima, que a validade jurídica dos documentos 
digitalizados depende da realização desta técnica a partir dos requisitos previstos “em regu-
lamento”. Ou seja, a simples digitalização de um documento não garante sua validade jurídica 
e a eliminação dos documentos originais. O legislador se preocupou em deixar claro que exis-
tem critérios a serem seguidos e que isso deveria ser regulamentado posteriormente.
Esta regulamentação veio com o Decreto n. 10.278, de 18 de maço de 2020. Vamos anali-
sá-lo para entender quais são estes detalhes.
DECRETO N. 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020
Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de 20 de setembro de 2019, 
e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para 
a digitalização de documentos públicos ou privados, a  fim de que os documentos digitalizados 
produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Veja que já na ementa é destacado que o texto do Decreto é garantirá que os documentos 
digitalizados tenham validade jurídica, assim, como os documentos originais que lhe deram 
origem.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art.  84, caput, inciso IV, 
da Constituição, e  tendo em vista o disposto no inciso X do caput do art. 3º e no art. 18 da Lei 
n. 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012,
DECRETA:
Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de 
20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a 
técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os 
documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
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Confirmando o que já estava previsto na ementa do Decreto, citando a Lei da Digitalização 
(Lei n. 12.682/2012) e a lei que trouxe alterações que trazem a validade jurídica dos docu-
mentos digitalizados (Lei n. 13.874/2019).
Âmbito de aplicação
Art.  2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam 
produzidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
Segundo o art. 41 do Código Civil, as pessoas jurídicas de Direito Público interno são a 
União, os  Estados, Distrito Federal, Territórios, Municípios, autarquias (inclusive as associa-
ções públicas) e demais entidades de caráter público que a lei assim definir. Ou seja, entenda 
aqui os documentos produzidos por órgãos ou entidades públicas.
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Segundo o art. 44 do Código Civil, são pessoas jurídicas de direito privado as associações, 
as sociedades, as fundações, as organizações religiosas, os partidos políticos e as empresas 
individuais de responsabilidade limitada. As pessoas jurídicas de direito privado são instituí-
das por iniciativa de particulares.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
III – documentos em microfilme;
IV – documentos audiovisuais;
V – documentos de identificação; e
VI – documentos de porte obrigatório.
Veja que esta regulamentação não se aplicará aos documentos nato-digitais, pois es-
tes já nascem em meio digital, e são originais já neste formato, sendo inclusive assinados 
neste ambiente, por meio de certificação digital. Os  documentos referentes a operações e 
transações realizadas no Sistema Financeiro Nacional também não estarão sujeitos ao esta-
belecido nesta regulamentação porque a Lei da Digitalização já previa que haveria legislação 
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específica no âmbito do SFH. Os documentos em microfilme também estão fora desta regu-
lamentação, pois o microfilme já tem validade jurídica, a partir de sua própria legislação (Lei 
n. 5.433/1968 e Decreto n. 1.799/1996). Documentos audiovisuais (com áudio e/ou vídeo) 
também não estarão sujeitos a este Decreto. Observe que o Decreto ainda deixou claro que 
documentos de identificação (como a carteira de identidade, por exemplo) e de porte obriga-
tório (como a CNH) também não estarão sujeitos à possibilidade de digitalização e elimina-
ção dos documentos originais.
Definições
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I  – documento digitalizado – representante digital do processo de digitalização do documento 
físico e seus metadados;
II – metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III – documento público – documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito 
público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e
IV – integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não 
autorizada.
Aqui temos algumas definições que serão utilizadas no decorrer do Decreto. É bom desta-
car o termo “metadados”, pois ele é importantíssimo para o entendimento de diversos artigos 
e parágrafos do decreto.
De uma forma mais clara, metadados são os dados integrados ao documento em meio 
digital, que o identificam.
Não ficou claro? Vamos melhorar então, para você ver que não é tão difícil:
Quando você tira uma foto pelo seu aparelho celular, há a gravação do arquivo de imagem 
(por exemplo: o arquivo de nome IMG001.JPG). Este arquivo terá vários elementos gravados 
nas propriedades do arquivo, que você verá quando acessar a imagem no aplicativo espe-
cífico, como por exemplo: a data em que a foto foi tirada, o horário em que a foto foi tirada, 
o aparelho que tirou a foto, a  localização em que a foto foi tirada (nos aparelhos com GPS 
integrado) etc.
Quando você joga a foto na rede, outros metadados ainda podem ser acrescentados, 
como as pessoas que estão inseridas na foto, por exemplo. Veja que são informações que fi-
cam vinculadas ao arquivo digital (IMG001.jpg) que trazem informações relativas àquela foto. 
Estes seriam os chamados “metadados”.
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Quando você cria um documento no Word ou no Excel, e pede para ver as propriedades do 
arquivo, verá várias informações neste mesmo contexto. São, portanto, os metadados do arqui-
vo.
Regras gerais de digitalização
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem 
assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III  – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da 
legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Veja que este artigo tenta garantir que o procedimento de digitalização seja capaz de ga-
rantir não apenas a qualidade das imagens capturadas, mas também a possibilidade de se 
identificar equipamentos e softwares empregados neste processo, garantindo a auditabilida-
de, se necessário. Para tanto, estas informações podem ficar vinculadas aos metadados das 
imagens digitalizadas, que citei anteriormente, lembra?
Interoperabilidade é a capacidade de um sistema (informatizado ou não) de se comunicar 
de forma transparente (ou o mais próximo disso) com outro sistema (semelhante ou não). 
Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com pa-
drões abertos.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas
Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efei-
tos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno 
deverá:
I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públi-
cas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do docu-
mento e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Veja que, quando o documento digitalizado for utilizado em qualquer relação com um 
órgão ou entidade pública (ou seja, com o governo), ele deverá ser assinado com certificação 
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ICP-Brasil e ainda atender os padrões técnicos previsto no anexo I deste decreto e conter 
pelo menos os metadados especificados no anexo II deste decreto. Ou seja, a simples digi-
talização de um documento não dá a esta cópia digitalizada validade jurídica, se não forem 
observados todos estes detalhes.
Requisito na digitalização entre particulares
Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de com-
provação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digita-
lizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a 
quem for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no 
art. 5º.
O que este artigo prevê é que, nas relações que não envolvam órgãos e entidades públi-
cas, as partes envolvidas não serão obrigadas a utilizar certificação digital padrão ICP Brasil. 
Nesta situação, poderão ser utilizadas quaisquer tecnologias disponíveis no mercado, desde 
que aceitas pelos envolvidos. Na impede, entretanto, que seja adotada a certificação digital 
padrão ICP Brasil, que não poderá ser recusado por qualquer parte.
Desnecessidade da digitalização
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedi-
da da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade 
e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados 
para descarte.
O que este artigo prevê é que, antes da digitalização, deve-se aplicar a tabela de tempora-
lidade a fim de identificar documentos cujos prazos de guarda já estão expirados e devem ser 
destinados à eliminação. Este procedimento é importante para evitar que sejam disponibiliza-
dos tempo e recursos na digitalização de documentos que já podem ser eliminados.
Responsabilidade pela digitalização
Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por 
terceiros.
Este artigo prevê que o procedimento de digitalização poderá ser realizado tanto pela pró-
pria entidade possuidora dos documentos quanto por terceiros. Ou seja, no caso dos órgãos 
públicos, a digitalização poderá ser realizada pelo próprio órgão ou por empresa terceirizada 
que preste este serviço.
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§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformi-
dade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
Ainda que o serviço tenha sido prestado por terceiros, caberá à entidade possuidora dos 
documentos digitalizados a responsabilidade pela conformidade da digitalização realizada. 
Por exemplo: ainda que uma empresa tenha terceirizado a digitalização de seus documentos, 
ela não poderá se esquivar de problemas relacionados à qualidade das imagens, no futuro, 
com o argumento de que não foi responsável pelo serviço. Ela passa a ser responsável pelas 
imagens como se ela houvesse digitalizado. Daí a importância de fiscalização e controle de 
serviços de digitalização efetuados de forma terceirizada.
§  2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o  instrumento 
contratual preverá:
I – a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a respon-
sabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e
II – os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação 
vigente.
Este parágrafo tenta garantir, pelo menos no âmbito da administração pública federal 
(Poder Executivo Federal), que, quando da terceirização de serviço de digitalização, que a 
empresa contratada se torne responsável por danos a terceiros (no caso, cidadãos usuários 
do órgão, que se sentirem prejudicados por um documento com erro de digitalização) com o 
órgão ou entidade pública detentor do documento.
Descarte dos documentos físicos
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico po-
derá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Eu diria que este é o artigo mais importante do decreto. É ele que, finalmente, garante 
a eliminação dos documentos originais após a digitalização. Perceba, entretanto, que há a 
exceção dos documentos de valor histórico (também chamado de valor secundário, na bi-
bliografia arquivística) que, a exemplo da microfilmagem, não podem ser eliminados, ainda 
que tenham sido digitalizados. Para este controle, há que se levar em consideração que a 
instituição aplique adequadamente sua tabela de temporalidade, a fim de que sejam identi-
ficados tais documentos.
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Manutenção dos documentos digitalizados
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o 
acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Este artigo procura garantir que a instituição busque um armazenamento correto das ima-
gens digitalizadas, em ambientes seguros e adequados. Acrescenta ainda a necessidade de 
indexação das imagens, que permitam a localização rápida das informações quando neces-
sário.
Preservação dos documentos digitalizados
Art.  11. Os  documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o 
transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Este artigo busca garantir que a imagem digitalizada seja mantida, no mínimo, pelo prazo 
a que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Esta situação é ga-
rantida a partir da aplicação da tabela de temporalidade na instituição. Ou seja, um documen-
to com prazo de guarda previsto de 20 anos que for digitalizado, terá sua imagem mantida, no 
mínimo, por este período.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei n. 8.159, de 8 
de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas 
instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do 
Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à pre-
servação de documentos.
Este artigo reforça a situação de que os órgãos e entidades públicas devem respeitar o 
estabelecido na Lei n. 8.159/1991, a chamada Lei dos Arquivos, além das diretrizes do Co-
narq. Destaca ainda a importância de aplicação da tabela de temporalidade, instrumento que 
controla os prazos de guarda e destinação dos documentos da instituição.
Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 18 de março de 2020; 199º da Independência e 132º da República.
JAIR MESSIAS BOLSONARO
Sérgio Moro
Paulo Guedes
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ANEXO I
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO
RESOLUÇÃO 
MÍNIMA
COR TIPO ORIGINAL
FORMATO DE 
ARQUIVO*
Textos impressos, sem ilustra-
ção, em preto e branco
300 dpi
Monocromático
(preto e branco)
Texto PDF/A
Textos impressos, com ilustra-
ção, em preto e branco
300 dpi Escala de cinza Texto / Imagem PDF/A
Textos impressos, com ilustração 
e cores
300 dpi RGB (colorido) Texto/ Imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem 
ilustração, em preto e branco
300 dpi Escala de cinza Texto / Imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem 
ilustração, em cores
300 dpi RGB (colorido) Texto /Imagem PDF/A
Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Plantas e mapas 600 dpi
Monocrático 
(preto e branco)
Texto /Imagem PNG
*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de 
forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de 
ser comprimida.
Obs.: � os requisitos acima são exigidos para que a imagem digitalizada tenha validade jurídi-
ca e, consequentemente, os originais (desde que não sejam de valor histórico) sejam 
eliminados. Acrescente-se ainda que, além destes requisitos, há também a exigência 
dos metadados previstos no anexo II, que veremos a seguir. Ou seja, a instituição não 
é obrigada a seguir estes padrões, mas não poderá eliminar os originais e substituí-
-los pela cópia digitalizada se não houver seguido estes detalhes.
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ANEXO II
METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS
a) Para todos os documentos:
METADADOS DEFINIÇÃO
Assunto
Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.
Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
Autor (nome) Pessoa natural ou jurídicaque emitiu o documento.
Data e local de 
digitalização
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
Identificador do 
documento digital
Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema 
informatizado (sistema de negócios).
Responsável pela 
digitalização
Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização.
Título
Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:
formal: designação registrada no documento;
atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente 
desprovido de título.
Tipo documental
Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo 
com a atividade que a gerou.
Hash (chekcsum) 
da imagem
Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com 
a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:
Obs.: � os metadados listados a seguir são obrigatórios apenas para os órgãos e entidades 
públicas.
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METADADOS DEFINIÇÃO
Classe
Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base 
em um plano de classificação de documentos.
Data de produção 
(do documento original)
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.
Destinação prevista 
(eliminação ou guarda 
permanente)
Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhi-
mento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade 
e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.
Gênero
Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no docu-
mento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do docu-
mento.
Prazo de guarda
Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumpri-
mento da destinação.
3. certificação Digital
Você já deve ter ouvido falar em certificação digital, certo? Se não ouviu garanto que ain-
da vai ouvir falar bastante. É uma tecnologia moderna que está ganhando muito espaço nas 
instituições, em especial no serviço público.
O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica e autentica o titular em si-
tes e sistemas. Também pode ser utilizado para assinar digitalmente documentos eletrônicos 
com a mesma validade jurídica, da assinatura manuscrita.
No Brasil, a  certificação digital foi instituída pela MP n. 2.200-2/2001, que criou a ICP-
-Brasil, órgão autorizado a emiti-la. Para que você entenda o que é a certificação digital, é um 
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arquivo eletrônico (sim, um arquivo gravado em computador) que qualquer pessoa, física ou 
jurídica, pode solicitar. Apesar de ser emitido pela ICP-Brasil, há diversas Unidades de Regis-
tro existentes, nome dado às instituições em que o cidadão é atendido para solicitar sua cer-
tificação digital. Correios e Caixa Econômica Federal são dois exemplos de locais onde você 
pode solicitar sua certificação digital. É como o CPF, que é emitido pela Receita Federal, mas 
você pode solicitá-lo nos Correios.
Uma vez emitida a certificação digital, que pode ser gravada em um cartão, token (veja a 
imagem anterior), ou enviada por e-mail para que seja armazenada no computador, o usuário 
cadastra uma senha pessoal, que será utilizada para utilizá-la quando necessário. Mas em 
que situações você utilizaria a certificação digital? É aí que vem as vantagens desta tecnolo-
gia.
A certificação digital pode ser utilizada para te identificar em sistemas informatizados, 
substituindo login e senha, por exemplo. A página da Receita Federal onde o cidadão pode 
obter detalhes de sua declaração de imposto de renda só pode ser acessada com a utilização 
da certificação digital, por exemplo.
Outra aplicação da certificação digital, e aí é que está o pulo do gato, é a possibilidade 
de conferir a um documento assinatura eletrônica, dando a este validade jurídica e status de 
original. Ou seja, você pode, a partir da certificação digital, assinar um documento em meio digital, 
sem necessidade de imprimi-lo. Neste caso, o documento passa a ser considerado documento 
definitivo, fica bloqueado para qualquer alteração (pois já foi assinado) e pode ser encami-
nhado digitalmente pela rede ou sistema para o destinatário sem necessidade de passar para 
o papel. Até mesmo um e-mail pode ser assinado, garantindo a identidade de quem o emitiu.
Você já deve ter recebido, por exemplo, alguma nota fiscal eletrônica, certo? Ela funciona 
com base na certificação digital, onde a empresa faz a emissão por meio de um sistema e o 
documento é assinado quando de sua criação. A nota fiscal é encaminhada automaticamen-
te para o usuário e para a receita federal, evitando o acúmulo de papel nos arquivos e maior 
agilidade nas transações.
Outra aplicação já bastante adiantada é com relação aos Processos Judiciais Eletrônicos, 
que também estão fundamentados na aplicação da certificação digital. Neste caso, o advogado 
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dá entrada na petição em meio eletrônico (pode fazê-lo do seu escritório, acessando o siste-
ma disponibilizado pelo respectivo tribunal na Internet). A petição é autuada eletronicamente 
(lembra do Protocolo? Pois é, ele passa a executar suas atividades também no mundo digital) e o 
processo tramita pela rede, onde cada despacho ou decisão é inserida eletronicamente, e as assinaturas 
são efetuadas por meio da certificação digital.
Poderíamos enumerar diversas aplicações da certificação digital no dia a dia, e elas estão 
se multiplicando nas instituições, em especial no serviço público. O SEI (Sistema Eletrônico 
de Informações), por exemplo, um Sistema Informatizado criado pelo TRF – 4ª Região é uti-
lizado na criação de documentos administrativos onde qualquer documento pode ser criado 
dentro do sistema, assinado eletronicamente, e passa a tramitar eletronicamente. Ele já foi 
implantado em diversos órgãos nas mais diversas esferas do serviço público e tem trazido 
eficiência, agilidade e ganho de espaço nos arquivos (neste caso, espaço físico, pois a partir 
daqui o problema é o espaço digital....).
Vale ressaltar, neste momento, que toda esta documentação em meio digital deve, como 
já vimos, ser tratada arquivisticamente da mesma forma que os documentos em meio tra-
dicional, no que se refere à aplicação de tabelas de temporalidade para controle dos prazos 
de guarda, controle de tramitação e acesso etc. A vantagem é que agora todo este controle é 
informatizado, o que garante maior agilidade nas atividades.
Não confunda documento digitalizado com documento digital assinado com certificação di-
gital. Enquanto o primeiroé uma cópia sem validade jurídica, o  segundo é um documento 
original, com validade, assinado digitalmente.
4. preserVação De Documentos Digitais
Uma vez que você já se inteirou das vantagens que a aplicação das modernas tecnologias 
na área de informática traz para os arquivos, agora vamos pensar um pouco na manutenção/
preservação desta documentação ao longo do tempo. Deve ser bem mais tranquilo conservar 
documentos em meio digital por longos prazos de guarda do que documentos em papel, certo? 
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Não é bem assim... Documentos em meio digital exigem alguns cuidados essenciais para sua 
preservação, que nem sempre o usuário (e aí eu incluiria tanto as pessoas físicas quanto as 
instituições), muitas vezes não se atenta.
Primeiramente, é  imprescindível que se façam cópias de segurança regularmente de 
toda informação arquivada digitalmente (os famosos backups), pois a informação digital 
pode ser perdida por diversos motivos (pane no sistema, má qualidade das mídias, des-
carga elétrica, ação de hackers e diversos outros motivos. Provavelmente você já deve ter 
perdido informações importantes em mídia digital em diversas oportunidades, não? Não é 
que documentos em papel não possam ser perdidos, mas com certeza a chance de perder 
informações digitais é bem maior, o que exige este cuidado. Imagine se um banco, onde 
quase a totalidade de sua informação é armazenada em sistemas digitais, perde toda esta 
informação e não tem cópia de segurança... Seria uma catástrofe para todos os clientes 
daquela instituição.
Outro cuidado, que nem sempre o usuário se dá conta, é a necessidade de migração de suporte, 
ou seja, a necessidade de que as mídias utilizadas sejam atualizadas antes que se tornem obsoletas. 
Na informática, a tecnologia muda rapidamente e as formas de armazenamento, que servem 
de suporte para a informação são substituídas de tempos em tempos. Se você mantiver um 
arquivo digital sem efetuar esta migração, estará condenado a não conseguir acessar o do-
cumento em pouco tempo. Não é difícil entender isso. Se você tiver guardado um disquete 
com informações importantes no fundo do seu armário, terá sérios problemas para acessar 
a informação que está contida naquela mídia hoje em dia, pois não encontrará equipamento 
com esta unidade de leitura.
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Evolução dos disquetes (8, 5¼ e 3 ½ polegadas, respectivamente)
Zip drive: muito utilizado para backup nos anos 90
E a coisa ainda não acabou... também devemos nos preocupar com a migração ou atuali-
zação do formato e do ambiente tecnológico em que o documento foi produzido. Sim, as lin-
guagens utilizadas na informática também evoluem e mudam rapidamente. Se você procurar 
uma planilha eletrônica criada há 15 ou 20 anos descobrirá que o formato do arquivo não é 
o mesmo de hoje. Surgem novas linguagens e as que continuam existindo vão mudando o 
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formato, de modo que os softwares mais novos deixam de conseguir ler os documentos mais 
antigos, o que é bem conveniente para as empresas que criam os softwares, pois exige que o 
usuário adquira as novas versões dos programas, mas é um sério problema para aqueles que 
tem a obrigação de manter a informação por longos prazos de guarda nos arquivos.
Tive a experiência de atuar como professor de informática no final dos anos 80 (não sou 
tão velho assim, estava no final da adolescência...), onde trabalhávamos com computadores 
ultramodernos (com 64 kb de memória e tecnologia de 8 bits). Com certeza, os arquivos que 
criávamos naquela época não são mais legíveis pelos computadores atuais, tanto no que se 
refere às mídias, quanto às linguagens utilizadas.
É importante, na criação de documentos em meio digital, optar por formatos de arquivo 
padronizados, que garantam acesso a longo prazo. O formato PDF, por exemplo, é bastante 
recomendado, pois é um formato amplamente utilizado e que não se tornará obsoleto tão 
cedo. Evite formatos utilizados por poucos usuários, que amanhã podem não ser mais utili-
zados e tornarão seus documentos inacessíveis.
Em resumo, temos que nos preocupar com estes diversos aspectos para a preservação de 
documentos em meio digital:
• Efetuar backups frequentemente e em intervalos regulares;
• Efetuar a migração de suporte (mídias utilizadas);
• Efetuar a migração de formato e ambiente tecnológico.
Agora é hora de treinar tudo o que vimos neste módulo. Bons estudos!
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QUESTÕES DE CONCURSO
Documentos Digitais
Questão 1 (CESPE-UNB/ABIN/2018) Redução de espaços físicos e ganhos de produtivida-
de são vantagens da geração de documentos arquivísticos digitais, mas dificultam o acesso 
aos estoques de informações e a distribuição de dados e informações.
Questão 2 (CESPE-UNB/CGM-PB/2018) É dispensável submeter documentos arquivísti-
cos digitalizados ou natodigitais ao plano de classificação ou à tabela de temporalidade.
Questão 3 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O conteúdo de bases de dados não pode ser consi-
derado documento arquivístico.
Questão 4 (CESPE-UNB/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de 
acordo com a tabela de temporalidade.
Questão 5 (CESPE-UNB/DPU/2016) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de me-
canismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do acervo.
Questão 6 (CESPE-UNB/DPU/2016) Todo documento digital é codificado em dígitos biná-
rios.
Questão 7 (CESPE-UNB/FUB/2016) Os documentos de arquivo digitais ou que foram digi-
talizados na UnB ou em qualquer outra instituição pública recebem uma organização diferente 
daquela dada aos documentos de arquivo em papel, pois ambos os tipos de documentos têm 
naturezas diversas.
Questão 8 (CESPE-UNB/DPU/2015) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de me-
canismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do acervo.
Questão 9 (CESPE-UNB/FUB/2015) São duas as formas de se gerarem documentos di-
gitais (eletrônicos): diretamente, com o uso de um software ou sistema específico; ou por 
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processo de digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos documentos digitais inde-
pende do uso de softwares específicos ou de computadores.
Questão 10 (CESPE-UNB/ANATEL/2014) Os documentos produzidos e recebidos pela ANA-
TEL em formato digital não possuem a autenticidade garantida e por isso não integram o ar-
quivo da ANATEL.
Questão 11 (CESPE-UNB/ANTAQ/2014) Ainda que tenham surgido novos suportes docu-
mentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se inalte-
rado.
Questão 12 (CESPE-UNB/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos 
no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considerados arquivísticos, devem 
receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da informação.
Questão 13 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrô-
nico, sítios na Internet, bases de dados e de textos são exemplos de documentos arquivísticos 
digitais.
Questão 14 (CESPE-UNB/CNJ/2013) A gestão de documentos não se aplica a documentos 
Eletrônicos.
Questão 15 (CESPE-UNB/ANP/2013) Os documentos digitais podem ser gerados por siste-
mas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de da-
dos, por processo de digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema específico.
Questão 16 (CESPE-UNB/CNJ/2013) O documento digital pode ser produzido por meio de 
sistemas gerenciadores de bancos de dados, por processo de digitalização e(ou) com o uso 
de software ou sistema específico.
Questão 17 (CESPE-UNB/TELEBRAS/2013) Documentos de natureza digital, ou seja, pro-
duzidos, tramitados e armazenados apenas em sistema computacional, como mensagens de 
correio eletrônico, sítios na Internet, planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem ser 
considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem ser incluídos nos sistemas de 
gestão de documentos.
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Questão 18 (CESPE-UNB/IBAMA/2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser 
constituídos de documentos originários das atividades-meio e fim e produzidos em variados 
suportes documentais, inclusive o digital.
Questão 19 (CESPE-UNB/FUB/2011) As páginas e a correspondência eletrônica, ainda que 
produzidos ou recebidos no decorrer das atividades da instituição, não são considerados do-
cumentos de arquivo por não constituírem provas dessas atividades, visto que carecem de 
suporte material e de elementos de validação, como assinaturas e carimbos.
Questão 20 (CESPE-UNB/MEC/2011) Com o advento das novas tecnologias de gerencia-
mento eletrônico de documentos, as tabelas de temporalidade documental não são mais utili-
zadas para controle de acervos, dado o seu alto custo de manutenção.
Questão 21 (CESPE-UNB/SEGER-ES/2011) Apenas os documentos digitais arquivísticos 
devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
Questão 22 (CESPE-UNB/DPF/2009) Uma base de dados desenvolvida em uma instituição 
pública deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.
Questão 23 (CESPE-UNB/UNIPAMPA/2009) Os documentos eletrônicos produzidos ou re-
cebidos no desenvolvimento das atividades de uma empresa ou órgão público, por causa da 
especificidade do suporte, não são considerados documentos de arquivo.
Questão 24 (CESPE-UNB/FUB/2008) O sítio da UnB na Internet é um exemplo de documento 
arquivístico digital.
Questão 25 (CESPE-UNB/FUB/2008) A gestão do correio eletrônico ou de mensagens ele-
trônicas está fora do âmbito da gestão de documentos, pois essas mensagens eletrônicas não 
são consideradas arquivísticas.
Questão 26 (CESPE-UNB/MCT/2008) São exemplos de documentos arquivísticos digitais: 
as planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet, bases de dados e, 
também, textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras.
Digitalização
Questão 27 (CESPE-UNB/CGM-PB/2018) Uma das indicações para a digitalização de docu-
mentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela documentação.
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Questão 28 (CESPE-UNB/STM/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um docu-
mento destinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.
Questão 29 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Entre os fatores que determinam a qualidade da 
imagem digital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de compressão e a 
resolução óptica adotada no escaneamento.
Questão 30 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A digitalização é vantajosa porque permite a redu-
ção do manuseio de originais que estejam em suportes não digitais.
Questão 31 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitaliza-
ção deve ser considerado como documento original.
Questão 32 (CESPE-UNB/ANVISA/2016) Para garantir eficiência e racionalidade ao proces-
so de organização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de maneira que 
a digitalização dos documentos do arquivo intermediário seja realizada antes da aplicação da 
tabela de temporalidade.
Questão 33 (CESPE-UNB/DPU/2016) Digitalização é o procedimento a ser adotado antes da 
eliminação de qualquer processo com trânsito em julgado.
Questão 34 (CESPE-UNB/ANATEL/2014) A digitalização de documentos de arquivo é dirigi-
da ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
Questão 35 (CESPE-UNB/CADE/2014) A digitalização de documentos de arquivo é aconse-
lhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente 
por diferentes usuários.
Questão 36 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Uma das vantagens da digitalização de documentos 
é preservar o original do manuseio intenso.
Questão 37 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) Uma das principais formas de alteração de suporte 
atualmente adotadas nos arquivos é a digitalização, que consiste na conversão de um docu-
mento para o formato digital com uso de escâner ou outro dispositivo apropriado.
Questão 38 (CESPE-UNB/DF-TRANS/2008) A digitalização, sem a eliminação dos originais, 
pode ser utilizada para potencializar o acesso aos documentos de guarda permanente.
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Questão 39 (CESPE-UNB/DFTRANS/2008) Em um programa de gestão de documentos, a 
reformatação de suportes (microfilmagem ou digitalização) deve ser adotada exclusivamente 
quando o documento é recolhido ao arquivo permanente.
Questão 40 (CESPE-UNB/TST/2008) É possível a digitalização de documentos de necessi-
dade imediata para consulta administrativa, jurídica ou técnica, mesmo que eles já tenham 
sido microfilmados.
Questão 41 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) A digitalização de documentos, ao contrário da 
microfilmagem, não permite o acesso múltiplo.
Legislação acerca da Digitalização
Lei n. 12.682/2012
Art. 2ºA – Eliminação de Documentos Permanentes apósa Digitalização
Questão 42 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acu-
mulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação 
dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.
Questão 43 (CESPE-UNB/FUB/2015) Os documentos de arquivo identificados com valor se-
cundário poderão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser mantida sua 
versão original em papel.
Questão 44 (CESPE-UNB/TCDF/2014) Os documentos do arquivo permanente devem ser 
digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
Questão 45 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) A atual legislação garante validade jurídica aos do-
cumentos públicos microfilmados e em formato digital, desde que obedecidos os padrões 
estabelecidos em lei, o que permite substituir grandes volumes de documentos permanentes, 
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.
Questão 46 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) Os documentos considerados de valor permanen-
te, de acordo com a legislação em vigor, mesmo microfilmados ou digitalizados, não podem 
ter seus originais em papel eliminados.
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Certificação Digital
Questão 47 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) Apesar da segurança que o certificado digital pro-
porciona, um contrato assinado digitalmente não possui o mesmo valor jurídico que aquele 
firmado em cartório e na presença do tabelião.
Questão 48 (CESPE-UNB/DPU/2016) Apenas cidadãos brasileiros podem possuir certifica-
do digital da ICP/Brasil.
Questão 49 (CESPE-UNB/DPU/2016) O custo do certificado digital pode variar de acordo 
com o tipo de portabilidade.
Questão 50 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) O certificado digital, que permite a identificação 
segura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios eletrô-
nicos, é comparável a uma identidade virtual.
Questão 51 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) O uso da certificação digital, no correio eletrôni-
co, garante a identidade do emissor, a integridade e a inviolabilidade do conteúdo da mensa-
gem enviada.
Questão 52 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) A certificação digital tem tido um dos usos mais 
significativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Questão 53 (CESPE-UNB/MPOG/2015) A certificação digital tem tido um dos usos mais sig-
nificativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Questão 54 (CESPE-UNB/MPOG/2015) O certificado digital, que permite a identificação se-
gura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios eletrôni-
cos, é comparável a uma identidade virtual.
Questão 55 (CESPE-UNB/INPI/2013) O ICP-Brasil, infraestrutura de chaves públicas brasi-
leiras, garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
Questão 56 (CESPE-UNB/INPI/2012) O ICP-Brasil, infraestrutura de chaves públicas brasi-
leiras, garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
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ARQUIVOLOGIA
Questão 57 (CESPE-UNB/STJ/2004) A legislação brasileira não reconhece o documento ele-
trônico como documento original.
Workflow
Questão 58 (CESPE-UNB/MEC/2011) A definição de um processo que será alvo de um ser-
viço de workflow deve ter como origem a análise dos processos de negócio da organização.
Questão 59 (CESPE-UNB/BACEN/2013) As atividades de um workflow devem incluir, mini-
mamente, atores que as executem, rotas que explicitam o encadeamento e o destino das ativi-
dades, documentos produzidos e consumidos durante a execução das atividades e regras que 
devem ser respeitadas durante a execução das atividades.
GED
Questão 60 (CESPE-UNB/SEBRAE NACIONAL/2011) A tecnologia workflow, utilizada para 
automação dos processos que envolvem documentos em uma organização, não é componen-
te obrigatório em um sistema de GED, mas é possível utilizá-la de forma integrada.
Questão 61 (CESPE-UNB/SEBRAE NACIONAL/2011) O GED aplica-se tanto às informações 
estruturadas quanto às não estruturadas, em todas as etapas do ciclo documental.
Questão 62 (CESPE-UNB/ABIN/2010) O gerenciamento eletrônico de documentos, conjunto 
de tecnologias utilizadas para organização da informação estruturada de um órgão ou entida-
de, pode ser dividido de acordo com as seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, 
armazenamento e distribuição.
Questão 63 (CESPE-UNB/MPU/2010) Denomina-se gerenciamento eletrônico de documen-
tos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de infor-
mação contida, especificamente, em documentos convencionais.
Questão 64 (CESPE-UNB/MS/2010) O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Do-
cumentos (SIGAD) é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação 
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ARQUIVOLOGIA
não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalida-
des: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
Questão 65 (CESPE-UNB/FUB/2008) Gestão eletrônica de documentos é o conjunto de tec-
nologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entida-
de, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazena-
mento e distribuição.
Questão 66 (CESPE-UNB/MS/2008) O gerenciamento eletrônico de documentos pode en-
globar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processa-
mento de formulários, indexação, gestão de documentos e repositórios.
Questão 67 (CESPE-UNB/DETRAN-PA/2006) A gestão eletrônica de documentos tem a fi-
nalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
Questão 68 (CESPE-UNB/ANATEL/2004) O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) 
é bastante eficaz em uma organização moderna e informatizada, já que elimina a necessidade 
de se manter um acervo de documentos em papel.
Questão 69 (CESPE-UNB/COHAB-BAURU-SP/2004) Para uma organização moderna e in-
formatizada, existe o que se chama de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). O GED 
elimina completamente a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.
SIGAD
Definição de SIGAD
Questão 70 (CESPE-UNB/STJ/2015) O SIGAD pode ser um software particular, um conjunto 
de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação 
destes.
Questão 71 (CESPE-UNB/TJ-AL/2012) O conjunto de procedimentos e operações técnicas, 
característico do sistema de gestão arquivística de documentos que é processado por compu-
tador denomina-se
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