GESTÃO DA QUALIDADE ANÁLISE SWOT

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GESTÃO DA QUALIDADE – ANÁLISE SWOT 
O termo SWOT é a abreviação das palavras em inglês: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
A SWOT, conhecida também pelo nome Análise FOFA ou FFOA no Brasil, é uma ferramenta que permite realizar análises de cenário ou de ambiente, seja ele interno ou externo. É um excelente complemento para o planejamento estratégico que foi criado entre as décadas de 1960 e 1970, por Albert Humphrey, professor da universidade de Stanford. 
As forças e fraquezas dizem respeito ao tomador de decisão – ou seja, você e sua empresa. Já as oportunidades e ameaças falam sobre fatores externos, que estão fora do seu controle. Na análise SWOT, esses dois cenários são conhecidos como ambiente interno e ambiente externo, respectivamente.
A matriz FOFA é um sistema relativamente simples de usar e que fornece um grande detalhamento da situação, abrangendo circunstâncias como a criação de produtos em uma pequena empresa até a gestão de uma multinacional
Ambiente interno
Forças
São as vantagens que sua empresa possui em relação aos concorrentes. Seus diferenciais competitivos, as aptidões mais fortes do seu negócio. Podem dizer respeito também aos elementos internos que beneficiam o seu empreendimento ou fatores que estão sob o seu controle – que você consegue, por exemplo, decidir se mantém ou não.
Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo são:
· Quais são as minhas melhores atividades/produtos/serviços?
· Qual é a minha maior vantagem competitiva?
· O quão felizes meus clientes estão?
Fraquezas
São pontos que podem prejudicar e/ou interferir negativamente no andamento da empresa. Essa etapa exige muita sinceridade por parte do realizador da análise SWOT, afinal, é preciso identificar esses, digamos, “defeitos” do seu negócio para que o método faça sentido.
As fraquezas encontradas, então, precisam ser examinadas e observadas de forma individual. Assim, será possível resolver os problemas que elas estão gerando. Caso não seja possível solucioná-los a curto prazo, o recomendado é tentar ao menos reduzir seus efeitos ou contorná-los, para que eles estejam mais próximos de ser uma força do que uma fraqueza.
Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo são:
· Por que meu concorrente foi escolhido ao invés de mim?
· Meus funcionários são os ideais para esse trabalho?
· Por que meus clientes não estão engajados?
Ambiente externo
Oportunidades
Nada mais são do que forças externas que impactam positivamente a sua empresa. Você não pode controlá-las, mas pode usufruir delas – desde que sejam reais e possuam embasamento em pesquisas ou estudos.
Além disso, elas podem surgir a qualquer momento, e o ideal é que você esteja preparado! Estamos falando de eventos como uma parceria com o seu concorrente, um modismo passageiro que aumente o consumo do seu produto, mudanças na política econômica do governo, novas leis, etc.
Ameaças
São o contrário das oportunidades: forças externas que influenciam negativamente o seu negócio. Do que você tem medo? Se isso acontecer realmente, já sabe o que fazer? É necessário pensar em possíveis eventos que prejudicariam seus lucros e o empreendimento como um todo.
Exemplos:
· Escassez de mão de obra;
· Catástrofes naturais;
· Roubo de dados;
· Novos e melhores concorrentes, entre outros.
O que posso alcançar com o uso dessa ferramenta?
· Ter uma visão interna e externa do negócio.
· Identificar os elementos-chave para a gestão da empresa.
· Estabelecer prioridades de atuação e de decisões a serem tomadas.
· Ter um “diagnóstico” da saúde da empresa: os pontos positivos, os potenciais competitivos nos quais se pode investir para aumentar o crescimento e os principais pontos críticos e de falha.
· Definir posturas a fim de resolver ou minimizar os riscos e problemas levantados.
Como montar uma análise SWOT
Após todos os conceitos compreendidos, chegou a hora de criar sua análise SWOT. Para que tudo seja mais facilmente compreendido, utilizaremos um e-commerce como exemplo para ilustrar o passo a passo a seguir.
1. Identifique seu objeto de estudo
Bom, a matriz SWOT funciona melhor quando temos um objetivo claro e definido como objeto de análise. Esse objetivo, porém, precisa ser abrangente o suficiente para que valha o exercício em si.
Seguindo o exemplo do e-commerce, a questão é: “será que devemos criar uma rede social para a loja?” A pergunta é esta. E não algo como “qual rede social deveríamos usar?” ou “qual será nosso tom de voz na rede?”.
A ideia é analisar se uma rede social para o e-commerce em questão agregará valor à marca ou não. Logo, uma ideia estará em debate.
2. Pesquise sobre
A sua pesquisa pode envolver de números internos da empresa sobre interações sociais até estudos de mercado e/ou realizados por consultorias. Para o caso da criação da rede social, o e-commerce também observará:
· Quais redes os concorrentes utilizam;
· Quais redes os clientes da base mais utilizam;
· Quanto tempo levará para o projeto ser colocado em prática
3. Faça brainstorming com a equipe
O brainstorming com a equipe é essencial para descobrir – ou ao menos tentar – todas as variáveis possíveis. Comece com questões óbvias como “será que nossos usuários irão se engajar em nossa rede social?” e alongue os tópicos até chegar a ideias criativas e mais específicas para tanto. A ideia é gastar um bom tempo nisso, afinal, você quer encontrar os fatores mais importantes que o levarão a tomar a decisão mais acertada.
O ideal é que, nesse momento, você já tenha um quadro/esboço/template da matriz FOFA para ir jogando as respostas. E sim, o brainstorming vai englobar todos os conceitos que listamos anteriormente: ambiente externo e interno, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Além disso, pergunte-se durante o exercício:
· Forças podem alavancar quais oportunidades?
· Forças podem minimizar ou combater quais ameaças?
· Fraquezas podem prejudicar quais oportunidades?
· Fraquezas podem potencializar quais ameaças?
4. Refine os resultados do brainstorming
Finalizado o brainstorming, basta refinar as respostas. Corte as suposições e “achismos” e anote dados concretos e fatores que chamaram a atenção.
Durante sua pesquisa e brainstorming, o pessoal do e-commerce, por exemplo, descobriu que sua base de clientes usa ao menos uma rede social por 14 horas na semana e gostaria de receber notificações com promoções relâmpago em seu smartphone. Mas que são também pessoas ocupadas e sem tempo a perder.
É hora de “passar a limpo” o quadro da matriz SWOT, tornando suas respostas para cada conceito o mais específicas possível.
5. Defina os próximos passos
Com o quadro organizado, você terá uma visão completa e assertiva de suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Agora, “é só” analisar.
O e-commerce em questão percebeu que sua base de clientes está interessada e usa redes sociais constantemente, assim como os concorrentes – que possuem uma fanpage no Facebook – o que poderia ser uma ameaça para o engajamento do seu negócio.
Contudo, eles poderiam apostar na criação de vídeos e tutoriais para tentar contornar a situação e produzir conteúdos valiosos. Também precisariam, no entanto, contratar um social media e um designer, mas terceirizar a produção de vídeos por ser a opção menos custosa para o negócio no momento.
Os pontos positivos e negativos da própria matriz SWOT
A análise SWOT é uma metodologia que confirmadamente funciona – e muito! No entanto, que não se aplica a qualquer situação. Para guiá-lo na sua escolha pelo uso dela ou não, listamos as forças e fraquezas da própria matriz FOFA.
Pontos fortes
· Com um pouco de treino, qualquer pessoa é capaz de criar e utilizar a matriz SWOT, ou seja, é uma ferramenta muito acessível;
· Simples de fazer: em uma folha de papel, planilha, quadro, computador ou que sua imaginação permitir;
· Estimula o planejamento e as ideias por meio do brainstorming e da organização;
· De fácil compreensão, podendo ser apresentada de maneira prática a outras pessoas que não necessariamente participaramdo processo;
· Possibilidade de alavancar um projeto (ou perceber a tempo quando uma ideia é ruim!) através da análise e pesquisa.
Pontos fracos
· Pode ser difícil limitar fatores e/ou estratégias quando tudo pode ser listado e encaixado em um ou mais conceitos do quadro;
· É uma ferramenta descritiva, que não prevê ou prescreve soluções (a decisão final sempre partirá do realizador);
· Não estabelece os próximos passos. Novamente, dependerá de você montar um plano de ação.