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UNIVERSIDADE DO GRANDE RIO GABRIEL BARROS MAGRI DA SILVEIRA SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL COMO INSTRUMENTO DE AUXÍLIO A CONTROLADORIA RIO DE JANEIRO 2021 GABRIEL BARROS MAGRI DA SILVEIRA SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL COMO INSTRUMENTO DE AUXÍLIO A CONTROLADORIA Trabalho acadêmico apresentado à disciplina de Gestão de Controladoria e Planejamento do Curso de Gestão Financeira da Universidade do Grande Rio como requisito de nota total da AP3. Requerido pelo prof. Aleciano Santana. Rio de Janeiro 2021 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 4 2 DESENVOLVIMENTO ............................................................................................ 5 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................... 18 REFERÊNCIAS ........................................................................................................ 19 4 1 INTRODUÇÃO Para conhecer alguns dos meios utilizados pelas empresas na luta para superar as constantes mudanças e desafios do mercado, este artigo pretende estudar o papel da controladora como importante força de apoio aos gestores no planejamento, execução e controle, por meio da manutenção de um sistema de informação que utilize informações atualizadas, oportunas, corretas e suficientes para o funcionamento das organizações na luta pela sua existência. 5 2 UTILIZAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL COMO FERRAMENTA PARA A ATUAÇÃO DA CONTROLADORIA Para controlar o cumprimento da busca da organização por eficiência e eficácia, é necessário identificar os padrões de integração de sistemas dentro da empresa que levam ao sucesso de sua adoção. Todo o processo de gestão do negócio deve ser integrado por meio de modelos de gestão, tomada de decisão, medição e informação, desde o planejamento à implementação e controle, até a interação com os sistemas de informação. O Novo Cenário Econômico Contemporâneo tem mostrado que para alcançar a eficiência organizacional e o mais alto nível de eficiência, as empresas devem usar a informação em seu benefício, ela deve ser tratada como um produto, para fornecer informações de acordo com as necessidades dos clientes e gestores . A informação cabe à organização aceitar, senão o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gestão e utilização estão diretamente relacionadas com o sucesso almejado. Nesta nova realidade econômica, a informação tem sido considerada e utilizada em muitas organizações como um elemento estrutural e uma ferramenta de gestão estratégica. Portanto, a gestão eficaz de uma organização requer uma percepção objetiva e precisa dos valores da informação e dos sistemas de informação. Management Information System (MIS) é um sistema desenvolvido para auxiliar as organizações no cruzamento e análise de dados que vêm de ambientes internos e externos e se transformam em conhecimento, geram informações, permitindo assim 'valor adicional e vantagem competitiva a quem utiliza isto. Nesse sentido, o Sistema de Informação funciona como uma função agregadora entre outros sistemas, tornando-se o centro nevrálgico de toda a empresa. Este sistema requer manutenção contínua para atender às necessidades de mudança O sistema de informação é um meio de fornecer prontamente à gestão os dados e informações necessários para facilitar o processo de tomada de decisão na organização. Um sistema é uma coleção de componentes interdependentes que 6 trabalham juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações para facilitar o planejamento, controle e coordenação. O MIS oferece suporte ao gerenciamento por meio de relatórios, processos atuais, planejamento, controle e suporte à decisão, resumo e apresentação de atividades recorrentes e dados subjacentes. A utilização desse sistema é necessária como meio de suporte estratégico e atual às decisões relacionadas às atividades de gestão, desde aquelas que fazem parte do dia a dia até as de longo prazo. O desenvolvimento da tecnologia no uso da tecnologia da informação tem desempenhado um papel decisivo na rápida divulgação de informações precisas, auxiliando na criação de sistemas de informação de gestão ágil nas organizações, onde a informação pode estar mais perto de uma decisão. A informação, assim como as pessoas, materiais e máquinas, entre outros, é um recurso indispensável e valioso para uma organização, pois o uso efetivo da informação reduz a incerteza para a organização, é claro que criar um sistema de informação tem custos , principalmente tecnologia, software, mas os benefícios são maiores. Para que a informação ocorra de forma harmoniosa, é necessário haver uma articulação entre departamentos e unidades trabalhando em conjunto, não podendo haver barreiras ou divisões que impeçam a transmissão de informações. O MIS é uma importante ferramenta para o controlador no desempenho de sua função principal, que é garantir a otimização dos resultados econômicos da empresa, já que é ele o responsável pela gestão de todo o sistema. Para o Controller, convergem todas as informações contábeis necessárias ao bom controle econômico-financeiro da empresa. Um sistema de informação bem estruturado permitirá uma gestão eficiente da informação necessária à gestão económico-financeira da empresa, bem como a máxima eficiência na relação custo-benefício. Na criação e na comunicação da informação. 7 Para que o controle possa cumprir sua missão de buscar a eficiência e eficácia da organização, é necessário identificar padrões de integração de sistemas dentro da empresa que conduzam ao sucesso de sua adoção. Todo o processo de gestão que uma empresa precisa para ser integrado por meio de modelos de gestão, decisão, medição e informação, do planejamento à execução e controle, até a interação com o sistema de gestão da informação Cada vez mais as organizações concentram seus esforços na pesquisa de criação e uso de informação. Ter informação é a forma mais eficaz de compreender o mercado em que uma empresa atua, pois permite a uma empresa organizar-se face às dinâmicas existentes e manter-se atual e competitiva. Nesse sentido, a utilização de mecanismos de suporte à geração de informações é uma estratégia fundamental na gestão empresarial. Principalmente devido a novas ofertas de mercado e atividades que surgiram nos últimos anos devido à mudança de tecnologia. Pensando nisso, você sabia que existem sistemas capazes de capturar os dados de uma empresa e transformá-los em informações? Isso mesmo! Estamos falando sobre sistemas de informação. Sistemas de informação são mecanismos (como software) projetados para coletar, processar, armazenar e transmitir informações. Assim, os sistemas de informação transformam dados “brutos” em informações - úteis e importantes nos processos de negócios. 8 Entenda com um exemplo: Imagine uma trading comprando sapatos para revendê-los. Para que uma empresa funcione, ela deve ter produtos para vender. Então saber quantos pares de sapatos temos em estoque é importante para o negócio, certo ?! Saber a quantidade de sapatos em estoque é óbvio. Um sistema de informação organiza esses dados para que a empresa possa saber a data exata da compra de um novo produto, quais fornecedores oferecem o melhor valor e quem são os principais clientes. Aqui está a informação! A utilizaçãode sistemas de informação facilita os processos e rotinas da organização, ajudando a resolver problemas com agilidade e atender às mais diversas necessidades da empresa. Os sistemas de informação têm, portanto, ocupado um lugar importante na sociedade e nas organizações. Assim, as empresas que pretendem manter atividades competitivas e relevantes para as perspetivas e necessidades do mercado devem organizar a sua própria implementação de projetos de informatização de forma a utilizar tecnologias que maximizem a otimização dos seus processos. O uso da tecnologia nos processos organizacionais denomina-se informatização Projeto de informatização em que a organização de uma empresa se baseia na utilização de meios tecnológicos. O projeto de informatização direciona as organizações a se estruturarem de forma que processos que eram feitos manualmente passem a ser feitos com tecnologia. 9 Conforme explica Torres (1999), a tecnologia da informação auxilia as organizações em três aspectos: A informatização busca a eficiência; Informatização para buscar sinergia e integração Informatização para buscar valor agregado aos produtos. Segundo o autor, a informatização da busca efetiva ocorre quando uma organização busca reduzir custos, diminuir tempos de processamento e melhorar a qualidade de seus produtos e serviços. A informatização, que busca sinergia e integração, está, por sua vez, associada ao uso de tecnologias para aprimorar as relações existentes entre a organização e seus diversos usuários, como clientes, fornecedores, credores, etc. (TORRES, 1999). A informatização busca agregar valor ao produto onde o uso da tecnologia é incorporado aos produtos fornecidos pela empresa, agregando valor ao produto. Partindo do princípio da criação de eficiência, sinergia e valor acrescentado para os produtos, especialmente no domínio da contabilidade e empresarial, dispomos de um Sistema de Informação Contabilística - SIC, tratando assim a informação contabilística e empresarial. Um sistema de informação contábil é o conjunto de recursos humanos e financeiros que existem dentro de uma organização e são responsáveis pela preparação da informação financeira. O professor Marion (2015) enfatiza que o sistema contábil se preocupa com todas as atividades contábeis, desde o entendimento do que é um negócio até a preparação das demonstrações financeiras. 10 O objetivo principal de um sistema de informação contábil é gerar informações úteis para a tomada de decisões. Observe que os objetivos dos sistemas de informação contábil atendem aos objetivos dos Contadores, incluindo fornecer informações úteis aos usuários, ajudando-os na tomada de decisões! Assim, reconhece-se que os sistemas de informação contabilística são o resultado da informatização nas empresas e nos gabinetes de contabilidade: a organização, num único local, de todos os dados relativos a uma ou mais empresas, podendo gerar relatórios de forma rápida e eficiente. Veja com um exemplo: Imagine que a mesma empresa compra sapatos para revendê-los. O tipo de operação realizada são os dados fornecidos ao sistema de informação contábil. Por exemplo, a partir desses dados, um sistema de informações contábeis pode gerar informações sobre a estrutura do plano de contas de uma empresa. O sistema de informação contábil é tão importante que pode abranger desde lançamentos contábeis (inseridos no sistema), relatórios específicos elaborados para o poder público, como instruções de cobrança, fiscais. Além disso, o sistema de informação pode ser organizado de forma a produzir arquivos e relatórios em prazos precisos e de acordo com as normas e padrões específicos de cada ente da federação. Aqueles que fornecem este sistema devem, portanto, ser bem treinados, pois fornecer dados incorretos também pode produzir informações imprecisas. A partir daí, vamos entender como acontece a implantação de um sistema de informações contábeis em uma empresa! 11 O estabelecimento de um sistema de informação contábil consiste em seis fases: diagnóstico, desenvolvimento, teste, treinamento, implementação e monitoramento. Primeiro, o processo de diagnóstico ocorre. Aqui, toda a operação da organização é analisada, desde o plano de contas até a análise dos resultados, incluindo compras de insumos, estratégias de preços e vendas de produtos. Na fase de diagnóstico, o desempenho geral da empresa é revisado para determinar as necessidades da empresa. A segunda fase abrange o desenvolvimento do CIS, estabelecendo o sistema de informação contabilística mais completo para a empresa, analisando as suas funções e relação custo-benefício. Durante a fase de desenvolvimento, a funcionalidade do sistema e todos os aspectos relacionados ao gerenciador são determinados. A terceira etapa é colocar o CIS em prática a partir de um ambiente de teste. Nesta etapa de verificação do SIC, é frequentemente utilizado outro tipo de controle implementado pela empresa, para poder comparar as informações geradas e os relatórios gerados para detectar e corrigir possíveis erros de ocorrência do sistema. A quarta etapa é o treinamento da equipe, apresentando à equipe as funções do sistema e parâmetros definidos para coletar e analisar dados para transformá-los em informações úteis. Esta fase de treinamento permite que a empresa aprenda sobre sistemas de informação contábil sem grandes dificuldades. A quinta etapa é a implantação do CIS, onde o software selecionado e testado será utilizado por toda a empresa em perpetuidade. A sexta e última etapa é o monitoramento do CIS e está em andamento. Durante a fase de monitoramento, o desempenho do sistema é analisado e avaliado. Portanto, se algum erro for descoberto, as correções necessárias serão buscadas. 12 Qualquer gerente, seja ele dono de uma pequena loja ou de uma grande empresa multinacional, deve estar ciente das atividades de desenvolvimento de sua empresa. Desta forma, a informação torna-se essencial para qualquer negócio, pois os dados - uma vez analisados e processados - funcionam como uma bússola para todo o grupo de trabalho, em especial para os administradores, que muitas vezes têm que realizar a ação mais importante do seu trabalho. ambiente. E quando falamos em decisões, todas as ações relacionadas a finanças, impostos, recursos humanos, administrativos e assim por diante. estão incluídos aqui. Em todo caso, praticamente todas as partes que compõem uma organização. Portanto, um painel é essencial, por isso preparamos este artigo para você entender como se faz o processo de tomada de decisão e, o mais importante, como pode funcionar um sistema de contabilidade web. Como posso ajudar um gerente nessa função? Continue lendo! A informação contabilística inclui a apresentação de dados nas áreas fiscal, administrativa e financeira. Esses dados, conhecidos como relatórios de gestão, podem ser exibidos em documentos físicos ou, na maioria dos casos, acessíveis remotamente para todo o grupo de trabalho. Essas informações são vitais para a empresa não realizar ações arriscadas, evitar a ocultação de dados e também auxiliar na prevenção de atividades ilegais, como fraudes. Em todos os casos, estes documentos devem representar a realidade da empresa, para que o gestor e a sua equipa conheçam profundamente a situação da sua empresa. 13 Para isso, as empresas contam agora com a facilidade proporcionada pelos sistemas de informação contábil em formato web, pois essa funcionalidade, além de contar com alta tecnologia, também é um verdadeiro retrato da instituição.A contabilidade gerencial é uma subdivisão da área contábil que visa fornecer aos gestores os aspectos e as informações de que precisam para a tomada de decisões corretas em seus negócios. Desta forma, fica claro que com informações claras e dados precisos, os gestores podem entender a situação real de sua empresa e, assim, formular ações estratégicas, ou seja, ações estratégicas. Os procedimentos são realmente necessários para o tempo ou suporte e / ou longo prazo, sempre para que seu negócio tenha sucesso em seu nicho. Com a contabilidade gerencial, os gerentes podem tomar decisões com confiança porque suas ações serão baseadas em fatos concretos. É por isso que as organizações devem investir em sistemas de gestão seguros e eficazes. A profissão contábil possui atualmente uma série de ferramentas que facilitam o trabalho rotineiro dos contadores. Graças aos avanços da tecnologia da informação, as empresas contam com ferramentas de forma integrada (graças à geração automática de relatórios dinâmicos e coerentes) que fazem a diferença na sua tomada de decisão. Assim, um sistema de informação web, proporcionando elementos honestos e necessários, torna-se essencial para o sucesso de qualquer negócio. A competitividade do mercado e os ambientes internos e externos em constante mudança das empresas têm levado os gestores a buscarem novas formas de lidar com as mudanças para fazer a diferença., Melhorar seus resultados, garantir maiores lucros, rentabilidade de seus ativos e principalmente sua consolidação no cenário empresarial. A maximização do desempenho organizacional está 14 diretamente associada ao modelo de gestão, à otimização do negócio e ao estabelecimento de metas e objetivos alinhados com a realidade da empresa. Assim, para que uma organização atinja todas as suas metas e objetivos, é importante que ela incorpore sistemas de controle interno que lhe permitam direcionar o investimento em ações no futuro de forma inequívoca. . a outros temas como: ecologia e responsabilidade social. Outro fator de maior importância para a sobrevivência das empresas é a gestão eficiente e eficaz das unidades, que promove agilidade na tomada de decisões e evita perdas e desperdícios., Erros no sistema de informação, corrupção, etc. O ambiente atual das organizações exige cada vez mais a aplicação de medidas e técnicas de monitoramento e controle para minimizar falhas e evitar problemas que prejudiquem a imagem da entidade, perante os acionistas, clientes e o mercado em geral. Nesse novo esforço de luta pela sustentabilidade das organizações no mercado, o controle de gestão desempenha um papel importante, pois é responsável por fornecer aos gestores todas as informações à sua escolha, diretrizes a serem seguidas. O controle de gestão auxilia na gestão das organizações, buscando o controle e a vinculação dos processos, colaborando assim na tomada de decisões dos gestores, com risco mínimo para as empresas no curto, médio ou longo prazo. A responsabilidade pelo controle gerencial é grande, pois informações contábeis falsas podem levar a conclusões errôneas e prejudicar os gestores e usuários da empresa. Na ausência de procedimentos de controle interno, erros e desperdícios não intencionais costumam ocorrer. 15 Refira-se que as responsabilidades que o Controller assume são diferentes de empresa para empresa, vão depender do seu porte, da sua cultura, do mercado em que atua, do ramo em que atua, entre outras responsabilidades, é portanto, é difícil defini-los com precisão e é impossível encontrar definições iguais entre os diferentes autores que estudam o tema. A função do controle de gestão é planejar e controlar as informações operacionais, financeiras, contábeis, orçamentárias e patrimoniais da empresa, a fim de avaliar e comparar os resultados da empresa com os de uma empresa. O que foi programado e, em seguida, recomendar ações corretivas . gerentes. O controle deve estar envolvido em todo o processo de gestão do empreendimento, desde o início do planejamento, durante a implementação e controle, e finalmente para avaliar se o que foi planejado foi alcançado ou não. Ainda, verificando assim possíveis falhas e tomadas necessárias ações. . Portanto, o controle de gestão visa auxiliar os gestores na busca contínua do desempenho organizacional, por meio da disseminação. Uma empresa como um sistema é composta por uma série de subsistemas e, para obter o melhor efeito, a gestão também deve ser realizada de forma sistemática, pois a maximização dos resultados dos departamentos. Partes individuais não conduzem necessariamente à superioridade de o todo. O controle de gestão é responsável por promover a otimização de todo, por meio do controle de todo o sistema. Os controladores são necessários aos gestores no planejamento e controle, assessorando-os no estabelecimento de um conjunto de diretrizes que visam orientar a empresa no cumprimento de sua missão, bem como as metas e objetivos identificados na fase de planejamento. 16 O controle da gestão deve, portanto, ser capaz de produzir relatórios gerenciais que satisfaçam os gestores, com informações úteis e confiáveis que proporcionem ênfase e segurança na tomada de decisões, operações, gestão e / ou estratégia nos ambientes interno e externo da entidade. . Como tal, o controlo de gestão deve ser o conjunto de métodos e procedimentos oriundos das diferentes ciências, principalmente a contabilidade, de forma a gerir as empresas de forma a atingir a eficiência, economia e eficiência operacional. Em suma, o controle de gestão é um complexo de ciências como contabilidade, gestão, economia, estatística, psicologia, sistemas e outras ciências, cujo objetivo é exercer o controle interno da organização. Para funcionar corretamente, o “controlador”, ou seja, o controlador, que tem a responsabilidade técnica do departamento de controle, deve ser qualificado não só na área de contabilidade, mas também em outras áreas. Outras, como economia, administração. , TI e etc. O “controlador” atua com uma visão multidisciplinar, buscando sempre atender integralmente as necessidades direcionais das pessoas que dirigem a organização. O controle de gestão é parte do processo geral de preparação e reforço do plano estratégico e operacional adequado para a organização e, posteriormente, sua implementação e controle, para fazer contribuições valiosas para a organização. De modo que as decisões tomadas no presente tenham consequências na futuro. A empresa é um sistema aberto composto por vários subsistemas e por isso, para que o controlo de gestão cumpra os seus objectivos, é necessário definir modelos de integração dos sistemas na empresa. Empresas, tais como: gestão, decisão, modelos de medição e informação. Esses modelos devem ser definidos durante o planejamento, implementação e controle e interação com o sistema de informação. 17 Um sistema de informação bem estruturado permitirá uma gestão eficaz da informação necessária aos gestores e controladores na gestão económico-financeira da empresa, apoiando a cebola. Os sistemas de informação de gestão sustentam os planos de ação de uma empresa. A geração de informações com rapidez, precisão e principalmente úteis para a tomada de decisões garante uma estrutura de gestão diferenciada, levando a um diferencial competitivo em relação às demais empresas. 18 3 CONCLUSÃO O processo de gestão das organizações, envolvendo todas as suas áreas, caracteriza-se como um ato contínuo de tomada de decisão. A realização efetiva de tais decisões pode ser facilitada pelo controle, por meio de um sistema de informação gerencial, cujafunção básica é garantir resultados ótimos. Conclui-se, portanto, que a adoção sistemática de áreas de controle e desenvolvimento pelas empresas de forma que envolvam todos os membros da organização, do nível de atividade superior ao inferior, será um importante contributo. progresso da organização, permitindo-lhe equilibrar-se face às dificuldades existentes. As dinâmicas de mercado obrigam o controle a atuar como uma bússola, estabelecendo-se como um dos pilares da estratégia e da tomada de decisões. O controle de gestão pode ser entendido como uma ferramenta promissora, cuja principal característica é atender todas as necessidades de uma organização e auxiliar os gestores na obtenção de informações úteis, oportunas e de qualidade É claro que em meio a um mundo tão globalizado, mais informações que enfrentamos, melhor será para a nossa análise futura. Essas informações mostram que esse trabalho é necessário não só para o dia a dia do gestor, mas também para seus acionistas, sócios e colaboradores. Com isso, é preciso estar sempre atento aos indicadores disponíveis para a elaboração do balanço e, assim, melhorar a saúde financeira da empresa, seja para a formulação de investimentos ou de estratégia. 19 REFERÊNCIAS FIA. Controladoria: o que é, tipos e qual a função?, 06 de Junho de 2020. Disponível em < https://fia.com.br/blog/controladoria > Acessado dia 29 de Novembro de 2021. SIMULARE, Thiago. O que são Sistemas de Informação Contábil, 31 de Outubro de 2019. Disponível em < https://simulare.com.br/blog/mini-aula-o-que-sao-sistemas-de- informacao-contabil-sic/ > Acessado dia 29 de Novembro de 2021. SYSTEM, Makro. Sistema de informação contábil como ferramenta de tomada de decisão, 04 de Novembro de 2020. Disponível em < https://makrosystem.com.br/sistema-de-informacao-contabil/ > Acessado dia 29 de Novembro de 2021. https://fia.com.br/blog/controladoria https://simulare.com.br/blog/mini-aula-o-que-sao-sistemas-de-informacao-contabil-sic/ https://simulare.com.br/blog/mini-aula-o-que-sao-sistemas-de-informacao-contabil-sic/ https://makrosystem.com.br/sistema-de-informacao-contabil/ 20
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