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MÓDULO DE: CONSULTORIA INTERNA E TENDÊNCIAS EMPRESARIAIS CONTEMPORÂNEAS AUTORIA: CASTORINA DO NASCIMENTO CALENZANI Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil Módulo de: Consultoria Interna e Tendências Empresariais Contemporâneas Autoria: Castorina do Nascimento Calenzani Primeira edição: 2007 1º Revisão: 2010 2º Revisão: 2014 Todos os direitos desta edição reservados à ESAB – ESCOLA SUPERIOR ABERTA DO BRASIL LTDA http://www.esab.edu.br Av. Santa Leopoldina, nº 840/07 Bairro Itaparica – Vila Velha, ES CEP: 29102-040 Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 2 EMENTA A consultoria interna e suas especificidades. O consultor profissional. Diagnóstico organizacional: modelos conceituais das tendências empresariais contemporâneas. As organizações empresariais: cultura organizacional como fator estratégico na gestão de mudança. OBJETIVO No final deste Módulo, com base nos estudos realizados e em suas próprias experiências, você estará apto a: Compreender os princípios e as finalidades da consultoria interna de acordo com as tendências empresariais contemporâneas. Conceituar o papel do consultor interno através das competências requeridas, capacitando-o profissionalmente para analisar e diagnosticar desempenhos e implementar ações preventivas e corretivas. Refletir sobre a relevância das tendências empresariais contemporâneas no contexto nacional. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 3 SOBRE O AUTOR Lato Sensu em Supervisão e Orientação: uma visão integrada de gestão Licenciatura Plena em Pedagogia Habilitação: Orientação Educacional de 1º e 2º Graus Sou professora e pedagogia, com experiência de mais de 25 anos no Magistério. Por dois mandatos, fui Secretária Municipal de Educação. Atualmente sou professora da Faculdade Batista de Vitória (FABAVI), Unidade Guarapari, Faculdade de Anchieta, nas quais ministro as disciplinas da área de Gestão, e da ESAB, como tutora on-line. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 4 SUMÁRIO UNIDADE 1 .......................................................................................................................................................................... 7 Introdução......................................................................................................................................................................... 7 UNIDADE 2 ........................................................................................................................................................................ 12 Consultoria: produto ou serviço? ............................................................................................................................ 12 UNIDADE 3 ........................................................................................................................................................................ 17 O Papel da Consultoria .............................................................................................................................................. 17 UNIDADE 4 ........................................................................................................................................................................ 22 Tipos de Consultoria ................................................................................................................................................... 22 UNIDADE 5 ........................................................................................................................................................................ 26 Consultor Interno e Consultor Externo .................................................................................................................. 26 UNIDADE 6 ........................................................................................................................................................................ 30 Consultor Interno – perfil e competências............................................................................................................ 30 UNIDADE 7 ........................................................................................................................................................................ 35 Os Desafios Atuais da Moderna Gestão de Pessoas ...................................................................................... 35 UNIDADE 8 ........................................................................................................................................................................ 39 Vendendo seus Serviços de Consultoria ............................................................................................................. 39 UNIDADE 9 ........................................................................................................................................................................ 43 Como Obter Dados...................................................................................................................................................... 43 UNIDADE 10 ...................................................................................................................................................................... 48 Presença e Tempo de Permanência Junto ao Cliente .................................................................................... 48 UNIDADE 11 ...................................................................................................................................................................... 53 Ética e Responsabilidade .......................................................................................................................................... 53 UNIDADE 12 ...................................................................................................................................................................... 58 Valores Éticos na Vida Privada e Profissional .................................................................................................... 58 UNIDADE 13 ...................................................................................................................................................................... 64 A Ética na Relação Consultor / Consumidor ....................................................................................................... 64 UNIDADE 14 ...................................................................................................................................................................... 72 A Construção da Imagem .......................................................................................................................................... 72 UNIDADE 15 ...................................................................................................................................................................... 76 5 Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil A Dinâmica Organizacional....................................................................................................................................... 76 UNIDADE 16 ......................................................................................................................................................................81 Análise de Paradigmas de Alta Administração ................................................................................................... 81 UNIDADE 17 ...................................................................................................................................................................... 90 Novos Modelos de Administração na Contemporaneidade ........................................................................... 90 UNIDADE 18 ...................................................................................................................................................................... 96 Características da Empresa Focada no Cliente ................................................................................................. 96 UNIDADE 19 ................................................................................................................................................................... 104 Características que Identificam Empresas de Alta Performance .............................................................. 104 UNIDADE 20 ................................................................................................................................................................... 108 As Áreas Funcionais da Administração ............................................................................................................. 108 UNIDADE 21 ................................................................................................................................................................... 113 Planejamento Estratégico ...................................................................................................................................... 113 UNIDADE 22 ................................................................................................................................................................... 124 Liderança ..................................................................................................................................................................... 124 UNIDADE 23 ................................................................................................................................................................... 140 UNIDADE 24 ................................................................................................................................................................... 145 Instrumentos de avaliação de desempenho ..................................................................................................... 145 UNIDADE 25 ................................................................................................................................................................... 150 Competências Gerenciais Necessárias aos Novos Tempos ...................................................................... 150 UNIDADE 26 ................................................................................................................................................................... 155 Processo Decisório................................................................................................................................................... 155 UNIDADE 27 ................................................................................................................................................................... 161 A Empresa Cidadã.................................................................................................................................................... 161 UNIDADE 28 ................................................................................................................................................................... 166 UNIDADE 29 ................................................................................................................................................................... 171 Responsabilidade Social ........................................................................................................................................ 171 UNIDADE 30 ................................................................................................................................................................... 174 Estratégias Empresariais ........................................................................................................................................ 174 GLOSSÁRIO ................................................................................................................................................................... 187 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................................. 188 Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 6 UNIDADE 1 Objetivo: Entender os conceitos básicos da consultoria interna. Introdução Consultoria – a utilização deste termo sugere algo recente e inovador. Porém, basta analisar mais atentamente a história da humanidade para se perceber que ela existe desde tempos bem remotos, conforme é possível comprovar pelo exemplo dos druidas que aconselhavam os chefes das aldeias celtas sobre diversos assuntos e resolviam questões relativas às disputas entre os aldeões. Os rabinos, assim como os druidas, também aconselhavam os fiéis, interpretavam as escrituras, acrescentando mais conhecimentos ás pessoas, e também orientavam na resolução de disputas. Um conto rabínico relata a história de um aldeão que considerava sua casa muito pequena para acomodar toda a sua família. Ele não tinha posse para ampliá-la nem outro terreno em que pudesse construir uma nova casa, e não tinha ninguém que quisesse comprá-la. Sua única alternativa era queixar-se com o rabino. Depois de ouvir as queixas, pensar e refletir sobre o assunto, o rabino pediu que o aldeão refletisse bem se queria mesmo seguir suas orientações à risca, já que a solução era um pouco demorada e não poderia ser interrompida no meio. O aldeão pensou por alguns dias e, não aguentando mais a situação, concordou em seguir os conselhos. Conforme as orientações do rabino, a primeira providência consistia em colocar dentro de casa, por duas semanas, o cachorro, que vivia solto, para conviver com as pessoas. O pobre aldeão quase foi à loucura, mas seguiu plenamente a orientação e, ao final das duas semanas, voltou para consultar o rabino a respeito do próximo passo. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 7 A cada quinze dias, um animal diferente era introduzido na casa: galinhas, cabra, jumento. O pobre homem ficava cada vez mais desesperado, pois sua casa ficava cada vez mais acanhada, barulhenta, com mau cheiro e muito difícil de limpar, mas seguia corretamente as instruções do velho sábio. Retornando a presença do rabino, este manda que ele agora retire todos os animais de sua casa, que limpe e arrume tudo. O aldeão segue a orientação e comprova quanto espaço havia naquele lugar, passando então a viver muito feliz. Esta história comprova que, ao longo dos tempos, as pessoas reconhecidas como sábias influenciavam seus povos com orientações e procedimentos, desenvolvendo uma forma primitiva de consultoria. Outras figuras históricas, como Nicolau Maquiavel e Cardeal Richelieu, também exerciam o papel de conselheiros (consultores). Sendo esse papel que assegura maior relevância ao legado dessas figuras. Na leitura de O Príncipe,¹ claramente se observa os diversos tipos de conselhos que eram dados para que o soberano pudesse exercer seu poder, mostrando, de forma abrangente, como era desenvolvida a atividade de consultoria na sua forma mais rudimentar.Nesse período, o mundo dos negócios era formado por um Estado Absolutista, por artesãos e por comerciantes. As relações evoluem com o passar dos tempos, as atividades são segmentadas e as mudanças ocorrem com maior rapidez e intensidade. No início do período Pós Segunda Guerra Mundial, diante dos anseios de fornecer respostas para atender as necessidades mais urgentes, o primeiro desafio das empresas é focado principalmente na eficiência empresarial, respondida através de ações fundamentais, entre elas a criação de documentos que descrevessem claramente os procedimentos adotados e a formulação de orçamentos para a utilização racional de recursos. A partir daí, novos desafios são apresentados e novas respostas foram criadas. Até que, na década de 70, o foco passa a ser a concorrência, isto é, o posicionamento da empresa no mercado em que atua, possibilitando que seja medido o impacto que ela sofre com o Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 8 aumento da concorrência. Estabelecendo-se, como resposta, uma estratégia de mercado, com a definição ações fundamentais à manutenção ou alteração desse posicionamento, comprovando que em cada momento da vida da empresa, existe um foco, uma preocupação e suas principais respostas. A partir da década de 80, o foco passa a ser o desempenho empresarial como um todo. A preocupação abrange a execução, análise da produção, da prestação dos serviços, das atividades e tarefas envolvidas, os resultados alcançados, o relacionamento entre empresas, os funcionários e consumidores. São introduzidos conceitos e práticas referentes à qualidade, conforme normas internacionais que regulam os níveis de aceitação ou rejeição de produtos. As empresas, a partir de 1990 focam-se em mudanças, buscando atender, por meio de inovações, a necessidade de renovação de métodos, técnicas e ferramentas. Como resultado de inúmeras experiências, surgem modismos, antigos modelos são remodelados, métodos, técnicas e ferramentas são criados ou importados de outros setores. Nesse ambiente cada vez mais complexo, torna-se fundamental a necessidade de aquisição de conhecimento, de atualização e adaptação de forma mais intensa e rápida, e a presença de um profissional que se mantenha atualizado sobre todas as informações fundamentais para a condução de suas atividades – o consultor. Agora, que você já tomou conhecimento do contexto em que surgiu a figura do Consultor, amplie sua compreensão sobre o mundo da Consultoria conhecendo alguns conceitos básicos. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 9 Conceitos Básicos O que é Consultoria? De uma forma ampla, é o fornecimento de determinada prestação de serviço, em geral por profissional qualificado e conhecedor do tema. Serviço prestado por uma pessoa ou um grupo de pessoas, independentes e qualificadas para a identificação e investigação de problemas que digam respeito à política, organização, procedimentos e métodos, de forma a recomendarem a ação adequada e proporcionarem auxílio na implementação dessas recomendações. É o produto de um trabalho de coparticipação, de casamento de dois tipos diferentes de ―Know-how‖, aquele técnico específico sobre o assunto e aquele decorrente da vivência organizacional e de conhecimento de suas peculiaridades políticas e contextuais. É a arte de influenciar as pessoas que nos pedem orientação. É um conjunto de atividades desenvolvidas pelo consultor, que ajudam o cliente a perceber, entender e agir sobre fatos inter-relacionados que ocorrem no seu ambiente. É a influência exercida por uma pessoa sobre um indivíduo, grupo ou organização, no sentido de mudar ou melhorar uma situação, seu controle direto sobre a implementação. Processo interativo de um agente de mudanças externo à empresa, que assume a responsabilidade de auxiliar seus executivos e profissionais; nas tomadas de decisões, não tendo o controle direto da situação. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 10 Agora é a sua vez. De posse do que você leu,reflita sobre a aula, elabore a sua definição para o termo Consultoria. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 11 UNIDADE 2 Objetivo: Analisar se a Consultoria se constitui em um produto ou em serviço. Consultoria: produto ou serviço? Para se identificar-se a consultoria é um produto ou um serviço, ela precisará passar por um processo de desenvolvimento onde serão definidos seus benefícios reais, sua qualidade, características, confiabilidade, durabilidade e garantia. É preciso estar atento às novas tendências de mercado para antever quais produtos ou serviços poderão ser ofertados aos clientes, dentro de cada segmento específico de mercado, estudando o comportamento e atitude de compra, antes e após cada lançamento, e fazer os ajustes necessários. O termo produto será utilizado quando significar a transformação dos serviços que serão prestados em algo mais concreto, como planejamento estratégico ou direcionamento estratégico, por meio de documentos que contenham os fatos e os dados, as análises e as conclusões. Ser claro em relação ao produto é importante para poder justificar o preço cobrado e o tempo estimado para a execução do projeto discriminado na proposta e, posteriormente, no acordo entre as partes. Durante esses momentos e nos pontos de controle, muitas vezes o cliente descobre novas ou mais profundas necessidades, fazendo solicitações adicionais para receber outros produtos. Cada consultor pode e deve determinar a profundidade e a amplitude de seus produtos. Por amplitude entendem-se os limites horizontais do produto, ou seja, quantidade de temas afins ou correlatos que existem no produto. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 12 Premissas: Para determinar o nome do produto da consultoria empresarial, as seguintes premissas são seguidas: a especialidade oferecida – deverá mostrar, com clareza, sua amplitude, os limites de atuação por meio da área de conhecimento, marketing ou finanças, entre outras, ou de qualquer outro meio ou setor de atuação como gestão de entretenimento, por exemplo; o nível de conhecimento e competência do consultor – mostrando a profundidade com que esse produto será introduzido na empresa. Um exemplo característico é o mapeamento de processos, que é a identificação e sequenciamento das atividades de um fluxo lógico de trabalho; o reconhecimento pelo mercado – o potencial comprador deve perceber como o produto atenderá às suas necessidades, e as explicações sobre o produto devem ser, principalmente, referentes à sua forma de aplicação; a efetividade – ter a imagem detalhada e permitir a sensação de como o produto perdurará no tempo, mantendo a sua atualidade ou em que prazo a sua obsolescência ocorrerá; e a sustentação – transmitir o sentimento de ser um produto especial, único, com maior valor na visão do cliente. Definição do Produto Para definir adequadamente seus produtos, o consultor segue um modelo mental, extraído da sua vivência e prática. Além do conteúdo em si, o produto também deve conter elementos que possam produzir uma sensação de tangibilidade, sendo concreto e palpável, já que, na realidade qualquer produto de consultoria é uma prestação de serviços. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 13Uma das maneiras dessa sensação de tangibilidade se formar na mente do comprador é mostrar o serviço a ser prestado, separado em partes, sendo elas denominadas conjunto de compra. Essas partes são: 1. núcleo: constituído pelo padrão de qualidade a ser entregue e como ele pode ser percebido pela empresa, pelo tempo de execução dos trabalhos, pelo tempo de espera para o início dos trabalhos e para a percepção dos resultados; 2. facilitadores: que são aqueles trabalhos que poderão ser executados caso uma necessidade determinante para o sucesso seja encontrada e que já estão inclusos no produto, como treinamentos acessórios em determinado conhecimento específico, obrigatórios para que a empresa alcance os resultados propostos. Pode-se tomar como exemplo o uso adequado de uma calculadora financeira em um processo de fluxo financeiro, que inclui aplicações e empréstimos. Nesse caso, o produto já existia, mas, no decorrer do projeto, se ele não encontrou esse conhecimento, será obrigado a introduzir o conhecimento gratuitamente; e 3. apoio: são aqueles trabalhos que agregam valor ou diferenciam o produto. O oferecimento de uma planilha eletrônica especificamente desenvolvida para as necessidades da empresa pode ser um exemplo. Características do Produto ―Além do nome mercadologicamente atraente e das partes do conjunto da compra, todos os produtos apresentam determinadas características, que, nesse caso, devem estar bem- definidas para que o cliente possa avaliar com precisão o que está sendo oferecido‖ (Crocco, 2003: 46-49). Como produto entende-se o conjunto de satisfações percebidas pelo comprador potencial segundo Semenik & Bamossy (1995:734). Philip Kotler (1998:412) define serviço como qualquer ato ou desempenho que uma parte possa oferecer a outra que seja essencialmente intangível e não resulte na propriedade de nada. Sua produção pode ou não estar vinculada a um produto físico. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 14 Para se entender a diferença entre produto e serviço. Theodore Levitt (1990:105) propõe mudar as palavras para "tangíveis" e "intangíveis". Os produtos tangíveis podem ser diretamente experimentados, isto é, vistos, tocados, cheirados, degustados e testados. Muitas vezes, isso pode ser feito antes da compra, ou seja, pode-se realizar teste drive em carros, cheirar um perfume, fazer funcionar uma televisão, etc. Os produtos intangíveis (como despacho de carga, consultoria, reparos, software de computador, educação, assistência médica, investimentos bancários, etc.) raramente podem ser experimentados ou testados antecipadamente. Se a fonte do benefício essencial de um produto é mais tangível do que intangível, ele é considerado um produto puro, mercadoria. Se o benefício essencial é mais intangível do que tangível, ele é considerado um serviço. Pode-se inferir que praticamente todos os produtos têm elementos tangíveis Segundo Semenik & Bamossy (1995:736) os serviços, embora de difícil generalização, podem ser classificados a partir de seis conceitos básicos, a saber: 1. Relacionado com o cliente - alvo para o qual o serviço foi desenvolvido, isto é, alguns serviços são destinados total ou principalmente aos consumidores finais (seguro de vida, corte de cabelo, etc.) e outros estão relacionados para empresas, instituições sem fins lucrativos e governos (consultoria, contabilidade, manutenção, agências propaganda, etc.). 2. Centrados no homem e centrados na máquina. Serviços centrados no homem usam intensivamente a mão de obra (massagistas, professores de natação, etc.), já os serviços centrados na máquina são aqueles em que o contato humano é contingente à percepção do valor do serviço ( telefonia, viagens aéreas, etc.). 3. Habilidade e treinamento formal requeridos do prestador de serviços. Alguns Serviços exigem intenso treinamento profissional (médicos, advogados, dentistas, etc.). Outros requerem menos habilidades específicas e quase nenhum treinamento formal (jardineiros, zeladores, faxineiras, etc.). Entretanto, existem alguns serviços que recaem no meio de ambas as categorias citadas e que requerem um pouco mais de habilidades específicas e algum treinamento formal. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 15 4. Orientados para o lucro ou sem fins lucrativos. As empresas prestadoras de serviços sem fins lucrativos incluem aquelas organizações que dependem altamente de suporte governamental ou da generosidade de doadores. 5. Grau de regulamentação governamental. Alguns prestadores de serviços, como empresas de utilidade pública (transporte urbano, serviços públicos, hospitais, seguro saúde, etc.) são regulamentados pelo governo por serem imprescindíveis à população em geral, enquanto outros estão sujeitos, principalmente, a autoregulamentação. 6. Grau de contato com o cliente. Em geral pode-se distinguir aquele serviço que depende do cliente para ser realizado (cabeleireiro, serviços médicos, etc.) , daquele que o contato com o cliente não é essencial (lavagem automática de carros, estações de rádio, etc.). Para fortalecer sua aprendizagem, complete o quadro a seguir: CONSULTORIA SERVIÇO PRODUTO Analise o quadro preenchido, e responda ao seguinte questionamento: Consultoria é um produto ou serviço? Não se esqueça de fundamentar sua resposta. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 16 UNIDADE 3 Objetivo: Identificar os motivos que motivam a contratação de uma Consultoria e conhecer as principais tendências ds Consultoria. O Papel da Consultoria Um conceito do papel da consultoria é o de Parreira (1991, p. 12): consultor é ―aquele que dá ou pede conselho, opinião, parecer‖. Conclui ele então que consultoria é ―o ato de um cliente fornecedor, dar e solicitar, pedir pareceres, opinião ou estudos, a um especialista contratado para auxiliar, apoiar e oriente o trabalho administrativo‖. No entanto, alguns autores consideram outros requisitos fundamentais para serem usados no conceito de consultor. Block (1991, p. 02), focaliza a experiência e o domínio de ―uma pessoa que está em posição de ter alguma influência sobre um indivíduo, um grupo ou uma organização, mas que não tem o poder direto para produzir mudanças ou programas de implementação‖. Nas médias empresas a consultoria empresarial pode auxiliar o gestor na decisão pela implementação de um novo modelo de gestão da empresa e as suas necessidades. Para que todo trabalho de consultoria obtenha êxito, deve-se fazer inicialmente o diagnóstico das necessidades da empresa. Segundo Kubr (1986, p. 14) nesta etapa do trabalho ―o consultor pesquisa os recursos da organização, seus resultados, as políticas e padrões de administração, objetivando identificar ou definir mais precisamente suas forças e fraquezas e os problemas–chave que inibem a normalidade das operações ou impedem o seu crescimento‖. De forma sintética, no diagnóstico, o profissional vasculha toda a organização através de pesquisa em documentos e conversas, atacando eventos passados, presentes e futuros, identificando os pontos fortes e fracos e as possíveis melhorias. Por fim, apresenta uma proposta de ação necessária para corrigir as falhas encontradas na organização. O trabalho de diagnóstico exige do consultor, ótima formação teórica e prática com amplo conhecimento de todas as áreas administrativas e experiência neste tipo de atividade. É uma Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 17 fase da consultoria que se aproxima muito da auditoria e que exige muita sensibilidade do profissional. É nesta fase que a maioria dos problemas é identificada. No diagnóstico do fluxo de informaçãoo consultor analisa e testa a veracidade da informação que está sendo disponibilizada aos diversos usuários da organização, ou seja, se a informação correta está chegando à pessoa correta no tempo correto. Padula & Vadon (1996) propõem uma metodologia de diagnóstico organizacional global para a consultoria de gestão em pequenas e médias empresas onde a intervenção organizacional efetiva-se em quatro etapas: coleta de dados; perfil gerencial da empresa; prescrição de soluções; identificação da solução para a implementação. É importante lembrar que para haver um fluxo de informação não necessariamente deverá existir um sistema informatizado e integrado, mas, é preciso analisar se esta situação atende as prioridades da empresa. Na visão da empresa como um todo se percebe que existe comunicação ou troca de informações entre os vários departamentos ou divisões dando a entender que estes são integrados. Em suma, o papel da consultoria, neste caso, é verificar a funcionalidade da informação na empresa. Se no seu diagnóstico perceber que as necessidades não estão sendo atendidas, terá ele que montar um plano de ação juntamente com os tomadores de decisão para reestruturação do fluxo de informação. Dependendo da qualidade da informação encontrada pelo consultor, poderá a empresa passar por uma reestruturação total, atingindo inclusive os setores produtivos. É bom enfatizar que as mudanças geralmente são recebidas com muita rejeição principalmente se a empresa não estiver provida de uma consciência amadurecida para a quebra de paradigmas. Problema este que poderá ser amenizado com uma boa ―dose‖ de treinamento. O consultor, nas discussões com os tomadores de decisão, procura inicialmente instigá-los das maravilhas da informação para o controle dos negócios. Ele procura fazer com que os próprios administradores criem as suas próprias necessidades de informação, a tal ponto que ―o consultor pode precisar restringir a tendência gerencial e querer saber sobre tudo, todo o tempo, segundo uma multiplicidade de direções analíticas‖ (KUBR, 1986, p. 191). Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 18 Deve-se preparar a empresa para a implementação de um Sistema, através da depuração de seus processos e controles, tornando mais integrados, com abrangência sistêmica, e com um modelo de gestão com as seguintes características enaltecidas por Nakagawa (1993) que são voltadas a eficácia da empresa: a) missão e filosofia empresarial claras e aderente aos gestores; b) processo de planejamento disponível e com manutenção; c) compatibilidade do ajuste da estrutura organizacional com o processo decisório e sistema de informações; d) sistema de informações adequado aos processos decisórios e operacionais. Desta forma, verifica-se a importância dos trabalhos da consultoria empresarial como apoiadores na otimização do fluxo de informações que resultam em ganhos e benefícios, melhorando a competitividade. Contratação da consultoria – motivos, seleção e escolha Para Lozinsky (1996) existem algumas vantagens em utilizar consultores. Uma consultoria com experiência comprovada tem uma metodologia já testada e comprovada para fundamentar tecnicamente a decisão e garantir um grau de imparcialidade ao processo de implementação. Outra vantagem é que a equipe de consultoria estará totalmente dedicada ao processo de seleção. Embora existam diversas consultorias especializadas a escolha de uma delas não pode ser simplista. Mas, também, a consultoria que não respeita o perfil cultural da empresa ou se mostra incapaz de adotar métodos de trabalho a eles adequados. Infelizmente, muitos ainda contratam consultorias baseadas exclusivamente nos custos, sem checar as referências dos gerentes de projeto e consultores diretamente envolvidos no projeto. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 19 Algumas dicas que orientam a escolha de uma consultoria. Preste atenção nelas. Podem ajudá-lo enquanto consultor. Moscove et al. (2002, p. 323) estabelecem algumas dicas de especialistas em consultoria que servem de orientação para a contratação de consultoria e consultores: A contratação de consultores nem sempre é necessária para verificar as mudanças. Muitas vezes, gestores ou algum elemento externo pode oferecer a perspectiva necessária para a mudança. Os consultores devem ter pelo menos três a cinco anos de experiência prática, ter referências de clientes, e terem cursos certificados e comprovados. Conversar com antigos clientes da consultoria ou consultor. Os consultores devem ter soluções exclusivas e não generalistas. Os consultores devem ser participativos e discutirem para obterem resultados. Os consultores externos que tenham uma metodologia e uma abordagem sistêmica podem realizar diversas atividades, tais como: diagnósticos das necessidades organizacionais e sistêmicas da empresa; podem verificar os principais problemas existentes nos sistemas e controles internos; podem propor mudanças aos principais gestores; podem ajudar na seleção e escolha dos fornecedores e dos produtos e serviços oferecidos para a implementação e; podem ajudar na escolha da metodologia de implementação. Outra questão interessante quanto à contratação de uma consultoria é seu comprometimento com o sucesso da implementação e, portanto, seu foco está em analisar os problemas dos sistemas e sugerir soluções para resolvê-los. Para tanto, Moscove et al (2002, p. 315) aconselha para que os consultores atinjam seus objetivos ―devem entender o elemento humano em uma organização e os problemas potenciais de comportamento associados a um estudo de sistema‖. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 20 A contratação da consultoria depende dos objetivos e alcance da implementação de ações. Conforme Salgueiro (2002) existem pelo menos seis motivos para se contratar uma consultoria especializada: a) Transferência de tecnologias de gestão; b) utilização de metodologia de gerenciamento de projetos; c) garantir velocidade e respeito ao cumprimento das etapas do projeto; d) intermediar assuntos politicamente complexos; e) auditar processos com visão externa; g) aportar mão de obra especializada temporária. A contratação de consultores é necessária para levantar quais serão os benefícios tangíveis. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 21 UNIDADE 4 Objetivos: Identificar e avaliar os principais tipos de Consultoria e seu campo de atuação e diferenciar Consultoria Externa e Consultoria Interna. Tipos de Consultoria Os serviços na atividade de Consultoria constituem normalmente reflexo da atividade profissional de diagnóstico e formulação de soluções acerca de um assunto ou especialidade. A Consultoria pode ser prestada em qualquer área de conhecimento por pessoa ou pessoas detentoras desse conhecimento. As consultorias mais comuns são as decorrentes de profissões regulamentadas, tais como jurídicas, empresariais, econômicas, mas não exclusivamente, já que outras atividades têm revelado especialistas em assuntos não vinculados a profissões regulamentadas. Consultoria Interna: normalmente realizada por um funcionário da própria empresa cliente. Faz parte da estrutura organizacional e está inserido em sua cultura e valores. Possui vantagens por estar diariamente em contato com os procedimentos internos, possuir maior conhecimento dos aspectos informais (os chamados atalhos organizacionais), possuir maior acesso a pessoas e grupos de interesse, além de participar da avaliaçãoe do controle do processo inerente ao trabalho. Por último, o consultor interno possui um certo poder informal que pode facilitar seu trabalho. Por outro lado, o consultor interno carece de atualização prática. Seus conhecimentos são adquiridos de maneira teórica, por este não ter oportunidade de aplicar esses novos conhecimentos em diferentes casos e empresas. Por esse mesmo motivo, o consultor interno geralmente possui menos experiência que o consultor autônomo. Dentro da empresa, suas ideias geralmente tem menor aceitação nos altos escalões da empresa ("santo de casa não faz milagre") e, por normalmente ter vínculo empregatício com o cliente, possuem menor liberdade para dizer e fazer as coisas. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 22 Consultoria Externa: Geralmente trabalhada em equipe com outros consultores de outras especialidades em uma empresa de consultoria com denominação "Consultores Associados". O consultor externo possui maior experiência prática que o interno, por estar sempre em atividade em empresas diferentes, com problemas diferentes. Por esse mesmo motivo, o consultor externo pode trabalhar com maior imparcialidade, tendo dos altos escalões da empresa uma maior confiança. O consultor externo, ao contrário do interno, pode correr maiores riscos. Mas, também, existem desvantagens: o consultor externo possui menor conhecimento dos atalhos organizacionais, pois normalmente não está presente diariamente na empresa cliente. Tem menor acesso a pessoas e grupos de interesse, além de possuir somente um relativo "poder formal". Muitas vezes as empresas possuem ambos os tipos de consultoria operando ao mesmo tempo. O consultor interno não vem em substituição ao externo, mas sim em complementação. O consultor interno servirá como apoio e ponto focal dos projetos de consultoria, inclusive para minimizar as desvantagens das duas condições isoladamente. Quanto à sua estrutura, como são classificadas as Consultorias? Consultoria por pacote: consiste em fornecer ao cliente produtos pré-formatados, ou seja, é a transferência de fortes estruturas de metodologia e de técnicas administrativas à empresa cliente. Esse tipo de consultoria era muito comum nas décadas de 60 e 70. Hoje esse tipo de consultoria é pouco procurada, com exceção de trabalhos de tecnologia, organização pura ou preparação para certificação ISO. É um tipo de consultoria de baixo custo e de alto impacto. Seus resultados vêm em curto prazo. Ademais, não existe a preocupação com processo de mudança planejada, há um reduzido nível de treinamento conceitual, metodológico e conceitual na tarefa, e pode gerar dependência da consultoria no cliente. Consultoria artesanal: procura atender às necessidades da empresa-cliente, através de um projeto baseado em metodologia e técnicas administrativas especificamente estruturadas para a referida empresa. Trata-se de fornecer ao cliente um atendimento Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 23 personalizado aos seus problemas. Há uma busca muito forte das causas, com pouco valor aos seus efeitos. Desenvolve-se em uma velocidade adequada, além de contar com melhor treinamento dos envolvidos. O resultado final tem mais qualidade e gera uma maior independência da empresa-cliente em relação à empresa de consultoria. Sabe que a Consultoria tem uma classificação específica, quanto à sua amplitude? Leia as definições abaixo para melhor compreender a área de abrangência de cada uma. Consultoria especializada: atua em um ou poucos assuntos dentro de uma área de conhecimento. É a de maior crescimento nos últimos tempos e pode evoluir para a consultoria total. A contratação é geralmente feita pela média administração, que é onde se concentram as especialidades (RH, Marketing, Finanças, etc). A implantação se dá também na baixa administração. Tem como vantagens maior qualidade dos serviços, menor resistência, maior interaçào com os sistemas da empresa cliente, maior rapidez e menor custo e maior nível de treinamento dos envolvidos. Consultoria Total: atua em praticamente todas as áreas do cliente. Este tipo de consultoria tem sofrido diversos tipos de restrições, como por exemplo, tratar de vários assuntos de maneira não integrada, dar tiro para todos os lados e provocar desperdício de esforços. Como alternativa, há a Consultoria Total Integrada. Consultoria Global ou Globalizada: é a que consolida serviços em empresas globalizadas e que atua em países diferentes.É de amplitude basicamente territorial. Possui forte evolução tecnológica, principalmente tecnologia da informação. Atua em formação de áreas de livre comércio e blocos econômicos e interligação dos mercados, principalmente financeiro e de consumo. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 24 Propósito Leila Navarro Já parou para pensar como escolheu o que queria fazer da vida? Se foi a partir de uma motivação íntima, parecida com o sentimento de paixão, é bem provável que saiba qual é o seu propósito. Porque propósito é nada mais nada menos do que isto: a convicção interior de que nascemos para fazer determinada coisa. Se bem conheço o ser humano, porém, há uma grande chance de você ter feito essa escolha a partir de fatores externos, não internos. É assim com a maioria de nós, pois somos estimulados e ensinados a seguir os modelos de sucesso dos outros. Temos a tendência de escolher à carreira que parece mais promissora, paga melhor, dá poder ou status – a carreira, enfim, que nos leva aos mesmos resultados das pessoas bem- sucedidas. O que raramente nos ensinam, infelizmente, é a nos questionar: ―O que eu realmente gostaria de fazer? O que me apaixona? Se eu não precisasse me preocupar com a sobrevivência, o que escolheria para minha vida?‖ [...] Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 25 UNIDADE 5 Objetivos: Refletir sobre os principais conceitos e requisitos indispensáveis à Consultoria Interna. Consultor Interno e Consultor Externo Torna-se necessário fazer a distinção entre: consultor interno e consultor externo, apresentando suas características, bem como vantagens e desvantagens em sua atuação. Cabendo a ambos sugerir, convencer, persuadir e, sendo bem-sucedido, transferir métodos, técnicas e ferramentas. Compete, exclusivamente ao cliente a aceitação, implementação, absorção e andamento dos trabalhos do consultor. Consultor Interno Pertence a uma unidade que presta serviço dentro organização, mas não faz parte do problema a ser analisado e resolvido. Está subordinado a hierarquia, na qual nem sempre mantém contato com o nível mais elevado da unidade cliente. Isso dificulta seu desempenho, pois limita o acesso a determinadas pessoas, que deveriam ser contatadas em tempo hábil, velocidade e diretamente. Qual a forma mais convencional de agir de um consultor interno, já que existe interferência natural à sua realização? 1º Identificar o estilo e o modo de condução dos trabalhos; 2º Saber lidar com a pressão; 3º Buscar transformar rejeições e resistência em adesão e convencimento; 4º Manter um ambiente saudável e equilibrado, com seus colegas de trabalho. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 26 Observe o quadro a seguir e analise as vantagens e desvantagens de ser um consultor interno. CONSULTORIA INTERNA VANTAGENS DESVANTAGENS Alto grau de conhecimento dos aspectos e Possibilidade de menor aceitação nos fatores informais existentes na empresa. escalões hierárquicos superiores ao dele. Participaçãoefetiva no processo inteiro. Experiência mais dirigida. Maior acesso a pessoas e grupos da Experiência sempre mais limitada. empresa. Presença constante e diária nos projetos e Menor liberdade de ação. trabalhos em andamento. Ampliou sua compreensão sobre consultor interno? Agora, é a vez de conhecer um pouco mais sobre o consultor externo. Consultor Externo Contratado para realização de determinados trabalhos, por ser de fora da empresa, se sujeita ao estabelecido no contrato (normas, procedimentos, relações e valores). Assim como o consultor interno, a ação do consultor externo também tem vantagens e desvantagens. Observe o quadro abaixo. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 27 CONSULTOR EXTERNO VANTAGENS DESVANTAGENS Maior experiência e conhecimento Menor acesso e liberdade em relação aos diversificado colaboradores do cliente Pode correr riscos diferentes Presença pré-programada Tem maior acesso a diferentes pessoas e Não ter poder formal para tomar níveis hierárquicos determinadas decisões Maior imparcialidade e possibilidade de Não tem visão de conjunto. crítica Leia o texto a seguir e avalie seu nível de visão empreendedora. Visão empreendedora por Eder Luiz Bolson A vontade humana de conhecer o futuro é antiga. As famosas pitonisas gregas de Delfos atraíram milhares de curiosos. Elas enriqueceram fazendo consultas pagas sobre o futuro. Nostradamus dizia ver, em uma bacia com água, diversos eventos futuros. Apesar dos avanços científicos, prever o futuro com um razoável grau de certeza continua sendo uma tarefa impossível. Um antigo provérbio árabe diz: ―Quem afirma que conhece o futuro está mentindo, mesmo se estiver falando a verdade‖. A ciência e a tecnologia avançam rapidamente. Isso aumenta a imprevisibilidade sobre o futuro. A nanotecnologia vai revolucionar as terapias médicas. Vai ajudar no monitoramento dos processos internos, remover placas das artérias e destruir tumores. O conteúdo das maiores bibliotecas do mundo será digitalizado e estará disponível na internet. O aquecimento global modificará o modo de viver das pessoas em vários aspectos. A exploração de energias renováveis como a solar, eólica e a das ondas do mar vai mudar drasticamente a economia de muitas regiões do planeta. As relações de trabalho e emprego serão diferentes. Os escritórios das empresas tendem a diminuir de tamanho. As pessoas prestarão serviços para empresas de todo planeta. Trabalharão nos seus próprios lares, ou através de estações móveis de trabalho. A relação hierárquica entre empregado e patrão vai ser Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 28 substituída pela relação entre profissional e cliente. Esses são alguns exemplos de mudanças. Todos os indícios apontam para transformações mais profundas na maneira como as pessoas pensam, se relacionam, trabalham e se divertem. Quantas pequenas e médias empresas brasileiras estariam preparadas para aproveitar mudanças significativas como essas? Quantos profissionais já começaram a se preparar, em termos conhecimentos e habilidades para enfrentar esse novo estilo de carreiras do futuro? No mundo dos negócios e na vida pessoal, só sobrevive quem estiver preparado para o que der e vier. Olhar para frente e construir cenários de longo prazo é uma atitude fundamental para empreendedores. Não se trata de usar bola de cristal e de fazer previsões esotéricas. Aqui se fala da necessidade de atitudes empreendedoras na visualização de cenários futuros que permitam refletir, analisar e decidir sobre qual caminho seguir. De atitudes prospectivas que precisam ser incorporadas e exercitadas de forma disciplinada na cultura empresarial. Antecipar tendências, visualizar oportunidades e ameaças são fundamentais para as decisões que precisam ser tomadas agora. Se os cenários forem adequadamente prospectados, a empresa terá mais chances de se preparar para eles e, principalmente, para lucrar com as mudanças. A visão empreendedora de longo prazo sempre leva uma empresa a apostar em tendências e a assumir riscos. Esse procedimento futurista precisa fazer parte da estratégia competitiva de qualquer. Prospectar o futuro é, antes de tudo, uma questão de sobrevivência. Eder Bolson, empresário, autor de ―Tchau, Patrão!‖(Editora SENAC) www.administradores.com.br Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 29 UNIDADE 6 Objetivos: Analisar os objetivos que orientam o perfil do Consultor Interno. Consultor Interno – perfil e competências Estudiosos defendem ser preciso entender e assumir que CONSULTORIA É PROFISSÃO DE AJUDA, o que significa contribuir para o crescimento do cliente, sem lhe criar dependência, nem brilhar no seu lugar. Assim sendo, o consultor deve possuir valores e adotar práticas compatíveis com estas premissas, reconhecendo que consultoria, mais que um ato, é um Processo que lida com objetivos de médio e longo prazo. O consultor competente, efetivo - impecável, na palavra de Peter Block - é o que consegue exercer influência e impacto, fazendo com que suas experiências e recomendações sejam aceitas e aplicadas, uma vez que não tem autoridade, nem autonomia sobre a implementação das mudanças, as quais dependem e estão a cargo exclusivamente do cliente. O Papel e Objetivos do Consultor O produto do trabalho do consultor chama-se intervenção. Intervenção é a produção de qualquer mudança na organização de forma planejada, seja ela de natureza estrutural, política ou de procedimentos. Através dela as pessoas aprendem algo de novo. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 30 COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS AO CONSULTOR INTERNO Domínio do conteúdo Desenvolvimento de habilidades interpessoais e de consultoria Ser competitivo Ter clareza de objetivos Entender a realidade do cliente Reconhecer-se competente Estar aberto a novas experiências Investir na aprendizagem mútua Reconhecer a consultoria como profissão de ajuda Garantir que se está dando atenção tanto ao problema técnico-administrativo, quanto ao relacionamento Além de trabalhar com o nível cognitivo ou de conteúdo de uma discussão na abordagem ao cliente, o consultor, também, precisa valorizar o aspecto afetivo ou interpessoal deste relacionamento. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 31 ELEMENTOS FUNDAMENTAIS NA RELAÇÃO CONSULTOR-CLIENTE Responsabilidades Desde o início deve ficar claro para o cliente que a responsabilidade pelo que vai ser planejado e implementado deve ser igualmente dividida. Sentimentos Consultor e cliente devem identificar claramente e comunicar entre si que sentimentos estão presentes em relação ao projeto e seu desenvolvimento e corno sentem-se ao trabalhar um com o outro. Confiança Pré-requisito para confrontação aberta e busca autêntica de soluções. Construída ao longo do relacionamento, reduz a defensividade, as distorções, as resistências e a competição. Analise atentamente as habilidades do consultor, segundo o esquema elaborado por Peter Block. Quadro Geral das Habilidades e Consultoria Habilidades Técnicas Habilidades Interpessoais Habilidades da Consultoria Específica de sua Aplicam-se a todas as Requisitos de cada fase da disciplina situações consultoria Informática Assertividade FASE 1 - Contratação - Negociar desejos - Enfrentar motivações conflitantesEngenharia Apoio - Lidar com preocupações relativas à exposição e perda do Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 32 controle Planejamento Confrontação - Estabelecer contrato triangular e retangular Recursos Humanos Gerar Confiança FASE 2 - Diagnóstico Processos Grupais - Trazer à tona vários níveis de análise Marketing Estilo Gerencial - Lidar com clientes políticos - Resistir à necessidade de dados mais completos Produção Negociação - Ver a entrevista como uma intervenção Finanças Colaboração FASE 3 - Feedback e decisão de agir - Afunilar dados - Identificar e trabalhar com resistências Segurança, etc. Dar e receber Feedback - Apresentar dados pessoais e organizacionais - Ouvir - Conduzir reuniões em grupo - Enfocar as escolhas aqui e agora - Comunicação - Não encarar as reações como pessoais - Administração de Conflitos FASE 4 - Implementação - Dividir a responsabilidade 33 Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil - Negociar a estratégia do trabalho - Detalhar plano de trabalho - Manter cliente posicionado - Transferir tecnologia para o cliente FASE 5 - Extensão, Reciclagem, Término - Dar feedback ao cliente - Pedir feedback ao cliente - Discutir projetos futuros. Segundo Machiavelli: ―Os homens trilham quase sempre estradas já percorridas‖, associando tal citação à figura do consultor na empresa, sugere que é imprescindível conhecer todos os caminhos, todos os processos da organização. A partir da leitura dessa citação e de outros textos, propomos uma reflexão a respeito do papel da consultoria na gestão de recursos humanos. A gestão de recursos humanos na dinamização da inovação nas organizações – barreiras e possibilidades. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 34 UNIDADE 7 Objetivos: Identificar os principais conceitos que mobilizam a Consultoria Organizacional. Os Desafios Atuais da Moderna Gestão de Pessoas Por: Idalberto Chiavenato As transformações que estão ocorrendo nas organizações e na própria sociedade estão exigindo uma nova formatação e um novo papel para o RH. A sigla – RH – ou Recursos Humanos ganhou enorme força no decorrer da Era Industrial. Naquela ocasião, as empresas eram conceituadas como um conjunto de recursos articulados e integrados no sentido de alcançar objetivos organizacionais. Afinal, foi a era dos recursos – financeiros, materiais, humanos, tecnológicos – que precisavam ser conjugados para o alcance de resultados predominantemente financeiros. Foi a era do capitalismo financeiro e dos ativos contábeis e tangíveis. Essa era não desapareceu e jamais desaparecerá, mas ela está cedendo espaço para a Era da Informação, uma nova era em que os ativos intangíveis estão ocupando o pódio e tomando conta das prioridades organizacionais. Além disso, as pessoas estão deixando de ser simples recursos organizacionais que precisam ser administrados e controlados pelas empresas para o alcance exclusivo de metas financeiras. O que significa um recurso? O dicionário mostra que recurso é um bem material, dinheiro, haveres, fortuna. Um elemento de produção de riqueza. Algo estático, físico, inerte e sem vida. Uma commodity, uma mercadoria que se compra no mercado, algo descartável por ser padronizado e estandartizado. Quando muito, recurso é um meio apropriado para se chegar a um fim difícil de ser alcançado. Enquanto recursos, as pessoas eram recrutadas, selecionadas, treinadas, avaliadas, remuneradas para ocuparem cargos. O foco estava nos cargos e todo o RH se fundamentava neles. As pessoas entravam e saíam, mas os cargos permaneciam ao longo do tempo no velho modelo burocrático que dominava as empresas. Quase sempre a função do RH era manter os cargos ocupados por pessoas e controlar as pessoas para que desempenhassem seus cargos. Para tanto, as pessoas eram tratadas de Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 35 maneira padronizada e homogênea. Elas eram a matéria-prima necessária para manter funcionando a velha estrutura burocrática de cargos. Por esta razão, o RH era um mal necessário, mais um centro de custo e que nada agregava à empresa. E o que está acontecendo com o RH nos dias de hoje? Ele está mudando sua configuração e o seu papel na empresa. Em algumas empresas, o RH está disparado na frente, enquanto em outras ainda está tentando desvendar o seu novo papel. Hoje, vislumbramos vários níveis de atuação do RH, cada qual com suas características básicas, a saber: 1. RH Operacional: é o tradicional RH focado simplesmente na execução cotidiana de práticas e processos relacionados com pessoas, a saber: recrutamento, seleção, treinamento, avaliação do desempenho, remuneração, higiene e segurança, folha de pagamento, etc. Aqui, o RH apenas atende a solicitações dos gerentes e atua como um mero executor de ordens. No mais, funciona como elemento de controle burocrático, de aplicação de medidas disciplinares e como agente de conservação e manutenção do statu quo empresarial. Seu planejamento operacional depende de outros departamentos para os quais trabalha como supridor ou fornecedor de serviços solicitados. 2. RH Tático: é o RH que atua como consultor interno dos gerentes que, por sua vez, desempenham o papel de gestores de pessoas. Práticas e processos relacionados com pessoas são descentralizados e o RH funciona como função de staff enquanto os gerentes assumem a responsabilidade de linha pela gestão das pessoas. Há uma bipolaridade entre linha e assessoria na condução das pessoas. Aqui o papel do RH é preparar os gerentes para lidarem com suas equipes transformando-os em líderes ou coaches em uma revolução cultural dentro da empresa. Quase sempre funciona como consultoria interna para ajudar os gerentes na condução das pessoas. Seu cliente principal são os gerentes seu planejamento tem contornos táticos e de médio prazo. 3. RH Estratégico: é o RH que atua como consultor organizacional e não somente como consultor interno em relação aos gerentes. Seu foco tem uma amplitude maior e torna-se responsável pelo planejamento estratégico de RH participando diretamente do planejamento Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 36 estratégico da organização. Aqui o RH é o agente de mudança e transformação, o carro- chefe da inovação organizacional, sem deixar de lado o papel de consultor interno e guia orientador dos gerentes. Uma boa parte das empresas ainda cultiva o RH Operacional. Algumas estão migrando para o RH Tático e, pouquíssimas chegaram ao RH Estratégico. Contudo, existe um quarto nível de RH, mais amplo e sofisticado: o RH como parceiro do negócio da empresa. É um passo além do RH Estratégico, pois se trata não somente de conhecer profundamente o negócio da empresa – produtos, serviços, clientes, mercado, concorrentes, etc. – como também e principalmente participar de maneira ativa e proativa na condução do negócio. Aqui, o executivo máximo de RH senta-se ao lado direito do executivo máximo da organização para ajudá-lo e prover a empresa de todas as competências necessárias para o seu sucesso. A seguir, um pouco mais sobre Consultoria Organizacional. Tipos de consultoria organizacional Consultoria de Conteúdo ou Recurso O consultor fornece informações técnicas e serviços, ou recomenda um programa de ação, transferindo conhecimento para o indivíduo, grupo ou organização. Consultoria de Processo ou Procedimento O consultor ajuda a organização a resolver seus problemas,tornando-a consciente dos processos organizacionais, das consequências destes e das técnicas apropriadas para realizar a mudança, preocupa-se em transferir a sua abordagem, métodos e valores, de forma que a própria organização possa diagnosticar e resolver problemas existentes. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 37 Dicas para o uso eficaz de consultoria organizacional Verifique porque a sua empresa quer contratar uma consultoria. A contratação de uma consultoria só efetiva com um real desejo de mudança. Procure ter amplo conhecimento sobre o trabalho da consultoria. Embora não seja determinante, a estrutura que o consultor possui é um item relevante. Estrutura demais custa caro e pesa no preço dos serviços e estrutura de menos pode não ser adequado para o seu caso. Leia bem a proposta e não tenha medo de pedir detalhes, isto leva ao melhor entendimento do problema. Exija garantias de que após a conclusão do projeto haverá continuidade com autonomia. Verifique qual é o código de ética que a consultoria segue, lembrando que o IBCO Instituto Brasileiro dos Consultores de Organização www.ibco.org.br possui um, estabelecido por Assembleia de seus associados desde 1990. Estabeleça o elo com a empresa, coordenando os entendimentos entre as partes. Defina as fases da consultoria e, também, como e quando o serviço termina. Quando houver treinamento não se esqueça que existem métodos diferentes e curso nem sempre é o melhor. Exija avaliação, além da avaliação de reação, pós-evento. Não tenha medo de elogiar ou de dizer o que não está bem, seja assertivo Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 38 UNIDADE 8 Objetivos: Conhecer o que é uma visita prospectiva e seus aspectos fundamentais. Vendendo seus Serviços de Consultoria 1 – Contato inicial telefone ou pessoalmente; demonstre entusiasmo; atenda o chamado imediatamente; descreva a natureza do seu negócio de consultoria; o que é trazido como problema? colete informações sobre a empresa; investigue expectativas; agende o novo encontro : participante, local e horário. 2 – O encontro inicial: entrada no cliente - preparação pesquise sobre a empresa e os vários aspectos do negócio; logística: checar ambiente, material necessário, tempo disponível, participantes; forma de apresentação – como conduzirá a reunião. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 39 - durante certificar-se sobre as posições dos presentes; olhar a todos; apresentar-se; esclarecer sem papel; esclarecer procedimentos, passos e orientação; levantar recursos e custos; negociar tempo para apresentação da proposta; coletar informações para elaboração da proposta. - encerramento palavras finais: prazer pela oportunidade; certificar-se que todos receberam o material que você preparou; despedidas: respeitar o tempo do cliente. A Proposta de Consultoria: estrutura 1 – abertura Indicação de como a proposta aconteceu: ―esta proposta visa fornecer o detalhamento de um plano de marketing para a introdução do produto x no mercado e ocorreu a partir da solicitação da companhia z, em reunião no seu escritório de salvador, no dia tal‖ Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 40 2 – histórico do projeto Resumo das informações que lhe foram transmitidas durante as instruções para o potencial contrato de consultoria, acerca do projeto a ser desenvolvido. 3 – objetivos Indicação do que planeja atingir, claramente, deve ser colocado dos mais gerais, para os mais específicos, refletindo prioridades. 4 – conteúdo As áreas com as quais se relaciona; o que o projeto de consultoria abrange: o que fará e o que não fará. 5 – etapas e metodologia Explicação à empresa do cliente como o trabalho irá funcionar, em ordem cronológica de cada uma das principais tarefas: como irá coletar os dados; como irá tratar os dados: apuração e análise; métodos, técnicas, estratégias; avaliação e acompanhamento. 6 – cronograma Tempo necessário para cada etapa, contendo datas-chave, obedecendo ao prazo solicitado pelo cliente. 7 – equipe Pessoas que comporão a equipe de consultores – a estrutura. 8 – qualificações Relacionar experiências anteriores com o assunto abordado no projeto e outras qualificações que julgar importantes. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 41 9 – honorários e despesas Preço, esquema de pagamento, despesas com viagens, material, comunicação (telefonemas, interurbanos, correspondências). 10 – fechamento Expressão do seu interesse pelo contrato - esclarecimento de dúvidas ou mudanças na proposta. Quem deve participar da visita prospectiva? Para que o consultor possa obter o máximo de informações iniciais ou para que possa mostrar seu produto e reduzir significativamente as contradições, a forte sugestão da pesquisa indica que haja participação de um conjunto de pessoas com perfis bem-definidos: alguém que exerça influência sobre a organização, que aprecie a idéia de obter a colaboração de um consultor, que tenha uma percepção dos problemas e oportunidades da empresa, que tenha familiaridade com o processo de consultoria e entenda a necessidade do cliente em participar ativamente e até a presença de pessoas hostis, céticas, ou que possuam ideias erradas sobre o trabalho do consultor. Do lado do consultor, ele não deverá ter o número de pessoas maior que o número de pessoas do cliente, pois, do ponto de vista comportamental, é percebido como ―força de guerra‖ e não visita prospectiva. Elabore um roteiro para uma visita prospectiva. Não se esqueça de pensar em sua aparência. Esse é um aspecto de fundamental relevância. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 42 UNIDADE 9 Objetivos: Definir indicadores para análise de desempenho e de resultados. Como Obter Dados O que é obter dados? coletar informações conforme as dimensões selecionadas; avaliar o clima organizacional no qual suas recomendações serão recebidas; lidar com a resistência do cliente em compartilhar informações com você; encarar que o ato de entrevistar já é uma intervenção em direção à solução do problema; reduzir os dados a um conjunto gerenciável de itens, coletar e analisar os dados precisa e objetivamente. Quais os métodos de coleta de dados? entrevista (individual ou em grupo); questionário (para grande nº de pessoas; instrumento adequado); análise de documentos (relatórios, normas, comunicações, etc.); observação direta (participe de reuniões, veja as pessoas trabalhando), sua própria experiência dentro da organização afunilamento, resumo e análise dos dados: Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 43 reduza os dados de acordo com sua relevância, precisão, validade; defina a forma de apresentar os dados, atentando para o entendimento por todos; identifique a relação entre as informações. O diagnóstico 1 – o negócio básico identificar as dimensões subjacentes do problema; o problema apresentado não é o problema real. No diagnóstico, seu valor como consultor para o cliente está em sua capacidade de ver e colocar claramente o que está acontecendo. 2 –conduzindo o diagnóstico A tarefa do consultor, nessa fase, é a de examinar tanto o aspecto técnico/administrativo, quanto à forma pelo qual o problema está sendo gerenciado. Ao coletar dados, lembre-se que há 3 camadas do problema a serem investigadas em cada entrevista: primeira camada: como o problema é percebido pelo entrevistado; segunda camada: como o entrevistado percebe a contribuição de outras pessoas para a existência do problema; terceira camada: a contribuição do próprio entrevistado para a existência do problema. Outro aspecto importante é identificar como os procedimentos e os relacionamentos impactam o problema e impedem que ele seja resolvido. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 44 Fase de Feedback 1 – o negócio básico Ajudar o cliente a ouvir e compreender os problemas; chegar à decisão de agir. O cliente sempre contribui de algum modo para o problema. 2 – conduzindo a reunião de feedback O papel básico do consultor é de “confrontador da realidade difícil”. É um tempo para o consultor apresentar seus resultados e recomendações e para o cliente e o consultor chegarem a uma decisão mútua de agir. Como consultor dê ao cliente: 1 - uma quadro claro do problema como um todo a contribuição de cliente para o problema; feedback sobre a forma pela qual você está sendo gerenciado durante a consultoria. 2 – suas recomendações 3 – linguagem de feedback Para ajudar seu cliente a aceitar e agir sobre suas percepções, dê um feedback: num tom de voz neutro; sem julgamentos; não punitivo; direto e simples; com compaixão (compreensão, empatia). Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 45 A reunião de feedback: Relembre o contrato original; Coloque a agenda / estrutura da reunião; Apresente o diagnóstico; Apresente as recomendações; Peça ao cliente reações aos dados; Peça ao cliente reações às recomendações; Na metade da reunião: pergunte ao cliente se ele está obtendo o que deseja. Decisão de continuar. Teste as preocupações do cliente quanto ao controle e ao comprometimento. Pergunte a você mesmo se conseguiu tudo o que queria. Dê apoio. Antes de dar continuidade aos seus estudos é fundamental que você acesse sua SALA DE AULA e faça a Atividade 1 no ―link‖ ATIVIDADES. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 46 BENCHMARKING Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre. Benchmarking é a busca das melhores práticas na indústria que conduzem ao desempenho superior. O benchmarking é visto como um processo positivo e próativo por meio do qual uma empresa examina como outra realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma função semelhante. É um processo gerencial permanente, que requer atualização constante a coleta e análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente em práticas e desempenho para as funções de tomada de decisões e de comunicações em todos os níveis da empresa. Ele obriga ao teste constante das ações internas em relação aos padrões externos das práticas da indústria. É um processo de descoberta e de uma experiência de aprendizado. Ele exige a identificação das melhores práticas e a projeção do desempenho futuro. A ideia por trás do benchmarking é de que ninguém é melhor em tudo. Então, ―copiar‖ modelos de outras empresas significa ―economizar‖ tempo e trabalho. Por definição, as ―cópias‖ nunca serão iguais. Sempre haverá ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que garante a ―evolução‖ da ideia original. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 47 UNIDADE 10 Objetivos: Identificar aspectos metodológicos sobre o tempo de permanência do Consultor na empresa e analisar os estilos de atuação do Consultor. Presença e Tempo de Permanência Junto ao Cliente Com que pessoa do cliente o consultor vai se relacionar mais, quais os acessos que terá com essa pessoa te, que imagem ela reflete e assim por diante, são aspectos importantes e que devem ser levados em consideração para que o clima e a receptividade sejam positivos no trabalho conjunto, entre o consultor e seu cliente. Independentemente de qualquer outro fator ou análise mais precisa, se o consultor se relaciona principalmente com a cúpula diretiva da empresa e, no decorrer dos seus trabalhos, houver alguma medida de redução de quadro, motivada por decisão de rotina e que nada tenha a ver com o projeto, a imagem que o consultor terá no restante da organização não será muito boa, gerando medos e resistências, pois os colaboradores acreditam, ainda que sem qualquer fundamento, que ele foi ponto importante na tomada de decisão. Como consequência, o consultor deve tomar o cuidado de definir e administrar às ações que devem ser tomadas antes da sua entrada nas dependências da empresa-cliente, determinando o tipo de divulgação que deve ser dado ao trabalho, como a realimentação de informações será fornecida, qual a visibilidade física do consultor na organização e assim por diante. A presença de uma pessoa externa, no caso o consultor, extrapola os aspectos físicos, virtuais, auditivos. A imagem que é formada, muitas vezes por meio de suposições, é fundamentada no que poderia ter sido dito pela pessoa, na formação do mito, enfim, com inúmeras possibilidades. A determinação da presença, qual sua periodicidade e a facilidade de acesso são importantes para que exista clareza transparência no relacionamento e na conduta dos Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 48 trabalhos. O consultor busca uma relação de parceria com seu cliente, porém, algumas vezes pode criar uma relação de dependência. Aspectos metodológicos As metodologias geralmente trazem uma previsão sobre o tempo de permanência e sobre de presença física do consultor. O foco deve ser a discussão, a concordância e a divulgação a respeito desses aspectos para os colaboradores que serão envolvidos no trabalho da consultoria. Organização – o processo de trabalho do consultor só poderá ser implementado com sucesso caso tenha sido adequadamente planejado e organizado. Ás vezes, as equipes envolvidas na implementação provém de áreas diferentes, possuem formações e culturas diferentes. Muitas vezes elas pertencem a departamentos com um passado de conflitos. Quando os projetos envolvem muitas pessoas, é comum que ocorram problemas de comunicação. Por todos esses motivos, ao planejar a implementação, é preciso considerar os problemas de trabalho em equipe, resolução de conflitos, cooperação, comunicação, procedimentos e aspectos culturais. Estilos de atuação A aceitação das mudanças e dos trabalhos do consultor pelo cliente depende dos estilos de trabalho de ambos. Em casos extremos, o consultor e os responsáveis pelo trabalho fazem o diagnóstico e tomam todas as decisões e, depois, então, elas são apresentadas e impostas ao grupo. No outro extremo, as pessoas afetadas pela mudança participam de todo o processo de coleta de dados, diagnóstico e decisão. A aceitação das decisões depende da confiança que as pessoas têm no s tomadores de decisões e das informações fornecidas abertamente, tão logo às decisões sejam tomadas. Em ambos os casos, a abertura, a divulgação das informações e a credibilidade dos tomadores de decisão, cliente e consultor, são os focos essenciais. Copyright © 2014, ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil 49 Para escolher o tipo mais
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