Sistematização da Informação

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Sistematização da Informação- São sistemas de gerência de dados que vão gerar as 
informações para que possa realizar o trabalho. Os dados não são os fatos, não são a 
realidade. 
1. O que são dados? 
Os dados configuram-se como sendo um conjunto de evidências acerca de fatos que, 
isoladamente, fora de um contexto, não produzem significado ao observado e que podem ocorrer 
sem a participação ou a interação humana. Quando definimos dados se inclui a palavra coleção que 
remete à ideia de conjunto, o que se entende pela junção de várias evidências que darão origem 
aos dados. Onde vale destacar que um dado isolado não tem sentido, esta precisa ter um propósito. 
Registrar um acontecimento é os dados que temos sobre o fato. O dado não é o fato. É uma 
evidência sobre um fato. 
 
 Nos últimos anos, iniciou-se, nas secretarias de escolas, faculdades e demais instituições de ensino, 
a implantação de sistemas informatizados e de gerenciamento com o objetivo de: 
 • Diminuir o fluxo de uso de papel; 
 • Diminuir a burocracia, passando a trabalhar com arquivos eletrônicos; 
 • Promover uma maior agilidade; 
 • Garantir um retorno mais rápido para as solicitações feitas; 
 • Viabilizar rotinas, dentre outros 
 
2. Conceito de informação – relações com o conhecimento 
 A partir do momento em que você manipula, organiza, consolida, atribui um significado ou propósito 
aos dados estes geram as informações. A informação, a cada dia, vem sendo produzida com uma 
rapidez e quantidade significativas, assim sendo, saber identificar, usar e sistematizar a 
informação tornou-se uma necessidade eminente da sociedade e principalmente dos profissionais 
que lidam diariamente com esse tipo de produto 
 
A informação pode ser definida de diferentes formas, por isso, ela pode ser: 
 • Algo que reduz a incerteza em determinada situação; 
 • Considerada como um quase sinônimo do termo fato; 
 • Definida em termos de seus efeitos no receptor; 
 • Um reforço do que já se conhece; 
 • Aquilo que é permutado com o mundo exterior e não apenas recebido passivamente; 
 • A liberdade de escolha ao selecionar uma mensagem; 
 • A matéria-prima da qual se extrai o conhecimento. 
 
Algumas características da informação, sejam estas: 
• Requer a definição de unidades de análise; 
• O consenso entre as pessoas responsáveis pelo processamento e o público da informação; 
• Envolvimento intelectual humano de forma mais intensa e complexa do que o exigido para a 
geração de dado 
 
Existem três classes de veículos para a transmissão de informações: 
• Sinal: é a forma de signo que enfatiza a necessidade de que será seguido por algum tipo de ação e 
que requer algum tipo de reação do receptor 
• Signo: é um indício físico da presença imediata da coisa ou evento que representa 
• Símbolos: são um tipo especial de signo, representa um objeto, ideia ou evento, mas a intenção é 
causar o mesmo tipo de reação emocional, como se o que representam estivesse presente 
 
Características diferenciais entre dados, informação e conhecimento. 
Sordi montou uma tabela, onde tem as diferenças entre Dado, Informação e Conhecimento. Estas 
diferenças foram classificadas na seguinte ordem: Estruturação, captura e transferência; principal 
requisito para a sua geração; Natureza; Percepção de valor no contexto administrativo; Foco; 
Abordagens administrativas que os promovem 
Aspectos- Estruturação, captura e transferência / Principal requisito para a sua geração / Natureza / 
Percepção de valor no contexto administrativo / Foco / Abordagens administrativas que os promovem 
Dado- Fácil / Observação / Explícita / Baixa / Operação / Execução de transações de negócios e 
processamento de dados. 
Informação- difícil / Interpretação pessoal / Predominantemente explícita / Média / Controle e 
gerenciamento / Gerenciamento de sistemas de informação 
Conhecimento- Extremamente Difícil / Análise e interpretação / Predominantemente tácita / 
Grande/ Inovação e liderança / Gestão do conhecimento, aprendizagem organizacional. 
 
3. Gestão da informação e do conhecimento 
A história do homem e das civilizações está irremediavelmente atrelada aos fenômenos da 
linguagem, à escrita, à produção de informações e aos conhecimentos. Do gesto à fala; da língua 
aos códigos; da oralidade à escrita, todos os fenômenos humanos e culturais passam pela 
capacidade do homem de se expressar por símbolos e sinais, de cuja experiência e correlação 
nascem os processos de comunicação e de informação 
 
Para se falar em gestão do conhecimento, é imprescindível entender e abordar as respectivas 
distinções entre dados, informação e conhecimento. 
 • Dados são entendidos como valor sem significado e que servem para compor as informações 
(letras, figuras); são as representações originais e detalhadas de eventos no mundo físico. Para que 
os dados se tornem úteis na tomada de decisão eles precisam ser tratados, isto é, transformados em 
informações 
 • A informação é o dado trabalhado com significado, sendo este organizado, processado e 
estruturado; são, portanto, dados trabalhados de modo que sejam úteis. Os profissionais que 
administram uma instituição, um setor, usam informações, não dados 
• Conhecimento é a informação com valor agregado, serve para a tomada de decisões e se constrói 
a partir da reflexão dos indivíduos é o resultado da reflexão do entendimento dessas informações. 
 
 A gestão da informação segue as seguintes etapas: 
• Mapear; 
• Adquirir/capturar/criar; 
• Empacotar; 
• Armazenar; 
• Aplicar/compartilhar/transferir 
• Inovar/evoluir/transformar. 
 
Teoria Geral dos Sistemas 
O conceito básico de sistemas de informação estabelece que todo sistema é um conjunto de 
elementos interdependentes em interação, vislumbrando alcançar metas e objetivos comuns. 
 
A cada dia, as organizações, os indivíduos, passaram a utilizar outros meios de comunicar as 
informações, seja por meio de correio eletrônico, planilhas, relatórios que já nascem eletrônicos, 
digitais. Parte-se da perspectiva de que a comunicação humana é um fenômeno multidimensional. 
 
A comunicação humana é um fenômeno multidimensional que vem se desenvolvendo de modo 
cada vez mais complexo. A civilização passou de uma tradição essencialmente oral para uma 
transmissão de caracteres escritos” (Elas surgem como ferramentas para viabilizar e facilitar os 
fluxos de comunicação.). Em outras palavras, passa-se de uma cultura oral para uma cultura escrita 
 
Massa documental impõe às organizações produtoras o desenvolvimento de sistemas de 
organização, tratamento e recuperação da informação que sejam pautados na análise de suas 
especificidades e que permitam o real controle do fluxo informacional e a recuperação das 
informações. O que a gestão da Massa Documental impõe às organizações produtoras? A 
gestão da massa documental impõe às organizações produtoras o desenvolvimento de 
sistemas de organização, tratamento e recuperação da informação que sejam pautados na 
análise de suas especificidades e que permitam o real controle do fluxo informacional e a 
recuperação das informações. 
 
Neste estudo, conceituamos organização como sendo “um sistema de recursos 
que procura realizar um tipo de objetivo (ou conjunto de objetivos)” ainda sobre o conceito de 
organização, salientamos a perspectiva de mores que define organização como “um agrupamento 
humano planejado e organizado, que utiliza a tecnologia disponível no ambiente para atingir um ou 
mais objetivos comuns”. 
 
Evolução da comunicação. 
Arte rupestre / papiro / correio / telégrafo / jornal / rádio / telégrafo elétrico / telefone / televisão e 
internet. 
 
Teoricamente vale destacar que existem dois tipos de sistemas: o aberto (é o que sofre 
influências do meio e que, com suas ações, influencia o meio) e o fechado (não sofre influências do 
meio nem o altera com as suas ações internas). 
 
Todo sistema apresenta os seguintescomponentes: Sistema apresenta 4 componentes e uma 
hierarquia do seu processo: Input, Processamento, Output e Feedback. 
• Entrada de dados (input); 
• Processamento; 
• Saída das informações (output); 
• Feedback (retorno/retroalimentação) 
 
Elementos de qualquer sistema. 
Dado- Elemento que representa evento ocorrido na empresa ou circunstâncias físicas, antes que 
tenham sido organizados ou arranjados de maneira que as pessoas possam entendê-los e usá-los. 
Informação- Dado configurado de forma adequada ao entendimento e à utilização pelo ser humano. 
Input- Ato e efeito de captura ou coleta de dados, sejam internos ou externos à organização para 
processamento no sistema. 
Processamento- Conversão, manipulação ou tratamento da matéria-prima que, entrando sob uma 
forma, assume outra diferente para ser compreensível pelo ser humano. Laudon e Laudon (1996), 
fizeram a conceituação de alguns termos, dentre estes termos, conceituaram Processamento: 
Conversão, manipulação ou tratamento da matéria-prima 
Output- Saída e distribuição da informação processada a pessoas, órgãos ou atividades, onde serão 
usadas para a tomada de decisão. Laudon e Laudon (1996), fizeram a conceituação de alguns 
termos, dentre estes termos, conceituaram Output: Saída e distribuição da informação 
processada 
Feedback- Saídas que retornam para apropriação pelos membros da organização para auxílio na 
avaliação ou na correção de input. Laudon e Laudon (1996), fizeram a conceituação de alguns 
termos, dentre estes termos, conceituaram Feedback: Saída que retornam para a apropriação 
pelos membros da organização 
 
Já com relação aos sistemas de informação, o ciclo de vida destes pode ser demonstrado por três 
fases, sejam estas: 
 • Criação: é a fase que o sistema é desenvolvido. As funções e os objetivos propostos são 
estudados e levantam-se os elementos que irão compor o sistema. Os subsistemas são 
desenvolvidos, testados e, desde que atendam aos objetivos preestabelecidos, o sistema será 
implantado; 
• Evolução: o sistema sofre manutenção para que consiga acompanhar as necessidades do meio 
ambiente que o cerca. Empregam-se novas técnicas, novos módulos, tentando prolongar a vida do 
sistema; 
• Decadência: em determinado momento, as necessidades do meio ambiente evoluíram tanto e 
requerem cada vez mais do sistema que este já não suporta mais as alterações necessárias. Os 
responsáveis pelo sistema devem retardar a chegada a esse ponto e ao mesmo tempo estar atentos 
para a necessidade de criação de um novo sistema de substituição. 
 
Evolução dos sistemas de informação 
Os sistemas de informação são componentes relacionados entre si atuando conjuntamente para 
coletar, processar e prover informações aos sistemas e/ou aos processos de decisão, coordenando, 
controlando, analisando e visualizando processos internos às organizações. 
 
Rosini (2014) salienta outros conceitos: 
 • Um sistema de informação pode ser definido como os procedimentos, os métodos, a organização, 
os elementos de software e hardware necessários para inserir e recuperar dados selecionados 
conforme sejam exigidos para a operação e a gestão de uma organização; 
 • O sistema de informação é uma descrição para atividades de processamento de informações em 
apoio à administração; 
• O sistema de informação é uma função interna de apoio. Sua função primária é dar apoio às outras 
unidades da organização para que trabalhem de forma mais eficiente e efetiva. A não ser que a área 
de sistemas de informações também venda serviços de computação para usuários externos, ela não 
produz um produto final ou um produto com valor externo final. Assim sendo, é de vital importância 
que a gerência de informações entenda e conheça perfeitamente as necessidades de seus clientes 
internos e da empresa como um todo; 
• O propósito dos sistemas de informação é atuar como atividade “meio” servindo a decisores, e não 
como atividade “fim”; seu principal objetivo é que decisores possam extrair e obter o máximo das 
informações. Aliás, os sistemas de informação estão voltados ao desempenho das atividades nas 
organizações, suportado pelas tecnologias de informação, as quais objetivam melhorar o 
desempenho dos decisores fornecendo a informação certa na hora certa. 
 
 
 
Evolução dos sistemas de informação baseados em Nolan (1973). 
Fases 
Iniciação- Inserção de computadores na organização. Inicia-se a aprendizagem. O foco está na 
assimilação e no conhecimento da tecnologia nova. 
Contágio- Efetivação da assimilação da nova tecnologia pela organização. 
Controle- Amadurecimento da organização na utilização dos sistemas de informação. 
Integração- Integração do sistema com os demais pertencentes à organização, gerando a 
padronização. 
Administração de dados- A atenção está voltada para o tratamento que deve ser dispensado ao 
“dado”. 
Maturidade- A organização já está informatizada de acordo com suas necessidades, ocorrendo a 
implantação de sistemas necessários ao seu melhor desempenho. 
 
Classificação dos sistemas de informação 
Os sistemas surgiram a partir dos conceitos matemáticos e da linguagem de programação. 
 
Recursos envolvidos nos sistemas de informação 
Os sistemas, para existirem, precisam de equipamentos, sistemas, pessoas que os façam funcionar 
e que promovam tanto sua criação quanto sua evolução. Rosini (2014) coloca que são três 
elementos, sejam estes: 
• Hardware – Equipamentos; 
• Softwares – As aplicações; e 
• Peopleware – Todos os indivíduos envolvidos no processo. 
 
Vale destacar as diversas vantagens oriundas da inserção da informática, das tecnologias dentre as 
quais destacam-se as seguintes: 
• Disponibilidade de maior capacidade de armazenamento e de processamento dos documentos, por 
meio da utilização de bases de dados, repositórios, dentre outros; 
• Maior rapidez de atuação no tratamento, na busca e na disseminação das informações; 
• Maior eficácia perante a documentação e o usuário; 
• Maior rendimento do sistema em seu funcionamento; 
• Ampliação do número de usuários, posto que ampliasse a interação e a interlocução com os 
mesmos, por meio de mecanismos que possibilitam a interação virtual com o usuário; 
• Otimiza as atividades de gerenciamento dos serviços e da circulação de materiais; 
• Maior controle dos fluxos de circulação de materiais; dentre outros 
 
Os sistemas de informação dependem dos seguintes fatores: 
• Da capacidade de armazenamento dos dados; 
• Da sua importância para a administração; 
• Da qualidade dos elementos, das pessoas, das tecnologias e dos equipamentos. 
 
Conceitos, estrutura e funcionamento 
O papel do (a) secretário (a) escolar é de fundamental importância para o bom desempenho das 
rotinas administrativas da escola. Portanto, saber sistematizar a informação é elemento nuclear para 
o seu fazer cotidiano, visto que o(a) secretário(a) escolar lida diariamente com inúmeros documentos, 
desde a expedição, o recebimento, o envio ou o arquivamento, conforme necessidade ou sistemática 
da escola. 
 
Dentre as atividades que precisaram ser desempenhadas por este profissional destacamos as 
seguintes: 
• Viabilizar a organização e o pleno funcionamento da secretaria escolar, embasado nas 
questões éticas e legais; 
• Garantir a guarda, o zelo e o sigilo das informações, dos documentos da escola; 
• Elaboração de documentações escolares conforme necessidade; 
• Elaboração de levantamentos estatísticos de outra natureza quando necessário ao bom 
desempenho da escola; 
• Atuação enquanto multiplicador de conhecimentos, fomentando a qualificação dos demais 
profissionais que atuam na secretaria escolar de modo a garantir a qualidade, a legalidade e 
os demais objetivos institucionais da secretaria escolar, já que o(a) secretário(a) escolar é 
também um gestor; 
• Exercer a função de forma a garantir o desenvolvimento das atividades em consonância com 
as normas,as leis, os parâmetros e as diretrizes educacionais vigentes. 
 
Legislação e normas- A atual estrutura e o funcionamento da educação no contexto brasileiro são 
embasados na aprovação da Lei de Diretrizes e Bases da Educação (Lei no 9.394/96) que se vincula 
às diretrizes gerais da Constituição Federal de 1988 e às respectivas emendas constitucionais em 
vigor. 
 
A educação no contexto brasileiro possui uma fundamentação legal que encontra embasamento na 
Constituição Federal de 1988, na Lei de Diretrizes e Bases da Educação de 1996, no Plano 
Nacional de Educação e nos Parâmetros e Diretrizes Curriculares Nacionais que expressam e 
regulamentam o direito/acesso à educação, sendo estes instrumentos essenciais para a garantia e a 
concretização do direito dos educandos. 
 
A nossa Constituição de 1988 apresenta dez artigos destinados à educação brasileira, do artigo 205 
ao artigo 214, especificamente. Nesses artigos, são descritas as informações sobre a estrutura, as 
características, os elementos assim como demais aspectos relacionados à educação brasileira. 
 
LDB é a maior lei da educação no país, por isso mesmo denominada de a carta magna da 
educação, visto que está se situa imediatamente abaixo da Constituição Federal, definindo o 
alinhamento geral da educação brasileira. A Lei no 9.394/96 de 20 de dezembro de 1996, Lei de 
Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB, regulamenta desde os níveis e as modalidades de 
educação e ensino no Brasil até os recursos e os financiamentos investidos necessários. Carga 
horária mínima de oitocentas horas, no Ensino Fundamental e a legislação é bastante flexível em 
termos da adequação do calendário escolar. 
 
A principal medida de política educacional decorrente da LDB é, sem dúvidas, a Lei no 10.172/2001, 
de 09 de janeiro de 2001, que aprovou o Plano Nacional de Educação – PNE (Plano Nacional de 
Educação), estabelece diretrizes e metas para os dez anos seguintes, em sintonia com a Declaração 
Mundial sobre Educação para todos. Ministério da Educação é o órgão que instituiu os 
Parâmetros Curriculares Nacionais 
 
 
Diretrizes Curriculares Nacionais – DCN, normatizadas pelo Conselho Nacional de Educação, 
que estabelecem a base nacional comum, responsável por orientar a organização, a articulação, o 
desenvolvimento e a avaliação das propostas pedagógicas de todas as redes de ensino brasileiras, e 
o Plano de Desenvolvimento da Educação – PDE, também instituído pelo MEC para ampliar 
qualitativamente a Educação Básica no país (BRASIL, 1996). é importante que o secretário escolar 
conheça esses três pontos, visto que esse profissional tem como função a organização, o 
planejamento e o gerenciamento das rotinas e das atividades administrativas dos (as) 
secretários (as) escolares. 
 
Informatização – bases de dados no contexto da educação 
A sistematização da informação propicia a efetivação da organização da informação de forma a 
garantir melhores resultados, de forma a viabilizar o planejamento e organização dos documentos e 
informações produzidas. Potencializa a geração de fluxos e processos de forma a garantir a 
rastreabilidade dos documentos gerados. 
 
À medida que a secretaria possui um sistema de informações, está o alimenta gerando uma base de 
dados que, dependendo da tecnologia aplicada, pode viabilizar a geração de diversos produtos 
sejam estes: 
• Relatórios de matrículas; 
• Relatórios de evasão; 
• Relatórios com as informações da periodicidade da atualização da escrituração, o que facilita 
o monitoramento por parte da secretaria e da direção escolar quanto a validade destes 
documentos; 
• Informações quanto ao prédio da instituição; 
• Informações quanto ao material existente no prédio; 
• Informações quanto ao equipamento; 
• Informações sobre autorizações e reconhecimentos de curso, dentre tantas outras. 
 
Administração da educação: concepções e teorias 
A educação deve ser compreendida como um processo que engloba a assimilação de informações 
tendo em vista a geração de conhecimentos bem como a assimilação de conhecimentos 
sistematizados, onde cabe destacar que a escola é o lócus do processo de ensino e aprendizagem. 
 
Alguns aspectos acerca da gestão e da organização escolar que visam à racionalização e à 
sistematização dos recursos disponíveis na escola, sejam estes: 
• Recursos humanos: pessoas que atuam no ambiente escolar nos diversos cargos e atividades; 
• Recursos materiais: todo e qualquer objeto, instrumento, mobiliário, equipamento necessário para 
o bom funcionamento da instituição; 
• Recursos financeiros: orçamento necessário para desenvolver e custear as ações, as folhas de 
pagamento e as demais despesas necessárias para que a escola possa funcionar; 
• Recursos intelectuais: o capital humano e a sua expertise para o desenvolvimento e a construção 
das ações e das demais atividades. 
 
Quem compõe o ambiente escolar, a comumente denominada “comunidade escolar (Estes 
sujeitos responsáveis pelo desenvolvimento da escola, cada um dentro de sua área ou 
expertise.)”. O objetivo primordial da comunidade escolar é ser, de fato, uma comunidade de 
ensino efetivo cujos processos de ensino e aprendizagem ocorram tendo em vista garantir a 
efetividade da aprendizagem de acordo com os princípios de contínua renovação do 
conhecimento, criando-se um ambiente de contínuo desenvolvimento para alunos, professores, 
funcionários e, é claro, os gestores O PPP - Projeto Político Pedagógico é elaborado de forma 
coletiva e tem como participantes os membros da comunidade escolar, tendo em vista construir 
a identidade institucional da escola. “Dentre outros profissionais, são eles: 
• Corpo docente; 
• Coordenações pedagógicas; 
• Direção escolar; 
• Secretário(a) escolar; 
• Bibliotecários(as); 
• Assistentes administrativos; 
• Auxiliares de serviços gerais; 
• Equipe de vigilância e portaria; 
• Demais funcionários; 
• Alunos; 
• Pais de alunos; 
• Comunidade do entorno da escola. 
 
A gestão escolar tem por objetivo a garantia da qualidade dos serviços ofertados à comunidade 
escolar. O secretário escolar, por sua vez, tem, dentre suas atribuições, contribuir para que seja 
possível a concretização das metas, dos objetivos e dos demais direcionamentos concernentes ao 
ambiente escolar. Já que, de acordo com a hierarquia administrativa escolar estabelecida, “o 
secretário vem logo depois do diretor, o secretário orienta e organiza todo o setor administrativo, 
assina documentos e responde pela escola em diversos assuntos. 
 
Projeto Político Pedagógico (PPP): procedimentos e rotinas 
Observe que, dentro das obrigações das instituições de ensino, existem algumas atividades que são 
obrigatórias e extremamente necessárias, dentre estas se destacam a elaboração e o cumprimento, 
a execução de uma proposta pedagógica, tendo em vista a LDB em seu artigo 14 de 1996, inciso I, e 
a Lei no 9.394 de 1996 que comumente é denominada de Projeto Político Pedagógico – PPP. 
 
Esse projeto tem como elementos norteadores os seguintes aspectos: 
• Ser construído a partir da realidade, explicitando seus desafios e problemas; 
• Ser elaborado de forma participativa; 
• Corresponder a uma articulação e organização plena e ampla de todos os aspectos 
educacionais; 
• Explicitar o compromisso com a formação do cidadão, os meios e as condições para 
promovê-la; 
• Ser continuamente revisado mediante processo contínuo de planejamento; e 
• Corresponder a uma ação articulada de todos os envolvidos com a realidade 
escolar. 
 
O foco do PPP é a formação e a aprendizagem dos alunos tendo em vista garantir que estes possam 
se desenvolver a partir de um planejamento adequado e de qualidade condizente com a realidade 
escolar. 
 
De acordo com o artigo 12 da Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional - LDB, alguns 
aspectos são essenciais para a qualidade deste ambiente, o escolar, sejam estes: 
• A elaboraçãoe a execução de sua proposta pedagógica; 
• A administração de seu pessoal e seus recursos materiais e financeiros; 
• O cumprimento dos 200 dias letivos correspondentes a 800 horas-aula estabelecidas; 
• O cumprimento do plano de trabalho de cada docente; 
• A recuperação dos alunos de menor rendimento; 
• A articulação com as famílias e a comunidade, e a criação de processos de integração da 
sociedade com a escola; 
• A informação aos pais sobre a frequência e o rendimento dos alunos (BRASIL,1996). 
 
O (a) secretário (a) escolar e a sistematização da informação 
Algumas das atribuições desse profissional, sejam estas: 
• Responsabilizar-se pelo funcionamento da secretaria escolar; 
• Zelar pela guarda e pelo sigilo dos documentos escolares; 
• Cumprir as determinações da direção escolar; 
• Coordenar e fiscalizar o serviço da secretaria escolar, fazendo a distribuição equitativa dos 
trabalhos entre seus auxiliares e assistentes administrativos; 
• Organizar o arquivo escolar; 
• Manter em dia a escrituração, o arquivo, a correspondência escolar e o registro de 
resultados de avaliação de alunos; 
• Manter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da unidade 
escolar, dentre outras atividades correlatas (ABUD, 2012, p. 4). 
 
De acordo com o Manual de Secretária do Estado do Paraná (2006, p. 9), é “através do correto 
lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares que são verificados: 
• os direitos de um candidato à matrícula; 
• a regularidade da vida escolar; 
• o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; 
• o acompanhamento pedagógico; 
• os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de 
conclusão”. 
 
Algumas das atribuições da secretaria escolar conforme o Manual de Secretária do Estado do 
Paraná (2006, p. 10): 
• Assistir aos órgãos de administração, à direção, à equipe pedagógica, ao corpo docente, aos 
funcionários do estabelecimento de ensino e à clientela (pais e alunos); 
• Proceder à matrícula escolar dos alunos; 
• Controlar e guardar livros-registro de classe, livros de ponto e documentos pertinentes às 
rotinas da escola; 
• Manter os registros atualizados dos prontuários dos alunos, dos professores e dos 
funcionários; 
• Manter em dia o arquivo e os registros das fichas de avaliações e das fichas individuais dos 
alunos, por período letivo, de acordo com o Regimento Escolar; 
• Fazer o controle das ocorrências diárias da escola: faltas de funcionários, professores e 
alunos; 
• Representar o estabelecimento de ensino nas relações entre este e a comunidade escolar; 
• Expedir e assinar documentos previamente solicitados: declarações, históricos escolares e 
outros; 
• Encaminhar ao órgão competente os documentos de rotina e os outros que forem 
solicitados; 
• Executar a redação e a gestão de correspondência; 
• Organizar, preparar e agendar reuniões e assembleias; 
• Elaborar atas de reuniões; 
• Controlar as chamadas telefônicas recebidas e realizadas; 
• Articular a comunicação interna, divulgar as informações pertinentes recebidas; 
• Zelar pela guarda e pelo sigilo dos documentos escolares; 
• Manter os quadros estatísticos da escola em dia; 
• Manter atualizados e organizados os arquivos de legislação e da vida da escola; 
• Manter afixado em edital os atos oficiais do estabelecimento de ensino.