3 SECRETÁRIO ESCOLAR

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Sendo assim, ele pode construir um espaço de possibilidades ou de limites. Tanto o 
ato de ensinar como de aprender exigem condições propícias ao bem-estar docente 
e discente. Assim, a atividade significa a ação a ser efetivada num espaço, como por 
exemplo, uma aula. 
Segundo Paro (2013), a Administração Escolar chamava a atenção, em 
1956, para a improprieda de se restringir o conceito de estrutura da escola ao de
aspecto meramente administrativo, considerando que este 
“é apenas um elemento da estrutura total da escola”. Assim, a direção 
escolar, a secretario da escola, o pessoal não-docente, teriam atribuições 
administrativas, por contraposição às atribuições pedagógicas dos 
educadores em suas atividades com os educandos. Certamente essa que 
distinção entre atividades-meio (que precedem e dão sustentáculo às 
atividades-fim) e atividades-fim (que se dão na relação direta entre 
educador e educando), é legítima e necessária para perceber suas 
especificidades e tratá-las como tais (Paro, , p. 6). 2013
 
 O espaço é o contexto imediato e sensível, no qual essa ação se 
desenvolve. Incluímos nele o universo dos meios físicos ou objetos (equipamentos, 
máquinas, ferramentas, árvores e mobiliário) que fazem parte da ação efetuada. 
Toda a ação interativa, interpessoal ou direta que ocorre na escola, envolvendo os 
educandos e os educadores, inclusive os funcionários, incide nos ambientes 
construídos 
 
 Elevar a importância que tem a documentação em qualquer atividade 
humana organizada pode ser algo desnecessário. Satisfaz apenas lembrar-se da 
seriedade que existe nos documentos que nos são concedidos, para perceber se o 
quanto de valor há nos registros e anotações feitos pela Secretario de uma unidade 
escolar. Os documentos emitidos adquirem um caráter de testemunho, de prova, 
que acompanhará o aluno e influenciará sua vida de forma expressiva. 
A Secretario Escolar cuida da documentação, escrituração e 
correspondência da escola, dos docentes, demais funcionários e dos 
alunos. Responde também pelo atendimento de pessoas. Para a realização 
desses rviços, a escola conta com um Secretário(a) e escriturários ou se
auxiliares de secretário. O setor técnico-administrativo responde, também, 
pelos serviços auxiliares (zeladoria, vigilância e atendimento ao público) e 
multimeios (biblioteca, laboratórios, videoteca, etc.).” (LIBÂNEO. 2008, p. 
128) 
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 Há, ainda, outro aspecto da documentação: o registro das atividades 
didático-pedagógicas desenvolvidas pela unidade escolar com todas as suas 
implicações. Uma unidade escolar passa por constantes modificações, e as etapas 
dessas transformações devem ser retratadas em benefício de seu próprio 
crescimento e desenvolvimento, já que a reflexão ordenada sobre o passado é 
indispensável para o replanejamento que visa ao aperfeiçoamento. 
 Estética da sensibilidade (trabalho bem feito e respeito pelo outro); 
• Política da igualdade (valorizar o próprio trabalho e o trabalho dos outros); 
• Ética da identidade (defesa do valor da competência, do mérito, da capacidade, 
contra os favoritismos de qualquer espécie, e da importância da recompensa pelo 
trabalho bem feito que inclua o respeito, o reconhecimento e a remuneração 
condigna) da atividade profissional em questão. 
 
 A ética da identidade abarca a estética da sensibilidade e a política da 
igualdade que, reunidas, proporcionam ao trabalhador “saber ser”, “saber fazer”, 
“saber conviver”, que recobrem dimensões práticas, técnicas e científicas adquiridas 
por intermédio de cursos, treinamentos, capacitações e/ou por meio das 
experiências profissionais. 
 Além disso, incluem traços de personalidade e caráter que definem 
comportamentos nas relações sociais de trabalho, como: capacidade de iniciativa, 
comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças, assimilação de novos 
valores de qualidade, produtividade, competitividade, saber trabalhar em equipe, ser 
capaz de decidir problemas e desempenhar trabalhos novos e diversificados. 
Podemos dizer que o dia a dia do Secretário(a) escolar é repleto de 
atividades a serem desempenhadas. E a organização no setor deve ser algo 
primordial para que o serviço seja realizado da maneira mais rápida possível, dentro 
dos prazos estabelecidos, liberando mais tempo para que este profissional possa se 
concentrar ainda mais na instituição e contribuir com boas ideias para melhorá-la. 
Atualmente, existem várias ferramentas que contribuem para organização de 
uma escola, e fazem com que as atividades sejam desempenhadas com mais 
rapidez. Uma dessas ferramentas é o Sponte, um programa de gestão escolar que 
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diminui o uso de papéis e faz com que os colaboradores da instituição tenham 
acesso a todos os dados referentes à administração (seja eles pedagógicos ou 
financeiros) por meio de um computador, tablet ou smartphone. 
sólida formação geral do secretário humanística, com capacidade de 
análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades inerentes à 
administração pública e privada, aptos para o domínio em outros ramos do 
saber, desenvolvendo postura reflexiva e crítica que fomente a capacidade 
de gerir e administrar processos e pessoas, com observância dos níveis 
graduais. (Resolução Nº 3, de 23 de junho de 20 - Conselho Nacional de 05 
Educação) 
Todas as atividades de uma escola, como por exemplo, geração de notas 
fiscais, o gerenciamento de contas a pagar e receber, gestão de bolsas, convênios e 
descontos, registro eletrônico de presença, gestão da biblioteca, programação 
automática de aulas, inclusive outras atividades que compreendem à secretario 
escolar podem ser acessadas e realizadas de forma rápida. 
Com o uso deste programa, os profissionais que atuam na secretario 
escolar, poderão imprimir histórico de alunos, ver o mapa de salas e a 
disponibilidade dos professores, fazer a emissão de documentos pedagógicos, fazer 
agendamento de laboratórios, fazer a impressão de boletim personalizado, ver fotos 
das turmas, entre outras tarefas tudo isso com muita facilidade e praticidade. –
Chega de perder tempo procurando papéis em pastas, gavetas e armários. 
Com a automatização dos dados, as escolas, seja ela de idiomas, ensino infantil e 
regular, ensino profissionalizante, entre outras, podem contar com o Sponte para se 
organizarem melhor e garantirem um desempenho mais ágil das tarefas. Este 
sistema se adapta às necessidades das escolas trazendo muitos outros benefícios. 
1.6-O desempenho da profissão de Secretário 
sendo a secretario uma divisão dentro da organização escolar com uma 
ampla atividade e vários funcionários (s), necessita de um profissional para 
organizar e coordenar a parte burocrática, tendo papel indispensável para o bom 
funcionamento dos trabalhos. 
Porém para ocupar o cargo de Secretário(a) (a) escolar, a pessoa tem de 
preencher alguns requisitos: ser concursado no cargo de Agente Educacional II, ser 
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designado (a) pelo diretor escolar, ser nomeado (a) pelo Secretário(a) (a) de 
Educação do Estado através de umAto Oficial e apresentar perfil para investidura 
na função. 
 Dignidade O desempenho da profissão de Secretário(a) requer honra e –
dignidade; o Secretário(a) deve abster-se de qualquer comportamento que 
pressuponha infração ou implique descrédito para a instituição. 
 Integridade a lealdade e a b são requisitos para exercer a profissão – oa-fé
de Secretário(a); o sigilo profissional exige a observância rigorosa do princípio da 
confidencialidade e da responsabilidade nos fatos e notícias que o profissional 
conhecer no exercício da sua profissão. 
 Discrição é qualidade exigida para se salvaguardar o sigilo profissional. –
Constantemente chegam ao conhecimento do Secretário(a) assuntos confidenciais 
relacionados à escola que exigem discrição e contenção. 
 Polidez Secretário(a) deve abster-se de comentários desrespeitosos, – o 
jocosos para com alunos, colegas de profissão e superiores, duvidar da qualidade 
técnica das chefias ou criticar a administração do sistema. Presteza é obrigação  –
de qualquer Secretário(a) oferecer a sua colaboração a todos os seus colegas, 
quando a sua intervenção for necessária para agilizar o trabalho e o funcionamento 
da instituição 
O fluxo de trabalho da forma como o Secretário trabalha com os depende
outros para que estes trabalhem com e por ele. "[...]para que uma equipe 
possa trabalhar em parceria é fundamental que haja o respeito, a 
valorização do conhecimento do outro, a empatia e, principalmente, a 
tolerância." (ALONSO, 2002, p.22) 
Atualização cultivar os conhecimentos pertinentes à área para que seu –
trabalho atinja o rendimento máximo. 
 Organização a eficiência do Secretário(a) facilita o trabalho da direção, –
selecionando e encaminhando a ela somente as obrigações que lhe são pertinentes. 
Deve haver prestação de contas e de tarefas ao diretor. 
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  Conhecimento e exatidão de procedimentos - o domínio dos procedimentos 
da secretario poupa tempo, dá segurança à administração do estabelecimento de 
ensino e diminui gastos, como por exemplo, com impressos errados. Deve-se 
observar as normas regimentais da escola. 
 Apresentação cultivar a comunicação correta, a aparência pessoal, a –
cortesia, o respeito, a autodisciplina. 
 Pontualidade/assiduidad a responsabilidade pelo funcionamento da e –
instituição exige do Secretário(a) sua presença nos horários de atendimento. 
 Espírito de Equipe – o Secretário(a) alcançará maior produtividade e obterá 
melhores resultados se sua equipe souber claramente o que se espera dela, se as 
instruções forem suficientemente claras, se forem traçadas metas, se houver um 
ambiente agradável e saudável. 
  Relações interpessoais usar sempre as expressões: por favor, por –
gentileza e obrigado. Tais expressões fazem parte de uma boa educação. 
O secretário escolar é um profissional de vital importância para o 
estabelecimento de ensino. Suas atribuições incluem atividades essenciais como: 
indicar aos diretores atitudes a serem tomadas; receber a comunidade; analisar os 
documentos do estudante e verificar se há irregularidades; estabelecer ação 
conjunta com a orientação pedagógica, etc. 
 No que se refere à formação acadêmica, é habilitado para o exercício da 
função quem obtém o diploma de curso técnico em secretario escolar, de 
licenciatura plena em Pedagogia (qualquer área) ou de pós-graduação latu sensu de 
360 horas em universidade credenciada. Na condição de profissional que lida 
diretamente com a clientela da escola, o secretário escolar precisa demonstrar uma 
série de qualidades pessoais. 
Sabemos que o secretario m ser somados os componentes dos pode
indivíduos em grupos, e que o resultado será, certamente, maior que a 
soma total de cada indivíduo, as decisões serão mais acertadas, a 
criatividade para se obter sol ões é maior e há maior aceitação dos uç
demais quando ela é tomada por um grupo. (KRUGLIANSKAS, 2003, p. 8) 
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Podemos citar algumas que são fundamentais: iniciativa, dinamismo, 
segurança, estabilidade emocional, bom senso, cooperação, honestidade, respeito, 
discrição, organização, liderança, atenção, cortesia, responsabilidade e 
humanização. Em sua rotina de trabalho, esse profissional se relaciona com 
diretores, professores, orientadores pedagógicos, alunos e seus pais, pessoal 
administrativo e comunidade. Por isso, precisa deixar de lado certas posturas 
negativas, como a arrogância, a passividade, a morosidade ou o desinteresse. 
Quanto às atribuições gerais de um competente secretário escolar, 
destacam-se, sobretudo: conhecer o regimento escolar e a proposta gógica; peda
observar a legislação aplicável a cada situação; e evitar problemas, corrigir desvios 
e apresentar soluções. Além dessas, há incumbências cotidianas que permeiam a 
atividade desse profissional: a escrituração e o registro escolar; a atualização do 
arquivo escolar; a participação no planejamento geral do colégio; manter articulação 
com setores técnico-pedagógicos; a preservação da segurança da documentação; o 
assessoramento à direção da escola. 
1.7-Como ficam os secretários escolares com a modernização da gestão e 
informatização 
 Coração da escola. Termômetro. Cartão de visita. Elo família-escola. Não 
faltam metáforas para descrever a importância da secretario e dos secretários – – 
dentro da estrutura escolar. Responsáveis por toda documentação e arquivamento 
de informações, os secretários também são a interface entre a escola e os pais de 
alunos; são o braço direito de diretores em tudo que se refere à legislação 
educacional e, muitas vezes, fazem o papel de gestores de recursos humanos entre 
os professores. 
Após muito tempo “escondidos” entre a papelada da secretario, nos últimos 
anos esses profissionais passaram a ser mais valorizados por governos e 
disputados no mercado de trabalho por escolas particulares de todos os portes. A 
capacitação dos secretários tem sido mais estimulada e a categoria ainda ganhou 
um curso técnico exclusivo para quem quer seguir carreira na área e se desenvolver 
profissionalmente. 
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“Atualmente há uma busca pela qualidade da gestão escolar. Antes os 
cursos eram voltados somente para o professor e para a atuação em sala 
de aula”, afirma Ana Cristina Canettieri, diretora do Centro Educacional 
Paulo Nathanael (CEPN). Vários fatores contribuíram para essa mudança 
no que diz respeito à capacitação dos secretários. 
O principal deles, de acordo com a educadora, foi a criação do curso técnico 
em secretario escolar, em 2008. Descrito no Catálogo Nacional dos Cursos Técnicos 
produzido pelo Ministério da Educação (MEC) dentro do eixo Desenvolvimento 
Educacional e Social, o programa de 1.200 horas abrange os mais diversos tópicos, 
de informática e técnicas de atendimento ao público até planejamento e gestão 
educacional, passando por legislação e métodos de registro e controle acadêmico. 
O grande leque de atribuições do secretário faz com que a sua atuação seja 
sentida em outros setores da escola. 
“A secretario é um termômetro. Se ela está desorganizada, os reflexos 
serão sentidos tanto na hierarquia superior quanto na sala de aula. E 
mesmo quando a sala de aula não está ativa, o secretário está 
trabalhando”, ANA CRISTINA. 2014 .p.36
Nas escolaspúblicas, ela observa, o secretário é ainda mais exigido. “O 
secretário precisa acompanhar a vida funcional dos professores. Muitas vezes eles 
fazem o papel de gestor de recursos humanos, mas sem ter a qualificação para 
isso”, afirma 
A qualificação envolve também a atualização de conhecimento em relação a 
ferramentas e sistemas utilizados no dia a dia do secretário. Nas últimas duas 
décadas, saber utilizar computadores e internet passou a fazer parte das atribuições 
básicas de um profissional da área. 
A coordenadora do curso técnico em secretario escolar do Instituto Federal 
do Rio de Janeiro (IFRJ), Clara Agostini Oliveira, observa que essa mudança 
geracional é um tema bastante debatido nas aulas do curso de formação. “Eu me 
lembro perfeitamente de vivenciar nas escolas a inserção de equipamentos que 
permitiram que os históricos escolares fossem todos informatizados. À época, cerca 
de 25 anos atrás, eu encontrei secretários escolares que tinham resistência a essa 
nova tecnologia”, conta. 
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A resistência a mudanças e o estranhamento com as novas tecnologias 
exigem que os gestores e formadores saibam lidar tanto com os novos profissionais 
nas escolas quanto com aqueles mais antigos, que agora se veem de volta à sala de 
aula para aprender sobre a profissão que já exercem há anos ou décadas. Em 
muitas redes públicas de ensino, o curso técnico passou a ser obrigatório para quem 
quer entrar na função ou para quem precisa evoluir na carreira. 
“No IFRJ, temos uma proposta de aproveitar a experiência desses 
profissionais mais antigos para agregar à formação daqueles que estão 
chegando. Existe um conhecimento do senso comum, da prática, da 
vivência, que não é menos importante que aquele conhecimento com viés 
acadêmico e científico. Não é menos importante, mas é diferente”, 
CLARA.2012. p. . 90
Um exemplo prático está em uma das principais atribuições do secretário: o 
arquivamento de históricos e documentos. No curso técnico, o aluno tem aulas de 
arquivística, a disciplina que estuda os princípios e técnicas dos arquivos. “Uma 
escola pode ter um arquivo muito bem organizado porque o secretário tem um senso 
de organização, mas eu posso ter acesso aos princípios teóricos que me orientam 
como um arquivo pode ser mais bem organizado”, explica a coordenadora do IFRJ, 
que oferece o curso no âmbito do programa Profuncionário, iniciativa federal para a 
formação de funcionários de escola (leia mais no box). 
O secretário deve estar inteirado sobre os sistemas utilizados pela empresa, 
bem como sobre as novas tecnologias disponíveis no mercado, para poder 
desempenhar seu papel eficazmente. "[...]o Assessor Executivo/Secretário 
deve estar preparado para realizar tarefas, inclusive, virtuais e, muitas 
vezes, ficar disponível vinte e quatro horas por dia, por meio de um celular." 
(ALONSO, 2002, p. 22) 
Ana Cristina Canettieri também percebe que abordar o “senso comum” com 
que o trabalho dos secretários é feito é um dos desafios da formação. “Há certos 
cacoetes que se mantêm: o secretário faz de um jeito porque o anterior fazia assim. 
Mas as decisões devem ser baseadas na legislação, não no que o secretário 
anterior fazia”, ressalta. Ela também percebe que, com a modernização dos 
sistemas de administração e a informatização, o perfil dos secretários também 
começa a mudar e a se tornar mais variado: se antes era uma ocupação quase que 
exclusivamente feminina, a carreira em secretario escolar agora tem atraído mais 
homens. 
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No tempo dinâmico e tecnológico em que vivemos, precisamos 
sempre estar renovando a maneira de trabalhar, e os instrumentos de 
trabalho precisam ser cada vez mais tecnológicos para dar conta de repassar 
dados ao sistemas, nunca esquecendo do lugar especí�co onde são 
armazenado os documentos, as pastas e etc… onde se pode de maneira 
organizada e em tempo ágil, rápido e preciso, encontrar pastas, documentos 
ou qualquer �po de arquivo proporcionando assim e�ciência no 
desenvolvimento do trabalho corrente. 
 A formação também garante uma compreensão maior da própria 
importância do secretário dentro da estrutura escolar. “Os alunos (do curso técnico) 
falam muito de como se sentem mais seguros para atender os pais e professores. 
Agora eles entendem toda a responsabilidade da função que exercem”, afirma a 
diretora. 
1.8-O perfil atual do secretário de escola 
 
A pesquisa bibliográfic revelou literários interessantes sobre o de a dados
perfil dos Secretários de Escola, que serão abordados a seguir, de maneira sucinta. 
Se quiséssemos transcrever a análise do material na íntegra, certamente teríamos 
conteúdo para mais um artigo. 
A profissional da secretaria não deve olhar para uma escola pelo senso 
comum, ou seja o que dizem, e sim analisar o contexto em que ela está inserida, 
para saber como lidar com a comunidade escolar, e saber utilizar o material humano 
e físico a que se tem disponível para trabalhar, é muito mais prático e vantajoso não 
criticar os métodos utilizados antes, e sim aperfeiçoa-lo e potencializa-lo para 
atender o público com mais qualidade. 
 A secretária deve ter consciência de sua importância no pleno funcionamento 
de uma Secretaria Escolar, e das atribuições de seu cargo para que todos da equipe 
se sintam seguros e no rumo certo, não há espaço para insegurança ou duvidas pois 
é um trabalho com dados que não pode haver erros antes de assinar qualquer 
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documento tem que verificar se está de acordo com as leis e parâmetros para que 
mais afrente não venha prejudicar os alunos. 
 Muitos profissionais exercem a função há bastante tempo, inclusive algumas 
pessoas continuam atuando após a aposentadoria, o que demonstra a importância 
do Capital Intelectual dentro das instituições. 
 
O mercado atual busca profissionais com competência para: 
Assessoramento - capacidade para atuar junto aos centros de decisão. 
Gestão - com conhecimento das funções gerenciais. Empreendedorismo - 
capacidade reflexiva e criativa, promovendo práticas inovadoras. 
(AZEVEDO, 2004, p. 146) 
 
 Como são raros os cursos de formação ou qualificação, torna-se interessante 
manter as pessoas que detêm o conhecimento como uma garantia de que o trabalho 
será executado de forma correta. Por outro lado, percebe-se que há um incremento 
significativo de pessoas que estão ingressando na área - vinte e cinco por cento 
menos de cinco anos em secretario de escola. 
Esta oportunidade que está se abrindo para novos profissionais ingressarem 
neste nicho de mercado poderia ser explorada por profissionais com formação 
acadêmica em Secretario do Executivo, por exemplo, tendo em vista que muitos dos 
conhecimentos adquiridos ao longo da formação são diretamente aplicáveis na 
função de Secretário de Escola, conforme abordagem realizada no tópico anterior 
que trata sobre a Formação do Secretário Executivo. 
Mais de 50% dos profissionais atuantes não cursaram ensino superior. 
Percentual superior a 60% dos entrevistados nunca realizou nenhuma espécie de 
curso de formação ou qualificação como Secretário de Escola. 
Este pode ser um dado preocupante, pois nos permite interpretar que estas 
pessoas realizam suas tarefas embasadas em informações que outros profissionais 
com mais tempo de serviço nainstituição lhes passaram, ou na sua interpretação 
pessoal da legislação de ensino. Isto não quer dizer que estas pessoas estejam 
fazendo seu trabalho de maneira incorreta, porém retrata um despreparo dos 
profissionais atuantes em secretario de escola, no que se refere à formação em 
ensino superior. 
 
O profissional de Secretario do Executivo/Assessor Executivo pode 
trabalhar como Gestor, Empreendedor, Consultor, entre muitas outras 
funções, pois ele gerencia projetos, trabalha em busca do cumprimento das 
metas, participa do planejamento estratégico e, ainda, facilita a atuação dos