APOSTILA AUXILIAR DE SECRETARIA ESCOLAR (1)

Prévia do material em texto

IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
1 
 
 
 
I. INTRODUÇÃO 
 
O que faz o auxiliar de administração escolar? Antes de iniciarmos 
nossas atividades tratando sobre o dia-a-dia do auxiliar de administração 
escolar, seria interessante conversarmos sobre o quanto essa função é 
importante nas escolas. 
Você sabe que todo aluno espera, por exemplo, não ter problemas com 
sua documentação, que suas notas sejam registradas corretamente, etc., não é 
mesmo? Tudo isso exige que o auxiliar administrativo da escola seja 
responsável e permaneça atento aos detalhes, pois basta uma distração para 
complicar a vida dos alunos. 
Esse profissional atende também professores e pais de alunos. Imagine 
a mãe de um aluno que liga para a escola, a fi m de ter notícias sobre seu fi 
lho, que passou a noite com febre, e o auxiliar, preocupado com outras 
questões, se confunde e dá uma informação errada... O que aconteceria? 
 
 
 
Erros acontecem, é claro, mas todo cuidado é pouco quando 
trabalhamos em uma escola, pois lidamos com várias situações 
diferentes e com muitas pessoas ao mesmo tempo. 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
2 
 
ATIVIDADE 1 
 
Para começarmos a pensar no que seria nosso trabalho em uma escola, 
vamos fazer uma atividade trocando ideias sobre a escola, seguindo o 
seguinte roteiro e as orientações que o(a) professor(a) lhe dará: 
 
VAMOS CONVERSAR 
 
Lembrando a escola 
 
Como era a escola em que você estudou? 
Qual a importância da escola para você? 
Para que serve a escola? 
Lembre uma situação (positiva ou negativa) ocorrida na escola e que você 
nunca mais esqueceu. 
Como era a secretaria da escola? 
Quem atendia você? 
O que você lembra do atendimento na secretaria? Procure levantar os 
aspectos positivos e negativos dos seus contatos na secretaria da escola. 
Você e seus colegas certamente lembraram de inúmeras situações diferentes, 
não é mesmo? Vamos agora encenar uma delas! 
Você e seu grupo irão conversar para escolher uma dessas situações, a que 
mais lhes agradar, e construir uma peça de teatro sobre ela. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
3 
 
A História da escola 
 
Ao longo da nossa vida, temos uma rotina que organiza o nosso tempo e 
determina as atividades que realizamos ao longo de todo um dia. Para a 
criança, principalmente no Ocidente, a escola aparece desde muito cedo como 
um dos espaços que orienta as suas ações no dia a dia. Sendo tão 
acostumados a esse tipo de situação, podemos imaginar que muitas crianças 
encarem sua presença na escola como algo completamente natural, feito assim 
porque sempre foi assim. 
Contudo, devemos entender que a escola não é um espaço natural – o 
segundo lugar ocupado pela criança depois da casa. Afinal, houve um longo 
processo de transformações, escolhas e ideias responsável pelo surgimento da 
escola. Feita essa afirmação, alguns podem até perguntar: “Quando e como as 
escolas foram criadas?”. Para essa pergunta, devemos construir uma resposta 
mais longa, que abrange uma história que passa por diferentes povos e 
diferentes noções sobre a educação e sobre as necessidades de uma criança. 
Já na Antiguidade, a educação infantil era uma preocupação presente 
entre as várias civilizações que se firmaram. Em casos diversos, observamos 
que a educação dos menores acontecia no espaço da casa. Os valores e o 
conhecimento eram diretamente transmitidos dos pais para os filhos. Já nessa 
época, percebemos que havia um universo de saberes considerado importante 
para criança e, ao mesmo tempo, uma divisão daquilo que meninos e meninas 
deveriam aprender para as suas vidas. 
Com o surgimento de sociedades mais complexas, dotadas de 
instituições políticas e práticas econômicas sofisticadas, a noção de que a 
educação familiar era suficiente perde espaço. Nesse contexto, percebemos o 
surgimento dos primeiros professores, profissionais que se especializaram em 
repassar conhecimento. Não raro, esses primeiros professores eram 
exclusivamente contratados por famílias que possuíam melhores condições ou 
eles organizavam suas aulas em espaços improvisados, recebendo uma 
quantia de cada aluno integrante da turma. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
4 
 
Já nessa época, percebemos que a educação e o acesso aos 
professores estiveram estritamente ligados à condição econômica de uma 
família. Na Grécia Antiga, a educação era encarada como uma atividade para 
poucos, para aqueles que podiam consumir o seu tempo livre com o saber e 
não tinham a necessidade de trabalhar para garantir a própria sobrevivência. 
Sendo assim, percebemos que a educação era um privilégio garantido a uma 
parcela mínima da população. 
No período medieval, o processo de ruralização da sociedade europeia 
estabeleceu um novo quadro para as escolas. O ensino se mostrou restrito a 
uma população mínima, geralmente ligada ao recrutamento dos líderes 
religiosos da ascendente Igreja Cristã. Sendo o processo de conversão uma 
árdua tarefa, os membros da igreja passavam por uma ordenada rotina de 
estudos para que então pudessem dominar eficazmente a compreensão do 
texto bíblico. Enquanto isso, as comunidades nos feudos raramente tinham 
oportunidade de se instruir. 
Ainda nos tempos medievais, percebemos que essa situação muda de 
figura com o renascimento dos centros urbanos e com a rearticulação das 
atividades comerciais. A necessidade de controle e de organização dos 
negócios e a administração das cidades exigiam a formação de pessoas 
capacitadas para tais postos. Sendo assim, as instituições de ensino passaram 
a se abrir para o público leigo, mas com forte presença de membros da Igreja 
que lecionavam em tais instituições. Ainda nesse momento, o saber continuava 
restrito a uma parcela pequena da população. 
Adentrando a Idade Moderna, percebemos que o desenvolvimento 
dessas instituições abriu portas para novas reflexões sobre como as escolas 
deveriam funcionar e a qual público elas se dirigiam. A organização dos 
currículos, a divisão das fases do ensino e as matérias a serem estudadas 
começaram a ser discutidas. Paralelamente, a diferenciação entre o ensino 
masculino e feminino também surgiu nesse tempo. Até então, na grande 
maioria dos casos, o ambiente escolar ficava restrito às figuras masculinas da 
sociedade europeia. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
5 
 
No século XVIII, o surgimento do movimento iluminista colocou o 
desenvolvimento de uma sociedade orientada pela razão como uma 
necessidade indispensável. Pautados por princípios de igualdade e liberdade, o 
discurso dos iluministas colocava o ambiente escolar como uma instituição de 
grande importância. No século seguinte, temos a expansão das instituições 
escolares na Europa, então comprometidas com um ensino que fosse 
acessível a diferentes parcelas da sociedade, independente da sua origem 
social ou econômica. 
No século passado, esse processo de expansão das escolas superou os 
limites do continente europeu. Países marcados pela colonização 
experimentaram o aparecimento das escolas. Apesar dos aparentes benefícios 
de tal transformação, notamos que essas instituições não poderiam ser uma 
simples cópia do modelo europeu. Era necessário repensar o lugar da 
educação nessas outras sociedades, à luz de suas demandas, problemas e 
contradições. 
Nas últimas décadas, o avanço da tecnologia e o crescimento acelerado 
dos meios de comunicação nos instigam a repensar seriamente como as 
escolas devem se organizar. O acesso às informações e saberes já não é um 
problema a ser resolvido exclusivamente pelo ambiente escolar. Mais do que 
simples transmissão, a escola do século XXI deve se encaminhar para a 
construção de um saber autônomo, em que o indivíduo se mostre capaz de 
criticar e organizar o conhecimento que se mostre relevantepara si mesmo. 
 
Por Rainer Gonçalves Sousa 
Colaborador Escola Kids 
Graduado em História pela Universidade Federal de Goiás - UFG 
Mestre em História pela Universidade Federal de Goiás - UFG 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
6 
 
GESTÃO DA SECRETARIA ESCOLAR 
 
A palavra gestão vem do latim gestione, ato de gerir; significa gerência, 
administração. 
Segundo o dicionário Aurélio, GESTÃO é a manutenção de controle 
sobre um grupo, uma situação ou uma organização, de forma a garantir os 
melhores resultados. 
O conceito de gestão pressupõe a idéia de participação, isto é, do 
trabalho associado de pessoas analisando situações, decidindo sobre seus 
encaminhamentos e agindo sobre elas em conjunto. 
Sendo assim, entendemos que um bom relacionamento é a base para 
uma boa gestão, uma vez que dirigir é uma atividade interpessoal e o (a) 
Secretário (a) Escolar desenvolve seu trabalho com outras pessoas e por meio 
delas. Enfim, está comprovado que o (a) Secretário (a) Escolar é a peça chave 
para o sucesso do trabalho da Secretaria Escolar. 
Constata-se desse modo, que todo (a) Secretário (a) Escolar é 
responsável por criar condições adequadas de trabalho, em que haja respeito e 
confiança, definindo e distribuindo tarefas, dando apoio aos que estão sob sua 
liderança, revendo e avaliando resultados, de forma a assegurar condições 
para o alcance dos objetivos estabelecidos coletivamente. 
Secretarias Escolares administradas com eficiência e liderança mantêm 
atmosfera e ambiente de trabalho tranqüilos e propícios à aprendizagem. 
A Secretaria Escolar é o centro da administração escolar, já que 
congrega uma equipe que colabora com a Direção da escola e com todos os 
demais setores envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar. 
O atendimento de qualidade, por parte da Secretaria Escolar, faz toda a 
diferença, pois é por meio dela que vemos refletido todo o desenvolvimento da 
unidade escolar. A qualidade da informação e sua disponibilidade imediata 
significam decisões melhores e mais rápidas. 
Na sua essência o trabalho desenvolvido pela Secretaria Escolar 
resume-se em: 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
7 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
II. O QUE FAZ UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO ESCOLAR? 
 
ATRIBUIÇÕES 
 
As atividades dos integrantes do Quadro de Apoio Escolar (itens I e II) 
serão exercidas na seguinte conformidade: 
 
 
I – SECRETÁRIO DE ESCOLA 
 
Cabe-lhe a responsabilidade de administrar, planejar e executar as 
ações da secretaria da escola. 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
8 
 
Principais Atividades e Atribuições: 
 
• Elaborar a programação das atividades da secretaria, mantendo-a articulada 
com as demais programações da escola; 
• Atribuir tarefas ao pessoal auxiliar da secretaria, orientando e controlando as 
atividades de registro e escrituração, assegurando o cumprimento de normas 
e prazos relativos ao processamento de dados; 
• Verificar a regularidade da documentação referente à matrícula e 
transferência de alunos, encaminhando os casos especiais à deliberação do 
Diretor; 
• Providenciar o levantamento e encaminhamento aos órgãos competentes de 
dados e informações educacionais; 
• Preparar a escala de férias dos funcionários/servidores da escola, 
submetendo-a a aprovação do Diretor; 
• Elaborar e providenciar a divulgação de editais, comunicados e instruções 
relativas às atividades escolares; 
Instruir expedientes; 
• Elaborar proposta das necessidades de material permanente e de consumo; 
• Elaborar relatórios anuais da escola; 
• Incluir no Sistema Informatizado a Lauda de Concluintes (atribuição 
indelegável); 
• Participar, em conjunto com a equipe escolar, da formulação e implementação 
do Plano de Gestão da Escola; 
• Contribuir para a integração escola-comunidade, garantindo que todos os que 
precisem dos serviços da secretaria da escola sejam atendidos com respeito 
e urbanidade; 
• Aplicar os princípios e normas que regem a organização escolar, garantindo a 
transparência de procedimentos; 
• Garantir a correta aplicação das Normas Regimentais Básicas para as 
Escolas Estaduais e o Regimento da Escola, em especial no que diz respeito 
à escrituração da vida escolar dos alunos e à regularização da vida funcional 
de todos os servidores da escola; 
• Desenvolver estratégias e processos de gestão de pessoal, de formação em 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
9 
 
serviço e de capacitação continuada, com utilização de tecnologias modernas 
e de informática; 
• Conhecer, consultar e aplicar a legislação pertinente às atribuições do seu 
cargo; 
• Discernir sobre os diferentes níveis de competências e atribuições relativas 
ao próprio cargo e aos demais, a partir da compreensão da estrutura 
organizacional e hierárquica da Secretaria da Educação; 
• Articular ações, integrar a equipe, fortalecer a autonomia e desenvolver o 
senso de responsabilidade dos Agentes de Organização Escolar, exercendo 
liderança na coordenação das atividades e estimulando a cultura da 
participação, do bom relacionamento, da iniciativa e da transparência de 
atitudes; 
• Dominar conhecimentos de redação oficial para elaborar e instruir 
expedientes, fundamentando, na legislação vigente, o parecer conclusivo e 
providenciando o seu correto encaminhamento; 
• Dispor de critérios próprios para avaliar a qualidade dos serviços prestados 
pela secretaria da escola, propondo a reorganização e/ou a redistribuição das 
incumbências, quando for o caso; 
• Ler, interpretar e operar dados expressos em tabelas e gráficos de colunas, 
barras e setores, a partir do conhecimento dos principais programas e 
aplicativos utilizados pela Secretaria da Educação. 
• Acompanhar diariamente as publicações do Diário Oficial do Estado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
10 
 
II – AGENTE DE ORGANIZAÇÃO ESCOLAR 
 
Ao Agente de Organização Escolar (antigo Oficial de Escola e Inspetor de 
Alunos), cabe a responsabilidade de desenvolver atividades no âmbito da 
organização escolar, assim entendida como suporte às ações da secretaria da 
escola, bem como o atendimento efetivo à comunidade escolar, de acordo 
com as necessidades de sua unidade. 
 
 
Principais Atividades e Atribuições 
 
Na organização administrativa: 
• Organizar e manter atualizados prontuários de documentos de alunos, 
procedendo ao registro e à escrituração relativos à vida escolar, especialmente 
no que se refere à matrícula, freqüência e histórico escolar; 
• Expedir certificados de conclusão de séries e de cursos e outros documentos 
relativos à vida escolar dos alunos; 
• Preparar e afixar, em locais próprios, quadros de horários de aulas e 
controlar o cumprimento da carga horária anual; 
• Manter registros de resultados anuais dos processos da avaliação e 
promoção, de reuniões administrativas, de termos de visitas de 
 
Supervisores de Ensino e outras autoridades; 
• Incinerar documentos considerados inservíveis, desde que com autorização 
superior; 
• Manter registros de levantamento de dados estatísticos e informações 
educacionais; 
• Preparar relatórios, comunicados e editais relativos à matrícula, exames e 
demais atividades escolares; 
• Receber, registrar, distribuir e expedir correspondência, processos e papéis 
em geral que tramitem na escola, organizando e mantendo, em dia, 
o protocolo e o arquivo escolar; 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
11 
 
• Registrar e controlar a freqüência do pessoal docente, técnico e 
administrativo da escola; 
• Preparar e expedir atestados ou boletins relativos à freqüência do pessoal 
docente e/ou técnico administrativo;• Organizar e manter atualizados os assentamentos dos servidores em 
exercício na escola; 
• Preparar folha de pagamento do pessoal da escola, sob a coordenação do 
Secretário de Escola; 
• Preparar escala de férias anuais dos funcionários/servidores da escola, 
submetendo-a à homologação do Diretor de Escola; 
• Requisitar, receber e controlar o material de consumo; 
• Organizar e encaminhar à Diretoria de Ensino os documentos de prestação 
de contas de despesas miúdas e de pronto pagamento; 
Manter registros do material permanente recebido pela escola e do que 
lhe for dado ou cedido, bem como elaborar inventário anual dos bens 
patrimoniais; 
• Organizar e manter atualizadas as publicações de leis, decretos, 
regulamentos, resoluções, portarias, instruções e comunicados; 
• Atender os funcionários/servidores da escola, prestando-lhes orientações e 
esclarecimentos relativos à escrituração e à legislação; 
• Atender às pessoas que tenham assuntos a tratar na escola; 
 
No atendimento aos alunos: 
 
• Controlar a movimentação dos alunos no recinto da escola e em suas 
imediações, orientando-os quanto às normas de comportamento; 
• Informar à Direção da Escola e/ou ao Professor Coordenador sobre a 
conduta dos alunos e comunicar ocorrências; 
• Colaborar na divulgação de avisos e instruções de interesse da 
administração escolar 
• Providenciar atendimento aos alunos em caso de enfermidades ou acidentes; 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
12 
 
• Colaborar na execução de atividades cívicas, sociais e culturais da escola e 
trabalhos curriculares complementares. 
 
 
CARACTERÍSTICAS PESSOAIS INDISPENSÁVEIS AO FUNCIONÁRIO 
 
• Integridade moral e de caráter; 
• Senso de organização, de iniciativa e de discernimento para estabelecer 
prioridades; 
• Capacidade técnica e de liderança; 
• Presteza, zelo, lisura e precisão no desempenho das atribuições; 
• Cautela e confiabilidade no trato de assuntos sigilosos e/ou de interesse 
exclusivo da administração; 
• Boa vontade e solicitude para fornecer orientações e esclarecimentos, de 
qualquer ordem, assim como para divulgar assuntos de interesse geral ou 
específico, a quem couber; 
• Lealdade e colaboração, tanto no relacionamento com superiores, quanto 
com o pessoal da Escola e da comunidade; 
• Predisposição a mudanças e inovações, visando à agilização dos serviços; 
• Disponibilidade para exercer atividades compatíveis com suas atribuições, 
sempre que se impuserem por situações emergenciais e/ou por determinação 
da Direção da Escola; 
• Habilidade de comunicação e sociabilização. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
13 
 
A COMUNICAÇÃO E A CORRESPONDÊNCIA NOS TEMPOS MODERNOS 
 
 
Comunicação é troca, entendimento, compreensão; um meio de 
transmitir informações, idéias, sentimentos, experiências, etc. Toda 
comunicação pressupõe a existência de três elementos: um emissor (quem 
emite a mensagem), um receptor (quem recebe a mensagem) e uma 
mensagem (a informação a ser transmitida). 
 
 
A correspondência engloba todos os textos dirigidos por um emissor a um ou 
vários receptores selecionados, independente do suporte utilizado: carta, fax, 
e-mail, etc. 
 
Desvendando o mistério por trás dos textos 
 
Você já deve ter reparado como um texto é diferente de outro, não é mesmo? 
Se você lê um gibi, uma revista em quadrinhos, a linguagem que o autor usa é 
uma, muito diferente daquela que um autor de romances vai empregar, certo? 
É muito parecido com a linguagem que usamos em diversas situações: 
Quando você vai procurar um emprego, a linguagem que você usa é a mesma 
que utiliza com seus amigos? 
Não é, não é mesmo? 
Isso porque escrever é uma forma de nos expressarmos. 
Quando ouvimos um rap percebemos que é diferente de uma propaganda. 
Mudamos a maneira de falar ou de escrever conforme nossa intenção, 
conforme o que pretendemos. Vamos pensar nas perguntas abaixo e encontrar 
respostas para elas: 
 
Como uma bula de remédio é escrita? O que é mais importante nela: as 
informações que estão lá ou quem vai ler? 
E num bilhete para um amigo? O que ganha maior destaque: o amigo 
para quem escrevemos ou a mensagem que está no bilhete? 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
14 
 
E na música dos Titãs, Comida? O que é mais importante? A maneira 
como eles cantam e a mensagem que transmitem ou as pessoas para 
quem eles cantam? 
 
Comida 
Titãs 
(Arnaldo Antunes, Marcelo Fromer e 
Sérgio Britto) 
Bebida é água 
Comida é pasto 
Você tem sede de quê? 
Você tem fome de quê? 
A gente não quer só comida 
A gente comida, diversão e arte 
A gente não quer só comida 
A gente quer saída para qualquer parte 
(hum) 
A gente não quer só comida 
A gente quer bebida, diversão, balé 
A gente não quer só comida 
A gente quer a vida como a vida quer (comer é bom) 
Bebida é água 
Comida é pasto 
Você tem sede de quê? 
Você tem fome de quê? 
A gente não quer só comer 
A gente quer comer e quer fazer amor 
A gente não quer só comer 
A gente quer prazer pra aliviar a dor 
A gente não quer só dinheiro 
A gente quer dinheiro e felicidade 
A gente não quer só dinheiro 
A gente quer inteiro e não pela metade 
Bebida é água 
Comida é pasto 
Você tem sede de quê? 
Você tem fome de quê? 
A gente não quer só comida 
A gente comida, diversão e arte 
A gente não quer só comida 
A gente quer saída para qualquer parte 
A gente não quer só comida 
A gente quer bebida, diversão, balé 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
15 
 
A gente não quer só comida 
A gente quer a vida como a vida quer 
A gente não quer só comer 
A gente quer comer e quer fazer amor 
A gente não quer só comer 
A gente quer prazer pra aliviar a dor 
A gente não quer só dinheiro 
A gente quer dinheiro e felicidade 
A gente não quer só dinheiro 
A gente quer inteiro e não pela metade 
Desejo, 
Necessidade e vontade 
Necessidade e desejo 
Necessidade e vontade 
Necessidade e desejo 
Necessidade e vontade 
Necessidade e desejo 
Necessidade. 
 
Quando encontramos um amigo na rua e falamos “Está tudo bem com 
você? Mas que calor, hein? Será que vai chover?”, qual a característica central 
dessa maneira de se comunicar? 
E quando lemos um outdoor na rua ou ouvimos uma propaganda no 
rádio? O que tem mais força: o que estamos vendo ou ouvindo, ou quem bolou 
a propaganda? 
 
VAMOS ESCREVER 
 
No texto que você acabou de ler, há algumas dicas de como reconhecer 
os diferentes tipos de textos. 
 
Com a ajuda do(a) professor(a), redija diferentes textos, conforme a 
indicação abaixo: 
a) Um texto informativo e técnico, que ensine como se usa um 
computador. 
b) Uma carta para um amigo que você não encontra há vários anos, 
convidando- o para a sua formatura na escola. 
c) Um diálogo entre você e uma pessoa conhecida, em uma ligação 
telefônica. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
16 
 
d) Um texto no qual você conta ao seu fi lho o que sentiu quando se 
apaixonou pela primeira vez. 
 
Redigindo documentos 
 
Vamos relembrar quais são as atribuições do auxiliar administrativo 
escolar. 
Num esforço de memória, faça uma lista dessas atribuições e 
compare-as com as que se encontram em uma das unidades anteriores 
do Guia de Estudo. 
Quantas e quais conseguiu recordar? Provavelmente, essas que 
você listou são as mais marcantes ou significativas para você. 
Contudo, mesmo que as atribuições relativas à elaboração de 
documentos não tenham sido as mais lembradas, é preciso preparar-se 
para executá-las de maneira eficiente, pois trata-se de um aspecto 
fundamental da ocupação de auxiliar administrativo escolar. 
 
Vamos, portanto, falar sobre a correspondência oficial. 
 
Leia atentamente o texto a seguir e comente com os colegas suas 
impressões, procurando verificar o que cada um já sabia ou o que foi 
surpresa. Enão se esqueça de usar o dicionário, caso a dúvida se refi ra 
a uma palavra desconhecida. 
 
Os textos para correspondência oficial 
 
Cada organização – empresa, escola, hospital, etc. – tem suas 
regras e normas próprias quando o assunto é comunicação, isso porque 
a forma de nos comunicarmos revela nossa imagem, quem somos. 
Vamos ver como essas diferentes instituições tratam a 
correspondência: 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
17 
 
1. uso de papel timbrado; 
2. iniciais do departamento e o número da carta; 
3. localidade e data: São Paulo, 14 de setembro de 2006; 
4. destinatário; 
5. uso dos pronomes de tratamento; 
6. texto; 
7. encerramento do texto. 
 
Dicas 
 
Use letra minúscula no nome do mês e coloque ponto fi nal após o ano. 
O primeiro dia do mês em ordinal, os demais em cardinal. Exemplo: São Paulo, 
1° de abril de 2006; Manaus, 2 de maio de 2007. 
Escreva valores por extenso, entre parênteses. Exemplo: R$ 1.700,00 
(mil e setecentos reais). Não se escreve “hum”, “treis”, “deis”, “cincoenta”, pois 
não existem estas palavras em nossa língua, embora seja indiferente 
usar“catorze” ou “quatorze”. 
Faça a concordância certa: “anexo o contrato”, “anexos os 
arquivos”,“anexas as duplicatas”. “Att.” significa “para atenção de” e “A/C” 
signifi ca “aos cuidados de”. 
Todos os modos de tratamento exigem a concordância na 3ª pessoa. 
Exemplo: Excelentíssimo Senhor Prefeito, vimos à sua presença para solicitar- 
lhe que... 
Aqui estão alguns exemplos de correspondência: 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
19 
 
OFÍCIO 
O ofício é o documento enviado de um órgão público a outro. O assunto pode 
ser variado: um convite, cumprimentos, decisões, determinações, solicitações, 
etc. 
 
ATA 
 
Ata é o registro sucinto e objetivo das ocorrências e deliberações 
tomadas em uma reunião, de forma a manter uma memória dos fatos. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
20 
 
Elas são redigidas em livro próprio (o livro de atas) e devem conter as 
seguintes partes: 
1. termo de abertura – consta na primeira página, indica a finalidade do 
livro e o número de páginas que contém. Deve ser assinado e datado por 
pessoa autorizada, a qual numera e rubrica as páginas. 
2. termo de encerramento, que segue sempre padrões estabelecidos. 
 
Alguns cuidados devem ser tomados na redação das atas: 
1. O texto deve ser feito em um só parágrafo, sem espaços em branco, 
para evitar alterações fraudulentas no documento; 
2. Não pode ser rasurado. Caso haja alteração a ser feita ou algum tipo 
de erro, o texto deve ser corrigido utilizando-se a expressão “digo” da 
seguinte forma, por exemplo: “Aos doze dias, digo, oito dias do mês de 
dezembro de 2004 estiveram aqui reunidos os membros do Conselho de 
Escola...”. 
3. Caso note-se algum erro depois da ata estar escrita, ainda é possível 
fazer uma retificação, escrevendo ao final do texto: “Em tempo: onde se 
lê Fernando, leia-se Antonio Fernando”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
21 
 
REQUERIMENTO 
 
Requerimento, também chamado de petição, é a solicitação ou 
reivindicação de algo que se pleiteia junto à determinada autoridade. Deve ser 
redigido em papel ofício e pode ser feito à mão ou no computador, 
preferencialmente em um único parágrafo, nele devendo constar: 
 
1. Identidade do requerente (nome, estado civil, nacionalidade, n° do CPF 
e do RG, profi ssão e residência); 
 
2. Os motivos, a fundamentação legal e a citação de documentos 
anexos, se houver; 
 
3. Fecho ou conclusão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DECLARAÇÃO 
 
É um documento semelhante ao atestado. No entanto, a declaração não 
é fornecida por órgãos públicos. 
 
Como você pode observar, a correspondência oficial tem regras 
próprias. 
Em outras palavras: segue um padrão que varia muito pouco. 
Podemos concluir, então, que, neste tipo de texto, a introdução e a 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
22 
 
conclusão seguem um padrão estabelecido e que apenas o 
desenvolvimento muda. 
Quanto à forma de se dirigir às pessoas, ela muda conforme o 
cargo ocupado por quem vai receber a correspondência. As diferentes 
formas de se dirigir às autoridades recebem o nome de pronomes de 
tratamento. A seguir, você encontra os principais pronomes, suas 
abreviaturas e com quem eles devem ser usados: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
23 
 
 
 
VAMOS ESCREVER 
 
Para esta atividade, cada grupo deve escolher um modelo de 
correspondência, criar uma situação determinada e escolher uma autoridade a 
quem enviar o modelo escolhido. Depois, troquem os resultados entre os 
grupos e façam comentários. 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
24 
 
Por exemplo: 
Sr. Prefeito Gostaríamos de solicitar à Vossa Excelência permissão para os 
alunos da Escola Estadual Santos Dumont grafi tarem os muros da Praça 14 
Bis,em comemoração ao centenário do primeiro vôo... 
 
 
 
Escrituração Escolar 
 
Conceito: Escrituração Escolar é o registro sistemático dos fatos e dados 
relativos à vida escolar do aluno e da unidade escolar, com a finalidade de 
assegurar, em qualquer época, a verificação: 
 
 da identidade de cada aluno; 
 da regularidade de seus estudos; 
 da autenticidade de sua vida escolar; 
 do funcionamento da escola. 
 
À unidade escolar compete organizar a escrituração escolar para atender, 
prontamente, às solicitações de informações e esclarecimentos. 
A organização da vida escolar faz-se através de um conjunto de normas 
que visam garantir o acesso, a permanência e a progressão nos estudos, bem 
como a regularidade da vida escolar do aluno, abrangendo os seguintes 
documentos: 
1 - Requerimento de Matrícula; 
2 - Diário de Classe; 
3 - Mapa Colecionador de Canhotos; 
4 - Atas de Resultados Finais; 
5 - Histórico Escolar; 
6 - Transferência; 
7 - Portaria; 
8 - Declaração. 
 
A Escrituração Escolar e o Arquivamento de documentos são de 
responsabilidade do (a) Secretário (a) da unidade escolar, cabendo a 
superintendência à Direção. 
Alguns princípios como objetividade, simplicidade, autenticidade e 
racionalidade devem ser observados no ato da efetivação do registro. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
25 
 
Todo registro escolar efetuado pela unidade escolar deve conter a data e 
assinatura(s) do(s) responsável(is) pelo registro. 
Os documentos expedidos pela unidade escolar serão, obrigatoriamente, 
assinados pelo Diretor e pelo (a) Secretário (a), co-responsáveis pela verdade 
do registro. Suas assinaturas deverão estar 
acompanhadas dos respectivos nomes, por extenso e sotopostos , bem como 
do número de registro profissional do ato de designação. 
 
1 - Requerimento de Matrícula: 
 
 
Conceito: Requerimento de Matrícula é o documento formal que vincula o aluno 
a uma unidade escolar; 
 
O Requerimento de Matrícula é elaborado pela unidade escolar, 
contendo dados de identificação do aluno, endereço residencial, curso, série, 
turno, turma, ano letivo, cor, raça, data, assinatura do responsável legal, 
deferimento da Direção e espaço para observação; 
O Requerimento de Matrícula, por sua natureza, é de tal 
responsabilidade que não pode ser preenchido simplesmente pelo próprio 
aluno ou responsável legal, mas com acompanhamento, assistência, 
conferência de dados, documentos e assinaturas por funcionários experientes 
ou treinados da Secretaria Escolar; 
A matrícula só pode ser deferida pelo(a) Diretor(a) quando for 
constatado que os documentos do aluno estão completos, conforme a 
legislação vigente, assumindo a responsabilidade sobre qualquer irregularidade 
na documentação apresentadapelo aluno ou responsável legal; 
O Requerimento de Matrícula não deve conter rasuras, espaços em branco ou 
aplicação de corretivos. 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
26 
 
Diário de Classe 
Conceito: Diário de Classe é o documento fundamental para registro do 
diagnóstico inicial da turma, freqüência do aluno, planejamento, avaliações e 
relatório final do trabalho do professor, bem como da carga horária prevista na 
Matriz Curricular. 
O Diário de Classe é o documento de escrituração escolar coletivo, em 
que devem ser registrados, sistematicamente, as atividades desenvolvidas com 
a turma e o resultado do desempenho e freqüência dos alunos. 
Objetivos: 
a) Registrar: 
 freqüência do aluno; 
 avaliação e o controle do aproveitamento do aluno; 
 dias letivos, inclusive datas de recuperação, provas, exames finais, 
 se houver; 
 a execução do currículo, por meio do conteúdo programático ministrado; 
 a carga horária. 
 
b) Comprovar a veracidade e a regularidade dos atos praticados 
 
Compete à Secretaria Escolar fornecer ao professor o Diário de Classe 
com a Relação Nominal dos Alunos, conforme a cópia da Certidão de 
Nascimento ou Casamento, de forma legível e sem rasuras e só a ela compete 
acrescentar o nome dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo e as 
observações referentes a transferência, cancelamento, remanejamento, 
classificação, especificando o amparo legal, bem como anular os espaços 
destinados à freqüência dos mesmos. 
Compete ainda à Secretaria Escolar conferir as notas registradas nos 
Diários de Classe com as notas registradas nos respectivos canhotos. 
A escrituração do Diário de Classe é de exclusiva competência e 
responsabilidade do professor, que deverá mantê-lo atualizado e organizado, 
registrando a freqüência e notas dos alunos, o conteúdo programático, as aulas 
previstas e dadas, observando o Calendário Escolar aprovado. Quando ocorrer 
reposição de aulas, as mesmas devem ser registradas, também, no espaço 
destinado às observações. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
27 
 
Compete à Direção verificar e vistar, bimestralmente, os Diários de Classe e 
não permitir a sua retirada da unidade escolar, pois os mesmos devem estar 
sempre à disposição da Secretaria Escolar para as informações necessárias, 
mantidos em local apropriado, que assegure sua inviolabilidade. 
Deve-se evitar qualquer tipo de rasuras. Caso haja necessidade, as 
rasuras devem ser devidamente observadas e assinadas por quem as efetuou. 
 
Mapa Colecionador de Canhotos 
Conceito: Mapa Colecionador de Canhotos é um documento obrigatório 
no arquivo da unidade escolar, composto por canhotos bimestrais entregues 
pelos professores à Secretaria Escolar após o encerramento de cada bimestre, 
na data prevista no Calendário Escolar aprovado. 
Os canhotos devem conter freqüência, aproveitamento do aluno, nº de 
aulas previstas e dadas, devidamente assinados pelo professor. 
É de exclusiva competência e obrigação da Secretaria Escolar conferir 
as médias dos canhotos com as dos Diários de Classe no ato de seu 
recolhimento, fazendo constar data e assinatura do responsável pelo 
recebimento, bem como elaborar o canhoto da Média Anual e Final. 
O Mapa Colecionador de Canhotos deve ser organizado contendo a 
relação nominal dos alunos, de acordo com o Diário de Classe. 
Nos Canhotos e no Mapa Colecionador de Canhotos não deve conter rasuras, 
espaços em branco ou aplicações de corretivos. 
 
ATAS DE RESULTADOS FINAIS 
 
Conceito: Ata de Resultados Finais é o principal documento de 
escrituração escolar onde se registra o resultado final da situação do aluno no 
ano letivo, sendo o documento que legitima sua vida escolar e que servirá de 
base para expedição do Histórico Escolar e Guia de Transferência. 
 
As Atas de Resultados Finais devem ser elaboradas pela Secretaria 
Escolar, confeccionadas em duas vias, sem rasuras e abreviaturas. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
28 
 
A relação nominal dos alunos deve estar de acordo com o Diário de 
Classe. 
No espaço destinado ao Resultado Final deverão constar as notas 
obtidas pelo aluno em conformidade com as registradas nos canhotos. 
A nomenclatura das áreas de conhecimento ou disciplinas deve ser 
registrada conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada. 
A data de encerramento do processo de avaliação deve ser a data do 
último dia de atividade previsto no Calendário Escolar. 
No termo de encerramento deve constar a data da elaboração do 
documento. 
Os espaços em branco devem ser cancelados. 
As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo 
Diretor e pelo Secretário Escolar, cabendo-lhes inteira responsabilidade por 
estes atos. 
Uma via do documento será arquivada na unidade escolar, após sua 
compatibilização pelo Assessor Técnico Escolar e a outra via será recolhida no 
Órgão Competente ao qual a unidade escolar é jurisdicionada. 
 
Histórico Escolar 
Conceito: Histórico Escolar é o documento que registra a vida escolar do 
aluno. Deve ser preenchido em duas vias, devidamente datado e assinado pelo 
Secretário Escolar e Diretor da unidade escolar, com seus respectivos 
carimbos, sendo uma via entregue ao aluno e a outra arquivada em sua pasta. 
 
No cabeçalho, além dos dados da unidade escolar, como nome, nº do 
ato legal de Autorização de Funcionamento, devem constar os dados do aluno, 
e a última série cursada por ele. 
O registro das notas deve ser de acordo com o dos canhotos ou das 
Atas de Resultados Finais. O registro da carga horária deve ser de acordo com 
a estabelecida na Matriz Curricular aprovada e operacionalizada. 
O Histórico Escolar não deve conter rasuras, espaços em branco ou 
aplicação de corretivos. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
29 
 
Todos os esclarecimentos sobre a vida escolar do aluno devem ser 
apostilados no verso do Histórico Escolar, contendo data e assinatura do 
Secretário Escolar e do Diretor, com seus respectivos carimbos. 
 
Transferência Escolar 
Conceito: Transferência é a passagem do educando de uma para outra 
unidade escolar, inclusive de país estrangeiro, com base na equivalência e 
aproveitamento de estudos. 
 
Para a expedição das transferências, serão utilizados formulários próprios. 
No anverso do formulário deve-se registrar: 
1 - Cabeçalho - dados de identificação da unidade escolar, dados de 
identificação do aluno, situação escolar do aluno no ano letivo concluído ou no 
ano em curso; 
2 - Organização vida escolar do aluno, em conformidade com o regime 
cursado, registrando, também, a carga horária, o resultado obtido, o nome da 
unidade escolar, a cidade e Estado onde a mesma está localizada, o ano, o 
local e a data de expedição do documento, com assinatura dos responsáveis 
pela sua expedição (Diretor e Secretário). 
No verso do formulário, quando da expedição do documento, no 
decorrer do ano letivo, ou seja, “Cursando”, deverão ser registrados os 
resultados obtidos até a data da expedição, como também todas as 
observações pertinentes à situação do aluno. 
 
PORTARIA 
 
Conceito: Portaria é o documento de ato administrativo exarado por 
chefes de repartições ou outras autoridades constituídas contendo: instrução 
acerca de aplicação de leis ou regulamentos, aprovação de documentos de 
caráter interno, constituição de comissões ou expressão de decisões dessas 
comissões. 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
30 
 
Declaração 
 
Conceito: Declaração é o instrumento em que se afirma a existência ou 
inexistência de um estado, direito ou fato. 
 Estrutura: 
 Título 
 Texto 
 Finalidade 
 Local e data 
Assinatura sobre carimbo. 
A Escrituração Escolar é o mecanismo que garante a realização do processo 
pedagógico. 
A escola deve expedir tantas vias dos documentos escolaresquantas forem 
solicitadas pelo aluno ou responsável legal, isentas de qualquer taxa. 
 
ARQUIVO ESCOLAR 
 
Arquivo Escolar é o conjunto ordenado de papéis que documentam e 
comprovam os fatos relativos à vida escolar do aluno e à vida funcional dos 
corpos docente e administrativo. 
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e 
atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com rapidez e 
presteza. 
A unidade escolar tem que ter um arquivo ágil e moderno; um arquivo 
exemplar, informatizado, se possível. As tarefas da Secretaria Escolar têm, 
essencialmente, um caráter de registro de documentação, entretanto vivemos 
agora o tempo da velocidade da informação, portanto a racionalização e a 
simplificação dos registros e arquivamento de documentos escolares são 
necessárias e urgentes. Do contrário, a unidade escolar estará expondo seu 
nome a justificadas críticas. 
O responsável direto por tudo isto é o (a) Secretário (a) Escolar. O 
Arquivo Escolar deve obedecer a critérios pré-estabelecidos que norteiam o 
trabalho, proporcionando um mínimo essencial de diretrizes, capazes de 
conduzir com eficácia as atividades a que o serviço se destina. 
Os documentos constituem arquivo quando são guardados em 
satisfatórias condições de segurança. Apresentam-se classificados e 
ordenados de modo a permitir rapidamente a sua localização e consulta, 
observando: facilidade na busca de documentos; simplificação na manipulação; 
acessividade para qualquer pessoa; economia de tempo e espaço; resistência 
ao uso constante; capacidade de extensão; disposição lógica; arranjo que 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
31 
 
possibilite limpeza e conservação; segurança; resistência à ação do tempo, que 
assegure a invulnerabilidade dos documentos. 
O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo, passivo (vivo ou 
morto), ou ainda, único (AEU). 
Ao arquivo ativo (vivo) pertencerão todas as pastas de assentamentos 
individuais e todos os documentos que se referirem a alunos matriculados, a 
funcionários e a professores em atividades na unidade escolar. 
Ao arquivo passivo (morto) pertencerão todas as pastas de assentamentos 
individuais e todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e ex-
funcionários da unidade escolar. 
O arquivo escolar único (AEU) é organizado sem a distribuição de 
acordo com o curso e a organização curricular a que pertence (curso, série, 
módulo, etapa, etc). Sua organização é por ordem alfabética utilizando o último 
sobrenome (Maria de Fátima Vieira da Costa deve ser utilizado na organização 
o sobrenome - Costa). Deve ser constituído um fichário (manual ou 
informatizado) com fichas nas quais conste um código indicando a parte do 
arquivo (gaveta, prateleira ou outros) em que está arquivado o prontuário do 
aluno, o nome do mesmo, outras informações que achar necessárias. A 
mesma organização pode ser utilizada no arquivamento dos documentos dos 
corpos docente e administrativo. 
 
Assim, sempre que se elaborar um documento ou organizar um arquivo, 
deverá haver a preocupação de verificar se os que vierem em futuro remoto 
entenderão e saberão perfeitamente o que se escriturou e qual o seu adequado 
funcionamento. 
Nenhum documento pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a 
prévia autorização escrita do Diretor. 
 
NOÇÕES COMPLEMENTARES 
 
ATOS LEGAIS 
A educação e o ensino são regidos por normas e diretrizes que 
disciplinam sua ação e exigem de todos a obediência aos princípios básicos 
que tornam coerentes as ações educacionais. 
Tais normas e diretrizes são elaboradas respeitando-se os princípios 
hierárquicos que estabelecem a ordem de precedência de seus dispositivos. 
A precedência inicia-se a partir da Constituição da República Federativa 
do Brasil. 
Para disciplinar ou interpretar os dispositivos constitucionais, os órgãos 
da Administração Pública expedem atos jurídicos que recebem a denominação 
específica de Atos Administrativos. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
32 
 
Ao Poder Executivo cabe sancionar a Lei (aprovar, confirmar ou ratificar 
e mandar publicá-la; promulgar). 
A Lei, uma vez publicada, passa a ser do conhecimento de todos, sem 
exceção: 
 
- Constituição Federal; 
- Constituição Estadual; 
- Lei Orgânica do Município. 
- Abrangência determinada na ementa. 
 
Quando o Poder Executivo, em um período anormal de governo, 
ultrapassa os limites de sua competência e encampa a função legislativa, a 
 
Pelo disposto na Constituição Federal e na Lei de Diretrizes e Bases da 
Educação Nacional - LDBEN - Lei nº 9394/96, notamos que o legislador, 
constituinte e ordinário, levando em conta que o Brasil é uma República 
Federativa, optou - em matéria de organização de ensino - pela fórmula 
pluralista: a da pluralidade dos sistemas de ensino. 
Em matéria de educação, a atividade essencial da União está em legislar sobre 
Diretrizes e Bases da Educação Nacional. 
Mas, à União incumbem também outras atividades. Deve descer ao plano da 
ação, para organizar o Sistema de Ensino Federal. Em relação às Unidades 
Federadas e ao Distrito Federal, cumpre-lhes, primordialmente, realizar, 
organizar os seus sistemas, dando-lhes uma tal coordenação que possam eles 
funcionar e atingir os objetivos traçados. 
Tanto o Sistema de Ensino Federal, quanto os Estaduais e os Municipais, 
estão sujeitos à LDBEN, como também estão sujeitos ao Conselho Nacional de 
Educação, na medida em que esse órgão é um órgão nacional. 
Cada Sistema de Ensino é composto por um conjunto de órgãos 
funcionando harmoniosamente: os órgãos administrativo e normativo, 
representados pelo Poder Público e os órgãos executores de Ensino, que são 
os estabelecimentos de ensino. 
Podemos visualizar um Sistema de Ensino na representação gráfica a seguir: 
Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Estadual de Ensino são: 
 Órgão Executivo (SED); 
 Órgãos Normativos (CEE, CME); 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
33 
 
 Órgãos Intermediários. 
Daí, pode-se concluir da existência dos seguintes Sistemas de Ensino: (art. 14, 
15, 16, 17 e 18 da LDBEN). 
 Sistema de Ensino Federal; 
 Sistema de Ensino Estadual; 
 Sistema de Ensino do Distrito Federal; 
 Sistema de Ensino Municipal. 
O Sistema de Ensino Estadual constitui o conjunto harmonioso de órgãos 
que regulamenta, administra e executa o ensino no território do Estado. 
O Sistema Estadual de Ensino tem como objetivo melhorar os níveis 
educacionais da população, através da promoção, orientação, coordenação, 
execução e do controle das atividades relacionadas com o ensino no território 
do Estado, de conformidade com as diretrizes e políticas de ação do Governo. 
À Secretaria de Estado de Educação, órgão executivo do Sistema Estadual 
de Ensino, observada a política de desenvolvimento econômico e social do 
Estado, compete: elaborar, participar, promover e zelar pelo cumprimento da 
legislação e das normas educacionais. 
 
Constituem o Sistema Estadual de Ensino: 
 
 as instituições de educação, de todos os níveis e modalidades, criadas e 
mantidas pelo Poder Público estadual; 
 as instituições de educação superior, criadas e mantidas pelo Poder 
Público municipal; 
 as instituições de ensino fundamental e médio, criadas e mantidas pela 
iniciativa privada; 
 a Secretaria de Estado de Educação, órgão executivo do Sistema, e 
demais órgãos e entidades de educação integrantes da estrutura 
organizacional do Poder Executivo; 
 
 o Conselho Estadual de Educação, órgão normativo do sistema; 
 o Fórum Estadual de Educação. 
 O órgão normativo do Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso do 
Sul é o Conselho Estadual de Educação de MS, criado pelo Decreto Lei 
nº 8/79, teve seu Regimento aprovado pela Resolução SED/MS nº1848, 
de 26/04/2005, e é constituído de: Câmara de Educação Básica- CEB; 
Câmara de Educação Profissional e Educação Superior CEPES; 
Câmara ConjuntaCC;Plenária. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
34 
 
A Plenária e Câmaras do Conselho manifestar-se-ão por meio de um dos 
seguintes instrumentos: 
Indicação ato propositivo subscrito por um ou mais conselheiros, contendo 
proposição justificada de estudo sobre qualquer matéria de interesse 
da Plenária ou Câmaras, com numeração corrida e data da respectiva 
aprovação nas Câmaras ou na Plenária; 
Parecer ato específico pelo qual a Plenária ou qualquer da Câmaras 
atestam ou emitem juízo sobre matéria de uma competência, com numeração 
renovada anualmente, contendo ementa, relatório e análise da matéria, voto do 
relator e conclusão das Câmaras ou da Plenária; 
Deliberação normativa, suspensiva, de cassação e de indeferimento atos 
legais decorrentes de parecer ou indicação, destinados a estabelecer normas e 
fixar diretrizes sobre matérias de competência do Conselho, a serem 
observadas pelo Sistema Estadual de Ensino, com numeração corrida, e data 
da respectiva aprovação na Plenária; 
Deliberação concessiva ato legal decorrente de parecer, destinado a 
deliberar sobre matéria de competência de Câmara ou Plenária. 
As deliberações do Conselho Estadual de Educação são homologados 
pelo Secretário de Estado de Educação. 
A Lei nº2787, sancionada em 24 de dezembro de 2003, institui e 
organiza, no âmbito do Estado de Mato Grosso do Sul, o Sistema Estadual de 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
35 
 
A História da escola 
 
Ao longo da nossa vida, temos uma rotina que organiza o nosso tempo e 
determina as atividades que realizamos ao longo de todo um dia. Para a 
criança, principalmente no Ocidente, a escola aparece desde muito cedo como 
um dos espaços que orienta as suas ações no dia a dia. Sendo tão 
acostumados a esse tipo de situação, podemos imaginar que muitas crianças 
encarem sua presença na escola como algo completamente natural, feito assim 
porque sempre foi assim. 
Contudo, devemos entender que a escola não é um espaço natural – o 
segundo lugar ocupado pela criança depois da casa. Afinal, houve um longo 
processo de transformações, escolhas e ideias responsável pelo surgimento da 
escola. Feita essa afirmação, alguns podem até perguntar: “Quando e como as 
escolas foram criadas?”. Para essa pergunta, devemos construir uma resposta 
mais longa, que abrange uma história que passa por diferentes povos e 
diferentes noções sobre a educação e sobre as necessidades de uma criança. 
Já na Antiguidade, a educação infantil era uma preocupação presente 
entre as várias civilizações que se firmaram. Em casos diversos, observamos 
que a educação dos menores acontecia no espaço da casa. Os valores e o 
conhecimento eram diretamente transmitidos dos pais para os filhos. Já nessa 
época, percebemos que havia um universo de saberes considerado importante 
para criança e, ao mesmo tempo, uma divisão daquilo que meninos e meninas 
deveriam aprender para as suas vidas. 
Com o surgimento de sociedades mais complexas, dotadas de 
instituições políticas e práticas econômicas sofisticadas, a noção de que a 
educação familiar era suficiente perde espaço. Nesse contexto, percebemos o 
surgimento dos primeiros professores, profissionais que se especializaram em 
repassar conhecimento. Não raro, esses primeiros professores eram 
exclusivamente contratados por famílias que possuíam melhores condições ou 
eles organizavam suas aulas em espaços improvisados, recebendo uma 
quantia de cada aluno integrante da turma. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
36 
 
Já nessa época, percebemos que a educação e o acesso aos 
professores estiveram estritamente ligados à condição econômica de uma 
família. Na Grécia Antiga, a educação era encarada como uma atividade para 
poucos, para aqueles que podiam consumir o seu tempo livre com o saber e 
não tinham a necessidade de trabalhar para garantir a própria sobrevivência. 
Sendo assim, percebemos que a educação era um privilégio garantido a uma 
parcela mínima da população. 
No período medieval, o processo de ruralização da sociedade europeia 
estabeleceu um novo quadro para as escolas. O ensino se mostrou restrito a 
uma população mínima, geralmente ligada ao recrutamento dos líderes 
religiosos da ascendente Igreja Cristã. Sendo o processo de conversão uma 
árdua tarefa, os membros da igreja passavam por uma ordenada rotina de 
estudos para que então pudessem dominar eficazmente a compreensão do 
texto bíblico. Enquanto isso, as comunidades nos feudos raramente tinham 
oportunidade de se instruir. 
Ainda nos tempos medievais, percebemos que essa situação muda de 
figura com o renascimento dos centros urbanos e com a rearticulação das 
atividades comerciais. A necessidade de controle e de organização dos 
negócios e a administração das cidades exigiam a formação de pessoas 
capacitadas para tais postos. Sendo assim, as instituições de ensino passaram 
a se abrir para o público leigo, mas com forte presença de membros da Igreja 
que lecionavam em tais instituições. Ainda nesse momento, o saber continuava 
restrito a uma parcela pequena da população. 
Adentrando a Idade Moderna, percebemos que o desenvolvimento 
dessas instituições abriu portas para novas reflexões sobre como as escolas 
deveriam funcionar e a qual público elas se dirigiam. A organização dos 
currículos, a divisão das fases do ensino e as matérias a serem estudadas 
começaram a ser discutidas. Paralelamente, a diferenciação entre o ensino 
masculino e feminino também surgiu nesse tempo. Até então, na grande 
maioria dos casos, o ambiente escolar ficava restrito às figuras masculinas da 
sociedade europeia. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
37 
 
No século XVIII, o surgimento do movimento iluminista colocou o 
desenvolvimento de uma sociedade orientada pela razão como uma 
necessidade indispensável. Pautados por princípios de igualdade e liberdade, o 
discurso dos iluministas colocava o ambiente escolar como uma instituição de 
grande importância. No século seguinte, temos a expansão das instituições 
escolares na Europa, então comprometidas com um ensino que fosse 
acessível a diferentes parcelas da sociedade, independente da sua origem 
social ou econômica. 
No século passado, esse processo de expansão das escolas superou os 
limites do continente europeu. Países marcados pela colonização 
experimentaram o aparecimento das escolas. Apesar dos aparentes benefícios 
de tal transformação, notamos que essas instituições não poderiam ser uma 
simples cópia do modelo europeu. Era necessário repensar o lugar da 
educação nessas outras sociedades, à luz de suas demandas, problemas e 
contradições. 
Nas últimas décadas, o avanço da tecnologia e o crescimento acelerado 
dos meios de comunicação nos instigam a repensar seriamente como as 
escolas devem se organizar. O acesso às informações e saberes já não é um 
problema a ser resolvido exclusivamente pelo ambiente escolar. Mais do que 
simples transmissão, a escola do século XXI deve se encaminhar para a 
construção de um saber autônomo, em que o indivíduo se mostre capaz de 
criticar e organizar o conhecimento que se mostre relevante para si mesmo. 
 
Por Rainer Gonçalves Sousa 
Colaborador Escola Kids 
Graduado em História pela Universidade Federal de Goiás - UFG 
Mestre em História pela Universidade Federal de Goiás - UFG 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
38 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Atendimento ao público 
 
Você com certeza já ficou muito irritado ao ser mal atendido 
quando solicitou uma informação, telefonou ao serviço de atendimento 
de alguma empresa, enfim, quando precisou de ajuda, recorreu a alguém 
e não recebeu o tratamento esperado. Vamos, então, verificar como esse 
tipo de situação pode ser evitado. 
Comece perguntando a você mesmo: 
Qualseria a altura ideal da minha voz, como eu deveria me dirigir 
às pessoas? 
Estou sabendo o que dizer e sendo claro quando forneço uma 
informação? Estou conseguindo fazer a outra pessoa me compreender? 
Se consideramos que o auxiliar de administração escolar é 
também um educador, é necessário que ele saiba se relacionar com 
pais, alunos e fornecedores, mas também com os outros funcionários da 
escola, não apenas por serem seus colegas de trabalho, mas porque 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
39 
 
depende dele o fluxo de várias informações e a qualidade de grande 
número de atividades desenvolvidas na escola. Nesse sentido, deve 
tomar um cuidado especial com a linguagem, procurando se comunicar 
de maneira clara, sem deixar margens a qualquer dúvida. 
Dicas 
 
 Demonstrar respeito e atenção à palavra do outro, seja para concordar 
ou discordar. 
 _Levar em consideração os argumentos do outro. 
 _Ter clareza de ideias. 
 _Observar os gestos, a expressão facial, a postura corporal, a 
entonação de voz do interlocutor e também a sua. 
 
 
Controlando o estoque da merenda escolar 
 
Quando você compra um alimento, sua primeira preocupação é ver a 
data de vencimento, não é mesmo? E quando se trata de um produto natural, 
como carnes, frutas ou verduras, nosso primeiro gesto é verificar a cor, apalpar 
para sentir a consistência e muitas vezes cheirar. Nossos sentidos nos avisam 
se algum produto estiver estragado. 
Logo em nossas primeiras aulas, quando você pesquisou sobre as 
diferentes ocupações que acontecem na escola, certamente pôde perceber que 
o auxiliar administrativo escolar se encarrega do controle da entrada e saída 
dos alimentos que servem à produção da merenda, assim como da verificação 
das datas de validade dos produtos. 
Sem dúvida, trata-se de um trabalho essencial para a vida da escola. 
Não só por envolver a saúde de todos os que se alimentam com a merenda, 
mas pelo fato de que, em muitos casos, pode ser a única alimentação do 
estudante durante todo o dia. 
 
 
Recursos e equipamentos de trabalho 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
40 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
42 
 
SIMULADO 
 
CONHECIMENTO ESPECÍFICO 
 
21. Segundo a LDB, a classificação em qualquer série ou etapa, exceto 
para a primeira do ensino 
fundamental, pode ser feita por 
(A) promoção, para alunos que cursaram, sem aproveitamento, a série 
anterior, em outra escola. 
(B) transferência, para candidatos procedentes de outras escolas. 
(C) avaliação quantitativa baseada em instrumento de ano ou etapa 
posterior. 
(D) prova objetiva realizada pelo conselho escolar. 
 
22. Um dos critérios a serem observados na verificação do rendimento 
escolar é o(a) 
(A) avaliação contínua e cumulativa do desempenho do aluno, com 
prevalência dos aspectos 
quantitativos sobre os qualitativos. 
(B) diminuição do ritmo de ensino/aprendizagem para alunos com atraso 
escolar. 
(C) possibilidade de avanço nos cursos e nas séries mediante 
verificação do aprendizado. 
(D) aproveitamento de estudos, mesmo dos não concluídos com êxito. 
 
23. A expedição de histórico escolar, declaração de conclusão de 
série/ano, diplomas ou certificados de 
conclusão de cursos é de responsabilidade do(da) 
(A) Secretaria Municipal de Educação. 
(B) Conselho Escolar e de Classe. 
(C) Conselho Municipal de Educação. 
(D) Instituição de Ensino. 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
43 
 
 
24. Conforme disposto no regimento escolar e nas normas do sistema 
de ensino, o controle de 
frequência fica a cargo da escola, exigida a frequência mínima de 
(A) sessenta e cinco por cento do total de horas letivas para aprovação. 
(B) setenta e cinco por cento do total de horas letivas para aprovação. 
(C) oitenta e cinco por cento do total de horas letivas para aprovação. 
(D) noventa e cinco por cento do total de horas letivas para aprovação. 
 
25. Para efeito de matrícula, na impossibilidade da apresentação do 
histórico escolar, o aluno deverá 
apresentar 
(A) certidão de nascimento, original e fotocópia. 
(B) boletim escolar do ano anterior. 
(C) ressalva, observando a validade estabelecida na mesma. 
(D) ficha individual do aluno, completa. 
 
26. O documento que registra a vida escolar do aluno é o(a) 
(A) histórico escolar. 
(B) certificado escolar. 
(C) ressalva. 
(D) ficha individual do aluno. 
 
27. O arquivo que contém dados e informações de alunos que não estão 
mais frequentando a escola 
denomina-se arquivo 
(A) permanente. 
(B) de movimento. 
(C) transitório. 
(D) intermediário 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
44 
 
28. De acordo com o Regimento Escolar das escolas públicas estaduais 
no Pará, o ano letivo 
(A) abrange um mínimo de cento e oitenta dias de efetivo trabalho 
escolar e uma carga horária mínima 
de setecentas e vinte horas. 
(B) compreende, no ensino fundamental, a jornada escolar diária de um 
mínimo de 3 horas de trabalho 
efetivo em sala de aula e, no ensino médio, de um mínimo de 4 horas de 
trabalho efetivo em sala de 
aula. 
(C) deve ser cumprido a despeito das paralisações que porventura 
ocorram, por qualquer motivo, não 
estando a escola desobrigada do cumprimento dos 200 dias de efetivo 
trabalho escolar e da carga 
horária mínima de 800 horas. 
(D) pode contar como dia letivo aquele em que for realizada atividade 
cívica extraclasse, mesmo que a 
escola não utilize as quatro horas de efetivo trabalho em sala de aula. 
 
29. A competência de recensear os educandos no ensino fundamental e 
fazer-lhes a chamada é do(da) 
(A) chefe de família. 
(B) Poder Público. 
(C) direção da escola. 
(D) Conselho Tutelar. 
 
30. Quanto ao cancelamento de matrícula, é correto afirmar que 
(A) se trata de ato formal de interrupção de estudos, havendo a perda do 
vínculo do aluno com a 
unidade de ensino. 
(B) somente será concedido após o aluno ter-se submetido às primeiras 
avaliações, e até sessenta dias 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
45 
 
antes do término do ano letivo, ressalvando-se casos especiais. 
(C) o aluno poderá realizá-lo quantas vezes desejar, desde que 
comprove dificuldade de frequência à 
unidade de ensino. 
(D) não pode ser realizado por três vezes consecutivas, as 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
46 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
47 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
48 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
49 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
50 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
51 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
52 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
53 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
54 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
55 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
56 
 
 
IBEP – INSTITUTO BRASÍLIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL 
 
57