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Aula 01 -Secretariado ESPEP

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Ministrante:
Secretariado – Módulo 1: O papel do(a) secretário(a) / postura do(a) secretário(a)
Professora: Dra. Denise Dantas Muniz
João Pessoa/PB, 08 de setembro de 2021.
Sumário
Aspectos históricos do Secretariado
Funções e atribuições do profissional de Secretariado
Legislação e Regulamentação da profissão
Aspectos funcionais do profissional de Secretariado: organização, comunicação, assertividade, resolutividade
Níveis de Secretariado
Aspectos Históricos do Secretariado
Termo é originado do Latim;
Secretarium = lugar retirado ou conselho privado;
Secretum = retiro, audiência secreta, mistério;
Primeiros registros em 500 a.C. – Egito;
Escribas = domínio da escrita, cálculo, classificação de arquivos, redação;
Alexandre Magno (336-323 a.C.) conferiu posição estratégica aos escribas a partir dos registros feitos;
Aplicação direta em batalhas, com análises da geografia, cultura, poderio militar e falhas do inimigo;
Ministrante:
Aspectos Históricos do Secretariado
Mas, antes de seguir, algumas adições:
Maquiavel (1469-1527) dedica em seu livro “O Príncipe” um capítulo para os secretários;
“Aquele a quem é confiada a administração de um negócio; um que escreve para o outro” – Samuel Johnson (1709-1784);
Boom moderno com a Segunda Guerra Mundial e período pós-guerra;
Ocupação feminina por motivos de escassez de homens;
Aspectos Históricos do Secretariado
No Brasil, fenômeno chega com as multinacionais nos anos 1950;
“Empregado a quem cabe classificar, copiar e/ou redigir correspondência, marcar compromissos, etc.” – Dicionário Aurélio;
Exigências mais solicitadas: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados e atendimento telefônico;
Anos 1960: Secretária era símbolo de status no empresariado;
1969: Universidade Federal da Bahia – 1º curso de Secretariado Executivo do Brasil;
Anos 1970: Inserção como membro ativo na gerência;
Anos 1980: Assume posição de assessoria nas empresas;
O secretariado, em seu modelo atual no Brasil, coincidiu com a abertura do mercado feita por JK para as multinacionais.
Aspectos Históricos do Secretariado
1985: Regulamentação da profissão no Brasil;
Anos 1990: posicionamento como atividade estratégica;
Avanços tecnológicos e abertura de mercado com Collor;
Busca pela Qualidade Total (Juran);
Implica que transcende de uma “propriedade” do executivo para um membro indissociável da organização;
Acumula funções que incluem redação e análise de documentos, ordenamento de compromissos, execução de atividades de estafe (staff) e assessoramento ao executivo;
A opinião de uma secretária, quando requerida, é cabível e pertinente;
Funções e Atribuições
Principais funções:
Planejar e controlar a infraestrutura gerencial;
Organizar o ambiente laboral;
Estabelecer a rotina diária de trabalho;
Organizar e atualizar a agenda do chefe executivo;
Despachar com a chefia e distribuir tarefas aos auxiliares;
Recepcionar pessoas e manter contatos de interesse da organização;
Assessorar o executivo com transmissão de informações e executando tarefas que lhe sejam confiadas;
Vida de profissional do secretariado é, por muitas vezes, extenuante. Mas alguém tem que assumir o papel, não é?
Funções e Atribuições
Planejar e controlar a infraestrutura gerencial não se limita a despachar ordens;
Agrega metodologias da Administração Científica;
POC3 (Planejar, Organizar, Coordenar, Comandar, Controlar);
Ao planejar, o profissional do secretariado está se integrando com a visão da empresa e da gestão;
Auxilia na execução do programa de ação;
Despacha as delegações feitas pelo executivo para os departamentos e setores;
Transmite o feedback obtido das delegações emitidas;
Jules Henri Fayol (1841-1925) foi um engenheiro francês e considerado um dos pais da Administração. Suas contribuições tornaram o secretariado função relevante para o executivo.
Funções e Atribuições
Organizar implica em compilar as informações encaminhadas da gestão para os setores e vice-versa;
Fazer com que as informações necessárias cheguem às pessoas corretas, na quantidade exata e no momento preciso;
Expansível para a parte dos arquivos, que exige conhecimentos advindos da arquivologia;
Saber recuperar dados de períodos anteriores;
Contribuição para atender normativas e solicitações dos órgãos de controle – TCE, CGE, MP;
Para não esquecer:
TCE = Tribunal de Contas do Estado;
CGE = Controladoria-Geral do Estado;
MP = Ministério Público;
Funções e Atribuições
Coordenar, enquanto profissional do secretariado, implica em, conforme seus limites de autoridade, atuar no auxílio do despacho de ordens por parte da gestão;
Agrega, neste ponto, responsabilidades quanto ao registro de atas e reuniões conforme realizadas;
Informações são transcritas para facilitar seu trabalho como elo entre direção e departamentos;
Reduzir os “ruídos de comunicação” entre as hierarquias;
Funções e Atribuições
Comandar é uma ação restrita aos que estejam sob sua supervisão direta;
Confunde-se com a coordenação, mas tem a diferença de que envolve a questão hierárquica;
Se for uma secretária executiva, esta pode delegar funções e comandar as demais secretárias que estejam hierarquicamente abaixo de sua posição;
É importante ressaltar que o comando não é colateral, isto é, não alcança colaboradores que atuem em funções distintas ao do secretariado;
“Seguinte, pessoal: todo mundo aqui sabe de suas responsabilidades individuais e coletivas, mas sou eu que presto contas em nome de todos. Isto significa que se houverem falhas, a culpa é minha; e se houver sucesso, são todos vocês que colaboraram para que fosse possível alcançar, ok?”
Funções e Atribuições
A função “Controlar” no secretariado está em verificar se as ações desenvolvidas estão em conformidade com o planejamento;
Envolve a organização de todas as informações pertinentes ao requerido, a coordenação dos dados do executivo com os demais departamentos e setores e o comando sob os demais subordinados para que as ordens possam ser seguidas de forma otimizada;
Controlar implica em, quando requerido e/ou necessário, apontar sugestões de melhorias para otimizar o processo de suas atividades de gestão da informação;
Funções e Atribuições
Vejamos agora um pequeno vídeo que fala sobre algumas das funções e atribuições que são assumidas pelas profissionais do secretariado.
Desafios de Uma Secretária Executiva
Quais as suas atuais atribuições no ambiente de trabalho em que você atua? Será que todos atuam da mesma forma?
Funções e Atribuições
O que um(a) profissional do secretariado não pode fazer?
Revelar informações sigilosas, mesmo após o desligamento;
Extrapolar o limite da sua autoridade;
Comentar e/ou especular sobre as informações que lhe são repassadas;
Delegar funções próprias a terceiros;
Repassar apenas por meio oral informações às partes interessadas;
Legislação e Regulamentação
Regulamentação recente no Brasil;
Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985 – Dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário, e dá outras providências;
Vejamos a atual redação da Lei 7377/85:
Secretário-Executivo é o profissional diplomado no Brasil em curso superior de Secretariado, legalmente reconhecido;
Técnico em Secretariado é o profissional portador de certificado de conclusão de Curso de Secretariado, em nível de 2º grau;
Profissional não habilitado, mas com comprovação de exercício contínuo durante 5 anos ou escalonado por 10 anos...
Achou que é só isso? Tem mais.
Legislação e Regulamentação
Há mais informações e confiança entre uma secretária e seu chefe do que nossa vã filosofia pode imaginar
Portaria nº 3.103, de abril de 1987 – enquadramento sindical da profissão de secretariado como categoria diferenciada;
Leis de regulamentação, acordos coletivos e sindicato próprios da profissão;
Traduzindo: secretária é uma função específica e que a enquadra em categoria própria, com direitos específicos, independente do local de trabalho em que esteja vinculada;

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