As Principais Funções do Administrador

Prévia do material em texto

As Principais Funções do Administrador 
 
As Principais Funções do Administrador dentro de uma empresa 
são: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. Neste artigo vamos falar sobre as 
funções mais executadas pelo administrador de empresas, explicaremos cada 
uma delas em detalhes a seguir. 
Modelo PODC – Planejar, Organizar, Dirigir, Controlar 
Funções mais importantes 
Todo administrador necessita de um conhecimento bem amplo, mas as quatro 
funções listadas abaixo são essenciais para um profissional completo. 
1. Planejar 
Quando falamos em planejar, estamos destacando a importância de determinar 
as metas e a forma como elas serão alcançadas. Através do planejamento é 
decidido o que precisa ser feito, em quais setores e quando será a execução, 
ou seja, planejar é definir com precisão os resultados desejados. 
 
2. Organizar 
A organização constitui a melhor maneira de usufruir dos recursos e dos 
funcionários, facilitando a execução do planejamento. Na organização são 
definidos os organogramas, os níveis de hierarquias e a divisão das tarefas. 
 
3. Dirigir 
Dirigir é comunicar as informações e coordenar a implantação do trabalho, 
influenciando positivamente os colaboradores. 
 
4. Controlar 
Através do controle é possível avaliar o andamento do trabalho e verificar se os 
objetivos que foram determinados no planejamento, estão sendo atingidos. O 
controle afere o desempenho e compara com o resultado que é esperado, e 
caso haja divergências, deverão ser realizadas as correções necessárias. 
 
As funções administrativas estão sempre interligadas, pois quando o gestor 
identifica que os objetivos não estão sendo atingidos, precisa intervir e fazer 
um novo planejamento e começar o processo do início. Por este motivo, você 
sempre vai ouvir que o administrador está sempre planejando, organizando e 
controlando as tarefas, este ciclo é infinito, portanto sempre irá se repetir. 
O que faz um administrador? 
O administrador administra e não executa. A responsabilidade do gestor é 
coordenar pessoas e recursos, assim, ele consegue atingir os objetivos 
traçados. Para conseguir aplicar as tarefas de administrador é preciso delegar 
as tarefas de execução, e evitar perder tempo realizando tarefas de execução. 
Grande parte dos gestores começam suas vidas profissionais como executores 
e quando são promovidos, acabam se deparando com atividades que têm 
dificuldade para realizar, muitas vezes, por não terem experiência com gestor. 
Isso acontece muito com vendedores que se tornam gerentes, pelo fato de 
gostarem de vender, continuam vendendo e acabam não gerenciando 
corretamente o negócio. Acontece porque as pessoas são treinadas para 
executar e quando recebem uma promoção não sabem como administrar ou 
encontram obstáculos em deixar as tarefas antigas, dificultando assim, assumir 
suas novas funções. 
Administrar não é se ater a produção, finanças, pesquisa, 
contabilidade, marketing ou direito, administrar é a forma como o gestor gera 
resultados eficazes através de seus colaboradores. Você administra quando 
alcança resultados em parceria com sua equipe e executa quando faz as 
atividades que poderiam ser desenvolvidas por seus subordinados. 
Portanto é importante haver equilíbrio entre os conhecimentos do gestor. Não 
adianta ser genial em uma determinada função e não ter conhecimento 
nenhum em outra. Um bom administrador precisa trabalhar cada capacidade 
individualmente para gerar a estabilidade que a empresa precisa. Existem 
administradores que não possuem perfil de liderança, outros que são bons para 
colocar os projetos em prática, mas, não são organizados. Como é muito difícil 
deter todas as qualidades, o bom gestor tem que identificar suas facilidades e 
dificuldades e tentar manter um equilíbrio entre elas. 
Para que qualquer projeto seja bem desenvolvido, o gestor necessita fazer uma 
análise dos resultados do passado, comparar com o presente, identificando e 
definindo as tarefas e por fim, após estas análises, identificar os objetivos da 
empresa e prever as necessidades. 
Você, como gestor, precisa fazer uma análise e identificar em quais situações 
deve melhorar, e se empenhar na melhoria contínua, lembrando que o ideal é 
que haja equilíbrio entre as funções, sem deixar de usar sempre seus pontos 
fortes. 
Responsabilidades do administrador 
Os Administradores são responsáveis pelo desempenho da organização e para 
haver uma melhor atuação nas funções, foram criados níveis de 
responsabilidades, onde cada administrador é responsável por dirigir e 
executar as tarefas pertinentes a seu nível de responsabilidade. 
Níveis de responsabilidade 
Existem três níveis de administradores: operacionais, intermediários e 
institucionais. 
 Operacionais: administradores que são responsáveis pelo 
desenvolvimento do trabalho dos empregados operacionais. Esses 
administradores supervisionam apenas a área operacional, e não os 
outros gestores; 
 Intermediários: são os gerentes, que podem supervisionar mais de uma 
área, são responsáveis inclusive pelos gerentes operacionais; 
 Institucionais: são os gestores responsáveis por toda a administração 
da organização. Geralmente são chamados de presidente, diretor ou 
CEO. 
Habilidades 
Além dos níveis hierárquicos dos administradores, eles também são 
classificados quanto às suas habilidades. As habilidades são classificadas em: 
técnicas, humanas e conceituais. 
 Técnicas: são os administradores capazes de utilizar técnicas e 
conhecimentos dentro de uma área de atuação. Administradores com 
muitas habilidades técnicas, normalmente trabalham em áreas 
industriais, lidando diretamente na área operacional; 
 Humanas: são os administradores que possuem grande capacidade de 
trabalhar com outras pessoas, motivando e entendendo suas 
necessidades. Geralmente esses administradores trabalham em áreas 
de Recursos Humanos e Departamento Pessoal; 
 Conceituais: são os administradores que possuem capacidade de 
coordenar as atividades da empresa em vários níveis de atuação. 
Geralmente eles visualizam a empresa como um todo. Este tipo de 
administrador, costuma trabalhar diretamente na administração do 
negócio. São os diretores ou presidentes das organizações. 
Todo administrador deve ter conhecimento do trabalho desenvolvido, possuir 
ideias e estar sempre atualizado com relação aos acontecimentos do mercado; 
precisa ser capaz de pôr em prática seus conhecimentos a fim de solucionar 
problemas; ser proativo; buscar “fazer acontecer” e possuir a alma 
empreendedora, ou seja, o administrador deve ser um líder. 
Papéis do administrador 
Mais do que organizar, dirigir e controlar, o profissional possui uma grande 
quantidade de papéis dentro de uma organização. Entre eles estão: papel 
interpessoal, papel informativo e papel decisório. 
 Papel Interpessoal: é a capacidade de manter relações sadias com 
outras pessoas. O administrador influencia seus colaboradores e se 
relaciona bem com todos os seus contatos, diretos e indiretos; 
 Papel Informativo: o gestor tem a função de obter as informações e 
divulgá-las às pessoas interessadas. Todo administrador precisa 
transformar as informações em diferenciais que vão elevar o 
crescimento da empresa junto ao mercado; 
 Papel Decisório: cabe ao administrador fazer escolhas dentro da 
organização. As informações obtidas ajudam nesta tomada de decisões, 
portanto quanto maior a quantidade de informações, maior será a 
autonomia no momento de decidir acertadamente. 
O Administrador, para ser bem-sucedido na profissão, precisa combinar as 
habilidades técnicas com suas competências e assim conseguir fazer uma boa 
gestão. 
O Papel do Administrador está diretamente ligado à sua capacidade de 
inovação, pois diariamente precisa encarar novos desafios e para conseguir 
driblar esses desafios é necessário possuir muito conhecimento e capacidade 
de gerenciar todas as situações que vão surgindo. 
Tanto as empresas quanto seus administradores, devem estarpreparados para 
as constantes mudanças que vêm ocorrendo no mercado, pois apenas com 
conhecimento e preparo é possível adaptar-se e manter-se no cenário atual.