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Principais indicadores de qualidade Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 SST Cassol, Mauricio Principais indicadores de qualidade / Mauricio Cassol Ano: 2020 nº de p.: 13 Copyright © 2020. Delinea Tecnologia Educacional. Todos os direitos reservados. Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 Principais indicadores de qualidade 3 Apresentação Nesta unidade, vamos conhecer como pode ser feita a verificação da qualidade por meio de indicadores da qualidade e de desempenho, bem como observaremos seus mecanismos de controle. Para isso, veremos o que é um indicador de qualidade e como ele pode ser mesurado. Após isso, observaremos as cinco perspectivas-chave de desempenho em operações e qualidade. Depois, finalizaremos os nossos estudos conhecendo dois dos modelos de gestão estratégica de desempenho mais utilizados pelas empresas na atualidade, o balanced scorecard (BSC) e o performance pyramid. Bons estudos! Medição de desempenho Desempenho é um termo que varia em sua definição de acordo com a perspectiva pela qual é observado. Ele pode significar rendimento, durabilidade ou retorno sobre o investimento em relação às metas, que podem ser financeiras, de clientes, de operações, de pessoas, da qualidade e de produtividade etc. Além disso, ele não deve considerar apenas os resultados das ações passadas, mas sobretudo o potencial resultado das ações futuras (TOLEDO et al., 2014). Para que o desempenho possa ser mensurado, ele deve ser baseado em indicadores que fazem parte dos conhecidos sistemas de medição do desempenho do negócio. De acordo com Neely (1998 apud TOLEDO et al., 1998), um sistema de medição de desempenho do negócio é formado por um conjunto de atividades, como coleta, exame, classificação, análise, interpretação e disseminação dos dados adequados para que as decisões e ações sejam tomadas com base em informações, uma vez que ele, com base em indicadores, quantifica tanto a eficiência quanto a eficácia das ações passadas. O desempenho é definido como o grau em que a produção atende aos cinco objetivos de desempenho (qualidade, velocidade, confiabilidade, flexibilidade e custo) em qualquer momento, de modo a satisfazer os seus consumidores (SLACK; BRANDON-JONES; JOHNSTON, 2015). Possuir medidas de desempenho é pré- Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 4 requisito para julgar se a qualidade de uma operação é boa, ruim ou simplesmente satisfatória. De acordo com uma visão mais mercadológica, e considerando uma lógica competitiva, as organizações, para atingir seus objetivos, buscam satisfazer aos seus clientes e a outros grupos de interesse da organização de forma mais eficiente e eficaz que as outras. Nesse contexto, define-se eficiência e eficácia com maior precisão da forma descrita a seguir (CORRÊA; CORRÊA, 2013). Eficácia (ênfase nos fins) refere-se à extensão segundo a qual os objetivos são atingidos, ou seja, se as necessidades dos clientes e outros grupos de interesse da organização (funcionários, governo e sociedade) são satisfeitas. Eficiência é a medida de quão econômico é o uso dos recursos da organização quando se promove determinado nível de satisfação dos clientes e outros grupos de interesse. O nível de desempenho de uma operação é função dos níveis de eficiência e eficácia de suas ações. Por esse motivo, as medidas de eficiência e eficácia devem trabalhar em conjunto para que a organização possa atingir um desempenho considerado excelente. Daí decorrem as definições apresentadas a seguir. Medição de desempenho pode ser definida como o processo de quantificação da eficiência e da eficácia das ações tomadas por uma operação. Medidas de desempenho podem ser definidas como métricas usadas para quantificar a eficiência e a eficácia das ações. Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 5 Sistema de medição de desempenho pode ser definido como um conjunto coerente de métricas usado para quantificar ambas: a eficiência e a eficácia das ações. Agora que conhecemos conceitos importantes relacionados à medição do desempenho, na sequência, conheceremos mais acerca dos indicadores de desempenho em qualidade. Indicadores de desempenho em qualidade Os indicadores de desempenho representam a menor unidade de um sistema de medição de desempenho. Eles procuram representar deficiências e características de uma realidade. Os indicadores podem ser quantitativos e qualitativos, tangíveis e intangíveis. Os primeiros são mais objetivos e de mensuração relativamente mais tranquila, enquanto os últimos são mais subjetivos e de mensuração mais complicada (TOLEDO et al., 2014). Atenção Seguindo essa lógica, Juram (2014 apud TOLEDO et al., 2014) destaca que os indicadores de desempenho podem ser classificados em duas categorias: uma para deficiências de produtos e outra para as suas características. Os indicadores são fundamentais para controlar a qualidade dos processos e produtos, introduzir melhorias e avaliar a satisfação das partes interessadas, principalmente os clientes (MARSHALL, 2010). Segundo o “Caderno de indicadores” da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ, 2014), a necessidade de medir o desempenho por meio de indicadores é patente em Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 6 todos os tipos de organização. Vários fatores contribuem para isso, como o grau de exigência, a remuneração variável e as tomadas de decisões. Grau de exigência com o aumento do grau de exigência por informações das partes interessadas – stakeholders – também há o aumento da necessidade de um processo de medição objetivo, sistemático e transparente. Remuneração variável a prática de remuneração variável com base em um sistema estruturado de indicadores organizacionais está cada vez mais disseminada, gerando a necessidade de critérios únicos de medição. Tomada de decisões aumento da velocidade e da qualidade das tomadas de decisões e, consequentemente, de seus efeitos. A organização precisa ser cautelosa ao avaliar o impacto sistêmico delas no desempenho global. Cada indicador, representa o último nível de uma estrutura de indicadores propriamente dita. O indicador é aquele que mais auxilia na tomada de decisão e com mais qualidade do que as informações ou os dados. Ainda de acordo com os seus propósitos e características, os indicadores podem ser drivers ou outcomes. Observe na figura a seguir as especificidades de cada um deles. Medidores de desempenho driver e outcome • Mede a causa antes de o efeito (outcome) acontecer. • Serve para verificar se os planos ligados aos fatores críticos de sucesso estão sendo cumpridos. • Mede o efeito após um tempo. • Serve para verificar se os objetivos estão sendo atingidos. • A cada outcome, deve ser adicionado um ou mais drivers. Outcome Drivers Fonte: Elaborada pelo autor (2020). Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 7 Os indicadores de resultados – outcomes – devem ser confiáveis quando analisados em períodos suficientemente longos. Quando não for confiável, recomenda-se o uso de indicadores complementares, de maneira que se possa verificar o alcance dos objetivos, quando analisá-los em conjunto. Já os indicadores de esforço – drivers – devem ser analisados em períodos mais curtos, o que exige um volume maior de dados. Quando isso não for viável, aconselha-se, da mesma forma, o uso de indicadores complementares (FNQ, 2014). Fazendo uma boa analogia, para um navegador, os indicadores drivers seriam a bússola, pois nos direcionam para onde queremos chegar (um ponto no mapa), e os indicadores outcomes seriam o ponto do mapa (local exato onde queremos estar no futuro próximo). O processo de formulação de uma medida de desempenho é importante e precisa considerar alguns critérios. Veja a seguir quais são esses critérios. O primeiro critério é a nomenclaturaou terminologia do indicador, é o estabelecimento de um enunciado para a medida de desempenho, por exemplo, “porcentagem de clientes não lucrativos”. Também deve ser definida uma fórmula e a memória de cálculo do índice, indicando como é calculado e a origem das informações utilizadas no cálculo. Além disso, deve ser definida a frequência da coleta e apuração, compilação e disseminação dos resultados dos indicadores. Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 8 Outro aspecto a ser observado é a determinação da fonte de dados, bem como a variação de sua confiabilidade (NEELY, 1998 apud TOLEDO et al., 2014). Uma abordagem simples a ser utilizada para o desenvolvimento de medidas de desempenho e indicadores de boa qualidade é conhecida como SMART (simple, measurable, actionable, related e timely, ou, em português, simples, mensurável, realizável, pertinente, em tempo hábil). O processo de formulação de medidas e indicadores deve respeitar esses cinco critérios (TOLEDO et al., 2014). Ainda, segundo Slack, Brandon-Jones e Johnston (2015), no processo de formulação de indicadores, devemos responder a três questões genéricas, que podem ser vistas na figura a seguir. Questões a serem feitas no processo de formulação de indicadores Que fatores devem ser observados e incluídos como medidas de desempenho? Quais são os fatores de desempenho mais importantes? Que medidas detalhadas usar? Fonte: Adaptada de Slack, Brandon-Jones e Johnston (2015). Quando se trata da gestão e controle da qualidade por meio de indicadores da qualidade e do desempenho, devemos definir indicadores para cada uma das dimensões críticas de desempenho da qualidade, quais sejam: qualidade em si mesma, confiabilidade, flexibilidade e custo, que podem ser desdobradas em muitas medidas detalhadas ou podem ser agregadas em medidas compostas, como satisfação do consumidor, nível de serviço geral ou agilidade na operação (SLACK; BRANDON-JONES; JOHNSTON, 2015). Um dos problemas ao desenvolver um sistema de medidas de gestão do desempenho eficiente e eficaz é ter, por um lado, poucas medidas-chave de desempenho (simples e diretas, mas que não são capazes de refletir os objetivos Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 9 globais da organização) e, por outro lado, ter muitas medidas detalhadas (complexas e difíceis de gerenciar, mas capazes de refletir muitas nuances do desempenho) (SLACK; BRANDON-JONES; JOHNSTON, 2015). De maneira geral, um equilíbrio entre medidas simples e complexas, de desempenho global ou mais localizado, será alcançado ao garantir que haja uma ligação clara e direta entre a estratégia geral de operações e os indicadores-chave de desempenho (key performance indicators – KPI), representando os objetivos estratégicos e o grupo de medidas que são usadas para dar vida a cada indicador-chave de desempenho (SLACK; BRANDON- JONES; JOHNSTON, 2015). Atenção As cinco perspectivas-chave de desempenho em operações e qualidade podem ser compostas de medidas de menor abrangência e focalizadas em processos específicos. Assim, os cinco objetivos de desempenho – qualidade, velocidade, confiabilidade, flexibilidade e custo – podem ser desdobrados em medidas mais pontuais. O custo de uma operação é derivado de muitos fatores, que podem incluir a eficiência de compras da operação, a eficiência com a qual ela transforma os materiais em produtos, a produtividade do seu pessoal, a proporção entre pessoal direto e indireto e assim por diante (SLACK; BRANDON-JONES; JOHNSTON, 2015). Reflita Posto isso, na sequência, veremos alguns sistemas estratégicos de medição de desempenho. Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 10 Sistemas estratégicos de medição de desempenho Os indicadores de desempenho precisam ser abordados de forma sistêmica e apresentar um alinhamento com a estratégia empresarial. De outra forma, se observados isoladamente, corre-se o risco de formar uma falsa imagem de que a otimização das partes esteja promovendo a otimização da empresa como um todo, o que nem sempre é verdade (TOLEDO et al., 2014). Para que ocorra a otimização das partes do sistema como um todo, é necessário que haja um processo de medição de desempenho que garanta melhor controle do desempenho global da organização. Só assim será possível visualizar tanto os resultados dos indicadores individuais quanto o relacionamento destes com a estratégia empresarial (TOLEDO et al., 2014). Nesse contexto, o performance pyramid propõe o desdobramento da visão da empresa em termos de objetivos de mercado (externos) e financeiros (internos); para o sistema operacional do negócio, em termos de satisfação do cliente (externa), flexibilidade e produtividade (interna); e para os departamentos e centros de trabalho, em termos de qualidade e entrega (externa) e tempo de ciclo e perda (interna) (TOLEDO et al., 2014). Veja a figura a seguir. Modelo performance pyramid Visão Mercado Qualidade Entrega Tempo de ciclo Satisfação do cliente Satisfação do cliente Flexibilidade Operações O bj et iv os Eficácia externa Eficácia interna Produtividade Finanças In di ca do re s de D es em pe nh o Fonte: Toledo et al. (2014, p. 370). Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 11 As medidas de desempenho externas focam a eficácia, enquanto as internas focam a eficiência. Além disso, as medidas estão inter-relacionadas verticalmente pelos níveis hierárquicos e horizontalmente entre os departamentos e centros de trabalho (TOLEDO et al., 2014). A frequência com que ocorrem as etapas sistemáticas da medição de desempenho precisam ser adequadas às necessidades de cada empresa. Além disso, os resultados precisam ser divulgados de forma simples e com apelo visual para que o entendimento e a consequente tomada de decisão e ação sejam otimizas (TOLEDO et al., 2014). Já o balanced scorecard (BSC) traduz a missão e a estratégia das organizações por meio de um conjunto amplo de medidas de desempenho que atua como base para um sistema de medição e gestão estratégica. Ele mede o desempenho organizacional sob quatro perspectivas-chave equilibradas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e crescimento (KAPLAN; NORTON, 1997). Como pode ser observado na figura a seguir, os objetivos e medidas de um BSC são estabelecidas a partir da visão e da estratégia da empresa. Visão e estratégia como núcleo do balanced scorecard Clientes “Para alcançarmos nossa visão, como deveríamos ser vistos pelos nossos clientes?” Visão e Estratégia Ob jet ivo s Ind ica do res Me tas Ini cia tiv as Processos Internos “Para satisfazermos nossos acionistas e clientes, em que deve- mos ser excelentes?” Ob jet ivo s Ind ica do res Me tas Ini cia tiv as Aprendizado e Crescimento “Para alcançarmos nossa visão, como sustaremos a nossa capacidade de mudar e melhorar?” Ob jet ivo s Ind ica do res Me tas Ini cia tiv as Finanças “Para sermos bem-sucedidos financeiramente, como deveríamos ser vistos pelos nossos acionistas?” Ob jet ivo s Ind ica do res Me tas Ini cia tiv as Fonte: Kaplan e Norton (1997, p. 10). Os objetivos e medidas utilizadas no BSC não se limitam a um conjunto aleatório de medidas de desempenho financeiro e não financeiro, pois têm origem em um processo hierárquico (top-down) norteado pela missão e pela estratégia de cada unidade de negócio. O BSC deve traduzir a missão e a estratégia de uma unidade Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 12 de negócios em objetivos e medidas tangíveis. As medidas apresentam o equilíbrio entre indicadores externos voltados para acionistas e clientes, e as medidas internas dos processos críticos de negócios, inovação aprendizado e crescimento (KAPLAN; NORTON, 1997). O BSC é mais que um sistema de medição de desempenho que utilizamedidas táticas ou operacionais. Empresas inovadoras estão utilizando-o como um sistema de gestão estratégica para administrar a estratégia no longo prazo. Elas vêm adotando a filosofia do BSC para viabilizar processos gerenciais críticos: • elucidar e demonstrar a visão e a estratégia; • informar e integrar objetivos e medidas estratégicas; • planejar, elucidar metas e alinhar as iniciativas estratégicas; • aperfeiçoar o feedback e o aprendizado estratégico. Para finalizar, cumpre ressaltar que, segundo Kaplan e Norton (1997, p. 30), “[...] estratégia é um conjunto de hipóteses sobre causas e efeitos”. Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08 13 Fechamento Nesta unidade, aprendemos mais sobre os indicadores de desempenho em qualidade. Vimos como é feita a medição de desempenho, os conceitos de eficácia e eficiência e as diferenças entre medição e medidas de desempenho. Depois, vimos os indicadores-chave de desempenho em qualidade e, por fim, estudamos os sistemas estratégicos de medição de desempenho mais utilizados nas empresas, que são os modelos performance pyramid e o balanced scorecard (BSC). Referências CORRÊA, C. A.; CORRÊA, H. L. Administração da produção e de operações: manufatura e serviços - uma abordagem estratégica. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2013. FUNDAÇÃO NACIONAL DA QUALIDADE. Sistemas de indicadores. São Paulo: FNQ, 2014. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. A estratégia em ação: balanced scorecard. Rio de Janeiro: Elsevier, 1997. MARSHALL, J. I. Gestão da qualidade. Rio de Janeiro: FGV, 2010. SLACK, N.; BRANDON-JONES, A.; JOHNSTON, R. Administração da produção. Rio de Janeiro: Atlas, 2015. TOLEDO, J. C. et al. Qualidade: gestão e métodos. Rio de Janeiro: LTC, 2013. Licensed to Anderson Czocher - cz.czocher@gmail.com - 077.945.899-08