Estruturação de Projetos: Objetivos, Viabilidade e Orçamento

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15/03/2022 15:49 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, orçamento, cronograma, planos de ação e formatação
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Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos,
finalidade, viabilidade, orçamento, cronograma, planos
de ação e formatação
Construir um plano de projeto de fácil elaboração e efetivamente aplicável no
cotidiano da organização é um grande desafio para o gerente de projetos
(stakeholder). Um dos recursos que podem auxiliá-lo é o uso de modelos
mentais.
Um modelo mental de projeto é formado por conceitos (como, por exemplo,
recursos, stakeholders, entregas, riscos) e pelas relações que podem ser
estabelecidas entre esses conceitos.
Figura 1 – Modelo mental
Baseado em modelos mentais, o Project Model Canvas é uma metodologia
simples e de baixo custo de gerenciamento de projetos.
Apresentação
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Para que se possa elaborar um projeto, alguns pontos devem ser levados em
consideração. A seguir, estão relacionados os principais aspectos a serem
pensados, bem como as ações a eles relacionadas, com base no modelo Canvas.
Preparo Foco Visualização Ordem Agrupar
Estimular
um
ambiente
acolhedor e
positivo 
Apresentar
a equipe 
Estabelecer
os acordos
e as
convenções
de trabalho
durante o
processo
Conduzir
reuniões curtas
e objetivas 
Otimizar o
tempo
Utilizar o
pensamento
visual (cores)
Procurar
seguir a
sequência
correta
durante o
processo de
construção e
elaboração
Os
conceitos,
reduzindo o
número de
itens
processados
Integrar Relacionar Participação Atenção
Os itens,
reduzindo o
processamento
Todos os
conceitos
necessários
ao plano no
mesmo
desenho
Proporcionar
autonomia
aos
stakeholders
para que
participem
ativamente
do plano
Manter o
nível de
atenção dos
stakeholders
no problema
No processo de elaboração de um projeto, além dos aspectos mencionados,
características como discernimento, perspicácia, versatilidade e criatividade são
importantes por parte dos executores. Elas serão colocadas em ação para a
construção dos elementos do projeto.
Basicamente, um projeto apresenta sete elementos:
1. Identificação do projeto – Identificam-se as informações básicas e os
aspectos gerais da sua abrangência.
2. Descrição da situação-problema – Descreve-se a problemática.
3. Definição de metas – Os resultados desejados são estabelecidos.
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4. Delineamento do método, estratégias e procedimentos – Definem-se
as premissas.
5. Especificação do cronograma – Determina-se o prazo de duração das
etapas do projeto.
6. Identificação de recursos e custos – Os recursos que serão
disponibilizados para a realização do projeto são arrolados.
7. Proposição de monitoramento e avaliação – Todas as etapas do
projeto são acompanhadas e monitoradas.
Criar um plano de projeto é um
exercício em que se devem contemplar
as suposições relativas a custo e a
tempo. As suposições dadas como
certas no plano do projeto são
chamadas de premissas.
Objetivos
O objetivo do projeto está relacionado com aquilo que ele deve atingir, com o
resultado que se espera. Ele pode seguir o formato conhecido como SMART, sigla
que deriva das iniciais das cinco palavras mostradas a seguir.
Específico 
É preciso usar qualificadores e adjetivos suficientes para elucidar o
projeto.
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Mensurável 
É necessário apontar números relativos ao esforço necessário ou aos
principais resultados.
Alcançável 
É preciso mostrar que o projeto pode ser realizado com as
competências que estão ao alcance da organização.
Realista 
É necessário mostrar que haverá tempo e recursos (financeiros ou
não) para realizar o projeto.
Delimitado no tempo 
É preciso indicar a data de conclusão do projeto.
Vejamos um exemplo.
Imagine que uma empresa de telecomunicações está elaborando um projeto
para oferecer um novo aplicativo para smartphones focado no relacionamento com
o cliente. Esse novo produto oferecerá serviços como emissão de fatura, alteração
de plano de serviço e de dados cadastrais, aquisição de novos aparelhos, entre
outros, visando a agilizar o atendimento ao cliente e a otimizar custos e tempo.
Agora, procure pensar em como o objetivo desse projeto seria elaborado
considerando o formato SMART.
Finalidade
A finalidade, ou justificativa, do projeto abordará a relevância dele na
proposta de solução para o problema apresentado.
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De acordo com Heloísa Lück (2012, p. 96), a justificativa pode ser assim
compreendida:
(...) a descrição de uma realidade
específica, mediante análise de todos os
seus aspectos importantes, de modo a
caracterizar com clareza e objetividade
uma situação que demanda ação de
inovação, melhoria ou transformação.
Evidenciando a complexidade e a dinâmica da realidade identificada na
demanda do projeto, estabelecem-se parâmetros e estratégias de ação e a
sinergia necessária para atingir a melhoria proposta.
Viabilidade
A execução de um projeto dependerá dos recursos internos e externos
disponíveis à empresa. Esses recursos podem ser recursos humanos, capital,
informática e tecnologia.
Com o exame dos estudos de viabilidade, é preciso destacar alguns fatores
externos que podem influenciar diretamente a realização ou a implementação do
projeto.
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Orçamento
No orçamento, registram-se os custos e as metas que foram estabelecidos
na elaboração do projeto.
Tempo, custos e riscos estão
intimamente relacionados. Avaliar o
investimento total a ser gasto no
projeto é uma das tarefas que estão
relacionadas à sua viabilidade.
Cronograma
Quanto mais simples for o cronograma, melhor.
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Ele estabelece o tempo necessário para a realização de um trabalho e para a
promoção dos resultados pretendidos. O tempo é dimensionado e especificado
para organizar as ações necessárias para a realização dos objetivos.
Um cronograma deve mostrar ao gerente
do projeto o fluxo de trabalho entre os grupos de
recursos. Nele, a gestão da execução aproxima
a realidade da estimativa.
O cronograma estabelece a sequência das atividades, sua duração, recursos
necessário e restrições.
Para simplificar o processo, pode-se adotar uma estratégia para organizar o
cronograma de um projeto. Veja um exemplo:
Divida o tempo desde o início do projeto até data-limite em quatro partes
iguais
Trace linhas verticais e horizontais, como no modelo a seguir
Marque o prazo final da entrega de cada período
Procure não acumular muitas entregas no último período, pois nele será
integrada grandeparte das entregas
Veja o modelo a seguir:
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Primeiro
período
Segundo
período
Terceiro
período
Quarto
período
 
 
tabela de quatro colunas e três linhas, cada coluna organiza-se como:
primeiro período; segundo período; terceiro período; quarto período.
Planos de ação
Toda organização tem objetivos, metas e estratégias. A questão é: como
“fazer acontecer” no dia a dia?
O plano de ação pode ajudar. Trata-se de uma ferramenta de gestão da
qualidade aplicada à padronização de procedimentos. Ele permite o desenho
adequado dos projetos e programas que a organização pretende implementar.
Exemplo: programa de fidelização de clientes.
Formatação
Determinar a metodologia e o modelo a serem utilizados na elaboração de
um projeto constitui parte importante do processo.
É preciso procurar um modelo que contemple todas as informações
necessárias para a etapa do planejamento e que seja de fácil entendimento,
manutenção e operacionalização pelos responsáveis e pelas partes interessadas,
visando ao objetivo maior de alcançar os resultados e de atender a todas as
expectativas do projeto.
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A seguir, apresentamos o modelo do Project Model Canvas, que prioriza a
lógica e o pensar em conjunto.
Figura 3 – Modelo Canvas 
Fonte: http://blog.mundopm.com.br/wp-content/uploads/2013/06/pm-canvas.png. Acesso em: 22 jan. 2016.
O objetivo do modelo Canvas é representar de forma visual e em apenas
uma folha, chamada canvas (palavra em inglês que significa “tela”), 13
componentes fundamentais para a composição do plano do projeto.
Há um processo de quatro etapas relativas ao plano: conceber, integrar,
resolver e compartilhar. A seguir, veremos cada uma delas.
Metodologia Canvas
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Figura 4 – Metodologia para a construção do canvas de um projeto
1. Conceber o plano 
 
Nesta etapa, são respondidas estas seis perguntas
fundamentais sobre o projeto: “Por quê?”; “O quê?”;
“Quem?”; “Como?”; “Quando?”; e “Quanto?”. 
 
Essas perguntas são desdobradas em 13 componentes, ou
seções, que compõem o Canvas, conforme demonstrado na
figura 5. A equipe deve trabalhar nessas seções para
buscar respostas completas, concisas e integradas.
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Clique nas seções, que estão separadas por cores para visualizar as
perguntas.
GP PITCH
Figura 5 – As seis perguntas fundamentais e os 13 componentes do Project Model Canvas.
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“Por quê?” 
É a pergunta mais importante a ser respondida, pois ajudará a definir os
valores que identificarão todos os envolvidos no projeto. 
Justificativa é razão de ser do projeto. 
O objetivo do projeto deve ser expresso em formato SMART (específico,
mensurável, alcançável, realista e com tempo determinado). 
Benefícios é o potencial do projeto, sob uma perspectiva do valor criado após
a sua implantação.
“O quê?” 
São listados os produtos, serviços ou resultados que atenderão às
necessidades reais dos clientes, descritas nas seções anteriores.
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O modelo apresenta procedimentos detalhados para o preenchimento de
cada uma das 13 seções baseando-se na técnica SMART.
“Quem?” 
São listadas todas as partes interessadas que não comporão a equipe do
projeto, podendo ser pessoas ou áreas impactadas. 
Nomeiam-se também os membros da equipe do projeto e determinam-se os
seus papéis.
“Como?” 
Explica-se a maneira como o projeto será executado.
“Quando?” e “Quanto?” 
Os riscos principais são listados, e um cronograma e os custos em alto nível
do projeto são estimados e inseridos no canvas.
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2. Integrar o plano 
 
O foco é entender as conexões do modelo. A integração dá
coesão e um maior sentido ao conteúdo das 13 seções e é
conduzida pelo gerente do projeto e pela equipe por meio
de um protocolo de integração em oito passos. 
 
São revisadas sequencialmente as justificativas, assim
como o objetivo, os requisitos, os stakeholders externos, a
equipe, as premissas, as restrições, os riscos e o
cronograma e o orçamento em alto nível, dando um viés
mais dinâmico ao processo de composição do plano do
projeto.
3. Resolver problemas e pendências do plano 
 
É o momento de atacar os pontos de conflito, obter
informações até então não confirmadas e avaliar inúmeros
pontos de fragilidade do projeto. Nesse momento, o valor e
a pertinência do projeto são colocados em discussão, para
que não haja dúvidas de que os benefícios que gerará
justificarão os recursos que serão consumidos para realizá-
lo.
4. Comunicar e compartilhar o plano 
 
Nesta etapa, os envolvidos são comunicados sobre o
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modelo para que o projeto seja adotado e para que haja o
comprometimento necessário para viabilizá-lo. É possível
que ele seja feito com mais formalismo e mais detalhes, se
necessário.
Referências bibliográficas
FINOCCHIO JÚNIOR, José. Project Model Canvas: Gerenciamento de
projetos sem burocracia. Rio Janeiro: Elsevier, 2013.
LÜCK, H. Metodologia de projetos: uma ferramenta de planejamento e
gestão. Petrópolis: Vozes, 2003.
VARGAS, R. Manual prático do plano de projeto – Utilizando o PMBOOK
Guide. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.