Controles orçamentários TEMA 4

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Controles orçamentários TEMA 4
Descrição 
Controle orçamentário como ferramenta de gestão empresarial.
Propósito Dominar as técnicas de controle orçamentário é essencial para formação profissional em diferentes áreas do conhecimento, pois sem controle não se pode gerir adequadamente qualquer negócio, por mais simples que seja.
Objetivos
Módulo 1 Processo de controle e avaliação
Reconhecer a abrangência e a importância do processo de controle e avaliação empresarial.
Acessar módulo
Módulo 2 Custo-padrão
Empregar o uso do custo-padrão como ferramenta de controle orçamentário.
Introdução
Controle é uma das quatro funções básicas da administração que, ao lado do planejamento, da organização e da liderança, funciona como uma espécie de “motor” que busca garantir que o trabalho será executado e produzirá os resultados previstos.
No processo de gestão empresarial, o controle é fundamental para garantir que seja feito bom uso dos recursos e que as atividades sejam executadas de acordo com o que foi planejado.
Controlar é uma ação que está presente em praticamente todas as áreas organizacionais. Os empresários são praticamente unânimes em reconhecer que controlar é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Sob esse olhar empreendedor, é possível perceber que uma sólida formação profissional não pode prescindir do domínio das principais técnicas de controle empresarial.
1 Processo de controle e avaliação Ao final deste módulo, você será capaz de reconhecer a abrangência e a importância do processo de controle e avaliação empresarial.
Primeiras palavras
Na sua forma de aplicação básica, o controle promove a comparação entre padrões previamente estabelecidos e os resultados alcançados, o que permite medir o desempenho em termos de custo, qualidade e produtividade, tornando possível a adoção de ações corretivas.
Em outras palavras, pode-se dizer que o controle visa prover os meios necessários para que se possa manter um “estado de verificação” capaz de sinalizar a qualquer instante se o que está sendo executado está em conformidade com o que foi previsto e, em caso de divergência, que sejam adotadas ações corretivas.
Por meio do controle, os gestores buscam assegurar que a empresa e seus planos estejam caminhando na trilha certa.
Características gerais do controle
Controle é uma função administrativa integrada por diferentes procedimentos que visam verificar se a atividade controlada está ou não conseguindo atingir os objetivos que foram estabelecidos. O controle caracteriza-se por permear todos os níveis organizacionais e por ser cíclico e repetitivo.
De acordo com Chiavenato (2020), o processo de controle percorre quatro etapas:
Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho. /Avaliação ou mensuração do desempenho atual. 
Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos. /Tomada de ação corretiva para 
ajustar possíveis desvios ou anormalidades./ O gráfico a seguir representa as quatro etapas do processo de controle:
Gráfico: As quatro etapas do processo de controle.
Adaptado de: Chiavenato, 2020, p. 305.
Oliveira (2018) destaca o papel do controle como função administrativa e descreve sua forma de atuação, ao afirmar:
Controle é a função do processo administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em outras funções do processo administrativo para assegurar que os resultados satisfaçam às metas, aos desafios e aos objetivos estabelecidos.(OLIVEIRA, 2018, p. 259)
O processo de controle está intimamente relacionado com a Contabilidade, na perspectiva de subsidiar o controle econômico:
[...] Fayol enquadrou a Contabilidade entre as seis operações administrativas fundamentais, emitindo a esse respeito os seguintes conceitos: É o órgão visual das empresas. Deve permitir que se saiba a todo instante onde estamos e para onde vamos. Deve fornecer sobre a situação econômica da empresa ensinamentos exatos, claros e precisos. Uma boa contabilidade, simples e clara, fornecendo uma ideia exata das condições da empresa, é um poderoso meio de direção. (HERRMMAN JR., 1978, p. 31 apud PADOVEZE, 2012, p. 6)
Na sua forma de apresentação, as informações providas pela Contabilidade podem ser moldadas para atender às necessidades dos diferentes níveis de controle (estratégico, tático e operacional), atendendo a três fundamentos básicos da Contabilidade:
Subsidiar a tomada de decisão Permitir a mensuração Informar diferentes níveis organizacionais
São muitos os meios providos pela Contabilidade, sendo que, sob a ótica da gestão, duas das suas especialidades se destacam: a Contabilidade de Custo e a Contabilidade Gerencial. Esses dois ramos da Ciência Contábil facilitam o controle e a gestão empresarial, fornecendo informações que são disponibilizadas por meio das demonstrações contábeis, além de outras que podem ser extraídas dos registros relativos aos orçamentos, especialmente aqueles que permitem comparar o que foi orçado com o que foi realizado.
Demonstração dos fluxos de caixa, balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício, orçamentos, contas a receber, contas a pagar, controle de estoques e balancetes de verificação são apenas alguns exemplos de “produtos” da Contabilidade que podem ser utilizados para subsidiar os processos de controle.
Controle quanto ao momento
Quanto ao momento, o controle pode ser implementado antes, durante ou após a execução de um processo, podendo ser classificado como: preventivo ou prévio; simultâneo ou concomitante; e posterior ou subsequente.
 PREVENTIVO OU PREVIO
Consiste na verificação antes do início da execução ou da conclusão do processo. Tem foco nos insumos. Exemplo: inspeção das matérias primas que serão utilizadas no processo produtivo
SIMULTANEO OU CONCOMITANTE
 É o controle exercido durante a execução da produção ou da prestação dos serviços. Tem foco nos processos. Exemplo: supervisão direta dos operário
POSTERIOR OU SUBSEQUENTE
É o controle exercido após a execução do processo. Tem foco nos resultados. É a forma mais comum de controle e também a mais ineficaz, pois, se por um lado pode evitar que produtos defeituosos cheguem ao mercado, por outro pode tornar impossível evitar perdas. Exemplo: verificação da qualidade.
Controle de qualidade
A preocupação com a qualidade não é novidade. Desde o início da era industrial, as empresas têm demonstrado um crescente interesse sobre o tema. Atualmente, a qualidade tornou-se um diferencial e um dos principais fatores competitivos em um ambiente em que não há tolerância para erros e a ineficiência e o desperdício são duramente punidos (ROBLES JR, 2009).
Controlar a qualidade gera, basicamente, dois tipos de custos: de controle e das falhas no controle. Esses custos desdobram-se e são caracterizados pelos aspectos que você verá agora, com base em Robles Jr (2009, p. 58):
Custos de controle
Custos de prevenção
· Destinados a evitar a ocorrência de falhas, defeitos e não conformidades que tornem os produtos não aceitáveis ou insatisfatórios.
· Incluem gastos com treinamento de colaboradores, implantação de sistemas de controle, aperfeiçoamento dos processos etc.
Custos de avaliação
· Têm como objetivo manter os níveis da qualidade por meio de verificações e análises dos produtos.
· Abrangem gastos com auditoria, inspeção, confirmação externa etc.
Custos das falhas no controle
Custos das falhas internas
· A falha é detectada antes do produto sair da empresa.
· Podem ocasionar desperdício de matérias-primas, mão de obra, energia etc.
Custos das falhas externas
· A falha é detectada depois que o produto saiu da empresa.
· Podem ocasionar prejuízos intangíveis, incalculáveis devido aos danos, que podem ser causados à imagem da empresa.
Sobre o controle de qualidade, é importante saber que, no Brasil, aNBR ISSO 9004:2000 estabelece diretrizes e orientações voltadas para a melhoria do desempenho dos sistemas de gestão da qualidade. De acordo com a precitada norma, a aplicação dos princípios de gestão da qualidade não provê apenas benefícios diretos para a organização, mas também fornece uma importante contribuição para a gestão de custos e riscos.
Controle orçamentário
O controle orçamentário é singular, focado nos custos e despesas, e situa-se no nível tático, fazendo a ligação entre os níveis operacional e estratégico.
Na literatura especializada em contabilidade, observa-se que o parâmetro custos é colocado como uma variável que exerce forte influência sobre os resultados, fazendo com que empresas dediquem especial atenção à gestão de custos, o que pode ser feito com o uso das técnicas de elaboração e controle dos orçamentos.
Na sua aplicação prática operacional, o controle orçamentário consiste, basicamente, em monitorar o que está sendo executado e comparar os resultados com o que foi orçado, visando a verificar a ocorrência de eventuais diferenças.
Nas palavras de Frezatti (2017):
Controle orçamentário é um instrumento da contabilidade gerencial que deve permitir à organização identificar quão próximos estão seus resultados em relação ao que planejou para dado período.(FREZATTI, 2017, p. 85)
O controle orçamentário empresarial é uma importante ferramenta que provê meios para que os administradores acompanhem e avaliem como estão se desenvolvendo os negócios da empresa. Ou seja, o orçamento permite monitorar como os resultados reais estão em comparação com o que foi planejado.
Sobre a importância do controle orçamentário e a necessidade de que sejam atribuídas responsabilidades aos gestores, Nascimento e Reginato (2015) assim se manifestaram:
É inócuo planejar se não houver controle sobre a execução do planejamento. Controlar é a única forma conhecida para que se identifiquem e se processem ajustes no plano de negócios [...]. Também não faz sentido o controle se não houver a responsabilidade atribuída pela alta administração aos gestores [...] para que tenham a incumbência de explicar os desvios eventualmente observados entre os resultados planejados versus os realizados. Dessa forma, a fase de controle da execução do orçamento tem duas facetas: a de controlar a execução do orçamento em si e a de avaliarem-se as coerências das explicações dadas pelos gestores no caso de resultados não alcançados.(NASCIMENTO E REGINATO, 2015, P. 222)
Nessa mesma direção, Hansen e Mowen (2009) também destacam a importância do controle orçamentário e sua forte relação com o planejamento:
Quando usado para o planejamento, um orçamento é um método de traduzir as metas e as estratégias de uma organização em termos operacionais. Orçamentos também podem ser úteis no controle. Controle é o processo de estabelecer padrões, receber feedback sobre o desempenho real e tomar as ações corretivas quando o desempenho real desvia-se significativamente do desempenho planejado.(HANSEN E MOWEN. 2009, P. 246)
O orçamento deve possibilitar a implementação de dois importantes aspectos necessários à boa condução dos negócios: planificar o que foi planejado e possibilitar o efetivo monitoramento das atividades executadas, funcionando como uma espécie de “radar” que sinaliza aos gestores como está se comportando a execução em relação às metas que foram estabelecidas.
São três os principais objetivos do controle orçamentário:
Identificar as variações entre o previsto e o realizado. / Orientar a correção de erros que tenham sido identificados. E
Promover ajustes no orçamento de forma que a planificação represente fielmente o que foi estabelecido no planejamento.
Aliado a esses objetivos, o orçamento visa a auxiliar a empresa a controlar seus custos, na perspectiva de manter os gastos em níveis adequados ou reduzi-los, o que é essencial para que a empresa aumente sua competitividade. Nessa direção, o orçamento consegue auxiliar a empresa provendo aos gestores informações indispensáveis para a adequada tomada de decisões.
Padoveze (2012) apresenta uma relação das informações que devem estar presentes em um modelo clássico de relatório de controle orçamentário abrangente, aplicável a todas as peças orçamentárias e a todas as áreas da empresa, contendo informações sobre tipos de despesas e receitas, compreendendo
Os valores orçados para o mês em pauta /Os valores reais contabilizados no mês./ Os valores orçados acumulados até o mês em pauta. / A variação acumulada entre o real e o orçado até o mês. /Variação percentual do mês. / Variação percentual até o mês. / Total do orçamento do ano. //Soma dos dados reais até o mês mais o orçamento restante do não.
Controle e responsabilidade
Independentemente do tipo de empresa, os gestores desempenham várias funções e assumem diversas responsabilidades. Em empresas de maior porte, as estruturas hierarquizam-se em vários níveis e se ramificam em áreas organizacionais que podem ser representadas por equipes, seções, divisões, departamentos, coordenações-gerais e diretorias, cada uma com suas respectivas funções e responsabilidades. Em empresas de menor porte, essas estruturas nem sempre ficam evidentes, mas muitas das mesmas funções e responsabilidades também se fazem presentes.
As áreas organizacionais também podem ser chamadas de centros de responsabilidade, por serem responsáveis pelos seus próprios gastos e receitas.
Cada gestor, na sua respectiva área, deve preocupar-se com as receitas e gastos que estão na sua alçada de decisão, que são aqueles que suas ações podem, de alguma forma, controlar e influenciar. Para que essa delimitação de atuação e responsabilidade seja possível, é necessário que o orçamento seja elaborado com uma estrutura organizativa que permita a setorização da alocação das receitas e dos gastos, de forma que cada gestor possa atuar, de maneira clara, nos limites da sua responsabilidade.
Curiosidade A responsabilidade não precisa ser estabelecida necessariamente seguindo a estrutura hierárquica; ela pode ser definida por atividade, por processo, por unidade de negócio, por projeto etc.
Controlando 
Controlando a qualidade do orçamento
O processo de elaboração dos diferentes orçamentos: de vendas; de produção, englobando os suborçamentos de matérias-primas; mão de obra direta e custos indiretos de fabricação; de investimentos; e de despesas, envolve muitos dados, tabelas, quadros, especificações, taxas e cálculos, quase sempre interligados.
Essa diversidade de dados e informações requer, principalmente nas empresas de maior porte, cuidado extremado dos gestores, a fim de que seja possível assegurar que o orçamento seja fidedigno, ou seja, que represente fielmente o planejamento e demonstre, com auxílio da Contabilidade, o que está sendo efetivamente realizado em termos de custos e despesas, evitando erros que possam levar a decisões equivocadas.
Dica Uma técnica que as empresas podem utilizar para verificar e assegurar a qualidade do orçamento é a análise de sensibilidade. Esse tipo de análise tem o potencial de avaliar os resultados e descobrir que variáveis são mais importantes para o negócio da empresa
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Sanvicente e Santos (2009, p. 173) esclarecem que “a análise de sensibilidade é uma técnica que envolve o exame dos valores presumidos dos parâmetros de um orçamento ou plano de resultados e permite a determinação do efeito provável de alterações desses valores sobre alguma variável ou algum índice importante no planejamento”.
A análise de sensibilidade pode ser aplicada a diferentes contextos, por exemplo, à execução orçamentária rotineira e às demonstrações financeiras projetadas. Sobre essa última – demonstrações financeiras projetadas – pode-se indagar:
Quais podem ser as consequências de um erro em uma demonstração do resultado do exercício projetada?
Difícil de dizer, mas fácil de imaginar que as consequências podem ir de nenhuma a algumas muitos sérias, como seria o caso de um investidor que alocasse recursos na empresa com base em umaprevisão de lucro que esteja errada.
Tipos e níveis de controle
Existem vários tipos de controle: os controles estratégicos, os controles táticos e os controles operacionais, com uma incrível variedade de coberturas e de abrangências.(CHIAVENATO, 2020, p. 320)
Os controles perpassam os três níveis organizacionais: institucional, intermediário e operacional, cujas características estão sintetizadas no quadro abaixo:
	Nível organizacional
	Tipo de controle
	Conteúdo
	Tempo
	Amplitude
	Institucional
	Estratégico
	Genérico e sintético
	Direcionado a longo prazo
	● Macro-orientado
● Aborda a organização como um todo
	Intermediário
	Tático
	Menos genérico e mais detalhado
	Direcionado a médio prazo
	● Aborda cada unidade organizacional em separado
	Operacional
	Operacional
	Detalhado e analítico
	Direcionado a curto prazo
	● Micro-orientado
● Aborda cada operação em separado
Quadro – Características dos tipos de controle.
Adaptado de Chiavenato (2020, p. 304)
Controles estratégicos
Controles estratégicos são procedimentos que promovem o monitoramento do desempenho e dos resultados da empresa com um todo, estão ligados a decisões dos níveis hierárquicos superiores, ao cumprimento da missão institucional e à visão de futuro de longo prazo.
Por meio do acompanhando das tendências de mercado e das demais variáveis do ambiente externo, os controles estratégicos conseguem sinalizar a necessidade de que sejam implementados ajustes na forma de atuação da organização, visando o atingimento dos objetivos estratégicos.
Controles táticos
Controles táticos são procedimentos vinculados ao nível intermediário, estão relacionados às unidades organizacionais (departamentos, divisões, seções ou equipes) e são orientados para o médio prazo.
Os controles táticos podem ser implementados por meio das técnicas de controle orçamentário que, ao lado da Contabilidade de Custos e da Contabilidade Gerencial, aplicam um amplo ferramental às rotinas de trabalho, na perspectiva de subsidiar não apenas as decisões táticas, mas também as estratégicas, disponibilizando para a alta administração demonstrações contábeis projetadas, peças fundamentais utilizadas pelos gestores para tomada de decisões.
Exemplo Exemplos de técnicas de controle orçamentário: análise da relação custo / volume / resultado (ponto de equilíbrio), análise vertical, análise horizontal, análise de quocientes (indicadores), taxa interna de retorno, cálculo do valor presente líquido e cálculo de payback. (Payback É um termo da língua inglesa que significa “retorno do pagamento”. Refere-se a uma forma de calcular o tempo que vai demorar para que se tenha retorno sobre um investimento inicial.)
O orçamento é a expressão monetária do planejamento e, portanto, o controle orçamentário consiste, basicamente, em monitorar custos e despesas, promovendo a comparação entre o que está programado e o que está sendo realizado nas unidades organizacionais, sinalizando a eventual ocorrência de desvios e indicando medidas de ajuste.
Controles operacionais
Controles operacionais são procedimentos vinculados à execução das tarefas. Normalmente, são rotineiros ou realizados sempre que algum processo produtivo é executado, e, portanto, pode-se dizer que são realizados a curto prazo.
Os controles operacionais são responsáveis por garantir que a execução dos trabalhos siga os padrões estabelecidos, visando a assegurar que os objetivos sejam atingidos, em termos de qualidade, economicidade e tempo, potencializando a eficiência dos processos produtivos.
Atenção! É comum que as ações de controle operacional e de correção sejam realizadas sobre pessoas ou seu desempenho, inferindo ações de natureza comportamental (disciplinar). Nessa perspectiva, os controles operacionais permitem gerir as equipes de trabalho, buscando promover maior engajamento dos seus membros, identificando, para melhorar o desempenho, aqueles que precisam sair e os que precisam entrar.
Segundo Chiavenato (2020, p. 318), as ações de natureza disciplinar devem se pautar pelas características listadas a seguir:
Esperada Não deve haver surpresas. Ou seja, a ação disciplinar deve ser prevista em regras e procedimentos e previamente estabelecida, não devendo ser improvisada, mas planejada.
Impessoal Não deve simplesmente buscar punir uma determinada pessoa ou grupos, mas apenas corrigir a situação.
Imediata Deve ser aplicada tão logo seja detectado o desvio, para que o infrator associe claramente a sua aplicação com o desvio que provocou.
Consistente As regras e os regulamentos devem ser feitos para todas as pessoas, sem exceções, devendo ser justos e equitativos, sem favoritismo ou tendenciosidade.
Limitada ao propósito Depois de aplicar a ação disciplinar, o administrador deve reassumir sua atitude normal em relação ao funcionário faltoso.
Informativa Deve proporcionar orientação sobre o que se deve fazer o que não se pode fazer.
Controle orçamentário nas empresas
Questão 1
O processo de controle percorre quatro etapas: estabelecimento de padrões de desempenho; avaliação do desempenho atual; comparação do desempenho atual com os padrões estabelecidos; e tomada de ação corretiva. Sob a perspectiva da execução das etapas, o controle caracteriza-se por
RESP SER CÍCLICO E REPETITIVO
EXPLICAÇÃO O processo de controle é perene e promove, de forma cíclica e repetitiva, a comparação entre padrões previamente estabelecidos e o que foi efetivamente realizado. Nesse comportamento cíclico do controle está a própria essência da administração. O processo de controle permite que o desempenho seja constantemente mensurado e que sejam tomadas ações corretivas, objetivando melhorar a performance organizacional, em um ciclo de permanente revisão e implementação de melhorias. 
Questão 2
Entre as alternativas a seguir, assinale a que indica o controle que se caracteriza por ter as ações orientadas para o médio prazo.
RESP TATICO
EXPLICAÇÃO As ações de controles perpassam os três diferentes níveis hierárquicos organizacionais: estratégico, tático e operacional. No que se refere à dimensão temporal, as ações de controle se caracterizam pelo longo, médio prazo e pelo curto prazo, correspondendo, respectivamente, aos precitados níveis. A Figura 2 apresenta as principais características dos níveis de controle organizacional.
Figura 2: Nível de Controle organizacional.