Assessoramento de Eventos - Unid I

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Assessoramento em 
Eventos
Fundamentos em Eventos
Material Teórico
Responsável pelo Conteúdo:
Profa. Ms.Tamie Aguilera Watanabe
Revisão Textual:
Prof. Ms. Luciano Vieira Francisco. 
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Nesta Unidade os objetivos são: conhecer conceitos básicos, compreender e conhecer os diversos 
tipos de eventos, classificar, identificar, planejar, organizar e produzir eventos diversos.
Em geral, os eventos são utilizados para a confraternização, comemoração ou apresentação. 
Evento pode ser qualquer tipo de “festa”, reunião ou encontro, desde que o objetivo dos 
envolvidos seja o mesmo, ou que esteja relacionado com o objetivo principal do evento.
Nesta Unidade abordaremos os primeiros conceitos de evento, assim 
como sua tipologia e os profissionais envolvidos.
Esta disciplina tem como objetivo geral a assessoria em eventos, 
envolvendo seus tipos, comportamentos, trajes, etiqueta, serviços e outros 
conhecimentos que servem para o profissional tecnólogo em Secretariado 
ao longo de sua vida pessoal.
Fundamentos em Eventos
 · Introdução
 · Classificação e tipologia em eventos
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Unidade: Fundamentos em Eventos
Contextualização
Sete erros que você não deve cometer na organização de eventos
Pode parecer fácil, mas organizar eventos, independente do tamanho, exige 
cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado, um risco não calculado, 
uma divulgação fraca e até o seu jeito de se relacionar com os outros serão 
fatores diretamente proporcionais ao sucesso da sua ação. Está pronto para 
descobrir quais são os sete erros mais comuns?
1 Falta de planejamento
De todos os erros, este é o mais grave. Planejar é fundamental na hora de 
organizar um evento, por menor que ele seja. Tudo começa pelo planejamento: 
levantamento de investimentos, infraestrutura, contratações, divulgação etc. Não 
deixe a pressa de começar fazer você pular esta etapa. Aquilo que é pesquisado, 
observado e analisado reduz drasticamente suas chances de fracassar.
Como planejar?
Primeiramente pesquise e analise eventos realizados semelhantes ao seu. Depois 
se organize e junte suas ideias com as pesquisas para iniciar o seu planejamento 
estratégico. Tenha claramente em mente os seus objetivos detalhados, o 
tamanho do evento, o seu público-alvo e parceiros. Depois, coloque tudo o que 
você pensou no papel para que não lhe escape nenhum detalhe.
Principais pontos de um planejamento: objetivo, público, tamanho do evento, 
infraestrutura disponível, local do evento, recursos financeiros, planilha de 
custos, patrocínio, mão de obra, possíveis riscos e formas de divulgação. Em 
seguida, elabore um plano de ação colocando datas e prazos para cada tarefa 
a ser realizada.
2 Desespero
Por mais que exista um plano de ação, e ele deve existir, sempre haverá algo que 
não sairá como o planejado. É normal, imprevistos acontecem, afinal eventos 
envolvem pessoas. Seja flexível e fique calmo para resolver o problema da 
melhor forma possível. Seu autocontrole e segurança farão com que convidados 
e funcionários também tenham tranquilidade e, muitas vezes, nem percebam 
que algo está errado. Mantenha a postura e o sorriso no rosto. Lembre-se: Se 
você fizer um bom planejamento de riscos, provavelmente já terá uma “carta na 
manga” para solucionar o impasse.
3 Falta de networking
Faça-o antes, durante e depois do evento. Networking é ingrediente para o 
sucesso, por isso não se esqueça de se relacionar bem com seus clientes, amigos 
e fornecedores. Faça contatos durante a organização do evento e, se possível, 
elabore uma lista de e-mails separada por grupos. Não se esqueça de realizar 
um processo de registro com dados básicos no início do evento para não perder 
o público e, sobretudo, fazer um pós-evento. Após o término, envie um breve 
questionário aos participantes e clientes para detectar seus principais erros e 
acertos. Esta pesquisa o ajudará bastante em suas próximas ações. Outra dica 
muito importante é nunca perder o contato com o público conquistado. Esteja 
frequentemente presente com envio de newsletter de novidades, alguma notícia 
interessante ou até por meio das redes socais.
Ainda neste ponto, vale a pena lembrar que seu público merece ser tratado 
com delicadeza sempre. Então, deixe o mau humor na gaveta da sua casa. 
Seja educado, sorridente, paciente, carismático, otimista e autoconfiante para 
agradar e causar bem-estar aos convidados.
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4 Má divulgação
Twitter, Facebook, LinkedIn, Youtube, Flickr, site, blog, e-mail. Estas são 
somente algumas ferramentas que podem ajudar – e muito! – na divulgação do 
seu evento. As redes sociais, por exemplo, se tornaram um ótimo meio para se 
comunicar com clientes e divulgar sua ação para muitas pessoas em um curto 
período de tempo. Porém, vá com calma! Você não precisa estar em todos os 
lugares. Escolha aquelas ferramentas que estão de acordo com o perfil do seu 
público. Faça as seguintes perguntas: O meu perfil de público está em qual rede? 
Que tipo de informação ele procura? Como vou atingi-lo?
Temos alguns posts relacionados ao assunto:
 » O impacto do Twitter na divulgação de eventos;
 » Cinco cuidados que você deve tomar ao divulgar seu evento;
 » Mídia social: aliada ou vilã na divulgação de eventos?
Antes de construir um site ou criar um perfil em uma rede social, faça um 
planejamento de divulgação e procure ler mais sobre o assunto. O RockBee por 
exemplo é uma das ferramentas que o ajudarão neste trabalho de divulgação 
para seu público-alvo.
5 Não saber ouvir
Aprenda a ouvir aqueles que estão ao redor e saiba aceitar opiniões diferentes 
da sua. Não faça tudo do seu jeito. Avalie sugestões de terceiros que podem 
ser de muito valor ao seu negócio. Deixe seu público (clientes, fornecedores 
e equipe) livre para expressar sua opinião, valorize-as e inicie uma conversa 
horizontal com aqueles que estão à sua volta.
6 Estar desatualizado
O mundo tem evoluído de forma muito rápida e o que era moda há cinco anos, 
hoje, pode ser considerado cafona. Estar atualizado sobre as novidades é muito 
importante para organizar e divulgar o seu evento.
Com as novas tecnologias, por exemplo, os sites em flash caíram em desuso. Isto 
porque muitos deles não rodam em Androids, Iphones e tablets. O que adianta 
ter a melhor localização da cidade, se o seu público não consegue acessar o 
seu endereço pelo celular? Use a tecnologia para proporcionar facilidade e 
experiências ilimitadas aos seus clientes.
7 Falta de criatividade
Por último, mas não menos importante, a criatividade e a ousadia colocarão o 
seu evento em um patamar diferenciado. Fuja de práticas tradicionais, saia do 
senso comum e não tenha medo de inovar. Leia revistas e sites especializados, 
monitore seus concorrentes e esteja atualizado sobre as novidades que aparecem 
no mercado. Com certeza seus clientes e parceiros irão valorizar a experiência 
do inédito em seu evento ou em sua divulgação (NAVARRO, 2012).
NAVARRO, A. Sete erros que você não deve cometer na organização de eventos. 16 mar. 2012. 
Disponível em: <http://www.produzindoeventos.com.br/dicas/7-erros-que-voce-nao-deve-cometer-na-organizacao-de-eventos>. Acesso em: 10 fev. 2015.
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Unidade: Fundamentos em Eventos
Introdução
A disciplina de Assessoramento em eventos tem, entre seus principais objetivos:
• Adquirir conhecimentos sobre eventos em geral;
• Reconhecer, identificar, planejar, organizar e produzir eventos em geral;
• Conhecer os diversos tipos de serviços em eventos, serviços terceirizados, serviços de 
mesa, entre outros;
• Gestão em eventos;
• Ferramentas para planejamento e organização de eventos;
• Conceitos de etiqueta, cerimonial e protocolo;
• Trajes, comportamento e comunicação profissional e empresarial.
A palavra evento tem diversas definições e/ou conceitos, por exemplo: acontecimento, 
eventualidade, fato que foge à rotina, entre outros. O trabalho relacionado a eventos envolve 
pessoas, empresas, serviços terceirizados em geral, alimentação, hospedagem, turismo e essa 
movimentação cadavez mais impulsiona a economia.
“Qualquer acontecimento de especial interesse, capaz 
de atrair público e de mobilizar meios de comunicação” 
(FREUND, 2011, p. 10).
Os eventos podem ser classificados de diversas formas, entre as principais classificações 
temos: tipo, porte, espacialidade/localização, área de interesse e normalmente se localizam em 
mais de uma categoria ou tipo.
Para a produção de um evento são necessários vários tipos de: planejamentos, informações, 
profissionais, planilhas, conhecimentos específicos, entre outros.
Após sua contratação, o evento é divido em três grandes fases: pré, pró ou evento e pós-
evento. O pré-evento é a fase de planejamento e organização; o pró é o evento propriamente 
dito, enquanto esse acontece; e o pós-evento é o que se dá quando o evento termina. Tratam-se 
das planilhas de prestação de contas, serviços e a devolutiva ao cliente.
Todas as fases do evento serão detalhadas durante esta disciplina.
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Classificação e tipologia em eventos
Um evento pode ser classificado de uma ou mais formas, de acordo com seu objetivo, seu 
porte, localização ou tipo. A classificação de eventos, sua nomenclatura e tipologia também 
sofrem alterações conforme os autores ou mesmo os objetivos pessoais ou próprios do evento.
Classificação de eventos
Muitos autores utilizam nomes e classificações diferentes, contudo, o importante é conhecer 
o objetivo do evento a ser realizado e enquadrá-lo às suas necessidades. Assim, apresentaremos 
algumas classificações de eventos.
A primeira classificação é relacionada ao público-alvo diz respeito aos eventos:
• Abertos: em que o público-alvo não é definido, podendo atingir qualquer público, idade, 
classe social, sexo e interesse;
• Fechados: onde o público-alvo é definido e em que outros além dos convidados podem 
ser convocados para participar do evento.
A área de interesse é a classificação que possui a maior variedade, pois tais interesses são 
diversos, entre os quais:
• Artístico: relacionado às artes em geral, música, teatro, poesia, entre outros;
• Científico: relacionado aos estudos das Ciências Naturais, Humanas, Exatas ou 
Biológicas. Trabalhos e apresentações escolares, seminários, palestras, entre outros;
• Cultural: destaca características de determinada cultura e promove seu conhecimento 
específico ou geral;
• Lazer: promove aos participantes momentos de lazer e entretenimento;
• Religioso: os participantes são de uma mesma religião ou crença, tratando de diversos assuntos;
• Turístico: pontos turísticos de determinada região ou país são explorados de forma 
profissional ou não, para o lazer ou como modo de trabalho.
O evento também pode ser classificado pelo porte, ou seja, o número de pessoas que desse 
participam, sua dimensão:
• Macroeventos: são os que mobilizam milhares de pessoas. São raros e sua coordenação 
e organização exigem um grande planejamento, a contratação de uma diversidade de 
serviços terceirizados e o envolvimento de entidades públicas para a obtenção de licenças 
e alvarás;
• Eventos de grande porte: internacionais, casamento de personalidades etc. Normalmente 
são eventos particulares que envolvem muitas pessoas na organização e coordenação, 
pois o número de convidados é grande, de modo que alguns autores definem esses como 
eventos com mais de quinhentos participantes;
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Unidade: Fundamentos em Eventos
• Eventos de médio porte: feiras, congressos, seminários. Nacionais ou regionais, onde 
a organização facilita a participação do público interessado. São eventos que acontecem 
regularmente e o espaço não precisa ser significativamente grande. Preocupações com 
acomodação e transporte também não são necessárias;
• Eventos de pequeno porte: são os mais comuns e utilizados. Com duas até cem pessoas 
pode-se considerar como um evento de pequeno porte. Sua organização exige cuidado 
nos detalhes, pois o número de participantes envolvidos é reduzido.
A data de realização do evento pode também servir de classificação, assim dividida:
• Com data fixa: em que a realização do evento não muda, acontecendo todos os anos, 
no mesmo período ou data. Entre os quais pode-se exemplificar: Copa do Mundo de 
Futebol, Natal, Proclamação da República, eleições etc.;
• Com data móvel: que acontecem anualmente ou não, em que as datas variam de acordo 
com a instituição promotora. Por exemplo: Carnaval, Semana Santa e eventos regionais 
como festas do morango ou das flores;
• Com data esporádica: são os que acontecem em lugar de um fato importante ou com 
objetivo específico. Reuniões, casamentos e feiras são exemplos.
Tipologia em eventos
Tratam-se dos tipos de eventos mais aceitados ou utilizados. Cada autor determina e qualifica 
da forma que trabalha, de modo que utilizaremos aqui as mais conhecidas, a saber:
Eventos
sociais São os que têm como objetivo principal a comemoração 
e/ou anúncio de um fato ou acontecimento importante. 
Normalmente envolvem família, amigos e pessoas 
mais próximas de seu convívio, como casamentos, 
festas de aniversários, bodas, entre outros. Para Bond 
e Oliveira (2012, p. 19) são os eventos do cotidiano, 
nos quais o protocolo e o cerimonial estão presentes.
Fonte: iStock / Getty Images
Eventos
empresariais Têm como objetivos a divulgação, apresentação e 
interação de seus colaboradores e funcionários. São 
os diretamente relacionados à empresa e sua imagem, 
como reuniões, coffee breaks, coquetéis etc. Segundo 
Britto e Fontes (2002, p. 134), esse tipo de evento 
“enfoca as pesquisas, resultados e realizações das 
organizações e seus associados”.
Fonte: iStock / Getty Images
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Eventos
culturais Têm como objetivo principal a propagação da cultura, 
por meio de shows, apresentações, teatros, música, 
artes em geral. São os que agregam valores aos 
participantes, de modo que os colaboradores podem 
interagir entre si e trocar experiências, como diz Bond 
e Oliveira (2012, p. 18).
Fonte: iStock / Getty Images
Eventos
desportivos São aqueles que desenvolvem ou apresentam os 
esportes e suas práticas em geral. Podem ser feiras, 
shows, apresentações ou envolver uma organização 
muito maior, como a Copa do Mundo de Futebol ou 
as Olimpíadas.
Fonte: Thinkstock / Getty Images
Eventos
científicos São os que apresentam a Ciência e o conhecimento 
em geral e suas colaborações para o meio acadêmico 
e às instituições educacionais em geral em simpósios, 
colóquios, exposições, lançamento de livros etc.
Fonte: iStock / Getty Images
Eventos
institucionais São os que envolvem as escolas, universidades e 
instituições educacionais em geral, tais como Colações 
de Grau, exposições, feiras, lançamentos, entre outros.
Fonte: iStock / Getty Images
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Unidade: Fundamentos em Eventos
Conceitos em eventos
Para a elaboração de um evento o conhecimento de alguns conceitos é fundamental para seu 
sucesso, entre os quais a própria definição de evento; para quem é o evento; como esse será; 
onde; porque; o quê; e quando se realizará.
Evento
O quê?
Por quê?
Como?
Onde?
Quem?
Quando?
O quê: Do que se trata o evento? Qual o tema? O que será o evento? Essas informações são primordiais para a sua elaboração;
Quem:
Para quem? Quem é o público-alvo do evento? Essa informação ajuda a definir 
diversos serviços e atitudes que precisaremos tomar para a realização do evento. 
Idade, sexo, nível sociocultural, objetivo pessoal etc. são informações que o 
contratante normalmente informa, ou o profissional de eventos deve procurar;
Quando:
Quando se realizará evento? Será anual, mensal, semanal, único? E a data 
específica? Está relacionada a alguma data comemorativa? É sazonal, depende 
do clima, da estação do ano, de semana ou fim de semana? Essa informação 
nos auxilia para a contratação de serviços em geral. Note que serviços no fim 
do ano ou em férias escolares normalmente têm maiores preços, enquanto os 
meses de setembro a novembro têm valores, qualidade, variedade de produtos 
e condições de tempo/clima muito melhores aqui, no Brasil;
Como:Como será o evento? Quais as expectativas do cliente/contratante sobre a 
evolução e realização do evento? Desde o planejamento até a entrega da última 
planilha de prestação de contas ou resultados, faz-se necessária a clareza de 
como o evento será e se está de acordo com a solicitação formalizada;
Onde:
Onde se realizará o evento? Local aberto, fechado? Com mais de um tipo de 
ambiente? A definição do espaço interfere no número de convidados, tipos de 
serviço, valores e é uma informação importantíssima na divulgação do evento;
Porque:
Quais os objetivos do evento? Por que esse evento é/será planejado? Qual a 
expectativa sobre esse evento? A interação em eventos, normalmente, é um dos 
objetivos principais, mas em que grau de participação e de interação o cliente 
espera isto?
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Essas informações são básicas para o planejamento e a organização de um evento. O 
profissional deve ter uma planilha básica para a organização de eventos. No momento em que 
o serviço de organização ou assessoramento de eventos for solicitado, o profissional – com sua 
planilha – consegue extrair do cliente o maior número de informações possíveis para planejar e 
realizar um evento de sucesso.
Profissionais em evento
Em geral, eventos mobilizam um número significativo de profissionais, como profissionais 
responsáveis pela organização, planejamento, administração, marketing, alimentação, mestre de 
cerimônias, cerimonialistas, seguranças, garçons, entre outros.
Muitos dos serviços contratados para eventos advêm de profissionais terceirizados, que 
trabalham como freelancers, ou seja, o trabalho que realizam não diz respeito à profissão diária 
ou de formação. 
Isso quer dizer que os profissionais de eventos muitas vezes não têm formação específica, 
nenhum tipo de formação relacionada ou até nenhum tipo de formação, contudo, a experiência 
e conhecimento nesse tipo de trabalho são fundamentais.
Por esse tipo de trabalho tratar de seres humanos, seus sonhos e objetivos pessoais e/ou 
profissionais, qualquer tipo de formação é bem-vinda, desde que o profissional tenha uma boa 
educação, disciplina, conhecimento sobre eventos, experiência e força de vontade.
Entre outras características do profissional de eventos, devemos também destacar: organização; 
comprometimento; pontualidade; postura profissional; apresentação pessoal; criatividade e foco.
Dos principais profissionais que trabalham em eventos há dois destaques: o mestre de 
cerimônias e o cerimonialista. Ambos comumente são confundidos, mas cada um tem um 
trabalho diferente e importante em um evento, a saber:
Cerimonialista é o responsável pela criação do roteiro que será entregue ao mestre de 
cerimônias. Conhecedor de todas as regras de etiqueta, cerimonial e protocolo, procura colocar 
seu cliente em lugar de destaque conforme o tipo de evento e suas normas protocolares e de 
precedência. Esse profissional deve conhecer o evento profundamente para realizar o cerimonial 
de acordo com as expectativas do cliente. 
Ser uma pessoa que se comunica com facilidade; além de discreto; ético; responsável; 
comprometido; pontual; ter bons contatos e parceiros; saber administrar problemas, encontrando 
sempre uma solução rápida e eficaz; ser criativo; dominar, pelo menos, dois idiomas; conhecer 
atualidades, história e cultura, além de temas diversos para eventos em suas diferentes tipologias. 
O cerimonialista planeja juntamente com o responsável pelo evento, como o coordenador 
ou produtor para, depois de tudo sistematizado, entregar os roteiros específicos para cada 
profissional ou área. O mestre de cerimônias então recebe o texto, nomes de pessoas importantes 
e marcações específicas que podem ou não ser ditas.
O coordenador recebe um texto equivalente, onde fará os ajustes necessários para a entrada e/ou 
saída de convidados, para então repassar tais orientações aos profissionais de som e iluminação.
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Unidade: Fundamentos em Eventos
A ordem de precedência, bandeiras, pessoas, lugares, prismas para marcar o lugar nas 
mesas, músicas, entre outros itens são de responsabilidade do cerimonialista. Muitas vezes o 
cerimonialista pode ser também o mestre de cerimônias.
Mestre de cerimônias é o apresentador do evento, responsável por ler a cerimônia, que 
é capaz de distrair e improvisar se houver necessidade durante o evento. Normalmente se 
apresenta em uma tribuna ao lado da mesa principal, no palco ou palanque, dependendo do 
local e tipo de evento. Esse profissional deve ser discreto, ter compostura, boa dicção e voz, 
educação polida e saber todas as regras de etiqueta, cerimonial e protocolos cabíveis a cada 
evento que realizar.
Outros serviços que encontramos em eventos são:
• Segurança;
• Alimentação, banquetes, coffee breaks, alimentação de pessoal e funcionários; 
• Garçons e copeiras;
• Limpeza;
• Marketing, criação, papelaria e impressão, divulgação;
• Administração e gestão;
• Recursos Humanos (RH);
• Montagem;
• Transporte;
• Logística;
• Recreação;
• Hospedagem;
• Vestuário;
• Som;
• Iluminação;
• Recepção.
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Material Complementar
Aqui você encontrará textos e informações para complementar seus conhecimentos.
O blog sobre Profissionais De Eventos (PDE) disponível em: 
http://gerenciandoeventos.blogspot.com.br/2014/05/30-de-abril-dia-do-profissional-de.html
trata de diversos assuntos e sempre tem novidades para quem trabalha com eventos.
O vídeo disponível em:
https://www.youtube.com/watch?v=deIRVr9KKpw
discorre sobre a profissão do produtor de eventos, que pode ter outros nomes, embora as 
funções sejam basicamente as mesmas.
Finalmente, o vídeo disponível em: 
https://www.youtube.com/watch?v=uOpBLjOTZ34
é uma aula sobre organização e produção de eventos. Como dito, ainda que alguns nomes 
sejam diferentes nesse material, note que os conceitos são os mesmos.
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Unidade: Fundamentos em Eventos
Referências
BOND, M. T.; OLIVEIRA, M. Manual do profissional de secretariado: organizando eventos. 
v. 4. Curitiba, PR: Intersaberes, 2012. 
BRITTO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. 
São Paulo: Aleph, 2002. 
CAMPOS, L. C. A. M.; WYSE, N.; ARAUJO. M. L. M. S. Eventos: oportunidades de novos 
negócios. Rio de Janeiro: Senac, 2000.
FREUND, F. T. Festas e recepções: gastronomia, organização e cerimonial. 2. ed. Rio de 
Janeiro: Senac, 2011.
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Anotações