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1 AUDITORIA AMBIENTAL I VCurso de Especialização em Gestão Hídrica e Ambiental - José Francisco da Fonseca Ramos - 2019 2 APRESENTAÇÃO A presente disciplina de AUDITORIA AMBIENTAL integra o currículo do “I V Curso de Especialização em Gestão Hídrica e Ambiental”, que tem como objetivo especializar técnicos em gestão de recursos hídricos e em gestão ambiental, por meio da modalidade da educação a distância, e aumentar, regionalmente, a densidade de especialistas sobre essas temáticas. A questão ambiental se destaca como preocupação de instituições de pesquisa, de entidades internacionais e dos governos nacionais há, no mínimo, quatro décadas, desde quando se realizam conferências internacionais sobre o meio ambiente, sendo as de maior porte e ressonância as promovidas pela ONU, a ponto de nos últimos anos os cuidados com o Planeta se tornarem tema da sociedade em geral. As principais alterações ambientais estão associadas à exploração dos recursos naturais, como os combustíveis fósseis, as florestas, as riquezas minerais e bióticas dos mares, a transformação das matérias primas pelas indústrias, o comércio dos produtos, os serviços e o destino dos resíduos materiais e energéticos, cada vez mais volumosos na sociedade de consumo. Para fazer frente ao evolutivo processo de degradação do meio ambiente foram criadas estratégias para sua proteção, onde se incluem os Sistemas de Gestão Ambiental (SGAs), que são assumidos pelas empresas conscientes, atendendo os anseios da população mundial e os seus interesses comerciais. SGAs para serem efetivos e gozarem de credibilidade precisam ser verificados e o instrumento para isso são as AUDITORIAS AMBIENTAIS, razão da presente disciplina. Nos seus capítulos são apresentados elementos conceituais e bases práticas de auditoria ambiental, sendo dado enfoque para auditorias de sistemas de gestão ambiental nos moldes da série ISO 14000. Bons Estudos! 3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 04 2 O ASPECTO LEGAL DO MEIO AMBIENTE 09 2.1 EVOLUÇÃO DA LEGISLAÇÃO 11 3 GESTÃO AMBIENTAL 13 3.1 CONCEITOS 14 3.2 A POLÍTICA AMBIENTAL DA EMPRESA 14 3.3 A FAMÍLIA DOS PADRÕES ISO 14000 18 3.4 PRINCIPAIS CLÁUSULAS E SUBCLÁUSULAS DA NORMA DE GESTÃO ISO 14001 19 3.4.1 Requisitos de Documentação do SGA 20 3.5 A NORMA DE GESTÃO DE SAÚDE E SEGURANÇA OHSAS 18001 : 1999 21 4 ROTEIRO DE AUDITORIA DE SGA 23 4.1 O PAPEL DOS AUDITORES 41 5 ALTERNATIVA DE METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE ISO 14000 42 6 COMO OBTER A CERTIFICAÇÃO SEGUNDO AS NORMAS ISO 9000 OU ISO 14000 43 BIBLIOGRAFIA 4 1 INTRODUÇÃO As auditorias ambientais ganharam forma na década de 70, quando grandes acidentes em empresas multinacionais (Bhopal e Union Carbide) tornaram as Auditorias Ambientais (AA) exigências contratuais, a serem cumpridas por empresas seguradoras e bancos, nas transações comerciais. Em similaridade com as auditorias contábeis, que foram introduzidas no Brasil pelas filiais ou subsidiárias de empresas estrangeiras sediadas no Brasil, estas AA se difundiram também nas empresas brasileiras devido à certificação de sistema de gestão ambiental segundo a NBR ISO 14001 e, em alguns estados, devido a leis que exigem que empresas realizem auditorias periódicas para verificação da conformidade legal. De forma ampla e conceitual, a auditoria é a ferramenta usada pelas empresas para controlar, medir e evitar a degradação ambiental mediante um processo que avalia a natureza e extensão das questões ambientais em qualquer área de atividade, partindo da premissa de que todos, cada cidadão, cada empresa, cada segmento da atividade governamental, são contribuintes de uma parcela da poluição, em maior ou menor intensidade. A auditoria ambiental é um retrato momentâneo do desempenho ambiental de uma organização. Assim sendo, a auditoria investiga, por exemplo, a possibilidade de ocorrer um acidente ambiental ou de a organização não vir a atender aos requisitos legais, mas não elimina estas não-conformidades, porém proporcionam ao auditado uma oportunidade para melhorar esse sistema. A auditoria ambiental é uma investigação documentada, independente e sistemática, de fatos, procedimentos, documentos e registros relacionados com o meio ambiente. Ela pode ser usada para atender objetivos próprios de clientes, governo, acionistas, investidores, seguradoras, etc., o que definirá seu escopo, critérios de aplicação e resultados. A norma ISO 19011 define auditoria ambiental como um processo sistemático e documentado de verificação, executado para obter e avaliar, de forma objetiva, evidências de auditoria para determinar se as atividades, eventos, sistemas de gestão e condições ambientais especificados, ou as informações relacionadas a estes estão em conformidade com os critérios de auditoria, e para comunicar os resultados deste processo ao cliente. 5 A Comissão Européia tem uma definição semelhante: uma ferramenta gerencial compreendendo uma avaliação sistemática, documentada, periódica e objetiva do desempenho de organizações, gerências e equipamentos, com o objetivo de contribuir para salvaguardar o meio ambiente, facilitando o controle gerencial de práticas ambientais, e avaliando o cumprimento de diretrizes da empresa, o que incluiria o atendimento de exigências de órgãos reguladores e normas aplicáveis. Dentre várias definições, temos a conceituada pelo Prof. Emílio Lebre La Rovere: a auditoria ambiental é um instrumento usado por empresas para auxiliá-las a controlar o atendimento a políticas, práticas, procedimentso ou requisitos estipulados com o objetivo de evitar a degradação ambiental, sendo considerada ferramenta básica para obtenção de maior controle e segurança do desempenho ambiental de uma empresa, bem como para evitar acidentes. Portanto, quando realizamos uma auditoria ambiental, não estamos tentando auditar o “ambiente” como tal, mas sim a eficácia de nossos sistemas de gestão ambiental em obter melhorias do nosso desempenho ambiental, no sentido da proteção do meio ambiente. A auditoria não é a mesma coisa que avaliação ou análise. A maioria dos gerentes ambientais faz uma distinção entre auditorias ambientais de empresas ou organizações existentes e avaliações ambientais de novos projetos ou empreendimentos. Já uma análise ambiental pode ser apropriada pra atividades tanto novas quanto existentes. Os objetivos específicos da auditoria ambiental são: assegurar conformidade com a legislação; assegurar conformidade às normas ambientais e códigos de prática; atender às preocupações dos grupos que têm interesses na empresa, incluindo investidores, banqueiros e seguradoras; identificar oportunidades de aprimoramento da imagem ambiental da empresa para melhor aceitação de seus produtos no mercado; superar oposição pública às atividades da empresa, fornecendo evidências da adoção de práticas ambientais sadias; identificar oportunidades pra melhorias ambientais, em aspectos tais como redução de resíduos e introdução de tecnologias mais limpas; reduzir a exposição da empresa a riscos e passivos ambientais. 6 A classificação da auditoria ambiental, segundo seu objetivo ou finalidade pode ser: Auditoria de conformidade legal: usada para identificar a conformidade da unidade auditada com a legislação e regulamentação aplicáveis. As auditorias de conformidade legal são ainda realizadas para verificar a concordância dos procedimentos da empresa com os códigos empresariais e compromissos voluntariamente assumidos pela empresa; Auditoria de sistema de gestão ambiental: avalia a conformidadedo SGA da organização com os requisitos específicos, por exemplo, com princípios da ISO 14001. As auditorias de sistema de gestão ambiental são realizadas para verificação da concordância dos resultados reais da empresa com os requisitos da norma de gestão ambiental adotada, da política ambiental, de padrões internos e metas da Companhia, para verificar o comprometimento e responsabilidades dos administradores, para avaliar as práticas operacionais, com os objetivos e metas tais como redução de riscos, limites de emissões, economias de custos, eficiência de operação, etc., conforme definido em seu escopo (definição inicial sobre os objetivos da auditoria). Auditoria de certificação ambiental: É semelhante à auditoria de SGA, entretanto deve ser conduzida por uma organização comercial e contratualmente independente da empresa, de seus fornecedores e clientes e que seja acreditada por organismo específico. No Brasil o INMETRO é o órgão credenciador. E empresas como a American Bureau of Shipping Quality Evaluation (ABS-QE), o Bureau Veritas Quality International (BVQI), etc. são certificadoras de norma ISO 14001. Auditoria de responsabilidade: destinada a avaliar o passivo ambiental das empresas. Estas diferentes modalidades de auditorias podem ser aplicadas a produtos, a processos e a sistemas. São todos os aspectos, valores e situações que não se encontram de acordo com as leis, normas, procedimentos e regulamentos 7 estabelecidos pela empresa. As normas de gestão ambiental exigem que sejam redigidos e implantados procedimentos para identificar as não-conformidades, verificar as responsabilidades e definir as medidas corretivas necessárias. As auditorias podem ainda ser classificadas quanto à origem (internas ou externas) ou quanto à iniciativa (impostas ou voluntárias). As auditorias internas, também chamadas de "auditorias de primeira parte", são realizadas por pessoal da própria empresa. É selecionado um grupo de pessoas com bom conhecimento da empresa e de seus processos que, no caso de auditoria de SGA, iniciará pela análise detalhada da política ambiental, objetivos e metas, dos passos do SGA e preparação de um questionário a ser respondido nas várias áreas. É necessário que a auditoria seja realizada por um grupo pequeno de pessoas, pois é muito difícil uma só pessoa reunir todos os conhecimentos requeridos para realizar sozinha a auditoria (técnicas de auditoria, conhecimento do assunto ambiental, conhecimentos dos processos e sistemas da empresa). Os auditores internos devem ser independentes do departamento ou função da área auditada, para evitar as influências indesejadas (vínculos de subordinação, amizades, etc.) que podem influenciar na isenção de julgamento. As auditorias externas, também chamadas de "auditorias de terceira parte" são realizadas por pessoas ou empresas externas, o que permite às vezes a participação de pessoal mais especializado e, sobretudo isento quanto aos relacionamentos internos da empresa, que podem prejudicar a confiabilidade dos resultados. As "auditorias de segunda parte" são aquelas feitas por um cliente na empresa fornecedora, como parte de um contrato, para inspeção de fabricação, análise do sistema de qualidade, recebimento, etc. As auditorias voluntárias são aquelas de iniciativa da própria organização, ou seja, não há interferência externa quanto a necessidade de realização. As auditorias impostas são aquelas exigidas pela legislação, por compradores, seguradoras, clientes, etc. 8 As auditorias são realizadas através do exame de documentos e registros, entrevistas pessoais, inspeções da fábrica, reuniões, medições e ensaios, etc., em um processo denominado obtenção de "evidências de auditoria", devendo ser finalizado com relatórios escritos e exposição oral aos níveis elevados da empresa. A comparação dos objetivos, metas e requisitos legais com os valores reais alcançados permite concluir sobre o desempenho ambiental do setor que, consolidado aos outros setores fornece um retrato da situação da empresa. A freqüência com que a auditoria deva ser realizada depende da importância ambiental da área envolvida (fatores de risco de desempenho ambiental) e dos resultados de auditorias anteriores. As áreas de alto risco e que tenham processos complexos, são auditadas com maior freqüência que as áreas administrativas. Para a organização como um todo a média recomendada é de três anos, embora seja comum algumas entidades certificadoras recomendarem uma auditoria a cada 6 meses. 9 2 O ASPECTO LEGAL DO MEIO AMBIENTE Meio ambiente, segundo a definição contida na Lei de Política Nacional do Meio Ambiente, nº 6.938/81 ( inc. I do art. 3º), é o “conjunto de condições, leis, influências e interações de ordem física, química e biológica, que permite, abriga e rege a vida em todas as suas formas”. Esta interação se dá entre o meio ambiente natural, o cultural, o construído e as relações natureza e homem, conforme normatizado na Constituição Federal/88 e na legislação infraconstitucional. Classificação do meio ambiente: a) Meio ambiente natural ou físico Composto do solo, água, ar atmosférico, flora e fauna. Tutelado pelos incisos I e VII do § 1º do art. 225 da Constituição Federal. b) Meio ambiente cultural Composto dos bens materiais e imateriais – previstos no art. 216, CF – que constituem o patrimônio cultural brasileiro artístico, histórico, paisagístico, arqueológico, turístico. Tutelado pelo art. 215 da Constituição Federal. c) Meio ambiente artificial O meio ambiente artificial é constituído pelo conjunto de edificações (espaço urbano fechado) e dos equipamentos públicos (espaço urbano aberto). Sua tutela constitucional imediata está expressa no art. 182, no inciso XX do art. 21 e no inciso XXIII do art. 5º da CF/88. d) Meio ambiente do trabalho O meio ambiente do trabalho é a concepção que ultrapassa o limite físico e considera a saúde do trabalhador condicionada ao meio ambiente equilibrado, essencial à sadia qualidade de vida, o que é direito constitucionalmente garantido. 10 Sua tutela encontra-se inscrita em vários trechos da Constituição Federal/88, sendo citados os arts. 7º, XXII, e 200,VIII. Todo este arcabouço constitucional inerente ao meio ambiente deve ser incorporado na gestão pública ou privada, e, também, por cada indivíduo, conforme capítulo VI da Constituição Federal/88, que trata o meio ambiente como sendo bem de uso comum do povo, difuso, pertencente, portanto, a toda comunidade. O artigo 225 dispõe in verbis: art. 225 –Todos têm direito ao meio ambiente ecologicamente equilibrado, bem de uso comum do povo e essencial à sadia qualidade de vida impondo-se ao poder público e à coletividade o dever de defendê-lo e preservá-lo para as presentes e futuras gerações. Adiante, o §3º daquele artigo impõe que as condutas e atividades consideradas lesivas ao meio ambiente são condenáveis, e, na sua ocorrência, sujeita os infratores à obrigação de reparar o dano causado, somando-se a sujeição às sanções administrativas e penais aplicáveis. Neste sentido, o Manual de Auditoria Ambiental do Tribunal de Contas da União, alerta que “a omissão por parte do Poder Público de praticar ação exeqüível que previna o dano, dado o dever de defender e preservar o meio ambiente, pode ser considerada conduta lesiva ao mesmo” . Esta posição é sustentada por parte da doutrina, ao atribuir a responsabilidade objetiva do Ente Estatal, por omissão específica relacionada à falta de serviço, podendo gerar até o dever de indenizar. Nota-se, assim, que a intenção do legislador constituinte foi a de incentivar a adoção de posturas de prevenção dos danos ambientais, baseadas a partir do mapeamento e monitoramento dos riscos que certas atividadesimpõem ao meio ambiente. Esta abordagem constituiu a base do trabalho de França e Oliveira (2005), onde são destacados dois princípios: o da prevenção que, atrelado ao da cautela (precaução), evita o risco ambiental. As autoras destacam na Carta Magna seus incisos V e VII do 11 § 1º do artigo 225 que obrigam ação preventiva com vistas ao controle do risco ambiental. A prevenção é um princípio, visto pela doutrina, inclusive, como um megaprincípio do Direito Ambiental. Este princípio decorre de outro (precaução), elencado na Declaração Rio/92 nos seguintes ermos: 2.1 EVOLUÇÃO DA LEGISLAÇÃO A legislação ambiental, em nível global, teve como marco o seu caráter punitivo, baseado em modelo impositivo de normas de controle, objetivando o desenvolvimento de novas políticas econômicas com vista à proteção ambiental e redução dos impactos. Inicialmente, o setor privado, especificamente as indústrias, responderam a essa legislação com a instalação de equipamentos de controle de poluição. Esses equipamentos ainda que de alto custo não se revelaram suficientes para reduzir as agressões ambientais a níveis satisfatórios, o que motivou maiores pressões nas legislações ambientais no que tange aos setores produtivos, com normas cada vez mais restritivas, de caráter preventivo, executadas pelos órgãos de controle ambiental, resultando, como respostas deste setor, a transformação de seus processos a fim de demonstrar a preocupação com o meio ambiente ao que se chamam de posições pró-ativas ou criativas, ao invés das posições passivas e reativas antes utilizadas. Os esforços, agora direcionados ao cumprimento da legislação e diminuição desses impactos, ainda geravam altos custos, razão pela qual buscou-se uma terceira geração de respostas calcadas no gerenciamento ambiental (gestão ambiental), cuja origem se deu no próprio empresariado. De modo a proteger o meio ambiente, o princípio da precaução deve ser amplamente observado pelos Estados, de acordo com suas capacidades. Quando houver ameaça de danos sérios ou irreversíveis, a ausência de absoluta certeza científica não deve ser utilizada como razão para postergar medidas eficazes e economicamente viáveis para prevenir a degradação ambiental ( SIRVINSKAS,2003, p. 35). 12 Em 1991, foi elaborado um documento denominado “carta empresarial”, formulado na II Conferência Mundial da Indústria sobre a gestão do meio ambiente (Paris), no qual foram feitas várias recomendações em forma de princípios destinados ao empresariado do mundo inteiro. Destaca-se o reconhecimento de que a gestão do meio ambiente na empresa é importante para o desenvolvimento sustentável, e de que as organizações deveriam, para tanto, aferir o desempenho das ações sobre o ambiente, mediante a realização regular das auditorias ambientais. Todo o arrazoado deste primeiro momento, que a seguir desenvolveremos, mostra a vertente legal do meio ambiente, e destaca um dos axiomas do direito ambiental, o princípio da prevenção, que incentivou os gestores a prevenir os danos ambientais, o que se concretizou mediante a adoção de modelos de gestão ambiental baseados no mapeamento e monitoramento dos riscos, subsidiados pela auditoria ambiental que atua como ferramenta de avaliação deste sistema de gestão ambiental. 13 3 GESTÃO AMBIENTAL Podemos definir gestão ambiental como uma interação de um agente externo que recebe a degradação ambiental por ele mesmo causada. Na visão organizacional, esse agente externo pode ser um Departamento de Produção ou qualquer outro responsável por causar um impacto ambiental poluidor.Com isso, dá-se início a um conjunto de ações que possam trazer algum benefício para a entidade: é o processo de gestão ambiental. Os benefícios esperados podem ser, por exemplo: a diminuição ou total eliminação de tratamentos de saúde; o aumento da produção e das vendas, por acesso a mercados específicos para produtos e empresas que tenham uma preocupação com a preservação do meio ambiente; a ausência de multas; a não incorrência de riscos de indenizações a terceiros, e todos diretamente relacionados a problemas causados ao meio ambiente. Conclui-se, portanto, que a gestão ambiental pode monitorar e mapear riscos gerando, como efeito, a mitigação dos impactos negativos ao meio ambiente a partir da incorporação de uma visão sistêmica, dando origem ao sistema de gestão ambiental. Conseqüentemente, este sistema corresponde à estrutura, responsabilidades, práticas, procedimentos, processos e recursos para implementar e manter a gestão ambiental, definida esta como sendo parte de toda a função gerencial de uma organização que desenvolve, implementa, executa, revê e mantém a sua política ambiental. A implantação de um sistema de gestão ambiental requer os seguintes elementos: Comprometimento da alta gerência: difusão dos princípios ambientais, política organizacional, pessoal especializado. Política ambiental: visão sistêmica, interação entre fatores internos e externos. Deve considerar objetivos, posicionamento, partes interessadas e aprimoramento contínuo. Planejamento: identificação dos aspectos ambientais mais importantes; dados confiáveis; situação ambiental da empresa; Programa de Gestão Ambiental: cronograma, custo e pessoal. Implementação e operação: disponibilização de recursos; comunicação entre os interessados; documentação. 14 Monitoramento e ações corretivas: identificar pontos de não-conformidade – auditorias ambientais; sistema integrado com metas ambientais da empresa. Revisões no gerenciamento: análise do desempenho ambiental, financeiro e comercial; aprimoramento contínuo. 3.1 CONCEITOS A seguir são apresentados conceitos adotados nos modelos de gestão ambiental praticados pelas organizações, em suas ações, políticas e estratégicas. Política ambiental: são as intenções e os princípios em relação ao desempenho ambiental global, que provê uma estrutura para ação e definição de seus objetivos e metas ambientais (deve ser declarada) – NR ISO 14001. Na visão pública, há de se ter visão holística desta política ambiental que atua entre os diversos setores, saúde, educação, saneamento, obras, pulverizados nos muitos órgãos da administração direta e indireta. Processo participativo da sociedade: Guarda correlação a um dos princípios básicos do direito ambiental que é o Princípio Democrático, onde cada cidadão deve ter direito assegurado a participar das políticas públicas ambientais. Avaliação de desempenho: o monitoramento de metas ambientais da empresa. Aprimoramento contínuo: significa conscientizar seus empregados ou membros da política ambiental da empresa, dos impactos ambientais significativos. Planejamento: é uma regra básica para o meio ambiente porque somente ações planejadas podem conservar os recursos naturais para as gerações futuras. De forma conceitual, através do planejamento alcançamos a eficiência. 15 3.2 A POLÍTICA AMBIENTAL DA EMPRESA a)Propósito da Política Ambiental A preocupação com a conservação do meio ambiente está se tornando uma constante nos últimos tempos. Vários movimentos estão pressionando as organizações e os governantes para tornarem as regulamentações cada vez mais rígidas, exigindo das empresas uma postura ambiental correta. Com isso o produto que possui o ISO 14000 (ou qualquer outro de sua família) é visto de uma outra maneira, pois ele possui um diferencial competitivo, e isso mostra à sociedade que a empresa é comprometida com a preservação ambiental. A ISO 14000 já se tornou um passaporte para a exportação de produtos para a Europa. A política ambiental de uma empresa descreve como a organização pretende diminuir os impactos de suas atividades sobre o ambiente. Para empresas que játêm a certificação da ISO 14001, a política ambiental é definida como: “uma declaração escrita feita pela organização sobre as suas intenções e princípios com relação a seu desempenho ambiental, provendo um referencial para a ação e para o estabelecimento de seus objetivos e metas ambientais”. Não é usual incluir-se os próprios objetivos e metas em uma Declaração de Política Ambiental. Nós simplesmente declaramos que tais objetivos e metas foram de fato estabelecidos e que existe uma organização e um programa gerencial adequados pra alcançá-los. b) Elaboração da Declaração de Política Ambiental A Declaração de Política Ambiental deve conter, de acordo com a ISO 14001, no mínimo os seguintes compromissos: aprimoramento do desempenho ambiental, incluindo a redução na poluição e na geração de resíduos; estabelecimento de objetivos e metas de melhoria ambiental; 16 conformidade com toda a legislação ambiental aplicável, regulamentações, protocolos internacionais e códigos de prática da indústria; tornar a política disponível ao público. c)Avaliação Preparatória A maioria das empresas que busca a certificação ISO 14001 irá precisar conduzir algum tipo de avaliação ambiental preparatória antes que sua Declaração de Política Ambiental possa ser formulada. Isto não requer muito tempo, necessariamente – uma semana ou duas são normalmente suficientes para analisar e descrever o status atual da empresa no que diz respeito a seu desempenho ambiental, e para esboçar em seguida uma política ambiental. A Avaliação Preparatória deve atender quatro áreas principais: exigências legais e de órgãos reguladores; avaliação e registro de impactos ambientais significativos; práticas e procedimentos de gestão ambiental existentes; análise de incidentes, acidentes e emergências anteriores. O produto resultante de tal análise é normalmente um Relatório de Análise Técnica que identifica possíveis deficiências com relação aos requisitos da norma (“Gap analyses”) e fornece um plano de ação para saná-las. A declaração de Política Ambiental elaborada neste estágio inicial é na verdade apenas um esboço: a declaração final somente surge mais tarde na seqüência de implementação, e mesmo assim sujeita a ser emendada de tempos em tempos. d) Exemplo de uma Declaração de Política Ambiental De acordo com a política ambiental da empresa Amazon Alimentos S.A., inalterada desde 1996, ela continuará a reconhecer e exercer suas responsabilidades para: resolver seus próprios problemas de poluição e conservação ambiental; 17 prevenir a poluição na fonte onde e sempre que possível; desenvolver produtos que tenham um efeito mínimo sobre o meio ambiente; conservar os recursos naturais através da utilização de métodos de recuperação e outros apropriados; assegurar que suas instalações e produtos atendem e apóiem os regulamentos de todos os órgãos federais, estaduais e locais; prover treinamento ambiental apropriado a todos os empregados e ativamente promoverá e estimulará a busca da excelência ambiental não apenas na própria empresa, mas também junto a todos os seus fornecedores e clientes; desenvolver meios eficazes para responder a acidentes ou emergências, contribuindo assim para evitar ou minimizar danos ambientais; auxiliar, sempre que possível, órgãos governamentais e outras organizações oficiais dedicadas a atividades ambientais. e) Motivos para implantação de um sistema de gestão ambiental (ISO 14000) Motivos Externos: pressão do cliente; alta concorrência do mercado e Restrição de comércio através de regulamentações de mercado (ex.: CEE). Motivos Internos: convicção, acreditar nos benefícios que o sistema proporciona; política corporativa e estratégia de competitividade. f) Benefícios para a empresa Proporciona uma ferramenta gerencial adicional para aumentar cada vez mais a eficiência e eficácia dos serviços; Proporciona a definição clara de Organização, com responsabilidades e autoridades de cada função bem estabelecidas; Promove a capacidade dos colaboradores para o exercício de suas funções, estruturadas a partir de seleções, treinamentos sistemáticos e avaliação de desempenho; Reduz custos através de uma maior eficiência e redução do desperdício, o que aumenta a competitividade e participação no mercado; 18 Aumenta a probabilidade de identificar os problemas antes que eles causem maiores conseqüências. 3.3 A FAMÍLIA DOS PADRÕES ISO 14000 ISO 14001:1996 Sistemas de Gestão Ambiental – Especificação com guia para utilização ISO 14004:1996 Sistemas de Gestão Ambiental – Diretrizes gerais sobre princípios, sistemas e técnicas de apoio. ISO 14010:1996 Diretrizes para Auditorias Ambientais – Princípios gerais da auditoria ambiental. ISO 14011:1996 Diretrizes para Auditorias Ambientais – Procedimentos de autitoria, , Auditorias de Sistemas de Gestão Ambiental. ISO 14012:1996 Diretrizes para Auditorias Ambientais – Critérios de qualificação para auditores ambientais. ISO 14015:2001 Aspectos Ambientais de Instalações e Organizações. ISO 14020:2000 Rótulos e Declarações Ambientais – Princípios Gerais. ISO 14021:1999 Rótulos e Declarações Ambientais – Rotulagem Ambiental. ISO 14024:1999 Rótulos e Declarações Ambientais – Rotulagem Ambiental: Tipo I – Princípios e procedimentos. ISO/TR 14025:2000 Rótulos e Declarações Ambientais – Rotulagem Ambiental: Tipo III – Declarações Ambientais. ISO 14031:1999 Avaliação de Desempenho Ambiental. ISO/TR 14032:1999 Avaliação de Desempenho Ambiental – Estudos de caso. ISO 14040:1997 Avaliação de Ciclo de Vida – Princípios e Diretrizes. ISO 14041:1998 Avaliação de Ciclo de Vida – Análise de Inventário do Ciclo de Vida. ISO 14042:2000 Avaliação de Ciclo de Vida – Avaliação de Impacto. ISO 14043:2000 Avaliação de Ciclo de Vida – Interpretação. ISO/TR 14047 Avaliação de Ciclo de Vida – Exemplos de Aplicação da 14042. ISO/TS 14048:2002 Avaliação de Ciclo de Vida – Formato da documentação dos dados. ISO/TR 14049:2000 Avaliação de Ciclo de Vida – Exemplos de Aplicação da 14042. 19 ISO 14050:2002 Gestão Ambiental – Termos e definições. ISO/TR 14061:1998 Informações para auxiliar as Organizações Florestais na utilização das normas de Gestão Ambiental ISO 14001 e ISO 14004. ISO/TR 14062:2002 Gestão Ambiental – Integração de aspectos ambientais no desenvolvimento e design de produtos. ISO/WD 14063 Gestão Ambiental – Determinadas Comunicações Ambientais – Orientações e exemplos. ISO/AWI 14064 Orientações sobre medidas, divulgação e verificação de emissões de gases estufa, de entidades e projetos. ISO 19011:2002 Orientações para Auditorias de Sistemas de Gestão de Qualidade e/ou Gestão Ambiental (esse padrão substitui a ISO 14010, 14011 e 14012). ISO Guide 64:1997 Guia para inclusão de Aspectos Ambientais em Normas de Produtos. ISO/IEC Guide 66 Requerimentos Gerais para corporações que operam avaliações e certificações/registros de Sistemas de Gestão Ambiental (SGA). 3.4 PRINCIPAIS CLÁUSULAS E SUBCLÁUSULAS DA NORMA DE GESTÃO ISO 14001 (Observação: as numerações de itens abaixo são as da ISO 14.001). 4.1 Generalidades 4.2 Política ambiental 4.3 Planejamento 4.3.1 Aspectos ambientais 4.3.2. Requisitos legais e outros requisitos 4.3.3 Objetivos e metas 4.3.4 Programa(s) de gestão ambiental 4.4 Implementação e operação 4.4.1 Estrutura e responsabilidade 4.42 Treinamento, conscientização e competência 4.4.3 Comunicação 4.4.4 Documentação do sistema de gestão ambiental 4.4.5 Controle de documentos 4.4.6 Controle operacional 4.4.7 Preparação e atendimento a emergências 4.5 Verificação e ação corretiva 4.5.1 Monitoramento e medição 4.5.2 Não-conformidade e ações corretiva e preventiva 4.5.3 Registros 4.5.4 Auditoriado sistema de gestão ambiental 4.6 Análise crítica pela administração 4.6 4.1.3 Análise crítica pela administração 20 3.4.1 Requisitos de Documentação do SGA Dos vários aspectos de um SGA, é de muita importância a documentação. Da mesma forma que em um Sistema de Gestão Integrado, o SGA tem três níveis de documentação: o nível A, do Manual de Sistema; o nível B, de Manuais de Procedimentos e o nível C de Instruções. Manual de Gestão Ambiental Esse Manual reúne a política ambiental, os objetivos, metas e programas, e documenta funções e responsabilidades importantes sob o SGA, além de explicar como a empresa trata das cláusulas da norma ISO 14001. É o documento mais importante para o controle do impacto ambiental da empresa. Deve ser visto como o documento sinalizador que orienta o exame de toda a documentação do SGA. Manual de Procedimentos Esse Manual estabelece procedimentos, verificações, e controles para todas as funções, atividades e processos que de outro modo teriam um impacto sobre o meio ambiente. Ele descreve os sistemas para monitorar o progresso alcançado em relação as metas, e as ações corretivas a serem adotadas na hipótese de não- conformidades, além de formar a base para a maioria das atividades de auditoria ambiental. Cadastros e Instruções Ambientais Este nível de documentação inclui os vários métodos de amostragem, monitoramento, e os próprios valores de metas ambientais. Pode também incluir instruções sobre atividades ligadas a Saúde e Segurança, tais como emergências e controles de incidentes. Aqui também são acomodados cadastros ambientais como: Cadastro (ou Resumo) de Regulamentações Ambientais; Cadastro de Aspectos Ambientais 21 Nenhum dos dois constitui uma exigência absoluta da ISO 14001, mas a maioria dos gerentes ambientais consideram-nos indispensáveis para discutir qualquer aspecto do SGA. Outros Documentos e Registros São aqueles que podem ser requeridos para os propósitos do SGA: cronogramas de auditorias, planos de auditoria e checklists, relatórios de não- conformidades. ações corretivas e relatórios de incidentes, reclamações; relatórios de progressos obtidos pelo programa de melhoria de desempenho ambiental; autorização de processo (alvará de funcionamento da planta industrial) e outros dados e relatórios de controle operacional; documentação relativa à gestão de resíduos, registros dos transportadores, detalhes sobre notas de transferências e de consignação; atas das reuniões e análises pela administração que tenham como foco o SGA; planta das instalações e todos os documentos relativos a ampliações e planejamento; comunicações com os órgãos reguladores. 3.5 A NORMA DE GESTÃO DE SAÚDE E SEGURANÇA OHSAS 18001 : 1999 Reúne um conjunto de especificação para certificação com a intenção de ajudar as organizações a formularem políticas e objetivos de saúde e segurança de acordo com os requisitos legais e os perigos de OH&S (Saúde Ocupacional e Segurança) e as avaliações de risco associadas. A OHSAS 18001 especifica os requisitos para um Sistema de Gestão de Saúde Ocupacional e Segurança. Esses requisitos devem ser implementados pela organização e certificados por um corpo de certificação para se qualificar para a certificação. O Sistema de certificação OHSAS foi desenvolvido por uma associação de corporações ou grupos de padronizações nacionais, entidades de certificação e 22 consultorias especialistas em resposta a uma demanda urgente dos clientes por uma norma para sistema de gestão de saúde ocupacional e segurança. A Norma OHSAS foi lançada em Abril de 1999. Ela se compromete com os princípios colocados pela BS 8800 (Guia para Sistema de Gestão de Saúde Ocupacional e Segurança), que é uma instrução emanada da Instituição Britânica de Padrões em 1966. Além disso, uma instrução correspondente a OHSAS 18001 foi lançada em Janeiro de 2000. Esse documento é o OHSAS 18001: Sistema de Gestão de Saúde Ocupacional e Segurança – Instruções para a implementação da 18001”. A norma OHSAS 18001 foi desenvolvida para ser compatível com os padrões de Sistema de Gestão ISO 9001 (Qualidade) e a ISO 14001 (Ambiental), para facilitar a integração dos sistemas de gestão dos três aspectos. A OHSAS 18001 por não ser uma norma ISO não pode ser certificada isoladamente, mas as suas especificações são certificadas juntamente com as normas que regem os sistemas de gestão de qualidade e ambiental. Benefícios da OHSAS Os benefícios da implementação de um Sistema de Gestão OH&S sistemático e efetivo incluem o seguinte: Redução do número de ferimentos no pessoal através de prevenção e controle dos acidentes no local de trabalho. Redução do risco de acidentes maiores. A garantia de mão de obra bem qualificada e entusiástica pela satisfação das crescentes expectativas de seus empregados Redução de perdas materiais causadas por acidentes e na interrupção da produção. Atendimento da possibilidade de um sistema de gestão integrado incluindo qualidade, meio ambiente e saúde e segurança. Garantia de que a legislação apropriada é considerada ativamente. A realização da crescente importância de OH&S para a imagem pública. 23 4 ROTEIRO DE AUDITORIA DE SGA As normas de referência para auditoria de SGA são as seguintes: Norma NBR ISO 19011 – diretrizes para auditoria de sistemas de gestão de qualidade e/ou gestão ambiental. Recomenda-se seguir o roteiro abaixo apresentado para a realização de uma auditoria (nesta seqüência está sendo imaginada uma auditoria externa, se for interna devendo ser consideradas as necessárias adaptações). Acredita-se que seja importante que a equipe responsável pela implantação de um sistema de gestão ambiental conheça o processo de realização da auditoria, para que exista uma melhor compreensão do papel de cada um dos participantes e seja entendido o modo de trabalho dos auditores, facilitando-se o relacionamento auditor-auditado. Um clima de entendimento da importância da auditoria e do seu modo de realização colabora para o sucesso final. Existem diferenças no modo de trabalho entre as empresas certificadoras ou consultorias independentes, porém de um modo geral, pode-se dizer que os passos principais são : a) Atividades preliminares 1) Definição da realização da auditoria 2) Seleção do auditor líder 3) Informações preliminares sobre a empresa auditada 4) Seleção da equipe de auditoria 5) Planejamento da auditoria pela equipe 6) Obtenção de informações na empresa 7) Reunião preparatória b) Auditoria propriamente dita 8) Levantamento do sistema de gerenciamento ambiental 9) Análise dos pontos fortes e pontos fracos da empresa 10) Análise de indícios de conformidades e não conformidades 11) Avaliação global dos dados levantados 24 12) Preparação do relatório preliminar c) Atividades finais da auditoria 13) Reunião de encerramento 14) Entrega do relatório final e demais providências Definição da realização da auditoria Essa definição é feita pela direção da empresa, mostrando o interesse em realizar a auditoria. No caso mais amplo, o interesse pela auditoria é definido pelo denominado "Cliente", que pode ser a Diretoria da empresa, o Presidente, o Conselho de Administração, ou outros com poderes para definir a realização desse trabalho. Por exemplo o Conselho de Administração pode ser o cliente que contrata a auditoria para uma das fábricas do grupo. Devem ser definidos pelo Cliente os objetivos da auditoria (devendo ser documentado). Seleção do auditor líder O cliente (ou um representante designado, comumente chamado de "representante da administração") deverá escolher o auditor líder, ou confiar que a empresa contratada selecione e lhe indique umauditor-líder, a quem caberá uma grande parcela de autoridade e responsabilidade em todas as ações decorrentes. O auditor- líder, em concordância com o Cliente deverá determinar a abrangência e escopo da auditoria (extensão e limites, se total ou cobrindo apenas algumas unidades ou áreas específicas da empresa). Os objetivos e escopo devem ser comunicados ao auditado antes da realização da auditoria, que somente poderá ser iniciada se o auditor-líder estiver convencido de que : existem informações suficientes e apropriadas a respeito do objeto da auditoria; existe cooperação adequada por parte do auditado; e há recursos adequados para apoiar o processo. 25 O auditor-líder será o responsável final por todas as fases da auditoria, devendo ter uma boa experiência e capacidade gerencial, liderança e autoridade para tomar decisões finais com relação é condução da auditoria. Ele representará a equipe de auditoria perante a gerência do auditado, e caberá a ele todo o trabalho de condução da auditoria e elaboração e apresentação do relatório final. Informações preliminares sobre a empresa auditada O auditor-líder, com o auxílio do gerente ambiental, deverá realizar uma análise preliminar da unidade a ser auditada (definida pelo item 1), coletarão informações iniciais sobre a empresa, os processes existentes, os aspectos ambientais relacionados aos produtos e serviços, o sistema de gerenciamento ambiental implantado, a importância ambiental da área a ser auditada e resultado de auditorias anteriores e outras informações relevantes, de modo a identificar as especialidades requeridas dos auditores e preparar um material informativo inicial para a futura equipe. Também como preparação, ele deverá listar os critérios e padrões a serem empregados na auditoria. O auditor líder deverá também informar é fábrica ou unidade auditada os objetivos e metas da auditoria (identificação de conformidades). Com o contratante, o auditor líder deverá definir por escrito o escopo da auditoria, as responsabilidades das partes envolvidas e as necessidades e exigências para a realização do trabalho. Deverá ficar bem claro o apoio que a empresa deve prestar d equipe de auditores, facilitando-lhes o acesso às instalações e documentos, fornecendo guias e outros recursos necessários e informações aos funcionários os objetivos da auditoria. Como foi mencionado, a norma ISO 19011 recomenda que a auditoria somente seja realizada se o auditor líder estiver convencido de que existem informações suficientes e apropriadas sobre o objeto da auditoria, recursos adequados para apoiar o processo de auditoria, e a cooperação necessária por parte do auditado. 26 Seleção da equipe de auditoria O auditor Líder deverá selecionar os componentes da equipe de auditoria, participando essa escolha à empresa. Deve ser verificada a independência dos auditores em relação à área auditada, ausência de preconceitos de qualquer tipo, não poderão ocorrer conflitos de interesse nem idéias ou fatos do passado que prejudiquem uma completa isenção. É imprescindível que os auditores selecionados possuam os conhecimentos, habilidades e experiência requeridos àquele tipo de auditoria a ser realizado, dentro da área coberta por cada um. Planejamento da auditora pela equipe A equipe de auditoria, nesta fase, deverá se preparar para a auditoria propriamente dita. A primeira etapa consistirá em receber as orientações do auditor-líder, ouvir sua explanação sobre o material por ele levantado no item 3, sobretudo a respeito do sistema de gerenciamento ambiental da empresa e dos objetivos a serem atingidos, identificação das unidades organizacionais a serem auditadas, cronograma das reuniões e requisitos de confidencialidade. Deverá ser feita também uma clara atribuição de responsabilidades entre os auditores. Deverá, a seguir, ser feito o planejamento detalhado da auditoria, com gráficos de Gantt (tempos esperados para as atividades de maior duração, datas de início e fim) e outras ferramentas gerenciais de planejamento (atividades, tempos, responsabilidades, redes de precedência, etc.), e definidos os métodos de trabalho e os critérios da auditoria. Segundo a norma ISO 14011, critérios de auditoria são as “políticas, práticas, procedimentos ou requisitos, tais como os definidos na NBR ISO 14001, e se aplicável, quaisquer requisitos adicionais do SGA, em relação aos quais o auditor compara as evidências da auditoria, coletadas sobre o sistema de gestão ambiental da organização”. Deverão ser preparados pela equipe os formulários para relatar as observações de auditoria e documentar evidências (que darão suporte às conclusões dos auditores) e listas de verificação (ckeck lists) com os questionários de auditoria, a serem respondidos nas primeiras reuniões na fábrica, bem como os procedimentos de 27 auditoria, caso necessário. Os critérios devem ser objeto de acordo entre o auditor- Líder e o cliente, e comunicados ao auditado, tendo o grau de detalhamento adequado. O plano de auditora deverá ser suficientemente flexível, para permitir eventuais mudanças na ênfase com que alguns assuntos serão tratados, dependendo das informações que serão coletadas durante o desenrolar da auditoria (as listas de erificação devem ser vistas como um guia e não como um trilho). Deverão ser preparadas as listas de dúvidas e pontos a serem esclarecidos nas primeiras reuniões. Todos os documentos de referência deverão ser identificados, tais como a norma que “contra a qual” a auditoria se referencia, o manual de qualidade ambiental, etc.. Também deverá ser definida a linguagem da auditoria (caso particular de sua realização fora do Brasil). A equipe deverá preparar a agenda da auditora, realizar os preparativos de viagens se necessário (passagens, hotéis, etc.). O auditor-líder deverá encontrar-se com o gerente da fábrica ou unidade, combinar a agenda de reuniões das várias áreas e transmitir a lista de questões iniciais, bem como solicitar uma lista de problemas ambientais anteriormente ocorridos, Os auditores deverão ter conhecimento dos procedimentos de emergência e de segurança das instalações em que irão trabalhar, para evitar riscos pessoais. Obtenção de informações da empresa Recebendo as respostas iniciais da empresa, a equipe de auditores deverá estudar esse material e, se for o caso, reavaliar os questionários a serem aplicados na auditoria. Após o levantamento do material, deverão der confirmadas com a empresa as datas da auditoria, reserva e prontificação de salas de reuniões, recebendo-se da empresa a lista de pessoas (com funções) que ficarão com a responsabilidade de recepcionar e assessorar os auditores. Esse pessoal deverá ser informado sobre os documentos que deverão ter sob mãos para o início dos trabalhos. Reunião preparatória Deverá ser realizada, se julgado conveniente, uma reunião preparatória alguns dias antes do início da auditoria, ou no primeiro dia da própria auditoria entre a equipe de auditores e a equipe da fábrica. Em alguns casos, é recomendável que exista até mesmo uma pré-auditoria (com cerca de dois dias de duração), como ferramenta de preparação. 28 O auditor-líder, depois de apresentar a equipe de auditores, deverá explicar todos os passos que serão cumpridos nos trabalhos de auditoria, apresentar (e rever, se for o caso) o escopo, a abrangência e os planejamentos, os métodos que serão empregados, os critérios de auditoria, o prazo para finalização dos trabalhos, definir os canais de comunicação oficiais entre as equipes de auditores e auditados, confirmar a disponibilidade de recursos e facilidades solicitados, confirmar a hora e a data de reuniões entre as equipes, horários das visitas e auditorias a cada local da empresa, esclarecer quaisquer dúvidasa respeito do plano de auditoria e discutir os pontos principais dos documentos e material anteriormente recebidos. O processo de auditoria deve ser concebido para proporcionar um nível desejado de confiabilidade das constatações e conclusões, tanto para os auditores como para o cliente. A equipe da fábrica deverá assegurar a disponibilidade dos documentos solicitados. Estudo do sistema de gerenciamento ambiental (trabalho de campo) O sistema de gerenciamento ambiental é composto pela estrutura organizacional, responsabilidades, práticas, procedimentos, procedimentos, processes e recursos para implementara-o do gerenciamento ambiental (definição da BS 7750). A equipe de auditoria deverá verificar de que forma a administração da fábrica ou unidade realiza o gerenciamento de todas as atividades relacionadas ao controle ambiental, se ela compara os resultados obtidos (desempenho) com os valores especificados como requisitos, e quais são e como atuam os mecanismos de controle para garantir esse cumprimento em um processo contínuo. Os auditores deverão procurar indicativos e evidências que demonstrem o cumprimento (conformidades) ou descumprimento (não-conformidades) dos compromissos assumidos e requisitos da norma. As atividades da auditoria estão sujeitas a incertezas, já que o processo é baseado em amostragens. Estas constatações podem ser dos seguintes tipos: 29 físicas: constatações e observações visuais do auditor, na observação dos instrumentos e equipamentos da fábrica. A calibração dos instrumentos deverá ser verificada, antes de confiar plenamente nos seus resultados; documentais: observações dos registros e medidas feitas anteriormente, bem como das atividades previstas e efetivamente realizadas quanto ao sistema de gerenciamento ambiental; declamatórias: observações colhidas a partir de depoimentos do pessoal da fábrica durante as entrevistas; de preferência, esses indícios deverão ser confirmados por um dos dois métodos anteriores, com fatos e dados. Uma das partes importantes da auditoria é a realização de entrevistas (termo “auditoria” = ouvir), visitas aos vários locais da fábrica relacionados a emissões, processos, etc., que se complementam com a análise dos documentos da empresa e realização de alguns ensaios e testes de amostras, para confirmar medições. Nessa fase deverão ser confirmadas (através de um dos métodos acima) as informações prestadas pela empresa na fase de Atividades Preliminares. Todas as informações obtidas deverão ser documentadas e interpretadas, para serem utilizadas como evidências de auditoria. As informações obtidas de entrevistas e que pareçam indicar não conformidades, deverão ser confirmadas por outras fontes (registros, medidas, observações físicas, documentos, etc.). Deverão ser obtidas, entre outras, as seguintes informações (também denominadas indícios): existência real do sistema de gerenciamento ambiental (não somente no papel); confrontação completa dos requisitos da norma ambiental adotada com o material apresentado pela empresa (política, procedimentos, etc,); verificação da conformidade das instalações com as legislações federais, estaduais e municipais, atualidade das licenças de órgãos ambientais governamentais; responsabilidades reais das pessoas alocadas ao sistema de gerenciamento ambiental e comprovação de treinamentos desse pessoal; 30 verificação da possibilidade de existência de conflito de interesses, com a mesma pessoa trabalhando em uma atividade produtiva e no equipe de qualidade ambiental da empresa (facilitador, por exemplo); aspectos ambientais dos produtos e atividades e modo como a empresa controla esses aspectos; desempenho real do fábrica (emissões e descargas, quantidades recebidas de matéria prima, uso de água e de energia, armazenagem de produtos químicos e outros materiais perigosos, etc.); identificação e classificação dos resíduos perigosos; identificação do destino final dos resíduos, bem com das condições de sua armazenagem e transporte visita e inspeção das vizinhanças do fábrica, observação emissões, ruído, etc.; verificação da existência de queixas de vizinhos e da comunidade; levantamento do histórico de problemas ambientais da empresa; levantamento de resultados de auditorias anteriores para, comparação com a situação atual, verificar as ações de melhoramento contínuo: levantamento de resultados de inspeções de órgãos governamentais; identificar os passivos ambientais da empresa (depósitos de resíduos perigosos, condições do aqüífero sob o terreno da empresa e vizinhanças, ações trabalhistas relacionadas a problemas ambientais, etc.); identificar os gastos incorridos com a correção de problemas ambientais; análise dos procedimentos elaborados para uso em situações de emergência (planos de contingência); verificação da existência e desempenho de controles e alarmes para prevenir de situações de risco (visando desligamento seguro); análise do sistema empregado para identificar e corrigir as deficiências observadas (através de inspeções e auditorias internas); verificação da efetividade do treinamento de pessoal para as funções ligadas à qualidade ambiental. A qualidade e quantidade das evidências devem permitir a auditores competentes, trabalhando independentemente e sob as mesmas condições, obter constatações similares na avaliação das mesmas evidências. 31 Os auditores, bem como os futuros usuários dos resultados da auditoria devem estar conscientes de que as evidências coletadas são apenas uma amostra das informações disponíveis (o período de tempo e os recursos são limitados), portanto existindo sempre elementos de incerteza no processo. Por isso, o auditor ambiental deve se empenhar em obter evidências suficientes (constatações isoladas significativas e conjunto de constatações menos significativas). O auditor deve se sentir "confortável" com as evidências, ou seja, deve ter persistência na busca de evidências até que ele considere que elas são suficientes para permitir um bom julgamento da questão. Tendo em vista a importância da entrevista no processo de auditoria (lembrando ser essencial ao auditor saber ouvir), são indicadas a seguir algumas recomendações sobre como se comportar e agir na realização da entrevista: O auditor deve apresentar-se (se a fase anterior ocorreu por telefone ou correspondência) ao responsável pela auditoria na empresa, ter pontualidade e cumprir a agenda combinado em todas as atividades, iniciando os trabalhos com alguma conversa amigável (para quebrar o gelo). Recomenda-se que o auditor chegue na unidade a ser auditada um pouco depois do horário de chegada do auditado (cerca de 20 min, para dar tempo que o auditado resolva algum problema urgente) e se retire um pouco antes do horário de saída do auditado (pelo mesmo motivo); O auditor deverá informar sobre o tipo de informações de interesse, para a obtenção de evidências de conformidades e não conformidades; O auditor deve permanecer dentro dos objetivos da auditoria, com persistência e evitando desvios (falar de jogo de futebol, etc.) e ações de contra-auditoria (boicotes, falta de cooperação, etc.); O auditor deve permanecer atento a quaisquer indicações que possam alterar os resultados da auditoria e possivelmente indicam a necessidade de uma nova auditoria (nota: o normal é realizar uma auditoria de 3 - 4 dias, das 08 às 17 horas); 32 O auditor deverá fazer o possível para que a entrevista seja com uma única pessoa de cada vez; da mesma forma, dois auditores não devem auditar ao mesmo tempo itens diferentes em um mesmo local; O auditor deverá tratar o entrevistado com cordialidade, sem arrogância ou superioridade, devendo agir de maneira ética; O auditor deveráfalar com calma, com cortesia, voz relativamente baixa, ser objetivo e amigável, evitar discussões, evitar o uso de palavras complicadas ou gíria, manter a atenção e comunicação não verbal (distância correta, aperto de mãos no início e final, etc.); O auditor deverá evitar que a situação de auditoria conduza a uma inibição excessiva do auditado (situação, por exemplo, de realizar uma entrevista com um operário na presença do Presidente da Empresa, com quem o operário provavelmente nunca teve contato anterior); O auditor deverá manter o senso de proporção, mantendo uma visão verdadeira e justa (nota: o auditado tem todo o direito de implantar um SGA como ele queira, desde que ele siga os tópicos da norma, não necessariamente da forma que o auditor prefira. Isto não pode constituir motivo para uma não-conformidade); O auditor não poderá, de forma alguma, envolver-se em problemas internos da empresa ou de relações problemáticas entre pessoas e não criticar qualquer aspecto da administração (manter-se isento e limitado ao escopo da auditoria); O auditor deverá perguntar sobre o tipo de trabalho do entrevistado; O auditor deverá fazer anotações resumidas durante a entrevista; O auditor deverá fazer uma pergunta de cada vez, e aguardar com calma a resposta, evitando comentários; O auditor deverá evitar influenciar o entrevistado com seus comentários, e sobretudo evitar induzi-lo a conclusões (é importante não confundir auditoria com consultoria); Ao final, o auditor deverá registrar o nome completo e função do entrevistado, agradecendo a cooperação. Conforme recomenda a norma ISO 14011, as informações obtidas através de entrevistas devem ser verificadas pela obtenção de informações de suporte de 33 fontes independentes, tais como observações, registros e resultados de medições. As declarações não verificáveis devem ser assim identificadas. Análise dos pontos fortes e fracos da empresa. (Nota: esta etapa pode ser cumprida em uma auditoria interna se for constante do escopo e propósito pretendidos. Ela não é usualmente realizada em uma auditoria externa de certificação). Nesta fase dos trabalhos os auditores deverão analisar os sistemas de controle das empresas, para identificar seus pontos fortes e fracos. Os itens analisados serão: Pessoal: avaliação de sua formação, treinamento e experiência, relacionados às funções desempenhadas que tenham vínculos com os sistemas com repercussão no meio ambiente. Motivação do pessoal e sua conscientização quanto ao desempenho ambiental da empresa. Conhecimento da legislação traduzida em procedimentos internos, além de normas e regulamentos. Atribuição clara de responsabilidades. Controle de configuração do projeto: existência de mecanismos de verificação das aprovações de um projeto relacionado ao controle ambiental, em particular prevendo as ações não rotineiras durante a operação. Controles internos: existência de listas de verificação que permitam uma verificação periódica do desempenho ambiental da empresa, de modo a possibilitar uma ação rápida para corrigir desvios nos padrões ambientais estabelecidos. Controle de avarias, folhas, incidentes e acidentes: existência de alarmes que permitam identificar avarias e falhas que possam vir a causar incidentes e acidentes. Verificação do treinamento do pessoal para cobrir esses eventos, conduzindo em casos extremos ao desligamento seguro da planta, e procedimentos para alertar autoridades, direção da empresa e população vizinha. Sistema de registro de informações e dados: verificação dos registros de atividades relacionadas ao desempenho ambiental, leis, regulamentos, 34 normas, etc., comparando os valores especificados com aqueles efetivamente atingidos. Avaliação dos riscos para a empresa, relacionados aos acidentes potenciais e da facilidade de remediar. Esses riscos podem ser associados a efeitos classificados em quatro tipos : a) Críticos: envolvem a perda de vidas humanas, grandes prejuízos materiais e grandes danos ao meio ambiente (externo é empresa), b) Significativos: envolvem prejuízos materiais e danos ao meio ambiente significativos; c) Reduzidos: envolvem prejuízos materiais de média intensidade, danos ao meio ambiente restritos à área da empresa; d) Marginais: envolvem pequenos prejuízos materiais e danos desprezíveis ao meio ambiente. Análise de indícios de conformidades e não conformidades Após a auditoria de todas as atividades previstas no planejamento, a equipe de auditores deve reunir todas as suas observações para determinar quais devem ser relatadas como não-conformidades, as quais devem ser identificadas em termos de requisitos específicos da norma ISO 14001 ou outros documentos com base nos quais a auditoria foi realizada. A equipe auditora deve garantir que as não- conformidades sejam expostas de maneira clara, concisa e apoiadas por evidências objetivas. Quando várias não-conformidades se referirem a um mesmo assunto, elas devem ser agrupadas e registradas somente uma vez (por exemplo, se for constatado uso de documentos obsoletos em 5 áreas diferentes da empresa, não serão 5 não-conformidades e sim 1 não-conformidade, ocorrendo em 5 locais). 35 Devem também ser identificadas as não-conformidades potenciais para aspectos ambientais importantes, como parte de um processo preventivo. Esse reconhecimento poderá ser feito com base em um estudo de FMEA (Análise de Modos de Falha e seus Efeitos), estudos aprofundados de confiabilidade (probabilidades de falhas), análise de tensões em partes criticas do sistema por melo de elementos finitos, etc., apresentados ou solicitados pelo auditor. Dessa forma, a gerência do fábrica poderá a priori tomar ações preventivas para essas falhas potenciais (introdução de redundâncias, reforços estruturais, melhoria de controles, etc.). Lembre-se que a não-conformidade somente deverá ser aberta se o auditor tiver os três elementos designados como "RVC": Requisito da norma, Violação e Caso (evidência objetiva). Todas as observações de não conformidades devem ser conhecidas pela gerência do auditado. Avaliação global de dados levantados Os resultados da auditoria deverão ser baseados em fatos comprovados por evidências documentadas e possíveis de serem reconstituídas. Esta fase poderá ser realizada cumprindo os seguintes passos: Participação à equipe da fábrica das não-conformidades principais; Interação entre os membros da equipe de auditores para rever as observações sobre áreas comuns, e assegurar a totalidade das informações (atuação como um time); Revisão de resultados de amostras; Preparação de um resumo de resultados e conclusões parciais; Análise crítica dos resultados, evitando generalidades; 36 Preparação da reunião de encerramento. Preparação do relatório preliminar O relatório deverá ser preparado em linguagem clara, precisa e concisa. Ele deverá estar fortemente apoiado em fatos e dados, citando os eventos e os itens de regulamentos, leis ou normas que não estão senão cumpridos, se for o caso. Ao final deste capítulo estão colocadas, como sugestões, duas folhas padronizadas para acompanhamento de auditorias, sobretudo as internas. O conjunto dessas folhas, para todas as áreas analisadas, fornece subsídios para os relatórios preliminar e final. As seguintes recomendações são aplicáveis: Evitar colocar generalidades. Ser conciso, com preferência ao uso de frases curtas, com precisão. Mencionar as referências de leis, regulamentos, diretrizes internas, etc., ao registrar uma não-conformidade (qual a fonte). Evitar conclusões que não possam ser provadas. Por exemplo, evitar colocar “não foram feitas inspeções mensais nos extintoresde incêndio”, e sim “não foram obtidos registros das inspeções mensais nos extintores de incêndio, exigência constante do item... do Procedimento Operacional...”. Evitar inserir conclusões vagas, como por exemplo “a equipe da brigada de incêndio não está suficientemente treinada e equipada" e sim colocar, por exemplo: "a equipe 3 de combate a incêndio não demonstrou rapidez nas ações de combate a incêndio do tipo B (em tanque de combustível) durante exercício realizado em 14/04/96. O estado do material não foi considerado satisfatório, com as mangueiras apresentando vazamentos e perda de pressão”. 37 Evitar críticas citando nomes de pessoas. Por exemplo: "Manuel Soares não vem entregando os relatórios de emissão de poluentes na descarga...", e sim "O setor de registro de poluentes na descarga não está senão mantido atualizado". O relatório preliminar deverá ser apresentado formalmente na reunião de encerramento. Para que não surjam dúvidas e controvérsias importantes, recomenda-se que o auditor Líder realize antes uma reunião com o responsável geral pela auditoria na fábrica para relatar as não-conformidades, convocando-se outros participantes de cada um dos lados (auditores ou fábrica) caso necessário. Caso o escopo da auditoria tenha previsto esta atividade, a auditor-líder deverá incluir sugestões de melhoria no Sistema de Gestão Ambiental da empresa, a partir dos fatos levantados e de suo experiência e da equipe de auditores. Reunião de encerramento A reunião de encerramento deverá ser realizada com os objetivos de apresentar as constatações da auditoria aos auditados, com a presença de toda a equipe de auditores e o gerente da fábrica e sua equipe, sendo interessante que os gerentes conheçam todos os resultados da auditoria antes dos escalões mais altos da empresa, dentro da filosofia de gerenciamento responsável. É importante que o pessoal da empresa perceba que a auditoria foi fortemente baseada em fatos e dados comprováveis, sendo esta a ocasião apropriada para a solução de divergências ou dívidas de ambas as partes. O auditor Líder deverá conduzir a apresentação, devendo ser redigida uma nota de reunião. É importante que a alta administração do auditado (o "Cliente", ou o "Representante da Administração") participe da reunião e entenda claramente os resultados da auditoria. As seguintes recomendações podem ser seguidas para um bom desenvolvimento dos trabalhos: Apresentar os objetivos da reunido e um panorama geral da auditoria antes de entrar em detalhes específicos; 38 Indicar as metas da auditoria, o modo de sua realização, os participantes na empresa; Apresentar em detalhes cada não-conformidade registrada no relatório preliminar; Verificar se os participantes estão bem compreendendo todos os pontos apresentados. Responder às dúvidas e solicitar esclarecimentos às suas dúvidas, se existirem; Registrar todos os comentários feitos pelo pessoal da fábrica, em ata de reunião; Encerrar a reunido agradecendo a cooperação. Atividades finais da auditoria As atividades finais consistem na elaboração do Relatório da Auditoria (relatório final) e sua distribuição à alta direção da empresa (contratante da auditoria). É recomendável enviar uma cópia ao gerente do fábrica auditada, a menos que o cliente explicitamente proíba essa iniciativa. O relatório final deverá ser preparado sob a responsabilidade do auditor-líder, que deverá datá-lo e assiná-lo. Deverão ser registrados o local, organização ou unidade auditada, época da realização da auditoria (data de início e duração), objetivos e escopo inicial acordado, critérios acordados em relação aos quais a auditoria foi realizada, documentos de referência contra os quais a auditoria foi conduzida, funções auditadas, equipe de auditores, equipe da empresa representantes do auditado, padrões de referência, declaração explícita de confidencialidade dos resultados, descrição sumária do processo de auditoria e principais resultados, observações de não-conformidades, conclusões da auditores e outras informações relevantes como por exemplo um julgamento da equipe auditora quanto à extensão do atendimento à norma ISO 14001. Deverá ser indicada a lista de distribuição de exemplares desse 39 relatório. Deverão ser indicados tanto os pontos positivos quanto os negativos observados, levando em conta os comentários havidos na reunião de encerramento, bem como um sumário do processo de auditoria, incluindo quaisquer obstáculos encontrados. Ele deverá registrar comentários sobre o cumprimento de leis e regulamentos, indicar os pontos observados nos quais há riscos de responsabilização legal dos gerentes e dirigentes da empresa, apresentar sugestões de ações corretivas e melhorias dos processos se definido com o cliente previamente a realização desse trabalho (principalmente das causas fundamentais, ou causas raiz das não- conformidades ou das causas potenciais é ocorrência de não-conformidades, em uma abordagem preventiva) indicando idéias de custos para implementação dessas melhorias (se isso fizer parte do escopo contratado), fazer comparações entre o desempenho de unidades do mesmo grupo (caso já tenham sido feitas auditorias ambientais nessas unidades). A linguagem deverá ser clara, precisa e concisa, devendo-se procurar adotar um enfoque pró-ativo, ou seja, é melhor apresentar sugestões de melhorias do que apontar erros. O relatório deverá, em sua conclusão estabelecer claramente se o Sistema de Gestão Ambiental do auditado está em conformidade com a Norma ISO 14001 e com os critérios de auditores da norma ISO 14011, ou outras normas e, em se tratando de uma auditoria de certificação ele deverá recomendar ou não é direção da entidade certificadora a concessão de certificação. É muito importante que exista uma completa observância da confidencialidade dos resultados, dados obtidos e informações de documentos, processos, pontos fortes e pontos fracos da empresa auditada, por questões éticas. Os relatórios emitidos constituem-se em propriedade do cliente, e somente poderão ser distribuídos e divulgados com a sua permissão expressa e formal. Após a análise do relatório e decisões gerenciais da empresa no sentido de implementar as correções e melhorias necessárias, (corretivas ou preventivas, priorização das não conformidades quanto aos riscos ambientais, com designação de pessoal e liberação de recursos materiais e financeiros), é possível que a equipe de auditoria seja solicitada para realizar uma inspeção rápida para verificação das 40 ações, emitindo-se um relatório sucinto. Ou, por outro lado, se houver acordo prévio com o cliente, o auditor poderá apresentar recomendações para a realização de ações corretivas das não-conformidades. As auditorias ambientais, como qualquer tipo de auditoria, recolhem apenas amostras daquilo que é a situação real das empresas, devido ao tempo limitado e às dificuldades de bservação. É muito importante que a equipe de auditoria, e principalmente os usuários das informações e resultados, estejam conscientes das limitações e incertezas decorrentes desse processo. Estes elementos devem ser considerados na tomada de decisões que possam afetar os trabalhos da empresa, recomendando-se uma análise mais aprofundada do problema quando houver dúvidas sobre assuntos muito importantes. 4.1 O PAPEL DOS AUDITORES Não deve confundir auditoria com fiscalização. O auditor apenas verifica o cumprimento dos critérios que são objeto da auditoria e informa o resultado ao cliente. Na fiscalização, as falhas observadas resultam em sanções. O trabalho do auditor é preventivo, por isso ele deve ser visto como um colaborador, um parceiro. Não é objeto da auditoria o fornecimento de soluções para as não-conformidadesdetectadas. É essencial que o auditor de SGA entenda o processo de gestão da organização, conhecendo as atribuições, as responsabilidades, os procedimentos e a forma de comunicação dos funcionários, não restringindo a uma avaliação dos documentos, dos procedimentos e das operações da empresa. A auditoria externa deve ser feita por profissionais qualificados e idôneos, sem qualquer vínculo com a empresa. O auditor expressará opinião a respeito do segmento auditado, apresentando parecer sobre o escopo e a confiabilidade dos trabalhos dos auditores internos, quando houver, e identificando as possíveis falhas. Na auditoria interna, os auditores são funcionários da própria empresa, previamente treinados. O objetivo é o aperfeiçoamento dos critérios internos de desempenho da empresa, além da prevenção de acidentes. Sua função é prevenir e identificar eventuais não-conformidades. 41 Quanto maior a organização e maior o seu potencial de degradação ambiental, mais complexo é o seu SGA e, conseqüentemente, os objetivos da auditoria. Em algumas corporações o SGA está incorporado às áreas de saúde, segurança e/ou qualidade. Nesse caso, a auditoria de SGA será conduzida em conjunto com auditorias das demais áreas. 42 5 ALTERNATIVA DE METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE ISO 14000 A tabela a seguir mostra de forma com algumas variações de enfoque a Metodologia de Implantação de um Sistema de Gerenciamento Ambiental de acordo com a ISO 14000, com cronograma e carga horária estimados. Meses Etapas 1 2 3 4 5 6 7 Conscientização da Alta Administração X Organização para a Gestão Ambiental e Política Ambiental X Diagnóstico detalhado dos impactos, Aspectos e Legislação Ambiental. X Treinamento ISO 14000 para Comitê X Definição do Programa de Gestão Ambiental X Definição de Procedimento de Controle Operacional na Unidade X X X Definição de Procedimento de Controle Operacional nas Áreas Administrativas X X Definição dos Objetivos e Metas Ambientais X X X Sensibilização ISO 14000 e Política Ambiental para o Sistema Ambiental X X X Manual de Gestão Ambiental ou Manual de Gestão Integrado X Formação de Auditores Internos para o Sistema Ambiental X Realização de Auditoria Interna / Diagnóstico Independente X Análise Documental pela Entidade Certificadora X Correção das não Conformidades decorrentes da Auditoria Interna / Diagnóstico Independente X Pré-Auditoria pela Entidade Certificadora (opcional) X Auditoria de Certificação pela Entidade Certificadora X Carga Horária Estimada (h) 80 56 48 40 48 48 32 43 6 COMO OBTER A CERTIFICAÇÃO SEGUNDO AS NORMAS ISO 9000 OU ISO 14000 Após implantação do Sistema de Garantia da Qualidade (ISO 9000) ou do Sistema de Gestão (ISO 14000), a empresa deve solicitas a certificação de seu Sistema. A certificação á efetuada por um Organismo Certificador que, no âmbito do Sistema Brasileiro de Certificação – SBC, determinado através de resolução do CONMETRO, deve estar credenciado junto a INMETRO para exercer tal atividade. 1. Pré-Avaliação Empresa contata Certificadora; Certificadora encaminha questionário de avaliação preliminar à Empresa; Certificadora recebe questionário respondido, analisa documentação e realiza pré-auditoria; Empresa promove correção das não conformidades. 2. Avaliação Auditoria do Sistema nas instalações da Empresa; Certificadora analisa o relatório de auditoria; Caso aprovada emiti-se o certificado, senão dado um prazo para correção das não conformidades e realizada nova auditoria. 3. Pós-Avaliação A certificação tem acompanhamento constante (auditorias a cada seis meses), para verificar a continuidade da conformidade do Sistema da Empresa aos requisitos da Norma. A Certificadora tem o poder de suspender, cancelar ou revogar o certificado obtido pela Empresa. 44 ATIVIDADE 1 a) Uma empresa do setor químico pretende aumentar seu capital e coloca ações novas na bolsa de valores. O seu departamento de Marketing fez um programa de divulgação da empresa e precisa publicar informações sobre seu desempenho ambiental. Que tipos de auditorias devem existir na empresa para que o seu marketing seja mais convincente. Desenvolva a resposta com explanações, argumentações e justificativas. b) Um fundo de pensões muito forte pretende comprar grande parte das ações postas à venda. A indústria química tem cinco unidades de produção e uma delas será fechada no prazo de seis meses, quando todas suas atividades serão transferidas para outra unidade mais moderna situada no litoral, não muito distante das praias. Que auditorias o fundo de pensão solicitará que sejam aplicadas no grupo industrial, para ter mais elementos fundamentais ao negócio a ser feito. Desenvolva a resposta com explanações, argumentações e justificativas. ATIVIDADE 2 Faça uma declaração de política ambiental detalhada para uma das seguintes empresas, com no mínimo 15 itens. a) Uma empresa de transporte de combustíveis que trabalha com uma frota de caminhões tanque e outra de balsas. Ela tem um programa de gestão ambiental. b) Uma empresa madeireira que planta, corta, beneficia e exporta a madeira. c) Uma loja de departamentos grande, pertencente a uma rede nacional. 45 ATIVIDADE 3 Faça, para uma das empresas exemplificadas no segundo exercício (ou outra de sua escolha): a) Um Manual de Gestão Ambiental, ou b) Um Manual de Procedimentos. Esse exercício, como os anteriores, implica em imaginação ou observação sobre o funcionamento da empresa escolhida e na aplicação do conteúdo exposto na apostila. 46 BIBLIOGRAFIA Curso de Gestão e Planejamento Ambiental (ENS 5125), tema 07 – Auditoria Ambiental, de autoria do Prof. Dr. Sebastião Roberto Soares, UFSC. http://www.ens.ufsc.br/~soares/ens_5125.htm, acessado em 07/01/2007. Auditoria Ambiental como Instrumento de Gestão, apostila da (COPPE-UFRJ) de autoria de Celeste França e Rita de Cássia Correia Guedes de Oliveira. www.tce.pe.gov.br/xsinaop/adm_arquivo/acesso.asp?co_arquivo=51&arquivo=OFICI NA09_02.PDF, acessado em 07/01/2007. Auditoria Ambiental: apostila do curso de AA apresentado pelo Prof. Dr. David G. Jones (JPD training Ltd., London) em conjunto com a PROENCO BRASIL, R.J. Material de diversos “sites” da Internet: de empresas de consultoria, de cursos, da ISO, etc... 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