Planejamento e Controle de Proj - Heron Fabio Santos

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Elaboração e Controle de
Cronogramas de Projetos
com Prática em
MS-Project 2013/16 e
Introdução ao BIM-4D
 
 
 
 
 
 
Elaboração e Controle de
Cronogramas de Projetos
com Prática em
MS-Project 2013/16 e
Introdução ao BIM-4D
 
 
Autor: Heron Santos – PMP, PMI-SP, PMI-
RMP, MCTS
Email: heron@email.com.br
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ÍNDICE
 
APRESENTAÇÃO
INTRODUÇÃO
FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS
O que é um Projeto?
O que é Gerenciamento de Projetos?
A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos
As áreas de conhecimento em gestão de projetos na
visão do PMI
O Planejamento em Projetos
O Controle em Projetos
Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2013
CONHECENDO O MS-PROJECT
Visão Geral:
Guias de Menus
Principais Visões:
O Gráfico de Gantt:
Planilha de Recursos:
O Gráfico de Recursos:
A Planilha de Uso do Recurso:
A Planilha de Uso da Tarefa:
O Diagrama de Rede:
INICIANDO COM O MS-Project
Criando um novo arquivo de projetos
Configuração inicial do MS-Project
Calendários do projeto.
Alterando o calendário das atividades.
Informações iniciais do projeto.
CRIANDO O CRONOGRAMA DO PROJETO
Criando a Estrutura Analítica do Projeto
Diferença entre EAC e EAP
Registrando as atividades
Propriedade das atividades
Duração das atividades
Prazos diferentes para atividades com mesma duração.
Sequenciamento das atividades
Ligações do tipo Termino-Início (TI )
Ligações do tipo Término-Início (II )
Ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para a
posterior terminar.
Retardo ou adiantamento das atividades
Retardo nas ligações do tipo Término-Início (TI)
Retardo em ligações do tipo Termino-Início (II)
Retardo em ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (TI)
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (II)
Antecipações em ligações do tipo Término-Término
(TT)
Entendendo os tempos de retardo e espera.
Visualizando o cronograma do projeto.
Restrições do projeto.
Divisão da execução de uma tarefa em varias etapas.
Atividades Recorrentes.
Metas, Marcos ou Milestone.
Modos de Visão e Tabelas.
MELHORES PRÁTICAS PARA A CONSTRUÇÃO DE
CRONOGRAMAS.
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento
TI.
Não utilização de tempo de espera/antecipação
informado em dias (horas).
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento
SS.
Duração máxima das atividades
Entendendo a Duração Total do Projeto
RECURSOS
Registrando os Recursos
Relacionando os Recursos às atividades.
Problemas de alocação dos recursos; alteração da
duração das tarefas.
Problemas de alocação dos recursos; recursos super
alocados.
Gráficos de Recursos
Uso dos Recursos
Melhor tipo de recurso a se trabalhar
CONTROLE DA EXECUÇÃO DO PROJETO
Conceito de linhas de base
Linhas de Base no MS-Project
TÉCNICAS DE CONTROLE DE PROJETO
Controle da execução das tarefas
Atualizando a data de status do projeto
Visualizando as linhas de andamento
Controle da execução através da informação do
percentual executado
Reprogramando as atividades
Controle da execução através da duração restante.
RELATÓRIOS
FILTROS
AGRUPAMENTOS
INTRODUÇÃO AO BIM-4D
Criação do modelo 3D
Criação do cronograma
Elaboração do BIM-4D – Simulação da execução
APRESENTAÇÃO
 
Este livro foi criado a partir de diversas solicitações de
alunos nos cursos que ministro sobre gerenciamento de
projetos, mais especificamente na área de elaboração e
controle de cronogramas. Assim, tentei retratar todo o
conteúdo do curso de elaboração e controle de
cronogramas, utilizando como ferramenta de apoio o
software MS-Project.
 
Com o surgimento nos últimos anos do BIM, a última
parte do livro dedica-se a mostrar como elaborar o BIM-
4D, a partir do momento que você dispõe de um modelo
3D e um cronograma.
 
Embora o mercado editorial esteja repleto de livros sobre
gerenciamento de projetos e também para a operação do
MS-Project, alguns com conteúdo muito bom como os de
Ricardo Viana Vargas, os alunos sentem falta de algo mais
prático e resumido, que mostre de maneira bem direta
como poderemos elaborar bons cronogramas, amparado
nas melhores práticas de gerenciamento de projetos
difundido pelo PMI.
 
O livro poderá ser utilizado como fonte de consulta para
assuntos específicos ou também ser lido de forma integral,
pois segue uma lógica de construção de cronograma desde
seu início até a fase de controle. Mesma lógica que utilizo
nos cursos desta ferramenta.
 
Aproveito para agradecer a ajuda de todas as pessoas que
colaboraram com ajustes e correções e em especial a
Giovanni Maciel e Adriana Santos
 
DURANTE A REALIZAÇÃO DOS CURSOS
DISPONIBILIZO AOS ALUNOS UMA COLEÇÃO DE
VÍDEOS, COMO MATERIAL COMPLEMENTAR DO
MESMO. PARA RECEBER OS VÍDEOS E OUTROS
MATÉRIAS COMPLEMENTARES A ESTE LIVRO,
ENVIAR EMAIL PARA
LIVROPROJECT@HERONSANTOS.COM.BR
 
 
INTRODUÇÃO
 
O Microsoft Project é um poderoso programa de
gerenciamento de projetos que você pode usar para
planejar e controlar o cronograma de seu projeto.
Este livro tem o objetivo de servir de apoio a utilização
do MS-Project e é dirigido aqueles que querem entender e
utilizar de maneira inteligente e produtiva este aplicativo.
O formato deste livro está organizado de maneira que
você poderá seguir o passo a passo para criar, editar e
controlar um projeto.
Assim como qualquer outro aplicativo voltado para o
gerenciamento de projetos, a utilização do MS-Project só
poderá ser realizada de maneira satisfatória se o usuário
tiver conhecimento, pelo menos básico, das melhores
práticas de elaboração e controle de cronogramas de
projetos. Sem estes conhecimentos, o MS-Project deixará
o usuário operá-lo de maneira totalmente equivocada e as
informações obtidas poderão não ser uteis ao gerente de
projetos. Um exemplo de como a falta de conhecimento
das melhores práticas poderá provocar uma operação
equivocada do aplicativo, é a tendência que muitos tem
em querer digitar nas colunas de Início e Término e aí, já
antecipamos, que caso isto ocorra, estaremos colocando
em risco o cálculo do caminho crítico, umas das
informações mais importantes do cronograma.
Para piorar a situação, muitas organizações ainda pensam
que tendo a relação de atividades, suas durações e seus
sequenciamentos já se tem um cronograma ou pior, já se
conseguiu introduzir o gerenciamento de projetos em seus
processos organizacionais. Durante a apresentação do
conteúdo deste livro veremos teorias de gerenciamento de
projetos que mostram a necessidade de termos outros
documentos, tais como o histograma de matérias e
recursos humanos, para que o cronograma seja válido e
útil ao empreendimento. Sem estes documentos, o
cronograma passa a ser somente um desenho do Gráfico
de Gantt sem embasamento prático.
Também escuto algumas pessoas falarem que os
cronogramas não servem para muita coisa e que
historicamente este documento não tem agregado muito
valor a seus projetos. Antecipo que até concordo com
estas colocações, concordo que um cronograma pode até,
de nada vai servir como apoio a execução de um projeto,
a partir do momento que este não venha a ser atualizado
sistematicamente, o que ocorre de maneira muito
acentuada e acredito que isto se deve ao fato que os livros
e cursos têm um foco relativamente grande no
planejamento e relegam a segundo plano os processos de
como os documentos do projeto, em especial o
cronograma deve ser atualizado. Quando alguém afirma
que, após algum tempo o cronograma elaborado não serve
mais para a execução da obra, eu concordo e, digo mais,
chego a afirmar que depois de 1 semana, o cronograma
original (baseline) só deverá ser utilizado para descobrir
se o projeto está ou não cumprindo o planejamento
inicialmente pensado, pois obrigatoriamente deveremos
ter o que chamamos de cronograma corrente, que seria o
cronograma original atualizado com as ocorrências de
execução do projeto. Logo, fica fácil imaginar que os
processos de controle do projeto têm que conduzir para a
existência de um novo cronograma (corrente), toda
semana. Veremos naparte de controle como conseguir isto
de maneira relativamente simples.
 
FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE
PROJETOS
 
A utilização eficaz do MS Project, ou qualquer outro
aplicativo que dê suporte a elaboração e controle de
cronogramas, envolve muito mais do que o simples
entendimento de como funciona o programa.
Diferentemente de outros softwares, tais como o Word, o
MS-Project está interligado com as disciplinas ou as
práticas a que ele vem auxiliar – o Gerenciamento de
Projetos- e em especial às melhores práticas de
construção e controle de cronogramas. Portanto, não basta
apenas entender como é o funcionamento desse software,
faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento das melhores
práticas de gestão de projetos, para que assim ele possa
ser operado de maneira correta e as informações dadas
por ele, também possam ser entendidas e interpretadas
corretamente.
Um exemplo da importância do conhecimento das
melhores práticas preconizadas pelo PMI é o simples fato,
como já falamos anteriormente, de que nunca deveremos
digitar nas colunas Início e Término, quando isto ocorre,
estaremos colocando em risco a saúde de nosso
cronograma e tornando o mesmo uma simples planilha de
dados.
Não serão abordadas aqui todas as técnicas e ferramentas
em torno da prática de gerenciamento de projetos nas suas
10 áreas de competências, pois o MS-Project consegue
atuar de maneira satisfatória em apenas 3 delas (Escopo,
Tempo e Custo).
Como complemento, aconselho a você leituras
complementares sobre as técnicas de gerenciamento de
projeto, mesmo não estando relacionadas a elaboração de
cronogramas e utilização do MS-Project.
A organização deste livro traz inicialmente uma
apresentação das definições básicas e necessárias para
que o programa possa ser utilizado, e nos capítulos
seguintes serão apresentados os diversos processos
presentes nos capítulos do gerenciamento do escopo,
tempo e custos do PMBOK e como poderemos utilizar o
MS-Project com base nestas melhores práticas. Também
serão apresentadas técnicas presentes em livros
complementares ao PMBOK, do próprio PMI ou não.
 
O que é um Projeto?
Segundo Ricardo Vianna Vargas, projeto pode ser
definido como:
“Um empreendimento não repetitivo,
caracterizado por uma sequência clara e lógica de
eventos, com início, meio e fim, que se destina a
atingir um objetivo claro e definido, sendo
conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-
definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e
qualidade. ”
Portanto, todo projeto possui, por definição, algumas
características básicas relacionadas. Como por exemplo:
Empreendimento não repetitivo
A palavra projeto, que vem do Latim, que resulta da
união de “pro” que significa algo que procede a uma
ação e o verbo “iacere” que significa: levar,
arremessar, lançar. Significa então “lançar algo
novo”, isto já deixa claro que todo projeto é criado
para produzir algo novo. Logo, as técnicas de Projeto
e, consequentemente, o MS-Project não pode, ou terão
dificuldades de serem utilizadas em processos
contínuos.
Sequência clara e lógica de eventos
Todo projeto tem uma sequência lógica a ser seguida
para que o mesmo venha a ser concluído.
Início e fim bem definidos
Esta definição é clássica de projeto e direciona para
que todo ele tenha uma data de início e uma data de
término bem definida, porém hoje sabemos que os
projetos voltados para inovação nem sempre tem um
fim bem definido e mesmo assim podemos aplicar
técnicas de planejamento e elaborar um cronograma
para eles.
Objetivo específico claro, único e bem definido.
Todo projeto tem um objetivo para o qual ele foi
elaborado. Não vamos confundir objetivo com
escopo, pois são conceitos diferentes.
Conduzido por pessoas
Todo projeto para ser executado necessita de pessoas
trabalhando no mesmo. Assim uma área de grande
importância está relacionada à análise e tratamento
dos relacionamentos entre estas pessoas.
Parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos
humanos, qualidade, etc.
A maioria dos projetos sempre está sujeito a
limitações de custo, prazo, qualidade, etc. Como
exemplo destas limitações teríamos o caso onde o
projeto não poderia custar mais que R$ 1.000.000,00
ou outro caso onde o projeto deveria terminar no
máximo em uma determinada data. Em gerenciamento
de projetos, definimos estes parâmetros como
Restrições. Não podemos confundir Restrição com
Premissa, pois são conceitos diferentes.
Também podemos afirmar que o foco de um projeto é
alcançar objetivos previamente definidos, sendo
responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na
direção da concretização destes objetivos, com base nos
parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o
custo e os recursos; enquanto se mantém dentro de um
padrão de qualidade previamente definido.
 
O que é Gerenciamento de Projetos?
Segundo o PMBOK, O Gerenciamento de projetos é a
aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES,
FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de
projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos
stakeholders (interessados, atores, participantes) e que
envolve o balanceamento de:
Escopo, tempo, custo e qualidade;
Necessidades (requisitos definidos) e expectativas
(requisitos subjetivos ou não definidos);
Diferentes expectativas e necessidades de todos
aqueles que participam do projeto direta ou
indiretamente.
Isso indica que, para o gerenciamento de projetos, não é
necessário apenas a vontade ou a necessidade da
realização de um conjunto de tarefas, é preciso
conhecimento e técnicas de liderança, negociação,
comunicação, etc, ou seja, precisamos reconhecer, que o
gerente de projetos precisa ter conhecimentos específicos
de várias áreas, não necessariamente presentes no
PMBOK, para melhor desempenhar as suas funções, como
por exemplo as novas técnicas intituladas LEAN e para
engenharia e arquitetura os novos conceitos de BIM.
Não podemos também negar que existe hoje uma tendência
das empresas em administrar as operações com a
abordagem de projetos. Essa abordagem, de forma
simplificada, prevê a aplicação das técnicas, habilidades,
ferramentas e conhecimento de gerenciamento de projetos
na condução de operações da empresa. O termo usado
para essa tendência ou filosofia é a administração por
projetos, que visa alinhar os grandes objetivos
estratégicos da empresa com inúmeros projetos,
coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua
execução no menor tempo, na melhor qualidade e no
melhor custo.
 
A tríplice restrição em Gerenciamento
de Projetos
Embora o conceito de projeto bem executado tenha como
foco o atendimento às necessidades e acertos realizados
com os stakeholders (partes interessadas), de forma a
conseguir os objetivos previamente traçados, os conceitos
das metas apresentadas pela tríplice restrição continuam
muito fortes. A chamada tríplice restrição tem como foco
o atendimento aos objetivos dos custos previstos no
projeto, a entrega do escopo acertado e o seu término do
tempo acertado.
 
 
Onde:
Custo: O projeto deve ser executado de acordo com
o orçamento definido.
Escopo: O projeto deve entregar/executar todos os
produtos e serviços necessários a entrega do seu
produto principal. De maneira um pouco simplificada
poderíamos dizer que escopo é a coleção de todos os
produtos e serviços acertados com o cliente. Existem
técnicas para se definir com maior qualidade o
escopo do projeto, tais como uma EAP ou maquete do
projeto, que não fazem parte do conteúdo deste livro,
porém seu conhecimento é vital para a construção de
bons cronogramas e deveriam ser estudadas de
maneira a melhorar a qualidade de nossos
cronogramas. Atualmente por exemplo, as ferramentas
de elaboração de projetos, relacionadas ao BIM, tem
ganhado um espaço muito grande no mercado de
trabalho, e deveriam ser incorporadas aos processos
de gerenciamento de projetos.
Tempo: O projeto deve ser executado no tempo
previsto, e aqui vamos gastar um pouco mais de
tempo tentando entender melhor este conceito. Ocorre
normalmente uma certa confusão entre os conceitos de
tempo e prazo dos projetos e atividades, então vamosentender melhor a diferença pois não podemos
confundir tempo com prazo. Antes de mais nada, o
prazo sempre se refere a uma data acertada, enquanto
que o tempo se refere a quantidade de horas
necessárias à execução de uma tarefa. Poderemos ter,
por exemplo, uma determinada atividades de 5 dias
(40h) executada em um determinado prazo ou com um
prazo maior, e como isto seria possível?
 
 
Bem, inicialmente isto seria possível por
exemplo devido a diferentes jornadas de trabalho destas
tarefas (calendário), por exemplo:
A – Temos a Atividade X de 5 dias (40 horas),
iniciando na segunda e sendo conduzida em uma
jornada de trabalho de 8 horas diárias, o seu término
previsto será na sexta-feira da mesma semana.
B – Temos a Atividade Y também de 5 dias (40
horas), iniciando na segunda e sendo conduzida em
uma jornada de trabalho de 4 horas diárias, logo o seu
término previsto será na sexta-feira da semana
seguinte.
Uma confusão se formou quando os softwares de
gerenciamento de tempo nomearam a coluna de tempo
como Duração e colocaram as unidades como Dias,
Semana, Meses. Devemos sempre entender que
quando informamos que a duração de uma
determinada tarefa é de 10 Dias, o MS-Project está
entendendo que a atividade será realizada em 80horas
(Dia = 8Hs), assim se a tarefa estiver atrelada a uma
jornada de trabalho de 8hs ela terá um prazo para ser
executada, porém se estiver atrelada a uma jornada de
trabalho de 4 horas, o prazo será diferente.
 
Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações
no decorrer do planejamento e/ou execução do projeto. A
gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista
sistêmico, onde se admite que a modificação do valor de
uma delas terá um impacto previsível em todas as demais.
Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da
variável “tempo” acarretará em um incremento na
variável “custo” ou implicará na alteração de alguma
especificação do produto (escopo).
Além disso, qualquer que seja a mudança ocorrida em
uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que
permita uma rápida tomada de decisão que corrija a
mudança de curso, garantindo a continuidade do processo.
Também é importante lembrar que toda e qualquer
modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser
negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores
internos e externos ao projeto.
 
As áreas de conhecimento em gestão de
projetos na visão do PMI
O PMI - Project Management Institute - identifica 10
(dez) áreas de conhecimento em gerenciamento de
projetos através do PMBOK 5° Edição. Apesar da
abordagem de apresentá-las de forma separada, por
razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de
que todas elas estão intimamente e inexoravelmente
interligadas. Quando ocorre o gerenciamento de um
projeto sem a aplicação do conhecimento de uma ou mais
destas áreas poderá ocorrer uma deficiência no próprio
projeto que, invariavelmente, só é constatada tardiamente,
não antes sem se ter despendido muito esforço, custo e
tempo para encontrar as razões desta deficiência.
Como explica Margareth Carneiro, “durante algum tempo
o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a
gerência do tempo: fazer com que as coisas acontecessem
dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em
especial no governo, o enfoque de gerenciamento de
projeto era mais orçamentário, ou seja, quando acabasse o
dinheiro, acabaria o projeto”.
Com o passar dos tempos, outros elementos foram se
juntando ao gerenciamento do projeto, além do prazo e
custos, como por exemplo o escopo do mesmo (o que
deveria ser feito). Mais tarde, foi identificado como
importante para a gestão de um projeto tratar a questão de
qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre
as partes. Também foram incorporados os conceitos de
risco, pois todo projeto tem riscos associados às
premissas assumidas por exemplo. Mais adiante a
comunicação começou a ser tratada como fator
preponderante de sucesso de um projeto e na última
década passamos também a tratar as expectativas das
partes interessadas com maior ênfase.
Não devemos esquecer, contudo, que os projetos são
executados por pessoas. Então o cuidado com o ser
humano, a motivação da equipe, o recrutamento de
pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o
treinamento, a formação de time e outros aspectos são
também fundamentais ao sucesso do projeto.
Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o
gerenciamento dessas aquisições também são importantes
para a condução de um projeto.
Percebe-se então que o gerenciamento de projetos
envolve o tratamento de vários aspectos importantes. Na
metodologia esses aspectos são chamados de disciplinas.
Vemos então que apoiam a administração de projetos
disciplinas de:
Gerenciamento de integração entre os elementos do
projeto;
Gerenciamento de escopo de projeto;
Gerenciamento de tempo do projeto;
Gerenciamento do custo;
Gerenciamento da qualidade;
Gerenciamento de recursos humanos;
Gerenciamento de comunicação;
Gerenciamento de risco;
Gerenciamento de contratos.
Gerenciamento das partes interessadas.
Estas disciplinas juntas, com suas técnicas, métodos e
ferramentas, apoiam a condução do projeto de forma a
garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e
requisitos desejados.
Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas
disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o
início do projeto, passando pelo planejamento e outras
fases do projeto, até a sua conclusão. Note que a
Integração dos processos também é tratada como uma
disciplina pelo PMI.
A metodologia de gerenciamento de projetos é a base
sobre a qual todos os trabalhos deverão ser efetuados. O
software apenas auxiliará o gerente a estruturar a
metodologia de maneira mais eficaz e integrada de
trabalho.
 
O Planejamento em Projetos
Em qualquer atividade de uma organização o
planejamento deve sempre ser encarado como uma rotina
essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos
existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito,
mas muito mesmo, se gasta refazendo um trabalho que,
com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.
Costumeiramente, acredita-se que não é preciso dizer que,
com um enfoque em projetos para uma organização, é
extremamente necessário um planejamento criterioso de
todas as possíveis nuances de um projeto. Normalmente,
parte-se do princípio que todos os participantes de um
projeto têm como princípio um claro entendimento de que
planejar é essencial. A realidade é bem distante desta
visão.
Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!
O Controle em Projetos
Se você analisar com cuidado, verá que muito se fala em
planejamento. Cursos e treinamentos são constantemente
oferecidos com este escopo e a literatura é farta, porém
quando falamos de controle de projetos, encontramos
pouca coisa. Estas ações também devem ser bem pensadas
e trabalhadas. Os procedimentos de como o cronograma,
por exemplo, será atualizado devem também ser
planejados de forma a garantir uma maior probabilidade
de sucesso do projeto.
Uma parte deste livro será destinada a este fim, pois
entendo que um bom planejamento pode não ajudar muito
na execução dos projetos, casos estes não venham a ser
controlados e atualizados sistematicamente e
periodicamente.
 
Etapas essenciais do Planejamento no
MS Project 2013
Neste livro, e com o auxílio do MS-Project 2013 vamos
seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento.
Na figura abaixo, são apresentadas as etapas para que se
possa elaborar um cronograma do projeto e utilizá-lo no
MS Project 2013. Durante o transcorrer deste livro, cada
etapa abaixo será definida no software.
 
CONHECENDO O MS-PROJECT
Visão Geral:
O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à
Gerência de Projetos, onde é possível planejar e
acompanhar as atividades, recursos e outras variáveis de
um projeto. Ele é uma ferramenta pertencente à família
Office da Microsoft e, portanto, utiliza os padrões
conhecidos dessa interface com o usuário.
A figura abaixo apresenta esta interface.
 
 
Uma boa notícia para quem está iniciandocom a operação
deste aplicativo é que ele poderia ser pensado como uma
planilha Excel. Ambos os aplicativos trabalham com
linhas e colunas e muitos dos seus comandos são
similares.
 
Guias de Menus
O Guia de Menus do MS Project tem as seguintes opções:
1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos.
2. TAREFAS: Cuida das operações ligadas as tarefas.
3. RECURSOS: Cuida das operações ligadas aos
Recursos.
4. RELATÓRIOS: Apresenta relatórios pré-prontos
para serem utilizados.
5. PROJETO: Cuida das operações ligadas aos
projetos.
6. EXIBIÇÃO: Cuida da formatação de textos, tabelas,
fontes, etc.
7. FORMATO: Disponibiliza ferramentas para
formatação do projeto.
Principais Visões:
Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três
formatos básicos para exibir as informações. São eles:
Os Gráficos – Que representam graficamente as
informações. São gráficos os modos de exibição
Gráficos de Gantt, Gantt de Controle, Diagrama
de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.
As Planilhas - Que representam informações em
linhas e colunas. Cada linha contém informações
sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna
contém um campo onde você insere informações
específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no
Microsoft Project são, em geral, chamadas de
campos.) Como exemplo de planilhas poderíamos
relacionar; Planilha de Recursos, Uso de cursos, etc.
O Gráfico de Gantt:
Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de
Gantt ou Gantt de Controle são, sem dúvida, os mais
utilizados e as mais importantes visualizações no MS-
Project. Ele é o padrão de visualização quando iniciamos
a operação do software.
O modo de exibição Gráfico de Gantt mostra as
informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto
como texto ou como gráfico de barras.
Planilha de Recursos:
O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as
informações sobre cada recurso do Projeto.
O Gráfico de Recursos:
O modo de exibição Gráfico de recursos exibe
graficamente as informações sobre a alocação, o trabalho
ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá
analisar as informações sobre um recurso de cada vez,
sobre recursos selecionados ou sobre um recurso.
A Planilha de Uso do Recurso:
A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do
projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles.
Ela relaciona cada recurso aos trabalhos que eles terão
que desempenhar no projeto.
A Planilha de Uso da Tarefa:
O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do
projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo
delas.
O Diagrama de Rede:
O Diagrama de Rede é um modo de visualização que
mostra as dependências entre as tarefas do projeto como
um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são representadas
por caixas ou nós e as dependências de tarefa são
representadas por linhas que conectam as caixas.
INICIANDO COM O MS-Project
Criando um novo arquivo de projetos
A criação de um novo arquivo de projeto poderá ser
realizada através de três opções:
Quando se solicita a abertura do MS-Project e
executa-se a opção “Arquivo/Salvar Como”.
Quando se solicita a abertura de um novo projeto
através do botão “Novo” na Barra de ferramentas.
Quando se solicita o salvamento de um projeto já
aberto através da opção “Arquivo/Salvar Como”.
Os arquivos gerados pelo MS-Project têm a terminação
.MPP e podem ser copiados e enviados por e-mail.
Configuração inicial do MS-Project
O MS-Project permite a configuração de vários itens
específicos de um projeto, tais como:
Moeda,
Modo de exibição das datas,
Modo de exibição padrão,
Taxa padrão dos recursos,
Cálculo automático ou não do impacto das
alterações realizadas em um projeto,
Calendário padrão do projeto,
Horas de trabalho diárias, semanais e mensais,
etc. 
Estas configurações são realizadas através da opção
“Arquivo / Opções” que, além das configurações padrões
presentes nos aplicativos da família Oficce da Microsoft,
contém algumas específicas do MS-Project.
 
Calendários do projeto.
Antes de trabalharmos os calendários no MS-Project, é
necessário termos uma consciência do que é um
calendário e principalmente, a sua finalidade. De maneira
simplificada podemos dizer que calendário tem a função
de nos mostrar em quais dias devemos trabalhar e em
quais outros dias não, e nos dias que devemos trabalhar
quantas horas serão de trabalho. Assim sendo, com
relação às tarefas, os calendários determinam como elas
serão agendadas, considerando o tempo da sua duração.
Podemos também definir calendário como sendo a nossa
jornada de trabalho.
Sempre existirá um calendário associado ao projeto, que
por definição inicial dar-se o nome de “Calendário
Padrão” (Poderá ser modificado). Poderemos também
associar calendários às atividades ou recursos
específicos, e caso isto ocorra deveremos ter o cuidado
de informar qual o calendário a atividade deverá seguir; o
associado ao projeto ou o associado a tarefa ou o
associado ao recurso.
 O MS-Project já vem configurado com três calendários:
Padrão: Calendário-base que configura uma agenda
de 8 horas diárias de trabalho de segunda-feira a
sexta-feira, no horário das 9h às 12h e das 13h às
18h.
24 Horas: Configura uma agenda sem nenhum
período de folga.
Turno da Noite: Configura uma agenda de período
noturno, de segunda a sábado das 23h às 8h.
Novos calendários poderão ser criados, conforme a
necessidade do projeto. Para se alterar e/ou criar novos
calendários deverá ser utilizada a opção “Projeto /
Alterar período de trabalho”
 
Para alterar o calendário padrão ou qualquer outro
calendário que venha ser criado, utilizaremos a guia
“Exceções”, onde colocaremos um nome para a exceção,
sua data de início e sua data de termino. As exceções vão
determinar por exemplo os dias de feriados ou jornadas
de trabalho diferentes para um dia ou intervalo de dias.
Para o registro das exceções devemos dar um nome a ela,
informar a data de início da exceção e a data de término,
por exemplo. Logo depois deveremos selecionar a opção
de Detalhes.
 
 
Em detalhes poderemos:
Determinar se a exceção se refere a uma folga ou
período de trabalho (jornada de trabalho diferente do
resto do calendário)
Sendo a mesma relacionada a um período de
trabalho, informar quantas horas de trabalho estarão
associadas aos dias de trabalho. Uma preocupação
que não devermos ter para a grande maioria de
nossos projetos, se refere ao horário de trabalho a ser
registrado. Devemos ter a preocupação de informar
quantas horas de trabalho ocorrerão por dia, o
horário de trabalho podemos deixar que seja uma
preocupação do departamento de RH, e neste caso
poderemos informar qualquer um, deste que a soma
de horas trabalhadas, seja a que estamos querendo
registrar.
A periodicidade da exceção, se diariamente afetará a
todos os dias do intervalo, se semanalmente poderá
ser escolhido quais os dias da semana, etc.
Intervalo de dias a ser impactado pela
exceção, podendo alterar as
informações registradas anteriormente
na criação da exceção.
 
Caso se queira criar um novo calendário, deve-se
selecionar a opção “Criar Novo calendário”, em
“Projeto / Alterar período de trabalho”,
 
 
Onde deveremos informar:
Um nome para o calendário
Se o novo calendário deverá incorporar as exceções
presentes em um calendário (Criar a partir de uma
cópia de um determinado calendário), ou se deve ter
como base o calendário base (sem nenhuma exceção).
 
Alterando o calendário das atividades.
Normalmente todas as atividades de um projeto obedecem
às configurações existentes no calendário ao qual o
projeto está associado (Projeto / Informações Sobre o
Projeto) em relação aos horários de trabalhos diários,
feriados existentes, etc.
No entanto podem existir situações onde seja necessário
criar um calendário especifico para uma determinada
atividade, ou grupos de atividades. Isto acontece quando,
por exemplo, devido à existência de ruídos na execução
da atividade ela só pode ser executada no período da
manhã.
Para registrarmos um calendário específico para uma
atividade é necessário que primeiro seja criado este novocalendário. A associação da tarefa com o calendário
específico é realizada na guia “Avançado” presente nas
propriedades da tarefa.
A mudança do calendário de determinada atividade
promove alteração dos prazos do cronograma sem, no
entanto, modificar o esforço para sua execução, ou seja, a
coluna duração não modifica seus valores.
 
Informações iniciais do projeto.
Logo após a criação de um novo arquivo
de projeto no MS-Project, faz-se
necessário o fornecimento dos dados
iniciais do projeto, tais como a Data de
início, calendário do projeto, etc.
Esta ação é realizada através da opção
“Projeto / Informações Sobre o
projeto”.
Estas informações poderão ser alteradas
posteriormente a qualquermomento ,
antes é claro da criação da linha de base
do projeto (visto mais adiante).
 
CRIANDO O CRONOGRAMA DO
PROJETO
Criando a Estrutura Analítica do
Projeto
A Estrutura Analítica do Projeto – EAP, é uma
ferramenta presente no PMBOK, na disciplina de
Gerenciamento de Escopo, para configuração dos
resultados do projeto diretamente relacionados com seus
objetivos, conforme a seguinte definição:
“Um agrupamento dos elementos orientados ao produto do
projeto que organiza e define o escopo global do projeto.
Cada nível inferior representa uma definição
crescentemente detalhada de um componente do projeto.
Os componentes do projeto podem ser produtos ou
serviços. ”
A EAP é a representação gráfica dos resultados do projeto
sendo fundamental para a especificação e estimativa de
recursos, tempo e custos, assim como montagem da equipe
do projeto composta por especialistas e os trabalhadores,
com seus papéis definidos em termos de autoridade e
responsabilidade em cada atividade do projeto.
Uma prática comum de chamarmos um item que não tem
detalhamento (subitem) de pacote de trabalho. Um
modelo de EAP tradicional é dado pela Figura 1, que
mostra o exemplo da construção de uma casa.
EAP para a construção de uma casa
Não existe uma regra definida para construir uma EAP.
Duas pessoas diferentes podem construir duas EAP´s
diferentes para um mesmo projeto. A diferença ocorre
devido ao critério de decomposição utilizado. Contudo,
independente de qual critério de decomposição utilizado,
todos os “trabalhos” constituintes do projeto precisam
estar listados no final, representando a totalidade do
escopo, ou seja, a EAP deve conter 100% do trabalho
definido no escopo do projeto e ainda, deve capturar
todas as entregas sejam elas internas, externas ou
intermediárias. Em todos os níveis da hierarquia essa
regra deve ser utilizada de modo que a soma dos trabalhos
em um nível inferior deve se igualar a 100% do trabalho
representado pelo nível superior. De maneira análoga, a
EAP não deve conter nenhum trabalho que não esteja no
escopo do projeto, ou seja, não pode haver mais de 100%
do trabalho a ser entregue no projeto. Algumas boas
práticas para a construção de uma EAP, incluem-se:
Não se deve desmembrar um “pacote” em apenas um
outro “pacote”;
Deve-se avaliar até que ponto o desmembramento de
serviços em atividades menores melhora o
acompanhamento do projeto. Uma prática comum é
que não desmembrar um item em subitens cujo tempo
para execução seja menor que um dia (8horas).
Uma primeira versão da EAP deveria ser a utilizada
na elaboração do orçamento do projeto, assim
teríamos uma mesma estrutura para orçamento e
cronograma. Em termos práticos poderíamos ter o
cronograma de longo prazo como um espelho do
orçamento, aceitando-se durações superiores a 30
dias. Seguindo a prática de refinamento sucessivo do
planejamento, deveríamos fazer um detalhamento
melhor dos pacotes de trabalho para o período futuro
de 2 a 3 meses, chamado cronograma de médio prazo
e neste caso as durações máximas aceitas iriam
flutuar em um período de 10 dias. Semanalmente
poderíamos fazer um detalhamento maior ainda, o que
denominaríamos de planejamento de curto prazo.
Uma prática comum é não desmembrar um item em
subitens cujo tempo para execução seja menor que um
dia (8horas).
Para serviços terceirizados também deve-se fazer o
desmembramento do “pacote” e é recomendável,
sempre que possível, amarrar no contrato de
prestação de serviço o encargo de fornecer a EAP à
contratante.
Uma regra que devemos seguir é evitar a existência
de nomes iguais entre os diversos itens da EAP. Esta
regra se estenderá mais adiante para o registro das
atividades do projeto. Em resumo, não poderemos ter
duas linhas no MS-Project com a mesma descrição,
embora o aplicativo permita isto.
O último nível da EAP é chamado de Pacote de
Trabalho e normalmente é decomposto em atividades.
 
 
O MS-Project não faz distinção entre um produto (pacote
de trabalho) e uma atividade. Esta tarefa terá que ser
executada pelo Gerente do Projeto durante a fase de
planejamento. Normalmente o último item da EAP,
chamada de pacote de trabalho, deverá ser executado
através de diversas atividades.
Para se registrar os itens da EAP no MS-Project, deverá
ser fornecida a descrição de cada item na coluna “Nome
da Tarefa” e a sua organização hierárquica deverá ser
definida através de recuos para direita/esquerda, cuja
ação poderá ser realizada pelos botões presentes no menu
do MS-Project, como mostrado abaixo.
 
Exemplo: EAP simplificada de um
prédio de 2 andares em
A - Formato gráfico.
Obs : Note que na figura acima existe um erro conceitual
de construção de EAP, que se refere a dois itens terem o
mesmo nome. Abaixo este problema é ajustado.
 
 
B – Em formato de texto
 
C- No MS-Project
 
Diferença entre EAC e EAP
 
Durante muito tempo os orçamentos, principalmente os
elaborados em engenharia seguiram uma estrutura
chamada EAC (Estrutura Analítica de Custo). Esta
estrutura tem como base não os produtos/serviços a serem
entregues e sim o agrupamento de composições de
serviços, como poderíamos verificar no quadro
comparativo abaixo. Hoje sabemos que a EAC não pode
ser utilizada para elaboração de cronogramas, pois o
cronograma tem como base a estrutura EAP, logo se torna
necessário que as empresas comecem a elaborar seus
orçamentos de maneira compatível com a estrutura EAP
que será posteriormente detalhada em atividades. De
maneira ideal, deveremos até ter a mesma estrutura nos
orçamentos e cronogramas, o que facilitará em muito o
planejamento/controle financeiro do projeto, além de
evitar retrabalho entre as equipes orçamentárias e de
planejamento.
 
 
Registrando as atividades
A criação das atividades de um projeto é decorrente da
decomposição dos pacotes de trabalho da EAP. Para cada
item de menor nível da EAP, chamado de pacote de
trabalho, deve-se relacionar todas as atividades
necessárias para executar a sua entrega.
Neste momento ainda não devemos nos preocupar com os
recursos necessários à execução das tarefas, nem com o
tempo necessário à sua execução. Estas ações serão
trabalhadas posteriormente.
No MS-Project, o registro das atividades é realizado com
a inserção de tarefas abaixo de cada item da EAP (pacote
de trabalho). De maneira similar a como registramos a
EAP, porem uma regra deverá ser seguida; O nome das
tarefas deve sempre iniciar com um verbo no infinitivo.
Este detalhamento normalmente é feito na elaboração do
planejamento de médio prazo, considerando um horizonte
de 2 a 3 meses.
Exemplo de registro de atividades:
Propriedade das atividades
Os pacotes de trabalho e atividades inseridas tem
relacionadas a se várias propriedades, que podem ser
acessadas simplesmente clicando duas vezes na atividade.
Muitas destas propriedades serão trabalhadas neste livro.
Como primeira guia a ser trabalhada, poderíamos utilizar
a de “Observações” para registrar, por exemplo, durante a
fase de planejamento, o nosso dicionário da
EAP/Cronograma e na fase de execução poderíamos fazer
um acompanhamento fotográfico da execução de cada
tarefa.
Especificamente para a área de engenharia, esta guia
poderá ser utilizada para registrar o memorial descritivo
dos pacotes de trabalho/atividades.
 
 
Duração das atividades
Para cada uma das atividades presentes
no projeto,deverá ser informado o tempo
total necessário para a sua conclusão.
Devemos ter em mente que o tempo, ou a
duração, de uma atividade não representa
o seu prazo, como somos induzidos a
pensar, devido a forma como os softwares
nomearam as unidades como sendo em
Dias, Semanas, Meses. Quando
registramos que uma atividade tem como
duração 5 Dias, estamos informando que
esta atividade tem uma previsão de ser
executada em 40 horas e que a
quantidade de dias físicos será decorrente
por exemplo do calendário ao qual essa
atividade está associada. Esta quantidade
de horas previstas também não pode ser
confundida com a quantidade de horas de
trabalho da tarefa, pois no mesmo
exemplo da tarefa de 5 Dias, caso
tenhamos 2 pessoas alocadas a tarefa,
teremos um tempo total de trabalho de 80
horas, ver exemplo mais adiante.
Por padrão, o MS-Project sempre
multiplica os quantitativos das durações
informadas pela seguinte regra; “Dia”
multiplica por 8 horas, “Semana”
multiplica por 40h e “Mês” multiplica
por 160 horas. Estas regras podem ser
modificadas através das configurações
presentes em “Arquivos/Opções”, porem
sugerimos nunca alterar as mesmas.
Outro item muito importante é termos
ciência que o tempo total para entrega de
um item da EAP não é necessariamente a
soma da duração de todas as atividades,
pois poderemos ter atividades em paralelo
por exemplo. Mais adiante trabalharemos
melhor esta questão.
Relembramos que a duração das
atividades pode ser informada em dias,
horas, semanas, meses ou minutos, porém
internamente o MS-Project sempre
converterá estas durações em horas.
Quando fornecemos a duração de uma
atividade em dias, por exemplo, o MS-
Project converte automaticamente esta
duração em horas e arquiva a mesma. Esta
informação será a utilizada para a
determinação da data de início e término
considerando as horas de trabalho diárias
presentes no calendário do projeto ou da
atividade especificamente.
Quando informado que uma tarefa tem
duração de 0 (zero) dias, o MS-Project
entende que a tarefa corresponde a um
marco.
 
Uma dúvida surge quando comparamos o
trabalho de uma atividade com a sua
duração. O trabalho de uma atividade
sempre vai se referir a quantidade de
horas de trabalho necessárias à execução
da mesma e que está diretamente
relacionada a quantidade de recursos do
tipo trabalho (estudaremos este item mais
adiante). Por exemplo, se temos uma
tarefa de 10 dias (80horas) e temos dois
recursos tipo trabalho alocados a tarefa e
considerando que os recursos irão
trabalhar 8 horas por dia, o valor do
trabalho será de 160horas.
 
Prazos diferentes para atividades com
mesma duração.
Um exemplo de que as informações
presentes na coluna Duração não se
referem a prazos e sim a tempo (horas) de
execução das tarefas poderá ser
demonstrado seguindo-se os seguintes
passos:
 
Criar um novo calendário com
apenas 4 horas de trabalho diárias
de segunda a sexta.
 
Criar duas tarefas, ambas com 5
dias e à apenas a uma das tarefas
associar o calendário criado
anteriormente.
 
 
Observar que as durações serão as
mesmas, porem os prazos serão
diferentes.
 
 
Sequenciamento das atividades
Para a execução de um projeto, normalmente teremos uma
ordem de execução das atividades. Isto se deve
principalmente a três fatores:
Ordem natural de execução das tarefas. Fatores
Mandatários.
Execução de projetos anteriores direciona a uma
melhor ordem de execução das tarefas. Fatores
Discretos.
Forças externas ao contrato forçam a um determinado
sequenciamento na execução das tarefas.
Os softwares de cronogramas, e consequentemente o MS-
Project, trabalharão estes motivos se utilizando de 4 tipos
de ligações.
 
Ligações do tipo Termino-Início (TI )
Este tipo de ligação é o mais comum nos cronogramas e
tem como base a premissa que a atividade anterior tem
que terminar para a posterior iniciar. No MS-Project basta
colocar o número da predecessora da atividade B na
coluna Predecessora. Ex: 3 TI
 
Quanto digitamos no MS-Project o número da
predecessora e o tipo da ligação como sendo TI, nota-se
que a informação de TI será “apagada”. Na verdade, o
MS-Project suprime esta informação por considerar este
tipo de ligação a padrão do software, não sendo assim
necessário a sua digitação. No exemplo acima bastaria
digitar o numero 3 na coluna de predecessora.
 
Ligações do tipo Término-Início (II )
Este tipo de ligação tem como base a premissa que a
atividade posterior deverá iniciar no mesmo momento que
a atividade anterior. No MS-Project basta colocar o
número da predecessora da atividade B na coluna
Predecessora. Ex: 4 II
Ligações do tipo Termino-Termino
(TT)
Este tipo de ligação tem como base a premissa que a
atividade posterior deverá terminar no mesmo momento
que a atividade anterior. No MS-Project basta colocar o
número da predecessora da atividade B na coluna
Predecessora informando o tipo TT. Ex: 4 TT
 
Início-Término – IT: A anterior tem
que iniciar para a posterior terminar.
Melhor não utilizar este tipo de ligação, pois poderá
afetar o cálculo do caminho crítico.
 
A tarefa de sequenciamento de execução das tarefas
poderá ser feita através do preenchimento da coluna
“Predecessora” na tabela “Entrada”. O tipo de
relacionamento padrão utilizado é o TI, se quisermos
alterar este tipo relacionamento deveremos digitar o tipo
com o qual queremos relacionar as tarefas (II ou TT, não
aconselhável o tipo IT). Caso você tenha dúvidas, poderá
trabalhar com as propriedades da tarefa (duplo clique na
linha da tarefa), na guia “Predecessoras”.
 
 
 
Retardo ou adiantamento das
atividades
Na execução das atividades de um projeto podem surgir,
por exemplo, situações onde teremos que executar uma
determinada tarefa, que normalmente seria executada após
o término de sua predecessora (ligação tipo TI), antes do
término desta última, por exemplo: emassamento das
paredes antes do termino do reboco do teto. Nestes casos,
falamos que está existindo paralelismos de execução de
tarefas e isto normalmente ocorre quando temos
necessidade de promover uma antecipação do termino da
execução do projeto. Fica claro que o paralelismo de
atividades, programadas normalmente para serem feitas
de forma sequencial, promove o surgimento de riscos de
retrabalho.
Outra situação que com certeza poderemos ter que incluir
em nossos cronogramas é a necessidade de alterar o
momento de início de uma tarefa como sendo depois de
algum tempo depois da predecessora. Neste caso falamos
que existirá retardo na execução. Um exemplo disto seria
a retirada o emassamento da parede depois da execução
do reboco.
Estas antecipações ou retardos de início de tarefas
normalmente ocorrem devido a restrições de recursos ou
situações impostas pela própria natureza das atividades.
Mais exemplos:
Retardos
Tempo de espera da cura de uma laje;
Tempo de espera da liberação de um recurso;
Tempo de espera pela homologação de um produto
pelo cliente.
Adiantamentos
Antecipação da execução na tentativa de diminuir
o prazo total do projeto.
 
Para executarmos isto no MS-Project utilizaremos o
recurso de “Latência” presente na guia “Predecessores”,
nas propriedades da tarefa .
 
 
Em gerenciamento de projetos tratamos os retardos
também como folgas (slack), que podem ser subdivididas
em folgas livres (free slack) e folgas totais (total slack).
Folgas livres se referem ao tempo disponível para atraso
de uma tarefa sem que esta impacte no atraso de sua tarefa
sucessora, e a folga total se refere ao tempo disponível
para atrasar uma tarefa sem que isto impacte no atraso do
projeto. No MS-Project estas informações estão previstas
nos campos (colunas) de Margem de Atraso Permitida e
Margem de Atraso Total.
 
 
Retardo nas ligações do tipo Término-
Início (TI)
Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de
tempo entre o termino da atividade A (Concretagem por
exemplo) e a atividade B (Desforma). Neste caso
utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No MS-
Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora acrescidodo tempo
de espera necessário. Ex: 3TI+3d.
 
Retardo em ligações do tipo Termino-
Início (II)
Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de
tempo entre o início da atividade A (limpeza do terreno,
por exemplo) e a atividade B (Remoção entulhos). Neste
caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No
MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora e indicar a diferença
de tempo a ser realizada. Ex: 3II+3d .
 
Retardo em ligações do tipo Termino-
Termino (TT)
Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de
tempo entre o término da atividade A (Limpeza do terreno
por exemplo) e a atividade B (Remoção entulhos). Neste
caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No
MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT
e indicar a diferença de tempo a ser realizada. Ex:
3TT+3d.
Antecipações em ligações do tipo
Término-Início (TI)
Poderemos ter a necessidade de promover uma
antecipação de tempo entre o termino da atividade A
(limpeza do terreno por exemplo) e a atividade B
(remoção entulhos). Neste caso utilizamos uma variação
deste tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o
número da predecessora da atividade B na coluna
Predecessora acrescido do tempo de antecipação
necessário. Ex: 4TI-3d.
Antecipações em ligações do tipo
Término-Início (II)
Poderemos ter a necessidade de promover uma
antecipação de tempo entre o início da atividade A
(Arrumar a sala por exemplo) e a atividade B (limpar a
sala). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de
ligação. No MS-Project basta colocar o número da
predecessora da atividade B na coluna Predecessora. Ex:
4II-3d.
Antecipações em ligações do tipo
Término-Término (TT)
Poderemos ter a necessidade de promover uma
antecipação de tempo entre o término da atividade A
(Arrumar a sala por exemplo) e a atividade B (limpar a
sala). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de
ligação. No MS-Project basta colocar o número da
predecessora da atividade B na coluna Predecessora
informando o tipo TT e indicar a diferença de tempo a ser
realizada Ex: 4TT-3d.
 
 
Entendendo os tempos de retardo e
espera.
Diferentemente do que muitos usuários do MS-Project
entendem que os valores informados para os retardo e
antecipações são interpretados pelo MS-Project como
sendo em horas, e não como prazos. Estes serão
convertidos da mesma forma que a coluna Duração é
convertida em horas, como já detalhamos anteriormente.
Assim quando informamos que existirá uma espera de 5
dias entre duas tarefas, isto não significará que serão de 5
dias físicos, pois caso o calendário do projeto esteja
trabalhando com uma quantidade de horas diferente de
8horas diárias e caso também existam feriados e fins de
semana no período, este quantitativos de dias físicos será
bem maior, ou poderá ocorrer que se o calendário estiver
trabalhando com uma quantidade de 16horas diárias, o
quantitativo de dias físicos será bem menor.
Vamos analisar o exemplo abaixo, onde a tarefa de
“Desformar” está associada a um calendário que tem as
quartas e quintas como feriados em todas as semanas, logo
a quantidade de dias que o MS-Project calculará para
iniciar a tarefa de Desforma não é a informada na coluna
predecessoras (TI+5dias).
 
 
 
Visualizando o cronograma do projeto.
Após o fornecimento da EAP do projeto, das atividades
necessárias para a entrega dos produtos (pacotes de
trabalho), da duração destas atividades, da definição das
predecessoras, dos ajustes via retardos ou adiamentos,
teremos condições de visualizar o cronograma do projeto.
A visualização poderá ser realizada através das visões
“Gantt de Controle” ou “Gráfico de Gantt”.
O Gráfico de Gantt ou Gantt de Controle permite a
visualização temporal e o acompanhamento de tarefas,
além de permitir a visualização rápida do caminho crítico.
Caminho Crítico é o maior caminho para a execução do
projeto, ou é a sequência de atividades com folga zero.
A diferença entre Gantt de Controle ou Gráfico de Gantt, é
que o primeiro já traz configurada a apresentação do
caminho Crítico.
Devemos ter ciência da importância do caminho crítico,
encarando estas informações como uma grande fonte de
dados para tomadas de decisão quando o assunto é prazo
das atividades/projeto e assim promover uma redução de
perdas financeiras. Por exemplo, quando quisermos
antecipar o prazo do projeto, poderemos prever uma
jornada de trabalho maior nas atividades, porém somente
para as atividades que estiverem no caminho crítico. Um
outro exemplo é quando estamos na fase de execução e
por ventura o projeto se encontrar atrasado, neste caso
somente as atividades do caminho crítico deveriam ter
atividades programadas para horas extras.
Restrições do projeto.
Todo e qualquer projeto pode estar sujeito a restrições no
seu acompanhamento. Normalmente estas restrições estão
relacionadas ao prazo necessário à execução do projeto,
ao custo do projeto, ou até mesmo em relação à qualidade
do projeto.
O MS-Project permite o registro e consequente avaliação
do impacto das restrições relativas à variável prazo, que
tanto podem estar associadas ao projeto como um todo
como também a algumas atividades do projeto.
Para registrarmos as restrições no MS-Project
utilizaremos a guia “Avançado”, nas propriedades da
tarefa.
Uma dica importante para a elaboração de bons
cronogramas é não utilizar esta funcionalidade, pois ela
pode prejudicar a cálculo/exibição do caminho crítico do
projeto, umas das informações mais importantes do
cronograma.
 
Divisão da execução de uma tarefa em
varias etapas.
Durante o planejamento ou execução de uma atividade,
pode ser necessária a divisão da sua execução.
Normalmente quando este fato ocorre durante a fase de
planejamento dividimos a atividade em duas ou mais
atividades, porém este recurso fica difícil de ser utilizado
na fase de execução, pois a divisão da tarefa pode ser
decorrente de alguma necessidade de parada da execução,
como por exemplo, a existência de chuvas em uma
atividade relacionada a pintura externa de uma edificação.
A divisão da execução de uma tarefa é realizada através
do botão “Dividir tarefa” presente na barra de
ferramentas.
Este recurso quando utilizado, similar ao registro das
restrições, poderá colocar em risco a qualidade do
cronograma, pois na fase de execução/controle, não
teremos como informar a execução de uma determinada
parte da atividade.
 
 
 
 
Atividades Recorrentes.
Na decomposição da EAP podem surgir atividades que
vão se repetir várias vezes durante a execução do projeto.
Um exemplo deste tipo de atividades são as relacionadas
a reuniões de acompanhamento necessárias à entrega dos
produtos pré-programados.
Para registrarmos atividades recorrentes no MS-Project
utilizaremos a opção “Tarefa / Tarefa Periódica”
.
 
Metas, Marcos ou Milestone.
O planejamento de um projeto pode prever a execução de
entregas de produtos em determinadas datas fixas, ou
podem ser criadas ações que irão marcar o início de uma
fase para, aí sim, ser possível definir o início da fase
seguinte.
Normalmente estas ações (marcos) podem não envolver o
planejamento de duração para a sua execução, ou
recursos.
Estas tarefas são conhecidas normalmente como
MARCOS, METAS ou MILESTONES e no MS-Project,
fazemos a criação e registro delas informando sua duração
como 0 zero).
 
Modos de Visão e Tabelas.
O MS-Project é capaz de armazenar uma grande
quantidade de informações, que muitas vezes podem até
prejudicar o entendimento do projeto.
De maneira comparativa podemos pensar o MS-Project
como sendo uma grande planilha Excel, com várias
colunas. Quando ocultamos uma coluna não significa que
“apagamos” as suas informações, elas apenas estarão
ocultas.
Para facilitar a utilização do programa, o MS-Project está
dividido em diversos modos de visão e cada um deles é
direcionado ao tratamento de um determinado conjunto de
informações. Estes modos de visão podem ser exibidos
atravésda Barra de Modos ou acessando o menu Exibir.
Basicamente existem dois tipos de visão:
As que apresentam somente informações gráficas,
como por exemplo, a visão de “Diagrama de rede”.
As que apresentam informações gráficas e também
colunas de dados, como por exemplo, o Gráfico de
Gantt. Neste caso falamos que a visão tem Tabelas
associadas, que podem ser visualizadas através da
guia “Exibição”.
 
MELHORES PRÁTICAS PARA A
CONSTRUÇÃO DE CRONOGRAMAS.
Embora todos os softwares permitam o registro de tempos
de espera e antecipação, latência no MS-Project, as
melhores práticas de elaboração de cronogramas não
recomendam o seu uso. O próprio PMI, através de
complementos ao PMBOK publicou algumas “melhores
práticas” para a construção de cronogramas, entre as
quais poderemos destacar:
Não utilização de tempo de espera no
sequenciamento TI.
Quando encontramos sequenciamentos TI com a presença
de tempos de espera (TI+4dias por exemplo), sabe-se
hoje, que isto é um forte indicio de que esquecemos de
detalhar atividades. Poderíamos exemplificar este fato
quando em nossos cronogramas um tempo de espera entre
as atividades de assinatura do contrato e o início da obra,
normalmente colocamos um tempo de espera decorrente
da necessidade de mobilização, transporte de
equipamentos, etc. Na verdade, deveríamos ter colocado
estas atividades no cronograma e sequenciar todas elas
sem tempos de espera.
Outro equívoco pode ocorrer quando queremos informar
um tempo fixo de espera em dias entre duas atividades,
como por exemplo 5TI + 10dias decorrente da atividade
A ser a concretagem de uma laje e a atividade B a retirada
do escoramento (figura abaixo), podemos ser
direcionados a pensar que 10 dias depois de concluída
uma a atividade predecessora a sucessora irá iniciar,
porém estamos informando na verdade que 80hs depois de
concluída a atividade A e, respeitando o calendário do
projeto, a atividade sucessora deverá ter seu início
programado. Isto poderá causar erros quando quisermos,
por exemplo, registrar o tempo de cura de uma laje, pois
forneceríamos 20d e fisicamente teríamos quase um mês
de espera devido aos sábados, domingo e feriados. Neste
caso melhor informar em dias corridos, colocando tempo
de espera como sendo 5TI+10dd (dois D´s). Este recurso
também poderá ser utilizado no fornecimento do tempo
das tarefas, quando o MS-Project irá considerar o tempo
das tarefas em dias corridos, ver exemplo abaixo:
 
 
Não utilização de tempo de
espera/antecipação informado em dias
(horas).
Quando informamos o tempo de espera/antecipação em
dias/horas/semanas/meses, verificamos que o MS-Project
utiliza o calendário para determinar quantos dias físicos
serão respeitados entre as tarefas, porém um outro erro
poderá ocorrer. Imaginemos duas tarefas como mostrada a
seguir.
Na primeira situação o tempo da primeira e da segunda
são os mesmos e teremos o seguinte sequenciamento.
Na segunda situação o tempo da primeira foi reduzido
devido ao deslocamento de mais pessoas para a sua
execução e então teríamos a seguinte situação.
Poderá isto realmente ocorrer? Poderá a atividade B
iniciar antes da atividade A iniciar? Uma saída para este
tipo de problema é informarmos as antecipações em
percentuais.
 
Não utilização de tempo de espera no
sequenciamento SS.
Uma prática comum na construção de cronogramas é a
utilização de tempos de espera nos sequenciamentos SS,
com mostrado na figura a seguir. Acreditamos que estamos
programando, por exemplo o início do reboco do muro
quando estivermos com 50% do levantamento do muro
pronto, 
 
porém o que o software está entendendo é que depois de
decorridos 50% do tempo da tarefa Levantar Muro
deveremos iniciação a tarefa Rebocar Muro, o que não
necessariamente significará que estaremos com 50% do
muro levantado. Para resolver este tipo de problema o
melhor seria dividirmos as tarefas predecessoras em duas
como mostrada a seguir.
 
Duração máxima das atividades
Uma regra que deveremos tentar seguir se refere a
duração máxima de qualquer atividade em qualquer
cronograma, porém a regra, ou dica, estará relacionada ao
cronograma que estiver trabalhando. Quando estamos
elaborando o cronograma de longo prazo, normalmente
com base na EAP do orçamento, poderemos utilizar
durações com mais de 30 dias, pois um produto a ser
realizado 1 ou 2 anos depois do início do projeto poderá
ter o seu modo construtivo alterado e, se nos
preocupássemos em detalhar todas as tarefas com certeza
estaríamos propensos a realizar um retrabalho futuro.
Quando estivermos criando o cronograma de médio prazo,
detalhando melhor as atividades em um horizonte de 2 ou
3 meses, as melhores práticas sugerem que a duração
máxima de uma atividade seja de duas vezes o tempo de
controle do cronograma, ou seja, se formos atualizar o
cronograma toda semana, a duração máxima das
atividades será de 10 dias.
 
Entendendo a Duração Total do
Projeto
Quando concluímos o cronograma, nos deparamos com
uma informação que deveremos entender melhor e assim
evitar erros de comunicação, que poderão colocar em
risco a confiabilidade das informações passadas. Esta
informação se refere a duração total do projeto.
Analisemos abaixo um pequeno exemplo:
Neste exemplo, somos direcionados a informar que a
duração total do projeto é de 12,5 dias.
Porem o que significa exatamente esta informação?
1. Poderemos pensar de imediato que se refere a
quantidade de dias necessários a execução do projeto,
contudo, analisando o projeto vemos que, da data de
início até a data de término, são decorridos 17 dias.
2. Poderemos pensar então que se refere a quantidade de
dias úteis necessários a execução do projeto, porém
se modificarmos o calendário do projeto para se
trabalhar 12 horas por dias de segunda a sexta e
analisando o projeto veremos que da data de início até
a data de término são decorridos 11 dias. Exemplo
abaixo.
A informação que o MS-Project nos dá nesta coluna,
refere-se a quantidade de horas necessárias a execução do
projeto, porém o cálculo é efetuado considerando a
diferença dos dias de trabalho presentes no calendário
entre a data de início e a data de término do projeto, o que
sinceramente significa muito pouco para um usuário leigo
no MS-Project. Para falar a verdade, até para os usuários
de MS-Project esta informação é um pouco equivocada.
Logo, cuidado ao informar que a duração total do projeto
se refere a duração total presente na coluna”duração” do
MS-Project, mesmo que se diga que é a duração em dias
úteis, pois caso o calendário esteja com alguns dias com
um trabalho diferente de 8 horas, esta informação estará
errada.
RECURSOS
 
Como presente na definição de Projetos, para a execução
das tarefas definidas, sempre necessitará de recursos,
sejam eles humanos, materiais ou financeiros. Assim
temos que fazer o planejamento da utilização destes
recursos para todo o projeto.
De maneira direta, podemos afirmar que na verdade toda
atividade presente no projeto necessitará de recursos para
ser executada. Exceção se faz as atividades do tipo
Marco.
As melhores práticas de gerenciamento de projetos
sugerem que as condições consideradas no planejamento
do esforço sejam registradas. Para isto pode-se utilizar o
campo “observações” presente nas propriedades das
tarefas.
 
Registrando os Recursos
O MS-Project, na versão 2013, trabalha com três tipos de
recursos:
Recursos Trabalho
Referem-se a todos os recursos que tem como base
o tempo como fator de custo, tais como mão de
obra e aluguel de equipamentos.
Para este tipo de recurso, o MS-Project pode
controlar a sua disponibilidade e, posteriormente,
indicar as superalocações correspondentes.
Pode-se também associar calendários diferentes
dos calendários do projeto e da atividade.
Recursos Materiais
Não utilizam hora extra e grupo de trabalho,
Não se pode especificar disponibilidade,
Não utilizam calendários.
Recursos Custos
Podem ser utilizados para associar serviços com
custos fixos, porém podem prejudicar o cálculo do
valor agregado.
Antes de relacionarmos todos os recursosnecessários à
execução de cada tarefa, teremos que registrá-los no MS-
Project. Isto é feito através do modo de visão “Planilha
de recursos”, que pode ser acessado através de
“Tarefas/Gráfico de Gantt/Planilha de recursos”.
 
Esta visão padrão da planilha de recursos traz as
seguintes colunas:
Nome do Recursos: Deverá ser descrito o nome do
recurso.
Tipo: Tipo do recurso (Trabalho, Material ou Custo)
Unidade do Material: Unidade do recurso, só
permitida a digitação para os recursos tipo Material.
Ex: M2, M3, Kg, etc.
Iniciais: Campo texto, livre para se digitar as iniciais
para indicar o recurso. Pouco utilizado e melhor
ocultar a coluna.
Grupo: Campo texto, livre para se digitar grupos de
identificação dos recursos. Por exemplo:
Terceirizados, alugados, etc. Pouco utilizado e
melhor ocultar a coluna.
Unidades Máximas: Determina, para os recursos tipo
trabalho, quantos % do tempo do calendário,
poderemos considerar como tempo normal de
trabalho. Por exemplo, se estivermos trabalhando
com um calendário de 9 horas diárias e colocarmos o
percentual como 50%, quando o recurso trabalhar
mais que 4,5h por dia, será indicado que o mesmo
está superalocado.
Taxa Padrão: Valor do curso a ser considerado para o
cálculo do orçamento, podendo ser informado em
horas, dias, semanas, etc.
Taxa de Hora Extra: Valor da hora extra do recurso.
Não está relacionado com a Unidade Máxima e é
muito pouco utilizado.
Custo/Uso: valor a ser incorporado ao custo do
recurso quando associado à tarefa. Por exemplo se
um recurso tem a taxa Padrão de R$ 500/dia e um
Custo/Uso de R$ 100,00, quando associamos este
recurso a uma tarefa de 5 dias, o curso total do
recurso será de R$ 2600,00 e se associarmos a uma
tarefa de 10dias será de R$ 5.100,00.
Acumular: Determina se o curso do recurso, quando
associado na tarefa, deverá ser considerado no início
da tarefa, no término da tarefa ou rateado em sua
duração.
Calendário: Para os recursos do tipo Trabalho, qual o
calendário a ser considerado.
 
Relacionando os Recursos às
atividades.
Quando registramos os recursos necessários à execução
de uma tarefa, o MS-Project calcula além do custo
associado a tarefa, uma nova informação denominada
Trabalho (somente para os recursos do tipo trabalho).
O Trabalho é a quantidade de horas a serem utilizadas na
execução da atividade e é calculada basicamente pela
multiplicação da duração da tarefa pela quantidade de
recursos tipo Trabalho na tarefa.
Por exemplo: Para uma atividade que tem duração de dois
dias e utilização de dois recursos do tipo trabalho,
teremos:
Considerando que um dia de trabalho tem oito horas
(calendário do projeto), um dia dessa atividade terá
16 horas de trabalho.
Então, em dois dias, o trabalho será de 32 horas.
Para informar os recursos das atividades, deveremos estar
trabalhando com uma visão que mostre as atividades do
projeto, como a visão de Gráfico de Gantt ou Gantt de
Controle, e os recursos das tarefas poderão ser
informados de várias maneiras:
Através da coluna “Nome dos recursos”;
Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia
“Recursos”;
Utilizando a tela “Atribuir Recursos”.
 
 
 
 
Problemas de alocação dos recursos;
alteração da duração das tarefas.
Pode ocorrer o problema de alteração nas durações das
tarefas, quando do fornecimento dos recursos nas tarefas.
Este problema está associado ao tipo de tarefa atualmente
em uso, que poderá ser de 5 tipos:
Duração Fixa Controlada pelo Empenho
Duração Fixa Sem ser Controlada pelo Empenho
Trabalho Fixo
Unidades Fixas Controladas pelo Empenho.
Unidades Fixas Sem ser Controladas pelo Empenho.
 
Para evitarmos este transtorno, deveremos trabalhar
somente com atividades do tipo Duração Fixa sem ser
controlada pelo empenho. Para fazermos isto, temos que
abrir a tela de Informações da tarefa e na Guia
Avançado mudar o tipo da tarefa.
 
 
Problemas de alocação dos recursos;
recursos super alocados.
Poderemos cometer alguns enganos quando da realização
do planejamento dos recursos das atividades, como por
exemplo, alocarmos os mesmos recursos para atividades
diferentes, porém programadas para serem executadas no
mesmo período. Desta forma o recurso estaria trabalhando
mais do que as 8 horas diárias. A este problema damos o
nome de super alocação de recursos.
O MS-Project apresenta de vermelho, na visão “planilha
de recursos”, quais recursos estão super alocados.
Recursos superalocados significam que em alguma parte
do cronograma eles estão trabalhando mais do que o
especificado na coluna “Unidades Máximas” em relação
ao calendário em uso. Observe que o recurso “Armador”
está com uma Unid. Máxima de 1500%, ou seja, temos
neste projeto a disponibilidade de 15 Armadores
diariamente, enquanto que nos outros recursos temos
apenas um recurso de cada.
 
 
 
 
Gráficos de Recursos
Reconhecendo-se que existem recursos super alocados em
nosso cronograma, poderíamos identificar em qual
período do projeto isto ocorre.
Para a identificação destes períodos pode-se utilizar a
visão de Gráfico de Recursos como mostrado abaixo.
Uma outra interpretação que poderemos ter desta visão e a
disponibilidade dos histogramas de nosso projeto, sejam
com base nos recursos humanos ou materiais. Desta forma
teríamos toda a programação de recursos materiais ou
humanos necessários a nosso projeto, melhorando assim a
possibilidade de sucesso de cumprimento dos prazos
estabelecidos no cronograma.
 
Uso dos Recursos
Uma outra forma de visualizarmos as utilizações dos
recursos é através da visão de Uso dos recursos como
poderíamos ver abaixo.
Esta visão nos dá a ideia de QUEM-QUANDO-QUANTO
os recursos serão utilizados no projeto.
 
Melhor tipo de recurso a se trabalhar
Diante das opções de tipos de recursos, surge a dúvida
sobre qual seria a melhor escolha para se trabalhar na
elaboração dos cronogramas.
Para decidir, vamos analisar o seguinte problema:
 Para a realização de uma determinada tarefa foi
orçado que a quantidade de horas necessárias à sua
execução seria de 160horas de um determinado
recurso, o recurso Ajudante, por exemplo. Diante
destes dados podemos calcular que, se alocarmos
apenas um recurso para a execução da tarefa, a
duração necessária para a execução será de 20 dias
(20 vezes 8hs de trabalho diário que dará as 160hs) e
se colocarmos 2 ajudantes será necessária a duração
de 10 dias.
 Olhando o cronograma do projeto abaixo
verificamos que existem 3 atividades deste tipo em
paralelo.
 Olhando as restrições do projeto descobrimos que
dispomos apenas de 4 ajudantes para a realização de
todas as tarefas.
Surge a pergunta, como resolver este problema?
Se olharmos o projeto com todas as atividades em
paralelo, vemos que necessitaríamos de 6 ajudantes, e
como informado, só temos a disponibilidade de 4
ajudantes diariamente. Uma primeira solução seria a
colocação das atividades de forma sequencial, o que
resultaria na utilização de apenas 2 ajudantes diariamente
(imaginando que a duração é de 10 dias para as tarefas).
Analisemos os cenários abaixo.
 Trabalhando com os recursos como sendo do tipo
trabalho.
Alocamos 200% do recurso ajudante para cada tarefa,
simulando a existência de 2 recursos. Verificamos
então que o histograma apresenta uma necessidade de
600% deste recurso por dias (6 recursos), fato que
não temos.
 
 
Podemos então imaginar que uma saída seria
aumentarmos as durações das atividades, pois assim
teríamos menos necessidades de horas/homem por dia
e diminuiríamos a necessidade de recursos diários.
Porém como o recurso que estamos é do tipo trabalho,
eles sempre mantem a necessidade de 2 recursos por
dia e aí não resolveríamos nosso problema. Ver
resultado do aumento da duração abaixo.
 
 Trabalhando com os recursos como sendo do tipo
material.
Em um primeiro instante pode parecer estranho,
porem vamos trabalhar um cenário onde o recurso
ajudante seria do tipo Material. Neste caso
associaríamos a quantidade de horas necessárias à
execução da tarefa, como calculado através do
orçamento.Nosso histograma indicaria então quantas horas de
ajudante teríamos que ter por dia, o que apontaria
para uma quantidade de 48 horas diárias, superior a
que dispomos (4 Recursos vezes 8 horas de trabalho =
32hs)
 
Se aumentarmos a duração das atividades (de uma ou
de mais de uma), nosso histograma vai redistribuir
automaticamente a quantidade de horas necessárias a
execução da tarefa, nos apontando para uma nova
quantidade de horas diárias (32hs) após a ação de
alteração das durações
 
Podemos ver que poderíamos trabalhar com os
recursos como sendo do tipo material e isto facilitaria
nosso trabalho de planejamento do histograma.
 
 
 
CONTROLE DA EXECUÇÃO DO
PROJETO
 
Conceito de linhas de base
 
Um exemplo que sempre utilizo em meus treinamentos,
para entender o que significa e para que serve uma linha
de base, ou baseline, é o que apresento a seguir.
 
Vamos imaginar que temos que cavar um buraco de 2m
por 10 de profundidade como mostrado a seguir.
 
Para a execução desta tarefa nos foi apresentado um
cronograma, que mostra a tarefa iniciando na segunda-
feira e terminando na sexta-feira. Nada mais foi dito sobre
o planejamento desta tarefa a não ser que ela terá 5 dias
de duração, iniciando na segunda-feira e com termino
previsto na sexta-feira da mesma semana.
 
Durante a execução da tarefa, foi verificado que ela
realmente iniciou na segunda-feira, porém no final da
quinta-feira fizemos uma visita ao local e verificamos que
havia sido escavado 4 (quatro) metros.
 
A pergunta que sempre faço é: para você agora, esta tarefa
está atrasada no prazo ou adiantada. As respostas variam
muito.
 
Um grupo de pessoas alegam que esta tarefa está no prazo
sim, pois a mesma só tem data de conclusão no dia
seguinte. Mostro então que esta resposta, nunca poderia
ser dada, pois alegar este fato e considerar que sempre
estaremos no prazo até o prazo se esgotar, isto não existe.
A toda hora temos que ter uma informação de qual é nossa
tendência do término do projeto e assim podemos afirmar
se estamos atrasados, adiantados ou até mesmo no prazo.
 
Na verdade, está faltando uma informação no nosso
planejamento, que seria a apresentação do quantitativo de
metros a serem escavados por dia. Imaginemos os
seguintes cenários e suas conclusões.
 
 
 
Esta informação do planejamento inicial, que deveríamos
estar comparando com as informações da execução de
nossos projetos, é o que definimos como linha de base ou
baseline.
 
A função básica de nossas linhas de base é possibilitar a
verificação da tendência de término de uma tarefa ou
projeto, se está de acordo com previsão inicial.
 
No exemplo acima falamos sobre a linha de base do
cronograma do projeto, porém temos outras linhas de base
em nosso projeto. Basicamente ao término da fase de
planejamento teremos em mãos várias linhas de base, tais
como :
Documento de detalhamento do escopo do projeto;
Cronogramas;
Orçamentos;
Planos de trabalho;
Detalhamento dos Recursos;
Riscos;
Plano de Comunicação;
etc;
 
Todos estes documentos irão compor o que denominamos
“Plano de Projeto”, ou a baseline do nosso projeto. O
plano de Projeto nada mais é que a reunião de todos os
documentos gerados durante a fase de planejamento e que
irão servir de base, na fase de controle, para avaliação do
quanto estamos executando o projeto conforme o
planejado e assim tomarmos ações corretivas ou
preditivas no sentido de ajustar a execução do projeto e
trazê-lo de volta a linha de base prevista.
 
Como o mundo não é perfeito, dificilmente existirá um
planejamento que não sofrerá ajustes, seja de custos,
cronogramas, etc, durante a fase de execução do projeto.
Quando isto ocorrer, os documentos deverão ser
atualizados em uma nova versão e um novo plano de
projeto, ou linha de base, deverá ser criada.
Estas linhas de base servirão como ponto de referência
para o acompanhamento do andamento da execução do
projeto em relação ao seu planejamento.
 
Uma dúvida que sempre surge é quando poderemos criar
uma nova linha de base? Pois se, semanalmente
poderemos estar atualizando o cronograma, então
semanalmente poderemos ter uma linha de base? A
resposta é que só poderemos ter uma nova linha de base
quando ocorrer um acerto com o cliente e este aceitar um
novo cronograma, por exemplo, ou um novo orçamento, e
isto é algo que deve ser negociado e algumas vezes, não
aceito pelo cliente.
 
Linhas de Base no MS-Project
 
A gravação das Linhas de Base se realiza na opção
“Projeto / Gravar Linhas de Base” e o MS-Project
permite a gravação de até 11 linhas de base.
Deveremos notar que após a primeira gravação da linha
de base, a visão “Gantt de Controle” passa a mostrar a
linha de base (linhas cinzas) e o que denominamos de
cronograma corrente do projeto, permitindo a realização
de análises quanto a atrasos ou adiantamentos de nossas
atividades/projetos.
 
 
 
 
Se modificarmos qualquer duração ou
predecessora, o MS-project irá “descolar”
o cronograma corrente da linha de base.
 
 
Lembrando que, como falamos
anteriormente, não podemos confundir a
atualização periódica do cronograma com
a criação de uma nova linha de base. Esta
última só será realizada quando ocorrer
acordos com as partes interessadas,
enquanto a atualização periódica tem a
intenção de mostrar os desvios do
cronograma corrente em comparação com
a linha de base vigente, no sentido de
providenciarmos ações corretivas e
eliminarmos os desvios.
 
O gráfico de Gantt sempre irá mostrar
como linha de base, a linha de base 0
(zero), para que o gráfico passe a mostrar
outras linhas de base, teremos que fazer
ajustes na configuração do gráfico de
Gantt, que poderá ser realizada clicando
duas vezes na área branca do gráfico de
Gantt, quando aparecerá a tela abaixo.
 
 
TÉCNICAS DE CONTROLE DE
PROJETO
Controle da execução das tarefas
 
Uma das informações que deverá estar presente no plano
do projeto, é o modo pelo qual será realizado o registro
da execução do projeto no cronograma, ou seja, como as
tarefas serão atualizadas em relação a execução física das
mesmas no cronograma, pois o Gerente do projeto deverá
saber exatamente como irá cobrar as informações dos
recursos envolvidos no projeto, como por exemplo:
 
● Periodicidade do acompanhamento: De
quanto em quanto tempo será feito um
levantamento do andamento da execução do
projeto.
● Modelo do acompanhamento: Como os
recursos deverão informar o andamento da
execução.
 
Existem diversas maneiras pelas quais podemos realizar o
acompanhamento da execução dos projetos e como
poderemos fazer esta atualização nos softwares de
gerenciamento de cronogramas. Como exemplo podemos
relacionar os métodos de:
 
● Informando o percentual de execução da
tarefa;
Onde informamos o andamento da tarefa através
da informação de um % executado da mesma, que
poderá ser relacionado ao avanço físico, ao
avanço financeiro, ao % do trabalho realizado,
etc.
● Informando a duração real e restante das
tarefas.
Onde não trabalhamos com os percentuais
executados e focamos nossa preocupação no
controle do tempo já gasto para a execução da
tarefa e quanto tempo será necessário para o seu
término.
 
O MS-Project permite o registro dos avanços do projeto
através de qualquer metodologia de controle a ser adotada
pelo projeto. É claro que teremos, para algumas
metodologias, uma facilidade de uso maior em relação a
outras metodologias de controle de execução dos projetos.
 
Neste livro vamos trabalhar com os dois métodos
apresentados acima, ou seja, o Percentual Executado da
tarefa e depois o de Duração restante.
 
 
 
Atualizando a data de status do
projeto
 
Após a gravação da linha de base do nosso projeto, como
vimos na seção anterior, estaremos aptos a iniciar a
atualização do cronograma com relação a execução das
tarefas.
Esta ação é normalmente realizada uma vez por semana e
sempre teremos que informar em relação a qual data
estaremos fornecendo os dados de execução das nossas
tarefas, pois sem esta informação o aplicativo não terá
condiçõesde comparar os avanços realizados no
cronograma com o que estava previsto. Por exemplo, se
informamos que em uma determinada tarefa tivemos um
avanço de 27%, o MS-Project necessitará comparar este
avanço com o que estava previsto em uma determinada
data, para poder informar se estamos
atrasados/adiantados/ou no prazo na execução.
A data onde realizamos as medições e em relação a qual
vamos atualizar nosso cronograma e chamada pelo MS-
Project de Data de Status, e para atualizarmos
semanalmente a mesma, devemos abrir a janela de
“Projetos / Informações”.
 
 
Visualizando as linhas de andamento
 
 
Para facilitar a visualização da data de status atualmente
registrada no MS-Project na tela de gráfico de Gantt ou
Gantt de Controle, poderemos solicitar a visualização da
linha de andamento, conforme tela abaixo.
 
A linha de andamento nos dá uma visualização gráfica do
andamento do projeto. Neste momento podemos visualizar
facilmente as atividades que se encontram atrasadas ou
adiantadas quanto ao seu planejamento. Se a linha de
andamento de em uma determinada tarefa se desloca para
a esquerda, isto passa a indicar que a tarefa está atrasada,
se ela passar reta, a tarefa poderá estar no prazo ou
adiantada.
Para solicitar ao MS-Project que mostre a visualização da
linha de andamento, devemos clicar com o botão direito
do mouse na parte branca do gráfico de Gantt e depois
solicitar a opção de Linhas de Andamento.
Nesta tela, selecionar a opção de “Exibir”.
 
 
 
No exemplo a seguir a tarefa temos a seguinte situação:
 
Tarefa A – Está atrasada em relação a sua execução, pois
deveria ter ocorrido 50% de sua execução e no momento
temos 30%.
Tarefa B – Está no prazo em relação a sua execução, pois
deveria ter ocorrido 50% de sua execução e no momento
temos 50%.
Tarefa C - Está adianta em relação a sua execução, pois
deveria ter ocorrido 50% de sua execução e no momento
temos 80%.
 
 
 
 
Controle da execução através da
informação do percentual executado
 
A maneira mais prática e rápida para controlar a execução
de um projeto é informar o percentual executado de cada
tarefa nas medições realizadas.
 
Para executar esta ação no MS-Project poderemos:
Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o
campo “Porcentagem Concluída” na guia Geral.
Informando o % executado diretamente do menu de
controle.
Incluindo a coluna “% Concluído” em uma tabela.
 
Para exemplificar a sua operação, vamos dar dois cliques
em uma determinada tarefa do projeto, e quando aparecer
a tela abaixo, deveremos informar o percentual executado
da tarefa no campo “Porcentagem Concluída”.
 
 
 
Embora esta seja a maneira mais comum de controle de
execução de projetos no MS-Project ou em outros
aplicativos, ela apresenta diversas falhas, tais como:
 
● O percentual informando, teoricamente
visto como o percentual físico da atividade, é
entendido pelo MS-Project como o percentual
de tempo já gasto na tarefa, e este percentual
poderá ser modificado pelo próprio aplicativo
caso ocorra uma alteração na duração da tarefa.
Ver exemplo abaixo:
 
A-Inicialmente a tarefa tem uma duração de 10
dias e informamos 50% executado
 
 
B-Modificando a duração da tarefa para 15
dias, o percentual automaticamente será
modificado.
 
O motivo é que inicialmente o MS-Project fez o
registro de que o total de horas gastas na
execução da atividade até a data de status foi de
40h, resultado de termos informado o percentual
de 50% da execução da tarefa (o tempo total da
tarefa é de 80hs), quando modificamos a
duração para 15 dias, o total de horas da tarefa
passa a ser de 120h e como o MS-Project tem
arquivado um total de 40hs já gasta em sua
execução, o percentual do tempo gasto ( que
imaginamos incialmente ser o físico) passa a ser
de 33,33%
 
● O percentual de avanço mostrado para as
atividades resumo e até mesmo para o projeto
não pode ser entendido como sendo o
percentual de avanço do projeto, pois as
atividades podem ter unidades (m3, m2, kg, etc)
diferentes entre se e, dessa forma nunca teremos
o percentual de avanço físico de um projeto.
Esta informação não está ligada a utilização do
MS-Project e sim ao conceito equivocado que
sempre existe um percentual físico executado de
todo o projeto.
● O percentual executado de uma tarefa até o
dia da medição pode não expressar exatamente
quanto de esforço foi gasto na atividade.
● O percentual executado não nos mostra
como está previsto o termino da execução da
tarefa. Ele retrata o passado e deixa de
trabalhar com o futuro. O percentual físico
realizado até o momento pode ter uma
dificuldade menor do que o restante a ser
executado.
● Permite a existências de tarefas programas
para serem executadas no passado. Note abaixo
que a tarefa D não iniciou, porem ela continua
com data prevista de execução antes da data de
status.
 
 
 
Reprogramando as atividades
 
Para “corrigir” alguns dos problemas apresentados
anteriormente, devido ao fornecimento do percentual
executado das tarefas, poderemos utilizar as colunas de
Início real e Término Real das tarefas. Desta forma os
cronogramas estarão sendo ajustados a cada início ou
término das tarefas.
Quando uma tarefa for iniciada, deveremos informar a
data de início da mesma na coluna “Inicio real” e quando
está forma concluída deveremos informar a data de
conclusão na coluna “Término real”.
 
E como último comando na atualização do projeto,
deveremos pedir para o MS-Project reprogramar para que
o início das tarefas não iniciadas sejam colocadas como
sendo no mínimo depois da data atual de status. Este
comando está no menu Projetos/Atualizar Projeto.
 
 
Após a execução deste comando o projeto não terá tarefas
programas no passado.
 
 
 
Controle da execução através da
duração restante.
 
Existe um método de controle de execução de projetos,
que, com um pouco de prática, se torna tão fácil, ou até
mais fácil, do que o método percentual apresentado
anteriormente. Chamaremos este método de Duração
Restante.
Este método tem como premissa a utilização de tempos já
gastos na realização das tarefas e quanto tempo ainda são
necessários para a conclusão destas. A informação de
percentual executado não é considerada.
 
Para executar esta ação no MS-Project deveremos
● Selecionar a opção
“Tarefas/Tarefas/Atualizar Tarefas”.
 
● Informar a datas de Início Real e Término
Real, se a atividade tiver sido concluída.
 
● Caso a atividade não tenha sido concluída
informar:
● Duração Real, que corresponde a
quantos dias úteis do calendário já se passou
desde o Início Real da tarefa até a data de
Status do Projeto. Independentemente se
trabalhou todos os dias ou não, devemos
considerar o intervalo total como sendo a
duração real até o momento da tarefa.
● Duração restante que corresponde a
quantos dias (horas) serão necessárias para se
concluir a tarefa.
 
Este método, quando aplicado, já promove a
reprogramação do cronograma e atualização do caminho
crítico do projeto, caso os resultados informados tenham
provocado alguma alteração no mesmo.
 
E, como último comando na atualização do projeto,
deveremos pedir para o MS-Project reprogramar, para
que o início das tarefas não iniciadas sejam colocadas
como sendo, no mínimo, depois da data atual de status.
Este comando está no menu Projetos/Atualizar Projeto.
 
 
Após a execução deste comando o projeto não terá tarefas
programas no passado.
 
 
Um fato importante deste método é que devemos
desconsiderar os percentuais apresentados pelo MS-
Project, pois como vimos anteriormente ele, para o MS-
Project, não corresponde ao % físico executado.
 
 
RELATÓRIOS
 
O gerente de projetos tem que detectar durante o
planejamento as necessidades de comunicação que
deverão ser entregues a todos os envolvidos com o
projeto.
As informações que serão entregues aos recursos
relacionados a execução das tarefas serão totalmente
diferentes às entregues aos patrocinadores do projeto.
 
O MS-Project tem configuradodiversos tipos de
relatórios relacionados a algumas necessidades
específicas. Acessado através da opção “Relatório”,
além de permitir a construção de novos.
 
 
 
FILTROS
 
Muitas vezes é necessária a apresentação de apenas
algumas partes do projeto, como por exemplo:
● Atividades ainda não iniciadas.
● Atividades de um determinado recurso.
● Atividades com custo acima de
determinado valor.
● Atividades concluídas entre um
determinado período de datas.
 
Conseguiremos este recurso com a introdução de filtros.
 
O MS-Project permite a utilização de filtros nas Visões,
Tabelas e Relatórios através da aplicação de diversos
filtros pré-programados, além de permitir a construção
de novos.
 
 
 
AGRUPAMENTOS
 
O MS-Project permite a visualização das Visões,
Tabelas e Relatórios através da aplicação de diversos
agrupamentos pré-programadas além de permitir a
construção de novos.
 
 
INTRODUÇÃO AO BIM-4D
 
 
Embora ainda esteja sendo pouco utilizado, a utilização
do Building Information Modeling (BIM) pelas
construtoras brasileiras aos poucos avança em
sofisticação, indo além de funcionalidades de geração de
modelos virtuais tridimensionais.
A possibilidade de verificação de interferências nos
projetos (clash detection), criação de orçamentos mais
realistas e a criação de cenários de planejamento, pouco a
pouco se tornam realidade e diversos órgãos
governamentais começam a exigir a utilização das
ferramentas BIM.
A constante evolução desta nova metodologia de trabalho,
que tem como base a cooperação entre as equipes do
projeto (Arquitetônica, estrutura, elétrica, etc) e a
utilização de ferramentas computacionais específicas,
aponta para a integração com as ferramentas de
gerenciamento de projetos e em especial com a de gestão
de cronogramas, como por exemplo, a integração do
modelo 3D criado no Revit com um cronograma criado no
MS-project, chegando ao que se denomina BIM 4D.
Nele, as três dimensões espaciais que compõem o modelo
3D, é acrescida à variável tempo, tornando-se possível a
visualização da execução do cronograma de forma
tridimensional, com base nas sequencias e durações
estabelecidas das atividades no cronograma.
Paralelamente surgem iniciativas que visam aproximar o
BIM dos canteiros, para que informações obtidas junto às
frentes de trabalho, sejam de progresso ou de atraso de
atividade, possam automaticamente ser atualizadas e
assim, possibilitar uma nova fonte de informações para as
equipes de planejamento e execução do projeto,
facilitando a tomada de decisão sobre as intervenções
necessárias, gerando assim a possibilidade de um mínimo
impacto nos objetivos do projeto.
Também poderemos incorporar a esta simulação os custos
(orçamento) previstos, mostrando assim a evolução
econômica do projeto, de acordo com o cronograma
estabelecido.
A associação das informações dos componentes que
representam o escopo do projeto definido no modelo 3D
com as informações de planejamento e custo, poderá nos
dar com mais precisão as quantidades de cada serviço a
ser executado, além de permitir a simulação de cenários
que nos auxiliará na definição do melhor “plano de
ataque” para a nossa obra/projeto.
Assim, permitindo a visualização virtual de nossas obras,
teremos mais facilmente a progressão do empreendimento.
O BIM, integrado ao planejamento, gera controles mais
assertivos sobre os prazos de execução.
Além disso, decisões que provavelmente seriam tomadas
num segundo momento são antecipadas para a etapa de
projetos, evitando-se a execução de retrabalhos e assim,
custos extras.
A seguir será apresentado um passo-a-passo para a
execução do modelo 4D do nosso projeto e como
ferramenta computacional utilizaremos um cronograma
desenvolvido em MS-Project e o aplicativo NavisWorks
na AutoDesk.
 
 
Criação do modelo 3D
 
Vários são os softwares que possibilitam a criação de
modelos 3D de nossas obras, porém como estamos nos
referindo ao BIM devemos saber como identificar se a
ferramenta a ser utilizada pertence ao que normalmente
define-se como ferramenta BIM.
Para que um software de elaboração de modelos 3D seja
caracterizado como BIM, antes de mais nada ele tem que
prover informações sobre os componentes a serem
utilizados. No CAD, uma parede é representada por uma
linha, ou no aplicativo 3DBuilder presente no Windows,
poderemos ter uma parede em 3 dimensões, porem nestes
dois aplicativos não temos como colocar informações
sobre a parede, tais como: valor, materiais que compõem
a parede, índices térmicos, etc. Sendo assim estes
softwares não são classificados como pertencentes à
família BIM.
Para um software ser caracterizado como tal, ele tem que
disponibilizar informações sobre os objetos. Além disto
tem que permitir a utilização, do modelo construído, por
outros softwares, exportando via IFC (protocolo
especifico de comunicação dos softwares da família
BIM).
O modelo baixo, de uma casa simples, foi feito no Revit e
servirá de base para a nossa simulação.
 
 
 
 
Existe no mercado diversos cursos deste aplicativo, mas
também é possível encontrar diversos cursos gratuitos no
youtube. Entre os mais comentados estão o de Prof
DanielSeverino ou Beto Camelini.
O aplicativo poderá ser baixado diretamente do site da
Autodesk, que libera uma versão de avaliação, e caso
você seja estudante de alguma organização, poderá
utilizar a versão Student que tem um período de avaliação
de 3 anos.
 
 
Criação do cronograma
 
Para a construção da casa apresentada, foi elaborado um
https://www.youtube.com/user/Beto8e70
cronograma em MS-Project mostrado a seguir.
 
 
Elaboração do BIM-4D – Simulação
da execução
 
Tendo sido concluído o modelo 3D e o cronograma da
nossa obra, estamos prontos para elaborar a simulação da
execução de nossa obra, o nosso BIM-4D.
No nosso exemplo vamos utilizar o aplicativo
NavisWorks da Autodesk. Este aplicativo também poderá
ser baixado diretamente do site da Autodesk, que tem uma
versão de avaliação e caso você seja estudante, poderá
utilizar a versão Student.
Após a abertura do aplicativo, deverá ser solicitado a
abertura do arquivo da casa anteriormente feito em Revit.
 
 
Para facilitar o nosso trabalho a Selection Tree e o
TimeLiner deverão estar visíveis.
 
O próximo passo será a importação do cronograma feito
em MS-Project, e para fazer isto seguir os seguintes
passos:
No TimeLiner selecionar a guia Data Sources e depois o
botão Add.
 
 
 
Selecionar a opção de Microsoft Project 2007-2013 (o
NavisWorks também ler a versão 2016) e quando
aparecer a tela abaixo, selecionar o OK. Esta tela permite
que importemos também campos personalizados, o que
será útil quando estamos importando cronogramas com
campos personalizados.
 
 
Concluída a importação, deveremos executar o comando
Refresh / All Data Source, como mostrado a seguir.
 
 
 
 
Aparecendo a tela abaixo, selecione a opção de Rebuild.
Esta ação só deverá ser executada uma única vez, pois
durante a execução do projeto, você sempre deverá fazer
a opção de Synchonize, não perdendo as informações
construídas do relacionamento do cronograma com o
modelo 3D (veremos a seguir).
 
 
 
 
Bem, o próximo passo será a criação do relacionamento
das tarefas do cronograma com os objetos do modelo 3D.
A realização desta ação poderá ser feita de diversos
modos, inclusive de modo automático durante a
importação do cronograma, porem você deverá ter
configurado campos personalizados no MS-Project com
valores específicos (parâmetros) existentes no modelo
3D, para isto você deverá ter um pouco mais de prática.
No nosso exemplo vamos fazer de modo manual,
selecionando cada linha do cronograma e depois clicando
no objeto do modelo 3D correspondente a esta tarefa,
como vemos abaixo. Depois de selecionado, clicar com o
botão direito do mouse na linha do cronograma, escolher a
opção de “Atach Current Selection”
 
 
 
Devemos fazer isto para todas os objetos do modelo 3D.
Podemos ter mais de um objeto relacionado a uma tarefa,
porém nunca duas tarefas relacionadas aum objeto.
Durante a criação dos A t tach, devemos informar a que
tipo de ação corresponde a linha do cronograma,
podendo-se escolher entre uma construção, demolição ou
uma estrutura temporária. Esta escolha é feita na coluna de
Task Type, presente no TimeLiner.
 
 
 
Após a realização de todos os relacionamentos estamos
prontos para visualizar a execução de nossa obra no
tempo de acordo com o cronograma, para isto selecionar a
guia Simulate no Timeliner.
 
 
 
 
O exemplo apresentado, mostra apenas uma pequena parte
do que se denomina do BIM-4D. Diversos outros recursos
e funcionalidades poderão ser utilizados, inclusive
durante a execução do projeto, poderemos mostrar em
cores diferentes o que está atrasado, adiantado ou no
prazo. Também poderíamos visualizar o caminho crítico
do projeto no modelo 3D.
 
 
 
 
 
 
SOBRE O AUTOR
 
Engenheiro Civil, tem MBA em Gerenciamento de
Projetos pela Gama Filho (RJ), certificação em
gerenciamento de projetos pelo Project Management
Institute (PMP, PMI-SP e PMI-RMP) e também é
reconhecido especialista em Gerenciamento de Projetos
com MS-Project pela Microsoft (MCTS).
Trabalhou como Gerente de Informática em diversas
organizações. Atuou como Engenheiro de Planejamento,
Coordenador e gerente de Planejamento, em diversas
áreas de engenharia como a área naval, construção pesada
(refinaria) ou construção civil.
A mais de 20 anos vem se dedicando a atividades
relacionadas a Gerenciamento de Projetos.
Ministra cursos e palestras sobre Gerenciamento de
Projetos e Práticas de Construção de Cronogramas de
Projetos com utilização do MS-Project, Primavera P6 e
Risk Analysis. É Coordenador e Professor de cursos de
MBA para engenharia. Foi Diretor de educação
continuada do Chapter PMI-PE e atualmente atua como
voluntário.
Para contato, sugestões e críticas sobre este material
enviar e-mail para livroproject@heronsantos.com.br.
 
 
mailto:livroproject@heronsantos.com.br
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