2 EAP - Roteiro de Projeto Automação Ipiranga

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Roteiro de Implantação - EAP 
 
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1. Objetivo do documento 
 
O presente documento (EAP – escopo analítico do projeto) tem como objetivo detalhas os módulos que 
fazem parte do escopo do projeto, assim como todas as atividades e treinamentos que serão executadas 
em cada uma das etapas durante o processo de implantação. 
2. Definição do Escopo 
 
Detalhamento do produto e módulos passíveis de implantação, vinculado a Oferta Comercial (OP) 
contrata junto à Linx 
 
2.1 Produto: Automação Ipiranga by Linx. 
Entende-se pelo software de gestão, projeto e desenvolvido para administrar e gerenciar diversas 
atividades empresariais de Postos de Combustíveis e Serviços, Lojas de Conveniência AMPM e 
Trocas de Oleo JETOIL 
2.2 Módulos Implantados: 
2.2.1 Módulo Retaguarda 
2.2.2 Módulo Check-out Pista, Loja e JetOil (PDV) 
2.2.3 Módulo Fiscal 
2.2.4 Módulo JetOil 
3. Principais entregáveis 
 
3.1 Funcionalidades que fazem parte do escopo de instalações: 
3.1.1 Instalação e configuração do software na retaguarda 
3.1.2 Instalação e configuração do software nos PDVs 
3.1.3 Instalação e configuração do software de Jet Oil 
3.1.4 Carga de dados de cadastro de cliente e fornecedor conforme preenchimento de formulário 
de carga de dados fornecidos pelo revendedor Ipiranga 
3.1.5 Treinamento de VIPs nas operações e movimentações dos PDVs e Jet Oil 
3.1.6 Treinamento de usuários chaves da loja nas operações e movimentações da Retaguarda. 
 
3.2 Funcionalidades que fazem parte do escopo de treinamento: 
3.2.1 Automação de Loja 
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✓ Abertura de caixa 
✓ Teclas de atalho 
✓ Sangria para o caixa adm 
✓ Vendas em dinheiro 
✓ Vendas em cartão 
✓ Vendas com cheque a vista e a prazo 
✓ Vendas a prazo (convênio) 
✓ Vendas com itens por quilo 
✓ Formas de troco 
✓ Cancelar a última venda 
✓ Cancelar a venda atual 
✓ Cancelar item do cupom fiscal 
✓ Cancelar vendas com TEF 
✓ Devolução de vendas 
✓ Cheque troco 
✓ Operações com comanda eletrônica 
✓ Operações com recarga de celular 
✓ Nota fiscal de consumo 
✓ Pagamento de fornecedor – PDV 
✓ Recebimento de contas a receber – PDV 
✓ Alterar senha do usuário atual 
✓ Emissão de redução Z 
✓ Operações administrativas de TEF 
✓ Detalhamento do relatório de movimento de caixa ECF – FITA 
✓ Fechamento de Caixa 
✓ Compara de mercadorias a vista 
✓ Pagamento de comissão de funcionários 
✓ Pagamento de vale alimentação 
✓ Vale a funcionários 
✓ Despesas gerais – PDV 
✓ Venda KM de Vantagens 
 
3.2.2 Automação de Pista 
✓ Ponto de Venda 
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o Atende as legislações vigentes (PAF-ECF, SAT e NFCe) 
o Integrado aos provedores de TEF 
o Layout de tela costumizáveis por usuário 
o Preços diferenciados por cliente e forma de pagamento 
o Controle de limite de crédito 
o Emissão de relatórios diretamente no ECF 
o Carta frete 
o Troca de valores 
o Cheque troco 
o Regras de troco 
✓ Automação de Bombas 
o Identificação de clientes e frentistas na bomba de combustível (RFID) 
o Reajuste programado de preços 
o Controle de preços diferenciados por bomba 
o Automação de bombas de combustíveis 
✓ Controle de produtividade e desempenho 
o Controle de caixa por frentista 
o Controle de comissão e produto 
✓ Gestão de estoque de combustíveis 
o Registro de medição manual e/ou automatizada 
o Controle de estoque físico e escritural 
o Medição programada por horário ou fechamento de turno ou dia 
o Notificação de descarga de combustível por e-mail 
o Envio de extrato programado com a posição dos tanques 
 
3.2.3 Gestão administrativa, financeira e tributária 
✓ Administração de caixas 
o Conferência de caixa facilitada 
o Controle de sobrar e falta de caixa 
o Controle de caixa administrativo e cofre 
o Controle de bancos e contras bancárias 
o Conciliação bancária 
o Integração com cobrança bancária simples e registrada 
o Débito automático em conta corrente 
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o Cheques emitidos 
✓ Contas a receber 
o Vencimentos, limite de crédito e preço por cliente ou grupo de clientes 
o Controle de cartão de crédito e débito, prazos e taxas de administração 
o Nota a prazo, fatura, convenio e cartão 
o Controle de cheques pré-datados, a vista e cheques sem fundo 
o Venda antecipada 
o Recebimento total ou parcial, em dinheiro, cheque ou cartão 
✓ Contas a pagar 
o Lançamento manual ou automático através de entrada de mercadorias 
o Cálculo de juros e multa por atraso 
o Emissão de cheques e borderô para pagamento 
o Controle de despesas recorrentes e programada 
✓ Administração de estoque 
o Lançamento facilitado de entrada de Notas Fiscais, manualmente ou através de NFe 
o Download de NF-e diretamente da SEFAZ 
o Manifestação do Destinatário 
o Inventário com emissão automatizada de Nota Fiscal de ajuste de estoque 
o Controle de perdas e sobras de estoque 
o Lançamentos e transferência para uso e consumo 
✓ Relatórios contábeis e tributários 
o Registro de entradas e saídas 
o Registro de inventário 
o Registro de apuração de ICMS 
o Registro de apuração do PIS e COFINS 
o Livro registro de prestação de serviços 
o Mapa resumo de impostos: Contribuição Social, Imposto de Renda, ICMS, ISS, PIS, 
COFINS) 
o Balancete, livro Caixa e Demonstrativo de Resultado (DRE) 
o Geração de arquivos fiscais SPED Fiscal, SPED PIS COFINS, SINTEGRA 
 
 
 
 
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4. Premissas da implantação 
 
As informações a seguir são requisitos relacionados a parte tributária e cadastros básicos para o início 
da implantação, sem esses requisitos o processo de implantação será suspenso. Para todas as etapas 
que possuem treinamentos o Revendedor Ipiranga deverá disponibilidade equipe própria (Item 4.5). 
Importante verificar o atendimento de todos os requisitos e questionar sobre qualquer 
variação. 
4.1 Parametrizações Tributárias 
Para as operações no sistema LINX é obrigatória a parametrização de regras tributárias. Essa 
parametrização é de responsabilidade do revendedor Ipiranga e devem ser informadas e 
validadas pelo contador da empresa, a atividade deve ser executada antes da abertura da loja. 
 
4.2 Cadastro Padrão 
Será disponibilizado um banco de dados contendo todo o cadastro padrão de itens utilizados pela 
Ipiranga e as informações fiscais, custo unitário e preço de venda, assim como as questões 
mencionadas no item 4.1, deverão ser cadastradas no sistema pela equipe do cliente antes da 
abertura do estabelecimento. 
 
4.3 Migração Cadastro/Financeiro 
O cliente deverá fornecer à Linx as informações referentes a cadastro de fornecedores, clientes, 
saldos de contas a pagar, contas a receber e cartões, conforme “Planilha de inicialização de 
saldos” enviadas pela Linx. Esse documento deverá ser recebido um dia antes do início de 
implantação, e o retorno dessas informações implicará na exclusão das funções de conciliação de 
banco do escopo do treinamento. 
 
4.4 Estoque 
Em caso de inauguração de estabelecimentos novos, todas as notas fiscais de compra para a 
operação do estabelecimento deverão estar lançadas no sistema até o dia da chegada da equipe. 
Para caso de migração, o cliente deverá realizar o inventário no dia da virada do sistema após o 
fechamento do último turno no sistema atual, preenchendo a quantidade em estoque na coluna 
“Contagem” da “Planilha Saldo de Abertura”. 
Não haverá migração de saldode item ou saldo fictício, todas as notas devem estar devidamente 
lançadas antes da abertura do estabelecimento, para garantir saldo de estoque aos produtos. 
 
 
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4.5 Treinamento 
A equipe de colaboradores do estabelecimento, deverá ter disponibilidade para acompanhar os 
processos de treinamentos que serão aplicados pelo analista de implantação Linx. Será fornecido 
um cronograma para que seja organizada a equipe em questão, e o cliente deverá indicar um 
colaborador que será ponto replicador dos treinamentos aplicados. 
 
4.6 Equipamentos 
Toda a instalação de equipamentos (hardware), são de responsabilidade do Revendedor Ipiranga 
(Cliente). 
4.6.1 Computadores de retaguarda e PDV deverão estar instalados em seus locais de operação 
e a comunicação em rede deverá estar em perfeito funcionamento 
4.6.2 Um computador (desktop ou notebook) deverá ser disponibilizado para capacitação dos 
usuários chaves na operação das funcionalidades e módulos que compõem a retaguarda 
do Automação Ipiranga; 
4.6.3 Todos os equipamentos conectados ao PDV e Computador/Laptop da retaguarda (Teclado, 
mouse, monitor, ECFs, PIN PADs, leitores/scanners) deverão ser testados 
antecipadamente para o seu perfeito funcionamento; 
4.6.4 Um Sistema de Antivírus deverá estar instalado nos PDV´s e computadores/laptops de 
retaguarda, configurados de acordo com as regras necessárias de aderência ao Sistema 
de Automação Ipiranga, para não causar impacto na operacionalização do sistema; 
4.6.5 A Impressora Fiscal deverá estar instalada no local de operação, devidamente 
parametrizada e lacrada, conforme requisitos necessários para atender as obrigações 
legais; 
4.6.6 O Equipamento SAT deverá estar registrado junto a Secretaria da Fazenda; 
4.6.7 Automação instalada e conectada a todas as bombas e dispensers; 
4.6.8 Todas as bombas e dispensers deverão estar em perfeito funcionamento; 
4.6.9 Cabeamento das bombas com o concentrador devidamente instalados dentro dos padrões 
e normas técnicas estabelecidas pelos órgãos competentes; 
4.6.10 Todas as licenças e módulos terão a sua liberação efetuada previamente ao inicio da 
implantação, pelo time PMO da Linx. 
 
 
 
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5. Roteiro das atividades 
 
Pré-Implantação 
Atividade Observação Responsável 
Envio de requisitos Prazo de 10 dias antes do início da 
implantação 
PMO Projetos Ipiranga Linx 
Levantamento de infra 
estrutura 
Prazo de 10 dias antes do início da 
implantação 
Revendedor Ipiranga (Cliente) 
Processo Encaminhar via e-mail junto ao kit de 
boas vindas. 
Ação sistêmica 
 
Validação 
Atividade Observação Responsável 
Checklist pré 
requisitos 
Prazo de 8 dias antes do início da 
implantação 
Revendedor Ipiranga (Cliente) 
Crítica de infra 
estrutura 
Prazo de 7 dias antes do início da 
implantação 
PMO Projetos Ipiranga Linx 
Processo Retorno de documentos preenchido via 
Microsoft Forms 
Ação sistêmica 
Retorno via e-mail com crítica a infra 
estrutura 
PMO Projetos Ipiranga Linx 
 
Implantação e Migração 
Atividade Observação Responsável 
Implantação remota Atividades descritas no Anexo 1 – 8 
horas 
Analista de Implantação Linx 
Validação inicial 
 
Atividades descritas no Anexo 1 – 4 
horas 
Analista de Implantação Linx 
Treinamentos Treinamento PDV – 4 horas Analista Implantação Linx 
Treinamento Gerencial – de 24 a 40 
horas – variação referente ao pacote 
contratado. 
Analista de Implantação Linx 
 
 
 
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6. Informações Gerais 
 
 Após a autorização da Ipiranga e/ou assinatura da proposta/contrato da Solução Automação 
Ipiranga pelo Revendedor da Rede Credenciada Ipiranga, temos 45 (quarenta e cinco) dias contados a 
partir da data de assinatura da proposta/contrato para concluir a implantação. 
 A área comercial no ato dá assinatura do contrato, definirá com o Revendedor Ipiranga o 
nome/contato que será o líder responsável pelo projeto de implantação pelo Revendedor. Este será o 
ponto focal de relacionamento entre Linx e Cliente para a realização de todas as atividades do Projeto 
de implantação. 
 O PMO de Projetos Ipiranga Linx enviará o Manual de Pré-Requisitos e Portabilidade para 
implantação da Solução Automação Ipiranga para o Revendedor, um dia após a assinatura do Contrato. 
Importante certificar se o Responsável pela implantação pelo Revendedor Ipiranga recebeu o documento 
e se existem dúvidas a respeito do conteúdo do Manual. 
 Também será enviado o mapa padrão de itens produtos (Master File) para cadastramento das 
informações adicionais legais/tributárias (NCM, CFOP, tributação de ICMS, CST de PIS e Confins para 
entrada e saída, e Natureza de Receita) e o layout de importação do cadastro de clientes. A 
responsabilidade do cadastramento destas informações são do Revendedor e deverão ser entregues 5 
(cinco dias) após o recebimento da mesma. 
 É responsabilidade do PMO de Projetos Ipiranga Linx, definir os recursos do para implantação do 
Projeto (equipe própria ou franqueado Linx), planejar a agenda e a programação de atividades do Projeto 
com base no Roteiro de Implantação – Atividades (Anexo 1). 
 
IMPORTANTE: 
• Após o cumprimento do passo a passo pré implantação, iniciaremos a implantação com equipe 
presencial, conforme anexo 1. 
• Utilizaremos o conceito de implantação individual, onde cada loja/pista tem a sua própria 
instância no banco de dados com um modelo padrão de cadastros replicados ou não, dependendo 
das características e necessidades do cliente. 
• Cliente deverá definir 2 usuários chaves para acompanhar os treinamentos de PDV e Gerencial, 
conforme checklists do Anexo 2 
• É pré requisito que o usuário chave, tenha senioridade e conhecimento de todos os processos de 
negócios da loja, pista, jet e retaguarda. Também conhecimentos avançados de operação de 
sistemas de PDV e habilidades para transferir conhecimento aos demais usuários. 
 
 
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6.1 Equipe do Projeto 
 
RECURSO RESPONSAIBLIDADE ORIGEM 
Analista de implantação Configurações e instalações do sistema e 
treinamentos 
Linx 
Usuário Chave Acompanhar todos os treinamentos para replicação de 
conhecimento 
Revendedor 
Ipiranga Cliente 
Gerente de Projeto Linx Acompanhar toda demanda técnica do projeto, 
garantindo entrega junto a Linx e a Ipiranga 
Linx 
PMO de Projeto Linx Acompanhar todo planejamento apontado nesse 
documento e garantir a qualidade de entrega da 
implantação 
Linx 
Líder de Projeto Cliente Acompanhar os passos de planejamento junto ao PMO 
e ser o replicador de todo o cronograma definido 
Revendedor 
Ipiranga Cliente 
 
7. Restrições de Implantação 
 
 A disponibilidade da equipe LINX para atendimento ao cliente é de segunda à sexta-feira, de 
08h00min as 18h00min horas. Todas as agendas dos recursos são previamente planejadas junto ao 
Gestor de Projetos Ipiranga LINX ou ao Escritório de PMO Linx, portanto, qualquer alteração ou 
cancelamento deverá ser comunicado pelo cliente com antecedência mínima de 48 horas ao PMO 
responsável. 
 É proibido qualquer treinamento para usuários finais e de implementação de quaisquer módulos 
e processos que não estejam explicitamente fazendo parte do escopo contratado através da Oferta 
Comercial (OP) e caso sejam necessários treinamentos adicionais e ou implementações de módulos não 
contratos, os mesmos devem ser solicitados via e-mail para o PMO e Gerente de Projetos LINX. 
 As horas gastas em apresentaçãodo trabalho efetuado ou a efetuar para os diversos níveis da 
empresa por solicitação da empresa e que não tenham sido planejadas pelo PMO de Projetos da LINX, 
deverão ser apontadas como exceção e cobradas do cliente durante a execução do projeto, assim como: 
• Retrabalhos causados por falta de definição ou capacidade do usuário designado pelo 
REVENDEDOR para realização da atividade, ou pela substituição do mesmo. 
• Retrabalhos provocados por problemas no ambiente operacional e em função de mudanças 
administrativas que impliquem na alteração dos processos previstos no início da implementação 
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• Retrabalhos provocados por problemas nas atividades de responsabilidade dos usuários que 
impliquem na execução de atividades adicionais não previstas no cronograma 
• Horas em que o analista de implantação LINX ficou acompanhando a execução de uma atividade 
prevista em cronograma, que deveria ter sido executada previamente à visita do consultor, por 
um profissional do REVENDEDOR 
• Horas de analista de implantação LINX gastas para execução de atividades que são de 
responsabilidade do REVENDEDOR, tais como abertura e acompanhamento de Chamados, 
configuração de hardware e software, atualização de programas, construção de relatórios 
específicos, construção de programas específicos, apoio à infraestrutura. 
• Horas que o analista de implantação LINX ficou aguardando a disponibilidade do recurso do 
REVENDEDOR ou recursos técnicos de hardware ou software para execução de atividades pré-
programadas. 
 
 Havendo a ocorrência de qualquer dos itens mencionados acima, o Líder de Projetos do Cliente 
será comunicado e as horas correspondentes serão incluídas em uma nova Ordem de Serviços e 
faturadas como fora do escopo. 
8. Homologação da Implantação 
 
 Após a realização de todas as etapas de implantação e treinamento do Sistema Automação 
Ipiranga by Linx, o Revendedor Ipiranga (Cliente), deverá fazer o aceite formal da entrega através do 
TEP, que deverá ser preenchido e enviado pelo analista Linx. O cliente também deverá fazer o aceite 
digital que será recebido após a entrega de todos os documentos devidamente assinados ao Analista de 
Implantação Linx. 
8.1 Documentos para encerramento: 
8.1.1 TEP (termo de encerramento de projeto) 
8.1.2 Checklist de funcionalidades implantadas 
8.1.3 Checklist de treinamentos de Retaguarda e PDV 
8.2 Critérios de Aceitação: 
8.2.1 Produtos contratados devidamente instalados 
8.2.2 Usuários chaves treinados em todas as funcionalidades contratadas 
8.2.3 Simulação das rotinas diárias realizadas com sucesso 
8.3 Pesquisa de Satisfação 
O cliente receberá via e-mail uma pesquisa de satisfação sobre todo o processo do projeto, 
desde o seu planejamento, até a realização de todas as etapas de implantação.