Operações e Métodos de Arquivamento

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Arquivamento: 
É o conjunto de procedimentos que visam ao 
acondicionamento do documento (embalagem m) e 
ao armazenamento (mobiliário) de documentos. 
ROTINAS/OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO: 
✓ Inspeção: leitura do último despacho para verificar 
se o documento destina-se ao arquivamento ou se 
deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-
estabelecida. Nem sempre os documentos são 
encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem 
arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou 
simplesmente para ser fornecida uma informação; 
✓ Estudo: é a leitura do documento para verificação 
das informações que lhe serão atribuídas e se há 
antecedentes ou necessidade se fazer referências 
cruzadas. 
✓ Classificação: determinar sob qual método deverá 
ser arquivado o documento e se haverá necessidade 
de utilizar referências cruzadas. 
✓ Codificação: São colocados nos documentos os 
símbolos referentes ao método de arquivamento que 
foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc. 
Código colocado a lápis. 
✓ Ordenação: agrupar os documentos de acordo com 
a codificação aposta, separando-os por guias de 
ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores. 
Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as 
tarefas. 
✓ Guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou 
seja, a guarda ordenada dos documentos ou inserção 
do documento na unidade de arquivamento pré-
estabelecida. 
Assertivas: 
→ A guarda é uma operação física que consiste em 
guardar os documentos de arquivo (CESPE – 2014). 
→ A ordenação é uma fase posterior à classificação 
dos documentos (CESPE – 2017). 
→ A inspeção é a primeira etapa de uma operação de 
arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve 
examinar cada documento para verificar se o mesmo 
se destina ao arquivamento (CESPE – 2011). 
→ A guarda é o último momento da operação de 
arquivamento (CESPE – 2011). 
→ O acondicionamento é o ato/efeito de embalar ou 
guardar documentos de forma apropriada à sua 
preservação e manuseio. 
→ A classificação consiste na determinação da entrada 
e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas e 
se fundamenta, basicamente, na interpretação dos 
documentos (Quadrix – 2021). 
→ A inspeção é a etapa em que o arquivista examina 
todos os documentos para verificar se se destinam ao 
arquivamento. Essa verificação ocorre por meio da 
leitura do último despacho ou pela observância de 
uma rotina preestabelecida (Quadrix – 2021). 
 → Compõem as operações de arquivamento: a 
inspeção; o estudo; a classificação; a codificação; a 
ordenação; e a guarda dos documentos (Quadrix – 
2021). 
→ Classificação é a sequência de operações que, de 
acordo com as diferentes estruturas, funções e 
atividades da entidade produtora, visam a distribuir os 
documentos de um arquivo. 
Datas-limite é o elemento de identificação 
cronológica em que são mencionados os anos de início 
e término do período abrangido pelos documentos de 
um processo, dossiê, série, fundo ou coleção. 
Ordenação trata-se da disposição dos documentos de 
uma série, a partir de elemento convencionado para 
sua recuperação. 
Recolhimento é a passagem de documentos do 
arquivo intermediário para o arquivo permanente. 
Transferência diz respeito à passagem de documentos 
do arquivo corrente para o arquivo intermediário. 
→ Na arquivística, a sequência de operações 
intelectuais e físicas para guarda de documentos é 
chamada de arquivamento. 
→ Por privilegiar a facilidade de acesso ao documento, 
o arquivamento do tipo horizontal é indicado para 
documentos correntes, que apresentam alta 
frequência de consulta (Quadrix – 2021). 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: 
Dividem-se em: 
→ Padronizados: Os métodos padronizados são: 
variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo 
O método variadex é o mais utilizado nesse contexto, 
trabalha com letras e cores: 
 
→ Básicos: 
a) Alfabético: Utiliza o NOME como o elemento 
principal de busca. 
b) Geográfico: Utiliza a PROCEDÊNCIA OU O 
LOCAL de produção do documento como elemento 
principal de busca. Pode ser aplicado de três 
diferentes formas: 
Por estado: Quando se organiza por estado, as 
capitais devem vir primeiro e as demais cidades vêm 
em seguida, na ordem alfabética. 
Por país: Quando se organiza por país, a capital deve 
vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida na 
ordem alfabética. 
Por cidade: Quando o principal elemento é a cidade 
e não o estado, deve-se observar rigorosa ordem 
alfabética por cidades, não havendo destaque para 
as capitais. 
c) Numérico: Método que pertence ao sistema 
indireto. A consulta ao documento será feita de 
forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice 
alfabético remissivo – busca primária da informação 
–, a fim de localizá-lo. 
Vantagem: Erros reduzidos de arquivamento. 
Desvantagem: Sistema indireto, exigindo pesquisa 
aos índices. 
Sistema numérico simples: Atribuição de um 
número ao documento de acordo com a sua ORDEM 
DE ENTRADA OU DE REGISTRO. 
Prático, não requer qualquer planejamento inicial. A 
pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se 
registro em livro ou fichas, para não acontecer a 
criação de duas ou mais pastas com o mesmo 
número. O documento receberá o nº da pasta + um 
nº sequencial (ordem de entrada), facilitando, dessa 
forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. 
Pode-se 138/267 aproveitar o n o de uma pasta que 
venha a vagar. 
Tal método aplica-se com frequência nos arquivos 
especiais e especializados. 
 
 
Na ilustração, o n o 13-1 quer dizer que é o primeiro 
documento da pasta n o 13 existente (armazenada, 
guardada) no arquivo. 
Sistema numérico cronológico: Utiliza o NÚMERO E 
A DATA como forma de localização da informação. 
Método mais indicado para arquivamento de 
“processos”. É o mais usado em sistemas de 
protocolo e adotado em repartições públicas, as 
mais variadas. Numera-se os documentos e não as 
pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, 
após, por ordem numérica (data e número). Nesse 
método, quando se anula um registro, só se 
aproveita o nº se houver coincidência de datas. Cada 
documento recebe seu próprio nº de registro, 
formando-se um processo único e disposto em 
rigorosa ordem numérica. 
Sistema numérico dígito-terminal: Os docs são 
arquivados conforme uma sequencia numérica 
composta de seis dígitos que são divididos em TRÊS 
PARES, cuja leitura se dá da DIREITA PARA A 
ESQUERDA. 
O número é o elemento principal de identificação. 
Usado sobretudo quando há um volume grande de 
documentos, a fim de se reduzir erros no 
arquivamento, possibilitando, assim, uma 
recuperação mais ágil da informação. Estes são 
divididos em três grupos, formando pares, e lidos da 
direita para a esquerda. 
Ex.: No do dossiê: 983.021 (método numérico 
simples) 
Transformando para o método dígito-terminal: 98-
30-21, sendo: 
21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta) 
30 – grupo secundário (no da guia) 
98 – grupo terciário (no atribuído ao documento) 
No momento de se arquivar os documentos ou 
pastas, considera-se primeiro o grupo primário, 
depois o secundário e, por fim, o terciário (do menor 
para o maior número). 
 
Comentário: em uma prova, primeiro olhamos o grupo 
primário (GP). Virá primeiro o menor número neste 
grupo. Caso seja o mesmo número, olhamos o grupo 
secundário (GS) – também o menor número virá 
primeiro; se também for repetido, observamos o 
terciário (GT), que representa o número dado ao 
documento. 
Ex.: GT GS GP 
32 – 55 – 87 
28 – 57 – 87 
03 – 18 – 92 
 
d) Ideográfico: Método de classificação por assunto. 
Poderá ser: 
Alfabético: Indicado quando o volume e a diversidade 
de assuntos da documentação a ser arquivada são 
pequenos, subdividido em: 
→ Dicionário: Assuntos isolados são dispostos 
alfabeticamente conforme a sequência das letras. Exs: 
Sistemas de arquivos, sistemas de biblioteca, sistemas 
de processamentode dados, venda de publicações. 
→ Enciclopédico: Assuntos correlatos são agrupados 
sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. 
Exs: Sistemas 
De arquivos 
De bibliotecas 
De processamento de dados 
Vendas de publicações 
Numérico: Cada assunto receberá um número, 
subdividido em: 
→ Duplex: Baseia-se no sistema decimal de “Melvil 
Dewey”, que divide o saber humano em 9 classes 
principais e uma décima geral. As classes são 
divididas em subclasses e assim sucessivamente. 
Separa-se o número em classes de 3 algarismos (por 
um ponto). Portanto, a parte inteira do número é 
composta por 3 algarismos. E a parte decimal? Pode 
ou não existir 
Ex.: Classes 
0 – Geral 
1 – Departamento Pessoal 
2 – Arquivo 
Subdivisão da classe 1 
100 DEPARTAMENTO PESSOAL 
110 Admissão 
111 Exame médico 
112 Documentos 
112.1 Documentos recebidos 
112.2 Documentos pendentes 
113 Assinatura do contrato 
120 Férias 
130 Demissão 
200 ARQUIVO... → subdivisão da classe 2 
Vantagens: 
• Como são somente 10 classes, estas são fáceis de 
ser memorizadas. 
• Expansão ilimitada para as subdivisões dos 
assuntos. 
Desvantagens: 
• Limitação de 10 classes para a classificação. 
• Necessidade de se prever o desenvolvimento das 
atividades da instituição, bem como preparo e muita 
atenção do arquivista. 
→ Duplex: A construção é a mesma do 
enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma 
notação numérica. Os temas são divididos em classes 
e subclasses. 
Vantagem: Abertura ilimitada de classes. 
Desvantagem: As classes devem ser bem definidas, 
caso contrário os documentos referentes a um 
mesmo assunto correm o risco de ser arquivados em 
mais de um lugar. 
Ex.: 1 ARQUIVO CORRENTE 
1-1 Documento usado com frequência 
1-2 Setorial 
2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
2-1 Pré-arquivo 
3 ARQUIVO PERMANENTE 
3-1 Histórico 
→ Unitermo (ou indexação coordenada): Criam-se 
fichas a partir dos termos utilizados pela instituição. 
Cadastra na ficha, os números dos documentos que 
contém a palavra nela registrada. 
 
 
 
SISTEMAS DE BUSCA: 
→ Direto: O próprio nome sugere: busca direta ao 
local de guarda do documento, sem o auxílio de 
índice ou quaisquer outros instrumentos de 
pesquisa. Exs.: métodos alfabético e geográfico. 
→ Indireto: Para recuperar o documento é 
necessário recorrer a um índice alfabético remissivo 
ou a um determinado código. Todos os métodos 
numéricos pertencem ao sistema de busca indireto. 
→ Semi-indireto: Sistema alfanumérico, que 
combina letras e números. 
Assertivas: 
• No método de arquivamento numérico simples, a 
ordenação é orientada pelo número de entrada do 
documento (CESPE -2018). 
• O método de arquivamento alfanumérico, que 
consiste na combinação de letras e números, 
pertence ao sistema semi-indireto (CESPE – 2013). 
• Os documentos no sistema numérico simples, são 
agrupados em sequência numérica, exigindo o índice 
alfabético e remissivo (CESPE – 2013). 
Regras de Alfabetação: 
NOMES BRASILEIROS: 
a) Considera-se o último sobrenome e depois o 
prenome 
Ex: Gabriel Barbosa Lima 
Paulo Silva Araújo 
Ord: Araújo, Paulo Silva 
Lima, Gabriel Barbosa 
b) Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência 
às demais, no caso de sobrenomes iguais. 
Ex: Ricardo Lima 
Ordena-se: R. Lima 
c) Não se separam sobrenomes: 
• Formados por substantivo e um adjetivo. 
Ex: Marcelo Vila Verde 
• Ligados por hífen. Ex: Eva Beija-flor 
• Exprimam grau de parentesco. Ex: Pedro Barbosa 
Neto 
• Que possuam as partículas: São, Santo (a).Ex: 
André São Carlos 
Ordena-se: 
Barbosa Neto, Pedro 
Beija- Flor, Eva 
São Carlos, André 
Vila Verde, Marcelo 
d) Artigos, preposições, títulos e cargos não são 
considerados na alfabetação. 
Ex: Senador José Barros 
Ana Almeida de Araújo 
Ordena-se: 
Araújo, Ana Almeida de 
Barros, José (Senador) 
 
NOMES ESTRANGEIROS: 
a) Considera-se o último sobrenome e depois o 
prenome: 
Exemplos: 
Paolo Rossi 
Michael Smith 
Ordena-se: 
Rossi, Paolo 
Smith, Michael 
b) Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) 
são registrados como se 
apresentam. 
Exemplos: 
Al Ben-Hur 
Akiko Yamamoto Sato 
Ordena-se: 
Akiko Yamamoto Sato 
Al Ben-Hur 
c) Os nomes hispânicos são alfabetados pelo 
penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome da família do pai. 
Ex: Juan Puentes García 
Escreve-se: Puentes García, Juan 
NOMES DE EVENTOS SÃO MANTIDOS COMO SE 
APRESENTAM, OS NÚMEROS DEVEM APARECER NO 
FINAL ENTRE PARÊNTESES: 
Exemplos: 
Sétima Conferência de Medicina 
III Congresso Nacional de Biblioteconomia 
2ºCongresso Brasileiro de Arquivologia 
Ordena-se: 
Conferência de Medicina (Sétima) 
Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º) 
Congresso Nacional de Biblioteconomia (III) 
NOMES DE EMPRESAS SÃO MANTIDOS COMO SE 
APRESENTAM, ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO 
CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. 
Exemplos: 
Ministério da Saúde 
Ministério do Esporte 
O Barateiro 
Ordenam-se: 
Barateiro (O) 
Ministério do Esporte (Vem antes da saúde pq não 
considera a preposição da) 
Ministério da Saúde 
Empréstimo/consulta: 
Ao emprestar determinado documento, deve-se 
exigir do requisitante que assine um recibo (para 
controlar o acervo e garantiar a sua integridade). 
Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-fora 
(substitui a pasta retirada temporariamente do 
arquivo, facilitando, portanto, o seu 
rearquivamento). Com a guia-fora ficará o recibo do 
dossiê, que conterá informações relevantes acerca 
do empréstimo realizado (data da retirada do 
documento, quem o retirou, entre outros dados). 
A guia-fora também pode ser chamada de fantasma 
ou ficha-fantasma. 
O prazo de empréstimo de um documento 
arquivístico é de até 10 dias, podendo haver 
renovação. 
A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos 
estipulados, usa-se os arquivos de prosseguimento 
ou andamento (são fichários de lembretes), também 
conhecidos pelo nome de “follow-up” ou sistema de 
vigilância contínua. 
 
Assertivas: 
• Notação: Código de identificação que permite a 
ordenação ou localização das unidades de 
arquivamento. Também chamado cota, equivale a 
código de referência. 
• As condições de armazenamento têm de levar em 
conta o volume e as propriedades físicas dos 
documentos. Devem ser projetadas considerando 
também a proteção contra acesso não autorizado e 
perdas por destruição, furto e sinistro. 
• As informações arquivísticas, em qualquer 
instituição pública ou privada, apresentam 
características contábil/financeira, pessoal e 
administrativa, organizadas em diferentes espécies 
documentais. 
• Os arquivos são os centros ativos de informação 
nas instituições públicas e privadas que, para 
cumprirem seus objetivos, precisam estar 
organizados e estruturados, de forma a evitar erros 
e repetições desnecessárias, gerar conhecimento 
para assessorar as tomadas de decisão e dar 
continuidade ao trabalho. 
• A função do arquivo é, também, guardar os 
documentos e, principalmente, fornecer aos 
interessados a informação contida no seu acervo de 
forma rápida e segura. 
• Todo arquivo precisa ser organizado de forma que 
proporcione condições de segurança, precisão, 
simplicidade, flexibilidade e acesso. 
Segurança: O arquivo deve apresentar condições 
mínimas de segurança, incluindo-se medidas de 
prevenção contra incêndio, extravio, roubo e 
deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, 
é importante cuidar do sigilo, impedindo ou 
dificultando o livre acesso a documentos 
confidenciais. 
Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de 
precisão na consulta a documentos e assegurar a 
localização de qualquer documento arquivado, ou 
de qualquer documento que tenha sido dele 
retirado. 
Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil 
compreensão. As possibilidades de erros são 
reduzidas em arquivos simples e funcionais. O 
número e a variedade de documentos não exigem 
necessariamenteum arquivo complexo e de difícil 
entendimento. 
Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o 
desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou 
órgão público, ajustando-se ao aumento do volume 
e à complexidade dos documentos a serem 
arquivados. As normas de classificação não devem 
ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade 
de arquivamento. 
Acesso: O arquivo deve oferecer condições de 
consulta imediata, proporcionando pronta 
localização dos documentos. 
• Os documentos públicos podem ser classificados 
em três tipos: 
Funcional: classificação segundo 
as atividades desenvolvidas na instituição. 
Organizacional ou Estrutural: classificação segundo 
a estrutura da instituição. 
Por assuntos: classificação segundo assuntos que se 
originam de determinado campo do conhecimento. 
 
Fontes: Aulas prof. Darlan Eterno e apostila Renato 
Valentini