Digitalização de Documentos em IES

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DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS EM INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR
A digitalização de documentos traz uma série de benefícios, que ajudam em um armazenamento seguro e consequentemente maior segurança do acervo. Incidentes como inundações, incêndios, envelhecimento e extravios não atingem documentos digitais, logo porque o armazenamento é baseado em sistemas de nuvem. A nuvem permite que o usuário acesso uma infinidade de documentos de diversos dispositivos, além de permitir a realização de backups com frequência, o que garante uma maior segurança aos arquivos, independentemente de falhas.
I – QUAL O PRAZO PARA AS IES SE ADEQUAREM AS NOVAS NORMAS?
A digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída em prazos específicos, contados da data de publicação da Portaria nº360, de 18 de maio de 2022. (Anexo).
 Em 12 meses: para o conjunto de documentos referentes á vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas IES;
 Em 24 meses: para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação da Portaria; e
 Em 36 meses: para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.
Os documentos que não tiveram o prazo contemplado em uma das três hipóteses acima deverão ser digitalizados de acordo com a demanda da parte interessada.
II - GESTÃO
Por mais que não seja uma tarefa fácil. São muitas os setores e as informações impressas o tempo todo. É interessante que a IES passe pelo processo de digitalização começando pelo setor de tecnologia da informação (TI), e posteriormente pela secretaria acadêmica, tudo isso devidamente assistido pelos gestores competentes pelo projeto de digitalização. (Apenas um exemplo que encontrei).
As IES deverão fazer uso de ferramentas para a gestão dos documentos digitais, como assinatura eletrônica, gerenciamento eletrônico de documentos e, por fim, armazenamento em nuvem.
E essa gestão deverá envolver, além de economia de espaço físico, agilidade na consulta de dados, responsabilidade social da instituição, segurança da informação e a proteção dos dados.
E por fim, toda a gestão de digitalização envolve o conceito de privacidade e a proteção de dados desde a concepção e durante todo o ciclo de vida do projeto, sistema, serviço, produto ou processo; tudo conforme o Guia de Boas Práticas da LGPD.
III – O QUE AS IES DEVEM FAZER COM OS DOCUMENTOS FÍSICOS?
Art. 9º. Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Segundo o Decreto nº 10.278/2020, após o documento ser digitalizado conforme os requisitos mínimos exigidos (falarei sobre, mais abaixo), ele poderá ser descartado. A ressalva fica aos documentos de valor histórico.
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
IV – PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
	DOCUMENTO
	RESOLUÇÃO MÍNIMA
	COR
	TIPO ORIGINAL
	FORMATO DE ARQUIVO
	Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco
	300 dpi
	Monocromático (preto e branco)
	Texto
	PDF/A
	Textos impressos, com ilustração, em preto e branco
	300 dpi
	Escala de cinza
	Texto/Imagem
	PDF/A
	Textos impressos, com ilustração e cores
	300 dpi
	RGB (colorido)
	Texto/Imagem
	PDF/A
	Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco
	300 dpi
	Escala de cinza
	Texto/Imagem
	PDF/A
	Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores
	300 dpi
	RGB (colorido)
	Texto/Imagem
	PDF/A
	Fotografia e cartazes
	300 dpi
	RGB (colorido)
	Imagem
	PNG
	Plantas e Mapas
	600 dpi
	Monocromático (preto e branco)
	Texto/Imagem
	PNG
V – METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS PARA A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
	Metadados
	Definição
	Assunto
	Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
	Autor (nome)
	Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
	Data e local da digitalização
	Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
	Identificador do documento digital
	Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).
	Responsável pela digitalização
	Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização
	Título
	Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído: 
Formal: designação registrada no documento;
Atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.
	Tipo documental
	Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
	Hash (Chekcsum) da imagem
	Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
VI – SOBRE A MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II - a indexação de metadados que possibilitem:
a) A localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) A conferência do processo de digitalização adotado.
Caso houver de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compreensão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.
VII – EXCEÇÕES DO DECRETO Nº 10.278/2020.
Documentos que o decreto não se aplica:
 Documentos nato-digitais, que são feitos originalmente em formato digital. Para eles, existe a Medida provisória nº 2.200-2/2001;
 Às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, legislados pela Resolução nº 4.474/2016;
 Audiovisuais, pois existem inúmeras leis referentes a direitos autorais;
 Documentos de identificação, como carteira de identidade, Carteira de Trabalho e Previdência Social, certificado militar, entre outros;
 Documentos de porte obrigatório, como a CNH.
Portaria que dispõe sobre o acervo acadêmico: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/portarias-federais/portaria-mec-no-1-224-de-18-de-dezembro-de-2013
VIII – UTILIZAÇÃO DE ASSINATURAS ELETRÔNICAS EM DOCUMENTOS DE IES
A MP 2.200-2/2001, infraestrutura criada que tem como objetivo “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
A lei 14.063 de 2020 dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos.
Essa lei ela trouxe muitos avanços em relação à MP 2.002-2 e passou a reconhecer três tipos de assinaturas eletrônicas:
 Assinatura eletrônica qualificada: é aquela conhecida com Assinatura Digital, que é aquela que utiliza o Certificado Digital emitido por entidade credenciada à ICP-Brasil. Podendo ser utilizada em documentos específicos. Ex: Portaria do MEC nº 554 de 2019, dispõe sobre a emissão de diploma de graduação por meio digital.
 Assinatura eletrônica avançada: é aquela que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos de forma eletrônica. É aquela assinatura de pode ser consultada geralmente junto ao um site da IES, apenas com o CPF da pessoa e o código presente no documento ou certificado. Ex: documentos, certificados de conclusão de cursos de extensão, requerimento de matrícula. Pode ser utilizada para a grande maioria das atividades da IES. A lei admite seu uso em casos que pode ser aplicada a assinatura simples e também no registro de atos perante as juntas comerciais. 
 Assinatura simples: é aquela que permite identificaro seu signatário, mas que não oferece meio suficientes para comprovar a autoria. São assinaturas utilizadas em e-mail, na assinatura de documentos etc. Pode ser utilizada nas relações que não envolvem informações protegidas por grau de sigilo. Oferece um nível de segurança mais baixo, devido a isso, deve ser utilizada apenas em transações em exijam um “nível menor” de responsabilidade.
Por fim, considerando que a assinatura eletrônica possui validade jurídica, posso afirmar sim que elas possuem validade para as IES, desde que sejam atendidas as características previstas em lei. Ou seja, as IES podem utilizar as três assinaturas citadas alhures em seus procedimentos diários.