Assistente Administrativo _ UC1 - Aula 3

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Curso de Qualificação 
Profissional em 
Gestão
ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO
UNIDADE CURRICULAR 1
Organizar e executar atividades de apoio
aos processos da organização
AULA 3
A organização e a 
rotina do assistente 
administrativo
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Luiz Carlos Bohn
Diretora Regional 
Sandra Regina Casarotto Lindorfer
Diretoria de Educação Profissional 
Ana Elisa Cassal
Conteudista 
Rafael Rodrigues de Souza
Desenvolvimento e Editoração
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
Coordenação Técnica
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
SUMÁRIO
AULA 3 - A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO   ������������������������������������������������������������������������  4
CONTEXTUALIZANDO  ������������������������������������������������������������������������������������������  4
3.1 TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES  ������������������������������������������  4
3.1.1 Tipologia de Etzioni  ������������������������������������������������������������������������������������  5
3.1.2 Tipologia de Blau e Scott  �����������������������������������������������������������������������������  5
3.2 ORGANOGRAMA NAS ORGANIZAÇÕES  �������������������������������������������������������������  6
3.3 APRESENTAÇÃO PESSOAL NO AMBIENTE DE TRABALHO  ��������������������������������  9
3.4 POSTURA PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO  �������������������������������  10
3.5 NOÇÕES DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS  ���������������������������������  12
3.5.1 Gestão de pessoas �������������������������������������������������������������������������������������  12
3.5.2 Logística  �������������������������������������������������������������������������������������������������  13
3.5.3 Finanças  �������������������������������������������������������������������������������������������������  14
3.5.4 Marketing e vendas  ���������������������������������������������������������������������������������  15
3.5.5 Jurídico  ��������������������������������������������������������������������������������������������������  15
CONSIDERAÇÕES DA AULA 3  �������������������������������������������������������������������������������  16
REFERÊNCIAS  �������������������������������������������������������������������������������������������������������  17
4Assistente Administrativo
AulA 3
A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
CONTEXTUALIZANDO
Nesta aula, você estudará um pouco mais sobre a organização, e esta será a oportunidade de conhecer 
melhor seu conceito, sua tipologia, sua classificação, sua natureza jurídica e seu organograma. 
Já abordamos o termo organização em diversos momentos neste curso (e o fizemos em um contexto 
empresarial). 
Mas qual é, de fato, o conceito de organização?
INFORMAÇÃO
Uma organização é fruto de esforços individuais que visam ao alcance de propósitos 
coletivos.
Nesta aula, você estudará, também, noções sobre as atribuições e responsabilidades de setores, 
como o de gestão de pessoas, logística, finanças, marketing e venda e jurídico, que são as principais 
funções organizacionais. Além disso, apresentaremos elementos que contribuirão para que você se 
comunique de forma assertiva, mantendo uma postura profissional em seu ambiente de trabalho.
Ao trabalhar em uma organização, o assistente administrativo deve estar atento à importância de adotar 
uma boa apresentação pessoal – por isso, esse tema também estará aqui. Discutiremos, também, 
sua postura em relação aos departamentos com os quais interage, seu nível de comprometimento 
com os demais colegas e também em relação à necessidade de sigilo a respeito de informações 
organizacionais.
3.1 TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES
É importante esclarecer, logo no início, que uma escola, um hospital ou uma fábrica também são 
bons exemplos de organizações, já que podem ser formadas pela soma de pessoas, equipamentos, 
recursos financeiros, entre outras variáveis. A organização, nesse sentido, é o resultado do conjunto 
de todos esses elementos, orientados a um único objetivo. 
5Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 3
Existem duas principais tipologias relativas às organizações: a tipologia de Etzioni e a tipologia de 
Blau e Scott. Vamos começar pelo estudo da tipologia Etzioni.
3.1.1 Tipologia de Etzioni
Na tipologia de Etzioni, a organização é classificada de acordo com o uso da obediência. Para Etzioni, 
a  estrutura de obediência é resultado das formas de controle aplicadas aos participantes da 
organização, estando assim organizadas:
 � Organizações coercitivas: utilizam-se de poder imposto por força física ou controle baseado 
em prêmios e punições. 
Exemplos: instituições penais, prisões ou campos de concentração.
 � Organizações utilitárias: são baseadas em controles por incentivos econômicos. Utilizam 
a remuneração como principal forma de controle. 
Exemplos: empresas e comércio.
 � Organizações normativas: utilizam uma forma de poder baseada em consenso sobre 
métodos e objetivos da organização. Utilizam também um controle moral, com intuito de 
influenciar os participantes. 
Exemplos: hospitais e universidades públicas, igrejas.
3.1.2 Tipologia de Blau e Scott
Na tipologia de Blau e Scott, a organização é baseada em seus beneficiários. Para eles, existem 
quatro categorias de participantes que se beneficiam de uma organização formal:
1) os membros da organização;
2) os proprietários ou dirigentes da organização; 
3) os clientes; e
4) o público em geral.
Essa tipologia possui a vantagem de centrar a força da influência e o poder dos beneficiários sobre 
as organizações, condicionando, dessa forma, sua estrutura. Um exemplo desse tipo de organização 
são as associações filantrópicas.
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3.2 ORGANOGRAMA NAS ORGANIZAÇÕES
Com o intuito de tornar as estruturas organizacionais mais transparentes, as empresas investem em 
uma ferramenta estrutural denominada organograma. 
INFORMAÇÃO
Um organograma serve como uma representação gráfica da empresa, uma espécie de 
planta da corporação.
Seu objetivo é ilustrar, de forma clara e objetiva, os departamentos da empresa junto a 
seus colaboradores, esclarecendo, assim, as dúvidas de potenciais clientes, parceiros, 
fornecedores e, também, dos próprios funcionários.
A vantagem da existência de um organograma é a garantia de agilidade na percepção de áreas de 
negócios da organização, facilitando a compreensão a respeito de quem são os responsáveis por 
determinadas funções, quais departamentos possuem potencial de crescimento e qual é o futuro 
potencial dos colaboradores.
Alguns autores, como Cury (2005) e Hessel (1987), alegam que os organogramas também possuem 
aspectos negativos, como o engessamento das pessoas através de hierarquias predefinidas, o que, 
em muitos casos, pode atrapalhar o desenvolvimento de projetos devido a questões burocráticas.
Ao se criar um organograma, deve-se considerar que ele é uma representação da organização em 
um momento específico e que, por isso, pode sofrer alterações. Para tanto, é importante que o 
organograma seja flexível e de fácil interpretação. Cabe lembrar que, embora um organograma sirva 
para deixar os papéis evidentes e bem definidos, é importante que o assistente administrativo esteja 
preparado para colaborar com seus colegas e equipes de trabalho sempre que solicitado.
Agora vamos conhecer alguns tipos de organogramas e as características que diferenciam cada um.
A Figura 1 apresenta um organograma vertical. Esse tipo de organograma é utilizado para demonstrar 
uma hierarquia clara na organização.
Figura 1 - Organograma vertical
Presidente
Diretor Comercial Diretor Administrativo Diretor de Produção
Caixa
Gerente de 
Vendas
Gerente de 
Marketing
Gerente de 
Operações
Gerente de 
Contratos
Gerente de 
Cobrança
Gerente de 
Produção
Gerentede 
Compras
Vendedores Auxiliar de Marketing
Serviço 
Técnico 
Auxiliar de 
Contratos
Auxiliar de 
Cobrança
Auxiliar de 
Produção
Auxiliar de 
Compras 
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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A Figura 2 apresenta um organograma circular. Esse tipo de organograma é utilizado para enfatizar o 
trabalho em grupo, sem se preocupar com a hierarquia. 
Figura 2 - Organograma circular
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Diretoria Administrativa 
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Vendas Externas 
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Recursos
RH
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Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A Figura 3 apresenta um organograma horizontal. Esse tipo de organograma possui base na hierar-
quia da organização, porém, de maneira menos acentuada (por exemplo, o cargo mais baixo na 
hierarquia não está necessariamente abaixo dos demais). 
Figura 3- Organograma horizontal
Presidência 
Secretária da 
presidência
Gerência de 
manutenção Controladoria 
Gerência 
administrativa
Gerência 
técnica
Preparação 
de material
Serviços 
gerais 
Departamento 
de compras
Pessoal 
administrativo 
Pessoal 
técnico 
Operários 
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A Figura 4 apresenta um organograma funcional. Esse tipo de organograma, semelhante ao organo-
grama vertical, representa as relações funcionais da empresa. 
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Figura 4 - Organograma funcional
Diretoria Assessoria Jurídica
Assessoria 
Financeira
DMK
Departamento 
de Marketing 
DAC
Departamento de 
Atendimento ao Cliente
Serviços 
Terceirizados 
de Suporte 
Contabilidade
Fiscal
Logística
Recursos 
Humanos 
Compras
Infraestrutura
Tecnologia da 
Informação
Capacitação
DAU
Departamento de 
Auditoria Interna
Políticas e 
Normas
Processos
Registros
Não 
Conformidades
Portfólio de 
Riscos 
Qualidade
Segurança
Mercados
Campanhas
Propaganda
Canais
Soluções de 
Negócio
Casos de 
Sucesso
Contatos 
Oportunidades
Relações 
Públicas
Ativos
Contratos
Processos
Políticas
Métodos
Competências
Profissionais
Informações
Portfólio de 
Serviços
Clientes
Cliente A
Proposta 1
Proposta 2
Cliente B
Proposta 3
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A Figura 5 apresenta um organograma matricial. Esse tipo de organograma é utilizado para repre-
sentar estruturas que não apresentam definição objetiva das unidades funcionais, mas, sim, grupos 
relacionados a projetos específicos, que podem, inclusive, possuir um aspecto temporário.
Figura 5 - Organograma matricial
Presidência 
RJ SP
Marketing
Finanças
RH
Operações
MG RS
Marketing
Finanças
RH
Operações
Marketing
Finanças
RH
Operações
Marketing
Finanças
RH
Operações
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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A criação de um organograma exige um levantamento de dados da organização, bem como uma 
definição do que se pretende representar. É possível perceber que, nos últimos anos, tem havido uma 
tendência de mudanças nos organogramas empresariais. De uma forma geral, tem ocorrido uma 
diminuição de níveis hierárquicos nas empresas, objetivando aproximar os níveis da organização, 
bem como reduzir mão de obra e agilizar o processo de tomada de decisão. 
É por meio do organograma que podemos entender como a organização da qual fazemos parte está 
estruturada e quais são as pessoas com quem teremos que nos relacionar, direta ou indiretamente, 
dentro da hierarquia estabelecida. 
Para relacionar-se bem com os demais setores da organização, é preciso, além de conhecer a 
estrutura da empresa, adotar uma boa apresentação pessoal e conduzir as relações mantendo uma 
postura profissional, assunto que discutiremos a seguir.
3.3 APRESENTAÇÃO PESSOAL NO AMBIENTE DE TRABALHO
Uma boa apresentação pessoal inclui vestir-se bem, o que significa escolher vestimentas apro-
priadas para cada situação. A pessoa que se veste com roupas que não condizem com a atividade 
na empresa poderá ser mal vista aos olhos de seus empregadores.
Vestir-se bem em cada ocasião da vida profissional e pessoal é muito importante para passar credi-
bilidade desde o primeiro momento. Existem muitos motivos que justificam a preocupação que cada 
um de nós deve ter com a aparência, e um deles é que, quando você aprende a gerenciar sua imagem, 
passa impressões positivas às demais pessoas, ou seja, uma imagem autêntica e alinhada com seus 
objetivos profissionais. Portanto, alguns dos benefícios do gerenciamento da imagem estão no fato 
de que você:
 � projeta profissionalismo, qualidade, confiabilidade e competência;
 � ganha maior visibilidade;
 � tem maior chance de crescimento; e
 � tem maior vantagem competitiva.
Vivemos em uma sociedade altamente competitiva, na qual entrar para o mundo do trabalho é um 
grande desafio, assim como permanecer nele. Muitas vezes, a permanência numa empresa depende 
não só da competência técnica dos colaboradores, mas também de suas atitudes. Por isso, é 
importante demonstrar preocupação com a sua imagem, verificando, por exemplo, se a empresa adota 
alguma política de vestimenta e se ela é mais formal ou informal. 
No ambiente profissional, bastam 30 segundos para transmitir a imagem pessoal. Por isso, estar 
vestido adequadamente demonstrará segurança. Lembre-se de que, profissionalmente, é sempre 
melhor chamar a atenção pela elegância e adequação do que pela ousadia e irreverência.
Se a empresa adota o uso de uniformes, isso não dispensa a preocupação com a apresentação 
pessoal, pois os uniformes são adotados devido a algumas razões, como utilidade e diferenciação 
simbólica:
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 � Utilidade: muitas vezes, o uso do uniforme tem uma finalidade específica, que pode incluir 
alguma proteção, por exemplo.
 � Diferenciação simbólica: significa que o uso da roupa serve para diferenciá-lo no ambiente 
profissional, como se fosse uma identidade. É por meio do uniforme que verificamos quem 
trabalha no lugar e quem é cliente, por exemplo.
Por isso, se a empresa da qual você faz (ou venha a fazer) parte adota o uso de uniformes, lembre-se 
de mantê-los sempre limpos e passados. Se o seu ambiente de trabalho permitir o uso de roupa 
própria, verifique se as que você possui estão de acordo. De forma geral, evite cores e estampas 
chamativas, e, no caso das mulheres, deve-se evitar decotes, roupas justas e curtas ou leggings. 
Leggings: São calças justas que vão da cintura até o tornozelo. 
São utilizadas para atividades físicas.
Os homens também devem perceber qual é o tipo de vestimenta adotado pela empresa da qual fazem 
parte e manter alguns cuidados. De maneira geral, deve-se evitar utilizar roupas que não combinem 
com a identidade corporativa da empresa: observe como se vestem seus colegas ou se há algum 
código de conduta na empresa. Evite cores chamativas e estampas exageradas, utilize bermudas 
somente se for permitido pela empresa (isso vale também para as roupas esportivas).
Manter uma boa apresentação significa, também, ter cuidados com a higiene pessoal, o que inclui 
tomar banho diariamente, escovar os dentes após as refeições, manter cabelos e unhas limpos e 
cuidar da pele. As mulheres devem evitar maquiagens e vestuário exagerado, mantendo sempre um 
equilíbrio visual e sendo discretas.
IMPORTANTE
É por meio da nossa imagem que imprimimos nossa marca pessoal e reforçamos 
quem somos. Lembre-se de que o gerenciamento da imagem não é feito de pequenas 
ações isoladas: é um processo contínuo, em que você se autoavalia, fazendo ajustes 
de acordo com a ocasião, objetivos e pessoas envolvidas. Um bom exemplo são as 
confraternizações da empresa. Nesse sentido, é importante que, junto à apresentação 
pessoal, se estabeleça uma postura profissional, ou seja, se adotem comportamentoscondizentes com a imagem que se deseja projetar.
A maneira como falamos, caminhamos, sentamos e nos relacionamos com as pessoas ao nosso redor 
também diz muito sobre quem somos. Assim, aliada a uma boa imagem está a postura profissional, 
que deve ser adotada no ambiente de trabalho.
3.4 POSTURA PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO
Como você pôde ver anteriormente, cuidar de sua imagem pessoal, adequando-a ao ambiente de 
trabalho, pode passar uma boa mensagem profissional e influenciar positivamente suas interações 
com outras pessoas. Entretanto, além da apresentação pessoal, é preciso investir em boas maneiras, 
demonstrando boa postura profissional.
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Como colaborador de uma organização, é preciso que você demonstre respeito em suas relações 
profissionais, pois isso contribuirá para uma boa imagem interna e externa, não só de seu trabalho e 
de seus colegas, como da organização como um todo.
Em sua vida profissional, é preciso se conscientizar de sua responsabilidade, tanto nos trabalhos 
individuais quanto naqueles realizados de forma coletiva. Assim, é imprescindível que você dedique 
suas horas de trabalho para alcançar os objetivos e as metas propostos pela organização.
IMPORTANTE
A credibilidade tem relação com a imagem pessoal que se constrói ao longo do tempo 
através do profissionalismo, da ética e do ato de cumprir com a palavra. Essa é uma 
imagem que transmite confiança aos superiores, colegas e clientes.
Adotar uma postura profissional também significa demonstrar bom senso, respeito ao próximo, bom 
convívio no ambiente organizacional e social, delicadeza ao lidar com todas as pessoas e situações, 
e ética. 
Ética: A ética precisa ser percebida como um conjunto de princípios que 
visam disciplinar e ajustar a conduta, a moral e os costumes dos indivíduos.
A conduta ética, dentro das organizações, proporciona um ambiente de trabalho respeitável, 
contribuindo para o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores, bem como para a 
excelência nos resultados organizacionais. 
Lembre-se de que a imagem da organização está ligada à imagem do profissional, e  vice-versa. 
Por isso, a postura profissional e ética da equipe ajuda a proporcionar um melhor clima organizacional. 
É importante que você esteja atento também às normas internas da empresa e à existência de algum 
manual ou código de conduta e ética profissional, já que, hoje, muitas organizações utilizam esses 
documentos, que têm por objetivo demonstrar, a todos os envolvidos, quais são os comportamentos 
e as atitudes esperados deles.
Como assistente administrativo, você se relacionará com diferentes setores. Por isso, é importante 
que você:
 � mantenha sigilo ao tratar das informações da organização, dos colaboradores, dos forne-
cedores e clientes;
 � seja discreto em relação aos assuntos profissionais; 
 � seja honesto no ambiente de trabalho;
 � seja responsável ao assumir tarefas e prazos;
 � seja proativo, disponibilizando-se a ajudar quando possível; e
 � aja com respeito e dignidade, mantendo uma comunicação direta e harmônica com os 
colegas de trabalho.
12Assistente Administrativo
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Por sua vez, atitudes como isolar pessoas, constranger colegas e assediar moral ou sexualmente 
outras pessoas são atitudes antiéticas e não devem ser admitidas no ambiente profissional. 
A competência de tratar desses assuntos, na maior parte das organizações, é do departamento de 
Recursos Humanos, que é responsável por criar estratégias a partir de diagnósticos, reuniões, planos 
de ação, ações motivacionais e acompanhamento constante de mudanças que se façam necessárias 
para que o ambiente profissional seja sempre saudável do ponto de vista ético e profissional.
3.5 NOÇÕES DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS
As funções organizacionais têm o objetivo de segmentar e direcionar os esforços de seus 
colaboradores para a sua principal área de atuação. São funções organizacionais a gestão de 
pessoas, logística, financeira, de marketing e vendas, e também a gestão jurídica. Um assistente 
administrativo possui um papel fundamental no acompanhamento dessas funções, uma vez que 
auxilia os gestores dessas áreas a realizarem o trabalho de forma eficaz. Veja, a seguir, as principais 
características dessas funções. 
3.5.1 Gestão de pessoas
A gestão de pessoas dentro de uma empresa é uma prática que busca valorizar os funcionários 
dentro de uma organização. Como vimos anteriormente, as tendências administrativas evoluíram a 
ponto de conseguirem humanizar o trabalho dos operários, deixando de tratá-los como máquinas 
para enxergá-los como pessoas, colaboradores bem informados sobre seus direitos, atualizados 
com relação à atividade que exercem e com habilidades específicas. 
Essa mudança no cenário administrativo fez com que fosse preciso criar um setor que se preocupasse 
com a gestão dessas pessoas, ou seja, um setor que visasse gerir um ambiente altamente dinâmico 
e complexo. 
Vale lembrar que, ao trabalhar com pessoas, é fundamental que atitudes como uma boa apresentação 
pessoal e postura na forma de conduzir as relações estejam presentes no encaminhamento das atividades.
Para conseguir desempenhar esse papel com sucesso, primeiramente é preciso ter uma visão 
formada de pessoa. Para que possamos entender melhor o assunto, vamos imaginar o ser humano 
dividido em três camadas:
 � Camada biológica: características físicas herdadas ou adquiridas.
 � Camada psicológica: características afetivas, emocionais e de raciocínio que determinam 
a personalidade de cada um.
 � Camada social: valores, crenças e ambiente social em que cada indivíduo se encontra. 
Apesar de serem características específicas pertencentes a cada camada, elas se relacionam entre si 
e, consequentemente, interferem umas nas outras. Essa visão integrada do ser humano permite que 
as empresas estabeleçam melhores condições de trabalho, levando em consideração fatores como 
carga física e mental requerida para cada atividade (camada biológica e psicológica) e políticas e 
ideologias nos processos de liderança (camada social).
13Assistente Administrativo
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A consciência sobre a existência das camadas biológicas, psicológicas e sociais como características 
pertencentes ao ambiente organizacional é essencial para que as empresas possam trabalhar de 
forma que essas camadas auxiliem no processo produtivo. Assim, as características individuais 
passam de empecilhos a oportunidades. 
IMPORTANTE
A gestão de pessoas tem, portanto, o dever de trabalhar para que os indivíduos de 
uma organização possam adequar suas características individuais aos processos 
de produção.
3.5.2 Logística
A função da logística no ambiente organizacional é absorver atividades que vão desde a aquisição de 
matéria-prima para a organização até os processos que envolvem o consumidor final de determinado 
produto ou serviço. 
Consumidor final: É o indivíduo que adquire um 
produto sem intenção de repassá-lo a outro. 
A logística empresarial desempenha um importante papel dentro da organização, uma vez que dela 
dependem vários processos administrativos. Vamos conhecer mais sobre os processos da logística:
 � Gerenciamento de estoque: consiste na gestão de recursos materiais que visa colaborar 
com o aumento de receitas da organização.
 � Armazenagem: constitui-se nas atividades de recepção, descarga, carregamento, arrumação 
e conservação de produtos.
 � Distribuição: responsável pela saída do produto da linha de produção até a entrega nas 
mãos do consumidor final.
 � Gestão de compras: busca eficiência na obtenção de materiais, garantindo quantidades 
corretas, entregas no prazo e preços vantajosos.
 � Gerenciamento de transporte: tem como objetivo a melhoria da qualidade e produtividade 
em todo o processo de distribuição.
 � Gerenciamento de informações: sistema de informações que integra as atividades logísticas.
A funçãologística busca contribuir para o sucesso no processo de gerenciamento organizacional, 
tendo como principais objetivos a praticidade e a redução de custos. 
14Assistente Administrativo
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3.5.3 Finanças
Assim como os demais departamentos, o departamento financeiro é um dos mais importantes em 
uma organização, pois é ele que administra o capital da empresa, seus investimentos, seus riscos e 
também o seu relacionamento com os investidores. Além disso, o departamento financeiro também 
é responsável por estar interligado às áreas mais complexas, trabalhando diretamente com fatores, 
como fluxo de caixa, taxa de câmbio, divisas, alterações de taxas de juros, entre outras funções.
Taxa de câmbio: É o preço de uma moeda estrangeira medido em 
unidades ou frações (centavos) da moeda nacional.
Divisas: São recursos financeiros disponíveis.
As finanças, como função organizacional, representam um setor que executa um grande número de 
cálculos, exigindo de sua equipe bastante atenção e concentração, além da capacidade de raciocínio 
lógico e habilidade com matemática, que são fatores importantes para os profissionais dessa área.
Veremos, a seguir, as principais atividades desenvolvidas no departamento financeiro.
 � Controle bancário: tem como responsabilidade controlar todas as movimentações 
bancárias da empresa, extratos, pagamentos, emissão de cheques, tarifas cobradas, 
investimentos, empréstimos, entre outros, sempre lembrando da importância do sigilo no 
tratamento das informações da organização.
 � Planejamento financeiro: responsável por elaborar o fluxo de caixa, buscar alternativas de 
investimentos e financiamentos para a organização. Além disso, analisa toda a estrutura 
de capital da empresa, ou seja, a forma como a empresa se financia.
Fluxo de caixa: É um instrumento de gestão financeira utilizado para projetar 
períodos futuros e entradas e saídas de recursos financeiros da organização, 
indicando, inclusive, como estará o saldo de caixa para o período projetado.
 � Contas a receber: controla todas as receitas (entradas de capital) geradas pela empresa.
 � Contas a pagar: responsável por controlar os pagamentos realizados pela empresa (por 
exemplo: fornecedores, colaboradores, impostos, entre outros).
 � Tesouraria: controla todo o dinheiro gerado, os gastos, as notas de gastos que entram 
e saem da empresa. Exemplo: quando um funcionário utiliza o carro da empresa para 
realizar um trabalho externo e precisa abastecer, o valor utilizado no abastecimento gera 
uma nota, que deverá ser entregue ao profissional da tesouraria para que seja lançado 
nos registros da empresa.
 � Auditoria: averigua as atividades realizadas pela empresa, avaliando os registros de conta-
bilidade ou de qualquer outra atividade que envolva recursos financeiros da empresa, com 
a finalidade de evitar que fraudes venham a ocorrer.
 � Faturamento: área que cuida da preparação e do envio das contas geradas pelos demais 
setores ou departamentos.
15Assistente Administrativo
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O departamento financeiro de uma organização deve ser organizado de acordo com os padrões 
de qualidade predeterminados por uma equipe específica da empresa para o desenvolvimento do 
trabalho. Os profissionais que atuam nessa área precisam priorizar a ética e inspirar confiança, 
demonstrando prezar pelo compromisso de suas atividades, o que é fundamental para o bom 
andamento do setor.
3.5.4 Marketing e vendas
A promoção de vendas é uma outra função essencial de uma organização. Embora seja importante 
que um profissional formado em marketing cuide desse setor, é  fundamental para um assistente 
administrativo saber como ocorre seu funcionamento, pois, eventualmente, poderá ser solicitado a 
colaborar com alguma tarefa. Para que as vendas ocorram da maneira mais produtiva possível, existe, 
dentro das organizações, uma equipe responsável pelo marketing de seus produtos ou serviços. 
Pode-se afirmar que o marketing é responsável por gerar demanda para que as vendas possam 
gerar negócios. Uma boa equipe de marketing deve ser aquela que é capaz de facilitar o trabalho do 
departamento de vendas, ou seja, faz com que os produtos da empresa aparentem possuir qualidade 
suficiente, a ponto de não exigir grandes esforços do vendedor. Esse trabalho objetiva vender os 
produtos da empresa com o menor custo possível, gerando, assim, bons negócios à empresa. 
Também é tarefa da equipe de marketing lidar com dados mercadológicos, com o intuito de otimizar 
ações estratégicas que visem aumentar o interesse de clientes potenciais sobre os produtos que a 
empresa oferece.
No mais, cabe à equipe de vendas oferecer a melhor qualidade em atendimento e otimizar o processo 
de vendas. A qualidade no atendimento compreende a capacidade que um produto ou serviço tem 
de satisfazer as expectativas do cliente, enquanto o processo de vendas envolve o planejamento, 
a execução, as ações de pós-venda e a fidelização do cliente. É o produto final do trabalho humano, 
feito com responsabilidade, boa vontade, dedicação, educação e simpatia.
3.5.5 Jurídico
Na função organizacional jurídica, são tratados os assuntos de caráter legal da empresa. Se a empresa 
planeja dar um novo passo e precisa, por exemplo, fazer a análise de uma viabilidade técnica, financeira, 
ou mesmo verificar riscos à sua imagem, esse será o departamento encarregado de verificar tais questões, 
sempre zelando pelo sigilo das informações trocadas entre colaboradores, fornecedores e clientes.
Da mesma forma, o departamento jurídico verifica se existem leis que interferem na venda ou fabri-
cação dos produtos e serviços fornecidos pela empresa, e também se as atividades exercidas pelos 
funcionários podem ser classificadas como insalubres.
Insalubres: As atividades insalubres são aquelas que, por sua natureza, condições ou 
métodos de trabalho, expõem os colaboradores da empresa a agentes nocivos à sua saúde.
Diversos outros aspectos de caráter legal são também de responsabilidade da área jurídica. De uma 
forma geral, pode-se dizer que essa área é responsável por defender a empresa de possíveis ações 
judiciais, assim como tentar que tais ações venham ocorrer, minimizando, sempre que possível, 
os focos de risco para essa ameaça.
16Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 3
CONSIDERAÇÕES DA AULA 3
No estudo da Aula 3, nossa intenção foi aprofundar seus conhecimentos acerca das organizações e 
seus departamentos, como, por exemplo, o de gestão de pessoas, de logística, financeiro, de marketing 
e vendas, e também o de gestão jurídica. 
Um assistente administrativo deve estar integrado com todas as áreas citadas, pois faz parte do seu 
papel conhecer e dar suporte a esses departamentos e seus profissionais. 
Entre as suas principais tarefas, estão o recebimento e encaminhamento de solicitações diversas, 
sempre observando os processos inseridos no contexto da tarefa. Ao conhecer melhor a forma de 
funcionamento dessas instituições, bem como a área que elas abrangem, você poderá escolher a 
área que mais está adequada ao seu perfil profissional.
Agora, você está convidado a participar da Aula 4 desta Unidade Curricular.