Planilhas eletrônicas para confronto das informações do sistema

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Logística
Planilhas eletrônicas para confronto das
informações do sistema
A utilização de sistemas ou softwares específicos com a finalidade de controlar e
confrontar informações é uma prática rotineira nas organizações. Na atividade
logística, temos sistemas que nos geram informações diariamente para um maior
controle e tomada de decisão. Como exemplo de softwares para uso logístico
podemos citar: o sistema MRP (que planeja a requisição de materiais para a
produção, definindo o quê?, quanto?, quando? e como? será produzido), o sistema
WMS (que é um software de administração de armazéns), o sistema TMS (que é um
software de gerenciamento de transporte) e o sistema de ERP (que é um software de
gestão empresarial), que interliga todos os outros. Além disso, temos exemplos de
outros sistemas que também podem ser implementados em um ambiente empresarial
(software financeiro, de marketing, de vendas, jurídico etc.).
Embora os sistemas que foram citados sejam muito úteis para o controle de
determinados processos e atividades, ainda assim se faz necessário o uso de
ferramentas de apoio, como, por exemplo, as planilhas eletrônicas, que são
frequentemente utilizadas por colaboradores e gestores para verificar e confrontar
dados e informações geradas por softwares específicos como esses que foram
listados anteriormente.
Planilha eletrônica
As planilhas eletrônicas rotineiramente são utilizadas como ferramentas de apoio
para controlar dados e informações gerenciais. Podemos armazenar incontáveis
informações em uma planilha e criar um banco de dados com informações relevantes
que podem ser acessadas pelos colaboradores e gestores.
Embora as planilhas eletrônicas superem o controle manual de informações que
era utilizado antigamente (documentos/planilhas em papel), elas ainda geram algumas
dúvidas quanto à confiabilidade e à integridade destas informações armazenadas.
Muitos dos dados e informações que são abastecidas e controlados acabam se
perdendo com o tempo ou sendo corrompidos, pois são manuseados por diferentes
funcionários e sem o devido controle (auditoria). Além disso, os dados podem acabar
sendo distorcidos em decorrência da falta de atualização ou do formato de arquivo que
não é suportado.
Outra questão sobre a qual devemos ter ciência é que planilhas eletrônicas não
podem ser comparadas com um “sistema de informação”. Até é possível estruturar
fórmulas e macros (fórmulas de autocomandos – em sequência –, que podem ser
cliques, comandos no teclado, linhas de códigos com funções avançadas de
autopreenchimento ou procura etc.), entretanto, apesar de as planilhas eletrônicas
terem uma quantidade quase ilimitada de espaço para se inserir informações, fórmulas
e gráficos, ainda assim necessitam de um programador que transforme a planilha em
algo parecido com um sistema. Nesse caso, o programador irá interligar, conectar e
transformar informações soltas em relatórios relevantes, que serão utilizados para a
tomada de decisão, mas que não se equiparam aos softwares específicos.
Não é incomum que muitos usuários acessem as informações das planilhas
eletrônicas, acrescentando ou consultando informações pertinentes ao seu trabalho.
Entretanto, isso causa inúmeras confusões quanto à integridade dos dados que estão
sendo manipulados, pois é diferente de um sistema fechado (ex.: WMS = gerenciador
de armazéns), no qual o administrador do programa tem como dizer o que foi alterado,
quando foi modificado e quem o alterou por meio das funções do sistema.
No caso das planilhas eletrônicas, elas não apresentam estas funções e
relatórios, pois o acesso geralmente é compartilhado (quando não há senha para
visualização), e quando o acesso a uma planilha é limitado pelo uso de uma senha de
controle, isso restringe consideravelmente a busca e o uso de informações pelos
colaboradores, fazendo o processo ficar mais burocrático.
Além disso, quando se trabalha com muitos dados nas planilhas eletrônicas, a
memória e o processador do computador muitas vezes não suportam tanta
informação, fazendo-o ficar mais lento. Em alguns casos, é necessário destinar um
computador específico para trabalhar com grandes planilhas e fórmulas complexas, já
que o uso compartilhado do computador para acessar e-mail ou outros aplicativos o
deixará ainda mais lento.
Devido a isto, um sistema de informação fechado é o mais indicado, pois utiliza
servidores dedicados para dar suporte (eficiência) para o sistema funcionar em toda
sua capacidade. Os sistemas de gestão são adquiridos para uso principal em
determinado tipo de controle de uma atividade (ex.: o sistema TMS = software de
gerenciamento de transporte). O uso de uma planilha eletrônica para controlar e
gerenciar a atividade de transporte também é possível, mas com certeza não teríamos
todas as funções que um sistema TMS iria proporcionar, o que caracteriza e marca
bem o uso de planilhas eletrônicas como recurso de apoio para confronto de
informações, e não para o controle principal (que é destinado para softwares
específicos).
Outro motivo que faz com que as planilhas sejam utilizadas somente como apoio
às operações de controle de informações são as falhas de hardware ou problemas no
sistema. Por exemplo, caso sua planilha esteja salva apenas no computador e não no
servidor da empresa, e futuramente seu computador venha a apresentar algum defeito,
então, seu arquivo ficará preso nesta máquina e talvez até perdido para sempre.
Para resolver este problema, muitas empresas adotaram a estratégia de backup
dos dados e informações que são manipuladas, contudo, estes backups não são de
períodos muito extensos (geralmente de um, dois dias atrás ou na melhor das
hipóteses de uma semana antes). Além disso, é muito difícil de detectar erros ou falhas
nas planilhas eletrônicas em decorrência da sua utilização e manipulação por vários
usuários, o que diminui muito o seu uso como ferramenta principal, e aumenta o seu
uso como ferramenta secundária (de apoio).
Vejamos um exemplo de controle de estoque secundário, que pode ser realizado
com o auxílio de uma planilha eletrônica (controle principal ainda deve ser realizado por
um software WMS).
Figura 1 – Tabela curva ABC – Administração de materiais – Gráfico de Pareto 
 
Fonte: adaptado do site: <https://i.ytimg.com/vi/jk25qBxpPQc/maxresdefault.jpg>.
Imagem mostra um exemplo de planilha para montar o método de curva ABC
para controle de estoques. Nela constam as colunas (código, quantidade, custo
unitário, custo total etc.). Com base nesses dados, é possível verificar a Classe
percentual de cada tipo de produto, classificando em A – Mais importantes = 70%; B –
Mediana importância = 25%; e C – Pouco importantes = 5%; com um total de 100%...
com base nesses dados é possível monta um gráfico, que é conhecido como Gráfico
de Pareto.
Lembre-se de que as planilhas eletrônicas são ótimas ferramentas de apoio,
mas, quando se tratando de otimização e confiabilidade de processos, principalmente
processos logísticos (controle de materiais, de produção, de transporte etc.), é
essencial a adoção de um software específico.
Planilhas eletrônicas vs. sistema de gestão
empresarial
Já mencionamos que a utilização de um editor de planilhas, para o controle das
informações gerenciais, é uma constante para a maioria das empresas. Entretanto, a
utilização deste tipo de programa deixa alguns gestores apreensivos.
Uma das principais vantagens das planilhas eletrônicas é que elas têm um custo
muito baixo ou são totalmente gratuitas. Para conseguirmos desenvolver uma melhor
visão sobre vantagens e desvantagens que devem ser ponderadas no momento de
decidir utilizar este tipo de ferramenta como forma de controle, devemos primeiro fazer
um comparativo. Vejamos o quadro abaixo:
“Dez vantagens de planilhas em relação a sistemas
(softwares)"
1 Planilhas sãoflexíveis
Sistemas de informação são rígidos ou
fechados, não permitindo mudanças ou
atualizações por qualquer motivo.O
fornecedor do sistema geralmente cobra
por cada modificação solicitada, e em
alguns casos, devido à impossibilidade de
alterar e fazer modificações de melhoria, é
mais fácil mudar de sistema. No caso das
planilhas eletrônicas é ao contrário, pois
elas podem ser alteradas ou atualizadas
com muito mais facilidade e a um baixo
custo. A planilha eletrônica é considerada
um sistema aberto, e devido a isso sua
segurança em guardar informações
geralmente é contestada, diferentemente
dos sistemas de informação fechados,
que têm como diferencial a segurança na
guarda de informações.
2
Funcionamento
off-line e on-
line
Os sistemas de informação em sua
maioria não têm acesso ou funcionamento
off-line. Se o sistema de informação tem
acesso on-line, então ele não funcionará
quando não tiver acesso a Internet.
Quando podem ser acessados off-line, o
seu acesso fica restrito à máquina em que
estiver instalado. Já as planilhas podem
funcionar tanto on-line quanto off-line, ao
utilizar de mecanismos de
compartilhamento de arquivos via Internet
ou ao possibilitar o acesso a pastas
compartilhadas por servidor,
independentemente da máquina em que
você esteja acessando.
3
Baixo custo
de
Implementação
Quando nos propomos a implantar um
novo sistema de informação, isso gera um
enorme gasto envolvendo a aquisição de
servidores, o treinamento dos
colaboradores e o dinheiro gasto com a
própria aquisição do software. Enquanto
isso, as planilhas eletrônicas exigem
apenas que se tenha um programa de
edição de planilhas instalado no
computador, como, por exemplo, Excel,
BrOfficeCalc, entre outros. Além disso,
elas têm um gasto para instalação muito
mais baixo do que implementar um
sistema de informação específico.
4
É uma
linguagem
universal e
conhecida
As planilhas eletrônicas são amplamente
utilizadas em ambientes corporativos,
acadêmicos, residenciais etc. Devido a
isso, são conhecidas por grande parte das
pessoas de nossa sociedade. De alguma
forma você já deve ter utilizado uma
planilha eletrônica em algum momento de
sua vida, assim, essa ferramenta se tornou
praticamente universal, sendo excelente
para registrar dados e informações para
diferentes finalidades, tipo: montar
orçamentos, lista de fornecedores e de
clientes, controlar as horas dos
funcionários, gerenciar mercadorias em
estoque etc.
5
Você pode
transportá-las
(portáteis)
Por meio de um simples HD externo, pen-
drive, smartphone ou até mesmo por e-
mail, é possível transportar uma planilha
para onde você for. Você pode utilizar no
computador do seu trabalho, no notebook
de sua residência e acessando o celular
durante a negociação com um fornecedor.
Já um sistema de informação geralmente
não permite acesso fora da empresa ou
da máquina onde estiver instalado e,
quando é necessário gerar relatórios para
uso externo, nem todos os sistemas
disponibilizam essa opção, o que
impossibilita a retirada e o transporte de
informações de um sistema de
informação. Por isso, eles são conhecidos
como sistema fechados.
6
São mais
baratas no
longo prazo
No passado, os sistemas de informação
eram caríssimos, e o modelo de utilização
exigia a compra efetiva do software. Hoje,
a situação mudou e já é mais comum a
negociação pelo modelo de cobrança por
assinatura mensal ou anual, o que
barateou muito o valor de aquisição ou
utilização de softwares de informação
fechados. Contudo, ainda assim as
planilhas eletrônicas continuam superando
os sistemas de informação fechados no
quesito custo em longo prazo. Por
exemplo: um sistema de informação que
cobre R$ 80,00 mensais, após um ano,
teria recebido de uma empresa/cliente R$
960,00. Comparando com a aquisição de
uma planilha eletrônica, que pode ser
adquirida por um valor médio de R$
120,00 em um pagamento único, e será
seu para sempre. Isso mostra que no
longo prazo as planilhas eletrônicas levam
vantagem pois custam menos.
7
São
adaptáveis a
quase todos os
sistemas
A grande problemática dos sistemas de
informação fechados é que cada um deles
utiliza um tipo de linguagem diferente, o
que dificulta consideravelmente a
comunicação com outros sistemas de
informação fechados. Enquanto isso, as
planilhas eletrônicas aceitam uma
variedade enorme de tipos de arquivo, se
adaptando a variados tipos de sistemas e
conseguindo abrir e manipular seus
relatórios.
8
Reduz os
custos com
treinamento
Como mencionado anteriormente, as
planilhas eletrônicas, por serem
amplamente conhecidas por grande parte
da sociedade, tornam muito mais fácil e
menos oneroso o treinamento de novos
colaboradores para usar qualquer tipo de
planilha. Já os sistemas de informação
são exclusivos para determinadas
atividades, como, por exemplo, softwares
contábeis, jurídicos, controle de transporte,
controle de estoque etc. Devido a esse
detalhe, eles exigem mais tempo de
treinamento para que os colaboradores,
que nunca mexeram no sistema antes, se
acostumem com os menus e caminhos do
software.
9
Ferramenta de
uso
instantâneo
Geralmente, os colaboradores já têm
conhecimento prévio, construído por meio
de cursos ou de conhecimento empírico.
Devido a isso, a implantação e a utilização
desta ferramenta facilitam muito os
processos gerenciais. Criar planilhas ou
utilizar planilhas já prontas não é nada
complexo. Já um Sistema de Informação
para ser implantado e entendido por todos
necessita de muito treinamento e
desenvolvimento dos colaboradores.
10
Baixo custo
de atualização
e modificação
Alterar uma pequena informação em um
sistema de gestão é extremamente
complexo, além gerar custo para a
empresa. Trocar de sistema também é
uma decisão difícil de ser tomada, pois
gera gastos elevados de investimento
para adquirir um novo software e implantá-
lo (podendo levar várias semanas ou
meses). Do outro lado, as planilhas podem
ser trocadas, atualizadas e criadas
instantaneamente sem maiores
dificuldades.
Tabela 1 – Dez vantagens de planilhas em relação a sistemas (softwares)
 
Fonte: Adaptado do Blog LUZ: Excel, Planilhas e Gestão
Resumidamente, existem vantagens e desvantagens para a utilização de
planilhas eletrônicas quando comparadas com sistemas de informação fechados. No
que tange a segurança de dados e informações, usabilidade e colaboração, é
possível fazer mais um comparativo entre as duas opções. Vejamos o que cada uma
delas tem a oferecer.
Segurança Usabilidade Colaboração
Segurança
Planilhas eletrônicas: o nível de segurança das planilhas
eletrônicas é considerado muito baixo e as informações
armazenadas nelas também. Se você é a única pessoa que utiliza
determinada planilha, então ela provavelmente ficará presa em seu
computador ou pen-drive, e qualquer problema que tenha com os
dois locais onde a planilha está salva, você poderá perder todos os
dados armazenados. No caso de a planilha eletrônica ser
compartilhada com os demais colegas de trabalho, então a falta de
segurança aumenta ainda mais podendo levar a perda de
informações (dados ou fórmulas) devido ao grande número de
usuários utilizando o mesmo arquivo.
Sistema de informação: ao adotar um sistema de informação, os
dados e as informações armazenadas no software são
criptografadas. Além disso, as informações podem ser acessadas e
disponibilizadas em tempo real, para que todos os funcionários
autorizados tenham acesso. Também é possível gerar backup das
informações manipuladas ou alteradas.
Usabilidade
Planilhas eletrônicas: planilhas são fáceis de usar em sua maioria.
Contudo, no caso de planilhas mais complexas, cheias de dados e
fórmulas, a usabilidade pode não ser tão simples. O suporte para
planilhas eletrônicas não existe, pois cada pessoa ou empresa pode
criar e manipular sua planilha como bem entender, gerando infinitas
possiblidades de aplicação. Mas é possível encontrar tutoriais na
Internet com algumas dicas de otimização e de como corrigir
fórmulas e possíveis erros. A falta de otimização ou automação das
informações em planilhas eletrônicas deixa sua usabilidade limitada
em comparação com um sistema de informação, o que acaba
afetando a produtividade dos processoscomo um todo.
Sistema de informação: quando implementamos um software
específico, a empresa fornecedora do software geralmente
disponibiliza suporte para o usuário via chat, e-mail ou telefone. Ao
optar por sistema de informação on-line, é possível encontrar
ferramentas de suporte intuitivas, para sanar as principais dúvidas
quanto ao uso do software adquirido.
Você já deve ter notado que utilizar apenas um deles como forma de controle não
é a melhor opção, devendo a empresa e cada setor que a compõe decidirem em quais
atividades irão adotar um sistema de informação, e em quais tarefas uma planilha
eletrônica será o suficiente, ou até mesmo quando será necessário os dois tipos de
controle na mesma atividade.
Vejamos um exemplo de controle que pode ser apoiado pela utilização de
planilhas eletrônicas.
Controle de transporte: para um bom controle no processo de distribuição,
gerenciando os diferentes tipos de transportes que podem ser utilizados (rodoviário,
ferroviário, aéreo e marítimo), é recomendável a adoção de um sistema de
gerenciamento de transportes ou TMS (Transportation Management System). Trata-se
de um software ou sistema que busca melhorar a eficiência (qualidade) e a eficácia do
processo distribuição e transporte logístico. Os principais benefícios da utilização
deste sistema são:
Colaboração
Planilhas eletrônicas: as planilhas eletrônicas podem ser
compartilhadas com os colaboradores de uma empresa, por e-mail
ou pelo recurso de compartilhamento em “nuvem”. Contudo, apesar
da facilidade de acesso às informações pelo grupo de usuários, a
utilização em conjunto pode gerar informações duplicadas ou perdas
de informações importantes.
Sistema de informação: ao contrário das planilhas eletrônicas, uma
das finalidades na criação dos sistemas de informação é a
possibilidade de ser utilizado em grupo (por equipes), devido a isso,
o compartilhamento em nuvem possibilita que vários usuários
acessem informações ao mesmo tempo e com menos chances de
perdas nos processos compartilhados.
Maior controle da operação de transporte (fretes próprios e de terceiros)
Controle da manutenção dos transportes utilizados, antecipando a
manutenção preventiva e prevenindo acidentes e atrasos nas entregas
Possibilita planejar o melhor trajeto e rastrear o transporte
Também possibilita avaliar o rendimento do processo de distribuição
Se uma empresa determinar que a troca de pneus deve ser realizada a cada 30
mil quilômetros, então isso deverá ser realizado quando chegar a hora. No sistema
TMS esse tipo de controle também pode ser efetuado, mas sempre é aconselhável
utilizar mais de uma forma de controle para evitar falhas ou erros de registro.
Imagine se um funcionário falhar ao digitar informações referente a
quilometragem dos veículos, informando um valor menor. Isso poderá resultar em
dados imprecisos para o controle e troca de pneus ou até mesmo para a manutenção
Agora, se pegarmos um destes itens acima, como, por exemplo, a
manutenção preventiva da frota de transporte, podemos, por meio das
planilhas eletrônicas, ter um suporte para o controle e confronto de informações de
manutenção dos veículos.
Nesse caso, um bom controle dos pneus pode aumentar consideravelmente
sua vida útil, assim como pode melhorar a qualidade do transporte e aumentar a
segurança dos motoristas, ao evitar acidentes devido ao uso de pneus em
péssimas condições.
Figura 2 – Controle de pneus
A imagem mostra o desenho de uma planilha de eletrônica. Na parte de cima
está escrito controle de pneus e no lado direito aparece o desenho de um pneu. A
imagem demonstra que utilizando uma planilha eletrônica como apoio é possível
ter um maior controle dos pneus utilizados pela frota de veículos, reduzindo
consideravelmente os gastos financeiros.
preventiva do veículo. Por isso, é tão importante o confronto de informações entre
sistemas (TMS vs. planilha eletrônica), pois reduz a probabilidade de erro ou falha
humana.
Além do controle da quilometragem de uso dos pneus (depreciação), estes
também têm prazo de validade que varia de quatro a seis anos de vida útil,
dependendo do fabricante do produto. Com o auxílio de uma planilha eletrônica
também é possível saber quando os pneus foram adquiridos e o tempo restante de
utilização de acordo com as especificações do fabricante.
Enfim, você pode controlar o quanto gastou com cada tipo de serviço no
processo de transporte (troca de pneus, reforma de um pneu furado, balanceamento,
geometria, entre outros itens), e até mesmo quanto cada caminhão da frota está
gastando com pneus, o que pode apontar a necessidade de um olhar mais criterioso
em determinado veículo, ao se perceber que ele está consumindo pneus mais rápido
do que o prazo de validade ou da quilometragem estipulada.
Este é apenas um exemplo do tipo de atividade que pode ser controlada com a
ajuda de uma planilha eletrônica, existindo muitos outros controles que também fazem
parte do processo logístico, que igualmente podem ser controlados e comparados com
outros sistemas, como, por exemplo, o quanto foi pago de pedágio em cada viagem e
a possível não contabilização de um destes valores nos registros de controle da
empresa, ou o controle na entrada (registro) de matéria-prima em estoque (WMS vs.
planilha eletrônica vs. contagem física ou inventário).
Resumidamente, as planilhas eletrônicas fazem parte do processo de controle de
inúmeras atividades da área logística e demais áreas da empresa. Após a leitura
desse material, você já deve ter percebido que usar sistemas de informações é
recomendável, assim como utilizar apoio planilhas eletrônicas como suporte para
controlar e confrontar informações geradas pelos softwares específicos.
O gerenciamento e confronto de informações não é uma tarefa complexa, pelo
contrário, se você tiver as ferramentas corretas, uma boa equipe e processos bem
alinhados, essa atividade pode se tornar bem simples.
Espero que esse material tenha sido relevante na construção de novos saberes.
Como dica, recomendo a busca por saberes mais práticos no que diz respeito ao
domínio e uso de planilhas eletrônicas, pois trata-se de um conhecimento importante
que é considerado um diferencial de mercado tanto para profissionais da logística
como para profissionais de outras áreas.