Arquivologia - T I

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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA AOS ARQUIVOS
Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD: procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. 
· Captura: incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando ele passa a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode ser incluído num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado. 
· Registro: formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. 
· Classificação: analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados a partir de um plano de classificação.
· Indexação: atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. Objetiva ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, e pode ser feita de forma manual ou automática. 
· Arquivamento: No documento digital, como suporte e conteúdo são entidades separadas e o documento é constituído por um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e conceitual (apresentação). 
· Avaliação, temporalidade e destinação: análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade.
· Pesquisa, localização e apresentação: O sistema de gestão arquivística deve permitir a pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos e informações neles contidas, de forma a facilitar a condução das atividades e satisfazer os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. 
· Segurança: O sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos. 
- Controle de acesso: limitar ou autorizar o acesso a documentos por usuário e/ou grupos de usuários. Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. 
- Uso e rastreamento: uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse uso inclui: identificação da permissão de acesso dos usuários; identificação da precaução de segurança; registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos 
- Trilha de auditoria: informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no sistema. 
- Cópias de segurança: realização de cópias periódicas das informações com o propósito de restauração posterior, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidentes. O processo reverso é a restauração (restore), que consiste em recuperar as informações para o ambiente de produção do SIGAD em um estado consistente. 
- Segurança da infraestrutura: devem considerar os seguintes aspectos: 
Workflow: tecnologia vocacionada para a automação de processos de trabalho. Este sistema permite que vários utilizadores interajam entre si através em um fluxo de trabalho computorizado e pré-definido, melhorando os processos da instituição por meio da realização de tarefas de forma coordenada e sequencial. 
Preservação Digital: manter acessíveis e utilizáveis pelo tempo que for necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. 
Hardware: deve ser escolhido de forma absolutamente criteriosa (evitando dependência a equipamentos específicos.
Software: 
A rápida obsolescência dos hardwares e softwares deve ser considerada quando o assunto é preservação digital. É preciso que se garanta a leitura do documento digital armazenado sem maiores embaraços. 
Migração: procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas.
Backup: a cópia de dados de um dispositivo para o outro com o objetivo de recuperá-los no caso de perda dos originais por motivo de pane, sinistro ou desgaste nos equipamentos. 
Autenticidade dos documentos digitais: desde o momento da sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
· Preservação, conservação e restauração
Preservação: conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Ex.: leis, campanhas, congressos, etc. 
Conservação: conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 
Restauração: conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter 
Critérios de intervenção para a estabilização de documentos: interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. 
Materiais com qualidade arquivística: papéis e cartões alcalinos, poliésteres inertes, adesivos alcalinos e reversíveis, papéis orientais, borrachas plásticas, etc., usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento. Os revestimentos internos devem ser de corres claras para facilitar a limpeza e a conservação.
Limpeza de superfície: restringe à limpeza de superfície, que é mecânica e feita a seco para reduzir a quantidade de poeira, partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. Nesse processo, não se usam solventes. 
Cuidados no manuseio de documentos
· Manusear os documentos originais com mãos limpas, de preferência com luvas;
· Utilizar guarda-pó ou bata de algodão, máscaras;
· Manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimensões.
Papel reciclável: O papel para documentos arquivísticos deve ser isento de lignina apontada como um dos componentes das fibras da celulose responsável por sua deterioração, reduzindo assim sua durabilidade. Os papéis reciclados produzidos no Brasil (com fibras curtas) não são recomendados para a produção de documentos arquivísticos, tendo em vista sua reprovação em testes realizados para verificar suas qualidades físico-químicas.
Problemas de degradação de papéis reciclados
· Escurecimento das folhas;
· Desprendimento de fibras;
· Acidificação e perda da informação;
· Perda da resistência para suportar ações repetidas;
Principais atividades de conservação 
· Desinfestação: destruição ou inibição da atividade de insetos. O método de mais eficiente é a fumigação. 
Fumigação: introduzir os documentos na câmara, onde se faz o vácuo, aplica-se o produto químico e submetem-se os documentos à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida repete-se o vácuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos. Os insetos adultos, larvas e ovos são completamente destruídos. 
· Congelamento: saindo da temperatura ambiente até 0°C em 4 horas, alcançando - 20°C em 8 horas e -30°C em 72 horas. Os documentos devem ser embalados em películas ou bolsas hermeticamente vedadas/seladas.
Descongelamento gradual: as peças devem ser lentamente descongeladas (0°C em 8 horas e depois devolvidas à temperatura ambiente).
Vantagens: rápido e relativamente simples, absolutamente atóxico, econômico e ecológico
Desvantagens: possibilidade de danos devido a diferentes coeficientes de contração e dilatação. 
· Limpeza: Usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó. 
· Alisamento:colocar os documentos em bandeja de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante 1 hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.
Em documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro. 
· Restauração: Banho de Gelatina: mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. 
Os documentos tornam-se suscetíveis aos ataques dos insetos e dos fungos. 
Tecido: reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e flexibilidade. 
Silking: utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. difícil execução e matéria-prima de alto custo. 
Laminação: processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica.
O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são que mais se aproximam do método ideal. 
Laminação manual: utiliza a matéria-prima básica da laminação, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda. 
Encapsulação: meio seguro e eficaz de se proteger um documento. Permite visualizar e manipular um documento sem expô-lo a elementos perigosos. O processo envolve o posicionamento de um documento entre duas lâminas de poliéster, fixadas nas margens externas por fita adesiva de dupla face. 
Quando um documento é encapsulado, está a salvo de sujeira, poluição e impressões digitais. No entanto, não está protegido contra os perigos da radiação ultravioleta, temperatura e umidade relativa do ar (caso o documento encapsulado seja guardado em clima quente e úmido, pode ocorrer um mini efeito estufa no sistema).