Processos organizacionais conceito, inter-relação e fluxograma

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Processos organizacionais
Quando vamos realizar alguma tarefa, seja ela rotineira ou não, antes de iniciá-
la, estruturamos, mesmo que informalmente, as etapas que a tornarão possível,
certo? Além disso, pensamos nas estratégias que nos ajudarão a concluí-la, não é
verdade?
O mesmo ocorre dentro das organizações; para que todas as atividades que
compõem o processo produtivo sejam executadas, é necessário que, antes de tudo,
sejam criados os processos e os procedimentos inerentes a cada etapa da produção
ou da prestação do serviço, com o propósito de que seja possível executá-las de
modo adequado.
Porém, apenas executar tais funções de modo adequado, é suficiente para
garantir o desenvolvimento e sucesso da empresa? Será que ter as atividades
estruturadas de modo informal, ou ter uma ou algumas pessoas dentro da empresa
que saiba executá-las, é suficiente para garantir que o processo produtivo da
empresa se mantenha efetivo, gerando os resultados esperados ao longo do tempo?
Para esclarecer esses questionamentos vamos, nesse momento, direcionar
nossos estudos aos processos organizacionais, que são os meios que permitem a
transformação dos recursos, dos esforços e de toda a capacidade organizacional
disponível na empresa, em produtos ou serviços com qualidade, padronização e
preço competitivo.
Conceito
Conforme denomina Chiavenato (2014) “a empresa é um conjunto de
processos básicos”, isto porque tais fluxos viabilizam a produção ou a prestação de
serviços, mediante o desenvolvimento de várias atividades que se organizam por
meio de processos que interagem entre si, atendendo às demandas e,
consequentemente, aos objetivos das organizações.
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Tais processos podem ser classificados em três diferentes tipos, são eles:
Processos primários
Aqueles que geram valor ao cliente.
Exemplo:
Produção
Vendas
Atendimento ao cliente
Processos gerenciais
São compreendidos pelas ações executadas pela gerência da organização,
voltadas à mediação e ajuste do desempenho organizacional.
Exemplo: todas as ações que os gerentes desempenham, a fim de dar suporte
ao negócio.
Processos de suporte
Funcionam como apoio aos processos primários.
Exemplo:
Folha de pagamento
Jurídico
Administrativo
Atendimento de fornecedores
Suas hierarquias são estruturadas basicamente em três níveis. Tal
classificação ocorre de acordo com o grau de abrangência na organização,
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conforme classificam Reis e Blattmann (2004):
Macroprocesso
É um processo que geralmente envolve mais de uma função da organização,
cuja operação tem impactos significativos nas demais funções. Dependendo da
complexidade, o processo é dividido em subprocessos.
Subprocessos
Divisões do macroprocesso com objetivos específicos, organizadas seguindo
linhas funcionais. Os subprocessos recebem entradas e geram saídas em um
único departamento.
Atividades
Os subprocessos podem ser divididos nas diversas atividades que os compõem,
e em um nível mais detalhado de tarefas.
Dentro dessa perspectiva, entendemos que processos organizacionais são
caminhos que compõem a execução de determinada atividade. Eles devem ser
primeiramente mapeados, em seguida, estruturados mediante representações
gráficas, denominadas de fluxogramas e, por fim, formalizados por meio da
construção de manuais.
Vamos a um exemplo para ilustrar a teoria apresentada:
Digamos que temos que estruturar os processos organizacionais da função de
assistente de RH. Diante de todas as tarefas que são de responsabilidade desse
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cargo, iniciaremos com a estruturação da tarefa de organização de treinamentos. De
forma resumida, teríamos esse resultado:
Função: assistente de RH
Tarefa: organização de treinamento.
Atividades:
Levantamento das necessidades de treinamento dentro da
organização.
Verificação dos cursos apropriados para suprir as demandas.
Elaboração das agendas dos treinamentos.
Convite dos funcionários.
Realização dos treinamentos.
Figura 1 – Fluxograma da atividade de organização de treinamentos
Como podemos perceber, a partir do mapeamento das atividades e da
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construção do processo, temos disponível, o modo pelo qual a empresa julga ser
adequado para execução de determinada tarefa pertinente à determinada função.
Para que se torne efetivo e acessível a todos os colaboradores da organização
é necessário que seja formalizado, ou seja, publicado em manuais operacionais,
fazendo parte dos documentos oficiais da empresa.
No entanto, cabe ressaltar que o fato de formalizar os processos não os torna
documentos estáticos, pelo contrário, processos são sistemas dinâmicos que
permitem adequações toda vez que sua efetividade estiver comprometida ou quando
uma novidade for inserida ou alguma modificação se fizer necessária.
No exemplodado, entendemos que a própria organização executa os
treinamentos necessários, correto? Mas vamos supor que os dirigentes se reuniram
e consideraram mais interessante terceirizar a execução dessa prática de
desenvolvimento de pessoal. Nessas circunstâncias, o processo necessitará ser
alterado, uma vez que as atividades para a tarefa de organização de treinamentos
serão modificadas. Vejamos:
Função: assistente de RH.
Tarefa: organização de treinamento.
Atividades:
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Levantamento das necessidades de treinamento dentro da
organização.
Contato com a empresa terceirizada para envio das necessidades
levantadas.
Recebimento e análise dos treinamentos propostos pela empresa
terceirizada.
Envio de e-mail para a terceirizada, informando sobre os cursos
desejados e os dados para elaboração de contrato.
Verificação do contrato e dos cronogramas de cursos.
Assinatura de contrato e divulgação das agendas aos colaboradores.
Figura 2 – Fluxograma da atividade de organização de treinamentos
Percebemos que houve um aumento do número de atividades envolvidas no
processo, no entanto, agora as atividades estão muito mais voltadas ao
planejamento e acompanhamento das tarefas, do que propriamente à execução dos
treinamentos necessários, ou seja, a tarefa passou a ter um enfoque mais
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estratégico que operacional, não é verdade?
Dentro desse contexto, o fato de ter o processo organizacional estruturado e
formalizado ajudará o profissional a se adaptar mais rapidamente a nova realidade.
O entendimento do fluxo dos processos
inerentes à sua função, permitirá compreender
e dominar a lógica da execução das atividades,
tornando a mudança, provocada por essa nova
proposta de processo, mais tranquila, uma vez
que tal domínio o capacita a atuar de modo
diferente do habitual, porém mantendo a
eficiência do processo.
Vamos conhecer outras vantagens que o ato de estruturar e formalizar os
processos organizacionais nos possibilita.
Ganhos obtidos com a padronização dos processos organizacionais
A estruturação dos processos organizacionais acontece mediante análise do
modo de execução das atividades, buscando a sincronia perfeita para desenvolver
cada etapa, de modo eficiente e vantajoso para a empresa.
Deste modo, a gestão efetiva desses processos confere à empresa outros
tantos benefícios tais como:
Estabelecimento de rotinas.
Inter-relacionamento dos processos dentro das organizações.
Apuração rápida e precisa dos pontos de gargalos.
Implementação de ações de melhoria efetivas.
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Mas, afinal, qual a finalidade de mapear, construir e formalizar tais processos?
O que as organizações obtêm com a padronização de suas atividades?
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Em linhas gerais, o foco maior de construir e organizar processos está voltado:
Ao conhecimento e mapeamento das atividades organizacionais
peculiares a cada empresa, ou seja, permite compreender cada tarefa e
o processo produtivo e/ou de prestação de serviço do início ao fim.
À construção de manuais, que permitem tornar disponível a todos os
colaboradores, envolvidos no processo, como cada atividade deverá ser
executada, evitando, assim, improvisos durante o processo produtivo
e/ou de prestação de serviços.
À uniformização de todas as funções, impedindo que pessoas
ocupantes do mesmo cargo dentro da organização desempenhem as
atividades de modo diferente.
Ao entendimento e apropriação da lista de tarefa de cada função, assim
como, o estabelecimento de rotinas e de prioridades possibilitando a
identificação da necessidade de ajustes e melhorias para aperfeiçoar
as atividades e, consequentemente, otimizar os processos.
Ao analisarmos os ganhos obtidos com a estruturação dos processos,
percebemos que administrá-los é uma ferramenta importantíssima na gestão das
organizações, permitindo garantir o processo produtivo e/ou de prestação de
serviços de modo eficiente e padronizado.
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Inter-relação
Quando realizamos o mapeamento dos processos, temos a oportunidade de
verificar as relações internas e externas de cada atividade dentro do contexto
organizacional.
Analisando os processos de uma linha de
produção, por exemplo, de forma macro, ou
seja, quando consideramos todo o caminho
percorrido desde a tomada do pedido até a
entrega do produto acabado, enxergamos o
processo organizacional como um todo e assim
temos a possibilidade de identificar não só os
processos, como também os sistemas, as
pessoas e os clientes (interno e/ou externos)
envolvidos em cada etapa.
A análise global das atividades e de seus respectivos processos nos permite
identificar e compreender a inter-relação existente entre as áreas e seus respectivos
processos, assim como, conhecer as variáveis, os eventos e os resultados gerados
em cada uma delas, tendo assim condições de verificar a dinâmica dos processos.
Tal fato colabora para a efetiva gestão dos processos de forma sistêmica,
considerando o todo, ou seja, todas as áreas e departamentos, verificando o impacto
das mudanças em cada um deles, evitando a segmentação, o que contribui para
eliminar “gargalos” no processo produtivo.
Tal fato retira o foco da execução da tarefa, da área ou da função praticada,
permitindo dinamizar o processo, obtendo, assim, melhor desempenho, uma vez que
considera o processo integral, considerando inclusive variáveis externas e todas as
características relevantes do processo, tornando efetivas as ações para melhoria
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contínua, agregando valor real à “forma de fazer” adotada pela empresa.
Fluxograma
Já verificamos na prática que estruturar os processos graficamente permite a
compreensão efetiva do modo de executar as atividades, pois o gráfico permite uma
visão geral da tarefa.
Por isso, após mapear os processos, conforme os fluxos operacionais da
empresa, há necessidade de se construir o esquema de cada processo. Ou seja, é
necessário ilustrar o caminho das ações praticadas dentro da organização. A
ferramenta técnica que viabiliza essa construção é denominada de fluxograma.
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Verificamos então que o fluxograma proporciona agilidade não só para a
compreensão dos processos como também para o gerenciamento deles, à medida
que a gestão desses é realizada.
Complemente seus estudos, realizando pesquisas sobre esse assunto. A
internet, quando utilizada de modo seguro e adequado, pode ser uma fonte ágil e
enriquecedora para a construção de conhecimento. Abaixo, indicamos alguns
materiais que tratam do assunto aqui apresentado.
A Revista Digital de
Biblioteconomia e Ciências da
Informação, da Unicamp, apresenta,
em sua edição de junho de 2004, um
artigo de autoria de Margarida Maria
de Oliveira Reis e Úrsula Blattmann,
intitulado “Gestão de processos embibliotecas”, esse artigo apresenta
detalhadamente a gestão por
processos. Seria bem interessante
buscá-lo na internet, a fim de verificar
um exemplo de aplicação dos
conceitos trabalhados.
Outra boa indicação é o artigo do professor da Fundação Getúlio Vargas, José
Ernesto Lima Gonçalves, intitulado “Processo, que processo?”, pois ele compara as
organizações tradicionais com empresas estruturadas por processos. A publicação
está disponível na internet. Procure e leia o artigo na íntegra.
Bons estudos!
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