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CONTROLADORIA Prof.ª Myrna Modolon Lima Avaliação de desempenho 1. Introdução 2. Avaliação de desempenho e estrutura organizacional 3. Avaliação com medidas financeiras 3.1. Medidas de mercado 3.2. Medidas contábeis 4. Avaliação com medidas não financeiras SUMÁRIO • Aprender sobre o conceito de avaliação de desempenho e sua importância na organização. • Compreender os pormenores da avaliação de desempenho financeira. • Entender como se dá a avaliação de desempenho não financeira e sua complementaridade para a avaliação financeira. OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM 5 Ao longo de nossa vida profissional, é comum termos contato com algum tipo de avaliação de desempenho, em relação tanto ao nosso trabalho quanto ao trabalho de outros colegas. Além disso, o tema da avaliação de desempenho costuma ser bastante mencionado na mídia, seja em veículos voltados para negócios ou para política, seja em manchetes, como as abaixo1, retiradas das páginas do Valor Econômico, da Revista Exame, e da Revista Você S/A, respectivamente: A ideia da avaliação de desempenho é primordial em uma série de contextos de nossas vidas, desde a avaliação que fazemos, ainda nos tempos de escola, passando pelo vestibular, até as avaliações em nossos empregos. Muitas dessas avaliações de desempenho são feitas a partir de tarefas, como as provas de matemáticas que fazemos no Ensino Médio. Outras avaliações são feitas de maneira mais longitudinal, como as notas de participação em sala de aula em uma determinada disciplina da graduação, por exemplo. Tanto nas costumeiras avaliações da época escolar como nas avaliações no âmbito de um emprego, há sempre um mesmo princípio: existe uma base, geralmente, um número ou um conceito 1. INTRODUÇÃO A avaliação de desempenho este ano pode ser mais humana Companhias podem alinhar metas por conta de momento atípico causado pela pandemia. iFood terá trabalho remoto até junho de 2021 e adota Slack para feedback A startup criou um processo pioneiro de avaliação de desempenho por meio do aplicativo americano Slack. Governos podem usar indicadores de desempenho para monitorar estatais? Coreia do Sul tem avaliado empresas estatais usando um scorecard que combina qualidade de serviço e desempenho financeiro desde 1983. Vale a pena manter a avaliação de desempenho mesmo na pandemia? Em tempos complexos a conversa de feedback é ainda mais importante. Veja algumas dicas para líderes e liderados aproveitarem bem este momento. 1. Manchete 1: FONSECA, Adriana. A avaliação de desempenho este ano pode ser mais humana. Valor Econômico, 21 set. 2020. Disponível em: https://valor.globo.com/carreira/noticia/2020/09/21/a- avaliacao-de-desempenho-este-ano-pode-ser-mais-humana.ghtml. Manchete 2. AGRELA, Lucas. iFood terá trabalho remoto até junho de 20201 e adota slack para feedback. Revista Exame, 30 set. 2020. Disponível em: https://exame.com/inovacao/ifood-tera-trabalho- remoto-ate-junho-de-2021-e-adota-slack-para-feedback/. Manchete 3: PAN, Carolina; MUSACCHIO, Aldo. Governos podem usar indicadores de desempenho para monitorar estatais? Revista Exame, 27 out. 2020. Disponível em: https://exame.com/blog/ impacto-social/governos-podem-usar-indicadores-de-desempenho- para-monitorar-estatais/. Manchete 4: BORGE, Isis. Vale a pena manter a avaliação de desempenho mesmo na pandemia? Você S/A, 27 nov. 2020. Disponível em: https://vocesa.abril.com.br/blog/isis-borge/vale-a- pena-manter-a-avaliacao-de-desempenho-mesmo-na-pandemia/. https://valor.globo.com/carreira/noticia/2020/09/21/a-avaliacao-de-desempenho-este-ano-pode-ser-mais-humana.ghtml https://valor.globo.com/carreira/noticia/2020/09/21/a-avaliacao-de-desempenho-este-ano-pode-ser-mais-humana.ghtml https://exame.com/inovacao/ifood-tera-trabalho-remoto-ate-junho-de-2021-e-adota-slack-para-feedback/ https://exame.com/inovacao/ifood-tera-trabalho-remoto-ate-junho-de-2021-e-adota-slack-para-feedback/ https://exame.com/blog/impacto-social/governos-podem-usar-indicadores-de-desempenho-para-monitorar-estatais/ https://exame.com/blog/impacto-social/governos-podem-usar-indicadores-de-desempenho-para-monitorar-estatais/ https://exame.com/blog/impacto-social/governos-podem-usar-indicadores-de-desempenho-para-monitorar-estatais/ https://vocesa.abril.com.br/blog/isis-borge/vale-a-pena-manter-a-avaliacao-de-desempenho-mesmo-na-pandemia/ https://vocesa.abril.com.br/blog/isis-borge/vale-a-pena-manter-a-avaliacao-de-desempenho-mesmo-na-pandemia/ 6 (como exceder ou não as expectativas) que pautam a avaliação. Assim, confronta-se o desempenho de uma certa tarefa ou durante um certo período com o que foi sinalizado como o desempenho esperado, chegando-se, então, a um número ou conceito final. 7 A avaliação de desempenho tem um papel bastante relevante nas organizações. Diante dos Sistemas de Controle Gerenciais (SCG) estruturados na organização, são criadas metas para esses desempenhos (como os objetivos da organização e as metas orçamentárias). Além disso, mensura-se o desempenho ao longo do tempo por meio da comparação entre metas preestabelecidas e por meio de ações necessárias para correção, caso os resultados não ocorram como o previsto (Merchant; Van der Stede, 2017). A avaliação de desempenho permeia, portanto, todas as atividades da organização e, principalmente, os SCG, visto que quaisquer atividades de planejamento e controle precisam de informações de desempenho para serem desenvolvidas (Bhiman; Horngren; Datar; Rajan, 2019). Assim como outras ferramentas de controle gerencial, o desempenho também atua como um mecanismo de motivação para gerentes e funcionários, em geral, visto que são estabelecidos desempenhos desejados para guiar o funcionário em direção a um objetivo (que tem como base um número ou um conceito) e visto que as avaliações de desempenho também fundamentam possíveis promoções e benefícios (Bhimani et al., 2019; Merchant; Van der Stede, 2017). Uma vez que o objetivo da organização é criar valor (tanto para o shareholder quanto para o stakeholder), a avaliação de desempenho serve para premiar os funcionários que contribuam para essa criação de valor (Merchant; Van der Stede, 2017). Além disso, diante de estruturas organizacionais cada vez mais complexas (como as divisionalizações ou separações por funções), é primordial que se possam selecionar medidas adequadas de avaliação de desempenho para que seja possível avaliar se uma determinada filial tem seu desempenho alinhado ao esperado ou se existe a necessidade de reavaliação de metas, ou de reavaliação de funcionários (Atrill; McLaney, 2015). Nesse sentido, entende-se que a avaliação de desempenho pode ser abordada de uma forma mais macro, para a empresa em si e suas subunidades como filiais, departamentos etc., ou mais micro, focando-se em gerentes e funcionários. No caso de uma subunidade, por exemplo, a avaliação periódica será a ferramenta responsável pela comparação de vendas, custos, receitas, com as metas traçadas no orçamento. A avaliação de funcionários será a ferramenta responsável pelas decisões quanto aos salários, promoções e, como mencionado anteriormente, pela motivação. Existem, todavia, inúmeros exemplos 2. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO E ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 8 de problemas associados à falta de alinhamento entre os incentivos oferecidos e a avaliação de desempenho e, por conta disso, é primordial que os SCG da empresa sejam desenvolvidos alinhados à avaliação de desempenho de cada funcionário (Bhimani et al., 2019). Além da criação de valor como ponto primordial para a avaliação de desempenho, também pode-se observar o desempenho da organização de uma forma multidimensional, com foco em aspectos como eficácia operacional, reputação corporativa e sobrevivência organizacional (Richard; Devinney; Yip; Johnson, 2009). Por ser difícil mensurar essa contribuição de forma direta, ou seja, estabelecerum número ou conceito quanto ao valor criado pelo funcionário, as organizações utilizam proxies para determinar essa contribuição, que nada mais são do que uma série de medidas que se aproximam do que seria aquela contribuição. Em uma empresa varejista, por exemplo, essas medidas poderiam ser o percentual de vendas do gerente ou a satisfação do cliente. Cabe lembrar que quanto mais tarefas o funcionário realizar, mais difícil se tornará a avaliação de desempenho, justamente por não ser possível abarcar todas as tarefas e relegá-las a proxies. A alternativa para a maioria das organizações é então utilizar uma combinação de medidas de avaliação de desempenho, com métricas financeiras, não financeiras (também conhecidas como objetivas e subjetivas) (Merchant; Van der Stede, 2017; O’Connor; Deng; Fei, 2015). Na prática, essa divisão geralmente é de 60 a 40%, em que a maior parte da avaliação é feita com medidas financeiras ou objetivas e a outra parte com medidas não financeiras ou subjetivas. 9 As métricas de avaliação de desempenho financeira são aquelas com que, provavelmente, temos maior familiaridade, dada sua utilização comum nas organizações. No contexto da utilização do Balanced Scorecard, também estão inseridas medidas de desempenho não financeiro para a avaliação das organizações. Isso ocorreu devido ao anseio por mudanças organizacionais que culminaram na utilização de medidas não financeiras complementares às financeiras para o melhor desenvolvimento da organização. É importante frisar, todavia, que mesmo diante da complementaridade das avaliações de desempenho não financeiras ou subjetivas, a análise financeira ou objetiva, que se baseia em uma série de métricas preestabelecidas e na objetividade, é majoritária na avaliação de desempenho das organizações. Isso acontece porque essas avaliações são pautadas em controles de resultados, ou seja, observam-se os resultados de uma série de tarefas para confrontá- los com aquele que eram esperados. Essas medidas financeiras podem dividir-se em medidas de mercado e medidas contábeis (Merchant; Van der Stede, 2017). Cabe afirmar que as medidas de avaliação de desempenho não são excludentes entre si, sendo, pelo contrário, complementares em sua grande maioria, independentemente do seu caráter. Ou seja, podem ser observadas, para uma mesma análise, diversas métricas de mercado, juntamente com métricas contábeis e métricas não financeiras. 3.1. Medidas de mercado Medidas de avaliação de desempenho baseadas no mercado são, em suma, indicadores que reflitam as mudanças no valor das ações ou que estejam associadas ao retorno dado ao shareholder (Merchant; Van der Stede, 2017). Essas métricas de avaliação são pautadas em informações financeiras externas (Bhimani et al., 2019). Exemplos de métricas de mercado são a taxa de retorno de mercado e o chamado “Q de Tobin”, ferramenta útil para do valor da organização em si, sem necessariamente em relação com demais fatores. Em geral, a maioria das medidas de mercado refletem expectativas, relacionadas, por exemplo, com o valor da ação da empresa, mas não conseguem mensurar o desempenho dos integrantes da organização diretamente. Apesar disso, existem incentivos mais alinhados ao valor da ação da empresa, como os relacionados à 3. AVALIAÇÃO COM MEDIDAS FINANCEIRAS 10 avaliação de desempenho relativa, quando se responsabiliza o gerente por um retorno de mercado comparativamente maior que o retorno da ação, por exemplo, ou comparativamente maior do que um grupo selecionado de empresas de mesmo segmento (Merchant; Van der Stede, 2017). Esse tipo de avaliação é incomum e dificultosa, uma vez que a objetividade que muitas vezes as métricas financeiras oferecem é mascarada pela volatilidade do mercado, que depende muito pouco da capacidade do gerente X ou Y ou, até mesmo, de diretores da organização. Isso não significa que o valor das ações de uma empresa não possa variar conforme o desempenho do CEO, visto que seu bom desempenho frequentemente está associado ao bom gerenciamento e crescimento da organização. O que deve ser avaliado aqui é que essa não é uma ligação direta, visto que muitos outros fatores influenciam o preço de uma ação, como o clima político, políticas monetárias ou até o chamado “humor” da ação (Merchant; Van der Stede, 2017). Apesar de ser comum o pagamento ao CEO de parte de sua compensação em opções de ação das organizações como forma de dirimir o desalinhamento entre seus interesses e os do shareholder, são poucas as organizações que também aliam o pagamento dos seus funcionários com elementos de mercado como as opções de ações. Existe uma diferença entre avaliar o funcionário com métricas mercadológicas, o que pode incorrer na série de problemas mencionados anteriormente – como falta de controle dos elementos usados como métricas – e utilizar elementos como opções de ações nas compensações dos funcionários. A utilização de métricas baseadas no mercado para a avaliação de desempenho pode gerar também alguns possíveis problemas, dentre os quais: a) falta de controle nas métricas, uma vez que baseiam-se em fatores que suplantam a avaliação unicamente baseada no desempenho individual de um funcionário, mesmo em casos como os desempenhos da alta gestão; b) valores de mercado representam expectativas (em contraste ao desempenho realizado), como quando os valores de ações sobem devido à expectativa de lançamento de um novo produto ou de rumores de alguma mudança na organização; c) falta de claridade quanto ao quadro total, uma vez que as avaliações de mercado são puramente baseadas em informações fornecidas ao mercado, ou seja, não possuem todos os resultados e informações internas da organização; d) restrição de aplicação, visto que somente aplica-se a empresas que têm informações e opções disponíveis para o mercado (Merchant; Van der Stede, 2017). 11 3.2. Medidas contábeis As avaliações de desempenho baseadas em medidas contábeis são primordialmente utilizadas por organizações em suas rotinas (Bhimani et al., 2019; Merchant; Van der Stede, 2017). Para que se desenvolvam métricas de avaliação de desempenho baseadas em medidas contábeis, como descrevem Bhiman et al. (2019) é necessário que se sigam os seguintes passos: Esses passos são dependentes da avaliação de desempenho segundo as necessidades da alta gestão e, nesse sentido, são influenciados pela expectativa e também pelo custo de cada avaliação (Bhimani et al., 2019). As medidas de desempenho contábeis podem ser divididas em: a) medidas residuais ou de lucro, caracterizadas pelo lucro líquido, lucro operacional, EBITDA etc.; b) medidas de razão ou de retornos contábeis, como o Retorno sobre o Investimento (Return on Investiment - ROI), Retorno sobre Patrimônio (Return on Equity – ROE), Retorno sobre Ativo (Return on Asset – ROA) e Retorno Financeiro Ajustado ao Risco (Risk Adjusted Return on Capital – RAROC) (Bhimani et al., 2019; Merchant; Van der Stede, 2017). Como entendem Merchant e Van der Stede (2017), as medidas de desempenho contábeis são vantajosas por: a. mensurarem essas métricas de desempenho periodicamente e de forma relativamente precisa e objetiva, dada a familiaridade da organização com essas métricas e com a necessidade de manter os relatórios financeiros em dia, fornecendo essas informações mais facilmente; b. estarem, em comparação com medidas como o fluxo de caixa, melhor alinhadas aos objetivos organizacionais de maximização de lucro; 1. Escolher variáveis que representam as metas financeiras estabelecidas pela alta gestão, como avaliar se o lucro operacional e o retorno sobre ativos ou receitas são as melhores proxies para observar se essas metas foram atingidas. 2. Definir os itens que foram escolhidos no passo 1, avaliando por exemplo se os ativos mensurados devemser os ativos totais ou o Valor Patrimonial Líquido (Net Asset Value). 3. Escolher medidas para os itens escolhidos nos passos 1 e 2, avaliando por exemplo se os ativos devem ser mensurados em custo histórico, custo corrente ou valor presente. 4. Escolher a meta em que deve-se basear a medida de desempenho, uma vez que as divisões da organização podem ter metas diferentes. 5. Escolher o tempo de feedback aos interessados, decidindo por exemplo se os reportes de desempenho do setor de produção da organização devem ser enviados para a diretoria diariamente, semanalmente ou mensalmente. 12 c. serem controladas pelos gerentes cujas avaliações de desempenho estão sendo mensuradas por essas medidas; como no caso, por exemplo, de um gerente de filial de uma grande rede de supermercado como o Pão de Açúcar; esse gerente seria responsável pelo lucro de sua divisão e seu controle sobre esse lucro é muito maior do que o valor das ações do GPA, grupo dono da marca. d. serem compreensíveis, uma vez que gerentes e grande parte dos funcionários, estão mais familiarizadas com as mesmas; e. serem medidas sem custos, visto que as organizações já são obrigadas a terem essas informações disponíveis, ainda que em graus diferentes, já que a quantidade de informações que uma empresa listada na bolsa de valores precisa fornecer é maior do que a de uma pequena empresa. Existem alguns problemas associados à utilização de medidas contábeis (o lucro contábil em especial) para a mensuração de avaliação de desempenho, uma vez que existe um trade off entre a quantidade de tempo mensurado (necessário para garantir uma congruência cada vez maior entre o lucro contábil e o valor da firma) e o “atraso” desse indicador diante de mudanças econômicas. Como entendem Merchant e Van der Stede (2017), isso acontece porque as mudanças econômicas em geral refletem-se de forma mais tardia nos resultados contábeis de lucro. Ainda de acordo com os autores, é possível elencar os seguintes motivos para explicar onde as medidas contábeis falham: a. Os sistemas contábeis focam-se em transações, ou seja, refletem as transações feitas em um determinado período; assim, quaisquer mudanças de valores que não tenham resultados em transações dificilmente entrarão nos registros de lucro contábil, como o recebimento de uma patente por um determinado produto que se reflete na expectativa de renda da organização mas que não afeta os registros contábeis. Cabe notar que o registro contábil de patentes deve ser feito no ativo intangível, embora esse registro não se reflita no lucro. b. Os lucros contábeis são dependentes da escolha de métodos de mensuração, como nos cálculos de depreciação, que posteriormente geram despesas de depreciação para a organização, afetando o lucro contábil. c. O lucro contábil é, frequentemente, derivado de regras de mensuração conservadoras, por meio das quais se reconhecem ganhos e receitas de forma lenta, diferentemente ao reconhecimento de perdas e despesas, que acontece mais rapidamente. 13 d. Os cálculos de lucro tendem a ignorar valores econômicos e mudanças de valores que não podem ser mensurados corretamente, como em pesquisas em desenvolvimento, recursos humanos (capital humano da organização), ativos intangíveis, que são extremamente representativos para empresas que possuem marcas fortes como as que transacionam no mercado de capitais. e. As medidas contábeis ignoram o risco e mudanças nos riscos, como os referentes ao fluxo de caixa futuro e à não realização de um investimento, que podem ser mais ou menos alinhados para que reflitam o risco de forma mais precisa, ainda que essa precisão não seja retratada nos registros contábeis. f. O lucro é um registro do passado, diferentemente do valor econômico, que é um registro de expectativa futura, o que leva a um problema relacionado ao fato de que nem sempre um desempenho passado se refletirá futuramente. 14 Considerando os pontos positivos e os problemas associados à utilização de medidas financeiras para avaliação de desempenho, cabe enfatizar que não existe uma medida perfeita, sendo necessário avaliarem-se uma série de métricas e indicadores que consigam prover o melhor resultado para a situação requerida. É comum que as empresas foquem em medidas financeiras, dado o seu caráter objetivo e também aos baixos custos associados, principalmente no caso das métricas contábeis. Todavia, é cada vez mais importante a adequação a uma avaliação de desempenho integrada. Calcula- se que cerca de 80% do valor de uma organização é intangível, sendo por isso dificilmente mensurado com frequência. Esse tipo de valor pode ramificar-se em inovação, know-how, relacionamento, pesquisas em geral, o que significa que medidas financeiras não são particularmente confiáveis para mensurar o valor da organização sob esse ponto de vista, (AICPA; CIMA, 2019). Um dos motivos para a utilização de métricas de desempenho não financeiras pauta-se na concepção de que essas medidas (quando correntes) seriam melhores indicadores para medidas futuras de desempenho financeiro comparadas às medidas financeiras correntes (Kaplan; Norton, 1992). Essa concepção advém da perspectiva de que medidas não financeiras observam as causas dos problemas de desempenho e não seus efeitos, são frequentemente orientadas para o futuro e possuem mais informações relativas (Wiersma, 2008). Isso se dá pelo fato de que medidas de desempenho financeiras capturam apenas parcialmente as ações dos gerentes, uma vez que demoram mais a mostrar os reflexos dessas atitudes (Kaplan; Norton, 1992). 4. AVALIAÇÃO COM MEDIDAS NÃO FINANCEIRAS Existe uma série de significados para avaliação de desempenho integrada, todavia todos os significados giram em torno da integração entre a contabilidade e o controle gerencial. Entre as iniciativas de integração encontram-se o BSC (Kaplan; Norton, 1992), o capital intelectual (que frequentemente congrega capital humano, capital estrutural e capital do consumidor), o monitor de ativos intangíveis (Sveiby, 1997) e o Performance Prism (Neely; Adams; Crowe, 2001). Essas iniciativas buscam alinhar propósitos individuais (dos funcionários, por exemplo) aos objetivos estratégicos da organização (Johanson; Almqvist; Skoog, 2019). 15 Para ilustrar e entender melhor essas afirmações, podemos pensar no caso de um gerente de uma loja de departamentos como a C&A, por exemplo, responsável pela quantidade de vendas e pelo faturamento de sua loja. Digamos que em um determinado período a quantidade de vendas diminui bruscamente e que esses números se refletiram em medidas de desempenho contábeis, com a diminuição das receitas da loja. Para entender os motivos da diminuição de vendas seria necessário então observar outros fatores, além dos números contábeis, como se o cliente está satisfeito com o atendimento da loja, se o gerente possui habilidades suficientes para impulsionar seus vendedores, se os funcionários da loja estão satisfeitos com o ambiente de trabalho, ou se o problema pode estar além de sua alçada como a falta de inovação dos produtos da marca, e outras possíveis variáveis que poderiam afetar a quantidade de vendas, como algum problema externo ou um mau momento econômico. Esse exemplo explicita a necessidade de integração entre todas as medidas elencadas, oservadas umas em relação complementar com as outras. As medidas não financeiras também são importantes no fornecimento de informações para indústrias em seu processo de manufatura, como a quantidade de material utilizado na produção versus a quantidade orçada, tempo de utilização de uma máquina, quantidade de eletricidade utilizada por máquina versus a quantidade orçada etc. (Abdel-Maksoud, Dugdale; Luther, 2005; Atrill; McLaney, 2015) Além disso, outras medidas podem ser elencadas a partir de variáveiscomo eficiência, prazo de entrega, recursos humanos, qualidade do produto e satisfação do cliente. A variável de eficiência, por exemplo, inclui medidas de eficiência, atividade e capacidade de utilização; a de prazo de entrega inclui medidas de prazo de entrega ao cliente, percentual de produção entregue, percentual de adesão ao cronograma e eficiência do ciclo de manufatura; a de capital humano inclui medidas como o turnover de empregados, absenteísmo, atrasos e percentual de horas extras; a de qualidade de produto inclui medidas relacioadas a sucatas (ou restos), defeitos, trabalhos refeitos e ajustes de lotes; a de satisfação do cliente inclui medidas de quantidades de reclamações, produtos retornados e reivindicações de garantias por produtos defeituosos etc. (Abdel- Maksoud et al., 2005). É importante ressaltar, mais uma vez, que nenhuma medida de avaliação de desempenho é “ideal”, uma vez que todas são proxies do que é o verdadeiro desempenho. Ou seja, a combinação entre as medidas de desempenho que mais se adequam às características da organização e aos seus custos tornam-se as melhores medidas, 16 independentemente de serem financeiras ou não financeiras, visto que são complementares por suprirem a organização com as informações necessárias para sua sustentabilidade e continuidade. 17 PADOVEZE, C. L. Controladoria avançada. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2010. [Minha Biblioteca]. MOREIRA, N. A.; REGINATO, L. Controladoria: instrumento de apoio ao processo decisório. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 2015. [Minha Biblioteca]. FREZATTI, F. ROCHA, W. NASCIMENTO, Artur Roberto. Controle gerencial: uma abordagem da contabilidade gerencial no contexto econômico, comportamental e sociológico. São Paulo: Atlas, 2000. [Minha Biblioteca]. GARRISON, R. H.; NOREEN, E. W.; BREWER, P. C. Contabilidade gerencial. Porto Alegre: Amgh, 2013. [Minha Biblioteca]. INDICAÇÃO DE LEITURA ABDEL-MAKSOUD, A.; DUGDALE, D.; LUTHER, R. 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