CONTROLE E ARQUIVAMENTO

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Técnico em Administração
Controle e arquivamento da documentação
física e eletrônica, pertinente ao processo
financeiro: auditorias e temporalidade
Todos os meses, muitos documentos, referentes ao processo financeiro
(notas fiscais, recibos, duplicatas etc.), são gerados nas empresas, esses
documentos podem ser físicos ou eletrônicos e precisam de controle.
Realizar o controle desses documentos, muitas vezes, não é uma tarefa fácil,
mas é muito importante que essa prática se faça presente na empresa, pois a
perda de dados e documentos pode gerar um problema grave para a organização.
Desta forma, não basta apenas realizar essa ação, é preciso executá-la com muita
eficiência.
Esse controle recebe o nome de arquivamento; nada mais é do que guardar
e conservar ordenadamente os documentos de uma empresa, para futura
utilização, devendo ser organizado e classificado de acordo com as necessidades
da empresa, permitindo, dessa forma, a localização rápida de documentos quando
necessário.
Com todas as mudanças ocorridas economicamente, as organizações estão
ajustando seu modelo de administração, adotando procedimentos que possibilitem
conhecer a sua situação financeira e patrimonial.
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De que forma as empresas poderão controlar e
arquivar documentos de forma ágil, prática e segura,
evitando extravios e problemas com o fisco, no caso
de fiscalização?
Vivemos na era tecnológica, alguns documentos são guardados
eletronicamente, mas ainda não podemos nos desfazer dos papéis, pois eles
continuam sendo muito importantes e indispensáveis às empresas.
De que maneira devem ser arquivados os papéis?
Devem ser classificados por tipos de documentos, de acordo com uma
codificação numérica ou alfabética. Por exemplo: contas a receber, contas a pagar,
relação de contas a vencer, boletos de despesas e receitas, documentos de
bancos e fluxo financeiro, ou seja, é necessário criar uma pasta para cada item.
A NF-e, por exemplo, é um arquivo XML assinado digitalmente junto com sua
autorização de uso. A empresa deverá armazenar esse arquivo, pelo prazo
estabelecido na legislação tributária (período mínimo de 5 anos), no mesmo
formato que foi transmitido e autorizado, pois se a administração tributária solicitar,
a empresa deverá apresentar os arquivos digitais.
Conforme o tipo de documento, é necessário observar o prazo de guarda,
obrigatório pela empresa, pois cada órgão tem um prazo diferente, de acordo com
a legislação brasileira.
Esse prazo é chamado de temporalidade e corresponde ao tempo de vida útil
de um documento.
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As tabelas de temporalidade definem os prazos de acordo com o tipo de
documento.
Todos os documentos devem estar arquivados de forma a serem localizados
facilmente, pois, em caso de auditoria, o auditor poderá realizar o seu trabalho
com tranquilidade.
Mas o que é auditoria?
As empresas utilizam a auditoria quando precisam analisar e avaliar suas
demonstrações financeiras e contábeis, para isso ela trabalha com documentos
que comprovem essas demonstrações.
Com todas as mudanças ocorridas economicamente, as organizações estão
ajustando seu modelo de administração, adotando procedimentos que possibilitem
conhecer a sua situação financeira e patrimonial.
Dentre esses procedimentos, a auditoria tem se destacado como uma
ferramenta que fornece controle e segurança sobre o patrimônio das empresas.
Sendo que existem dois tipos de auditoria: a interna e a externa.
A interna corresponde a um exame sistemático de todas as atividades desenvolvidas dentro
da empresa, com o objetivo de verificar se elas estão de acordo com o planejamento da
empresa. É realizada por profissionais da própria empresa.
A externa analisa as demonstrações contábeis e financeiras, apresentando a real situação da
empresa. Ela é realizada por um profissional independente, o qual, depois da análise, emitirá
uma opinião.
O profissional independente é aquela pessoa ou empresa que não possui
vínculo com a organização auditada, ele emite uma opinião independente sobre a
situação da empresa.
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Segundo Gass (2008) a auditoria externa
não elimina a necessidade da auditoria interna,
pois a auditoria interna possibilita maior
segurança ao auditor independente, evitando a
duplicidade de trabalho e reduzindo os custos
de ambas as partes.
Cabe destacar a importância da auditoria das demonstrações contábeis, a
fim de assegurar a credibilidade das informações para a tomada de decisões,
quanto a investimento, avaliação de desempenho etc. Não esquecendo que, para
isso acontecer de forma correta, é necessário um controle minucioso do arquivo,
no que se refere a toda a documentação da empresa, obedecendo as tabelas de
temporalidade.