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Gestão de Projetos Ambientais Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Profa. Ms. Raisa Pereira Abdalla Revisão Textual: Profa. Esp. Vera Lídia de Sá Cicaroni O Ciclo de Vida de Projetos • Introdução • O Ciclo de Vida de Projetos • O Escopo e sua importância no gerenciamento de projetos • Gerente de Projetos • Considerações Finais · Discutir o ciclo de vida de projetos, principalmente as dificuldades desse processo no gerenciamento de projetos ambientais. Também será discutida a função do gerente de projetos. · Entender como o gerente de projetos pode facilitar as etapas do ciclo de vida do projeto bem como a elaboração do escopo, que é uma etapa decisiva no gerenciamento de projetos. OBJETIVO DE APRENDIZADO Iniciaremos esta unidade retomando as definições de escopo já discutidas na Unidade I, com enfoque no modo como ele pode ser elaborado pelas organizações bem como na sua importância para o atendimento às metas e aos resultados. Também será discutido o ciclo de vida de projetos, caracterizado por diferentes fases e pelo fato de delimitar o início e o fim dos processos. Veremos como este processo é importante na prática de gerenciamento de projetos nas empresas. Além disso, será definida a função e a participação do gerente de projetos nessas etapas e sua ação como facilitador desses processos. ORIENTAÇÕES O Ciclo de Vida de Projetos UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos Contextualização Os projetos são realizados com diversas etapas que abrangem viabilidade, análise de custos, riscos, impactos ambientais, etc. Quando essas etapas são elaboradas de maneira incorreta ou equivocada, os projetos podem apresentar problemas, aumentando os custos e seu tempo de execução. Para contextualizar a prática de gestão de projetos, segue um caso em que as etapas dos processos não foram estabelecidas de maneira correta. Caso Eurotunnel Elaboração e Análise de Projetos Disponível em: http://goo.gl/lOMVDQEx pl or Quando finalmente o projeto Eurotunnel entrou em construção, muitos comemoraram, pois, após décadas de concepção técnica e política, tudo o que era ficção começou a virar realidade. Mas poucos sabiam que, durante as comemorações do lançamento de sua construção, o projeto estava mais de um ano atrasado, com orçamento batendo a casa dos US$ 15 bilhões, o que significava ser quase o dobro do previsto inicialmente. O Eurotunnel hoje liga a França com a Grã-Bretanha e foi considerado o projeto do século passado, tamanhos seus desafios, marco da engenharia e audácia do homem. A ideia de ligar a França com a Grã-Bretanha é antiga. Em 1751, a Academia Amiens, na França, lançou uma competição para descobrir quais a melhores maneiras de atravessar o canal até a Inglaterra. Várias propostas surgiram, desde as mais bizarras até algumas factíveis. Em 1974, ingleses e franceses deram início a uma discussão formal sobre a construção de um túnel. Em 1983 cinco banqueiros e fornecedores franceses e cinco banqueiros e fornecedores ingleses propuseram um esquema para o túnel. Em 1986, foi assinado um tratado entre os dois países e contratada uma empresa para gerenciar e entregar o projeto, chamada Transmanche Link - TML, também proprietária por 50 anos desta concessão. Em 1990, o serviço no túnel, para ambos os lados da via, estabeleceu-se. Em 1991, o túnel norte estava completo e, em junho, o túnel sul. Em 1993, o primeiro trem atravessou a via. Em dezembro de 1993, a TML entregou a construção e começou a operar a concessão. O projeto Eurotunnel, desde o seu início, foi marcado por inúmeros problemas que, se estudados sem paixões, tornam-se um excelente meio de conhecimento para os gerentes de projetos de privatizações, projetos internacionais, identificação 6 7 e avaliação de claims (reclamações com direito a recebimento), análise de interessados, entre outros. As características do projeto eram específicas: os dois acessos do túnel têm 7,6 m de diâmetro interno; área para serviços no túnel tem 4,8 m de diâmetro interno; os túneis estão a 38 km de distância, ligados por 150 passagens de 3,3 m de diâmetro para cruzamento de equipamentos; o projeto necessitou de 11 máquinas de brocar túneis; a estrutura do túnel é feita por anéis de concreto, fundidos no lugar, em ambos os lados da via; os franceses usaram o método mini-mount baker para seu lado do túnel; os britânicos usaram um novo método de construção austríaco; 15.000 trabalhadores foram empregados no projeto; escopo também incluiu terminais em cada lado da via e a criação do parque Shakespeare Cliff no lado britânico; a viagem dura três horas de Paris para Londres e o custo da passagem foi alterado de $ 325 para $ 465. Principais problemas do projeto: lições aprendidas Num projeto desta natureza, como o Eurotunnel, muitos fatos não previstos ocorrem e, quando analisados, podem-se extrair lições em termos de gerenciamento de projetos. Os problemas ocorridos e sua forma de solução trazem, para o pesquisador e estudante da área de gerenciamento de projetos, questões bastante interessantes que contribuem, definitivamente, para seu aprendizado. Neste aspecto, vale a pena examinar os problemas enfrentados pelo gerente de projeto e, com eles, aprimorar os conceitos, aprender sobre as técnicas, entender as questões políticas e efetivamente fazer uso do aprendizado nos empreendimentos reais. Vários foram os problemas enfrentados pelo gerente de projeto do Eurotunnel. Tecnicamente, talvez o maior problema identificado tenha sido o de escavação. Segundo relatos da época, a máquina utilizada para escavar o túnel, com um sofisticado controle computadorizado, foi projetada para trabalhar em solos macios bem como o sistema de alinhamento do túnel. Num determinado momento do trajeto, o solo encontrado, mais duro, gerou infiltração de água no sistema eletrônico. Dois problemas surgiram, um no manuseio da máquina e outro no encaixe dos segmentos de concreto pré-moldados. Para resolver isso, foi necessário injetar uma massa especial solidificadora, não prevista no escopo do projeto. Outro problema verificado foi a formação hierárquica do projeto, que, no final, significaria definir o gerente de projeto - um francês ou um inglês? Desenhar a organização do projeto bem como identificar os interessados foi fundamental para evitar atritos e problemas de responsabilidades. Saber sobre os envolvidos e interessados não foi uma tarefa simples, pois significava entender as necessidades dos banqueiros franceses e ingleses, das empresas fornecedoras de máquinas e equipamentos, das empresas de engenharia, dos governos francês e inglês, entre tantas outras. Das dificuldades de estabelecimento de responsabilidades e poder decorrem, por exemplo, as implicações técnicas que, no caso, foram distintas, ou seja, enquanto, na parte inglesa, foram utilizados métodos de engenharia australiana, na parte francesa, foram adotadas as técnicas denominadas mini- mount Baker, americanas. 7 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos As implicações dos problemas técnicos em projetos, por outro lado, certamente geram problemas financeiros. No caso do Eurotunnel, o fato mais conhecido foi o da alocação das máquinas perfuradoras, que gerou o maior claim do século, segundo ironia de alguns analistas. O que ocorreu em relação aos claims foi que, segundo um consenso geral, o equipamento fixo do projeto deveria ter sido contratado por preço global e não o foi. Assim, conforme os prazos foram sendo vencidos, foi necessário solicitar pagamentos adicionais. O acréscimo do custo foi provocado pela grande interferência e desaceleração do ritmo do projeto causado pelo Eurotunnel. Tecnicamente, o contrato deveria ser feito no modelo turn key, ou seja, por preço fechado. O contrato, por fim, resultou no claim de US$ 2,25 bilhões contra o Eurotunnel pela organização contratante. Os aspectos políticos foram os problemas, talvez, mais difíceis de serem tratados. Num projeto desta envergadura, criam-secomitês visando minimizar as interferências de várias entidades ambientais de segurança, saúde, normas técnicas, entre outras. Neste aspecto, cabe lembrar a necessidade de adequar às medidas, que nos dois países são diferentes. As normas técnicas foram necessárias, para todas as engenharias envolvidas serem tratadas. Uma comissão (Intergovernmental Commission - IGC), formada por servidores civis da França e Inglaterra, foi criada para tratar dos assuntos sobre normas técnicas. Ela definiu que, onde houvesse diferenças entre as normas dos dois países, a comissão decidiria o que iria prevalecer. Na teoria, isso poderia ser uma grande ideia, mas os subcontratados não conseguiam interpretar facilmente as diferenças relacionadas a inúmeros itens, como, por exemplo, concentração de grãos em concretos, bitolas de ferros, usinagem do material de trilho e tubos, entre outros. Considerando o porte deste projeto, conflitos e interferências externas seriam inevitáveis. A capacidade de resolver conflitos, portanto, é um dos aspectos mais interessantes a serem explorados pelo gerente de projetos que quer aprender com as lições deste caso. No entanto, cabe lembrar que, além das técnicas de resolução de conflitos, as técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos foram criadas justamente para serem desenvolvidas e, assim, minimizarem os impactos adversos sobre o projeto. 8 9 Introdução O ciclo de vida de projetos é caracterizado por diferentes fases e delimita o início e o fim dos projetos. Nesta unidade, iremos discutir a importância de cada uma dessas fases na implementação da prática do gerenciamento de projetos nas organizações. Além disso, será definida a função e a participação do gerente de projetos ao longo desse gerenciamento. O Ciclo de Vida de Projetos A abordagem de ciclo de vida em projetos teve seu início na segunda metade do século XX, em que foram estabelecidas etapas de um projeto para contabilizar o uso de energia e prever o fornecimento no futuro. A partir daí, indústrias, como de petróleo, mineradoras entre outras, aderiram ao ciclo de vida de projetos, auxiliando no gerenciamento dos mesmos. Essas etapas não incluíam gerenciamento ambiental, mas, com novos estudos e o início da visão ambiental, o ciclo de vida tornou-se mais completo, com identificação de diversos aspectos ambientais. O ciclo de vida de um projeto define o início e o fim do projeto bem como divide-o em etapas para auxiliar no seu controle. Coletivamente, essas fases são conhecidas como ciclo de vida do projeto. Essas fases representam a transição de uma etapa para outra dentro do ciclo, e cada etapa passa por um processo de entrega ou transferência técnica, que deve ser aprovada para que a próxima etapa seja realizada (PMBok, 2008). As fases do ciclo de vida do projeto são: Iniciação Esta fase possui as seguintes demandas: realizar estudo de viabilidade, identificar e alinhar as expectativas dos “stakeholders” com os resultados dos projetos, apresentar a definição do gerente de projetos, a definição de escopo e a aprovação de patrocinadores e/ou direção. Planejamento Fase de elaboração do Plano de Gestão de Projetos, que será detalhado ao longo da execução do projeto; isso porque este pode apresentar pequenas mudanças e adaptações. Execução Os processos são executados para atender ao Plano de Gestão de Projetos. Nesta fase, podem surgir riscos e custos não previstos, afetando o orçamento e o planejamento já elaborado. 9 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos Monitoramento e Controle Nesta etapa, é realizada a revisão das entregas e do progresso do projeto, são identificadas as áreas que foram alteradas e são controlados os riscos. Esta fase ocorre concomitante com o planejamento e a execução. Encerramento Nesta etapa são documentados os impactos dos projetos e as lições aprendidas, encerradas as aquisições e, principalmente, dada a aprovação do cliente/patrocinador do produto/serviço. A estrutura de fases permite que o projeto seja desmembrado em subconjuntos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e o controle. Não existe uma única forma para se determinar um ciclo de vida. São as organizações que definem como este será elaborado, dependendo do grau, tamanho e complexidade do projeto. Os projetos podem possuir um único ciclo de vida de projeto (Figura 1), quando o produto é elaborado em apenas uma fase, ou ser formado por várias fases, quando as atividades de iniciação, planejamento, monitoramento e encerramento são reexecutadas em cada fase (Figura 2). Figura 1: Modelo de ciclo de vida de projeto único Fonte: Guia PMBOK 2008 Fase n Fase 3 Fase 2 Processos de Iniciação Processos de Encerramento Processos de Execução Processos de Planejamento Processos de Monitoramento e Controle Fase 1 Processos de Iniciação Processos de Encerramento Processos de Execução Processos de Planejamento Processos de Monitoramento e Controle Processos de Iniciação Processos de Encerramento Processos de Execução Processos de Planejamento Processos de Monitoramento e Controle Processos de Iniciação Processos de Encerramento Processos de Execução Processos de Planejamento Processos de Monitoramento e Controle Figura 2: Modelo de ciclo de vida com várias fases Fonte: https://felipelirarocha.wordpress.com/ Além disso, as descrições do ciclo de vida podem ser genéricas ou detalhadas. Quando detalhadas, podem ser expressas por meio de gráficos, cronogramas, formulários, entre outros. Nessas descrições, é possível definir as técnicas que serão utilizadas em cada etapa (por exemplo, em qual fase devem ser contratados 10 11 os serviços de arquitetura), o que será gerado em cada entrega de etapa e como a mesma será validada, quais os envolvidos em cada fase e suas funções (por exemplo, arquitetos, engenheiros, auditores). A Figura 3 exemplifica a sequência do ciclo de vida de um projeto como um todo. A primeira etapa (inicial) acontece a partir de uma ideia que foi avaliada pelo estudo de viabilidade e aprovada. É importante compreender que o estudo de viabilidade e a aprovação da direção e/ou patrocínio que dará início ao ciclo de vida do projeto. Entradas Fases INICIAL INTERMEDIÁRIA Saídas do gerenciamento de projetos Entrega do projeto Produto Idéia Equipe de gerenciamento de projetos Termo de abertura Declaração do escopo Plano Linha de Base Progresso Aceitação Aprovação Entrega FINAL Figura 3: Modelo sequencial das fases de um projeto (PMBok, 2008) Fonte: Guia PMBOK 2008 A fase inicial também é marcada pela avaliação dos custos e riscos (Figura 4). Esta tarefa é difícil, pois estes são estimados inicialmente e só serão confirmados ao longo da execução do projeto. Como exemplificado na Figura 4, os riscos são altos no início do projeto e diminuem ao longo da execução do projeto. Enquanto isso, os custos iniciais são baixos e aumentam conforme as fases vão se alterando. High Stakeholder in�uence, risk, and uncertainty Cost of changes Project Time Low De gr ee Figura 4: Custos e riscos ao longo do desenvolvimento de Projetos Fonte: Guia PMBOK 2008 11 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos Integrando o ciclo de vida apresentado com o gerenciamento dos projetos, a Figura 5 retrata os processos ao longo do tempo em relação ao seu nível de atividade. As linhas horizontais representam os processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Já as linhas verticais representam a integração, escopo, tempo, custo, qualidade, pessoal, comunicação e suprimentos citados anteriormente. O processo de iniciação envolve, principalmente, a etapa de escopo e objetivos. Em seguida, o projeto passa pela fase de planejamento para avaliar a interação de todos os planos. Se escopo, tempo, custo, qualidade, comunicação, riscos e suprimentos forem otimizados, a chance de sucesso na execução do projeto aumenta. Nesta fase, também são adicionadas as análises dos “stakeholders”e a equipe que será formada bem como as responsabilidades e funções de cada um. A etapa de execução envolve coordenar e supervisionar todos os outros processos, etapa realizada pelo gerente de projetos. Faz-se necessário retornar aos planos e comparar com os progressos desenvolvidos, projetar tendências, avaliar impactos a fim de tomar ações corretivas. As atividades envolvidas neste processo são análise, negociação, decisão. Esta etapa é a mais longa de todo o processo e é compatível com a etapa “intermediária” do ciclo de vida de projeto (Figura 3). Juntamente com a etapa de execução, tem-se a etapa de controle monitorando dos processos e, caso necessário, ações corretivas são disparadas. Por fim, a fase de encerramento é essencial para assegurar o cumprimento do escopo e avaliar se o desempenho dos processos do projeto foi satisfatório assim como o atendimento das metas e indicadores. Processos de Planejamento Processos de Execução Processos de Encerramento Processos de Iniciação Processos de Controle Tempo Término da Fase Início da Fase Nível de Atividade Figura 5: Sobreposição dos processos de gerenciamento de projetos (PMBok, 2008) Guia PMBOK 2008 É importante distinguir, também, o ciclo de vida do projeto do ciclo de vida do produto. Por exemplo, quando uma empresa estuda a necessidade de inserir um novo software para o mercado, este aspecto está voltado para o ciclo de vida do 12 13 produto e nada mais é do que o plano de negócios. A partir do plano de negócios, a ideia se insere no ciclo de vida do projeto com várias fases. Geralmente, as organizações que desenvolvem o produto inserem o ciclo de vida de projeto como parte do ciclo de vida do produto. Isso porque projetos adicionais podem ser estabelecidos para atualizarem o desempenho do produto. A Figura 5 ilustra o ciclo de vida do produto e o ciclo de vida de projetos. Ciclo de vida do produto Ciclo de vida do projeto Atualização Plano de negócios INICIAL INTERMEDIÁRIA FINAL Op er aç õe s Ve nd a ID ÉIA Produto Figura 6: Relação entre o produto e o ciclo de vida do projeto (PMBoK, 2008) Guia PMBOK 2008 Para os projetos ambientais, o ciclo de vida deve ser analisado, gerando a análise do ciclo de vida (ACV), ou seja, é preciso avaliar os impactos ambientais ao longo da execução dos produtos que serão desenvolvidos. Os produtos/serviços geram impactos ambientais, como emissão de poluentes, geração de resíduos além do consumo de recursos naturais. Qualquer produto, para ser produzido, necessita de matéria-prima, que será processada e gerará resíduo. A ACV identifica, quantifica e classifica os impactos ambientais através de metodologias que avaliam as fases do ciclo de vida dos projetos. A análise mais utilizada é a chamada de “berço ao túmulo” (“cradle to grave”), que identifica os processos e os impactos ambientais de cada um deles bem como evita que os impactos se transfiram para outros processos. Além disso, a empresa pode se tornar ambientalmente responsável, demonstrando superioridade em relação a outras empresas, conquistando mais consumidores e crescendo no mercado econômico. A ACV também identifica a degradação ambiental além dos limites da empresa. Por exemplo, muitas indústrias não estabelecem controles sobre a aquisição de matéria-prima, o transporte e a destinação de resíduos devido ao fato de essas atividades serem efetuadas por outros fornecedores. No entanto esses impactos também devem ser considerados no ciclo de vida do projeto. A ACV pode ser integrada a outras ferramentas de gestão ambiental, como o Relatório de Impactos Ambientais, necessário para a obtenção de licenças ambientais, para rotulagem ambiental, análise de consumo de água e energia, entre outros. 13 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos A Figura 6 abrange o ciclo de vida de um produto hipotético desde a extração da matéria-prima até o descarte. Após definido o escopo e seus limites, esta análise é mais complexa do que a demonstrada e demanda grande quantidade de dados. Extração de Matérias-primas Dados de Saída Fronteira do Sistema Dados de Entrada Fabricação Insumos Matéria- -prima Entradas Auxiliares Emissões: Água Ar Solo Produtos Coprodutos Resíduos Outros Aspectos Ambientais Utilização Disposição Final Figura 7: Exemplo de sistema de produto (US EPA, 2006) A qualidade das fases do ciclo de projetos depende diretamente desses limites estabelecidos (fronteiras do sistema). Isso porque ela define todas as entradas e saídas ambientais elaboradas com base no escopo. Vários dados devem ser quantificados, como consumo de energia e água, quantidade de matéria-prima a ser processada, produtos, resíduos que serão gerados, emissões atmosféricas, efluentes, etc. Para isso o processo de entradas e saídas deve ser estabelecido para cada processo. Aplicação de questionários para os funcionários, análise do ACV de outras empresas, dados históricos internos e levantamento dos aspectos ambientais da empresa podem ser ferramentas para que todas as entradas e saídas sejam identificadas. Além disso, saídas como emissões atmosféricas devem ser estimadas por tipo de poluente e devem ser descritos a forma como e o local onde esse dado foi obtido. Importante! Para a quantificação das entradas e saídas, deve-se considerar os aspectos ambientais significativos, ou seja, aqueles que possuem dano ambiental significativo. Por exemplo, uma indústria emite muito mais gases em comparação com uma pequena construtora. Dessa forma, a análise da indústria em relação ao aspecto ambiental “emissões atmosféricas” será “significativo”, ao passo que, na construtora, esse aspecto pode ser classificado como “desprezível”. Importante! Aspecto ambiental: Elemento das atividades, produtos ou serviços de uma organização que pode interagir com o meio ambiente.Exp lo r 14 15 A ACV traz muitos benefícios para a realização de projetos ambientais, no entanto existem algumas barreiras que impedem a inserção da prática. Uma dessas barreiras é a ausência de guias práticos para orientação. O PMBok não integra parâmetros ambientais, e não foram criados outros guias para que essa carência seja suprida. A definição de impactos ambientais em áreas específicas, temas e grau de severidade exigem tempo, custo e pessoas, além de os resultados gerados serem subjetivos, tornando-os de baixa confiabilidade. De qualquer forma, muitos projetos conseguem abranger todos os processos e etapas, alcançando o sucesso final do produto/serviço. Para exemplificar todas essas etapas, segue, abaixo, um modelo de caso hipotético resumido, descrito pela Fundap (Fundação do Desenvolvimento Administrativo), órgão público do Estado de SP. No início, o gerente recebe o projeto e prepara o pré-plano de ação - que é submetido à aprovação - para testar o entendimento do demandado e iniciar as articulações que viabilizarão sua execução. Então são traçadas as diretrizes básicas para elaborar os objetivos, natureza, limites do projeto, entradas e saídas, bem como os aspectos ambientais (descarte de resíduos da construção civil, emissões atmosféricas de caminhões e máquinas, consumo de recursos naturais, etc.). No caso deste projeto, a ideia principal é: “instalar uma unidade da USP, na zona leste da Capital, visando a atender prioritariamente a população local”. (Modelo de Projeto Ambiental (Fundap, 2006)) São traçadas, também, as especificações básicas, como capacidade de alunos (1.020 alunos); 4.080 alunos nos 4 anos de curso; capacidade de dez cursos simultâneos; área construída de 6.070 m²; refeitório provisório para 1.500 refeições diárias. As entregas são distribuídas ao longo das fases dos projetos. A fase 1 terá entrega da construção de prédios do núcleo didático, centro de apoio técnico, guarita, posto de vigilância e restaurante. A fase 2 terá a contratação de RH, transferência dos docentes e pessoal, aquisição de equipamentos, licitação, contratação e aceite e instalação dos equipamentos.Fase 3 será marcada pelo processo seletivo, contratação de empresas, acompanhamento da seleção e recepção dos alunos. Essas fases são distribuídas ao longo de um cronograma básico que será o Gráfico de Gantt. O planejamento é iniciado com a análise de riscos, como assinatura de contrato com o BID, aprovação da Assembleia Legislativa (nova lei), apoio das prefeituras envolvidas (convênios) etc., desvalorização do real ante o dólar (aquisição de equipamentos importados), mudança de governo (outra ideologia), disposição de resíduos, quantificação de consumo de água e energia durante a execução do projeto, metas ambientais e de prazo e custo etc. O escopo é elaborado com “Cronograma Detalhado”, em que cada tarefa tem uma duração e um responsável, e é dividido pelas entregas já estipuladas, divididas em tarefas. Nesta etapa, os componentes da equipe são definidos e listados, o que é oficializado em contrato. 15 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos Na fase de execução, reuniões de acompanhamento são executadas para legitimar o programa e obter comprometimento dos envolvidos. Essas reuniões geram relatórios para indicar a situação de cada etapa. Indicadores do andamento do projeto, indicadores financeiros, indicadores ambientais, controle de pendências, entre outros assuntos, devem ser abordados nessas reuniões. O encerramento do projeto, por definição, tem data estipulada e, portanto, deve ser cumprido. No entanto, muitos projetos apresentam atrasos. No final, as equipes são desfeitas, e algumas providências devem ser tomadas, como desmobilização, relatório final, aceite da área operacional. O Escopo e sua importância no gerenciamento de projetos Como discutido na Unidade I, a definição do escopo é um dos principais processos integrantes para implementação de projetos nas empresas. Para que o ciclo de vida seja eficaz, o escopo deve ser elaborado com todas as suas características necessárias. O escopo deve ser definido com a descrição do produto ou serviço que será fornecido e também deve ser detalhado, ou seja, deve especificar as normas técnicas, o histórico, uma estrutura analítica das ações e tarefas que compõem tal produto/serviço, sustentando os outros gerenciamentos, como custo, prazo, riscos, etc. Essa estrutura analítica pode ser realizada de várias maneiras, e uma delas é a chamada Work Breakdown Structure (WBS). Importante! A estrutura analítica integra todos os elementos do escopo, e o que não estiver especificado, consequentemente, não estará dentro do escopo. Importante! O WBS assegura que todos os itens envolvidos no projeto sejam acompanhados, tornando-se, assim, a base da orientação para elaboração do projeto e ajudando a estabelecer responsáveis e funções para cada item listado além de reduzir os riscos. A Figura 7 exemplifica um método para elaboração do escopo muito utilizado em projetos pequenos. No caso deste projeto, a ideia principal é o acontecimento de um show de rock. A partir desse objetivo, temos as fases de iniciação (pré-show) 16 17 com a identificação do local, definição das bandas que irão se apresentar, busca de patrocinadores para colaborarem com os custos e início da venda dos ingressos. Após a fase de iniciação, temos a fase de execução, ou seja, aquela em que o show acontece. Nesta etapa, faz-se necessário controlar as pessoas na entrada do evento, controlar a iluminação e executar as músicas. Na fase de conclusão (pós-show), libera-se o palco, e os equipamentos são retirados. Este pequeno projeto estabeleceu, no escopo, todas as fases de cada processo do ciclo de vida, auxiliando na organização do evento. Figura 8: Exemplo de WBS em diagrama de blocos Fonte: elirodrigues.com Para escopo em projetos ambientais, os fatores que envolvam o meio ambiente devem ser identificados na fase de iniciação, como legislações e normas aplicáveis, identificação da área (se aplicável), riscos ambientais, estimativa de custos de licenciamento e/ou alvarás, estudo de impacto ambiental (se aplicável). Na fase de execução, ocorre o monitoramento da validade dos documentos legais bem como suas atualizações, elaboração de contratos com fornecedores, realização de treinamentos, fiscalização da coleta seletiva, aplicando ferramentas como logística reversa ou política dos 5rs (repensar, recusar, reduzir, reutilizar e reciclar). As saídas do projeto ambiental, geralmente, são acordos cumpridos, plano de resíduos concluído, gerenciamento ambiental definido, etc. A Figura 8 exemplifica um projeto ambiental para reflorestamento de uma área. Deve ser realizado um levantamento das espécies de árvores presentes na área e estabelecidas quais serão retiradas e quais possuem uma taxa de 17 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos sobrevivência alta para aquela região (fase inicial). Espécies serão retiradas e outras serão replantadas (execução) e, na fase final, será realizada a manutenção e o acompanhamento da área. 1. Projeto de Re�orestamento 1.1 Supressão 1.2 Mudas 1.3 Replantio 1.3 .1 Locação e demarcação das covas 1.2 .2 Compra de mudas 1.3 .1.1 Abertura e preenchimento das covas 1.2.2.1 Escolha das mudas compradas 1.2 .1 Desenvolvi- mento de mudas 1.4.2 Avaliação e programação das etapas de manutenção e re�orestamento 1.4.1 Veri�cação da sobrevivência das mudas 1.1.1 Catalogação de todas as espécies exóticas 1.1.2 Remoção das espécies exóticas 1.1.3 Destinação à madeira extraída 1.2.1.1 Escolha de mudas desenvolvidas 1.3 .1.1 Plantio do gramado 1.4 Monitorar o desenvolvimento das plantas Figura 9: Estrutura analítica de Projeto de Reflorestamento (Reis, 2013). Como citado anteriormente, essas ferramentas tornam-se extremamente importantes para auxiliar a visão geral do projeto, diminuindo os riscos e tornando-se um check list de verificação de etapas e processos do projeto. Um WBS mal elaborado pode desencadear problemas e riscos e também inviabilizar um projeto. Para que este tipo de trabalho seja realizado com sucesso, os envolvidos devem ter o conhecimento pleno do projeto e também coordenar todos os processos. Por essa razão, as organizações têm nomeado responsáveis específicos para a área de projetos, conhecidos como gerente de projetos. Então, vamos conhecer um pouco mais sobre esses profissionais. Gerente de Projetos Por ser uma área relativamente nova na cultura empresarial, ainda não se tem estabelecido se o gerenciamento de projetos é uma profissão em específico, por se tratar de um gerenciamento em geral. Além disso, a área de gerenciamento de projetos não é uma disciplina específica nas instituições de ensino, sendo destacada somente na área da pesquisa. Dessa forma, a maioria dos profissionais envolvidos nesta área não possui um certificado profissional viabilizado através de uma longa preparação, e mesmo assim eles são contratados para tal função, o que ocasiona erros graves no projeto, pois o profissional necessita de um conhecimento especial e habilidades para alcançar o desempenho exigido pela função. 18 19 Apesar das dificuldades, muitos profissionais destacam-se dentro das organizações e tornam-se gerentes de projetos competentes e eficientes. Mas o que exatamente esses profissionais fazem? O gerente de projetos é o líder que planeja as etapas do projeto integrando diversas áreas da empresa entre si e com o cliente, de modo a atender a um objetivo em comum. Para isso, esta profissão exige liderança de profissionais variados, atenção, gerenciamento, comunicação, etc. Além disso, o profissional deve compreender o projeto, promover um ambiente interpessoal com os envolvidos, motivar a equipe, demonstrar comprometimento e ser capaz de tomar decisões acerca do projeto. Para a administração da empresa, o gerente de projetos é um elemento imprescindível, pois representa o retorno do capital, garantindo à empresa competitividade no mercado econômico. Isso porque o profissional representa um estrategista, que filtraas informações de diversas partes e facilita os processos, atribuindo responsabilidades e trilhando os caminhos já pré-definidos. A Figura 9 mostra o papel de facilitador e filtrador de informações do gerente de projetos. Gerente de Projetos Clientes Marketing Diretoria Qualidade Compras Financeiro Engenharia Produção Planejamento Figura 10: O Gerente de Projetos O gerente de projetos também precisa compreender exatamente o que o cliente quer. Para isso, a comunicação entre cliente e empresa deve ser realizada com o intuito de esclarecer dúvidas, estipular prazos, custos, entre outros aspectos. A partir daí, o gerente deve passar os pedidos dos clientes para as outras áreas envolvidas, certificando-se de que os envolvidos realmente entenderam o propósito do produto/serviço. Esta etapa de definição é muito importante para que o cliente fique satisfeito com a entrega do projeto. 19 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos Para exemplificar esta prática, segue a Figura 10, retratando o diálogo entre cliente e áreas envolvidas no projeto. Neste caso, o gerente de projetos e as partes envolvidas não compreenderam exatamente o pedido do cliente. Figura 11: Comunicação nas organizações Fonte: flavioaf.wordpress.com Sendo assim, o gerente também deve apresentar habilidades para interagir com a área técnica, deve conhecer bem sobre o produto/serviço e saber expor os riscos e os processos envolvidos para o cliente. Da mesma forma, as metas, os objetivos e o ciclo de vida de todo do projeto também devem ser reportados para a alta direção da empresa. Um plano de gerenciamento de projetos pode ser criado para facilitar a comunicação entre os envolvidos. Além do gerente de projetos, é importante salientar outras partes interessadas no projeto. Pessoas e organizações podem ser afetadas diretamente pelos projetos e também exercem influência sobre os mesmos. A determinação dessas partes interessadas também deve ser identificada e deve ser descrita a participação de cada um no processo de gerenciamento dos projetos. A Figura 11 identifica a interação das partes interessadas do projeto. As responsabilidades e funções de cada parte devem ser estabelecidas, mas elas podem ser alteradas ao longo da execução do projeto. As suas contribuições também podem ser pontuais ou acontecer ao longo de todo projeto, como acontece no caso de patrocínios. Importante! É importante que as partes interessadas sejam identificadas para que problemas futuros sejam evitados. Por exemplo, inserir a participação do departamento jurídico tardiamente na elaboração de um projeto de software pode causar impacto no projeto, pois muitas leis e documentações estão envolvidas nesse tipo de projeto. Importante! 20 21 Projeto Gerente de projetos Equipe de gerenciamento de projetos Equipe do projeto Partes interessadas no projeto Patrocinador do projeto Figura 12: Partes interessadas do projeto (PMBok, 2008) Fonte: Guia PMBOK 2008 As partes interessadas também podem exercer influências positivas ou negativas no projeto. As partes interessadas positivas geralmente se beneficiam dos resultados do projeto. Por exemplo, a comunidade próxima à construção de uma indústria pode receber benefícios culturais exigidos pelo licenciamento. As partes interessadas negativas são, por exemplo, os ambientalistas, que consideram que o projeto da indústria acarretará danos ambientais. Muitas organizações não identificam partes interessadas negativas, o que ocasiona imprevistos na execução do projeto. Considerações Finais A partir do estudo de viabilidade, dos impactos ambientais e dos objetivos, o escopo é elaborado com o detalhamento necessário e, então, inicia-se a fase do planejamento, com a definição de equipe, cronogramas, custos, entre outros. A fase de execução é a etapa seguinte, mais longa e que abrange muitos outros processos e partes interessadas. Após a execução, o projeto passa pela análise de metas e indicadores e é encerrado. Todas essas etapas fazem parte do ciclo de vida de projeto, que é integrante do ciclo de vida do produto. O escopo possui todas as etapas necessárias para que o projeto seja elaborado, com suas características e funcionalidades. O gerente de projeto está por trás de todo esse processo descrito acima, participando da elaboração do projeto juntamente com o cliente bem como com as partes envolvidas dentro das organizações. Este profissional necessita de habilidades como liderança, comunicação adequada, organização para que o projeto atinja o sucesso. 21 UNIDADE O Ciclo de Vida de Projetos Material Complementar Material Complementar Vídeos Usina de Itaipu se torna referência na gestão de projetos sustentáveis https://youtu.be/duolQYq0-Z8 Livros Revista Produção RUSSO, R. 2005. Liderança e influência nas fases da gestão de projetos. v.15-3, p.362-375. Resolução SMA nº14, de 13 de março de 2008 SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE - SMA. Dispõe sobre os procedimentos para supressão de vegetação nativa para parcelamento do solo ou qualquer edificação em área urbana. São Paulo, março de 2008. Sites Resolução n° 04, de 15 de dezembro de 2010 BRASIL. Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior. Conselho Nacional de Meteorologia, Normalização e Qualidade Industrial – CONMETRO. Dispõe sobre a Aprovação do Programa Brasileiro de Avaliação do Ciclo de Vida e dá outras providências. Disponível em: www.inmetro.gov.br/legislacao Acesso em 03/07/2015. 22 23 Referências FUNDAP. 2006. Fundação de Desenvolvimento Administrativo. Planejamento e gerenciamento de projetos. Educação continuada Gestão de Programas e projetos governamentais. REIS, M. 2013. Estudo sobre gerenciamento do escopo e dos stakeholders em um projeto de reflorestamento no âmbito das boas práticas de gerenciamento de projetos propostas pelo Project Management Institute (PMI). Disponível em: file:///C:/Users/Usu%C3%A1rio/Downloads/P26_Palestra_1709_1930--- Marcos_Paulo_S.Reis_Artigo[PMISP]%20(2).pdf. Acesso em: 05/07/15. PROJECT Management Institute. 2008. Practice standard for work breakdown structures. Disponível em: http://www.pmi.org/ Acesso em: 02 de julho de 2015. US EPA. 2006. United States Environmental Protection Agency, Life Cycle Assessment: Principles and Practice. National Risk Management Research Laboratory Office of Research and Development, Cincinnati. 23
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