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CENTRO UNIVERSITÁRIO FADERGS PRÁTICA PROFISSIONAL EM NEGÓCIOS lll Fabiele Costa da Silva Joelma Campos Ferreira Larissa Vieira da Silva Pacheco Soellyn Gomes da Silva Tamires de Souza Evaldt PROJETO DE CONSULTORIA: LABORTÓRIO ENDOCRIMETA Laboratório de Análises Clínicas Prof. Adão Ferreira Rocha Porto Alegre/RS, 15 de setembro de 2022. 2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ........................................................................................................... 6 1. DIAGNÓSTICO DA EMPRESA.............................................................................. 7 1.1 Gestão............ ...................................................................................................... 7 1.1.1 Histórico da Endocrimeta 7 1.1.2 Área de Atuação 8 1.1.3 Norteadores Estratégicos 8 1.1.4 Diferenciais Competitivos Atuais 9 1.2 Marketing .............................................................................................................11 1.2.1 Análise dos Produtos e Serviços 11 1.2.2 Análise de Lançamento de Novos Produtos 11 1.2.3 Análise de Veiculação de Divulgação de Venda 12 1.2.4 Análise das Políticas de Preço 13 1.2.5 Análise Atual do Sistema de Distribuição 13 1.2.6 Análise dos Sistemas de Informações de Marketing 14 1.2.7 Evidências Físicas da Empresa 16 1.2.8 Análise do Setor de Marketing 16 1.2.9 Análise da Produtividade da Força de Vendas 17 1.2.10 Integração do Marketing com demais Setores 17 1.2.11 Segmento do Público-alvo e Personas 17 Persona 1 - Jaqueline (Segmento B2C) 19 Persona 2 – Mario. (Segmento B2C) 20 Persona 3 – Bialab. (Segmento B2B) 21 1.2.12 Modelo 7 O’s ................................................................................................ 22 Tabela 1 - 7O’s - Modelo do Comportamento do Consumidor do Endocrimeta B2C Persona 1 e Persona 2 23 Tabela 2 - 7O’s - Modelo do Comportamento do Consumidor do Endocrimeta B2B 23 1.3 Recursos Humanos .......................................................................................... 24 1.3.1 Estrutura Organizacional Atual 24 1.3.2 Políticas de Recrutamento e Seleção 25 1.3.4 Sistemas de Avaliação de Desempenho 26 1.3.5 Política e Planos de Remuneração e Benefícios 28 1.3.6 Plano de Carreira para Funcionários 28 1.3.7 Clima Organizacional 29 1.3.8 Cultura Organizacional 30 1.3.9 Descrição da Estrutura de Pessoas e Quantitativo de Pessoal para o Desempenho das Funções 31 1.3.10 Rotatividade da Organização (Faltas e Atestados de Funcionários) 32 3 1.3.11 Índice de Acidentes de Trabalho no Último Ano no Laboratório Endocrimeta 33 1.3.12 Análise da Integração e Relacionamento com Outras áreas da Organização 33 1.4 Operações/Produção ........................................................................................ 34 1.4.1 Localização da Empresa 34 1.4.2 Instalações e Capacidade Operacional 34 1.4.3 Grau de Conservação e Adequação das Instalações 36 1.4.4 Grau de Produtividade dos Funcionários 37 1.4.5 Mapeamento de Processo 37 1.4.6 Análise de Qualidade dos Produtos 39 1.4.7 Desperdícios nos Processos 39 1.4.8 Processos de Compras (Suprimentos e Fornecedores) 41 1.4.9 Grau de Confiabilidade de Fornecedores 42 1.4.10 Avaliação do Cumprimento de Prazos e Controle da Programação do Trabalho 43 1.4.11 Integração e Relacionamento com Outras Áreas da Empresa 43 1.5 Finanças... ......................................................................................................... 44 1.5.1 Lucratividade da Empresa, Percentual de Ganho Obtido Sobre as Vendas Realizadas 44 1.5.2 Avaliação da Liquidez da Empresa 45 1.5.3 Avaliação do Grau de Endividamento 46 1.5.4 Mensuração das Receitas com Vendas da Empresa no Último Ano 46 1.5.5 Estrutura de Custos da Empresa 47 1.5.6 Análise do Sistema de Custos Gerenciais 47 1.5.7 Contabilidade Fiscal Atualizada e Confiável 48 1.5.8 Políticas de Concessão de Crédito 48 1.5.9 Políticas de Cobrança e Avaliação do Controle da Inadimplência (Atrasos e Faltas de Pagamento de Clientes) 48 1.5.10 Avaliação da Capacidade de Investimento com Recursos Próprios e de Terceiros 49 1.5.11 Sistemas de Informações Financeiras 50 1.5.12 Análise da Integração e Relacionamento com Outras Áreas da Organização50 1.6 Modelo 7’S ......................................................................................................... 51 1.6.1 Modelo de Análise Empresarial 7’S 51 1.7 Diagnóstico Organizacional do Endocrimeta ................................................. 54 1.7.1 Levantamento das oportunidades de consultoria 54 2. FORMULAÇÃO DOS OBJETIVOS/ESCOPO DE CONSULTORIA .................... 56 2.1 Apresentação das Oportunidades De Consultoria ........................................ 56 4 Pesquisa de satisfação dos consumidores 56 Saúde e segurança dos colaboradores e clientes 57 2.2 Escopo da Consultoria ..................................................................................... 58 2.2.1 Descrição do Escopo 58 Tabela 3 - Etapas e Recursos do Escopo do Laboratório Endocrimeta 59 Tabela 4 – Premissas e Restrições do Projeto de Consultoria do Endocrimeta 60 Tabela 5 – Não Escopo do Projeto de Consultoria da Endocrimeta 61 2.3 Objetivos SMART .............................................................................................. 61 2.3.1 Objetivos Para a Consultoria 61 Tabela 6 - Representativa do critério Temporal da metodologia SMART do Endocrimeta 63 Tabela 7 - Representativa do critério Temporal da Metodologia SMART do Endocrimeta 64 2.4.1 Controle de Horas 65 2.4.2 Gráfico de Gantt 65 2.5 Precificação....................................................................................................... 66 Tabela 8 - Margens e Tempo da Focus Consultoria 67 Tabela 9 - Precificação de Serviço da Focus Consultoria 68 3. PROPOSTA FORMAL ......................................................................................... 69 3.1 Plano de Trabalho ............................................................................................. 69 3.1.2 Matriz RACI 69 Tabela 10 - Matriz RACI 70 3.2 Proposta de Serviço da Focus Consultoria .................................................... 71 3.3 Contrato do Projeto de Consultoria do Laboratório Endocrimeta ............... 77 3.4 Validação do Plano do Projeto de Consultoria .............................................. 82 4. AVALIAÇÃO E FEEDBACK ................................................................................ 83 4.1 Indicadores do Projeto ..................................................................................... 83 Tabela 11 - Indicadores do Projeto Consultoria no Laboratório Endocrimeta 84 4.2 Feedback do Cliente ......................................................................................... 85 4.3 Resultados da Execução ................................................................................. 85 4.4 Próximos Passos do Cliente e Pós-Venda ..................................................... 86 4.5 Avaliação Final do Empreendedor/Cliente ..................................................... 87 5. REFERÊNCIAS .................................................................................................... 90 5 APÊNDICES ............................................................................................................. 99 APÊNDICE 1 – Termo Acadêmico 99 APÊNDICE 2 – Criação e Comunicação do Grupo. 100 APÊNDICE 3 – Conversa com o Diretor do Laboratório Endocrimeta. 101 APÊNDICE 4 – Modo de atualização do trabalho. 102 APÊNDICE 5 – Reunião Realizada no Zoom com o Diretor do Laboratório Endocrimeta. 103 APÊNDICE 6 - Cronograma do Serviço de Consultoria da Endocrimeta 104 ANEXOS.... ............................................................................................................105 Anexo 1- Fachada do Laboratório Endocrimeta 105 Anexo 2 – Salas do Laboratório Endocrimeta 106 Anexo 3 – Fachada do Laboratório Endocrimeta 107 Anexo 4 - Equipe do Laboratório Endocrimeta 108 Anexo 5 – Bancada da Recepção do Laboratório Endocrimeta 109 Anexo 6 – Informativo da Sala de Espera do Laboratório Endocrimeta 110 Anexo 7 – Sala da Centrífuga do Laboratório Endocrimeta 111 Anexo 8 – Sala de Coleta do Laboratório Endocrimeta 112 Anexo 9 - Fluxograma Para Atendimento de Acidente com Material Biológico do Laboratório Endocrimeta 113 Anexo 10 – Procedimentos em Caso de Emergência do Laboratório Endocrimeta 114 6 INTRODUÇÃO Utilizando ferramentas como BSC e o 5W2H, e estipulando objetivos para cada perspectiva, bem como planos de ação para alcançá-los, o objetivo do presente trabalho é apresentar a gestão estratégica a partir da realidade da empresa. Endocrimeta, uma clínica focada em exames clínicos voltados à endocrinologia que no decorrer dos anos passou a ampliar seu leque de atuação para todas as áreas de diagnóstico em análises clínicas. Nas últimas décadas, todos os setores de atividade vêm tendo profundas mudanças decorrentes do desenvolvimento tecnológico, que reduziu distâncias e ajudou a quebrar barreiras. No ramo da saúde, incluindo os laboratórios clínicos, como o Endocrimeta, não foi diferente e muitas mudanças ocorreram neste panorama, impulsionado pelo avanço científico e tecnológicos que marcaram os últimos anos. Novos equipamentos, técnicas e complexidade no setor econômico da operacionalização desses estabelecimentos, exigem dos profissionais da área uma formação cada vez mais especializada. Assim, os serviços de saúde, antes de perfil mais simples e de menor procura, exigem hoje não só o conhecimento técnico, mas também o preparo gerencial dos profissionais envolvidos na prestação do serviço, para atender as necessidades dos clientes. No estudo temático estão os diálogos teóricos, já as conclusões não acabam por exaurir o aprendizado, mas apontam para a importância da proximidade entre a teoria e a prática. As referências reverenciam os autores que pesquisam o assunto e socializam as descobertas gestoras capazes de contribuir com o cenário da gestão da clínica situada na cidade de Porto Alegre, Rio Grande do Sul. Sendo assim, as mudanças nas organizações são constantes, o diagnóstico organizacional se revela uma ferramenta para disseminar o conhecimento através do ajuste e compreensão dos elementos que circulam a empresa, sendo nos âmbitos externos ou internos, portanto, o presente trabalho propõe uma análise focada na empresa supracitada, com enfoque em diagnóstico e solução de desafios do mercado empresarial. 7 1. DIAGNÓSTICO DA EMPRESA 1.1 Gestão 1.1.1 Histórico da Endocrimeta Com mais de 40 anos de tradição em serviços na área da saúde, mais especificamente de análises clínicas prestados à comunidade gaúcha, o Laboratório (ENDOCRIMETA, s.d.) surgiu com foco no atendimento de exames clínicos voltados à Endocrinologia, processo automatizado e modernizado com equipamentos de última geração. Ao longo dos anos a empresa mantém o constante crescimento e inaugurou diversas unidades na região metropolitana e Vale dos Sinos, contando com 15 unidades de postos de coleta e 160 funcionários. A empresa também conta com uma estrutura de logística própria, formada por motocicletas e veículos, que realizam com agilidade a busca e o envio das amostras coletadas em suas unidades até sua Central de Realização de Exames. Por meio de um contrato renovável automaticamente, firmado com a Roche Diagnóstica, o Endocrimeta, agora, conta com cinco módulos importados do Japão, já em pleno funcionamento, que permitirão ultrapassar os três milhões de exames laboratoriais por ano para aproximadamente cinco milhões de diagnósticos anuais. Este acordo resulta em benefícios diretos a todos os clientes do Laboratório, uma vez que o processo automatizado e modernizado com esses equipamentos de última geração, permitirão na maioria das situações, um resultado dos exames no mesmo dia da coleta, que significará também, a garantia de um melhor e mais rápido tratamento para o cliente. Além dos demais benefícios já oferecidos pelo Endocrimeta, como mensagens via SMS comunicando que os resultados de exames estão prontos e disponíveis em qualquer unidade de atendimento ou através de acesso exclusivo no site do laboratório. 8 1.1.2 Área de Atuação Existem vários modelos de negócios atualmente, no entanto a empresa atende os 2 métodos de estratégia de comunicação, sendo elas: B2B e B2C. ● B2B (Business to Business): adquire seus insumos e produtos de fabricantes e importadores.JS ● B2C (Business to Consumer): A empresa vende seus serviços diretamente ao cliente final. 1.1.3 Norteadores Estratégicos A estratégia é uma ferramenta fundamental para que a organização seja capaz de atingir suas metas e objetivos. Desta forma a organização consegue ficar atenta com relação às oportunidades e ameaças que a rodeiam. Segundo Maximiano (2005), os norteadores estratégicos de uma organização são o seu negócio, sua missão, visão e valores. De acordo com o autor, o negócio se trata da definição dos produtos ou serviços que a empresa pretende entregar ao consumidor. Para Valeriano (2000), a missão é o propósito da organização existir, e a visão é o horizonte aonde a empresa quer chegar, isto é, seus objetivos a longo prazo. E com relação aos valores, conforme Fernandes (2005), seriam os conceitos e convicções às quais os colaboradores da organização acreditam, de acordo com quais a mesma foi instituída. Além de ser elementos que vêm a contribuir para a motivação dentro da empresa. Os norteadores institucionais são de extrema importância para as empresas, pois possuem como objetivo criar uma direção a seguir. Esses norteadores colaboram para o desenvolvimento da organização e de seus colaboradores, sempre que seguidos conforme apresentados. Abaixo estão os norteadores da organização: Missão “Atender os pacientes com qualidade e prestar serviços de apoio aos médicos em diagnósticos de análises clínicas” 9 Visão “Ser percebido como uma empresa de excelência em análises clínicas” Valores “Comprometimento com os pacientes e médicos” 1.1.4 Diferenciais Competitivos Atuais Diferencial competitivo se baseia nas particularidades que fazem da empresa única e superior aos seus concorrentes, ou seja, o que a empresa oferece ao seu cliente que a torna melhor, qual o seu diferencial perante aos demais no mercado, suas vantagens e benefícios. Conforme o site do SEBRAE (2022), diz que o diferencial competitivo é o mecanismo principal que faz os clientes passarem a ter um favoritismo pela empresa, são atributos que a tornam única e superior aos seus concorrentes. Para Kotler & Armstrong (2003, p. 475) “Atrair e reter clientes pode ser uma tarefa difícil. Hoje, os clientes têm à sua disposição uma grande variedade de opções de produtos e marcas, preços e fornecedores”. De acordo com Chiavenato (2004, p. 4): [...] as pessoas passam a significar um diferencial competitivo que mantém e promove o sucesso organizacional: elas passam a constituir a competência básica da organização, a sua principal vantagem competitiva em um mundo globalizado, instável, mutável e fortemente concorrencial. Existem muitas maneiras de possuir um diferencial, porém a empresa precisa enxergar as necessidades dos seus clientes, adquirindo sua satisfação. Segundo Kotler & Armstrong (2003, p. 45), “Para ser bem-sucedidas no atual mercado competitivo, as empresas devem estar voltadas para o cliente – conquistando-o dos concorrentes e mantendo-o por lhe entregar valor superior. Mas, para poder satisfazer os consumidores, a empresa deve antes entender suas necessidadese desejos.” No caso do laboratório de análises clínicas, alguns diferenciais competitivos, descritos a seguir, fazem com que a empresa consiga se destacar no meio da concorrência, com o objetivo de fixar o nome do laboratório como referência em atendimento, qualidade e confiança no que ele entrega. 10 O Endocrimeta tem a responsabilidade e ética com seus pacientes/clientes, procurando sempre manter maior cuidado quando se trata do diagnóstico de doenças. Por isso, o laboratório sempre procura manter contato com os médicos solicitantes para alertar e informar sobre resultados de algum exame para que ele possa dar o diagnóstico com precisão e agilidade aos seus pacientes. Outro destaque competitivo é o prazo de entrega de resultado, geralmente ocorre dentro do prazo determinado, contando com equipe qualificada e preparada para agilizar o processo do início ao fim em relação a análises dos exames, mesmo sendo aqueles mais específicos, pois o laboratório conta com equipamentos de última geração. Isso torna-se muito vantajoso para o cliente e para a empresa, pois ele não precisa se preocupar com o prazo, pois os exames saem antes do prazo estipulado. O Laboratório de Análises Clínicas Endocrimeta conta com parcerias e indicações de médicos, fornecedores, representantes, e o próprio cliente fidelizado. Além disso, também atende coletas domiciliares com intuito de facilitar o acesso de atendimento ao cliente que apresenta deficiência no deslocamento, consequentemente, também há redução no custo para aqueles que têm o atendimento pelo sistema do SUS, justamente por se tratar de pessoas com baixa renda. Além do atendimento e exames personalizados, dispõe de resultados via Internet durante as 24 horas no site do laboratório, atendimento rápido e fácil para os nossos clientes via chat no site do laboratório. O Endocrimeta é um dos poucos laboratórios que executam serviços de coletas domiciliares com atendimento ao SUS, e que tem a logística de transporte própria e uniforme. Tendo em vista que, esses pontos são cruciais para o fortalecimento do nome. Por fim, a empresa também lida diretamente com hospitais de grande porte, como por exemplo, Santa Casa de Misericórdia, Nossa Senhora das Graças, Hospital de Clínicas, Hospital Fêmina, Beneficência Portuguesa e Hospital Conceição. 11 1.2 Marketing 1.2.1 Análise dos Produtos e Serviços Para Casas (2006, p. 164): “os produtos podem ser definidos como o objeto principal das relações de troca que podem ser oferecidos num mercado para pessoas físicas ou jurídicas, visando proporcionar satisfação a quem os adquire ou consome”. Ainda, conforme o autor; o serviço é qualquer atividade ou benefício que uma parte possa oferecer a outra, que seja essencialmente intangível e não resulte na propriedade de qualquer coisa. O laboratório presta serviços de coletas e análises clínicas de materiais biológicos, como por exemplo, coletar e analisar o material de sangue, urina, fezes e secreções diversas, dando o resultado da análise de determinado material, deixando claro o resultado para o médico responsável dar sequência em seu atendimento com o diagnóstico conclusivo. O Endocrimeta Laboratórios oferece exames diferentes de muitos concorrentes, incluindo: ● Exame para detecção de Zika Vírus ● Covid19 – Exames de Diagnóstico ● Teste Paternidade ● Exame para detecção de Dengue ● Exame de Calprotectina Fecal ● Intolerância à Lactose 1.2.2 Análise de Lançamento de Novos Produtos Segundo Rozenfeld et al. (2006), “desenvolver produtos consiste num conjunto de atividades que busca atender às necessidades do mercado consumidor, respeitando as restrições tecnológicas que viabilizam o projeto, considerando suas estratégias competitivas, para chegar às especificações do produto e do processo de produção, para que seja produzido adequadamente.” 12 O desenvolvimento do produto inclui o acompanhamento após o lançamento, caso houver necessidades de mudar ou adequar ele antes que seu ciclo de vida acabe. Por se tratar de uma empresa que busca diagnóstico de doenças, o laboratório está sempre em busca de modernização de seus produtos e equipamentos médicos. Com a pandemia da COVID19, foi necessário de adequar e adquirir métodos para poder diagnosticar a doença: ● RT-PCR (do inglês reverse-transcriptase polymerase chain reaction), obtida de raspado de nasofaringe. ● A sorologia, diferentemente da RT-PCR, verifica a resposta imunológica do corpo em relação ao vírus em pessoas que foram. O exame é realizado a partir da amostra de sangue do paciente. 1.2.3 Análise de Veiculação de Divulgação de Venda Segundo Martins (2009), o início da publicidade se deu a partir do momento que um indivíduo disse a outro que tinha algo a oferecer, fosse um produto ou um serviço. Kotler & Armstrong (2003, p. 357) a conceituam como: “qualquer forma paga de apresentação e promoção não pessoais de ideias, bens ou serviços com um patrocinador identificado”. Gonzalez (2009), acrescenta que a publicidade é a arte de tornar algo público, de divulgar uma ideia, produto ou serviço com fins comerciais, já que pode despertar o desejo de compra no consumidor, levando-o à ação. Da mesma forma, Santos (2005), expressa que a publicidade é o elemento mais conhecido e percebido do composto promocional, que integra toda a comunicação não pessoal, paga, veiculada em meios de comunicação em massa a fim de divulgar produtos e/ou serviços, bens e ideias. O Laboratório Endocrimeta procura vender seus serviços através das redes sociais e marketing digital, buscando maior visibilidade e reconhecimento na área da saúde. Além de divulgar através de folders, comerciais em redes de comunicação e visitação em consultórios médicos para poder firmar parcerias, trazendo ações inovadoras e diferenciadas para impactar o público e mostrar as ações da empresa, respeitando sua história e cultura. 13 1.2.4 Análise das Políticas de Preço Para Kotler & Armstrong (1998, p. 236)“ a estratégia de apreçamento é altamente determinada por decisões sobre o posicionamento no mercado. [...] Quanto mais claros forem seus objetivos [de posicionamento], mais fácil será estabelecer os preços”. Esses autores também definem os objetivos mais comuns: sobrevivência, maximização do lucro corrente, liderança na participação de mercado e liderança na qualidade do produto. Para precificar seus exames, o laboratório conta com análise de mercado, planejamento e avaliação de satisfação dos clientes. Além de considerar os fatores dos custos fixos (pagamento do salário dos funcionários, conta de água, luz, internet e aluguel). Despesas variáveis (os gastos com manutenção de equipamentos, por exemplo). O custo do serviço reúne os valores referentes aos materiais e insumos que serão necessários para a realização dos exames. Esses valores devem ser de alguma forma repassada ao cliente na forma do preço dos exames laboratoriais. 1.2.5 Análise Atual do Sistema de Distribuição Segundo Ballou (1993), a distribuição física ocupa lugar de destaque dentre as atividades da empresa no que tange a custos. Trata-se de uma divisão da logística que aborda a movimentação, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais. O autor ainda ressalta que a preocupação da distribuição física é garantir que os produtos acabados ou semiacabados da empresa sejam entregues aos clientes à medida que eles desejem a um custo razoável. Para o autor, existem basicamente dois tipos de mercados para os quais se deve traçar alternativas básicas de distribuição. O primeiro é definido, como o mercado de usuários finais, que são aqueles que usam o produto tanto para satisfazer suas necessidades como para criar produtos, como é o caso dos consumidores industriais. O segundo mercado, chama de intermediários,que não são consumidores das mercadorias, mas que as revendem para outros intermediários ou consumidores finais. 14 1.2.6 Análise dos Sistemas de Informações de Marketing O sistema de informação de Marketing é uma ferramenta aplicada no planejamento, baseado na coleta e análise de dados internos e externos, no qual tem grande relevância nas tomadas de decisão. Desta forma, essa estrutura ajuda na criação acurado das estratégias de marketing, beneficiando também as vantagens competitivas da empresa. Conforme diz Philip Kotler (2000), “O sistema de informação de marketing é composto de pessoas, equipamentos e procedimentos dedicados a coletar, classificar, analisar, avaliar e distribuir as informações de maneira precisa e oportuna para aqueles que tomam as decisões de marketing.” Diversas razões determinam a importância de um sistema informativo para a área de marketing. Siqueira (2005), enumera três fatores: 1) Tempo: redução do prazo para tomada de decisões; a. Ciclos de vida de produtos estão mais curtos b. As empresas contam com períodos menores para realizar testes de mercado c. Há menos tempo para pesquisar e analisar informações 2) Complexidade: a atividade de marketing está cada vez mais complexa e ampla; a. A concorrência, tanto nacional quanto internacional, aumentou b. As linhas de produto se expandiram c. O cliente tornou-se mais exigente d. A escassez de suprimentos tornou-se um problema constante 3) Explosão informativa: necessidade de aprender a lidar com o crescente número de informações disponíveis a. Há uma crescente redução do custo e do tamanho dos equipamentos, além de uma elevação da capacidade de processamento dos computadores b. Os computadores e outras fontes inundam o administrador de marketing de informações 15 c. Há a crescente necessidade de planejar e controlar essas informações. Figura 1 Definição de SIM Fonte: De Mayros e Werner (1982) Podemos dizer que este é um tópico muito interessante e de suma importância para o desenvolvimento e análise deste projeto acadêmico de consultoria, porém não foi possível obter grandes e aprofundadas informações sobre os aspectos de sistemas de informações de marketing e mercadológicos do laboratório, por questões internas, onde nas entrevistas o diretor decidiu não se pronunciar muito sobre o tema e também devido a uma solicitação do quadro de sócios. Tudo isso com a alegação de que são dados que expõem estratégias internas da organização e sua competitividade. Contudo, alguns elementos sobre os sistemas de informações, puderam ser analisados para este projeto prático, de uma forma um pouco mais rasa, porém relevante. Sendo assim, a geração de dados internos da organização acontece através de análises e pesquisas com clientes, além de observações e insights dos colaboradores que lidam diretamente. Contudo, é possível citar que a estratégia para expansão em novas regiões é baseada em números fornecidos pela indústria laboratorial. Dessa forma, avaliam o volume de vendas e números de clientes atendidos. 16 1.2.7 Evidências Físicas da Empresa Zeithaml & Bitner, (2014, p. 232); definem a evidência física como o; “ambiente onde o serviço é executado e onde a empresa interage com o cliente, ou seja, qualquer componente tangível que facilite o desempenho ou a comunicação do serviço”. Para Shostack (1977), os consumidores formam imagens dos serviços com base no conjunto de elementos percebidos através dos seus cinco sentidos. Shostack, afirma também que esses elementos tangíveis ajudam as empresas a se diferenciar diante outras empresas, visto que a imagem criada pelo consumidor é um processo baseado em impressões criadas através destas evidências. Para Baker, Parasuraman, Grewal, & Voss (2002) as evidências físicas do ponto de venda são formadas por fatores de design, sociais e ambientais. 1.2.8 Análise do Setor de Marketing Tão determinante quanto o alinhamento interno da instituição, estar atento às demandas dos clientes também se destaca como uma das funções prioritárias do Marketing. Segundo Cobra (1992), o foco do Marketing é entender e responder às necessidades dos consumidores e, para isso, é preciso uma integração de todos os setores de uma organização, como produção, finanças, vendas e recursos humanos. Peter Drucker (2000, p. 27) afirma que: “Marketing é tão básico que não pode ser considerado uma função separada. É o negócio total visto do ponto de vista de seu resultado, isto é, do ponto de vista do consumidor”. O setor de marketing é essencial para o crescimento e fortalecimento de uma organização. As pessoas responsáveis por este setor precisam atrair e fidelizar os clientes, além de realizarem pesquisas de mercado agindo de forma que criam uma identidade positiva para a marca da empresa. A empresa não possui um departamento de marketing claro, o que pode ser visto hoje como um déficit. As possibilidades de criação desse setor devem ser estudadas para melhor engajar os consumidores, divulgar melhor os produtos e serviços e, assim, conquistar mais clientes. 17 1.2.9 Análise da Produtividade da Força de Vendas Para Kotler (2003), o gerenciamento da força de vendas é definido como análise, planejamento, implementação e controle das atividades da força de vendas. Neste tópico do Projeto Acadêmico de Consultoria, o Laboratório de Análises Clínicas Endocrimeta solicitou a não exposição destas informações, pois os dados de coleta solicitados para compor este tópico como a força de vendas do laboratório, quantidade e quotas de venda, custo e fluxo de informações sobre as vendas, além dos critérios de avaliação dos resultados, estão relacionadas a uma parte muito estratégica interna. Então por esse motivo, de não autorização de exposição dessas informações, esse tópico do trabalho não poderá descrever as informações sinalizadas no roteiro do trabalho acadêmico prático de projeto de consultoria, mas também de alguma forma ou de outra conseguimos coletar e inserir informações importantes neste trabalho, conforme tópicos acima deste capítulo, sobre alguns aspectos dos processos de venda. 1.2.10 Integração do Marketing com demais Setores Conforme diz Philip Kotler (2000): a integração do setor de Marketing com os demais setores que compõem o laboratório, no que diz respeito ao relacionamento entre colaboradores é muito boa, pois este é um setor que de forma genuína possui um viés comunicativo e empático, sendo grandes características dos colaboradores que integram esse setor. Já sobre a integração relacionada a processos, onde informações devem transitar entre os setores de maneira formal, para a melhora das ações rotineiras e estratégicas, é muito falha, sendo um problema generalizado, pois mesmo com os canais internos oficiais de comunicação entre setores e colaboradores, esse compartilhamento de informações muito importantes de um setor para outro, não acontece ou se perde no meio do caminho, pois não há justamente processos estruturados para que isso aconteça de forma organizada e periódica, mas sim acontece muitas vezes de maneira formal porém não processual, sendo algo esporádico. 1.2.11 Segmento do Público-alvo e Personas Segundo Churcill & Peter (2005, p. 214) “Numa tentativa de identificar de forma mais específica os consumidores que estariam interessados em determinados produtos, https://neilpatel.com/br/blog/philip-kotler/ 18 os profissionais de marketing desenvolveram a segmentação psicográfica, que envolve a medição de estilos de vida dos consumidores, ou seja, “a maneira como as pessoas conduzem sua vida, incluindo suas atividades, interesse e opiniões” No caso da Endocrimeta, talvez este seja o ponto mais relevante para a segmentação do seu público, pois refere-se ao “estilo de vida” e isso reflete diretamente noserviço prestado pelo laboratório. São pessoas que, por algum motivo, buscam iniciar ou manter os cuidados com sua saúde, visto que o "estar" para qualquer tratamento são exames. Trata-se de um público com interesse em si, no seu bem-estar, que busca um valor de cuidado, preocupado com a saúde, mas não define a personalidade específica, uma vez que atende diversas. Para representar o segmento B2C, foi realizada uma pesquisa com dois frequentadores do laboratório, Jaqueline e Mario. Como visto na segmentação psicográfica, onde talvez este seja o ponto mais relevante para a segmentação do seu mercado alvo, pois refere-se ao “estilo de vida”, conforme veremos a seguir, ambos buscam pelo seu bem-estar e saúde, independentemente da idade. Para o segmento B2B, foi ilustrada por uma representante de marca (fictícia) de insumos de laboratórios, inspirada no representante real (ProLab, 2022) do lab. O Laboratório Endocrimeta preza muito por qualidade de seus exames e procura sempre as melhores marcar e parcerias com seus fornecedores comerciais para garantir fidelidade nos resultados dos seus exames. As figuras são meramente ilustrativas, extraídas do site (RESULTADOS DIGITAIS, 2022). 19 Persona 1 - Jaqueline (Segmento B2C) Jaqueline tem 21 anos e está no último semestre da faculdade de ciências contábeis e está terminando seu TCC. Figura 2 Persona 1 Representando suposta pessoa do sexo feminino Fonte: Site Gerador de Personas 20 Persona 2 – Mario (Segmento B2C) Mario tem 65 anos, é aposentado, tem um sítio no interior do estado, não possui plano de saúde. Figura 3 Persona 2 Representando Suposta Pessoa do Sexo Masculino. Fonte: Site Gerador de Personas 21 Persona 3 – Bialab (Segmento B2B) Representante comercial, profissional que trabalha com ética que procura fidelizar seus clientes com produtos de ponta com preços e condições acessíveis. Figura 4 Persona 3 Representando Suposta Pessoa do Sexo Feminino. Fonte: Site Gerador de Personas/Acesso Novembro/2022 22 1.2.12 Modelo 7 O’s Mercado é, segundo Kotler (2000), o conjunto de “todos os consumidores potenciais que compartilham de uma necessidade ou desejo específico, dispostos e habilitados para fazer uma troca que satisfaça essa necessidade ou desejo”. Serrano (2022) , explica, no site Portal do Marketing, que o comportamento do Consumidor é a atividade observacional conduzida para estudar o comportamento dos consumidores no mercado desde o momento em que entram no mercado e iniciam a decisão de compra até a compra final. Em outras palavras, o comportamento do consumidor é o estudo de como os consumidores tomam decisões de compra e quais são os fatores subjacentes que influenciam tais decisões. Figura 5 7 O's Fonte: Portal do Marketing/Acesso Novembro/2022 23 Para compreensão da estrutura de um mercado, utiliza-se o modelo do comportamento do consumidor, conhecido como os 7O’s, conforme abaixo. Tabela 1 - 7O’s - Modelo do Comportamento do Consumidor do Endocrimeta B2C Persona 1 e Persona 2 Fonte: Autores do Trabalho (2022) Tabela 2 - 7O’s - Modelo do Comportamento do Consumidor do Endocrimeta B2B Fonte: Autores do Trabalho (2022) 24 1.3 Recursos Humanos 1.3.1 Estrutura Organizacional Atual Segundo Vasconcellos (1989), a estrutura organizacional é desenvolvida por objetivo de distribuir autoridades no processo e esclarecer as normas e operações, de baixo para cima dentro da gestão de uma organização, com comunicação sistemática, onde os funcionários exercem suas funções dentro do mandato que lhes é conferido. Portanto, essa estrutura organizacional inclui criar e definir cargos e também suas responsabilidades no ambiente interno da organização, mas também pode ser construído com funções externas, que são necessárias para flexibilidade às necessidades da organização, em relação ao atual contexto de mercado pode exigir ajustes em tarefas e cargos, para que seja possível alcançar objetivos organizacionais. E se olharmos para o funcionamento desse conceito dentro do Laboratório Endocrimeta é reconhecido que existe uma estrutura organizacional definida, que atualmente conta com um total de 150 (cento e cinquenta) funcionários. Abaixo podemos ver o organograma geral da organização, com a divisão por setores e a estrutura dos níveis de cargos, no sistema pertinente. 25 Figura 6 Organograma com cargos e funções do Laboratório Endocrimeta Fonte: Autores do Trabalho (2022) Conforme mencionado anteriormente, a imagem acima representa o organograma no estado temporário ideal da instituição. De acordo com uma entrevista com a Assistente de Recursos Humanos, chamada Marília, hoje esta é uma indústria muito extensa, que inclui o departamento de pessoal e os gestores de pessoas que atuam em treinamentos, desenvolvimento e endomarketing, para fazer toda a comunicação interna entre a instituição e os participantes. 1.3.2 Políticas de Recrutamento e Seleção Atualmente, quando se fala de recrutamento e seleção, refere-se a uma das mais ricas ferramentas de gestão de pessoas nas organizações. Conforme Guimarães & Arieira (2005), é através deste processo que as organizações estão percebendo a importância das pessoas que a compõem, não como meros funcionários, mas como parceiros. Rocha (1997), descreve essa importância como: “uma boa gestão de pessoas 26 é condição necessária para o sucesso” e Chiavenato (1999), como: “lidar com as pessoas deixou de ser um desafio e passou a ser vantagem competitiva para as organizações bem sucedidas”. O lado humano é valorizado nestes processos que buscam encontrar pessoas que serão enquadradas na visão da empresa. O recrutamento consiste na procura e atração de candidatos para uma determinada função e a seleção na escolha e tomada de decisão do candidato que ocupará o cargo disponível, conforme Rocha (1997); Chiavenato (2000) e Câmara (2003). Chiavenato (1999), também diz que tanto o recrutamento quanto a seleção fazem parte de um processo maior que é o de suprir e prover a organização de talentos e competências necessários à sua continuidade e sucesso em um contexto altamente dinâmico e competitivo. As políticas de recrutamento e seleção são diretrizes de ações estratégicas, estabelecidas pela organização, sendo o processo responsável por captar, selecionar e admitir novos colaboradores. O processo de recrutamento e seleção do Laboratório Endocrimeta é realizado através da seleção de um currículo da base de dados do recrutador “Gupy”, onde seleciona-se alguns currículos e enviá-lo ao gerente do departamento para análise e agendamento de entrevista presencial. Ao candidato, aprovado neste, o documento é encaminhado ao departamento de RH onde está localizado em Porto Alegre na sede na Cristóvão Colombo, onde são solicitados os documentos necessários e a prova de ingresso. Geralmente, todo o processo de seleção leva em torno de 30 dias. 1.3.4 Sistemas de Avaliação de Desempenho Atualmente, do ponto de vista administrativo, os dois principais propósitos do processo são auxiliar o administrador a avaliar desempenho passado e a promover o desenvolvimento de pessoal; conforme Redmon (1999). Contrário do que se fazia até meados da década de 80, quando a maior parte dos sistemas de avaliação se preocupava somente com desempenho passado e não com potencial futuro, de acordo com Fidler (1989). Estudos indicam, que avaliações de desempenho trazem quatro benefícios principais: maior alinhamento entre metas pessoais e metas institucionais, melhora no 27 processo de supervisão, incremento da comunicação entre supervisores e funcionários e uma maior abrangência do próprio processo de avaliação (KERSTEN & ISRAEL, 2005). O modelo de avaliação dedesempenho é um tipo de parecer de performance amplamente utilizado em recursos humanos para avaliar o desempenho individual ou coletivo do trabalho dos funcionários. Por meio desse processo, podem ser determinados perfis profissionais, conhecimentos técnicos e contatos com outros colaboradores, bem como seu planejamento de carreira. Os dados obtidos nas avaliações de desempenho permitem que as organizações executem seu planejamento estratégico, entendam o desenvolvimento de suas equipes e identifiquem possíveis gargalos, aumentando promoções e mudanças de cargo. Para os funcionários, ajuda a identificar seus objetivos, pontos fortes e áreas de melhoria, e eles recebem feedback para melhorar seu desempenho na empresa. Feedback 360 graus Nesse modelo de avaliação, todos os colegas de equipe, superiores, subordinados e até mesmo clientes do avaliado fornecem feedback sobre seu desempenho. Os dados são coletados por meio de pequenas reuniões entre as pessoas envolvidas ou por meio de questionários online feitos especialmente para esse fim. Quando cada funcionário da empresa avalia seus gerentes, colegas, clientes, fornecedores e participa de autoavaliações regulares, a análise de desempenho é feita de forma correta e eficiente com vários graus de transparência. Vantagens: ● Informar aos funcionários sobre como eles operam e seu impacto no resto da organização. ● É a chave para o lançamento de atividades de desenvolvimento profissional. ● Incentivar os funcionários a investir no autodesenvolvimento. ● Integra o feedback de desempenho com a cultura de trabalho e promove o engajamento. 28 Desvantagens: ● Diferenças culturais ● Competitividade entre funcionários ● Planejamento ineficaz ● Feedback equivocado 1.3.5 Política e Planos de Remuneração e Benefícios Segundo informações extraídas do site (JUSBRASIL, 2022), à remuneração se baseia na junção das prestações recebidas pelo empregado em virtude da prestação de serviços, sendo esta remuneração paga em utilidades ou dinheiro, decorrentes do contrato de trabalho. Nos artigos da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), 457; 458 (Do Decreto Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943) nos trazem a definição jurídica de remuneração e salário: Art. 457- Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber (CLT/2015) Remuneração é o pagamento dado ao funcionário de acordo com o trabalho, dedicação e esforço pessoal desenvolvido por ele, através de seus conhecimentos e habilidades, podendo ser um pacote de recompensas quantificáveis que o empregado recebe pelo seu trabalho (CHIAVENATO I. , 2008). A empresa oferece aos seus colaboradores um salário de acordo com o mercado de trabalho, além de benefícios como: cartão de benefícios, convênio médico e odontológico, convênio farmácia e auxílio acadêmico. 1.3.6 Plano de Carreira para Funcionários Segundo o site do Sebrae (2022), um plano de carreira direcionado aos colaboradores de uma organização é definido como a jornada que o profissional percorrerá dentro da empresa, onde são estabelecidas as competências essenciais na composição da hierarquia organizacional e de forma clara as expectativas da organização em relação aos cargos são alinhadas. Ainda conforme afirma o Sebrae 29 (2022), esse denominado plano de carreira deve ser desenvolvido para atrair e reter talentos, mas também deve ter como principal objetivo possibilitar cada vez mais aos colaboradores oportunidades de desenvolvimento e crescimento, proporcionando a esse colaborador um norteador e uma visão do seu futuro com todas as suas possibilidades profissionais dentro da organização. No Laboratório, para falar do plano de carreiras é preciso antes falar de Feedback 360 graus, já citado no tópico onde foi descrita a avaliação de desempenho realizada. Então essa análise nesse modelo de avaliação, todos os colegas de equipe, superiores, subordinados e até mesmo clientes do avaliado fornecem feedback sobre seu desempenho. Os dados são coletados por meio de pequenas reuniões entre as pessoas envolvidas ou por meio de questionários online. Com isso percebe-se que a laboratório apresenta um olhar para o desempenho do colaborador, acompanhando e motivando seu crescimento através dos estepes e realizando o registro de todas as ações realizadas pelo colaborador, além de analisar tudo isso para aplicar os métodos de recompensa, desde ganhar uma remuneração mensal mais alta até ser promovido para um nível de cargo mais elevado. Dentro de tudo isso, existe um espaço onde são oferecidos cursos de desenvolvimento profissional e todos esses fatores e métodos que constituem o plano de carreira, tem como objetivo sempre levar o colaborador a um nível acima do que ele está atualmente, para que em situações em que há a oportunidade de crescimento e mudança de cargo. 1.3.7 Clima Organizacional Um elemento muito importante dentro da organização, monitora o clima da estrutura organizacional, por meio de métodos que permitem medir quais são e quais são os sentimentos e opiniões dos colaboradores em relação ao seu local de trabalho em geral. Desde as atividades que exercem até o ambiente físico onde o trabalhador realiza seu trabalho. O clima dentro da organização é precisamente moldado pelos dois elementos de sentimento e expressão de opinião, pois com base nisso, as pessoas reagem às suas necessidades e atividades diárias de trabalho de uma certa maneira de tempos em tempos para serem diretas. tem um efeito positivo ou negativo em sua produtividade, o que mostra os resultados organizacionais. Assim, 30 Litwin (2005, p. 10) traz a ideia de que o clima organizacional é compatível com a natureza da organização, onde a qualidade também é visível em colaboradores experientes, com capacidade de influenciar o comportamento. Chiavenato (2005, p. 52), expressa o conceito em paralelo, falando sobre como o clima das organizações está correlacionado internamente com seus elementos, incluindo fatores psicológicos e fatores organizacionais que estão psicologicamente relacionados aos aspectos motivacionais do ambiente interno. No contexto da organização do Laboratório Endocrimeta, Marília é assistente de Recursos Humanos, informa que o método de monitoramento e medição do clima da organização está atualmente em fase de reestruturação, costumava haver uma espécie de pesquisa de clima corporativo com perguntas específica, hoje analisado e ajustado ao que você realmente faz conceito e uma empresa de consultoria externa. O processo de enquete de clima organizacional, em sua forma anterior, foi utilizado da seguinte forma: utilizando o fórum de perguntas e respostas denominado Solides Profiler desenvolveu perguntas usando a compreensão e análise de todos os aspectos da organização e estas foram verificadas pela administração e após a aprovação foi realizado o estudo e os participantes. O processo é feito como trabalho pontual, e horários organizados pelo responsável do setor. Na conclusão do estudo climático, todos os dados coletados foram submetidos à gestão institucional, para desenvolver uma nova análise com base sobre os efeitos dos sentidos e percepções dos participantes. E a partir dos resultados, os gestores elaboram planos de ação para implementar mudanças e desenvolvimento. 1.3.8 Cultura Organizacional Chiavenato (2008, p. 97), diz que a cultura organizacional é importante na definição dos valores que orientam a organização e seus membros. Cada vez mais os profissionais procuram empresas nos quais se identificam com a missão, visão e valores da empresa, ou seja, não basta só a empresa oferecer um bom salário e benefícios, os colaboradores querem sentir que fazem parte da organizaçãoe sentir que seus propósitos estão alinhados. A cultura organizacional se refere ao modo como as pessoas interagem entre si em um ambiente e desta forma o ambiente evolui de acordo com essas interações. 31 Logo, a cultura organizacional se baseia como o conjunto de crenças, normas e diretrizes que a empresa pratica. Desta forma, para que ela seja evidenciada de forma clara e eficiente, é importante que ela seja compreendida e adotada por todos os colaboradores, em especial pela liderança. É importante que a organização aposte em uma cultura organizacional forte, visto que isso pode ajudar a manter o funcionário motivado e fazer com que sinta satisfação em pertencer a empresa, conforme Chiavenato afirma, “os indivíduos aguardam recompensas, satisfações e frustrações e, essas expectativas tendem a levar à motivação. Fatores de satisfação são os que demonstram os sentimentos mais positivos do profissional em relação ao trabalho” (CHIAVENATO I. , 2022). Como já referido na primeira parte do Capítulo 1, onde é descrita a abordagem estratégica da empresa, o Laboratório Endocrimeta tem uma cultura extremamente forte e participativa, com uma grande tendência de reforçar que é uma empresa de pessoas, composta por histórias de vida, calor humano, propósito e amor. Essas são as características presentes em cada integrante da equipe que fazem do Endocrimeta uma empresa com potencial para fazer a diferença positiva na vida das pessoas. 1.3.9 Descrição da Estrutura de Pessoas e Quantitativo de Pessoal para o Desempenho das Funções Chandler (1962), define estrutura organizacional como o desenho por meio do qual a empresa é administrada. Possui três funções básicas: realizar produtos organizacionais e atingir metas organizacionais; minimizar ou regulamentar a influência das variações dos indivíduos na organização; e representar o contexto no qual o poder é exercido, decisões são tomadas e atividades são executadas (HALL, 1984). Já Mintzberg (2008, p. 12), afirma que a estrutura organizacional pode ser também definida como a forma em que “o trabalho é dividido em tarefas distintas e, depois, como a coordenação é realizada entre essas tarefas”. A estrutura dos colaboradores foi demonstrada no organograma exposto na figura 6. Abaixo segue o quantitativo pessoal: 32 ● 01 Presidente ● 02 Diretores ● 01 Gerente Administrativo ● 01 Gerente Laboratório ● 01 Gerente do SIG ● 01 Supervisor de Laudo ● 01 Chefe de Laboratório ● 01 Assistente do SIG ● 01 Agente de Publicidade ● 01 Encarregado de Limpeza ● 01 Recepcionista 1.3.10 Rotatividade da Organização (Faltas e Atestados de Funcionários) O conceito de turnover (ou rotatividade em português) apresenta algumas variáveis na literatura pertinente. Para Mahfuz (2008), é o movimento de entradas e saídas, admissões e demissões de profissionais de uma empresa, e para Bohlander & Snell (2011), o turnover consiste no número de saídas de empregados de uma empresa. Finalmente, para este trabalho seguindo as ideias citadas, turnover será designado como as entradas e as saídas, admissões e demissões de empregados em determinado período. Orellano & Pazello (2010), salientam que a mão de obra no Brasil tem como característica a elevada rotatividade, o que é um ponto negativo para as empresas e demanda muita atenção, isto devido aos custos que essa rotatividade gera para as empresas, já que o aumento desses índices pode indicar uma falta de comprometimento entre empregador e empregado. Já para Ferreira & Freire (2001), as causas que geram o turnover são inúmeras, como a política salarial, o plano de benefícios, oportunidades de progresso profissional oferecidas pela organização, tipo de supervisão, a política disciplinar, as condições físicas e ambientais de trabalho e a motivação do pessoal. No entanto, para Brannick (apud FERREIRA; FREIRE, 2011), o turnover é gerado por estes seguintes fatores: a relação deficiente entre o funcionário e a cultura organizacional; o treinamento inadequado; a falta de incentivos e as políticas organizacionais. Enquanto Epstein (apud FERREIRA; FREIRE, 2011) acredita que o salário seja o grande causador desse 33 turnover, não considerando o fato de que as pessoas precisam de outros fatores de compensação. A partir da entrevista realizada com o Sr. Carlos, ele declara que essas informações não podem ser expostas ao público externo e com isso, ele descreve somente as informações possíveis de serem apresentadas. Sendo assim, o Endocrimeta atualmente possui um nível baixo de rotatividade e seu quantitativo não pode ser divulgado, pois essa informação é compartilhada somente com o público interno. Já em relação a faltas e atestados, foi possível compreender que a empresa possui um baixo percentual, pois o nível de situações como essa é muito baixa, pois os colaboradores estão sempre presentes em seus ambientes de trabalho e a empresa é muito flexível com essas questões, tendo uma relação muito próxima e individual com os colaboradores para tratar destes aspectos, além de possuírem o banco de horas que auxilia neste processo. 1.3.11 Índice de Acidentes de Trabalho no Último Ano no Laboratório Endocrimeta A segurança no ambiente de trabalho é extremamente importante e deve existir para todas as organizações, grandes e pequenas. Na maioria dos casos, os colaboradores podem evitar acidentes de trabalho, para os quais os protocolos de segurança devem ser adotados com responsabilidade. Segundo Costa (2004), acidente de trabalho refere-se a qualquer fator que interrompa o curso normal de um comportamento ou evento, causado por fatores humanos, sociais, ambientais, de ferramentas etc. Os diretores dos laboratórios da Endocrimeta procuram sempre garantir um ambiente de trabalho seguro e os colaboradores procuram prevenir qualquer incidente com material biológico e evitar qualquer processo ou comportamento que possa colocar em risco a sua saúde. 1.3.12 Análise da Integração e Relacionamento com Outras áreas da Organização A comunicação interna é extremamente importante para o desenvolvimento e sobrevivência de uma empresa. Segundo Matos (2005), a falta de diálogo, diálogo aberto e cultura de troca de ideias, opiniões, impressões e sentimentos é, sem dúvida, o principal problema que prejudica o funcionamento das organizações e das nações. 34 Para uma comunicação eficaz e clara, é necessário envolver os colaboradores em todo o processo de troca de informações, a fim de evitar falhas de comunicação. Segundo Ruggiero (2002), não basta ter uma equipe motivada e talentosa. Se as informações não forem bem-informadas e os membros se comunicarem mal, a empresa não poderá exercer seus recursos humanos. No laboratório da Endocrimeta, mesmo com a COVID-19 ainda presente hoje, a comunicação acontece de forma natural, com os próprios funcionários trocando informações através de reuniões via Teams, Skype e até chamadas de vídeo pelo WhatsApp. 1.4 Operações/Produção 1.4.1 Localização da Empresa Segundo Moreira (1996), independentemente do tipo de negócio da empresa, mas principalmente se esta for uma fábrica, as decisões sobre localização são estratégicas e fazem parte integral do processo de planejamento. Desta forma, pequenos detalhes podem trazer desvantagens comprometedoras. Localizar, no caso, significa determinar a área que ocupará a base de operações, onde serão fabricados os produtos ou prestados os serviços, e/ou onde se administra o empreendimento. Estrategicamente localizado na área central da capital do estado do Rio Grande do Sul, o Laboratório Endocrimeta possui 18 unidades de atendimento nas regiões de Porto Alegre, Alvorada, Cachoeirinha, Gravataí e Vale do Sinos. A empresa também possui uma estrutura logística própria para buscar rapidamente as amostras coletadas em suasunidades e enviá-las aos seus centros de testes, aumentando a agilidade na liberação dos resultados. 1.4.2 Instalações e Capacidade Operacional No entendimento de Moreira (2008), os fatores mais importantes que influenciam na capacidade são os seguintes: 35 a) Instalações: são obviamente importantes. Ao se projetar a unidade, deve-se deixar um espaço livre para possíveis expansões futuras. Para favorecer as instalações, é necessário ter um bom arranjo físico, assim como cuidados com os funcionários proporcionando boa iluminação, ventilação e ruídos podem exercer influência positiva ou negativa. Quanto ao tamanho, unidades produtivas maiores custam proporcionalmente menor do que as unidades menores e, até certo ponto, apresentam o que se chama economia de escala, quando “o custo total por unidade tenderá a diminuir à medida que aumenta o tamanho da instalação e, consequentemente, a capacidade produtiva” (p. 138). Por outro lado, unidades produtivas maiores podem tornar-se “não focalizadas” em suas atividades, perdendo assim a eficiência relativa, ou ainda, obter maiores custos de controle e administrativos, proporcionando deseconomias de escala. b) Composição dos Produtos ou Serviços: “a diversidade reduz a capacidade” (p. 138). Quanto mais padronizados forem os métodos e materiais, menor será o tempo de 25 operações, aumentando, assim, a capacidade. Produtos diferentes exigem preparação das máquinas, fazendo com que, na troca de produção de um produto para outro, máquinas fiquem paradas por algum tempo. c) O Projeto do Processo: os processos são aqueles que variam dos totalmente manuais até os totalmente automatizados. Para facilitar a distinção entre cada um deles, será melhor se eles estiverem em lados separados, pois “cada tipo de processo leva a uma quantidade ótima de produção e consequentemente a uma capacidade ótima, aumentando do processo manual para o automático” (p. 139). d) Fatores Humanos: “dada uma certa quantidade e composição de recursos técnicos, o quadro e a habilidade dos funcionários pode aumentar a capacidade” (p. 139). O fator humano, chamado de capital humano, pode ter habilidades, conhecimento e experiência melhorados através de “programas continuados de treinamento, com aplicações imediatas ao trabalho do empregado” (p. 140), que costumam surtir mais efeitos positivos do que programas esporádicos. É importante, também, que os funcionários estejam satisfeitos com a organização, tarefas impostas, salário, ambiente de trabalho. “Embora a motivação não seja tão diretamente relacionada à produtividade como se pensa, ela é necessária como uma espécie de quadro de fundo, contra o qual as mudanças, (...) têm maiores probabilidades de conduzir a bons resultados” (p. 140). 36 e) Fatores Operacionais: “aqueles ligados mais de perto à rotina de trabalho dos setores produtivos da empresa, podem ser organizados de forma a conduzir a capacidades maiores ou menores” (p. 140). Como exemplo, pode-se citar a diferença de capacidade de processamento de um equipamento para outro, sendo os mais lentos os determinantes da velocidade dos demais. f) Fatores Externos: “nascem fora das fronteiras da própria empresa, mas que nem por isso deixam de exercer sua influência, às vezes até de forma mais marcante que os fatores internos” (p. 140). São exemplos de fatores externos os padrões de qualidade e desempenho exigidos dos produtos por parte dos clientes, que podem constituir barreiras ao aumento da capacidade ou mesmo ao uso da capacidade. O Laboratório de Análises Clínicas Endocrimeta possui espaço físico suficiente para acomodar o número de funcionários. O escritório tem cinquenta metros quadrados e cinco funcionários. Para melhorar o ambiente, a empresa planeja expandir o escritório para o terceiro andar, que também inclui vendas e equipes de negócios. As melhorias do projeto de expansão visam beneficiar a saúde do meio ambiente e o conforto dos colaboradores. 1.4.3 Grau de Conservação e Adequação das Instalações O ambiente de trabalho é conceituado como um local onde os funcionários realizam suas atividades relacionadas com o ofício. De fato, o ambiente de trabalho/condições de trabalho no contexto das relações laborais está inserido em um mercado econômico altamente agressivo e focado na busca da alta produtividade por meio da constante inovação tecnológica. De acordo com o relatório final da 8ª Conferência Nacional de Saúde (CNS)¹¹ (2019), ocorrida em 1986, fica explícito “que o trabalho em condições dignas, o conhecimento e controle dos trabalhadores sobre processos e ambientes de trabalho, é um pré-requisito central para o pleno exercício do acesso à saúde”. A adoção de práticas ergonômicas implica, entre outros, na qualidade de vida no trabalho, o que, segundo Bom Sucesso (1997, p. 183), é condição essencial para o êxito de uma empresa ou de um empreendimento. A conservação adequada é responsável por aumentar a vida útil de instalações, evitar falhas que comprometam o andamento das atividades, manter as boas condições 37 dos elementos estruturais e reduzir custos com reparos emergenciais, sendo assim o Laboratório Endocrimeta se encontra em bom estado de conservação e possui dezesseis ambientes divididos entre área técnica, recepção, faturamento, sala de liberação, triagem, seis banheiros, almoxarifado, sala da diretoria, sala da digitação, sala da esterilização e copa. O prédio tem dois andares e possui estacionamento para veículos. 1.4.4 Grau de Produtividade dos Funcionários O conceito de produtividade foi introduzido e desenvolvido nas organizações para auxiliar, avaliar e melhorar seu desempenho. Inicialmente, a produtividade era calculada pela razão entre o resultado da produção e o número de empregados. Outras formas de medir a produtividade apareceram ao longo do tempo, quando era comparado o resultado da produção com a utilização de outros recursos, por exemplo, energia, matéria-prima, insumos, entre (KING, 2007) Para Almeida (2003), a eficiência com a qual as entradas são transformadas em produtos finais é uma medida da produtividade do processo. Em outras palavras, a produtividade mede a eficiência de transformação das entradas em saídas. A área técnica é constituída por uma equipe onde há diversos coordenadores, supervisores, farmacêuticos bioquímicos, biomédicos, técnicos de laboratório e alguns estagiários, sendo um setor que possui três pilares principais de funcionamento, sendo eles os serviços prestados, o atendimento e a certificação, onde os colaboradores são distribuídos para desenvolver determinadas atividades dentro do seu pilar de trabalho estabelecido. Os funcionários são treinados para operar de acordo com as melhores práticas que foram configuradas na solução, desde liberação de resultados de exames, coleta de material biológico, negociação com fornecedores, aprovação de formulários, pedidos de compra, recepção e recebimento de mercadorias dentro do software, até logística, contabilidade e finanças. 1.4.5 Mapeamento de Processo Segundo Valle & Oliveira (2013), com o Mapeamento de processo torna-se mais fácil a identificação e ações corretivas das armadilhas e deficiências da organização, 38 durante a própria elaboração dos mapas percebe-se pelas dificuldades encontradas as limitações organizacionais, como: 20 faltas de estruturação, ambiguidade, redundância e omissões. Sendo assim, para uma boa execução um mapeamento de processo deve seguir em sua execução um ciclo semelhante ao PDCA (Plan, Do, Check e Action), na qual, de acordo com Valle e Oliveira (2013), o Plan seria a etapa de entendimento, na qual seriam levantado os dados sobre o processo, Do sendo substituído por Aprendizado etapa essa a qual, com base nas informações levantadas será organizada de maneira Lógica e cronologia, Check sendo a etapade efetivação do mapeamento tornando em um documento da organização, e por último o Action, referindo-se a revisão corretiva para melhoria contínua do processo. Neste tópico, um processo do laboratório será mapeado, pela sua extrema importância para os pacientes e o impacto direto que a mesma gera sobre a organização, sendo um processo que deve ser feito com muito cuidado, muita qualidade e nenhuma falha. É o processo de coleta sanguínea. Veja o mapeamento a seguir: 1. Recepção do paciente: Os pacientes devem ser recebidos com cordialidade. O profissionalismo é importante para que os pacientes tenham uma boa primeira impressão. Sorrir, ser amigável, mas profissional, conversando e prestando atenção ao paciente, explicando-lhe os procedimentos aos quais será submetido, para transmitir tranquilidade e segurança a ele. 2. Condições do paciente: Coletar antes da refeição principal e especialmente antes do exercício (se o paciente estiver andando ou andando de bicicleta de longa distância deve esperar até descansar antes de tomar). 3. Coleta: A fase pré-analítica de um exame laboratorial é de grande importância para todos os envolvidos no atendimento ao paciente e, quando realizada de forma incorreta, pode afetar os resultados. É importante identificar claramente o paciente e os recipientes de amostra a serem colocados. Um vínculo seguro deve ser estabelecido entre o paciente e o material coletado para que, em última análise, seja garantida a rastreabilidade de todo o processo. 4. Amostra: Quaisquer materiais biológicos, fluidos, secreções, secreções, fragmentos de tecidos obtidos do corpo humano que possam ser analisados e materiais 39 não biológicos como água, alimentos, medicamentos, substâncias esterilizantes e outros são considerados amostras. Embora detalhes do procedimento analítico dos testes, é fundamental conhecer o tipo de amostra necessária para cada teste. 5. Identificação da amostra: Todas as amostras devem ser identificadas por etiqueta autoadesiva, em letras legíveis e colocadas de forma que a amostra fique visível, contendo os seguintes dados: ● NÚMERO DO CÓDIGO DE BARRA - gerado pelo sistema GAL; ● NOME COMPLETO DO PACIENTE ● MUNICÍPIO 1.4.6 Análise de Qualidade dos Produtos Conforme o Manual de Garantia da Qualidade, elaborado pelo Dr José Abol Corrêa (2019); “A ausência de um sistema de gestão da qualidade no laboratório clínico pode trazer consequências desagradáveis tais como: a. Diagnóstico errôneo realizado a partir de um resultado falso; b. Ansiedade do paciente e do médico; c. Incidência de maior número de exames; d. Procedimentos terapêuticos desnecessários; e. Risco para o paciente; f. Problemas legais; g. Prejuízo da imagem do laboratório.” Para evitar esses possíveis erros, a Endocrimeta segue normas para que todos os pacientes tenham segurança nos resultados dos seus exames. Esse conjunto de normas proporcionam mais segurança, eficiência e qualidade na coleta de exames, servem para padronizar critérios sanitários para o atendimento em laboratórios, seguindo a exigência da Anvisa e Ministério da Saúde. 1.4.7 Desperdícios nos Processos De acordo com o site AGPR5 (2022), as empresas estão sempre em busca da eficiência onde é preciso gerar e atender uma demanda por um produto no mercado, aperfeiçoar ao máximo seus processos para reduzir erros, melhorar a qualidade, https://bvsms.saude.gov.br/bvs/saudelegis/anvisa/2018/rdc0222_28_03_2018.pdf https://www.agpr5.com/os-8-desperdicios-mais-comuns-em-empresas-saiba-como-identificar-e-evita-los-parte-1/ 40 eliminar desperdícios, reduzir custos e riscos e maximizar a produtividade e, consequentemente, a lucratividade. As perdas podem ser classificadas em oito grandes grupos, são eles: 1. Perda por superprodução. 2. Desperdício de material em espera no processo. 3. Desperdício de transporte. 4. Desperdício de processamento. 5. Desperdício em movimentação nas operações. 6. Perdas pela produção de produtos defeituosos. 7. Perdas de estoque. 8. Desperdício dos conhecimentos e habilidades dos empregados. Após pesquisa com o Sr. Carlos, entendemos que o desperdício no laboratório de Endocrimeta é causado por processos paralisados/ociosos, falta de materiais e recursos insuficientes. Esses processos têm os seguintes impactos negativos na empresa: 1. Tempo de espera para materiais fora de estoque ou não solicitados em tempo hábil; 2. Se o instrumento de laboratório estiver com defeito ou não funcionar (manutenção ou calibração incompleta ou insuficiente); 3. Bloqueio das instalações do laboratório realizando procedimentos menos importantes; 4. Ao alterar as configurações do dispositivo ou instrumento; 5. Por execução de procedimentos menos essenciais; 6. Por alteração das configurações de um dispositivo ou instrumento. Deve-se estudar a possibilidade da criação das seguintes possíveis melhorias, para que haja melhor engajamento entre a equipe: 1. Implementação dos princípios do Just in Time (JIT); 2. Kanban 3. Kaizen / CIP; 4. Implementação de inovações e novas tecnologias para reduzir os tempos de espera. 41 1.4.8 Processos de Compras (Suprimentos e Fornecedores) Conforme Ballou (2002, p. 327) “Comprar afeta indiretamente o fluxo de produtos no canal de suprimento físico. As decisões relativas à seleção dos pontos de embarque do fornecedor, a determinação das quantidades de compra e os métodos de transporte, são algumas das decisões importantes que afetam os custos logísticos.” Esta declaração de Ronald Ballou ilustra a importância da funcionalidade de compras nas cadeias de suprimentos. Para este autor, esta função está relacionada com a aquisição de matéria-prima, suprimentos e componentes da empresa e envolve atividades como seleção e qualificação de fornecedores. Definição da forma de entrega (em paletes, em caixas etc.), negociações de contrato, etc. Segundo Leenders & Fearon (1997) a função de Compras trabalha com nove objetivos principais, que são: • Fluxo de materiais ininterruptos; • Gestão de inventários; • Melhoria de qualidade; • Desenvolvimento de fornecedores; • Padronização; • Busca do mais baixo custo total; • Melhoria da posição competitiva; • Desenvolvimento de relações interfuncionais; • Redução de despesas administrativas; Para prestar um serviço de qualidade aos clientes, o Laboratório Endocrimeta prioriza a procura de fornecedores que partilhem os mesmos valores da empresa, nomeadamente encontrar o equilíbrio perfeito entre a prestação de serviços com eficiência, cumprimento de prazos e padrões de qualidade. Além de prestar um excelente atendimento aos clientes, fornecedores e colaboradores. Atualmente a empresa recebe dois carregamentos de insumos semanalmente (tubo para coleta, garrote, seringas, agulhas, algodão, álcool, etc). Dentre alguns dos fornecedores do Laboratório, podemos citar: 42 Base Papéis: Empresa especializada em produtos para higiene, limpeza e descartáveis de uso profissional. Prolab: Fornecedor de reagentes químicos, equipamentos e materiais. Proditec Sistemas: Desenvolvedores de sistemas que auxiliam na melhoria e agilidade das rotinas de trabalho. Stericycle: Empresa especialista em gestão de resíduos. Siemens: Manutenção e automação industrial de software e equipamentos. Laborclin: Responsável por fornecimento de reagentes, corantes e outros produtos destinados ao uso em laboratórios de análises clínicas. 1.4.9 Grau de Confiabilidade de Fornecedores Gasparetto (2003), afirma que quando se procura uma melhoria para uma empresa, diversas ações e decisões a serem tomadas se tornam dependentes de alterações em processos que vão além de seus alcances. Ele ainda defende que fornecedores e clientes possuem forte colaboração para o resultado destes esforços.Assim, percebe-se a importância de uma seleção acurada dos fornecedores para as organizações. HO, XU, & DEY et al. (2010) o cenário atual não comporta mais unicamente a análise tradicional de preço como critério para seleção de fornecedores, ou seja, há a necessidade latente de serem prezados outros fatores para auxiliar uma decisão com diversos critérios. Seguindo esta lógica, o modelo multicritério é aquele que auxilia o decisor a analisar uma série de alternativas em relação a múltiplos critérios de uma maneira mais metódica (PRADO, 2011). Toda parceria de negócios precisa de confiabilidade. Por isso, a escolha de um fornecedor confiável, com boa reputação no mercado e boa situação financeira tornam- se fatores fundamentais. Estes são os critérios de seleção de fornecedores mais importantes. Por isso, o Laboratórios Endocrimeta procura estar sempre empenhado em encontrar fornecedores confiáveis, com boa reputação e situação financeira estável. 43 1.4.10 Avaliação do Cumprimento de Prazos e Controle da Programação do Trabalho Em Vico Mañas (1998), temos que: A modernidade e as experiências do mundo desenvolvido indicam que as parcerias não só com fornecedores, mas também com funcionários, distribuidores, consumidores e concorrentes, constituem um poderoso arsenal para enfrentar a competição acirrada do mundo dos negócios. Viabilizá-las pode ser a solução para problemas e para alcançar objetivos. A parceria pressupõe um envolvimento e uma interação, entre compradores e fornecedores, capazes de ultrapassar os limites da simples formalização de um contrato que defina produto ou serviço, preço, quantidade e prazo para entrega. O autor afirma, que a implementação de parcerias exige esforços conjuntos das partes. Marinho & Amato Neto (2001, pp. 21-24) apresentam alguns requisitos para sua implementação: a) o envolvimento entre comprador e fornecedor deve ir além da formação de um contrato para definição de preço, quantidade e prazo de entrega; b) os interesses entre as empresas devem ser comuns e discutidos com franqueza; c) a cooperação e o compartilhamento devem ser predominantes na relação entre as partes; d) o trabalho deve ser realizado conjuntamente, como se ambos pertencessem a uma mesma empresa ou sociedade; e) Deve ter como base o menor custo de aquisição ao invés do menor preço. O Laboratório de Análises Clínicas Endocrimeta é reconhecido pelo seu elevado desempenho no cumprimento de prazos, pois possui profissionais comprometidos com a entrega do serviço prestado, fornecendo os resultados dos exames até mesmo antes da data prevista. 1.4.11 Integração e Relacionamento com Outras Áreas da Empresa Para a gestão de hoje, a comunicação é o processo pelo qual as pessoas que trabalham em uma empresa passam informações umas às outras e explicam o que isso significa. Dessa maneira, Kunsch (2003, p. 69) afirma que “o sistema organizacional se 44 viabiliza graças ao sistema de comunicação nele existente, que permitirá sua realimentação e sua sobrevivência. Caso contrário, ele entrará num processo de entropia e morte”. A comunicação pode unir os diferentes departamentos de uma empresa e proporcionar as condições para um trabalho coordenado de ambos os lados para atingir os objetivos propostos. A comunicação interna mantém os colaboradores informados, sendo necessário que a organização antecipe as respostas às expectativas, o que reduzirá os conflitos e aumentará a busca por soluções preventivas. A eficácia da comunicação interna dependerá do trabalho em equipe, bem como do apoio do RH, da diretoria e de todo o pessoal relevante. Após entrevista com o Sr. Carlos, podemos constatar que não é incomum encontrar falhas na gestão de suprimentos do Laboratório Endocrimeta. Um exemplo que ele cita é o esquecimento de repassar a solicitação de material para o setor administrativo. Com a agitação diária e os processos "automáticos" ativados, isso geralmente acontece e acaba gerando custos desnecessários para a empresa. O problema é agravado quando o laboratório possui múltiplas unidades, como é o caso do Endocrimeta. Para evitar esses problemas, o cenário ideal é definir meios de comunicação comuns entre as áreas e revisar alguns processos internos. Nesse caso, um sistema de laboratório analítico clínico é essencial. Ao centralizar as informações em uma plataforma, a oportunidade de erro humano é bastante reduzida e pode ser gerenciada com mais controle e precisão. No entanto, o fator humano precisa ser realinhado, sendo necessário a criação de algumas regras de padronização de pedidos, a fim de evitar situações que reduzem a eficiência das operações. 1.5 Finanças 1.5.1 Lucratividade da Empresa, Percentual de Ganho Obtido Sobre as Vendas Realizadas O setor financeiro é um departamento muito delicado em uma empresa, pois todas as operações realizadas nos ambientes internos e externos podem ter efeitos 45 positivos ou negativos de forma forte, pois é o departamento responsável pela gestão dos recursos financeiros da organização. Toda empresa visa a lucratividade, pois é com base nesse indicador que a empresa sabe quanto ganhou com relação às atividades desenvolvidas, sejam elas prestações de serviços ou venda de produtos. O indicador ou o percentual de ganho revela o recebimento da organização comparado ao seu faturamento total. Conforme Galhardo (2012), a lucratividade é o percentual do lucro de uma empresa em relação ao faturamento (ou vendas) da mesma, em um determinado período. Silva (2008), coloca que a lucratividade, ou seja, o grau de retorno sobre as vendas, se trata da comparação do lucro líquido em relação às vendas líquidas de determinado período, com isso é fornecido o percentual de lucro que a empresa obteve no seu faturamento. Conforme Padoveze & Benedicto (2011), Lucratividade e Margem podem ser consideradas sinônimas. Ainda de acordo com eles, existem vários tipos de margem que podem ser calculadas no que diz respeito às vendas. Visto que a mais usada para cálculo de lucratividade é a margem líquida. Como mencionado anteriormente, o setor financeiro é delicado a qualquer tipo de ação e reação pois possui diversas informações confidenciais, onde apenas o setor financeiro e a direção da organização possuem acesso autorizado. Como resultado, não conseguimos extrair todas as informações precisas e exigidas para o desenvolvimento da análise em questão, conforme consta no apêndice 3 deste trabalho. 1.5.2 Avaliação da Liquidez da Empresa Os índices de liquidez são utilizados na avaliação da capacidade de pagamento da empresa, ou seja, constituem uma apreciação sobre se a empresa tem capacidade para saldar seus compromissos. Essa capacidade de pagamento pode ser avaliada, considerando: longo prazo, curto prazo ou prazo imediato”. (MARION, 2012, p. 75). As empresas, em geral, necessitam de apoio em toda e qualquer decisão a ser tomada. Dentre os indicadores financeiros, os índices de liquidez poderão avaliar a situação financeira da entidade e a sua capacidade para liquidar suas obrigações, sendo estas a prazos longo, curto ou imediato. 46 Segundo Hernandez & Begalli (2015, p. 320): “Indicadores de liquidez é um dos principais tipos de indicadores, pois demonstra a situação financeira da empresa e sua capacidade de saldar suas obrigações. A interpretação intrínseca desses índices tem como referência o número 1, pois se o indicador for maior que 1 significa que a empresa tem mais direitos que obrigações indicando boa liquidez e vice-versa.” A organização não disponibilizou informações sobre sua liquidez, motivo pelo qual não conseguimos realizar o desenvolvimento da análise em questão. 1.5.3 Avaliação do Grau de Endividamento Silva (2017), ressalta que, através do cálculo do índice de endividamento, se obtém o
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