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ATENDIMENTO AO CLIENTE Atendimento ao cliente 1 SUMÁRIO NOÇÕES DE ATENDIMENTO .................................................................. 3 Atendendo o cliente ............................................................................ 3 Técnicas de atendimento: .................................................................... 3 Os 10 Erros mais comuns no atendimento ao cliente (1) ........................... 4 Inacessibilidade ................................................................................... 4 Informações indisponíveis .................................................................... 4 Inflexibilidade ...................................................................................... 4 Promessas não cumpridas ................................................................... 5 Atrasos ................................................................................................ 5 Não ouvir ............................................................................................. 5 Não ajudar o cliente ............................................................................. 5 Falta de perdão .................................................................................... 5 Registros incompletos ......................................................................... 5 Grosseria ............................................................................................. 6 Tipos de clientes (2) ................................................................................. 6 O Cliente Irritado ................................................................................. 6 O Cliente Ansioso ................................................................................ 7 O Cliente Confuso ................................................................................ 7 O Cliente Grosseiro .............................................................................. 7 O Cliente Bem-humorado .................................................................... 7 O Cliente Satisfeito .............................................................................. 8 O Cliente Crítico .................................................................................. 8 Satisfação dos clientes ............................................................................ 8 Agregar Valor (4) ................................................................................. 9 Marketing de relacionamento ................................................................ 12 Como implantar o Marketing de Relacionamento na sua empresa? .... 12 A Importância de Identificar os Clientes ............................................. 13 Atendimento ao cliente 2 Marketing de Relacionamento: Desenvolvimento de um Programa de Fidelidade .......................................................................................... 14 Marketing de Relacionamento e Atendimento ao Cliente .................. 14 Solucionar Problemas - Queixas e reclamações ..................................... 15 Acompanhe a crítica .......................................................................... 15 Aja rapidamente ................................................................................ 16 Valide ................................................................................................ 17 Não tente minimizar o problema ....................................................... 18 Faça do atendimento o diferencial da sua empresa ............................ 19 Pesquisa de satisfação do cliente (6) ...................................................... 20 Como fazer uma pesquisa de satisfação do cliente ............................. 21 Usando o NPS em pesquisas de satisfação do cliente ......................... 21 A escala de avaliação é a seguinte: ................................................. 22 Fazendo sua própria pesquisa de satisfação do cliente ....................... 22 Veja um exemplo de questionário para um cantina italiana: ............... 23 Pesquisas online gratuitas .................................................................. 23 Contratar consultorias especializadas ................................................ 24 Atendimento por Telefone .................................................................... 25 16 dicas para aprimorar o atendimento telefônico .............................. 25 Referências ........................................................................................... 29 Atendimento ao cliente 3 CONTEÚDO PROGRAMÁTICO NOÇÕES DE ATENDIMENTO Um bom atendimento ao cliente é bem-vindo em qualquer empresa. Quando bem atendido, o consumidor possivelmente retorna ao estabelecimento, além de recomendar o local para alguns amigos. Por outro lado, uma pessoa insatisfeita tende a repassar sua experiência a mais pessoas, alertando o descaso da instituição e gerando uma imagem negativa entre aqueles que poderiam ser os próximos clientes. ATENDENDO O CLIENTE Certa pesquisa mostrou que os consumidores prezam em primeiro lugar o atendimento, e depois pela qualidade e pelo preço. Portanto, o atendimento é uma das atitudes que mais conquistam e fidelizam clientes. O cliente quer atenção, quer ser tratado com respeito e, acima de tudo, procura determinado serviço em busca de soluções e não de problemas. Por isso, fazer com que ele se sinta especial, o deixa mais propício à compra, acordos e propostas. TÉCNICAS DE ATENDIMENTO: - Apresente-se: diga claramente seu nome e a sua função; - Tenha atenção: não se esqueça de perguntar o nome do consumidor, e disponibilize-se para escutar o que ele tem para lhe falar; - Tenha Interesse: mostre-se interessado e faça perguntas para saber exatamente o que o cliente está procurando. Mostre propostas de acordo com as suas expectativas; - Exponha possibilidades: quando necessário, dê sugestões, mas procure seguir o perfil e estilo do cliente; - Mostre segurança: nunca deixe de ser gentil, mas também mantenha firmeza na voz e na postura. Mostre confiança em seu trabalho; Atendimento ao cliente 4 - Informe o cliente: caso o cliente se mostre inexperiente no assunto, mostre seu conhecimento e coloque-o a par das opções e possibilidades. Nunca deboche do consumidor; - Seja sincero: procure sempre conversar de maneira sincera. Caso não saiba de alguma coisa, diga que não sabe e que vai procurar as informações para responder adequadamente; - Pré e pós-venda: esclareça todas as especificações da aquisição, e oriente o cliente sobre o pós-venda. OS 10 ERROS MAIS COMUNS NO ATENDIMENTO AO CLIENTE (1) Um mau atendimento pode frustrar clientes e fazer com que nunca voltem a uma empresa. Alguns deles ficam tão irritados com os erros no atendimento recebido que contam a todos os amigos e familiares sobre as frustrações, afastando ainda mais clientes. INACESSIBILIDADE Clientes devem ter facilidade em contatar o atendimento. Eles podem precisar de informações urgentes sobre o produto, e perder tempo ou dinheiro quando o serviço é atrasado. Empresas com atendimento ao consumidor inacessível podem rapidamente perder negócios. INFORMAÇÕES INDISPONÍVEIS Representantes de atendimento ao cliente devem ser sempre treinados para dar as informações necessárias ou para transferir os clientes a pessoas que possam dar tais informações. Eles também devem ser treinados para trabalhar adequadamente com consumidores e não devem ser rudes ou apáticos. INFLEXIBILIDADE Empresas não devem tentar ganhar discussões com clientes, pois não ganham nada com isso e podem fazer com que o cliente nunca volte. As empresas devem estar dispostas a ser flexíveis e mudar políticas para consumidores, desde que não saiam no prejuízo. Atendimento ao cliente 5 PROMESSAS NÃO CUMPRIDASRepresentantes de atendimento ao cliente não devem fazer declarações ou promessas que não podem cumprir. Quando uma promessa é feita, a empresa deve mantê-la. Se por alguma razão a promessa não for mantida, a empresa deve se desculpar e tentar compensar o cliente de outra forma. ATRASOS O representante que é mais qualificado para resolver os problemas do cliente deve entrar em contato o mais rápido possível. Caso contrário, o cliente pode ficar frustrado. NÃO OUVIR As empresas devem sempre ouvir ou ler minuciosamente questões de clientes. Elas não devem direcioná-los a um FAQ (Perguntas frequentes) ou guia de instruções a não ser que o cliente peça. Isto é um problema especialmente quando o representante de atendimento ao cliente não entende completamente o problema e direciona o consumidor a um guia que não resolve seus problemas. NÃO AJUDAR O CLIENTE Alguns representantes de atendimento dizem ao cliente que eles não podem ajudá-lo, criando constrangimento. Sempre tente satisfazer o cliente de alguma forma antes que o cliente desligue o telefone ou saia da loja para que ele sinta que o atendimento valeu de alguma coisa. FALTA DE PERDÃO Perdoe o cliente sempre que ele for responsável pelo problema em questão. Embora clientes que não paguem por serviços ou que perturbem outros clientes precisem ser gerenciados, os que corrigem uma situação devem ser perdoados. REGISTROS INCOMPLETOS Empresas devem manter todos os registros para que clientes não percam tempo ou dinheiro com erros da companhia. Atendimento ao cliente 6 GROSSERIA Não se desculpar ou agradecer clientes pode causar irritação, especialmente se eles não recebem o que foi prometido ou são forçados a esperar por um longo período. TIPOS DE CLIENTES (2) Todos os processos de atendimento devem ser iniciados a partir da identificação dos desejos e necessidades de tipos de clientes distintos. Afinal, conhecer o perfil de cada pessoa é requisito básico para oferecer produtos e serviços de qualidade. Quando falamos em SAC, estamos falando de uma representação da empresa diante dos consumidores. Ao contrário do que muitos pensam, o SAC não serve somente para solucionar problemas, mas também para esclarecer dúvidas, ouvir sugestões, escutar elogios e lidar com reclamações de pessoas dos mais variados tipos. O atendente precisa dar conta destas tarefas, além de ter tato para saber trabalhar com todo tipo de humor de quem procura o SAC. Um atendimento de qualidade acontece quando sua equipe está preparada para ajudar os clientes e resolver problemas de forma personalizada. E atender desta forma é uma tarefa possível! Para que você potencialize o trabalho neste quesito, listamos perfis de clientes que buscam diariamente os SACs e algumas dicas infalíveis para lidar com cada um deles. O CLIENTE IRRITADO Esse é um dos tipos de clientes mais comuns nos atendimentos. Eles se sentem lesados pela empresa e normalmente possuem provas de que estão certos, seja o protocolo de um atendimento anterior, o comprovante de uma conta quitada ou até mesmo uma foto que comprove o estado do produto com defeito. A melhor forma de atender esse cliente é com delicadeza e objetividade, buscando mostrar interesse na resolução do seu problema. Por mais nervoso que esse consumidor esteja, mantenha a calma, a firmeza e a educação. Atendimento ao cliente 7 O CLIENTE ANSIOSO O ansioso tem dificuldade de lidar com prazos, mesmo que conheça todas as condições no ato da compra dos serviços e produtos. Para ele, as entregas e instalações devem ser feitas de imediato, por isso, o consumidor ansioso procura o SAC incessantemente. Nesse caso, seja solícito, mas não ceda. Esclareça novamente as informações sobre as datas, mostre-se disposto a agilizar o processo e reafirme que a empresa cumprirá o combinado. Lembre-se, jamais garanta nada que não tenha certeza. O CLIENTE CONFUSO Não conseguir se expressar, revelar insegurança nas informações e se confundir ao explicar sua dúvida ou problema para o atendente são características desse perfil. Quando isso ocorrer, os profissionais devem ter bastante paciência, solicitar que o consumidor repita o que disse e, especialmente, tentar ordenar os fatos. Além disso, é importante transmitir segurança e confiabilidade durante todo atendimento. O CLIENTE GROSSEIRO Com voz alterada, palavrões e ameaças, ele parece irredutível na negociação e mostra que está disposto a brigar. Quando isso acontece, a pior das decisões é entrar na briga. A melhor postura por parte do atendente é manter a firmeza e educação durante o atendimento. É preciso também fazer todos os procedimentos convencionais, tentando solucionar o problema que trouxe insatisfação ao consumidor. Por mais grosseiro e agressivo que o cliente seja, ele é tão importante para a empresa quanto os outros. Não se esqueça disso! O CLIENTE BEM-HUMORADO Animado, ele procura o SAC sempre de forma amigável, mesmo quando está com problemas. Para conquistar um cliente com esse perfil, basta ser gentil e positivo, na justa medida, é claro. É preciso lembrar que o foco deve estar no atendimento, por isso, o atendente não pode se distrair e nem dar abertura para piadas. Atendimento ao cliente 8 O CLIENTE SATISFEITO Normalmente, esse cliente está satisfeito com os serviços da empresa e quando se manifesta via SAC é para elogiar ou sugerir novidades. É possível que esse consumidor também reclame, mas o faz em tom amistoso, pois conhece a qualidade do produto/serviço e sabe que o erro não é uma regra, mas sim de uma exceção no histórico da companhia. Ouça o que esse cliente tem a dizer e faça com que ele sinta que as suas sugestões e opiniões são importantes para a empresa. Porém, não é porque ele está satisfeito que você deve tratá-lo com menos atenção. Para que ele continue fiel à empresa, invista no relacionamento! O CLIENTE CRÍTICO Fundamental para a empresa, ele costuma procurar o SAC para enfatizar a sua insatisfação e não poupa críticas à marca, aos produtos e serviços. Sim! Ele reclama de tudo, de forma fundamentada e infundada também. Vale destacar que esse cliente crítico pode funcionar como “termômetro” para a companhia, pois se a reclamação for recorrente, ela acaba sinalizado a necessidade de implementação de melhorias. Para atender esse perfil de consumidor, a regra de ouro é ouvir e tomar nota. Ao final do atendimento, mostre-se grato pelas críticas e aberto a atendimentos futuros. Da mesma forma que você convive com pessoas de perfis variados, os atendimentos do SAC também serão para gente de todo tipo, com problemas distintos. Portanto, prepare sua equipe de atendimento para lidar com qualquer humor, afinal, o SAC também é um canal de marketing para a empresa. SATISFAÇÃO DOS CLIENTES A globalização econômica resulta em constantes transformações mercadológicas. Os clientes ficam mais exigentes e consequentemente as empresas buscam aprimorar conhecimento e qualidade, tendo como principal objetivo a satisfação de seus consumidores. (3) Atendimento ao cliente 9 No Brasil e no mundo, várias empresas de distintos setores, preocupam- se em analisar e aplicar o marketing de relacionamento, sob a perspectiva de satisfação dos clientes. É importante salientar que a satisfação do cliente é resultado dos serviços prestados pela empresa, principalmente a qualidade no atendimento. A percepção desta satisfação para os clientes é fundamental para o sucesso da empresa. A satisfação é o meio para a conquista e fidelização de clientes. Para a fidelidade em longo prazo é preciso expandir valor para o cliente com base na sua definição individual de valor. Todos os clientes devem ser vistos como os pontos-chave em qualquer organização, e a maior preocupação com relação aos clientes devem ser comsua satisfação O atendimento é um dos fatores que contribui para a retenção de clientes, um cliente bem atendido em algum estabelecimento volta sempre. Um outro fator considerado importante para a fidelização dos clientes seria a satisfação interna dos funcionários. Existe uma proximidade entre as medidas de satisfação de clientes e funcionários. Todos os colaboradores (principalmente vendedores) devem estar aptos a oferecer um atendimento capaz de satisfazer os clientes e fidelizá-los, fortalecendo a parceria com a organização e aumentando a competitividade. AGREGAR VALOR (4) Agregar valor é acrescentar inovações, valores, é diferenciar aquilo que é colocado no mercado, de modo a satisfazer seu cliente. Agregar valor é um desafio para os donos de empresas que buscam manter seu negócio mais atraente ao longo do tempo. Agregar valor é anexar ao produto ou serviço, ideias práticas com objetivos claros e fáceis de mensurar. Ao agregar valor deve-se buscar ganho de qualidade que logo sejam assimiladas pelos clientes, às vezes Atendimento ao cliente 10 com pequenos detalhes, mas que aos olhos do consumidor fazem a diferença. O valor agregado é perceptível quando na visão do cliente, além da qualidade, da inovação, do preço acessível, o produto atende às suas necessidades, que o torna diferenciado e, portanto, ganha sua preferência na hora da compra. Como a Apple conseguiu, após uma quase falência, voltar a ser uma das maiores marcas do mundo? Foco no cliente! A Apple se preocupou em fornecer o que realmente o seu consumidor queria. Ela focou-se no cliente, descobrindo qual produto realmente lhe atraia, não somente em características técnicas, mas também no design e inovação. Lançando novos produtos como ipod, iphone e appleTV, seguindo rigorosamente os desejos do seus consumidores. Em sua loja na 5º Avenida em Nova Iorque, ela mantém além da exuberância da loja, um café e programadores a disposição para escutar o que os clientes acham que um produto de tecnologia deve possuir como recurso. O resultado é o lançamento de produtos com as características e design desejados fazendo com que o cliente da Apple não troque por nenhuma outra marca. Ele é seu fã. O preço é totalmente secundário. Historicamente, os bancos, são organizados por produtos: O gerente que sabe que você tem uma conta corrente, o gerente da financeira que sabe que você financiou o seu carro, o gerente do investimento que sabe que você tem algumas aplicações ali, etc. Os bancos hoje já procuram se organizar com foco no cliente, lançando bancos exclusivos como o Uniclass do Unibanco, o Prime do Bradesco, o Van Gogh do Real, etc. Que procuram centralizar toda a atenção ao cliente, mantendo consultores financeiros à disposição prontos para esclarecer dúvidas ou dar dicas de melhores investimentos ou financiamentos. Todo o foco está no cliente. Na realidade focar-se no cliente e agregar valor ao produto não é simplesmente criar um programa de fidelidade ou algo parecido, é estar diretamente ligado a ele, conhecendo suas reais necessidades e com isso produzir um produto adequado às suas necessidades, é fornecer-lhe Atendimento ao cliente 11 informações, ajuda ou consultoria sem custo algum e estar à disposição sempre para solucionar uma dúvida ou problema que venha a ter. Mesmo que seu produto seja tecnicamente superior ao da concorrência, ou sua entrega é a mais rápida do mercado, pergunte-se sempre: será que isso realmente importa ao seu consumidor? Ele quer pagar mais caro por isso? As companhias aéreas sabem bem disso. Foram as primeiras a focar-se nos clientes. Não estamos falando dos programas de fidelidade e sim do contato direto que passaram a ter com seus clientes. O primeiro passo foi a criação dos canais direto de vendas, como sites na internet e a dispensa dos intermediários na venda de passagens, passaram a vender diretamente seus bilhetes economizando cerca de 10% do valor total de suas vendas. Descobriram, através de seus canais direto com o cliente, que a maioria não se importavam muito com o serviço de bordo, o que levou as companhias a diminuírem este serviço e consequentemente houve redução nos valores das passagens. O importante é saber que existem dois tipos de marketing: Um é o baseado em fabricar e vender e o outro é o baseado no perceber e responder. O primeiro se preocupa somente em jogar um determinado produto que foi fabricado em um determinado mercado e o que importa é vender. O mais rápido possível, pois o estoque está alto. O segundo está direcionado à perceber o que realmente o consumidor deseja e então fabricar tão somente aquilo que se venderá imediatamente àquele cliente baseados em seus desejos. Neste novo tipo de marketing não existe estoque, o que se fabrica está vendido, existe um posicionamento junto ao mercado fornecedor, que quando um pedido entra, imediatamente os fornecedores são ativados e em dois ou três dias o produto vendido está entregue dentro das características e desejos do cliente. (5) Atendimento ao cliente 12 MARKETING DE RELACIONAMENTO De acordo com os especialistas, o marketing de relacionamento nada mais é que todas as ações tomadas pela empresa como forma de criar e manter um relacionamento positivo com os seus clientes. O marketing de relacionamento visa criar uma relação de fidelidade entre os clientes e a empresa, sendo que esta oferece alguns benefícios para que os clientes se mantenham fiéis ao seus serviços. O grande objetivo do marketing de relacionamento é fazer com que os clientes se tornem fãs dos produtos e serviços prestados pela empresa. COMO IMPLANTAR O MARKETING DE R ELACIONAMENTO NA SUA EMPRESA? Para a empresa criar um plano de marketing de relacionamento, ela precisa implantar a cultura de fidelização dos clientes junto aos seus colaboradores, pois a relação entre a empresa e o cliente já se inicia no primeiro contato do cliente com a empresa (exemplo; uma ligação para obter informações). Por isso, desde o primeiro momento, a empresa precisa ter um sistema de atendimento que cative e conquiste o seu cliente, de forma que a relação seja concluída com a venda do produto ou serviço e se estenda para outras operações de vendas. Para que a empresa logre êxito e tenha sucesso com o seu plano de Marketing de Relacionamento é importante que os clientes falem de seus produtos e serviços de maneira positiva, mostrando a importância de tê- los na sua vida. Isto é, os seus clientes irão se tornar uma de suas formas de propaganda, estimulando novas pessoas a adquirem os seus produtos e serviços, pois eles se tornarão fãs da marca e irão propagar de forma gratuita o retorno que seus produtos e serviços trazem para eles. Para que a empresa crie e implante um Marketing de Relacionamento positivo e que gere frutos é importante que ela tenha todas as suas ações direcionadas para os seus clientes, fazendo com que eles se sintam a peça Atendimento ao cliente 13 mais importante dessa relação comercial, pois os clientes são a fonte de receitas que mantêm a empresa. Para estreitar os laços e as relações com os clientes, as empresas devem utilizar de todos os meios possíveis para manter um relacionamento direto com o seu público: redes sociais (Facebook, Twitter e etc.), marketing de conteúdo e etc. A empresa precisa buscar personalizar as experiências com os seus clientes. A IMPORTÂNCIA DE IDENTIFICAR OS CLIENTES Para que o Marketing de Relacionamento gere frutos é de grande importância que a empresa procure construir um banco de dados que permaneça sempre atualizado com os dados dos seus clientes. É através do banco de dados que a empresa irá criar as campanhas e investir em formas de gerar a fidelização dos seus clientes. Outro aspecto importante é identificar os clientes que realizamcompras com maior frequência e aqueles clientes cujas operações possuem grande relevância no faturamento da empresa. Esses clientes devem ter tratamento diferenciado, sendo realizado um acompanhamento personalizado de forma que a empresa realize todos os esforços para estreitar a sua relação com esses clientes. Fazendo esse trabalho de identificação dos seus clientes, a empresa estará dando início ao processo de marketing de relacionamento com o seu público-alvo. Através deste trabalho de identificação do cliente, a empresa pode criar o seu plano de Marketing de relacionamento. Como por exemplo: 1. Entrar em contato com o cliente informando de ofertas de produtos; 2. Parabenizar o cliente em datas especiais de sua vida (exemplo: aniversário); 3. Realizar pesquisa de satisfação com os clientes quanto a produtos e serviços fornecidos; http://marketingdeconteudo.com/guia-definitivo-redes-sociais/ http://marketingdeconteudo.com/guia-definitivo-redes-sociais/ http://marketingdeconteudo.com/guia-definitivo-redes-sociais/ Atendimento ao cliente 14 4. Programa de bonificações através de planos de fidelidade; O sucesso de um plano de marketing de relacionamento de uma empresa está diretamente ligado a quanto a empresa conseguiu se aproximar do seu cliente, de forma a compreender as necessidades e desejos da clientela, conseguindo potencializar em aumento das suas vendas e o reconhecimento da marca por parte do mercado consumidor e dos próprios concorrentes. Com o plano de marketing de relacionamento logrando êxito, a empresa conseguirá ter um feedback do público, descobrindo se está havendo satisfação ou não com relação aos produtos e serviços prestados e disponibilizados ao mercado. MARKETING DE RELACIONAMENTO: DESENVOLVIMENTO DE UM PROGRAMA DE FIDELIDADE Uma ferramenta de Marketing de Relacionamento muito utilizada pelas empresas é a criação e desenvolvimento de um programa de fidelidade. Com base nos dados dos seus clientes, podem ser criadas campanhas de marketing voltado para eles, criando um programa de fidelidade que conceda bonificação aos clientes mediante às suas compras. Através do programa de fidelidade busque surpreender e agradar os seus clientes, de forma que através do programa de fidelidade ele tenha e veja as vantagens em continuar essa relação comercial com sua empresa, comprando os seus produtos ou serviços. No entanto, na hora de criar um programa de fidelidade que bonifique o seu cliente, a empresa precisa ter cuidado para que a bonificação adotada não traga prejuízos financeiros para ela. MARKETING DE RELACIONAMENTO E ATENDIMENTO AO CLIENTE O atendimento ao cliente é um diferencial que sua empresa precisa oferecer, de forma que os seus clientes se sintam diferenciados pela forma que sua empresa o trata. Por isso, para que o plano de Marketing de Relacionamento seja um sucesso, é fundamental que os colabores da empresa estejam formados e Atendimento ao cliente 15 treinados com base na cultura da empresa e nos planos de marketing que foram traçados. Por isso, é de grande importância que a empresa apresente aos seus colabores as suas estratégias e como cada um deles é importante para o bom relacionamento entre a empresa e o cliente. SOLUCIONAR PROBLEMAS - QUEIXAS E RECLAMAÇÕES Não importa o tamanho do seu negócio, seu sucesso sempre vai estar na capacidade de lidar com os seus clientes – seja antes, durante ou depois das vendas. Em uma época em que os consumidores têm milhares de opções diferentes para escolher, um dos fatores que podem definir de forma significativa o diferencial de uma empresa é a ênfase no atendimento ao cliente. Se você consegue lidar de maneira efetiva com as questões de cada cliente e ajudá-los a resolverem seus problemas, certamente estará fazendo muito pelo crescimento do seu negócio. Como gerente e líder, é esperado que você saiba capacitar sua equipe para que ela lide com esses problemas e saibam contornar esses imprevistos. Algumas empresas demoram anos para aperfeiçoar seus processos de atendimento aos clientes e principalmente as respostas às reclamações (mas algumas delas nunca conseguem, como nós mesmos vimos no nosso dia-a-dia). Se você quer capacitar seus vendedores para aprenderem a lidar com as reclamações, aqui vão algumas dicas. ACOMPANHE A CRÍTICA Não importa o cargo ou tempo de empresa que uma pessoa tem. Quando ela recebe uma reclamação, ela é totalmente responsável por acompanhar o problema até a sua solução. Atendimento ao cliente 16 Nós temos o péssimo hábito de empurrar o problema ao máximo, inventar desculpas e achar que o problema vai ser solucionado sozinho. Infelizmente isso não vai acontecer. Não passe a bola para outra pessoa, tire seu corpo fora ou ignore as reclamações. Certifique-se que o problema esteja totalmente resolvido. Nós temos a concepção, muitas vezes de que um problema pode ser solucionado – ou esquecido – sozinho e isso não vai acontecer. Quando viramos as costas para uma reclamação, ela piora e fica maior. Aí, quando percebemos que ela precisa ser solucionada, pode ser tarde demais. AJA RAPIDAMENTE Aqui está a chance de fazer sua empresa brilhar. Olhe para a reclamação como um presente, um momento para mostrar que a sua empresa pode surpreender o cliente. Torne essas pessoas satisfeitas. Essa é uma grande oportunidade de mostrar ao cliente que ele estava certo no momento em que escolheu a sua empresa. Sim, nós sabemos que adoramos reclamar. Se o produto não chegou antes do previsto, se o serviço foi mais caro, se o cliente se atrasou para a reunião, sempre temos um motivo para reclamar. Portanto, encare como uma oportunidade para mais uma vez fazer o seu cliente não se arrepender de ter feito negócios com você. Nós estamos tão acostumados com a dificuldade em termos nossos problemas solucionados, que quando alguém nos ajuda resolvendo rapidamente, somos agradecidos. Por mais o que problema possa demorar a ser reparado, será a sua prontidão que contará pontos a seu favor, no momento de mostrar a sua boa vontade em ajudar o cliente a resolver os problemas dele. Um ótimo exemplo sobre isso são as reclamações em redes sociais. Geralmente quando alguma empresa que se preocupa com sua imagem Atendimento ao cliente 17 (excluindo operadoras e telefonia, bancos e cartões de crédito) recebem uma reclamação pelas mídias sociais, elas tentam responder o mais rápido possível. Por que? Porque todos estão olhando. A reclamação é feita em público e todos podem ver como a empresa se sai nisso tudo. O desempenho vai ajudar – e muito – a outras pessoas criarem opinião sobre aquela marca. Infelizmente, o mesmo não acontece quando reclamamos por e-mail, SAC ou pessoalmente. Por que? Porque naquele momento, ninguém está testemunhando nossa reclamação e a competência da empresa não está à prova. VALIDE É muito importante que os clientes saibam que você realmente percebeu a dor deles. Deixe-os saber que você simpatiza com o que eles estão passando. O que isso significa? Significa que antes de você simplesmente tentar contra argumentar sobre a reclamação do cliente, deve se colocar no lugar dele e pensar no como você já reclamou muito mais, por muito menos. Avalie se no lugar dele você não estaria tão – ou mais – chateado. Pense em como a empresa pode ter traído a confiança do cliente ao causar algum problema. Mesmo que o cliente esteja totalmente errado e agindo imprudentemente, valide a razão dele. Não tem a ver com o cliente sempre ter razão. Tem a ver com o cliente se sentir valorizado em sua dor. Antes de mostrar que o cliente tem razão, de solucionar o problema, ou causar um mal entendido, dê vazão ao sofrimento e frustração dele, e valide o que ele está sentindo. Atendimento ao cliente 18 Tente algo como: “eu entendoperfeitamente como isso pode ter deixado você chateado. Nem sei como eu me sentiria se o mesmo acontecesse comigo”. Quem poderá argumentar contra isso? Isso vai funcionar – e muito – mesmo quando você ou sua empresa não tiverem feito nada errado. Você não está necessariamente concordando com o cliente, dando razão a ele, ou pedindo desculpas quando diz isso. Você está apenas se colocando no lugar dele e não menosprezando suas reclamações e sentimentos. Não seja orgulhoso. Clientes vão falar mal e bem de você todos os dias, por várias vezes. Se você tiver orgulho e não se desapegar disso, terá um certo problema para saber quando dar ouvidos e quando ignorar completamente. NÃO TENTE MINIMIZAR O PROBLEMA Não tente convencer o cliente de que o problema não é tão ruim quanto ele pensa. Isso vai fazer com que ele se sinta ofendido e inflamado, ficando novamente furioso e irritado. Ninguém quer achar que a sua raiva, que seus motivos ou problemas são injustificados. Isso nunca funciona. Se as pessoas estão sentindo raiva, estão frustradas, ou com algum problema, significa que algo deu errado. A sua empresa não é perfeita. As pessoas erram e os problemas vão acontecer. O posicionamento que a sua empresa precisa ter é: os problemas vão acontecer. Muitas vezes, independentemente do trabalho feito na sua empresa, independentemente dos prazos e da sua culpabilidade, eles vão acontecer. A sua empresa pode ignorar ou minimizar o problema, ou pode abraçá-lo e resolver. É justamente esse posicionamento que vai aumentar a confiança do cliente na sua empresa, ou acabar de uma vez por todas com a sua Atendimento ao cliente 19 credibilidade. O problema não é ser isento de problemas, mas não dar a importância que o problema merece e a atenção que o cliente precisa para resolvê-lo. O problema do cliente é como a dor de uma criança: se ridicularizarmos tanto o problema, quanto o machucado de uma criança, eles vão reclamar ainda mais. Aí teremos que aumentar o esforço para solucionar o problema. Por outro lado, respeitar a dor do cliente e dar atenção a ele nos seus momentos de dor, vai mostrar que você dá valor ao que o cliente está sentindo e respeita a sua dor, independentemente de ser uma besteira simples de ser solucionada, ou de um grave problema. O que o cliente quer é sentir que a empresa e os vendedores estão do seu lado. O papel do gerente de vendas é permitir que essa expectativa se concretize. FAÇA DO ATENDIMENTO O DIFERENCIAL DA SUA EMPRESA Para fazer do serviço ao cliente um diferencial da sua empresa e vendedores, na próxima reunião, exalte os funcionários que fizeram bons trabalhos, resolveram reclamações dos clientes e reconheça-os como heróis. Uma das maneiras de garantir que toda a equipe comece a dar importância para solução de problemas é dar o exemplo de vendedores que fizeram isso e foram bem sucedidos. Mais do que apenas contornar um problema dentro de um cliente, esse é um momento de aprendizado que vai garantir que os vendedores estejam preparados quando algo der errado da próxima vez. Como gerente e líder, não deixe passar a oportunidade de recompensar um trabalho bem feito, mesmo que ele tenha começado quando algo deu errado. Um problema é uma oportunidade para a empresa e para o cliente. Para o cliente de ver que não fez a opção errada no momento em que escolheu comprar de você. Atendimento ao cliente 20 E para a empresa, permitir que os problemas dos clientes se transformem em aprendizado verdadeiro, evitando ao máximo que ele se repita. Implementar esses princípios em sua estratégia de atendimento ao cliente vai ajudar a aumentar a satisfação dos seus clientes com o seu atendimento. Quando estiver em dúvida, pergunte a si mesmo: como eu gostaria de ser tratado se esse problema tivesse acontecido comigo? O bom senso nunca é demais. Dito isso, se coloque no lugar do cliente e certifique-se de estar resolvendo os problemas da maneira que o cliente deseja. (6) PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE (6) Uma boa pesquisa de satisfação do cliente ajuda a direcionar seus esforços. A pesquisa de satisfação do cliente é uma maneira muito eficiente de determinar se sua empresa está entregando o que seu público-alvo procura. Muitas vezes você está trabalhando muito, seu negócio parece que não para, cheio de atividades para fazer, mas no final das contas, os resultados não correspondem às expectativas. Nesse momento é importante lembrar que toda atividade empresarial existe com o objetivo de satisfazer uma necessidade do cliente, atender a um desejo. E mais: satisfazer da melhor forma possível, superando seus concorrentes para que seu produto ou serviço, sua marca, enfim, sejam os primeiros na lista de preferências de seu público-alvo. Como já dissemos aqui várias vezes, é isso que se chama de diferencial competitivo. Atendimento ao cliente 21 Um benefício importante (e difícil de imitar) que você oferece a seus clientes de forma superior aos concorrentes. É o motivo que faz com que eles escolham a sua marca e não outra. Neste contexto, fica fácil perceber como uma pesquisa de satisfação do cliente pode ajudar muito sua empresa a perceber se está no caminho certo e o que pode melhorar. Mas como fazer uma pesquisa dessas? Dependendo do seu ramo, existem maneira mais simples e outras que vão exigir que você contrate uma consultoria especializada. Com os dados pesquisados sobre satisfação do cliente, é hora de intensificar o relacionamento com eles. O objetivo da pesquisa é tomar as atitudes necessárias para aumentar a satisfação do cliente com as informações coletadas. COMO FAZER UMA PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE Vamos sugerir 3 opções de pesquisa de satisfação dos clientes, dependendo do porte e do ramo que você atua. Fazer você mesmo Usar pesquisas online gratuitas Contratar uma consultoria especializada Mas, antes disso, vamos falar do NPS, o Net Promoter Score. USANDO O NPS EM PESQUISAS DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE NPS, Net Promoter Score, do inglês, é uma métrica criada em Harvard para avaliar a satisfação de clientes após pesquisas. A metodologia consiste em fazer uma única pergunta simples aos clientes, sempre relacionada à recomendação da empresa para outras pessoas. Algo geralmente assim: Em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria nossa empresa para um amigo? Atendimento ao cliente 22 Depois desta pergunta quantitativa, você pode optar por uma qualitativa, perguntando o motivo para o cliente ter dado aquela nota na pergunta anterior. Mas o cálculo do NPS não envolve a segunda pergunta, ele é feito da seguinte forma: • Clientes Detratores: Aqueles que deram notas entre 0 e 6, não acham que sua empresa trouxe melhorias para suas vidas e muitas vezes criticam abertamente seu negócio, produtos e serviços. • Clientes Neutros: Com avaliações entre 7 e 8, não dão muita bola para sua empresa, só compram seu produto ou usam seu serviço se for necessário. • Clientes Promotores: Dando notas que vão de 9 a 10, estes clientes acreditam que a vida deles melhorou depois de conhecerem sua empresa. São entusiastas de seu negócio, fazem elogios em público, dão sugestões de melhoria e são leais. O cálculo do NPS é simples. É baseado na diferença de percentagem entre clientes Promotores e Detratores. Por exemplo. Se a pesquisa entrevistou 100 clientes e 75 são promotores e 10 são detratores, seu NPS é 65. A ESCALA DE AVALIAÇÃO É A SEGUINTE: • NPS 0 ou menos: Zona crítica • NPS 0 a 50: Zona de aperfeiçoamento • NPS 50 a 75: Zona de qualidade • NPS: 75 a 100: Zona de perfeição FAZENDO SUA PRÓPRIA PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE Pode ser uma alternativa para quem tem lojas, restaurantes ou mesmo faz vendas com visitas técnicas e não quer desembolsar muito dinheiro. No caso das empresascom pontos de vendas, prepare um pequeno formulário com perguntas sobre o atendimento, qualidade e outros itens que você pode achar relevantes. Evite ser muito extenso. O segredo aqui é focar naqueles pontos críticos que você acha que merecem ser melhor Atendimento ao cliente 23 estudados. Use umas 5 perguntas com escalas de notas de 0 a 5 e termine com uma pergunta aberta. É preciso saber fazer as perguntas certas para medir a satisfação do cliente. VEJA UM EXEMPLO DE QUESTIONÁRIO PARA UM CANTINA ITALIANA: Assinale: não gostei, precisa melhorar, bom, ótimo ou excelente. • O que achou do sabor da comida? • Sua comida foi servida em uma temperatura adequada? • Quanto ao tempo para a entrega de seus pratos, o que lhe pareceu? • O atendimento do garçom foi cordial e atencioso? • A temperatura ambiente estava agradável? • Use os espaços abaixo para fazer sugestões, críticas ou elogios. • Nome: • E-mail: É preciso tabular os dados e fazer análises adequadas, sempre tomando as providências necessárias. Para estimular as pessoas a responderem, algumas empresas oferecem pequenos brindes. No caso de empresas B2B, o ideal é enviar periodicamente um questionário por e-mail, com dados mais técnicos, mas igualmente não muito longos. Outra providência interessante é enviar um vendedor para fazer uma vista pessoal para grandes clientes, perguntando sobre atendimento, pós-venda e outros detalhes. PESQUISAS ONLINE GRATUITAS Ideal para quem tem e-commerce, mas não se restringe a este tipo de atividade. Vantagens: Ferramentas ágeis e interativas. • Design agradável e intuitivo. • Ferramentas de apoio para análise estatística. • Modelos de questionários prontos. Atendimento ao cliente 24 • Muito mais rápido. Além dos próprios formulários de pesquisas do Google, outras empresas oferecem versões gratuitas ou por tempo limitado desse tipo de questionário online, como a Survio e a Online Pesquisa. É interessante lembrar que alguns sites de e-commerce já tem uma pesquisa de satisfação do cliente pronta assim que o usuário termine de fazer sua compra. Ele responde a algumas perguntas e essas informações ficam disponíveis para a empresa e compõem também um relatório geral sobre atendimento na internet. Uma empresa que presta este tipo de serviço é a E-bit, confira seu relatório de 2014 sobre o atendimento eletrônico no Brasil. CONTRATAR CONSULTORIAS ESPECIALIZADAS As consultorias especializadas em pesquisas de satisfação de clientes apresentam as seguintes vantagens: • Metodologia correta e científica. • Questionários adequados e certeiros. • Tratamento estatístico dos dados. • Apresentação de relatórios detalhados. • Sugestão de ações com base nos resultados da pesquisa. • Experiência em pesquisas de cliente oculto. Pesquisas de satisfação do cliente pela metodologia do cliente oculto (ou fantasma) são muito usadas em lojas, shopping centers e até restaurante e hotéis. Um ator treinado vai comprar o serviço e se faz passar por um cliente normal, sem que os empregados saibam. Ele responde a um questionário para alertar a empresa sobre o que está sendo feito corretamente e o que não está dentro dos padrões. A desvantagem das consultorias normalmente é o preço. Atendimento ao cliente 25 ATENDIMENTO POR TELEFONE A comunicação entre as pessoas é algo multíplice, haja vista, que transmitir uma mensagem para outra pessoa e fazê-la compreender a essência da mesma é uma tarefa que envolve inúmeras variáveis que transformam a comunicação humana em um desafio constante para todos nós. E essa complexidade aumenta quando não há uma comunicação visual, como na comunicação por telefone, onde a voz é o único instrumento capaz de transmitir a mensagem de um emissor para um receptor. Sendo assim, inúmeras empresas cometem erros primários no atendimento telefônico, por se tratar de algo de difícil consecução. 16 DICAS PARA APRIMORAR O ATENDIMENTO TELEFÔNICO 1 - Profissionalismo: utilize-se sempre de uma linguagem formal, privilegiando uma comunicação que transmita respeito e seriedade. Evite brincadeiras, gírias, intimidades e etc, pois assim fazendo, você estará gerando uma imagem positiva de si mesmo por conta do profissionalismo demonstrado. 2 - Tenha cuidado com os ruídos: algo que é extremamente prejudicial ao cliente são as interferências, ou seja, tudo aquilo que atrapalha a comunicação entre as partes (ruídos, sons de aparelhos eletrônicos ligados, etc.). Sendo assim, é necessário manter a linha “limpa” para que a comunicação seja eficiente, evitando desvios. 3 - Fale no tom certo: por muitas vezes fui atendido com a impressão de que eu falava com alguém de outro planeta (Marte, Netuno, Urano, etc.), pois, esse “extraterrestre” usava um tom de voz tão baixo que eu mal conseguia ouvi-lo. Sendo assim, devemos usar um tom de voz que seja minimamente compreensível, evitando desconforto para o cliente que por várias vezes é obrigado a “implorar” para que o atendente fale mais alto. 4 - Fale no ritmo certo: não seja ansioso para que você não cometa o erro de falar muito rapidamente, ou seja, procure encontrar o meio termo Atendimento ao cliente 26 (nem lento e nem rápido), de forma que o cliente entenda perfeitamente a mensagem, que deve ser transmitida com clareza e objetividade. 5 - Tenha boa dicção: use as palavras com coerência e coesão para que a mensagem tenha organização, evitando possíveis erros de interpretação por parte do cliente. 6 - Tenha equilíbrio: se você estiver atendendo um cliente sem educação, use a inteligência, ou seja, seja paciente, ouça-o atentamente, jamais seja hostil com o mesmo e tente acalmá-lo, pois assim, você estará mantendo sua imagem intacta, haja vista, que esses “dinossauros” não precisam ser atacados, pois, eles se matam sozinhos. 7 - Tenha carisma: seja uma pessoa empática e sorridente para que o cliente se sinta valorizado pela empresa, gerando um clima confortável e harmônico. Para isso, use suas entonações com criatividade, de modo a transmitir emoções inteligentes e contagiantes. 8 - Controle o tempo: se precisar de um tempo, peça o cliente para aguardar na linha, mas não demore uma eternidade, pois, o cliente pode se sentir desprestigiado e desligar o telefone. 9 - Atenda o telefone o mais rápido possível: o ideal é atender o telefone no máximo até o terceiro toque, pois, é um ato que demonstra afabilidade e empenho em tentar entregar para o cliente a máxima eficiência. 10 - Nunca cometa o erro estrambólico de dizer “alô”: o ideal é dizer o nome da organização, o nome da própria pessoa seguido ainda, das tradicionais saudações (bom dia, boa tarde, etc.). Além disso, quando for encerrar a conversa lembre-se de ser amistoso, agradecendo e reafirmando o que foi acordado. 11 - Seja proativo: se um cliente procurar por alguém que não está presente na sua empresa no momento da ligação, jamais peça a ele para ligar mais tarde, pois, essa é uma função do atendente, ou seja, a de retornar a ligação quando essa pessoa estiver de volta à organização. Atendimento ao cliente 27 12 - Tenha sempre papel e caneta em mãos: a organização é um dos princípios para um bom atendimento telefônico, haja vista, que é necessário anotar o nome da pessoa e os pontos principais que foram abordados. 13 – Cumpra seus compromissos: um atendente que não tem responsabilidade de cumprir aquilo que foi acordado, demonstra desleixo e incompetência, comprometendo assim, a imagem da empresa. Sendo assim, se tiver que dar um recado, ou, retornar uma ligação lembre-se de sua responsabilidade, evitando esquecimentos. 14 – Tenha uma postura afetuosa e prestativa: ao atender o telefone, você deve demonstrar para o cliente uma postura de quem realmente busca ajudá-lo, ou seja, que se importa com os problemas do mesmo.Atitudes negativas como um tom de voz desinteressado, melancólico e enfadado contribuem para a desmotivação do cliente, sendo assim, é necessário demonstrar utilidade, interesse e iniciativa para que a outra parte se sinta acolhida. 15 – Não seja impaciente: busque ouvir o cliente atentamente, sem interrompê-lo, pois, essa atitude contribui positivamente para a identificação dos problemas existentes e consequentemente para as possíveis soluções que os mesmos exigem. 16 – Mantenha sua linha desocupada: você já tentou ligar para alguma empresa e teve que esperar um longo período de tempo para que a linha fosse desocupada? Pois é, é algo extremamente inconveniente e constrangedor. Por esse motivo, busque não delongar as conversas e evite conversas pessoais, objetivando manter, na medida do possível, sua linha sempre disponível para que o cliente não tenha que esperar muito tempo para ser atendido. Buscar a excelência constantemente na comunicação humana é um ato fundamental para todos nós, haja vista, que estamos nos comunicando o tempo todo com outras pessoas. Infelizmente algumas pessoas não levam esse importante ato a sério, comprometendo assim, a capacidade humana de transmitir uma simples mensagem para outra pessoa. Sendo assim, devemos ficar atentos para não repetirmos esses erros e Atendimento ao cliente 28 consequentemente aumentarmos nossa capacidade de comunicação com nosso semelhante. Atendimento ao cliente 29 REFERÊNCIAS 1. Pearson, Charles. [Online] http://www.ehow.com.br/dez-erros- comuns-atendimento-cliente-lista_271225/. 2. JUNIOR, RICARDO CESTARI. [Online] http://blog.neoassist.com/7- tipos-de-clientes-que-voce-conhece-muito-bem-como-atende-los/. 3. Ribeiro, Haylla Meneses. [Online] Faculdade de Ciências Sociais e Tecnológicas – FACITEC . 4. [Online] http://www.significados.com.br/agregar/. 5. Meira, Marco Antonio. [Online] http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/agregar-valor- uma-estrategia-dos-dias-atuais-e-pouco-utilizada-pelas- empresas/24104/. 6. Paulillo, Gustavo. [Online] http://www.agendor.com.br/blog/pesquisa-de-satisfacao-do-cliente/.