UC2 - ATV2 - Organização e Controle do Fluxo de Documentos

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Organização e Controle 
do Fluxo de Documentos
Organização dos documentos
Foi fundamental conhecer todos os processos relacionados à
obtenção, análise, armazenamento e relações com a documentação.
Ficou estabelecido um local específico para guardar os documentos.
(Digital e Físico)
Para no final adota um método de arquivamento.
ANTES
DEPOIS• Ausência de identificação de 
temporalidade dos documentos;
• Falta de padronização de 
procedimentos;
• Falta de acessibilidade;
• Sem acompanhamento do fluxo 
documental;
• Fragilidade na segurança;
• Dificuldade de encontrar as 
informações;
• Perda e o extravio de documentos.
• Digitalização dos documentos e
redução do uso de papel;
• Emprego do uso de métodos de
arquivamento: Alfabético Numérico,
Específico ou por Assunto e
Alfabético;
• Mapa da trajetória de tramitação;
• Padronização das nomeações;
• Realização de backups
periodicamente;
• Criação de prioridades e níveis de
segurança entre documentos.
Lista de Documentos
Controle de distribuição de 
EPIs e uniformes
Folhas de pagamento, décimo 
terceiro salário e férias
Pastas dos colaboradores com Fichas-
registro e documentos pessoais
Planilhas de controle de entrada 
e de saída do expediente
Métodos de Arquivamento
ADOTADOS
Controle de distribuição 
de EPIs e uniformes
Específico ou por Assunto - Separar uma pasta
EPIS e outra pasta para uniformes, ambas as
pastas separar por ordem alfabética por nome.
Tipos de arquivo: 
Inativo/ Intermediário
Folhas de pagamento, décimo 
terceiro salário e férias
Alfabético numérico - Separar por ano e mês os
documentos e colocar em ordem alfabética
conforme o nome de cada colaborador.
Tipos de arquivo: 
Inativo/ Intermediário
Métodos de Arquivamento
ADOTADOS
Alfabético - Separar por ordem 
alfabética por nome.
Tipos de arquivo: 
Inativo/ Intermediário
Alfabético numérico - Separar por ano e mês os
documentos e colocar em ordem alfabética
conforme o nome de cada colaborador.
Tipos de arquivo: Ativo
Pastas dos colaboradores com 
Fichas-registro e 
documentos pessoais
Planilhas de controle de entrada 
e de saída do expediente
“Efetivamente, a mudança é quase impossível sem 
colaboração, cooperação e consenso em todo o setor.”
— Simon Mainwaring
	Slide 1: Organização e Controle do Fluxo de Documentos
	Slide 2: Organização dos documentos
	Slide 3
	Slide 4: Lista de Documentos
	Slide 5: Métodos de Arquivamento
	Slide 6: Métodos de Arquivamento
	Slide 7: “Efetivamente, a mudança é quase impossível sem colaboração, cooperação e consenso em todo o setor.”