Métodos de Arquivamento de Documentos Empresariais

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EXERCICIO UC 02
1.(A)Planilha de controle de entrada e de saída do expediente da empresa:
Método de arquivamento: Alfabético Numérico
Tipo de arquivo: Arquivo ativo
Justificativa para a escolha do método e do tipo de arquivamento: Este método foi escolhido para melhor organização deste arquivo (ano e mês do documento com ordem alfabética conforme o nome do colaborador) e também para facilitar e agilizar o seu acesso. Para acessá-lo, primeiro buscamos pelo ano, depois pelo mês e, em seguida, pela letra do nome do funcionário que deseja consultar. É um arquivo ativo, pois é usado com frequência para consultas de quantas horas o colaborador trabalhou em tal mês, se fez horas extras, etc.
1.(B)Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa:
Método de arquivamento: Específico ou por assunto e alfabético
Tipo de arquivo: Arquivo ativo
Justificativa para a escolha do método e do tipo de arquivamento: Este método foi escolhido para que haja uma maior facilidade ao consultar estes arquivos, dividindo-o em dois assuntos, EPI´s e uniformes. Dentro destes assuntos, haverá os nomes dos funcionários em ordem alfabética. O arquivo foi classificado como ativo, pois é consultado e atualizado toda vez que um colaborador é demitido ou admitido.
1.(C)Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias:
Método de arquivamento: Alfabético Numérico
Tipo de arquivo: Arquivo inativo
Justificativa para a escolha do método e do tipo de arquivamento: Assim como no arquivo dos registros de entrada e saída, o método escolhido foi o alfabético numérico pelos mesmos motivos, a facilidade e rapidez de acesso,É classificado como arquivo inativo por ser consultado com menor frequência,Porém, alguns anos após o desligamento de um colaborador, passa a ser arquivo morto.
1.(D) Pastas dos Colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais:
Método de arquivamento escolhido: Alfabético
Tipo de arquivo: Arquivo inativo
Justificativa para a escolha do método e do tipo de arquivamento:O método escolhido foi o arquivamento ALFABETICO, pois quando se trata de arquivar nomes,seguimos as regras de alfabetação. Este arquivo foi categorizado como inativo(INTERMEDIARIO),pois as consultas são feitas com uma menor frequência.