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FACULDADE FUTURA ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS II APOSTILA PORTUGUÊS II VOTUPORANGA – SP 1 ANÁLISE DE BALANÇO Denomina-se analise de balanço a atividade que busca identificar fatores positivos ou negativos sobre a saúde financeira e administrativa das empesas nos números divulgados em seus balanços patrimoniais. As empresas que possuem políticas administrativas mais transparentes divulgam prévias trimestrais de seus balanços anuais de forma a possibilitar que resultados parciais possam ser avaliados antes mesmo do término do exercício em curso. A metodologia de análise consiste em comparar valores como receita, lucro ou patrimônio líquido com o mesmo período do exercício anterior para determinar sua evolução. Também são calculados diversos indicadores de balanço, também chamados indicadores fundamentalistas que têm por objetivo identificar características não visíveis nos números puros do balanço. A análise de balanços é de suma importância para uma empresa que pretende se evoluir, pois através dela pode-se obter informações importantes sobre sua posição econômica e financeira. São os analistas que tiram conclusões através de dados relevantes como se a empresa analisada em um determinado momento merece crédito ou não, se a mesma tem capacidade de pagar suas obrigações, se vem sendo bem administrada, se sua atividade operacional oferece uma rentabilidade que satisfaz as expectativas dos proprietários de capital e se irá falir ou se continuará operando, entre outros fatores. Segundo Assaf Neto (2002, p. 48): Em verdade, a preocupação do analista centra-se nas demonstrações contábeis da sociedade, das quais extrai suas conclusões a respeito de sua situação econômico-financeira, e toma (ou influencia) decisões com relação a conceder ou não crédito, investir em seu capital acionário, alterar determinada política financeira, avaliar se a empresa está sendo bem administrada, identificar sua capacidade de solvência (estimar se irá falir ou não), avaliar se é uma empresa lucrativa e se tem condições de saldar suas dívidas com recursos gerados internamente etc. Assim sendo, dois fatores são importantes à análise de balanços: a qualidade das informações e o volume de informações disponibilizadas a quem for AULAS DE 01 A 10 https://pt.wikipedia.org/wiki/Balan%C3%A7o https://pt.wikipedia.org/wiki/Balan%C3%A7o https://pt.wikipedia.org/wiki/Balan%C3%A7o https://pt.wikipedia.org/wiki/Receita https://pt.wikipedia.org/wiki/Receita https://pt.wikipedia.org/wiki/Receita https://pt.wikipedia.org/wiki/Receita https://pt.wikipedia.org/wiki/Lucro https://pt.wikipedia.org/wiki/Lucro https://pt.wikipedia.org/wiki/Patrim%C3%B4nio https://pt.wikipedia.org/wiki/Patrim%C3%B4nio https://pt.wikipedia.org/wiki/Patrim%C3%B4nio analisar. Os relatórios contábeis, segundo Assaf Neto (2002, p. 49), distinguem- se em obrigatórios e não obrigatórios: a) Os relatórios obrigatórios são aqueles definidos pela legislação societária, sendo mais conhecidos por demonstrações contábeis ou financeiras, como o Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados ou Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos b) Os relatórios não obrigatórios não fazem parte da estrutura básica das demonstrações contábeis que devem ser elaboradas para efeitos de divulgação, sendo normalmente destinados ao uso gerencial interno, como fluxos de caixa e projeções de vendas. A linguagem utilizada pela análise de balanços deve ser a corrente, sem fatores que compliquem os usuários dos relatórios contábeis. Quando for possível, pode-se usar de tabelas ou gráficos para auxiliar na interpretação, facilitando, assim, o entendimento de quem dela faça uso. Segundo Matarazzo (2003, p. 17): Ao contrário das demonstrações financeiras, os relatórios de análise devem ser elaborados como se fossem dirigidos a leigos, ainda que não o sejam, isto é, sua linguagem deve ser inteligível por qualquer mediano dirigente de empresa, gerente de banco ou gerente de crédito. É claro que isto não acontece com as demonstrações financeiras, que, aliás, não têm nenhuma preocupação nesse sentido. As demonstrações financeiras apresentam-se carregadas de termos técnicos e suas notas explicativas são feitas exclusivamente para técnicos, a tal ponto que permitem frequentemente manipulações. Assim, a análise de balanços deve assumir também o papel de tradução dos elementos contidos nas demonstrações financeiras. Sendo assim, deve-se observar a metodologia, já que a análise, de certa forma, baseia-se no raciocínio científico, contando também com a sensibilidade e experiência do analista. Segundo Matarazzo (2003, p. 19), o processo de tomada de decisão segue as seguintes etapas: 1ª) A escolha de indicadores que melhor apresente as características de uma determinada empresa; 2ª) Comparação com padrões através da estatística, fazendo comparações com os concorrentes; 3ª) Diagnóstico ou conclusões é uma etapa diferente da comparação com padrões pelo fato de ser analisadas de fato as informações obtidas nas etapas anteriores; 4ª) Decisões a serem tomadas, a partir das conclusões obtidas após os passos anteriores. Observa-se que, quando não se faz um planejamento adequado para seguir essas etapas, a análise não consegue chegar ao seu real objetivo. Dessa forma, o resultado fica prejudicado e o analista não conseguirá fornecer informações tão precisas como as que ele gostaria de dar, pela falta de dados imprescindíveis à interpretação dos dados. Fonte: www.tracandometas.com.br Para o analista, a interpretação através de índices é a forma mais adequada de se chegar a ter dados concretos da real situação de uma empresa em um momento determinado. As técnicas utilizadas foram aprimoradas com o passar dos anos, principalmente no que se diz respeito à insolvência, fazendo com que, atualmente, os índices tenham um embasamento científico. Nessa análise, foram utilizadas as principais análises, como, por exemplo: 1) Análise financeira – é o estudo da liquidez que expressa a capacidade de pagamento que há na empresa, ou seja, suas condições financeiras de cumprir no vencimento todas obrigações assumidas. Vê-se, ainda, o equilíbrio financeiro e sua necessidade de investimento em capital de giro. 2) Análise econômica – é uma avaliação da rentabilidade e lucratividade do desempenho da empresa, observando o retorno sobre os investimentos realizados e a lucratividade apresentada pelas vendas. 3) Análise administrativa – é feita através do cálculo dos índices de rotação ou prazo médios (recebimento, pagamento e estocagem), tendo como intuito avaliar a capacidade da administração do capital de giro pela empresa. Diante das circunstâncias expostas, as informações extraídas da análise servem para atender os interesses de vários usuários ou pessoas físicas ou jurídicas que tenham algum tipo de vínculo com a empresa interessada.1 2 OBJETIVO DA ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES O objetivo da Análise das Demonstrações Financeiras é oferecer um diagnóstico sobre a real situação econômico-financeira da organização, utilizando relatórios gerados pela Contabilidade e outras informações necessárias à análise, relacionando-se prioritariamente a utilização por parte de terceiros. O produto da análise é apresentado em forma de um relatório que inclui uma análise da estrutura, a composição do patrimônio e um conjunto de índices e indicadores que são cuidadosamente estudados e pelos quais é formada a conclusão do analista. As informações da análise estão voltadas para dentro e fora da empresa e não se limitam apenas a cálculo de meros indicadoresde desempenho. Para que a análise possa espelhar a realidade de uma empresa, é necessário que o profissional de contabilidade tenha certeza dos números retratados nas Demonstrações Contábeis e quem efetivamente espelham a real situação líquida e patrimonial da entidade. No levantamento dos Balanços e das demais Demonstrações Contábeis, que no Brasil são intituladas de Demonstrações Financeiras, são necessários vários procedimentos que estão detalhados nas NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade, na Lei das Sociedades por Ações, no Regulamento do Imposto de 1 Texto extraído: www.aems.edu.br Renda e em normas expedidas pelo Banco Central do Brasil e pela Comissão de Valores Mobiliários. Então, para que o analista chegue a uma conclusão mais precisa, ele necessita saber se foram observados todos os procedimentos recomendados pelas normas em vigentes, sendo um destes requisitos a realização de auditoria financeira, fiscal, tributária e operacional. A análise de balanço é uma das principais ferramentas para auxiliar a tomadas de decisões e pode ser dividida em: a) Análise Contábil – tem por objetivo a análise de relatórios e demonstrações com a finalidade de fornecer informações numéricas preferencialmente de dois ou mais períodos de modo a instrumentar os administradores e acionistas, entre outros, que estejam interessados em conhecer a situação da empresa para que possam tomar decisões - subdivide-se em: • Análise de estrutura; • Análise de evolução; • Análise por quocientes; • Análise por diferenças absolutas. b) Análise Financeira – é a tradicionalmente efetuada através de indicadores para análise global e a curto, médio e longo prazo da velocidade do giro dos recursos. c) Análise da Alavancagem Financeira - é utilizada para medir o grau de utilização do capital de terceiros e seus efeitos na formação da taxa de retorno do capital próprio. d) Análise Econômica – é utilizada para mensurar a lucratividade, a rentabilidade do capital próprio, o lucro líquido por ação e o retorno de investimentos operacionais. Portanto, a verdadeira análise das Demonstrações Contábeis deve abranger: • A avaliação de Ativos (Circulante, Realizável de Longo Prazo e Permanente) e Passivos (Circulante e Exigível a Longo Prazo) utilizando-se os princípios e demais regras constantes das Normas Brasileiras de Contabilidade, da Lei das S/A, do Regulamento do Imposto de Renda; • A análise das receitas e despesas, principalmente no que se refere à apuração de fraudes documentais com o intuito de manipulação de resultados; • A verificação e a apuração de ações administrativas ou judiciais tanto ativas como passivas de cunho trabalhista, previdenciário, fiscal e tributário; A avaliação de riscos e de capital mínimo, no caso das instituições do SFN, segundo a Resolução CMN 2099 (Acordo da Basiléia), incluindo limites de endividamento, de risco e capital mínimo e de imobilização e de determinados tipos de operações. No universo de analistas de balanço também existem profissionais que têm competência técnica e legal e que querem fazer a coisa tecnicamente perfeita e de forma absolutamente séria. O grande problema é que os profissionais de contabilidade enfrentam enormes dificuldades para conseguir desempenhar essa função de analista de balanços, que os leigos não conseguem medir por absoluta falta de competência técnica e legal. Fonte: www.vanzolini.org.br Entre as dificuldades, estão principalmente: • A falta de clareza das demonstrações contábeis e a falta de informações mais precisas nas notas explicativas e em outras peças auxiliares dos balanços; • A falta de vontade dos representantes de algumas entidades de prestar as informações necessárias para que o profissional especializado possa efetuar a perfeita análise; • A falta de auditoria operacional, patrimonial, financeira, fiscal e tributária das demonstrações contábeis das entidades de capital fechado. • A falta de credibilidade nos pareceres emitidos por alguns auditores “independentes”.2 3 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS: UMA ABORDAGEM SISTÊMICA A informação tem sido impactada pelos efeitos do processo evolutivo dos sistemas de comunicação humana, desde a invenção da máquina de impressão por Gutemberg, no século XV, até os atuais sistemas de informações computadorizados, de modo que, lidar com a informação tem sido um constante desafio para o ser humano. Na atualidade, baseando-se na abordagem sistêmica das organizações, a qual busca uma visualização da totalidade do ambiente organizacional em oposição a uma visão parcial e fragmentada, tem-se buscado uma compreensão dos processos de informação corporativos nessa perspectiva, aplicando-lhes o conceito de sistema. Para Bio (1996, p.18), “considera-se sistema um conjunto de […] partes que interagem formando um todo unitário e complexo”. Nessa mesma linha de pensamento, Stair (1998, p.6) diz que “um sistema é um conjunto de elementos ou componentes que interagem para se atingirem objetivos”, ou seja, esse 2 Texto extraído: www.portaldecontabilidade.com.br conjunto de elementos é montado de forma que, juntos, possam atuar para cumprir as metas ou os objetivos do todo. As organizações são consideradas sistemas abertos, os quais se caracterizam pela interação com o ambiente externo, suas entidades e variáveis. De modo que, recursos capturados no meio externo são introduzidos no sistema (inputs) e processados, resultando em produtos e serviços (outputs) fornecidos ao ambiente externo. Essa visão holística da organização evidencia a diversidade de pressões a que o ambiente a submete, uma vez que, os elementos que a circundam influenciam (e são influenciados), de forma direta ou indireta, as suas políticas e estratégias. Entre os vários sistemas (ou subsistemas) que formam a organização, destaca-se o sistema de informação e, como tal, interage com a organização e sofre os mesmos impactos que ela. Para uma adequada compreensão do que se entende por sistema de informação, é recomendável uma breve discussão do significado conceitual da informação. Laudon e Laudon (2004) consideram que informação é o conjunto de dados significativos e úteis aos seres humanos em processos como o de tomada de decisões. Por sua vez, Oliveira (1998, p.36) define informação como sendo “o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão na forma otimizada”. Vale acrescentar que dados “são fluxos de fatos brutos que representam eventos”, ou ainda, “o registro puro, ainda não interpretado, analisado e processado”, conforme argumentam Laudon e Laudon (2004, p.7) e Padoveze (2004, p.49), respectivamente. Portanto, conclui-se que dados e informação têm conceitos distintos, porém relacionados. A partir desses conceitos, tem-se que sistema de informação corresponde a um “conjunto de elementos que funcionam juntos para processar entradas [dados] e produzir e distribuir dados e informações de saída” (STAIR, 1998, p.427). Assim, esses elementos inter-relacionados coletam (entrada), manipulam e armazenam (processamento), disseminam os dados e as informações (saída), como também fornecem um mecanismo de feedback (retroalimentação), que corresponde a reintrodução de uma saída, sob a forma de informação, para fazer ajustes ou modificações nas atividades de entrada ou processamento. Os sistemas de informações representam na atualidade uma das principais ferramentas de que os gestores dispõem para auxiliá-los nos processos de gestão e decisão. A importância crescente desses sistemasdecorre do aumento no volume de dados e informações que permeiam a organização moderna, tornando o ato de administrar bastante complexo. Com efeito, não é mais possível gerenciar eficientemente uma organização sem o apoio da tecnologia da informação, em particular, dos sistemas de informação computadorizados. Segundo Stair (1998), os principais componentes de um sistema de informação baseado em computador, que estão configurados para coletar, manipular, armazenar e processar dados e transformá-los em informação são: hardware, software, banco de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos. Fonte: www.sedan.com.br O hardware consiste no equipamento usado para executar as atividades de entrada, processamento e saída. O software é composto pelos programas e pelas instruções dadas ao computador e ao usuário. Um banco de dados é uma coleção organizada de fatos e informações sobre diversas coisas, é uma das partes mais valiosas e importantes. As telecomunicações permitem a conexão dos sistemas em redes de trabalho. As pessoas correspondem ao elemento mais importante, e se dividem em profissionais de sistemas de informação e usuários. Os procedimentos são as instruções operacionais para a utilização de um sistema de informação pelo homem. Os sistemas de informações classificam-se em: operacionais, gerenciais e de apoio à decisão (PADOVEZE, 2004). Os sistemas operacionais atendem melhor aos níveis operacionais da organização; os sistemas gerenciais fornecem subsídios para os gestores intermediários da organização; os sistemas de apoio à decisão orientam os níveis estratégicos da organização em suas decisões mais complexas. Considerando-se que gerenciar é um processo que envolve as funções de planejamento, organização, direção e controle voltado para resultados, e que no processo decisório em cada uma dessas funções a informação é convertida em uma ação, tem-se que a qualidade da decisão está fortemente vinculada à qualidade das informações fornecidas pelos sistemas de informações. Portanto, faz-se necessário um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos tecnológicos que forneçam aos administradores as informações para ajudá-los a atingir as metas da organização. Assim sendo, qualquer que seja o seu nível hierárquico, o gestor necessitará de um sistema de informação adequado às suas atividades. No caso das gerências intermediárias, estas utilizam predominantemente os sistemas de informações gerenciais os quais incluem os sistemas de informações das áreas financeira e contábil. O sistema de informações financeiras subsidia com informações os administradores e gerentes financeiros da organização, enquanto que o sistema de informações contábeis (SIC) executa inúmeras atividades contábeis, fornecendo informações agregadas com os dados contábeis que são também utilizadas pela maioria dos outros sistemas funcionais de informações. No ato de administrar aos gestores se amparam nos sistemas de informações referentes a cada área de gestão. Contudo, o SIC passou a ser considerado um dos principais sistemas de informação gerencial, o qual atuando conjuntamente com os demais sistemas organizacionais contribui com todas as etapas do processo decisório e de gestão (PADOVEZE, 2004) tornando-se uma ferramenta gerencial indispensável. De modo que, no contexto de uma abordagem sistêmica, o SIC interage com o meio interno e externo para capturar dados contábeis a serem processados e produzirem informações contábeis úteis aos usuários internos e externos. Através do SIC, as organizações passam a dispor de um conjunto de informações monetárias e não-monetárias acerca do seu patrimônio, as quais propiciam maior segurança nas decisões, reduzindo as vulnerabilidades que rondam o processo de gestão e de decisão, principalmente quando envolverem matéria econômica e financeira. Com a utilização de metodologias próprias da Contabilidade, as organizações obtêm uma visão da sua riqueza, ou seja, das possibilidades e limitações dos recursos de que poderão dispor para alcançar os objetivos e as metas. De sorte que, todos os eventos organizacionais passíveis de mensuração monetária são captados e processados através do SIC e, ao final, apresentados em diversas formatações e meios. Várias são as formatações e os meios sob os quais as informações contábeis são disponibilizadas para os usuários. As formas mais conhecidas são as demonstrações contábeis de natureza legal. Entretanto, há inúmeros outros relatórios gerenciais que podem ser elaborados a partir dos dados contábeis, a qualquer momento, adequados ao perfil do usuário a quem se destinam as informações. Por outro lado, os produtos informacionais gerados pelo SIC podem ser comunicados não apenas através da forma tradicional impressa, como também por meio oral, eletrônico e de outras mídias. Nesses processos de captação e processamento de dados e de produção de informações, o SIC constrói um canal de comunicação com o ambiente organizacional no qual está inserido e com o ambiente externo. O produto gerado pelo SIC auxiliará os diversos interessados, na compreensão do desempenho organizacional e das ações gerenciais. Desse modo, as necessidades informacionais dos usuários – em particular, dos gestores internos – acerca dos eventos que afetam o patrimônio, poderão ser atendidas através do SIC. Esses usuários internos, possivelmente, são os que necessitam com maior frequência e grau de detalhamento das informações geradas pelo SIC, para atender às constantes demandas das funções gerenciais. Aspectos da gestão financeira e econômica, tais como, receitas, despesas, orçamentos, investimentos, recursos em caixa, estoques, contas a receber, contas a pagar, lucro/prejuízo, são exemplos de informações produzidas pelo SIC. Cada uma dessas áreas – e várias outras – representa um subsistema do SIC, os quais atuando de forma integrada fazem com que os objetivos do SIC sejam alcançados. A variedade e o crescente aumento na quantidade de dados processados no SIC têm afetado a área contábil. Nesse contexto, a tecnologia da informação tem desempenhado um papel relevante para uma gestão mais eficiente desses dados, visando gerar informações úteis que contribuam para a eficácia organizacional. Fonte: www.sistecweb.com.br Por fim, ressalta-se que para o SIC cumprir o seu papel é necessário que os gestores estejam preparados para receber, compreender e utilizar as informações produzidas pelo sistema, no âmbito das decisões que lhes cabem na organização. Com essa base informacional, esses usuários passam a dispor de melhores condições para controlar o patrimônio, realizar projeções, reavaliar decisões passadas, acompanhar o cumprimento das metas e das políticas traçadas. Em outras palavras, é preciso um olhar sistêmico sobre os sistemas de informações – em particular, sobre os SIC – compreendendo que os mesmos não podem ser reduzidos a apenas alguns componentes, mas que são formados dinamicamente a partir de uma interação sinérgica entre tecnologia, pessoas, processos. E que são partes de um contexto maior que é a própria organização, que por sua vez está inserida num ambiente externo macro. Portanto, é necessário desenvolver um pensamento e uma atitude sistêmica para poder apreender e conviver com a complexidade do mundo corporativo contemporâneo.3 4 CARACTERÍSTICAS NATURAIS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL No ambiente empresarial dos Sistemas de Informações, a Ciência Contábil toma forma de um sistema completo e dinâmico que incorpora todos os eventos financeiramente mensuráveis da organização, com o propósito de informar com exata totalidade o valor patrimonial da empresa. Neste sentido, o SIC está atrelado à contabilidade via geração de informação e conhecimentoacerca do valor patrimonial da empresa, inclusive, para tomada de decisão. Considerando esta premissa, observa-se a Deliberação da Comissão de Valores Mobiliários – CVM número 29, de 05 de fevereiro de 1986 (BRASIL, 1986), que aprovou e referendou o pronunciamento do Instituto Brasileiro de Contadores – IBRACON, sobre a Estrutura Conceitual Básica da Contabilidade, definindo que: A Contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização. [...] conceitua-se como usuário toda pessoa física ou jurídica que tenha interesse na avaliação da situação e do progresso de determinada entidade, seja tal entidade empresa, ente de finalidades não lucrativas, ou mesmo patrimônio familiar. O IBRACON (1998), ao transcrever o pronunciamento da Federal Internacional de Contadores (International Federation of Accountants – IFAC) sobre o Estudo e Avaliação do Sistema Contábil e de Controles Internos Aplicáveis para efeito de Auditoria, mostra a definição de Sistema Contábil: Pode-se definir um sistema contábil como uma série de tarefas em uma entidade, por meio das quais são processadas transações como meio de manterse registros contábeis. Tal sistema deve reconhecer, calcular, classificar, lançar, sumarizar e relatar tais transações. Material de uso exclusivo para alunos matriculados na disciplina EAC 0548 FEA USP (2017) ministrada pelo Prof. Dr. 3 Texto extraído: www.classecontabil.com César Augusto Biancolino. Consiste em anotações de aula listadas de forma estruturada e de outros conteúdos que formam a base de fixação dos conceitos teóricos discutidos em sala de aula. Conteúdo disponibilizado via Moodle. Uso exclusivo para fins didáticos da disciplina. Divulgação externa não autorizada. Não possui finalidade comercial. Para Boockholdt (1993), o estudo de um SIC analisa como as organizações registram, resumem e divulgam os eventos empresariais. Estes eventos são registrados por meio dos sistemas humanos e computacionais da organização, são resumidos pelos métodos contábeis e divulgados por meio de relatórios destinados aos usuários da informação contábil. Começa-se a observar, a partir do pronunciamento acima, que o conceito básico dos Sistemas de Informações pode ser observado nos objetivos primordiais do sistema contábil, considerando o Sistema Contábil como uma série de tarefas em uma entidade que por meio do reconhecimento, cálculo, classificação, lançamento e sumarização, informam aos usuários por meio de demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, a situação e o progresso de determinada entidade. 4.1 O Sistema de Informação Contábil como Sistema Consolidador Conforme a concepção e estrutura de sua implementação o SIC torna-se um sistema consolidador de todos os processos, demonstrando, de forma estruturada, o desempenho e os resultados econômico-financeiros das empresas. Esta visão do SIC, conforme Moscove et al. op. cit. “como um sistema de informação para a empresa toda considera as ligações entre o sistema de informações gerenciais e a contabilidade”. Visualizando-se de forma sistêmica o sistema de informação contábil, e trazendo ao plano a contribuição de Riccio (1989), que o descreve como sistema consolidador, porque é dentro do Sistema de Informação Contábil que são consolidadas todas as transações financeiras ou monetárias da empresa. Ao imaginar que cada segmento ou setor pode ser consolidado no sistema de informação contábil, por que não utilizar esse papel integrador como um instrumento estratégico para a empresa? O sistema contábil pode ser interligado a outros sistemas de informações, principalmente os que dizem respeito aos fatores externos, propiciando informações de extrema relevância para os objetivos estratégicos da empresa. Fonte: www.surfedigital.io Desta forma, uma vez que o sistema de informação contábil possui a característica de consolidar de forma convergente os demais sistemas de outras áreas da empresa (arquitetados numa visão ERP), inclusive os de missões operacionais (compras, contas a pagar, contas a receber, tesouraria, faturamento, etc.), estes são, neste momento, os subsistemas daquele, uma vez que ocorre um fluxo de seus dados em direção ao mesmo para transformá-los em informações úteis para o processo decisório. Assim, para otimizar a utilização do sistema de informação contábil, as empresas (aquelas que o utilizam) têm, de um modo geral, dividido tais sistemas em duas grandes áreas, quais sejam: as áreas Legal/Fiscal e Gerencial. Buscando-se embasamento teórico sobre o tema, encontra-se nas mais diversas obras estudadas a referenciação do sistema de informação contábil de forma completa, tratando toda a parte societária, fiscal, com ênfase na gerencial. 4.2 Objetivos do Sistema de Informação Contábil Pode-se atribuir à Contabilidade as características de um Sistema de Informações, apresentado como o Sistema de Informação Contábeis – SIC. Os SIC são os sistemas mais antigos e generalizados utilizados nos negócios, registrando e relatando transações comerciais e outros eventos econômicos baseados no conceito de contabilidade de partidas dobradas e em outros conceitos contábeis mais recentes, como contabilidade por responsabilidade e custeio baseado em atividade. Além das citações de Riccio, enumera-se abaixo outras definições para o SIC: Segundo Bio (1988) o sistema de informação contábil-gerencial – no atual estado da arte da tecnologia de custos, orçamentos, sistemas, pesquisa operacional – é poderoso instrumento para a melhoria dos níveis de eficiência e eficácia da organização. No entanto, para que cumpra com este papel, o processo de mudança deve conduzir a um novo estágio de capacitação organizacional, possibilitando o aproveitamento de todo o potencial do sistema para gestão econômico-financeira da empresa. Segundo Padoveze (2000) o sistema de informação contábil são os meios que o contador geral, o contador gerencial ou o controler utilizarão para efetivar a contabilidade e a informação contábil dentro da organização, para que a contabilidade seja utilizada em toda a sua plenitude. Segundo Gil (1999) os sistemas de informações administrativo/contábil/financeiros (SIACFs) buscam dados em todas as atividades empresariais, executam o processamento e geram informações representativas da dinâmica organizacional. Segundo Gelinas, Sutton e Oram (1999) os sistemas de informações contábeis são subsistemas que compõem o sistema de informações gerenciais da organização, com o propósito de coletar, processar e informar transações financeiras. Segundo Romney, Seinbart e Cushing (1997) um sistema de informações contábeis processa dados e transações para prover aos usuários informações que estes necessitam para o planejamento, controle e operação dos negócios. Consolidando as enumerações dos autores acima mencionados, pode-se afirmar que um Sistema de Informações Contábeis tem como objetivo ser o principal componente do sistema de gestão empresarial, fornecendo aos gestores informações monetárias para as decisões originárias da avaliação do desempenho realizada e prevista das atividades da organização. O ambiente do SIC expandiu-se à medida em que cada nova operação executada pela empresa corresponde a um novo ‘braço’ da contabilidade que se estende no sentido de agregar aquele recurso ao controle do sistema. Isto significa que o SIC se estende até as fronteiras do Sistema Empresa e que seus limites são os mesmos. Neste contexto, a contabilidade é considerada um sistema de apoio ao processo de decisão, formadade vários subsistemas, entre os quais podem ser citados: o de contabilidade, de custos, produção, de informações tributárias. Estes prestam a captar e coletar dados (entrada), processar e armazenar os dados e, por fim, recuperar e distribuir as informações (saída). Segundo Nakagawa (1995): O sistema contábil de informações é orientado por um conjunto de regras de controle de entrada, processamento, avaliação e saída de dados. Na entrada, o sistema só contempla dados relacionados com as transações que guardem conformidade com as características das informações contábeis (eventos econômico-financeiros), os quais, se admitidos, passam a ser tratados de acordo com o processo de escrituração contábil. Fonte: www.observatorio3setor.org.br Portanto, a visão de Nakagawa reforça a necessidade de a Contabilidade reconhecer a importância da tecnologia embarcada nestes sistemas, que antes controlavam a informação em nível operacional (lançamentos contábeis), depois em nível gerencial (demonstrativos financeiros) e atualmente, fornece a informação em nível estratégico (projeção futura de demonstrativos financeiros). Desta forma, observa-se que o escopo do SIC é bastante amplo, compreendendo além da Contabilidade Financeira regulamentada pelos organismos como Conselho Federal de Contabilidade, Comissão de Valores Mobiliários, etc., a Contabilidade Fiscal (Tributação) voltada para apuração dos impostos recolhidos ao Fisco, e a Contabilidade Gerencial, voltada para a tomada de decisão. A Tecnologia da Informação aliada ao SIC é vital para o funcionamento do negócio no ambiente moderno e competitivo das organizações. Desta forma, as empresas que usam o SIC somente para fins operacionais possuem uma forte necessidade de incorporar recursos para evoluir na utilização das informações para fins gerenciais e estratégicos. 4.3 Ambiente do Sistema de Informação Contábil Referente ao uso dos recursos materiais agregados aos SIC, apesar de ser uma preocupação que aparentemente importa apenas aos Gate Keepers da computação (profissionais responsáveis pela monitoração de novas tecnologias e possibilidades de aplicação para novos dispositivos desenvolvidos), também existe uma crescente preocupação no meio contábil quanto à incorporação dos recursos disponíveis de informática, processamento e comunicação ao ambiente dos SIC. Anualmente, o American Institute of Certified Public Accountants – AICPA (Instituto Americano de Contabilistas Públicos Certificados) anuncia “Top 10 Technologies”, lista com as 10 principais tecnologias que, segundo a opinião do instituto, representam uma grande influência sobre a contabilidade. Destacamos alguns dos principais recursos materiais aplicados à contabilidade destacados pelo ranking nos últimos anos: a) dispositivos de Segurança da Informação, incluindo hardwares para acesso (scanners ópticos e de voz) aos sistemas de informações contábeis, entre outros; b) digitalização de Documentos. Conhecido também como paperless (sem papel), é o processo de capturar e de controlar originais eletronicamente, (em formato .pdf e outros formatos); c) escritório virtual. Equipamentos, processos e procedimentos que permitem que o pessoal trabalhe eficazmente, individualmente ou em grupo, não obstante a posição física. Inclui teleconferência, voz sobre dados e workplaces (sites na internet onde os usários trocam informações profissionais); d) identificação de Radiofrequência. Os receptores de Radiofrequência são pequenos chips de silicone com antenas que podem transmitir dados a um receptor wireless. Ao contrário dos códigos de barra, os receptores de rádio não requerem a leitura ótica. No exemplo utilizado no Recursos Materiais, grandes redes de Supermercados no Brasil já estão utilizando esta tecnologia para registrar suas vendas automaticamente, sem a interferência da digitação de códigos de produtos e preços por caixas. O processamento da informação contábil das vendas de produtos nestes estabelecimentos é feito no momento em que o cliente se dirige ao guichê de pagamento, passando pelos receptadores dos sinais de Radiofrequência. O contexto apresentado pela pesquisa da AICPA reflete, principalmente, as tendências que estão sendo assimiladas pelos atuais Sistemas de Informações Contábeis dos países desenvolvidos. No Brasil, o quadro apresentado ainda é o de integração com tecnologias que visam, primordialmente, modernizar o ambiente tecnológico das organizações, permitindo-lhes otimizar seu ambiente atual. Os recursos humanos dos SIC são os Contadores, com capacitação adequada da ciência contábil, para o enfoque sistêmico da contabilidade e visão contábil gerencial completa, para atender às necessidades informacionais da organização. No entanto, os contadores passam a ser vistos neste trabalho, enquanto Recursos Humanos dos SIC e segundo a conceituação de Cornachione, classificados como Usuários da Informação, Desenvolvedores da Solução Conceitual e Provedores da Solução. Neste sentido: a) como principais usuários das informações contábeis, os Contadores são os primeiros profissionais que utilizam as informações contábeis geradas para a tomada de decisão, e desta forma possuem grande importância na definição de acessos aos SIC. E quanto à tempestividade das informações geradas, devem contribuir no processo de produção da informação de tais sistemas, adequando as necessidades da organização (disponibilidade, abrangência e detalhe) em prazos satisfatórios; b) como desenvolvedores da Solução Conceitual dos SIC, os contadores devem possuir a capacidade de abstração das necessidades internas e externas da informação contábil, de tal modo que verifiquem todos os aspectos úteis para que os desenvolvedores da Solução Aplicada possam criar a melhor aplicação para o negócio; c) como Mantenedores e Provedores da Solução, os profissionais de Contabilidade devem garantir a operação dos SIC, com o intuito de preservar a continuidade do sistema. Fonte: www.vidadeti.com.br http://www.vidadeti.com.br/ http://www.vidadeti.com.br/ 4.4 Informações no Sistema de Informação Contábil Em uma primeira análise, pode parecer que a informação é o ponto de partida das tomadas de decisões nos processos de Gestão. No entanto, uma observação mais atenta demonstra que a informação não pode ser considerada um ponto de partida, pois é o produto de um processo de coleta, análise e divulgação. Este processo inicia-se na coleta de dados, que pode ser definida como a extração do elemento em estado bruto, primário e isolado, que não tem um significado para gerar uma ação. Um dado é, por exemplo, a data 27 de janeiro. Isoladamente, a data não representa sentido algum. A coleta desta data deve servir a um propósito posterior, ou como observado a seguir, um processamento. No processamento dos dados, verifica-se a análise dos dados, tanto classificando-os, organizando-os ou calculando-os. No momento em que é classificada a data de 27 de janeiro em uma lista de eventos contábeis, organizando os dados relacionados para a obtenção da composição de um lançamento contábil e calculando as classificações a débito e crédito, obtendo um registro contábil, que neste contexto representa a informação contábil. A informação resultante do processamento dos dados apenas se torna útil após o momento da divulgação, pois deve ser coerente com o objetivo geral do processo. O pronunciamento do Comitê de Pronunciamentos Contábeis – CPC que trata da Estrutura Conceitua da Contabilidade dispõe que, tratando-se da informação contábil, que pode ser disponibilizada em diversos meios de comunicação (demonstrativos, pareceres, comunicados, etc), ela deve refletir com exatidão o Patrimônio da entidade que esta representa, por meio da observação dos aspectos qualitativose quantitativos oriundos da Ciência Contábil. Segundo o pronunciamento, os usuários da informação contábil são pessoas físicas ou jurídicas com interesse na Entidade, que se utilizam das informações contábeis desta para seus próprios fins, de forma permanente ou transitória. Ainda segundo o Pronunciamento, a informação contábil deve atender a um grande número de usuários, revestindo-se principalmente dos seguintes atributos: • Confiabilidade: diz respeito à veracidade (ausência de erros), completeza (compreensão de todos os elementos significantes) e pertinência (em conformidade com o objetivo) do conteúdo da informação; • Tempestividade: refere-se à oportunidade em que a informação é disponibilizada ao usuário, isto é, tempo hábil para tomada de decisão; • Compreensibilidade: a informação deve ser clara e objetiva; • Comparabilidade: deve possibilitar ao usuário o conhecimento da evolução entre determinada informação ao longo do tempo. No contexto empresarial atual, todavia, verifica-se que os atributos da informação contábil, definidos pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis, não é abrangente do ponto de vista da conceituação da informação contábil no ambiente de negócios aonde estão inseridos os sistemas de informações. A apresentação do quadro comparativo é necessária para observar que as qualidades da informação podem ser interpretadas de diversas formas por diferentes autores, sendo que existem convergências quanto a algumas características, conforme abaixo: a) barata: o custo para gerar a informação deve ser menor que o ganho que esta informação representa; b) oportuna: a informação deve estar disponível para o usuário no momento da sua necessidade; c) adequada: a informação deve ser detalhada suficientemente para que o usuário tome a decisão, pois a informação desnecessária ou ausente é prejudicial para a decisão; d) hierarquizável: a informação deve ser disposta em ordem de importância para o usuário; e) rápida: a informação precisa ser coletada, processada e disponibilizada no menor tempo possível; f) precisa: a informação precisa representar o cenário mais exato possível; g) confiável: a informação deve ser originada de dados que possam ser verificados e validados; h) abrangente: a informação não deve ser restrita a uma única base de dados – deve ser formada a partir de todos os dados que nela reflitam significância; i) flexível: a informação deve ser disponibilizada para atender o maior número de necessidades. j) clara: a informação deve ser completa – sintética e analiticamente – para não gerar dúvidas para o usuário; k) útil: a informação gerada deve ser aproveitada em sua totalidade Para a melhor compreensão dos atributos de uma informação no contexto da informação contábil, no quadro abaixo é apresentado o exemplo de uma empresa que solicita informações contábeis ao seu contador, relacionando como deseja receber estas informações. 4.5 Funcionalidades do Sistema de Informação Contábil Um software aplicativo é um conjunto de programas de computador, desenvolvidos em linguagem de programação de alto nível que têm como objetivo realizar tarefas específicas, contando sempre com a participação humana. Tratando-se de softwares aplicativos de contabilidade (ou softwares de contabilidade), por se tratar de um programa com a finalidade única no processamento da informação contábil, é um sistema que visa inicialmente, substituir o processo manual / mecanizado de geração da informação contábil. Existem no mercado brasileiro diversos fornecedores desses softwares, dentre os quais destacam-se: Contmatic, Folhamatic, Prosoft, DP-Comp, Copan. Devido à pulverização de desenvolvedores de tecnologia e clientes, não existe nenhuma estimativa oficial da quantidade de usuários e/ou faturamento que este mercado gera. Já nos EUA, revistas como CPA Software News e Accounting Technology dedicam-se exclusivamente a este mercado. Os Sistemas Integrados de Gestão ou ERP (Enterprise Resources Planning) são assim chamados pois têm em sua concepção o objetivo de consolidar todas as informações geradas na organização. A diferença entre os sistemas integrados de gestão e os sistemas de informação elaborados por meio da arquitetura tradicional está na concepção do que seja integração e, principalmente, na componente tecnologia. Nos softwares aplicativos descritos no trecho anterior, pode existir a integração desses aplicativos com outros sistemas (fiscal, recursos humanos e finanças), mas pode ser observado que, considerando-se um software com o objetivo específico de coletar/processar/gerar informação contábil, a integração é feita exclusivamente para “alimentar” este aplicativo com as informações geradas pelos outros sistemas. Já nos sistemas integrados de gestão, a concepção de “alimentação” é tratada de forma diferente, considerando que a informação é trabalhada para ser integrada horizontalmente, ou seja, que atenda a todas as necessidades dos usuários. No primeiro caso, uma alteração realizada nos registros fiscais pode ou não aparecer simultaneamente no sistema aplicativo contábil, o que não acontece em um sistema integrado. No exemplo apresentado na figura abaixo, observa-se a diferença no processamento da informação contábil em um software de contabilidade e em um sistema ERP. No primeiro, a partir da transação de vendas as informações da apuração da receita, aspetos fiscais e movimentações de estoques são analisadas individualmente (manual ou em batch) e processadas no aplicativo contábil. Já no sistema ERP, a operação de vendas dispara o processamento simultâneo das receitas, impostos e estoques e por fim, o processamento contábil.4 4 Texto adaptado: ewww.disciplinas.usp.br
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