Ambientação do novo empregado - conceito e informações pertinentes

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Recursos humanos
Ambientação do novo empregado: conceito
e informações pertinentes
Conceito
Após o recrutamento e seleção de pessoas com perfis adequados a cada
cargo ou função na empresa, ocorre o processo de admissão do novo funcionário.
O setor de RH deve então preparar a recepção e a ambientação do novo
empregado.
Também conhecida como integração, a ambientação é o processo pelo qual
as empresas ambientam e integram os novos funcionários a toda organização:
desde a ambientação dos espaços físicos e equipe com quem este funcionário irá
trabalhar, até a cultura organizacional e os direitos e deveres do colaborador e da
empresa.
A ambientação também pode ser importante para funcionários que são
transferidos de áreas, levando em consideração o tamanho da organização e a
identificação dessa necessidade.
Com a integração, a empresa, além de acolher o novo colaborador, dissemina a
cultura da organização.
Vamos recordar o que é cultura organizacional?
Cultura organizacional é o conjunto de princípios, valores, regras, crenças e
rituais que orientam a organização.
Toda e qualquer empresa tem cultura, mas há diferenças entre grandes e
pequenas empresas.
De modo geral, empresas grandes têm sua cultura organizacional formalmente
definida e estabelecida com a definição de missão, visão e valores.
Enquanto que as empresas pequenas, mesmo que não tenham essas definições
claras e formais, contam com diretrizes de conduta e regras organizacionais.
Na atuação como técnico em RH, informe-se e organize-as previamente às
integrações de novos colaboradores.
Qual é a importância de o novo empregado conhecer e
ambientar-se à cultura organizacional?
Para que o novato esteja ambientado ao trabalho, ele precisa conhecer seus
deveres e direitos no ambiente organizacional. Assim, é papel do RH apresentar a
cultura organizacional, ou seja, as regras organizacionais e o que é esperado dos
funcionários, bem como devem ser apresentados informações detalhadas sobre
remuneração ou política salarial, benefícios oferecidos e possibilidades de carreira
(ou seja, os direitos do empregado).
A transmissão, de forma clara e transparente, dos direitos e dos deveres aos
colaboradores neste início pode definir o comprometimento ou a negligência dos
funcionários. É como uma combinação inicial de um relacionamento em que cada
uma das partes fala o que pode oferecer e com o que se compromete para que a
relação seja adequada a ambos e para que perdure, saudavelmente, por um longo
tempo. Geralmente, estas informações são disseminadas por códigos de ética e
manuais de conduta profissional.
O que é código de ética?
Código de ética é um documento textual que contém diretrizes e parâmetros
de conduta para todos os colaboradores e explana a postura da organização com
os diferentes organismos com os quais se relaciona – clientes, fornecedores,
comunidade, governo.
Esse código precisa ser disseminado para que se torne parte do dia a dia dos
funcionários e esteja incorporado à cultura organizacional.
Exemplo de diretrizes de códigos de ética:
Repudia práticas de corrupção e suborno
Considera falta grave o uso de drogas ilegais e álcool
Gênero, orientação sexual e origem (étnica, nacional, cultural,
religiosa, familiar, regional etc.) não são, sob nenhuma hipótese,
motivo para discriminação
Garante a igualdade profissional entre homens e mulheres
Repudia qualquer forma de discriminação e preconceito
Inaceitabilidade de condutas abusivas e/ou ofensivas no ambiente de
trabalho
Utilização dos recursos disponibilizados pela organização apenas
para fins profissionais
Promoção de um ambiente de respeito e cooperação
Por isso a importância da integração, pois ela é uma combinação prévia e,
sendo assim, precisa ocorrer no início da relação empregado-empregador.
Em muitas empresas, a ambientação é considerada apenas o momento de
apresentação da empresa e de funcionários, antigos e novatos.
Com a realização de uma ambientação inadequada, o funcionário pode tratar
de forma rude e ofensiva os colegas – cada pessoa adulta têm formas próprias de
pensar e agir que se constituíram ao longo de sua vida. Entretanto, ao ingressar
em um espaço coletivo, neste caso, uma organização, é necessário conhecer e
respeitar valores e regras daquela organização, que pode ter como diretriz:
“inaceitabilidade de condutas abusivas e/ou ofensivas no ambiente de trabalho”.
Então, ambientar e integrar o funcionário é inseri-lo nas normas e na cultura da
empresa, para que tenha atitudes de acordo com a organização, e não
unicamente conforme sua própria constituição.
O profissional/técnico de RH, ao estar à frente de um grupo de novatos
conduzindo a integração, precisa ter em mente os objetivos que devem ser
alcançados, para que o processo seja eficiente.
Objetivos da integração de novos colaboradores:
Adaptar o novo colaborador à cultura da empresa (regras e valores
da empresa)
Informar sobre questões de remuneração e benefícios, bem como
deveres
Reduzir ansiedade e temores comuns ao início do trabalho
Promover sentimento de inclusão e pertencimento
Promover o adequado desempenho das tarefas
Favorecer o aumento do desempenho e contribuição do novo
colaborador, já no período de experiência
Foi possível perceber que além da ambientação à cultura organizacional há
outros importantes objetivos da integração, que beneficiam tanto o empregado
quanto a empresa?
A integração promove o adequado desempenho das tarefas do novato em
menor espaço de tempo, além de oportunizar acolhimento e inclusão –
sentimentos humanos fundamentais, assim como a necessidade de interação.
Assim, o RH está realizando sua função de proporcionar desenvolvimento e
cuidado para empregados e empregador.
Por outro lado, a falta de integração do empregado pode gerar desmotivação,
desajustamento e alta rotatividade para a organização. Na medida em que o
funcionário não se sente incluído e não sente que pertencente à empresa e a seu
grupo de trabalho, é comum ele perder o interesse e abandonar o emprego. Não
faz sentido?
Como realizar a ambientação e o papel do
técnico em RH
Agora que conceito, importância e objetivos da integração estão entendidos,
é possível aprofundar nosso estudo e compreender o papel do técnico em RH.
O técnico em RH acompanha e executa as atividades de ambientação, assim
como planeja e organiza previamente a recepção dos novos colaboradores.
Dependendo da estrutura e do tamanho da organização, o RH tem um
formato mais ou menos desenvolvido de integração e o técnico em RH irá seguir
esse formato, podendo fazer sugestões de melhorias na medida em que se
apropriar mais dessa função.
De modo geral, em um número expressivo de empresas, a ambientação tem
se resumido a uma atividade com duração de um turno ou apenas algumas horas.
Entretanto, esse momento é apenas um acolhimento inicial. A ambientação trata-
se de um processo complexo, tendo em vista que o adulto tem uma identidade
formada, com ideias, valores próprios, experiências anteriores, necessidades e
receios, e o seu ingresso em um local de trabalho prevê uma adaptação à
identidade dessa empresa, modos de funcionamento, modos de relação entre
grupos e entre gestores e subordinados, regras e condutas estabelecidas e com
expectativas próprias com relação ao novato.
Dito de forma prática, o funcionário estará completamente integrado quando
conhecer com propriedade seu ambiente de trabalho e todos os espaços físicos,
quando estiver convivendo e socializando com colegas com naturalidade e quando
estiver executando suas tarefas de modo autônomo e competente.
Desta forma, é imprescindível desenvolver um processo de integração pelo qual é
fornecido suporte para essa mútua adaptação.
Uma forma de realizar a integração como processo é desenvolver um
programa de integração, com diferentes etapas.
A seguir, será elucidada uma possibilidade de programa, que deve ser
adaptada ao contexto, às necessidades e às possibilidades de cada organização.Etapas de um programa de integração
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Planejamento Ambientação Treinamento Acompanhamento
1ª Etapa: planejamento
O planejamento deve ser feito a cada nova integração e está
diretamente ligado à atuação do técnico em RH. Essa etapa é composta por
ações prévias ao início efetivo da ambientação, que é a recepção e o
acolhimento dos novatos.
Quais são essas ações?
Solicitar à área responsável a organização e a preparação da
estação de trabalho do colaborador: computador, mesa, cadeira,
acessos aos sistemas, e-mail;, crachá etc., conforme a função.
Comunicar a data de início do novato ao gestor imediato para
que ele faça o acolhimento no setor (quando aplicável).
Definir previamente com o gestor imediato quem poderá ser a
pessoa-referência. Pessoa-referência é um colega ou
supervisor/gestor/coordenador que será a referência para o
novato para esclarecimentos de dúvidas e orientações. Muitas
vezes, será essa pessoa que treinará o novo colaborador em
suas funções.
Organizar um local/sala para reunir o funcionário novo e realizar
o primeiro momento da integração. Verifique recursos
necessários: quadro de giz, flip chart (bloco grande de papel),
canetas, televisão, projetor multimídia e demais recursos de
acordo com cada organização.
Organizado e preparado o ambiente e os colegas para o acolhimento do
novo funcionário, o primeiro momento da integração pode acontecer.
2ª Etapa: ambientação
A etapa da ambientação consiste no encontro pessoal com o novato.
Neste momento, apresenta-se a instituição, os direitos e deveres do
empregado e os espaços físicos.
Essa ambientação ocorre em um turno ou algumas horas, conforme a
quantidade de colaboradores ingressantes, o tamanho da organização e
definições do RH de cada empresa.
O momento de integração pode ser subdividido em quatro fases:
Informações institucionais
Normalmente, a empresa tem um vídeo e ou uma apresentação de slides
com: o histórico da instituição, o organograma para explicar a estrutura,
os processos internos, os produtos e serviços e a atuação no mercado.
Apresentação das políticas de RH
As políticas de RH são compostas pelos direitos – informações sobre os
benefícios e remuneração – e deveres dos colaboradores – alinhamento
com missão, visão e valores, regras, código de éticas, normas de
segurança etc. Depende do tamanho da empresa e de sua estruturação.
A princípio, o funcionário já tem conhecimento sobre salário e benefícios.
Entretanto, é preciso retomar esse assunto com dados e informações
completas. O funcionário pode ter dúvidas quanto ao dia do mês de
recebimento ou o percentual de desconto de vale-transporte, assistência
médica e odontológica, convênios e outros benefícios.
Fique atento: é importante ter todas essas informações para passá-las
com confiabilidade. Além disso, é interessante oferecer e manter aberto
um espaço para perguntas e esclarecimentos.
Quanto aos deveres e responsabilidade dos funcionários: caso a
empresa seja de pequeno porte e não tenha missão, visão e valores
formalizados, preocupe-se em transmitir as regras da instituição e do RH.
Exemplos: aborde a obrigatoriedade da utilização de crachá nas
dependências da organização, reforce horários de entrada e saída e
pontualidade, deixe claro qual é a tolerância a faltas, atrasos, apresente
regras de boa convivência.
Visitação aos principais setores da organização
O técnico realiza uma visita guiada pelos espaços físicos da organização
para que o novo colaborador conheça o ambiente organizacional e as
pessoas com que vai trabalhar.
Fique atento:
O novo funcionário deve tomar conhecimento de onde ficam
os setores, os banheiros, os vestiários e os refeitórios
(quando aplicável). Nesse momento, o profissional/técnico
de RH informa como funcionam esses setores. Por exemplo:
como se acessa o refeitório? Utiliza-se o crachá?
O novo funcionário deve ser apresentado a todos os demais
colaboradores. Assim, toda a empresa passa a saber que há
um colega novo, seu nome e a que setor pertence.
Encaminhamento do novo colaborador ao setor
Certifique-se de que tudo o que o novo colaborador precisa para iniciar
suas atividades está pronto (acessos, e-mail, mesa, cadeiras e outros –
conforme a função). Apresente o gestor imediato e a pessoa-referência.
Fique atento:
Certifique-se de que apresentou o novo colaborador a todas as pessoas-
chave com quem ele irá interagir.
É interessante preparar um manual impresso – caso a empresa ainda
não tenha – com as principais informações por escrito, possibilitando
consulta posterior. A quantidade de dados é grande e dificulta uma
absorção adequada.
3ª Etapa: treinamento
Esta etapa consiste na aquisição de competências técnicas e
comportamentais exigidas para o bom desempenho no cargo a ser ocupado.
Dependendo da empresa, do seu porte e/ou da função do novo
colaborador, o RH terá um treinamento ou uma capacitação específica pronta
e caberá ao técnico dar apoio e suporte necessários. Em empresas menores,
a pessoa-referência irá treinar e acompanhar esse processo junto ao novo
colaborador, sempre com a supervisão da chefia.
4ª Etapa: acompanhamento
Durante os primeiros meses, o gestor imediato deve assumir o papel de
facilitador do processo de ambientação. O acompanhamento é um
monitoramento da trajetória do colaborador recém-admitido, o que assegura
que a integração seja o mais eficaz possível, nos diversos objetivos que deve
atingir:
Adaptação à cultura da empresa (regras e valores da empresa)
Ciência e domínio das informações relativas a remuneração e
benefícios
Redução da ansiedade e aumento de sentimentos de
pertencimento e inclusão
Adequado desempenho das tarefas e aumento gradativo do
desempenho
O RH desempenha um importante papel no acompanhamento da
evolução da integração do novato. É possível estabelecer um cronograma
semanal ou quinzenal de reuniões com o gestor imediato, o novo colaborador
e um profissional do RH para:
Dar feedbacks – para que o colaborador tome conhecimento
sobre o seu desempenho, suas potencialidades e necessidades
de melhorias.
Ouvir dúvidas e necessidades do colaborador.
Pode ser função do técnico em RH, se a empresa assim entender:
Elaborar cronograma e acompanhar reuniões entre gestor
imediato e colaborador.
Realizar reuniões com o novato a fim de acompanhar aspectos
relativos à percepção do novato sobre sua inclusão e a aceitação
no grupo – colegas e gestores.
A etapa do acompanhamento é fundamental nesse processo, pois
proporciona a informação segura e formal de que o colaborador está se
adequando e oportuniza melhorias.
O RH não pode negligenciar a necessidade que as pessoas têm de
obter feedback sobre seu trabalho e desempenho. Além disso, o
acompanhamento do novato, assim como as avaliações de desempenho,
devem ser bem conduzidos, com respeito e transparência, de tal forma que
possam ser instrumentos motivacionais, de contribuição positiva para o clima
organizacional e que asseguram a produtividade qualificada.
Vamos recapitular?
O técnico em RH acompanha e executa as atividades de ambientação, assim
como planeja e organiza previamente a recepção dos novos colaboradores.
A integração deve ser entendida como um processo que ocorre ao longo de
alguns meses e que pode ser desenvolvido como um programa dividido em quatro
etapas.
1ª Etapa: planejamento – ações prévias para a recepção e acolhimento dos
novatos:
Prepare a estação de trabalho e o crachá do colaborador
Avise o gestor imediato da data de início
Defina uma pessoa-referência
Organize o local para a integração
2ª Etapa: ambientação – encontro presencial com o novo empregado,
preferencialmente no primeiro dia de trabalho, no qual serão abordadas:
1. Informações institucionais
2. Apresentação das políticas de RH
3. Visitação aos principais setores da organização
4. Encaminhamento do novo colaborador ao setor
3 ª Etapa: treinamento
A empresa provê ao colaborador a aquisição de competênciastécnicas e
comportamentais.
4ª Etapa: acompanhamento
A empresa acompanha a integração efetiva e gradual do novo colaborador.
Atividade de reflexão
Vamos pensar e desenvolver sua habilidade para
conduzir a integração?
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1. Você verifica previamente o local onde fará a integração?
Verificar o local antes do início da atividade é importante para não ocorrer
imprevistos.
Verificar o número de cadeiras, testar os recursos disponíveis e certificar-se
de que não há nenhuma outra reunião agendada no mesmo horário são
ações fundamentais.
2. Você cumpre o horário? Encerra a apresentação no tempo previsto?
Ser pontual é um aspecto importante para todos os profissionais. Como o
profissional de RH muito frequentemente está com pessoas, precisa cumprir
seus horários para não deixar ninguém esperando. A pontualidade do
profissional de RH demonstra o comprometimento da empresa com seus
funcionários. Planeje o encontro com um roteiro, subdividindo o encontro em
partes. Defina a duração de cada parte e fique atento ao relógio.
Fique atento
Quando se realiza uma apresentação é muito importante informar, no início, a
programação do que irá ocorrer, os momentos de intervalo e o horário previsto
para encerramento. As pessoas diminuem a ansiedade ao tomar
conhecimento do que vivenciarão.
3. Você domina o uso dos recursos (vídeos, projetores, caixas de som etc.)?
Conheça os recursos que a sua empresa tem e prepare a integração de
acordo com isso. Por recursos entende-se: computadores, projetores, caixas
de som, televisores, quadro de giz e outros, que variam conforme cada
organização. Teste previamente se está tudo funcionando e peça orientação,
caso não domine algum dos recursos.
4. Você cuida de sua apresentação pessoal para que seja apropriada ao
ambiente organizacional e ao momento da integração?
De acordo com uma pesquisa desenvolvida pelo psicólogo Albert Merhabian,
a vestimenta representa 50% da primeira impressão que uma pessoa tem de
outra. Além disso, o profissional de RH também é exemplo para toda a
organização. Então, vista-se conforme o ramo de negócio e regras da
empresa.
Se você tiver dúvidas, pergunte para a pessoa que contratou você. O ideal é o
RH ter um código de vestimenta definido. Se tiver, ele deve ser incluído na
integração e você será o representante dele.
5. Você procura olhar diretamente para as pessoas?
Olhar diretamente para as pessoas permite que você faça conexão com elas
e perceba suas reações. Além de ser uma maneira de valorizar e prestigiar a
presença dos ouvintes.
Outros aspectos importantes:
O que o seu semblante está transmitindo? Observe e adeque ele
para que seja coerente com o que você está falando.
Evite ficar apoiado sobre apenas uma das pernas e procure não
deixá-las muito abertas ou fechadas
6. Você consegue criar um clima descontraído sem ficar excessivamente
informal, mantendo a postura profissional?
Para criar um clima descontraído e manter a postura formal, utilize um tom de
comunicação amigo e espontâneo. Esse cuidado serve para deixar as
pessoas um pouco mais à vontade, pois o início do trabalho novo gera
ansiedade e angústias. Outro aspecto importante é falar com entusiasmo,
demonstrando o seu envolvimento com a empresa.
7. Você sabe com clareza os objetivos da integração?
Ter conhecimento dos objetivos da integração é saber onde se quer chegar.
Quando você internalizar a importância da integração para o empregado e
para a empresa, você será mais assertivo em suas colocações e se sentirá
motivado, pois entenderá o significado do que está fazendo.
8. Você identifica e registra possíveis melhorias de uma integração para a
seguinte, mantendo postura proativa e inovadora?
A melhoria dos processos e procedimentos são cada vez mais comuns nas
instituições e promovem uma cultura de qualidade. Procure usar uns cinco
minutos ao final da ambientação para refletir e anotar pontos em que você
poderia ter se saído melhor.