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Indicadores de desempenho da SCM Paulo Roberto Bertaglia Introdução As medidas de desempenho de uma organização são o processo pelo qual a empresa, de alguma maneira, identifica que as estratégias e ações, sendo perseguidas e executadas, possibilitam o atingimento de suas metas e objetivos corporativos. As métricas das organizações até hoje têm suas raízes bastante voltadas para as disciplinas contábeis com a visão principalmente concentrada nos lucros e, portanto, apresenta uma preocupação bastante forte no aspecto financeiro. Em outra camada, porém, com o intuito de medir o desempenho em relação a atender as expectativas dos clientes, a cadeia de abastecimen- to tem um potencial importante, em que o realinhamento das operações pode gerar reduções de custos, melhoria de serviços e aumentar o retorno nos ativos. Portanto, medir o desempenho é uma disciplina importante, pois possibilita estabelecer elementos de entendimento para avaliar se as métri- cas estão adequadas às expectativas dos clientes e alinhadas com os objeti- vos da organização. A cadeia de abastecimento em todas as suas interações e dinamismo dentro de um espectro extremamente complexo apresenta desafios signifi- cativos quando se trata de medir consistentemente os seus resultados com base em seu desempenho. Dessa maneira, há uma preocupação singular com respeito a determinar e medir o desempenho da organização no aspecto funcional no tocante a níveis de serviços, estoques, ativos e custos e que tenham relação direta com a missão e visão da organização. A gestão do desempenho na cadeia de abastecimento trata-se, portanto, de estabelecer metas equilibradas para obter os resultados esperados. Essas métricas precisam ser balanceadas e com o mínimo de conflito. 246 Indicadores de desempenho da SCM Os níveis de serviço, que expressam as metas organizacionais ou mesmo departamentais, se relacionam com as instituições que fazem parte da cadeia envolvendo a própria empresa, seus clientes, fornecedores e provedores de serviços. Cada um dos atores possui a responsabilidade de entregar a sua parte da forma planejada. Os executivos têm um papel preponderante na definição, comunicação e execução dos indicadores de desempenho. Um aspecto fundamental é de- finir indicadores factíveis de serem alcançados e mensuráveis. Criar indica- dores que apresentem dúvidas e dificuldades de medição apenas gerarão transtornos nos relacionamentos entre as diferentes áreas e fornecedores do ecossistema. O termo KPI (Key Performance Indicators) muitas vezes é utilizado de ma- neira equivocada. Como o próprio nome justifica, essas medidas de desem- penho devem estar vinculadas a estratégia organizacional. Dentro da cadeia de abastecimento existe uma infinidade de métricas que podem demonstrar o desempenho deste ou daquele setor. Contudo, é fundamental caracterizar quais são aqueles que estão conectados aos obje- tivos da empresa: os KPI. Alinhamento das métricas com as estratégias de negócio Uma estratégia é um comprometimento organizacional que dispara uma série de ações e de acordo com as variações e volatilidade de mercado essas empresas necessitam revisar periodicamente as suas estratégias de negócio. No contexto da cadeia de abastecimento, os modelos de negócio que supor- tam essas estratégias são importantes elementos de custo, cuja existência deve ser sempre questionada e alinhada de acordo com as mudanças nas estratégias corporativas. Uma vez que a globalização força as corporações a uma competição mais acirrada, a administração efetiva da cadeia de abastecimento exige um alinha- mento entre as empresas intraorganizacionais e entre as suas camadas repre- sentadas por sistemas, processos, dados, pessoas e gestão. Um processo disci- plinado de alinhamento com as metas corporativas irá assegurar a obtenção dos benefícios estratégicos estabelecidos para a cadeia de abastecimento. Indicadores de desempenho da SCM 247 Os benefícios principais que virão desse alinhamento podem ser: melhoria na satisfação do cliente; � gestão efetiva do fluxo de capital, do custo e da qualidade; � foco, propiciando organizações mais enxutas e eficientes; � melhoria na tomada de decisões no nível adequado; � otimização do desempenho dos fornecedores; � nível de detalhamento dos dados permitindo a geração da informação � base para a tomada de decisões; agilidade no fluxo da informação. � O alinhamento da cadeia de abastecimento com as estratégias de negó- cio permite ainda que a organização possa capturar oportunidades impor- tantes no contexto corporativo, que não se limitam às eficiências relaciona- das à gestão de custos e investimentos, mas ajuda também na identificação de outras oportunidades não conectadas a esses elementos. Decisões na cadeia de abastecimento As decisões na cadeia de abastecimento estão conectadas a aspectos temporais – aqueles relacionados a prazos e funcionais. Decisões temporais No contexto temporal podem ser elencados os seguintes tipos de decisões: Estratégicas � São decisões que devem ser tomadas para prazos longos, um ano e acima, e levam em conta as elaborações de políticas para cumprir os objetivos de futuro da organização, relacionadas a crescimento, cliente, produtos e par- ticipação no mercado e como a cadeia de abastecimento sofre o impacto dessas estratégias. 248 Indicadores de desempenho da SCM Táticas � Essas decisões têm um horizonte de tempo baseado em semanas ou meses cujo objetivo é efetuar uma gestão efetiva na cadeia de acordo com os objetivos de longo prazo já estabelecidos. Operacionais � As decisões operacionais são aquelas tomadas imediatamente, em tempo real, e está relacionada com o dia a dia da operação. Decisões funcionais As decisões funcionais estão ligadas às principais áreas da cadeia de abas- tecimento e o objetivo é estabelecer mecanismos para sua operacionaliza- ção. Logicamente, as decisões temporais afetam as decisões funcionais nos seus diferentes estágios: estratégico, tático e operacional. As principais áreas funcionais são: Compras � As decisões relacionadas à área de compras estão vinculadas basicamen- te à seleção de fornecedores, considerando elementos estratégicos como componentes, localização e preço. Adicionalmente, preocupações com o modelo de entrega dos materiais é fundamental, ou seja, se a entrega será direta na produção ou será transferida para armazéns intermediários, fre- quência de entrega, tamanho de lote, gestão de estoques dos componentes, entre outras decisões a serem tomadas. Manufatura � Na área de manufatura importantes decisões precisam ser feitas e estão relacionadas com localização de fábrica, capacidade das linhas de produção, quantidade de linhas, gargalos de processo, estoques, programação de pro- dução, entre outros. Outra decisão importante nessa função é determinar se a estratégia é produzir internamente ou através de terceiros. Distribuição � Definições correspondentes à localização, manutenção de frota própria de veículos, modelos de distribuição, terceirização, atendimento a clientes a Indicadores de desempenho da SCM 249 partir deste ou daquele centro de distribuição, quantidade de produtos ar- mazenados, estratégias de distribuição são alguns dos fatores que devem ser considerados. Logística � Tipos de transporte, preocupações alfandegárias, produtos a serem movimentados dos centros de distribuição, otimização de cargas e rotas são algumas das preocupações que essa função obrigatoriamente tem que suportar. Indicadores de desempenho A gestão e medidas de desempenho são componentes críticos para ba- lancear os esforços e é parte fundamental da cadeia de abastecimento. Os indicadores de desempenho representam um conjunto de medidas que focam nos aspectos de desempenho críticos para o presente e o futuro da organização. Bons indicadores de desempenho fazem uma diferença enorme. Eles seguramente vão atrair a atenção dos executivos da empresa, incluindoo presidente. Um indicador de desempenho demonstra claramente que ação deve ser tomada e quando deve ser tomada. Interessantemente, um indicador pode estar vinculado a uma pessoa na organização de tal manei- ra que o presidente sabe exatamente a quem chamar para perguntar por que está se sucedendo tal fato. Prazos de entrega Os prazos de entrega ou tempos de ciclo correspondem aos tempos totais absorvidos pela cadeia desde o início até o final de processo e normal- mente está conectado ao atendimento ao cliente e podem variar depen- dendo da segmentação da indústria. Por exemplo, organizações voltadas para produção sob pedido ou mesmo projetos podem estabelecer prazos através de cronograma. Há organizações que trabalham com conceitos de estoque, como é o caso de empresas de ciclo rápido como alimentos e o atendimento é efetuado com base nos estoques disponíveis. 250 Indicadores de desempenho da SCM Nível de serviços ao cliente Interessante que essa função está atrelada a uma série de indicadores e não apenas a um indicador. Ela corresponde ao atendimento vinculado ao produto, prazo, quantidade ou outra medida que eventualmente tenha sido estabelecida e concordada com o cliente. É um conjunto de medidas para medir a satisfação do cliente. Níveis de estoque Essa medida é fundamental, pois afeta os custos totais de estoque. Uma vez que estoque carrega custos, o sugerido é que se tenham esto- ques mínimos ou necessários para atender as demandas ou oscilações das mesmas. As medidas de níveis de estoques mostram a eficiência operacio- nal e financeira da cadeia e gera impactos significativos nos resultados da empresas se mal administrado. Uso de recursos O objetivo aqui é utilizar eficientemente todos os recursos da cadeia incluindo os prédios, transportes, pessoas, equipamentos visando maximi- zar o atendimento ao cliente, com baixos níveis de estoque e prazos de entrega adequados. Definição de métricas As medidas de entrada e saída na cadeia de abastecimento são impor- tantes métricas a serem consideradas. Normalmente, as métricas de níveis de serviço são mais vinculadas a elementos de qualidade, conformidade e tempo. Coleta e gerenciamento de dados Os maiores desafios encontrados na cadeia de abastecimento para en- contrar uma bem sucedida medida de desempenho estão relacionados com a coleta dos dados, sua análise e interpretação. Normalmente, essa tarefa envolve milhares de transações, além de uma grande quantidade de clientes Indicadores de desempenho da SCM 251 e fornecedores. Portanto, coletar esses dados é trabalho árduo e difícil e uma área de particular conhecimento muitas vezes é demandada para obter os resultados desejados. Efetuar as medições e elaborar os relatórios é atividade de intenso uso de mão de obra e que muitas vezes não atinge os resultados desejados. Contu- do, recentes evoluções de armazenamento de dados e possibilidades múlti- plas de avaliação dos mesmos possibilitam atingir resultados confiáveis em pouco tempo. O conhecimento e a experiência para manipular tais dados têm evoluído, e novos aplicativos têm surgido proporcionando um maior acesso a dados e potencialmente suas avaliações. Não há dúvidas de que esse é um terreno fértil a ser explorado futuramente. A capacidade de anali- sar e administrar a cadeia de abastecimento considerando níveis de detalhe somente será possível através do uso de ferramentas e expertise para analisar os dados com base em conhecimento e experiência. Indicadores de desempenho – desafios Os maiores desafios dos indicadores de desempenho no contexto da cadeia de abastecimento reside principalmente no fato da integração para direcionar o desenvolvimento e implantação das estratégias. A expressão “in- tegração da cadeia” tem sido utilizada com muita ênfase ultimamente, sem muita claridade e sem considerar as implicações que isso pode acarretar. É necessário entender as relações de dependência entre os vários elementos da cadeia. Por exemplo, o entendimento dos processos de negócio pode au- mentar os níveis de serviço na cadeia e reduzir os estoques e capital sendo utilizado. Há que se considerar que os processos de negócio são fundamen- talmente dependentes de sistemas, organização e indicadores de desempe- nho. Os processos de negócio são entradas básicas para os indicadores de desempenho e corresponde a uma parte significativa dos níveis de serviço que a organização pretende assumir em relação aos seus clientes. O potencial de melhoria através do desenvolvimento de métricas de desempenho é um diferenciador importante na cadeia de abastecimento. Empresas que se utilizam dessa competência e a associam com os objetivos estratégicos seguramente irá conseguir um embasamento estratégico bas- tante forte para alinhar-se tanto com as expectativas do cliente como com os fornecedores. 252 Indicadores de desempenho da SCM Consideremos os seguintes aspectos para desenvolver uma abordagem ampla na administração da cadeia de abastecimento: os indicadores não podem ser individuais. Nenhuma medida individu- � al define o desempenho da cadeia: existem muitas dimensões a serem consideradas. Cuidado com avaliações isoladas; atenção para medidas conflitantes, que podem acentuar os problemas � dos silos ao invés de resolvê-los; o requerimento é buscar um balanceamento através da cadeia de � abastecimento e se preparar para possíveis mudanças; medir, interpretar ou analisar as medidas exige um perfil profissional � adequado que deve ser desenvolvido. As empresas que têm investido e considerado as medidas da cadeia como elementos importantes experimentaram melhorias não só na cadeia de abastecimento, mas no desempenho de toda a organização. Implementando indicadores de desempenho Qualquer estratégia sendo pensada e elaborada somente terá o seu sucesso se implantada adequadamente. Com os indicadores da cadeia de abastecimento não é diferente. O desenvolvimento adequado de quais indi- cadores devem ser considerados e implementados é fator relevante no su- cesso da estratégia. Existem quatro elementos que são fundamentais para o desenvolvimento dessas medidas de desempenho: parceria com fornecedores, clientes e pessoal interno; � transferência de poder para as pessoas das pontas; � integração das medidas, relatórios e melhoria de desempenho; � conexão das medidas de desempenho à estratégia corporativa. � As medidas de desempenho dos negócios basicamente passam pelos se- guintes processos: montar a estratégia, planejar, monitorar, analisar e por fim ajustar. Quando todos os processos são executados de uma forma sincronizada, uma série de melhorias pode ser identificada no que corresponde à comuni- cação, controle e coordenação entre as diversas áreas da organização. Indicadores de desempenho da SCM 253 Montar a estratégia Nesse passo os executivos definem os principais direcionadores de ne- gócio e a forma como eles serão medidos. Exemplos desses direcionadores poderiam ser “aumentar a satisfação do cliente” ou mesmo ”excelente qua- lidade de produto”. Já os indicadores ou as medidas para esses direciona- dores poderiam ser um índice de satisfação do cliente e uma amostragem da quantidade de defeitos por um determinado lote de produtos. Esse pro- cesso e sua definição estão intimamente ligados à missão, valores e à visão da organização, e estabelece as metas e objetivos para estar coerente com a missão. É equivocado pensar que apenas os executivos do alto escalão podem definir a estratégia. Qualquer time, e é preferível que seja em grupo de pessoas, sejam eles diretores ou gerentes, podem desenvolver estratégias e planos. Planejar As medidas dos direcionadores de negócio são conhecidas como indica- dores de desempenho ou KPIs. Eles medem o quão bem uma organização está desempenhando suas atividades estratégicas, táticas e operacionais e quais são as críticas para o sucesso atual e futuro da organização. Os KPIs devem orientar os indivíduos e as equipesa tomar ações que movem para resultados positivos. As organizações definem as diretrizes, metas e objetivos em sessões de planejamento estratégico que podem durar dias, semanas ou meses de- pendendo do grau de complexidade da organização e até da maturidade do processo. Uma das técnicas utilizadas para definir as diretrizes é o ma- peamento estratégico. Os incentivos e compensações são também ferramentas importantes que reforçam as diretrizes e os indicadores de desempenho. Muitas orga- nizações possuem sistemas para avaliar e premiar seus funcionários em função do desempenho, mas interessantemente muitos desses sistemas não estão vinculados aos objetivos estratégicos da organização. E é funda- mental que estejam. 254 Indicadores de desempenho da SCM Monitorar e analisar As ideias vêm e vão. Atreveria-me a dizer que é fácil visualizar estratégias e armar planos. O difícil é executá-las e implantá-las. Isso demanda gente muito boa e muito capaz, munidas de boas ferramentas e direcionamento claro dos executivos da organização. Portanto, um dos elementos mais críticos para a implantação dos indi- cadores são as ferramentas que permitem que os usuários e, por que não, gerentes monitorem e analisem o desempenho corretamente e tomem as ações correspondentes para melhorar o desempenho. Ajustar Essa parte do processo é a mais crítica. Corresponde à ação. Para exe- cutar a estratégia, os funcionários precisam realizar ações para melhorar processos antes que fiquem fora de controle ou até mesmo explorar novas oportunidades antes que seja tarde demais. Elementos visuais, como quadros ou gráficos, são ferramentas impor- tantes nessa etapa, pois alertam os funcionários ou usuários sobre os po- tenciais problemas e fornecem detalhes adicionais e ajuda na tomada de decisões com maior velocidade e melhor qualidade. Características de um bom indicador de desempenho Existem algumas características que são fundamentais no entendimen- to de quando um indicador de desempenho deve ser utilizado, como se conecta à estratégia, como afeta os funcionários e como se pode fazer o melhor uso deles. Na sequência são apresentadas algumas características adaptadas do texto de Wayne Eckerson, diretor de pesquisa do The Data Warehousing Institute e Marco Antonio Oliveira Neves – diretor da Tigerlog Consultoria. Indicadores de desempenho da SCM 255 Direcionadores estratégicos são incorporados KPIs refletem e medem direcionadores de valor. Direcionadores de valor representam atividades que, quando executadas corretamente, garantem o sucesso futuro da organização. Direcionadores de valor movimentam a em- presa para a direção correta, impulsionando-a para alcançar seus objetivos organizacionais e resultados financeiros. Definidos por executivos Executivos definem os direcionadores de valor em reuniões de planeja- mento, onde determinam o direcionamento estratégico da empresa, no curto, médio e longo prazo. Para extrair o máximo desses direcionadores de valor, os executivos necessitam definir como eles querem medir o desempenho or- ganizacional através desses direcionadores. Infelizmente, muitos executivos terminam o seu planejamento estratégico antes de definir e validar essas me- didas de desempenho. Não se pode gerenciar aquilo que não é medido. Fluem ao longo da empresa Qualquer grupo, em qualquer nível hierárquico, de qualquer organização, é gerenciado por um “executivo”. Esses executivos podem ser conhecidos por “presidentes divisionais”, “diretores”, “gerentes” ou “supervisores”, entre diversos outros termos. Como “executivos”, também necessitam realizar sessões de pla- nejamento estratégico e identificar direcionadores de valor, objetivos e planos para o seu grupo. Devido ao fato de cada “executivo”, em cada nível hierárqui- co, basear-se em direcionadores repassados por seus superiores, acaba ocor- rendo um “efeito cascata”, fazendo com que seja refletido nos KPIs dos mais baixos níveis organizacionais os valores propostos pelos altos executivos da empresa. Baseados em padrões corporativos A única forma de fazer com que um KPI flua ao longo de uma organização é através da criação de padrões de medição. Isso é muito difícil e trabalhoso, mas não impossível. 256 Indicadores de desempenho da SCM Baseados em dados confiáveis e válidos Antes de optar pela utilização de um determinado KPI é necessário saber se a informação existe e qual a sua precisão. Com frequência a resposta não é positiva. Em alguns casos as empresas optam por investir em sistemas que possam capturar as informações necessárias. Em outros casos preferem re- visar o KPI. Fáceis de serem compreendidos Um dos grandes problemas dos KPIs é que existem muitos deles. Como resultado, eles perdem o poder de atrair a atenção dos empregados e de mo- dificar o seu comportamento. De acordo com uma pesquisa da TDWI (The Data Warehousing Information), uma organização deveria ter, na média, sete KPIs por usuário. Mais do que isso torna difícil para os empregados tomarem a decisão requisitada para cada um deles. Além disso, os KPIs devem ser de fácil entendimento. Os colaboradores devem saber como calculá-los e principalmente, o que fazer (e o que não fazer) para alcançar as metas pretendidas. Treinamentos e reuniões de acom- panhamento são necessários para o perfeito entendimento. Medidas de de- sempenho sem reuniões são inúteis. Relevantes Para garantir que os KPIs possam, continuamente, melhorar a performan- ce da empresa, será preciso auditar os KPIs para avaliar o seu uso e relevân- cia. Se um KPI não está sendo utilizado, ele deverá ser revisado ou mesmo descartado. Muitos KPIs têm um ciclo de vida e uma vez criados, energizam a força de trabalho, produzindo resultados incríveis. Com o passar do tempo perdem o seu valor, e provavelmente, têm que ser redesenhados. Muitas or- ganizações realizam revisões a cada quatro ou seis meses para avaliar a efi- ciência de seus KPIs. Métricas sempre são expressas em número que reflete o desempenho. Mas um KPI coloca essa performance em um contexto. Ele avalia o desem- Indicadores de desempenho da SCM 257 penho em função de expectativas. O contexto é proporcionado através de limites, metas e comparações. Condução a ações positivas KPIs não podem ser criados de forma isolada. Devem gerar ações de melhoria conjuntamente. Objetivos antagônicos poderão enfraquecer KPIs e colocar em risco a realização de importantes objetivos estratégi- cos da empresa. Exemplos de indicadores na cadeia de abastecimento A seguir são apresentados alguns indicadores de desempenho utili- zados na cadeia de abastecimento. Esses exemplos foram adaptados do Supply Chain Operations Reference Model (SCOR) elaborados pelo Supply Chain Council. N ív ei s de s er vi ço s ao c lie nt e Indicador de Desempenho Descrição Fórmula Pedido Perfeito Calcula a taxa de pedidos sem erros em cada estágio do pedi- do do cliente. Deve considerar cada etapa no ciclo de vida de um pedido. % Acurácia no registro do pedi- do . % Acurácia na separação . % Entregas no prazo . % Entregas sem danos . % Pedidos fatura- dos corretamente Pedidos Completos e no Prazo (OTIF – On Time in Full) Corresponde às entregas reali- zadas no prazo e atendendo as quantidades e especificações do pedido. Entregas perfeitas / Total de en- tregas realizadas . 100 Entregas no Prazo Desmembramento da OTIF; mede % de entregas realizadas no prazo estabelecido com o cliente. Entregas no prazo / Total de en- tregas realizadas . 100 Taxa de Atendimento do Pedido Desmembramento da OTIF; mede % de pedidos atendidos na quantidade e especificações solicitadas pelo cliente. Pedidos integralmente atendi- dos / Total de pedidos expedi- dos . 100 Tempo de Ciclo do Pedido Tempo decorrido entre a realiza- ção do pedido por um cliente e a data de entrega. Data da entrega – Data da realização do pedido N ív ei s de S er vi ço a o Cl ie nt e 258 Indicadores de desempenhoda SCM A dm in is tr aç ão d e es to qu es Indicador de Desempenho Descrição Fórmula Acurácia do inventário Corresponde à diferença entre o estoque físico e a informação contábil de estoques. Estoque físico atual por item / Estoque contábil ou estoque re- portado no sistema . 100 Faltas Quantificação das vendas perdi- das em função da indisponibili- dade do item solicitado. Receita não realizada devido à indisponibilidade do item em estoque (R$) Estoque indisponível para venda Corresponde ao estoque indispo- nível para venda em função de danos decorrentes da movimen- tação armazenagem, vencimento da data de validade ou obsolescência. Estoque indisponível (R$) / Es- toque G es tã o de fo rn ec ed or Indicador de Desempenho Descrição Fórmula Entregas realizadas dentro do prazo negociado Calcula a taxa de entregas reali- zadas dentro do prazo negocia- do com o fornecedor. Número de entregas realizadas dentro do prazo / Número de entregas totais . 100 Entregas devolvidas parcial ou integralmente Corresponde às entregas devol- vidas parcial ou integralmente devido a alguma falha não acei- tável do fornecedor. Entregas devolvidas parcial ou integralmente / Total de entre- gas recebidas (aceitas + devol- vidas) . 100 Recebimento de produtos dentro das especificações de qualidade Corresponde à quantidade de produtos que foram entregues dentro das especificações de qualidade previamente acorda- das com o fornecedor. Produtos recebidos dentro das especificações de qualidade acordadas com o fornecedor / Total de produtos aceitos . 100 Tempo de entrega dos produtos Tempo que o fornecedor leva para entregar um pedido. Data e/ou hora da realização do pedido ao fornecedor – Data e/ou hora da entrega dos produtos. Ampliando seus conhecimentos Lições aprendidas em um projeto de cadeia de abastecimento em uma organização global (BERTAGLIA, 2009) Recentemente, em um projeto global denominado Supply Chain 2010, foram identificadas ações provenientes das lições aprendidas com a experi- ência. Essas lições podem ser aplicadas em muitas empresas como um esfor- ço de melhoria e estão bastante vinculadas com o alinhamento da cadeia de abastecimento com os objetivos corporativos e seu sucesso.
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