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Professora autora/conteudista:
TIRZA RODRIGUES
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pública, sob pena de responsabilização civil e criminal.
 
SUMÁRIO
Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1 . GED – História, conceitos e definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2 . Componentes do GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1 Ambiente típico de GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
3 . Principais tecnologias relacionadas à GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.1 Capture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
3.2 Document Imaging (DI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
3.3 Document Management (DM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
3.4 Workflow/BPM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
3.5 COLD/ERM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
3.6 Forms Processing (processamento de formulários) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
3.7 Records and Information Management (RIM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
4 . ECM X GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
5 . Etapas do processo de GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
5.1 Organização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
5.2 Preparação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
5.3 Captação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
5.4 Armazenamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
5.5 Indexação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
5.6 Conferência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
5.7 Disponibilização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
6 . Ambientes de aplicação do GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1 Motivos para implantar um GED – Vantagens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
6.2 Motivos para não implantar um GED – Desvantagens . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Referências bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
 
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INTRODUÇÃO
Serão apresentados conceitos e definições da Gestão Eletrônica de Documentos e será realizada 
uma contextualização histórica de sua criação e evolução; serão apresentados e diferenciados os 
componentes utilizados na GED, tanto de hardware quanto de software. Para maior aprofundamento 
no tema, serão estudadas, separadamente, as principais tecnologias utilizadas pela GED: Capture; 
Document Imaging; Document Management; Workflow/BPM; COLD/ERM; Forms Processing e 
Records and Information Management. Além disso, serão levantadas as diferenças e semelhanças 
entre GED e ECM (Enterprise Content Management).
Para que a Gestão Eletrônica de Documentos ocorra de maneira efetiva é necessário que 
aconteçam as etapas de organização, preparação, captação, armazenamento, indexação, conferência 
e disponibilização, as quais serão estudadas separadamente, para facilitar o entendimento do 
processo como um todo. Por fim, serão apresentados os ambientes em que o GED mais é utilizado 
e as principais vantagens e desvantagens da utilização dessa ferramenta.
Ao final desta aula, espera-se que o aluno tenha uma visão geral do que é a Gestão Eletrônica 
de Documentos, conheça seus benefícios e aplicações, quais são as etapas do processo e as 
tecnologias disponíveis para a aplicação da GED, a fim de trazer benefícios reais à instituição em 
que for aplicada.
1. GED – HISTÓRIA, CONCEITOS E DEFINIÇÕES
Antes de entender o que é Gestão Eletrônica de Documentos é importante entender a Gestão 
de Documentos. De acordo com a Lei nº 8.159 (art. 3º), que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (BRASIL, 1991).
Para a Gestão de Documentos, a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, 
para as pessoas certas e com o menor custo possível. Em outras palavras, significa assegurar 
acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada de decisão e à garantia de 
deveres e direitos.
 
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De acordo com o portal ECM-GED (2019), são objetivos específicos da Gestão de Documentos:
• permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações;
• promover a transparência dos atos administrativos;
• garantir economia, eficiência e eficácia na administração;
• tornar o processo decisório mais célere;
• racionalizar a produção documental;
• controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
• normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, 
recolhimento, guarda e eliminação de documentos;
• contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda 
permanente.
Com o avanço das tecnologias da informação, principalmente a partir dos anos 1990, os 
mecanismos de registro e de comunicação da informação nas instituições públicas e privadas deixam 
de ser apenas o papel e passam a ser criados em meio eletrônico e armazenados em suporte digital.
Com esse avanço tecnológico, o gerenciamento de documentos digitais e convencionais também 
passa a ser feito por meio de sistema informatizado, surgindo, assim, o Gerenciamento Eletrônico 
de Documentos, ou GED.
Uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos tem como objetivo gerenciar as 
informações desde sua criação, tramitação e consulta, até seu arquivamento. Informações gerenciadas 
por essa solução podem, originalmente, estar armazenadas em suporte físico ou digital (KOCH, 
1997). Nas palavras de Baldam, Valle e Cavalcantti (2002, p. 32), “GED é a tecnologia que provê um 
meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados 
eletrônicos, durante todo o seu ‘Ciclo de Vida’.”
 
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O Conselho Nacional de Arquivos (2011, p. 10) no documento Modelo de requisitos para sistemas 
informatizadosde gestão arquivística de documentos, define GED como sendo um:
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de 
um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não 
estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem 
de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
De forma resumida, pode-se descrever um sistema de GED como uma solução tecnológica, 
composta por um conjunto de módulos interligados que permitem a uma instituição gerenciar seus 
documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, 
tais como microfilme, papel, som, planilhas eletrônicas, imagem, arquivos de texto, gravações de 
vídeo etc.
2. COMPONENTES DO GED
Para a implantação de um sistema de GED são necessários alguns componentes básicos: os 
de hardware, os de software e os de recursos humanos.
• Hardware: são todos os componentes físicos que fazem parte do GED. Exemplo: computadores, 
impressoras, scanners, monitores de vídeo, aparelhos de fax, dispositivos de armazenamento 
de documentos digitais (CD, DVD, HD externo).
• Software: são os programas que irão compor e comandar o funcionamento do GED. Exemplo: 
Sistema operacional (ex.: Windows, Linux); aplicativos de edição de texto (ex.: Word Online), 
softwares de funções específicas (ex.: Gimp, para o tratamento de imagens) e softwares de 
GED, específicos para gestão eletrônica de documentos (ex.: DigiDoc).
• Recursos humanos: são as pessoas que irão implementar o sistema e influenciar na execução, 
alimentação e utilização do GED.
Todos esses componentes devem ser estudados e pensados individualmente para cada situação 
específica; não existe a melhor resposta. Os componentes devem ser pensados conforme a realidade 
da instituição em que serão aplicados, conforme seus objetivos e realidade.
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2.1 Ambiente típico de GED
Embora a implementação de um GED deva ser individualizada e pensada para cada instituição, 
a figura a seguir apresenta componentes que são típicos de um ambiente GED.
Figura 1 – Ambientes típico de GED.
Imagem
original
Scanner
Processador
Imagem
duplicada
ImpressoraComputador display para
dados e imagem
Unidade de
backup
Fonte: SILVA et al., 2004, p.3.
Imagem original: é o documento original, que pode estar em papel ou ser nativamente digital.
Scanner: equipamento utilizado para a digitalização, ou conversão dos documentos físicos em 
imagem eletrônica.
Processador: é o sistema GED que será instalado em um ou mais computadores. Usualmente 
é instalado em servidores em rede, pois facilita a distribuição e o acesso à informação.
Computador: são as estações de trabalho (máquinas com acesso ao servidor que permitem a 
consulta, criação e cadastro de documentos).
Impressora: é o facilitador usado para que se tenha fisicamente uma cópia do documento 
armazenado no sistema de GED.
 
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Unidade de backup: são periféricos que armazenam e disponibilizam permanentemente as 
imagens e suas informações complementares. Podem variar de tecnologia.
Rede: meio de comunicação entre os diversos componentes do sistema.
3. PRINCIPAIS TECNOLOGIAS RELACIONADAS À GED
Um sistema de Gerenciamento/Gestão Eletrônico(a) de Documentos capta, indexa, armazena, 
gerencia e permite consultar documentos em formato digital, para isso, são disponibilizadas 
diversas tecnologias. De acordo com o Portal ECM-GED, as mais utilizadas atualmente são: Capture; 
Document Imaging (DI); Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos); Workflow/
BPM; COLD/ERM; Forms Processing (processamento de formulários) e Records and Information 
Management (RIM).
3.1 Capture
É a captação e inclusão de documentos e formulários, tanto físicos quanto digitais no sistema 
de GED, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas 
a todas as aplicações dos negócios.
3.2 Document Imaging (DI)
O Document Imaging é a conversão do documento em papel para uma imagem digital; muito 
conhecido como “digitalização”, o DI acontece por intermédio de um scanner.
3.3 Document Management (DM)
Significa “gerenciamento de documentos”. Esta tecnologia permite gerenciar a criação, a revisão, 
a aprovação e o descarte de documentos eletrônicos. Suas principais funcionalidades são o controle 
das informações, como autoria, revisão, versão, datas etc.; segurança, busca, check-in/checkout e 
versionamento (O QUE É GED?, 2019).
 
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3.4 Workflow/BPM
É a tecnologia utilizada para controlar e gerenciar os processos dentro de uma instituição. 
Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas. Auxilia na garantia 
de que as tarefas serão executadas no tempo correto pelas pessoas responsáveis (SIREDOC, [2018]).
3.5 COLD/ERM
Possibilita que a criação e o gerenciamento de relatórios sejam no formato digital, incluindo 
a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Podem ser feitas 
anotações sobre o relatório sem afetar o documento original (SIREDOC, [2018]).
3.6 Forms Processing (processamento de formulários)
Tecnologia que automatiza o processo de digitação por meio do reconhecimento e extração 
de informações dos documentos, e por relacionar os dados encontrados aos campos em bancos 
de dados. São principalmente utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical 
Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres (O QUE É GED?, 2019).
3.7 Records and Information Management (RIM)
É o gerenciamento do ciclo de vida de documentos e/ou informações, independentemente 
da mídia em que se encontrem. É por meio de um sistema RIM que são feitos o gerenciamento, a 
criação, o armazenamento, o processamento, a manutenção, a disponibilização e o descarte dos 
documentos, sob controle de categorização e de tabelas de temporalidade (O QUE É GED?, 2019).
4. ECM X GED
Um tópico que causa muitas dúvidas e confusões são as diferenças e semelhanças entre as 
tecnologias de GED e ECM – Enterprise Content Management. Para melhor entendê-las, vamos 
retomar o que é GED.
GED é uma tecnologia que proporciona um ambiente específico para gerar, capturar, controlar, 
armazenar, compartilhar e recuperar documentos e informações.
Já o ECM (Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdos Empresariais) pode ser 
conceituado como não apenas uma ferramenta de software, mas, sim, um meio formal pelo qual 
 
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toda a documentação e conteúdos produzidos por uma empresa são organizados e arquivados. Para 
isso, são utilizadas estratégias, métodos e ferramentas para criar/capturar, armazenar, recuperar, 
gerenciar e preservar esses documentos e informações por todo o seu ciclo de vida.
Existem diversas correntes que apresentam o ECM como uma evolução do GED, elencando as 
seguintes diferenças principais entre eles:
• O GED é focado apenas na gestão de documentos; o ECM engloba todo o conteúdo eletrônico, 
utilizando ferramentas de workflow ou BPM;
• O GED apenas registra, armazena e gerencia documentos, não produz conhecimento; já o 
ECM auxilia na interpretação de dados fornecendo informações relevantes e aumentando o 
conhecimento da empresa sobre os processos internos;
• O GED não suporta diversos tipos de formatos; já o ECM, sim;
• O GED não possui integração com outros sistemas, já o ECM é integrado a outros softwares 
e ERPs.
No entanto, com o que já foi estudado, pode-se perceber que as soluções GED atendem a todos 
os pontos que são apresentados como diferenças entre GED e ECM. Para melhor entender como se 
chegou a essa constatação, vamos organizar um quadro que compara as principais funcionalidades 
do GED e de um ECM.
 
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Quadro 1 – Comparação entre ECM e GED.
ECM GED
Captura: fase de obtenção de informações de 
mídiasdiversas e a partir dos meios em que 
elas foram disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo 
morto, rede social etc.).
→ Capture: captação e inclusão de 
documentos e formulários, tanto físicos 
quanto digitais, no sistema de GED.
Document Management: conversão do 
documento em papel para uma imagem 
digital.
Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável 
por manter as informações organizadas e 
conectadas aos processos.
→ Workflow: tecnologia utilizada para 
controlar e gerenciar os processos dentro 
de uma instituição.
Armazenamento: garante que as informações 
estejam armazenadas em meio adequado, seja 
através de sistema ou de outras tecnologias.
→ Records and Information Management 
(RIM): gerenciamento do ciclo de vida de 
documentos e/ou informações.
Preservação: resume-se aos cuidados a 
longo prazo, como um arquivamento; consiste 
na prática de proteger os conteúdos para 
que estes estejam disponíveis e possam 
ser utilizados pela organização a qualquer 
momento no futuro.
Entrega: garantir que a informação seja 
entregue ao público correto, através do 
dispositivo adequado e no momento certo.
→ COLD/ERM: possibilita a criação e o 
gerenciamento digital de relatórios.
Fonte: produzido pelo autor.
Ao comparar o conceito e as funcionalidades de cada métodos, podemos perceber que, atualmente, 
ambas as tecnologias têm como objetivo realizar a gestão dos documentos empresariais, desde 
o momento de sua entrada (produção/captura) até o controle da tramitação, edição, recuperação, 
armazenamento e descarte. Hoje, podemos dizer que as duas terminologias são utilizadas para o 
mesmo tipo de solução. Essa diferenciação existe, principalmente, porque o mercado é o responsável 
pela nomenclatura dos tipos de soluções de software.
Independentemente da tecnologia escolhida, seja ela GED ou ECM, o mais importante no momento 
da contratação de uma solução é fazer o levantamento das necessidades da instituição e avaliar 
as soluções disponíveis, para que a contratação atenda às necessidades apontadas.
 
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5. ETAPAS DO PROCESSO DE GED
No momento em que uma organização decide implantar um processo de GED, algumas etapas 
deverão ser seguidas, para que o projeto seja executado com sucesso. Inicialmente, é preciso 
identificar a demanda, visualizando as vantagens que se pode obter a partir da tecnologia GED, 
para, então, fazer um levantamento e um plano de execução do projeto, definindo quem serão as 
pessoas envolvidas e qual a metodologia mais adequada a fim de que se reduzam as possibilidades 
de fracasso.
Para que a implantação de um projeto de GED seja bem-sucedida, portanto, devem-se seguir 
as seguintes etapas: organização; preparação; captação; armazenamento; indexação e tratamento.
5.1 Organização
A primeira etapa da implantação de um processo de GED é a organização. Para iniciar esse 
processo é necessário realizar um levantamento documental, um estudo sobre a criação dos 
documentos. Para isso, podem ser feitas entrevistas e aplicados questionários com as pessoas 
que produzem a documentação. Veja alguns exemplos de perguntas:
• Que documentos são arquivados atualmente e por quanto tempo?
• Onde os documentos estão arquivados atualmente?
• Qual a frequência de uso do arquivo?
• Quantas pessoas utilizam este arquivo?
• De onde vêm as informações?
• Qual o formato dos registros no sistema atual?
• Quem arquiva os documentos?
• Quem tem acesso aos documentos?
Realizado o levantamento documental, é necessário definir e padronizar que tipos de documentos 
serão inseridos no sistema, para que não existam dúvidas no momento de sua inclusão ou recuperação. 
Essa definição, além de padronizar e esclarecer o que está ou não disponível, facilita a recuperação 
da informação.
Por se tratar de decisão estratégica a responsabilidade de decisão sobre a organização, a 
definição dos tipos de documentos a serem catalogados deve ser tomada em conjunto pelos 
gerentes de projeto, gerentes gerais, gerentes de setores que utilizam os documentos e arquivistas. 
 
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A definição não precisa ser fixa, ela pode ser atualizada conforme surja a necessidade de incluir 
novos documentos ao sistema; no entanto, a inclusão deve ser controlada.
5.2 Preparação
Após a organização dos documentos que serão inseridos no GED e a definição de todos os 
objetivos e metodologias do projeto, inicia-se a segunda etapa, de preparação dos documentos.
Na preparação, todos os documentos físicos que passarão pelo processo de captação precisam 
ser agrupados de acordo com a classificação e a sequência definidas no processo de preparação, 
para facilitar a etapa da digitalização.
Ainda nesta etapa, deve ser realizado o tratamento físico de toda a documentação; retiram-se 
todos os clipes, grampos, elásticos, cola e quaisquer outros elementos que possam danificar o 
scanner e afetar a preservação do documento. Nesse momento, deve ser realizada a higienização de 
documentos antigos que contenham poeira ou outras sujidades, para facilitar e garantir a qualidade 
da imagem digitalizada. Quando necessário, também devem ser separados os documentos que 
precisam ser restaurados, por terem sofrido danos extensos devido ao manuseio, armazenamento 
incorreto ou ações do tempo.
5.3 Captação
Finalizada a preparação, o documento segue para a terceira etapa – de captação, ou digitalização. 
Nesta etapa, os documentos serão convertidos do formato físico (normalmente papel) para uma 
imagem em formato digital, por meio de scanners. Existem hoje, no mercado, diversos modelos de 
scanners para serem utilizados em diferentes contextos e etapas de uma aplicação de GED.
Scanners de mesa (Sheet-fed): Este tipo de scanner é ideal para escritórios e organizações, pois 
sua principal característica é a velocidade de digitalização. Seu uso é aconselhado para digitalizações 
de grandes quantidades de documento, em pouco tempo. Embora a qualidade e a resolução sejam 
inferiores às dos scanners de mesa, são suficientes para a digitalização de documentos convencionais.
Scanners de mesa plana: Os scanners de mesa ou flatbeds, são scanners em que a digitalização 
é realizada na horizontal; podem ser encontrados em diversos tamanhos: A6, A5, A4, A3 ou A2. São 
mais indicados para atividades e usuários que precisam de imagens com qualidade de captura muito 
alta, como fotógrafos, designers e profissionais que trabalham com criação; para captura de folhas 
 
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soltas, ou de páginas de livros encadernados e documentos que não podem ser desmontados, seja 
pela fragilidade ou pela espessura.
Scanners de tracionamento: Este tipo de scanner é recomendado para digitalizar mapas e 
desenhos arquitetônicos, pois possui capacidade de digitalização para tamanhos A2 a A0. Pode 
também ser utilizado para jornais e outras folhas soltas de tamanho maior que A3.
Scanners de mão: Os scanners de mão foram criados pensando em facilitar a digitalização 
fora do escritório, por permitirem a digitalização de documentos em qualquer lugar. São aparelhos 
portáteis e possuem qualidade de imagem e resolução menores.
Multifuncionais: Multifuncionais não são especificamente scanners, mas muitas instituições 
as utilizam, pois, além da função de digitalização, possuem função de impressão e cópia. Nesses 
casos, é sempre importante pesquisar e estar atento ao modelo da multifuncional e à qualidade da 
imagem de digitalização que ela disponibiliza.
Para cada realidade, tipo de documento a ser digitalizado, estado de conservação do acervo, 
quantidade de material e quantidade de pessoas trabalhando, existe uma ferramenta de digitalização. 
É importante conhecer, pesquisar e estudar as ferramentas e tecnologias disponíveis para avaliar 
qual delas melhor se adapta à realidade na qual será implantado o projeto de digitalização.
5.4 Armazenamento
A quarta etapa é o armazenamento das informações capturadas e digitalizadas. Com a conversão 
dos documentos físicos em digitais é possívelarmazenar uma grande quantidade de informação 
ocupando menos espaço físico que o ocupado antes. Nesta fase do Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos devem ser observados:
• Qual a forma de armazenamento dos dados que o sistema fornece?
• Os dados ficarão armazenados em servidor? Este servidor será do local ou do provedor de 
serviço? Ele será nacional ou internacional?
• Qual o espaço disponível para armazenamento?
• Como funciona a rastreabilidade das informações?
• Como funcionam os níveis de acesso? E a integração a sistemas/aplicativos externos?
• Quais são as possibilidades de exportação dos dados e backup?
 
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É de extrema importância que essa etapa seja pensada e avaliada com muita atenção, sempre 
em conjunto com um profissional da área de Tecnologia da Informação, pois a perda de dados ou 
um problema de Segurança da Informação e armazenamento digital tem grande influência nos 
resultados de uma empresa.
5.5 Indexação
A indexação de documentos é a definição, para cada tipo de documento, dos índices específicos 
que deverão ser preenchidos, a fim de facilitar e agilizar a busca dentro do sistema, por exemplo, 
nome, data de vencimento, número de protocolo, entre outras informações que sejam consideradas 
essenciais à recuperação de um documento. A indexação serve, também, como uma forma de 
“agrupar” documentos e processos que tenham algum grau de relação.
Após a definição dos índices, a indexação pode ser feita de forma manual ou de forma inteligente 
e avançada por meio de código de barras ou OCR (Optical Character Recognition). Dentro de um 
sistema de GED essa etapa é primordial, pois é pela indexação que os documentos serão recuperados.
5.6 Conferência
Para garantir a qualidade da solução e do processo de digitalização, todas as imagens digitalizadas 
e inseridas no Gerenciador Eletrônico de Documentos deverão passar pela etapa de conferência. 
Nesta etapa, verifica-se se todos os processos anteriores foram atendidos; se todas as folhas foram 
digitalizadas, se todas as especificações técnicas da imagem definidas no projeto foram atendidas 
e se os índices foram preenchidos corretamente. Apenas após a conferência completa a imagem 
é liberada para disponibilização e acesso do público a que se destina.
5.7 Disponibilização
Após a conferência, os documentos são disponibilizados para os usuários que efetivamente os 
acessarão, para fins de arquivamento e consulta.
A definição de como será realizada a busca, disponibilização e visualização dos documentos 
eletrônicos deverá ser definida e combinada em conjunto com o software contratado.
 
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A visualização pode ser via download ou visualizador da web, conforme escopo do projeto e 
tecnologias disponibilizadas pelo software contratado. Já a busca e o acesso podem ser via internet 
ou intranet, através de controle de acesso por classes de usuários, perfis ou níveis de acesso, de 
acordo com as responsabilidades e necessidades.
6. AMBIENTES DE APLICAÇÃO DO GED
Sobre os ambientes aos quais adequa-se a aplicação de um sistema GED, Bahia e Fachin (2010, p. 
16) comentam que “O sistema de gerenciamento eletrônico de informação é indicado para entidades 
que contêm um fluxo de informação constante e grande procura pelos usuários.” Nestes ambientes 
o fluxo de documentação é muito grande e, com o sistema GED, o alcance da informação terá maior 
amplitude e ocorrerão melhorias de controle de criação, acesso e recuperação dos documentos.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia adaptável, não é de aplicação 
exclusiva a uma única área. Porque se pode configurá-lo conforme a necessidade, ele vem sendo 
aplicado em instituições dos mais diversos ramos, por exemplo:
• contabilidade e consultoria;
• construção (Engenharia Civil, urbanismo e construtoras);
• educação (instituições de ensino e entidades mantenedoras);
• saúde (clínicas e hospitais);
• instituições financeiras e cooperativas de crédito;
• indústrias em geral.
Por gerar muita documentação, as áreas da indústria e prestação de serviços demandam grande 
necessidade de organização, recuperação e consulta de documentos, pois estes lhes servem de 
base para as tomadas de decisão e para os processos de planejamento estratégico.
6.1 Motivos para implantar um GED – Vantagens
Alguns dos benefícios que uma solução GED oferece são facilidade de gerenciamento de 
informações; diminuição da perda de documentos; redução no número de cópias; armazenamento 
centralizado e possibilidade de acesso instantâneo aos documentos. A digitalização de documentos 
reduz o espaço físico antes utilizado por documentos em papel.
De acordo com o Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do Estado de Alagoas 
(ITEC, 2016), os principais benefícios de uma solução GED são:
 
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• Permite a recuperação da empresa após desastres;
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede;
• Absoluto controle no processo de negócio;
• Alta velocidade e precisão na localização de documentos;
• Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento;
• Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos;
• Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais;
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e 
aumentando a produtividade;
• Grande melhoria no processo de tomada de decisões;
• Aproveitamento de espaço físico;
• Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos;
• Evita extravio ou falsificação de documentos;
• Integração com outros sistemas e tecnologias;
• Aproveitamento da base de informática já instalada na sua empresa;
• Mais agilidade nas transações entre empresas;
• Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos. Exigência da 
alta competitividade;
• Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e instantâneas;
• Obtenção de vantagem competitiva sustentável;
• Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos, com redução de despesas e 
permitindo que funcionários trabalhem a partir de casa.
 
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6.2 Motivos para não implantar um GED – Desvantagens
Antes de investir em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é necessário 
estar ciente de que existem cuidados e aspectos a serem levados em consideração. O primeiro 
deles é a questão financeira, pois a implementação de um GED gera custos para a contratação e 
manutenção de software e hardware, recursos humanos e treinamento.
Outro ponto a ser considerado são os aspectos legais do documento digital. Muitas instituições 
implantam soluções GED para realizar o descarte de toda a documentação física, no entanto, alguns 
documentos não são aceitos no formato digital; neste caso, o original precisa ser mantido e pode 
ser digitalizado apenas para fins de consulta e preservação.
Os principais pontos que podem até mesmo invalidar a aplicação de uma solução GED são erros 
de indexação (um documento indexado de forma errada dificilmente será recuperado), qualidade da 
imagem (uma imagem com qualidade ruim pode se tornar ilegível) e a dependência do computador 
para acessar os documentos (sem uma boa estrutura ou em um momento de queda de luz ou falta 
de rede, perde-se o acesso a todos os documentos).
Além desses motivos, o hábito de utilizar o papel está muito enraizado em nossa cultura, o que 
leva a uma resistência à mudança, outra das dificuldades encontradas no processo de implantação 
de um GED.
CONCLUSÃO
Nesta aula foram abordados conceitos, terminologias, tecnologias e especificidades da Gestão 
Eletrônica de Documentos, a fim de contextualizar o tema de maneira geral.
Ao final, podemos retomar a importância de entender a Gestão de Documentos para implementar 
a gestão eletrônica. Vimos que existem três componentes básicos para sua aplicação: o hardware, 
o software e os recursos humanos, e que não existe uma fórmula pronta paraa implementação da 
GED – cada instituição deve realizar um estudo e planejamento para verificar que componentes 
serão os mais qualificados para a sua realidade.
Em relação às tecnologias dos sistemas de GED, podemos perceber que estão em constante 
evolução e que já não existe mais diferenciação entre GED e ECM; os softwares apresentam 
basicamente as mesmas soluções em captura, gerenciamento de documentos e processos, níveis 
 
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de acesso, disponibilização, consulta, armazenamento e backup. O que precisa ser pesquisado e 
estudado são as características de cada solução, pois o mercado tem a liberdade de nomenclatura.
Foram estudadas as etapas do processo do GED e a importância de planejá-lo antes que se inicie 
a digitalização dos documentos, etapa que tem papel fundamental para o sucesso da implantação 
e a continuidade do projeto.
Para finalizar, foram apresentados os principais ambientes em que atualmente estão sendo 
implantadas soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e suas vantagens e desvantagens.
Após os estudos, pode-se concluir que a ferramenta de GED é interessante para a organização 
dos arquivos e documentos das instituições, e que os benefícios por ela proporcionados, além 
de significativos, sobressaem-se às possíveis desvantagens, que, em sua maioria, são falta de 
planejamento, altos investimentos financeiros para a implantação e envolvimento de pessoas 
capacitadas para a execução do gerenciamento.
Em vista do conteúdo abordado, espera-se que os alunos tenham adquirido uma visão geral do 
processo de implantação, das tecnologias, aplicações, vantagens e desvantagens do Gerenciamento 
Eletrônico de Documentos.
 
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