07-Gestão dos documentos e metadados

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Gestão dos documentos e metadados
em todos os dados da empresa residem em bancos de dados
transacionais. A gestão de documentos atua efetivamente para
auxiliar nos processos que permeiam os dados armazenados
fora dos bancos de dados tradicionais. Assim, a gestão de
documentos fica responsável por fazer o planejamento, implementação e
controle de atividades para armazenar, proteger e acessar os dados de
arquivos eletrônicos e registros físicos, como textos, imagens, áudio e
vídeo.
Os objetivos da gestão de documentos são: proteger e garantir a
disponibilidade dos dados armazenados em formatos menos
estruturados; habilitar recuperação e uso de maneira eficaz dos dados
não-estruturados; atender as obrigações legais e as expectativas dos
clientes; garantir a continuidade do negócio por meio da retenção,
recuperação e conversão dos arquivos; e controlar os custos do
armazenamento desses arquivos.
A gestão de documentos muito tem a ver com o metadados, pois
enquanto nos dados transacionais, os metadados são utilizados como
suporte e descrição, nos arquivos, os metadados podem ser vistos como
essenciais, pois os arquivos normalmente não apresentam estrutura clara
e bem definida. Assim, a gestão de metadados se responsabiliza por criar,
armazenar e integrar, além de controlar o uso dos metadados. Os
principais objetivos são: prover entendimento da empresa a respeito dos
termos e seu uso; integrar os metadados de diferentes fontes de dados;
prover acesso fácil e integrado aos metadados; e garantir segurança e
qualidade nos metadados.
Os arquivos também são referidos como registros, e normalmente
ocupam mais espaço que os registros tradicionais, no formato de dados
estruturados dos bancos transacionais. Isso implica em custo maior de
armazenamento e dificuldade na geração de índices para fazer as
consultas de maneira eficiente. Entre os possíveis tipos de arquivos
armazenados, podem ser citados: físico, como documentos,
memorandos, contratos e relatórios; eletrônicos, como e-mails, anexos e
mensagens instantâneas; conteúdo de websites; documentos de todo tipo
de mídia e hardware; e dados capturados em bancos de dados de
qualquer tipo.
Dentro da recuperação eficiente de dados, dois pontos são importantes de
serem observados: quanto ao sistema, onde é necessário ter um sistema
para rastrear e armazenar os documentos, com segurança e
versionamento, independente de onde os documentos são armazenados;
e os papéis, apontando que todos são responsáveis na empresa são
responsáveis por armazenar os documentos seguindo procedimentos
estabelecidos, além de treinamento adequado para toda a equipe está
apta a fazer isso da maneira correta.
Para que haja continuidade no negócio, o armazenamento dos
documentos deve estar alinhado com: a identificação de documentos
existentes e novos; criação e aprovação de políticas; políticas para
retenção dos arquivos e políticas de segurança; classificação dos
documentos; e definição de armazenamento a curto e longo prazo.
O controle de custos é importante dentro da gestão de documentos
devido ao alto custo que esse tipo de armazenamento pode gerar. Devem
ser estabelecidas algumas diretrizes, como: o que deve ser armazenado?;
como deve ser armazenado? Qual sistema será utilizado para gerenciar o
armazenamento e acesso aos arquivos?; por quanto tempo os arquivos
devem ficar armazenados?
Os metadados, por sua vez, garantem a contextualização dos
documentos e permitem que buscas sejam feitas nesses tipos de
arquivos, mas também se referem aos metadados dos registros
encontrados nas bases transacionais. A importância dos metadados pode
ser destacada em alguns pontos: aumenta o valor estratégico das
informações ao contextualizar os dados; reduz os custos de treinamento
na mudança de funcionários devido aos metadados ajudarem a
documentar a informação; melhora a comunicação entre a equipe de TI e
o pessoal de negócios; melhora o desempenho no desenvolvimento dos
sistemas; reduz o risco de falhas de projeto por permitir análises melhores
de cenários.
Ao tratar dos metadados, o repositórios podem ser: centralizados, onde há
alta disponibilidade, recuperação rápida, e apresentam manutenção cara
e processos complexos de atualização dado que todos os metadados
estão em um mesmo local; distribuídos, onde não há um repositório de
persistência, assim é possível ter disponibilidade em tempo real e acesso
rápido, porém não apresenta padrão entre os diferentes sistemas da
empresa; e híbridos, com acesso quase em tempo real, dado que parte
do metadados estarão centralizados, alta disponibilidade e algum atraso
devido à combinação dos resultados das diferentes fontes e formas de
armazená-los.
A respeito da qualidade dos metadados, são indicadores para esse grupo
específico: completude; qualidade da documentação; conformidade de
dados no serviço provido; cobertura de data stewards; uso dos metadados
(referências feitas); maturidade da gestão dos metadados; e
disponibilidade.
 
 
Atividade extra:
Vídeo no Youtube, “O que é GED e como ela auxilia na gestão das
informações”:
https://www.youtube.com/watch?v=mtNS4p5mygI
 
 
Referência Bibliográfica:
•
Data Management Body of Knowledge, Dama International, Data
Management Association, 2017.
•
Barbieri, Carlos. Governança de Dados: práticas, conceitos e novos
caminhos. Brazil, Altas Books, 2019.
•
Rêgo, Bergson. Simplificando a Governança de Dados: governe os
dados de forma objetiva e inovadora. Brasport, 2020.
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https://www.youtube.com/watch?v=mtNS4p5mygI