Modelo - Termo de Abertura do Projeto (TAP)

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INSTITUTO FEDERAL DO NORTE DE MINAS GERAIS
CAMPUS – SALINAS – MG
1 – Nome do Projeto 2 – Código
Implantação do Software ERP PJ011
3 – Chefe do Projeto 3.1 - Área de lotação
Thiago de Oliveira Áreas de Negócio
3.2 – E-mail 3.3 – Telefone
thiago.oliveira@puc-rio.br 2022-9901
4 – Gestor do Projeto 4.1 – Área de lotação
Mateus Poças Áreas de Negócio
4.2 – E-mail 4.3 – Telefone
mateus.pocas@puc-rio.br 2022-9802
5. Objetivo do Documento
Autorizar o início do projeto: definir as mudanças dentro dos vários setores da empresa, tal como o
processo a ser seguido; mitigar sobre as premissas, restrições e riscos que possam provocar ruídos na
conquista de uma conclusão satisfatória dos objetivos; elaborar o orçamento do projeto e os seus
marcos; identificar os stakeholders
6 – Histórico de Mudança
Versão Data Descrição Autor
1.0 09/11/2018 Primeira versão Thiago de Oliveira;Mateus Poças
1.1 13/11/2018 Pequenas Correções Thiago de Oliveira;Fernando Henrique
1.2 15/11/2018 Adição de Escopo e da descrição dosprincipais requisitos Thiago de Oliveira
1.3 18/11/2018 Fluxo de Caixa Lidiane Monteiro
TÍTULO DO DOCUMENTO CÓDIGO ÁREA
Implantação do
Software ERP
PJ011
TI
VERSÃO
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1.4 20/11/2018 Adições: Descrição do Processo; EAP Thiago de Oliveira
7 – Objetivo do Projeto
O projeto visa a implantação de um sistema ERP de modo que os processos da empresa se tornem
mais rápidos e precisos. A implementação do sistema visa contribuir para o aumento da qualidade dos
dados e para uma melhor comunicação entre os setores da empresa. Essa troca de informação rápida
e precisa irá contribuir para as tomadas de decisões do dia a dia. Por meio de um sistema ERP a
diretoria poderá contar com a geração de diversos relatórios de maneira instantânea o que possibilita
uma tomada de decisão de maneira mais acertada e no menor tempo possível.
8 – Justificativa
Atualmente existe uma grande perda de informação o que acaba influenciando nos resultados da
empresa. Hoje os dados são centralizados por cada setor. Essa centralização em muitas das vezes
acarreta em uma duplicação dos dados ou até mesmo na falta de sincronia na hora de terem dados
atualizados para as tomadas de decisões.
Condizente com os valores da empresa que versam em um funcionamento empresarial focado na
agilidade, na precisão das informações e na aquisição dos serviços e bens mais avançados e
tecnológicos, o projeto, se finalizado, irá por esses valores em ação, ajudando ainda mais a
organização em seu objetivo de se manter em pé de igualdade com o mercado.
9 – Escopo
O projeto consiste na implementação deste sistema em nossa empresa. Para isso, será necessário
investir em:
● Infraestrutura:
A escolha do hardware surge a partir da necessidade e da capacidade de uso dos aplicativos
operacionais que a empresa irá necessitar. Além disso, devemos levar em consideração o fato
da empresa querer se expandir, pois o hardware deverá ser capaz de suprir as necessidades
futuras. Será preciso disponibilizarmos um espaço físico adequado e com refrigeração.
Precisaremos comprar também um swift, e servidores para a distribuição dos dados, das
aplicações e de informações do nosso diretório na web.
● Segurança:
Nos dias de hoje, é de extrema importância que as empresas tenham cautela e precaução
contra qualquer ameaça sobre os seus dados, por isso, é necessário mantermos uma política
de segurança. Através da mesma, os usuários saberão como devem lidar com os recursos
computacionais e quais são as penalidades em caso de mau uso. É preciso instruir os
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9 – Escopo
usuários para que os mesmos saibam como agir em determinadas situações em que possam
colocar em risco o vazamento de informações preciosas para a organização. Devemos
garantir ainda as informações da empresa, através da proteção de antivírus e firewalls de
perímetro, monitoramento do acesso ao banco de dados, uso de criptografia, além de fazer
backups para o caso de perda de informações. É preciso ter atenção redobrada para que não
haja vazamento de dados dos clientes. É necessário sigilo de tais dados. A medida mais
adequada seria um controle diário sobre os acessos para que possa haver a melhor
segurança possível.
● Contratar pessoas especializadas:
Com a implementação de um sistema de ERP na empresa, será preciso contratar analistas
especializados e que dominem o mesmo, conhecendo todo o fluxo dos dados e o
desenvolvimento existente no software.
10 – Não-Escopo
Todos os testes produzirem os resultados esperados com uma resposta positiva dos funcionários;
Aumento de 25% na geração de relatórios;
Diminuição de 75% das duplicações e dos erros dos relatórios;
11 – Parte Interessada Representante Relacionamento com o projeto
Setor de TI e Segurança Danilo Sena Garantir a segurança e o bomfuncionamento do projeto.
Setor de Infraestrutura Lidiane de Farias
Assegurar que o projeto seja bem
estruturado no espaço físico da
empresa.
12 – Equipe Básica Papel desempenhado
Thiago de Oliveira Gerente de projeto
Lidiane Monteiro Financeiro
Danilo Sena Gerente de TI e Segurança
Mateus Poças Gestor do Projeto
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12 – Equipe Básica Papel desempenhado
Fernando Henrique Rodrigues Infraestrutura
13 – Orçamento Previsto 14 – Prazo Previsto
R$ 200.000,00 5 de abril de 2019
15 – Restrições
1. Devido à necessidade dentro da empresa, carecemos de um prazo baixo, podendo serexpandido, porém com ressalvas;
2.
O prazo está definido para ser concluído entre os dias 30 de dezembro de 2018 e 5 de abril de
2019;
3. O capital disponível para o projeto é de R$200.000,00.
16 – Premissas (Suposições dadas como certas para o projeto)
1. Todos os funcionários da empresa precisarão se adaptar às novas mudanças até a data limite;
2. A escolha do software já está definida;
3. Um pequeno rol de pessoas será escolhido para uma primeira bateria de testes;
4. Após o período, os testes se expandirão a todos os funcionários;
5. Para a adaptação dos usuários, os profissionais de T.I. estarão à disposição;
6.
Uma survey será entregue por e-mail aos funcionários após os testes a fim de recebermos um
feedback acerca do funcionamento do software;
7.
A comunicação contínua entre os stakeholders precisa ser tratada como prioridade, sendo
destinado a esse propósito a criação de um grupo de conferências via Skype;
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Software ERP
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Considerações
Os testes não produzirem resultados satisfatórios Médio; MITIGAR: o projeto separou uma semana no
projeto para que o problema seja resolvido através de uma atualização do plano de gerenciamento de
projeto;
As partes interessadas não se engajarem no projeto; BAIXO; MITIGAR: convocar reuniões para
aumentar a interação dos stakeholders com o projeto;
As obras de infraestrutura atrasarem; ALTO; MITIGAR: apesar da simplicidade do serviço, é preciso
considerar que as obras possam não ir como o esperado e por isso o projeto expandiu o tempo de
conclusão do serviço;
As vagas para analista não serem preenchidas; Médio; MITIGAR:
Aprovação
Responsável Data Assinatura
Thiago de Oliveira 22/11/2018
Observações:
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