ESTRUTURA E PROCESSOS ORGANIZACIONAIS - APOSTILA 02

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Estruturas e Processos 
Organizacionais
Projeto de Mudança Organizacional
Desenvolvimento do material
Danielle Stelzer
1ª Edição
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Sumário
Projeto de Mudança Organizacional
Para Início de Conversa... ............................................................................... 3
Objetivos ......................................................................................................... 3
1. Mudança Organizacional ........................................................................... 4
2. Proposta de Projeto de Mudança Organizacional .......................... 5
3. Apresentação da Proposta ........................................................................ 5
4. Projeto de Mudança Organizacional ..................................................... 6
5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional ................................... 8
Referências ......................................................................................................... 11
Para Início de Conversa...
Promover uma mudança em uma organização não é algo tão simples 
como possa parecer. Para mudar, é preciso constituir um minucioso 
planejamento, que irá nortear todo o processo de condução da mudança. 
Ademais, diversos fatores precisam ser levados em consideração, dentre 
eles a criação de uma cultura organizacional favorável a esse processo 
de mudança. 
Carreira (2009) ressalta que é por intermédio de um projeto de mudança 
organizacional (PMO) que os processos são racionalizados, os cargos são 
criados, os perfis profissional e psicológico são desenhados, as bases de 
dados são criadas e relacionadas, o layout administrativo planejado, a 
estrutura organizacional é construída e os manuais de procedimentos 
são escritos. 
Objetivos
 ▪ Desenvolver um projeto de mudança na organização; 
 ▪ Identificar os pontos fortes e fracos e deficiências de um sistema; 
 ▪ Tornar os processos organizacionais mais ágeis e flexíveis.
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1. Mudança Organizacional
A mudança é consequência natural da evolução, porém causa temor 
devido aos impactos causados e à resistência gerada. As forças que 
surgem em consequência dessa resistência, se não neutralizadas, 
provocam oposições à mudança do status quo.
Considerando o enredamento do mercado no que diz respeito à 
competitividade, as organizações, visando à manutenção da sua 
competitividade, devem buscar continuamente a excelência dos seus 
processos através da eficiência e eficácia. 
Figura 1: Mudança Organizacional. Fonte: Elaborado pelo autor
Porém, nem sempre é tão simples alcançar esse objetivo, por isso é 
preciso, inicialmente, corrigir as disfunções organizacionais para que a 
empresa possa ser organizada ou reorganizada.
Intenso uso de automatização 
Visando ao aumento da produtividade, redução de custos e aumento da 
eficiência, as empresas buscam racionalizar seus processos através do 
uso de tecnologia de ponta.
Melhorias Motivação Processos EstratégiaRedução de Custos
Trabalho 
em equipe
Redução do quadro de pessoal 
Promove a mudança na 
cultura e clima, por conta da 
desmotivação.
Terceirização ou outsourcing 
A terceirização é uma alternativa 
para muitos empresários, 
visando à redução de custos e de 
processos burocráticos. Atividade-
fim não pode ser terceirizada, porém 
ao terceirizar atividades meio, acabam 
substituindo colaboradores internos.
Fusões e alianças estratégicas 
Essa mudança irá alterar toda a estrutura organizacional, já que duas ou 
mais empresas juntam seus patrimônios, formando uma nova sociedade.
Downsizing 
Visa à eliminação de processos desnecessários na empresa, envolvendo 
demissões, redução de custos, reestruturação organizacional e 
achatamento da estrutura através da redução dos níveis hierárquicos.
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2. Proposta de Projeto de Mudança 
Organizacional 
Segundo Carreira (2009), para realizar um projeto de mudança 
organizacional é necessário alocar recursos humanos para constituir 
a equipe de trabalho; recursos orçamentários para cobrir despesas; 
recursos materiais; recursos tecnológicos e espaço físico.
Para que esses recursos sejam obtidos, o administrador deverá preparar 
uma proposta de PMO e apresentá-la à diretoria, e somente após a 
aprovação poderá dar início ao projeto. Os itens que devem compor a 
proposta estão relacionados nos tópicos a seguir:
Objetivo: informar, de forma clara, onde o projeto pretende chegar.
Antecedentes: histórico da situação, apresentando os fatos que levaram 
à necessidade do projeto.
Metodologia: tipo de abordagem adotada e quais serão as ferramentas 
utilizadas.
Equipe de trabalho: como coordenador do projeto, o administrador 
deverá montar uma equipe de trabalho interna, externa ou mista.
Cronograma: calcular em dias úteis o tempo necessário para a realização 
do PMO.
Prazo de entrega: calcular em dias úteis e assegurar uma margem de 
20% para esse prazo. O prazo deve fazer parte do contrato e está sujeito 
à multa no caso de descumprimento.
Custo: despesas com equipe, despesas administrativas (transporte, 
alimentação, diárias, material, mobiliário, máquinas etc.), encargos 
sociais.
Condições de pagamento: variam de acordo com o tempo de execução e 
despesas. Normalmente são efetuados em parcelas.
Produto do trabalho: informar qual o produto final do projeto. Detalhar 
a informação para que possam surgir menos dúvidas quanto à sua 
composição.
3. Apresentação da Proposta
A apresentação da proposta deverá ser feita em um evento devidamente 
organizado, planejando:
Local
Escolher a sala de reunião da empresa ou um espaço externo destinado 
às convenções.
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Metodologia da apresentação 
O presidente deverá abrir o evento, passando a palavra ao coordenador 
do projeto.
Escolha da data e horário do evento 
Usualmente, escolhe-se terças, quartas ou quintas, pois as segundas são 
utilizadas para o planejamento da semana e às sextas os colaboradores 
já estão fatigados.
Seleção dos participantes 
O presidente decidirá quem participará do evento, fazendo convites 
nominais.
Tradução simultânea 
Caso haja algum participante estrangeiro, o serviço de tradução deverá 
ser contratado.
Tempo de apresentação 
Não deve ser superior a 45 minutos.
Recursos utilizados
Pôsteres, data show, iluminação.
Agradecimento e avaliação 
O presidente poderá agradecer aos participantes através de e-mail.
Café da manhã 
Deverá ser preparado antes do início do evento. É um momento de 
descontração e integração dos convidados.
Perguntas e respostas
Abrir espaço para perguntas e respostas no final do evento.
Registrar o evento
Coletar informações sobre as expectativas dos participantes com relação 
ao projeto.
4. Projeto de Mudança Organizacional
O PMO é um projeto de mudança responsável pelas atividades gerenciais 
necessárias para que os projetos sejam realizados com sucesso, 
onde todas as atividades são planejadas, organizadas, conduzidas e 
controladas.
O PMO somente será iniciado posteriormente à aprovação da proposta 
de projeto. Após, algumas providências precisam ser tomadas para que o 
trabalho seja iniciado:
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Figura 2: Tomada de providências. Fonte: Elaborado pelo autor.
Preparação da sala de trabalho
O coordenador deverá requerer a 
preparação da sala de trabalho, 
solicitando mesa de reunião, estação 
de trabalho, softwares especializados, 
impressora, arquivos, quadro de 
avisos e telefone.
Softwares
O coordenador do projeto 
deverá definir quais os 
softwares e versões a serem 
utilizados na coleta de dados.
Distribuição do trabalho
Cabe ao coordenador do projeto, 
respeitando o conhecimento 
técnico dos grupos de trabalho.Formação da equipe de apoio
O coordenador deverá formar 
uma equipe de apoio para dar 
assistência operacional e 
técnica aos grupos de trabalho 
(TI e Operacional).
Preparação da equipe
Deverá ser composta por profissionais de 
diversas formações, padronizando os 
conceitos e oferecendo treinamento para 
uso das ferramentas e softwares.
Instrumentos de mensuração
Informar os instrumentos que irão 
controlar os grupos de trabalho, a fim de 
assegurar que o projeto cumpra o prazo.
Criação de grupos de trabalho
É preciso agrupar os membros 
da equipe, que deverá contar 
com um especialista e um par 
de auxiliares de pesquisa.
Definição das abordagens
De posse dos dados e informações 
necessários, definir as abordagens de 
gestão e ação, utilizando os dados 
coletados quando da elaboração da 
proposta.
Detalhamento do cronograma
Detalhar o cronograma apresentado na 
proposta, especificando as atividades a 
serem realizadas em cada fase, a 
relação dos entrevistados etc.
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5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional
Após a preparação do pessoal, da infraestrutura e dos conceitos, é 
chegado o momento de dar o primeiro passo no projeto, adotando as 
fases delineadas a seguir:
Workshop: Início do Projeto
Workshop é uma reunião de trabalho planejada que tem como objetivo 
atrair todas as pessoas que participarão do projeto. 
Podem ser utilizados meios de comunicação, 
como: e-mail, quadro de avisos, intranet 
ou home page. Devem ser trabalhadas a 
apresentação da equipe, da proposta de 
trabalho e da sala de trabalho.
Preparação dos instrumentos de 
coleta de dados
Nesta fase, devem ser preparados os 
roteiros de entrevistas, questionário, 
observação pessoal e pesquisa de 
documentos.
Quadro 1: Preparação dos instrumentos de coleta de dados. Fonte: Elaborado pelo autor.
Entrevistas
Utilizadas quando se pretende obter informações “arquivadas” na memória dos 
entrevistados. É o meio mais indicado para obter informações qualitativas de todos os 
integrantes da organização, como: quais são suas qualificações, o que fazem, até que 
ponto estão identificados com a política da organização etc, evitando termos técnicos 
e sendo formal e objetivo. As entrevistas podem ser padronizadas, quando há um 
roteiro preestabelecido ou despadronizadas, quando não há um direcionamento 
prévio, além da manifestação espontânea do depoente.
Questionários
Têm grande utilidade, apesar de sua elaboração ser complexa. Sua utilização é 
adequada quando não há tempo suficiente para se entrevistar todas as pessoas ou 
quando o número de pessoas é muito grande. As informações coletadas podem ser 
utilizadas para fins estatísticos e as questões podem ser fechadas, abertas ou mistas. 
Nas fechadas, o indivíduo apenas seleciona a opção (entre as apresentadas), que 
mais se adéqua à sua opinião. Nas abertas é permitido construir a resposta com as 
suas próprias palavras, tendo a liberdade de expressão, e nas mistas o respondente 
pode desenvolver (completar, relacionar...) sua opinião.
Observação direta/pessoa
Meio de comparar as informações das entrevistas e questionários com a realidade, 
pois permite o registro do fato no momento em que ele ocorre, evidenciando dados 
não constantes do roteiro de entrevistas ou de questionários. 
Revisão da literatura
compreende a identificação, coleta e análise dos instrumentos escritos (internos ou 
externos) referentes ao tema que está sendo desenvolvido. Salienta-se a legislação e 
os instrumentos executivos da empresa, como: normas, instruções, rotinas, estatutos 
sociais, organogramas, regulamentos, relatórios e outros documentos análogos, assim 
como bibliografia especializada.
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As técnicas de levantamento de dados servem como base para o 
Diagnóstico Organizacional, que visa identificar os pontos fortes, pontos 
fracos e pontos a melhorar existentes em uma organização.
Seleção de Conceitos
 A seleção de conceitos pode comprometer a coleta de dados, devido à 
quantidade nomeada. É preciso haver um equilíbrio para que não haja 
poucos conceitos ou conceitos em excesso que refletirão na fase de 
diagnóstico. Essa seleção será responsável por avaliar a atual situação 
da empresa.
Coleta de Dados 
É a fase mais importante do PMO. Os fatos reais não podem ser 
modificados. Cada membro deverá coletar o que realmente está vendo, e 
não o que gostaria de ver.
Segundo Workshop:Validação dos Dados
Nesta fase, reúne-se todos que participaram da coleta de dados. O convite 
deve ser feito pelo presidente da empresa, eliminando a hierarquia 
existente entre os que participaram. Somente após a validação dos 
dados pode-se passar para a fase de diagnóstico.
Diagnóstico 
Composto por duas etapas: (i) análise entre o conceito e o dado 
coletado e (ii) desvantagens. É preciso avaliar o resultado do uso dos 
dados de acordo com os conceitos apresentados e demonstrar quais as 
desvantagens a organização pode apresentar se utilizar tais conceitos 
de maneira errada. Um diagnóstico detalhado cria condições favoráveis 
para a fase de proposta de mudanças. (CARREIRA, 2009).
Propostas de Mudanças 
O coordenador do projeto é responsável pela elaboração das propostas, 
que irão permitir a solução de cada uma das disfunções identificadas na 
fase de diagnóstico. As propostas devem ser sustentadas por vantagens 
na implantação e visar ao o alcance dos objetivos organizacionais.
Plano de Ação (PA) 
As propostas devem ser classificadas em curto, médio e longo prazo. 
Essa definição cabe ao coordenador do projeto, porém ele pode solicitar 
a participação dos demais membros da equipe, considerando que todos 
fazem parte do quadro funcional da organização, todos conhecem sua 
cultura, clima e normas internas e têm sensibilidade para opinar sobre 
as propostas.
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Retorno do Investimento 
Um PMO não deve ser considerado uma despesa, mas, sim, um 
investimento, portanto é preciso demonstrar os benefícios que cada um 
das mudanças irá proporcionar à empresa, tanto financeiro quanto em 
relação à melhoria da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Detalhamento das Propostas de Mudança Aprovadas
Etapa em que todas as transformações devem ser minuciosamente 
detalhadas, no que diz respeito às variáveis que sofrerão mutações 
dentro da organização. Neste momento, podem ser criados novos 
modelos de estrutura operacional e organizacional.
Implantação das Propostas de Mudança
Carreira (20009) salienta que a fase de implantação deve ser planejada, 
visto que diversas ações poderão acontecer simultaneamente. Nesse 
caso, é preciso treinar os recursos humanos, que deverá ser executado 
por uma equipe multiprofissional, composta por psicólogos, pedagogos 
e profissionais especializados.
Acompanhamento dos Resultados
Fase de acompanhamento e avaliação dos resultados da implantação 
das mudanças, com o objetivo de corrigir as distorções entre o real e 
o proposto. Podem ser desenvolvidos novos cronogramas para avaliar 
os resultados do projeto, bem como instrumentos de mensuração. Os 
resultados alcançados devem ser apresentados à presidência.
Terceiro workshop: Apresentação dos Resultados 
Semelhante ao primeiro, objetiva informar os resultados alcançados 
após a implantação das mudanças.
Segundo Germano e Solheiro (2013), a sigla PMO também pode significar 
Project Management Office, traduzida para português como Escritório de 
Projetos ou Escritório de Gerenciamento de Projetos, e representa uma 
área da empresa responsável pelas atividades gerenciais necessárias 
para que os projetos certos sejam realizados com sucesso.
A mudança é algo muito complexo para ser entendido. Observamos que 
através deste processo podemos identificar o caminho para a solução de 
diversos problemas que afligem as organizações constantemente. 
Vimos como preparar uma proposta de mudança de maneira que 
contenha todas as informações necessárias à sua aprovação, tais como 
objetivos,antecedentes e produto do trabalho, além da importância da 
apresentação da proposta e aprovação pela diretoria da empresa para 
que se conduza o PMO. 
Estruturas e Processos Organizacionais 10
O PMO colabora com a cultura de mudanças na organização, uma 
vez que, expostos os benefícios da mudança, quebra o paradigma de 
que mudança gera desemprego e, por isso, é tão temida por todos na 
organização, provocando resistência. (CARREIRA, 2009).
Dentre as fases a serem percorridas na elaboração do PMO, a fase que 
mais se destaca é a de coleta de dados, em que, através da utilização 
das ferramentas: entrevistas, questionários, revisão da literatura e 
observação pessoal, são salientados os pontos fortes, fracos e pontos a 
melhorar na empresa. Sua relevância se dá por estar livre de “achismos” 
e registrar apenas aquilo que é verdadeiro, concreto na organização.
Referências
CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para 
racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da 
empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. 
CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva 
comportamental e abordagem contingencial). 8. ed. São Paulo: Atlas, 
2012. 
Estruturas e Processos Organizacionais 11
	Projeto de Mudança Organizacional
	Para Início de Conversa...
	Objetivos
	1. Mudança Organizacional
	2. Proposta de Projeto de Mudança Organizacional 
	3. Apresentação da Proposta
	4. Projeto de Mudança Organizacional
	5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional
	Referências