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Universidade do Estado do Rio de Janeiro Centro de Ciências Sociais Faculdade de Administração e Finanças Rebeca Corrêa Gomes Marques Tecnologia da Informação e sua Influência na Contabilidade Gerencial: Uma Revisão Sistemática Rio de Janeiro 2017 Rebeca Corrêa Gomes Marques Tecnologia da Informação e sua Influência na Contabilidade Gerencial: Uma Revisão Sistemática Dissertação apresentada, como requisito parcial para obtenção do título de Mestre, ao Programa de Pós-Graduação em Ciências Contábeis, da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Área de concentração: Controle de Gestão. Orientador: Prof. Dr. Jorge de Abreu Soares Coorientador: Prof. Dr. Dércio Santiago da Silva Júnior Rio de Janeiro 2017 CATALOGAÇÃO NA FONTE UERJ/REDE SIRIUS/BIBLIOTECA CCS/B Autorizo, apenas para fins acadêmicos e científicos, a reprodução total ou parcial desta dissertação. ___________________________ ____________________ Assinatura Data M357 Marques, Rebeca Corrêa Gomes. Tecnologia da informação e sua influência na Contabilidade Gerencial: uma revisão sistemática / Rebeca Corrêa Gomes Marques. – 2017. 110 f. Orientador: Prof. Dr. Jorge de Abreu Soares. Coorientador: Prof. Dr. Dércio Santiago da Silva Júnior. Dissertação (mestrado) – Universidade do Estado do Rio de Janeiro, Faculdade de Administração e Finanças. Bibliografia: f.101-104. 1. Contabilidade gerencial – Teses. 2. Sistemas de informação gerencial – Teses. 3. Tecnologia da informação – Teses. 4. Processo decisório – Teses. I. Soares, Jorge de Abreu. II. Silva Júnior, Dércio Santiago. III. Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Faculdade de Administração e Finanças. III. Título. CDU 657.011.56 Rebeca Corrêa Gomes Marques Tecnologia da Informação e sua Influência na Contabilida Gerencial: uma Revisão Sistemática Dissertação apresentada, como requisito parcial para obtenção do título de Mestre, ao Programa de Pós-Graduação em Ciências Contábeis da Faculdade de Administração e Finanças, da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Área de concentração: Controle de Gestão. Aprovada em 10 de agosto de 2017. Banca Examinadora: _______________________________________________________ Prof. Dr. Jorge de Abreu Soares (Orientador) Departamento de Informática – CEFET/RJ _______________________________________________________ Prof. Dr. Dércio Santiago da Silva Junior (Coorientador) Faculdade de Administração e Finanças – UERJ _______________________________________________________ Profa. Dra. Andréa Paula Osório Duque Faculdade de Administração e Finanças – UERJ _______________________________________________________ Profa. Dra. Elizabeth Freitas Rodrigues Departamento de Educação e Administração – CEFET/RJ _______________________________________________________ Prof. Dr. Gladstone Moisés Arantes Júnior Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – BNDES Rio de Janeiro 2017 DEDICATÓRIA Dedico este importante trabalho aos meus queridos pais, Alexandre e Marcia, que sempre me incentivaram a crescer nessa fascinante trajetória do conhecimento. Além de darem suporte e todo apoio que era necessário para eu chegar até esta conquista indescritível. Dedico a eles, pois sem eles eu não teria realizado muitos dos meus sonhos e não teria me tornado a pessoa e profissional que me tornei. Sempre recebi deles o melhor que um filho pode receber dos pais, em todas as áreas, mas principalmente o amor. AGRADECIMENTOS Palavras são pequenas para agradecer a todos e principalmente a Deus, por caminharem junto comigo esse caminho de dedicação e perseverança. Agradeço ao meu querido e dedicado esposo, Caleb Gomes Marques, que nunca mediu esforços para me ajudar e incentivar em todos os momentos. Foi incansável em tantas viagens, tantas horas me esperando nas aulas, tanta paciência em situações complicadas e sempre um doce auxílio ao meu lado. Agradeço por acreditar em mim, sonhar os meus sonhos e ser companheiro de forma inexplicável. Ofereço meus agradecimentos à minha querida tia Heloisa e sua família, por todo carinho e dedicação ao longo da minha vida, assim como a compreensão da minha ausência na elaboração deste estudo. Assim como agradeço às minhas sobrinhas, Mariah e Alexia, meu querido amigo Gustavo por tanto empenho em me ajudar e toda minha família e amigos. Agradeço ao querido Prof. Dr. Jorge Abreu Soares que me direcionou desde o início para a concretização desta inovadora pesquisa e me apoiou como um verdadeiro amigo. Os meus mais sinceros agradecimentos à querida Profa. Dra. Andrea Paula Osório Duque que foi apoio e incentivo nessa trajetória da dissertação. Agradeço por ter sido estímulo e pessoa tão prestativa e amorosa. Acreditou em mim, quando passei por momentos tão difíceis e me mostrou que era possível. Agradeço a disponibilidade e atenção dos queridos Prof. Dr. Dércio Santiago da Silva Júnior, do Prof. Dr. Gladstone Moisés Arantes Júnior e Profa. Dra. Elizabeth Freitas Rodrigues, além dos demais professores e todos funcionários que fazem parte do PPGCC UERJ. Agradeço aos meus queridos superiores da Secretaria Municipal de Fazenda de Cabo Frio, Clésio Guimarães Faria, Paulo César de Souza e Tiago Garcia Fernandes que me forneceram importante compreensão no processo de escrita desta pesquisa, além de todo apoio e incentivo. A vereda do justo é como a luz da aurora, que vai brilhando, brilhando até se tornar dia perfeito. Provérbio Bíblico RESUMO MARQUES, Rebeca Côrrea Gomes. Tecnologia da informação e sua influência na contabilidade gerencial: uma revisão sistemática, 2017. 110 f. Dissertação (Mestrado em Ciências Contábeis) - Faculdade de Administração e Finanças, Universidade do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2017. A relação entre a Tecnologia da Informação e a Contabilidade Gerencial tem sido cada vez mais evidenciada, principalmente pelos relevantes benefícios que os Sistemas de Informação (SI) geram para os negócios empresariais. Esta dissertação objetiva evidenciar a importância dos Sistemas de Informação para a Contabilidade Gerencial. Nesta pesquisa utilizou-se de uma Revisão Sistemática (RS) para que fossem selecionados documentos que versem sobre os impactos dos SIs no Planejamento, Controle e Tomada de Decisão de uma entidade. Foram delimitados critérios de inclusão e exclusão que fossem capazes de direcionar esta RS. A partir destas determinações, na última etapa de aplicação do Protocolo de Revisão Sistemática, foram selecionados 19 trabalhos que estavam dentro do período de 2010 a 2016. Através dos estudos selecionados, realizou-se análise criteriosa, capaz de extrair os principais dados que fundamentassem esta dissertação. Concluiu-se que para que os SIs, amplamente representados pelo ERP, gerassem benefícios significantes para as entidades é necessário adequada implementação, adaptação, estrutura e instalações, além de correta atitude pessoal por parte dos usuários da TI. Por fim, entende-se que os impactos causados pela utilização dos SIs nas principais atividades contábeis gerenciais possuem efeito positivo e vital para que a empresa seja bem-sucedida. Palavras-chave:Contabilidade Gerencial. Controle de Gestão. Tecnologia da Informação. Sistemas de Informação. ERP. ABSTRACT MARQUES, Rebeca Côrrea Gomes. Information technology and its influence on management accounting: a sistematic review, 2017. 110 f. Dissertação (Mestrado em Ciências Contábeis) - Faculdade de Administração e Finanças, Universidade do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2017. The relationship between Information Technology and Management Accounting has been increasingly highlighted, mainly due to the significant benefits that Information Systems (SI) generate for business. This dissertation aims to highlight the importance of Information Systems, specifically Enterprise Resource Planning (ERP), for Managerial Accounting. In this research, a Systematic Review (SR) was used to select documents that deal with the impacts of ISs on Planning, Control and Decision-making in an entity. Inclusion and exclusion criteria that were able to direct this RS were delimited. From these determinations, in the last step of applying the Systematic Review Protocol, only 19 papers were selected within the period from 2010 to 2016. Through the selected studies, a careful analysis was carried out, capable of extracting the main data that supported this dissertation. It was concluded that in order for ISs, broadly represented as ERPs, to generate broad benefits for entities, adequate implementation, adaptation, structure and facilities, as well as correct personal attitude by IT users are necessary. Finally, it is understood that the impacts caused by the use of ISs in the main accounting activities have a positive and vital effect for the company to be successful. Keywords: Management accounting. Management Control. Information Technology. Information systems. ERP LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Tipos de dados............................................................................................ 21 Quadro 2 - Dados, conhecimento e informação............................................................ 21 Quadro 3 - Qualidade de decisões e processos de tomada de decisão.......................... 53 Quadro 4 - Periódicos selecionados.............................................................................. 61 Quadro 5 - Estudos incluídos na análise....................................................................... 65 Quadro 6 - Periódicos selecionados.............................................................................. 69 Quadro 7 - Metodologia utilizada nos estudos.............................................................. 70 Quadro 8 - Impacto de efeito positivo do SI na CG ..................................................... 88 Quadro 9 - Impacto de efeito neutro do SI na CG........................................................ 90 Quadro 10 - Impacto de efeito negativo do SI na CG..................................................... 91 Quadro 11 - Influência do SI na CG............................................................................... 94 Quadro 12 - Fator profissional........................................................................................ 96 Quadro 13 - Protocolo de Revisão Sistemática............................................................... 105 Quadro 14 - Estudos selecionados para análise.............................................................. 106 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Funções dos Sistemas de Informação ......................................................... 25 Figura 2 - Entrada, processamento, armazenamento e saída ....................................... 26 Figura 3 - Atributos da qualidade da informação ........................................................ 27 Figura 4 - Componentes da Tecnologia da Informação ............................................... 29 Figura 5 - Componentes da infraestrutura de TI .......................................................... 32 Figura 6 - Componentes do Sistema de Informação .................................................... 35 Figura 7 - Sistemas de Informação são mais do que computadores ............................ 37 Figura 8 - Funcionamento dos Sistemas Integrados .................................................... 40 Figura 9 - Análise dos Sistemas de Recursos Empresarias ......................................... 45 Figura 10 - Fluxograma da aplicação do Protocolo de Revisão Sistemática ................. 59 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 - Distribuição da abordagem das pesquisas .................................................. 72 Gráfico 2 - Distribuição das publicações por ano no período de 2010 a 2016 ............. 73 Gráfico 3 - Distribuição das publicações por país de origem dos autores .................... 75 Gráfico 4 - Efeito dos impactos do SI na CG ................................................................ 91 Gráfico 5 - Influência do SI na CG................................................................................ 95 Gráfico 6 - Evidenciação do Fator Profissional ............................................................ 97 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Distribuição das publicações por ano no período de 2010 a 2016 ............. 73 Tabela 2 - Distribuição das publicações por país de origem dos autores ..................... 74 Tabela 3 - Efeito dos impactos do SI na CG ................................................................ 92 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CF Contabilidade Financeira CG Contabilidade Gerencial CRM Customer Relationship Management CVM Comissão de Valores Mobiliários ERP Enterprise Resource Planning FP Fator Profissional ISSN International Standard Serial Number MAIS Management Accounting Information Systems PRS Protocolo de Revisão Sistemática RAM Random Access Memory RS Revisão Sistemática RBV Resource Based View SI Sistemas de Informação SIG Sistemas Integrados de Gestão TI Tecnologia da Informação TIC Tecnologia da Informação para Comunicação SUMÁRIO INTRODUÇÃO......................................................................................... 15 1 REFERENCIAL TEÓRICO.................................................................... 18 1.1 Tecnologia da Informação ....................................................................... 18 1.1.1 Tecnologia .................................................................................................. 18 1.1.2 Informação .................................................................................................. 20 1.1.2.1 Classificação das informações .................................................................... 22 1.1.3 Tecnologia da Informação .......................................................................... 28 1.2 Sistemas de Informação ........................................................................... 33 1.2.1 Sistemas Integrados .................................................................................... 39 1.2.1.1 Sistemas Integrados de Gestão ................................................................... 40 1.2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP) .......................................................... 42 1.3 Contabilidade Gerencial .......................................................................... 46 1.3.1 Planejamento .............................................................................................. 48 1.3.2 Controle ...................................................................................................... 50 1.3.3 Tomada de Decisão .................................................................................... 52 2 METODOLOGIA ....................................................................................55 2.1 Método ....................................................................................................... 55 2.2 Protocolo de Revisão Sistemática ........................................................... 56 2.3 Etapas da Revisão Sistemática ................................................................ 60 2.3.1 Metodologia utilizada nos estudos ............................................................. 69 2.3.2 Distribuição das publicações por ano ......................................................... 73 2.3.3 País de origem dos autores ......................................................................... 74 3 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ................................. 76 3.1 Levantamento dos Resultados por Pesquisa .......................................... 76 3.2 Análise e Discussão dos Resultados por Nivelamento ........................... 87 3.2.1 Aspectos Positivos ...................................................................................... 88 3.2.2 Aspectos Neutros ........................................................................................ 89 3.2.3 Aspectos Negativos .................................................................................... 90 3.3 Análise e Discussão dos Resultados por Segmento da Contabilidade Gerencial .................................................................................................... 92 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................... 98 REFERÊNCIAS......................................................................................... 101 APÊNDICE A – Protocolo de Revisão Sistemática .................................. 105 APÊNDICE B – Quadro dos Estudos Selecionados para Análise............. 106 15 INTRODUÇÃO A otimização do desempenho das empresas está diretamente atrelada ao planejamento e controle que se desenvolve a partir de suas atividades operacionais e financeiras. O planejamento protege a organização de inúmeros imprevistos além de proporcionar segurança como diretriz para o controle de todo o fluxograma do desenvolvimento empresarial. A Contabilidade Gerencial é constituída de três pilares: planejamento, controle e tomada de decisão. A informação é o limiar para a Contabilidade Gerencial, pois os Sistemas de Informação (SI) as direcionam para que a alta administração obtenha embasamento real e correto para coordenar e decidir os pressupostos que nortearam toda a atividade da entidade. SIM Segundo Freitas e Lesca (1992, p. 93): “A informação transformou-se em recurso fundamental de qualquer organização. Essa afirmação é feita por diferentes dirigentes ao analisarem profundamente essa questão: a empresa contemporânea fabrica secundariamente produtos e principalmente informação”. A administração de todo e qualquer corpo organizacional necessita que as informações, que estão sendo evidenciadas através dos Sistemas de Informação, sejam capazes de sanar quaisquer pendências e lacunas que existam dentro do panorama empresarial que é levantado para uma correta tomada de decisão. Por consequência dessa característica vital para os mecanismos funcionais das organizações, a Tecnologia da Informação (TI) passou por grande evolução nas últimas décadas, além de ser fortemente atrelada a Contabilidade Gerencial (CG). Segundo Turban e Volonino (2013, p. 11) “A TI desenvolveu-se de um foco pequeno no processamento de dados e relatórios de rotina, nos anos 1970, para uma função que cada vez mais dá apoio aos processos de negócio e gestão [...]”. Em especial entende-se a magnitude da importância da TI, assim como dos Sistemas Integrados de Gestão (SIG), como capazes de assegurar informações confiáveis e tempestivas aos controladores e tomadores de decisão. O Planejamento de Recursos Empresariais (Enterprise Resource Planning - ERP) é uma ferramenta amplamente eficaz e com alta demanda nas organizações, para propiciar instrumentos palpáveis com intuito de alcançar um planejamento coeso e abrangente. Conforme conceituam She e Thuraisingham (2007), o ERP é um Sistema de Informação Integrado que planeja, gerencia, simplifica e incorpora os processos e a utilização de todos os 16 recursos da empresa. Os autores afirmam ainda que este sistema pode automatizar os mecanismos de negócios fundamentais e reduzir a complexidade e custo de suas atividades. O objetivo da Ciência Contábil é fornecer informação aos seus usuários; porém, para que seja atingido este objetivo faz-se necessário o manuseio correto destes Sistemas de Informação e que atendam as prerrogativas que fluem da entidade. Em muitos casos as informações contábeis podem não ser geradas de maneira segura e eficaz, comprometendo assim a base principal para o processo de planejamento, execução e controle de uma entidade. O controle interno, o setor de Tecnologia da Informação, além do pessoal responsável em lançar os dados nos sistemas das organizações podem não desempenhar suas funções junto ao processo de informação, pela ausência de delimitação e organização do percurso que um simples dado percorre até ser transformado em uma informação útil para a tomada de decisão. De acordo com Laundon e Laundon (2014, p. 12) Muitos administradores trabalham às cegas, sem nunca poder contar com a informação, certa na hora certa para tomar uma decisão informada. Também há aqueles que se apoiam em previsões, palpites ou na sorte. O resultado é a produção insuficiente ou excessiva de bens e serviços, a má alocação de recursos e tempos de resposta ineficientes. Essas deficiências elevam os custos e geram perda de clientes. Nos últimos dez anos, as tecnologias e os sistemas de informação têm permitido que, ao tomar uma decisão, os administradores façam uso de dados em tempo real, oriundos do próprio mercado. Dentro deste contexto, percebe-se que as empresas dependem, cada vez mais, da Tecnologia da Informação para obter uma gestão de negócios bem-sucedida. Esta pesquisa será norteada pela seguinte questão: Como os Sistemas de Informação impactam as atividades da Contabilidade Gerencial nas organizações? Em um contexto de mercado cada vez mais competitivo e complexo, a Tecnologia da Informação têm sido um segmento essencial para o desenvolvimento das atividades das organizações. Os gestores necessitam cada vez mais de embasamento consolidado para seus planejamentos e decisões. Desta forma, torna-se imprescindível o estudo e análise das diversas formas que os Sistemas Integrados de Gestão têm impactado as operações e decisões empresariais, bem como identificar os benefícios que esses sistemas geram na realização do controle desempenhado através da tomada de decisão dos gestores. Esta pesquisa levantou artigos e um editorial, através de uma Revisão Sistemática (RS), que evidenciaram dados passíveis de fornecer argumentações para a referida questão. 17 OBJETIVO GERAL Evidenciar a importância dos Sistemas de Informação para o controle e planejamento de uma entidade, principalmente no processo de tomada de decisão. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Investigar conceitos atuais da Tecnologia da Informação dentro de um corpo organizacional. Investigar os desdobramentos da contabilidade gerencial face aos facilitadores e dificultadores dos Sistemas de Informação. Identificar o reflexo do impacto do fator profissional mediado pela Tecnologia da Informação nas atividades organizacionais. A estrutura deste estudo está dividida em três seções, além desta introdução, das considerações finais e das referências. O referencial teórico consiste na primeira seção, apontando conceitos e definições acerca dos seguintes itens: Tecnologia da Informação; Sistemas de Informação e Contabilidade Gerencial. Em sequência, a segunda seção apresenta os aspectos metodológicos utilizadosnesta pesquisa, que foram direcionados por uma revisão sistemática de literatura. Já na terceira e última seção foram expostas as análises dos dados e discussão dos resultados obtidos no desenvolvimento deste presente estudo. Posteriormente, as considerações finais são apontadas e nas referências, os autores consultados para a concretização desta dissertação. No apêndice encontra-se o Protocolo de Revisão Sistemática (PRS). 18 1 REFERENCIAL TEÓRICO Esta seção traça as delimitações da fundamentação teórica que dá embasamento ao presente estudo. Divide-se em subseções que destacam o conceito, contextualização, características e outros dos seguintes pontos: Tecnologia da Informação; Sistemas de informação e Contabilidade Gerencial. 1.1 Tecnologia e informação Nesta subseção conceitua-se separadamente os termos tecnologia e informação. Posteriormente, estuda-se o conceito Tecnologia da Informação de forma mais abrangente. 1.1.1 Tecnologia Desde os primórdios a tecnologia está presente na forma de criações, inovações e modificações advindas da inteligência do homem. Conforme afirma Kenski (2015, p. 15): As tecnologias são tão antigas quanto a espécie humana. Na verdade, foi a engenhosidade humana, em todos os tempos, que deu origem às mais diferenciadas tecnologias. O uso do raciocínio tem garantido ao homem um processo crescente de inovações. Os conhecimentos daí derivados, quando colocados em prática, dão origem a diferentes equipamentos, instrumentos, recursos, produtos, processos, ferramentas, enfim, a tecnologias. Desde o início dos tempos, o domínio de determinados tipos de tecnologias, assim como o domínio de certas informações, distingue os seres humanos. Tecnologia é poder. O cotidiano dos seres humanos e principalmente das organizações sofreu modificação drástica a partir de meados do século XX, com a criação do computador. Iniciou-se uma revolução silenciosa, conforme explanação de Eleuterio (2015). Como vertentes da chamada revolução da informação, os ambientes corporativos foram definitivamente transformados através da criação dos novos modelos organizacionais e do novo desenho do cenário de competição das entidades. Muitos autores salientam que atualmente vive-se na “sociedade tecnológica”. Desta forma conceituar e compreender a tecnologia é imprescindível para 19 utilizar essa ferramenta como fonte de benefícios nos mais diversos âmbitos da atualidade. Dentro deste contexto, Kenski (2015, p. 24) define “Ao conjunto de conhecimentos e princípios científicos que se aplicam ao planejamento, à construção e à utilização de um equipamento em um determinado tipo de atividade, chamamos de `tecnologias’”. Segundo Veraszto et al. (2017, p. 75): O conhecimento tecnológico não é algo que pode ser facilmente compilado e categorizado da mesma forma como o conhecimento científico. A tecnologia poderia ser apresentada como uma disciplina, mas sabemos que é mais bem qualificada como uma forma de conhecimento, e por isso adquire formas e elementos específicos da atividade humana. Dessa forma podemos dizer que o caráter da tecnologia pode ser definido pelo seu uso. O conceito de tecnologia para Barreto (2012) vai além do produto, não sendo apenas o hardware, mas consiste na construção e operacionalização do conhecimento. Para o autor, a tecnologia se refere a um conglomerado de conhecimentos científicos, empíricos e intuitivos, no qual o produto pode ser modificado, assim como seu processo de transformação e comercialização. O mercado voltado para a tecnologia obteve crescimento expressivo nas últimas décadas, segundo Davenport (1998 a, p. 15): “A tecnologia - incluindo computadores, redes de comunicação e softwares - tornou-se não apenas uma ferramenta para administrar a informação, mas também um setor vigoroso em si mesmo”. Embasados em uma revisão bibliográfica realizada através de pesquisa, Veraszto et al. (2017, p. 75) consideram a tecnologia “[...] como um corpo sólido de conhecimentos que vai muito além de servir como uma simples aplicação de conceitos e teorias científicas, ou do manejo e reconhecimento de modernos artefatos”. A tecnologia tem gerado inúmeras mudanças no ambiente empresarial, porém a mudança inevitável flui da necessidade de adequação as novas ferramentas de Sistemas de Informações para se manter competitivamente no mercado. Laundon e Laundon (2014, p. 6) afirmaram que “Novos negócios e setores aparecem enquanto os antigos desaparecem, e empresas bem-sucedidas são aquelas que aprendem como usar as novas tecnologias”. O avanço tecnológico nas últimas décadas tem sido caracterizado como um marco na história, de forma que a tecnologia integra o cotidiano dos seres humanos de maneira tão contundente que dificilmente consegue-se delimitá-la. Deve-se considerar que a tecnologia é arquitetada em função de novas demandas e interesses sociais, desta forma é inevitável a modificação das tradições e costumes no que tange a sociedade. Ou seja, a tecnologia agrega- se à cultura (VERASZTO et al., 2017). 20 1.1.2 Informação Dentro da revolução das ferramentas utilizadas para se trabalhar, na era do avanço e do fascínio tecnológico, esqueceu-se o objetivo primordial da informação: informar. Todo o aparato tecnológico não será eficiente se os usuários não estiverem atentos na informação que esses hardwares podem gerar (DAVENPORT, 1998a). A importância da informação se estabelece no seu próprio conceito, tendo em vista que nenhum sistema consegue ser mantido sem que haja sua contribuição. De acordo com Cassarro (2011, p. 34) “Informação é ao mesmo tempo matéria-prima e produto acabado das atividades de sistemas. E sabe-se também que a informação -adequadamente estruturada – contribui para que a empresa se torne mais e mais dinâmica”. Para Laundon e Laundon (2014), a informação se refere a um dado que sofreu conversões e desempenha utilidade substancial para os seres humanos. Desta forma, a informação exerce função de volumosa valorização em todos os âmbitos sociais, não está limitada ao ambiente empresarial, uma vez que possui tal amplitude nos sistemas como um todo. Conforme Cassarro (2011, p. 34) “Informação é um fato, um evento, comunicado”. Porém, segundo Stair e Reynolds (2015), a informação possui uma valorização adicional, perante um simples fato, pois ela é estabelecida conforme um conjunto de fatos categorizados com expressiva relevância. A informação é o pressuposto primordial em todo e qualquer sistema sua definição comumente é distorcida por ser substituída pela definição de um dado. Segundo Laundon e Laundon (2014, p. 12), dado consiste em sequências de fatos que não sofreram transformações nem passaram por análise. Anteriormente esses acontecimentos não foram organizados nem classificados de maneira que se possa obter entendimento e utilidade no que tange estes fatos. Conforme Caiçara (2012, p. 24) conceitua: A informação pode ser entendida como a medida da redução da incerteza sobre um determinado estado de coisas por intermédio de uma mensagem. Muitas vezes, os conceitos de dado e informação são confundidos. Dado é o fato bruto e, por si só, pode ou não ser relevante. Informação vem do latim informare, que significa “dar forma”. Podemos concluir, então, que a informação usa como matéria-prima os dados. Para O´Brien (2004), as definições de informação e dado estão diretamente interligadas, pois para o autor a informação consiste em dados que foram modificados de 21 forma que são capazes de oferecer ampla utilidade para os usuários. Ao passo que Cassarro (2011, p. 35) conceitua “tecnicamente, dados são os itens básicos da informação, antes de serem processados por um sistema, enquanto informações são os relatórios, os resultados do processamento de dados”. Conforme Stair e Reynolds (2015, p. 5) os dados, de formaisolada, fora de seus contextos, sem sofrerem as modificações necessária, englobam baixo valor adicional, além de sua simples existência. Os fatos do mundo real são representados pelos dados, eles podem ser de diversos tipos, descritos no Quadro 1: Quadro 1 – Tipos de dados Fonte: STAIR; REYNOLDS, 2015, p. 5. O Quadro 2 esclarece as definições de dados, informação e conhecimento, porém como Davenport (1998a) afirma, há grande dificuldade em se fazer essas conceituações. Ainda de acordo com ponderações feitas pelo autor, tais distinções são estabelecidas há muitos anos, apesar de considerá-las imprecisas. A informação desenvolve associação entre os dados brutos e o conhecimento, ou seja, é um termo que faz referência aos dois outros termos. Quadro 2 – Dados, informação e conhecimento Dados Informação Conhecimento Simples observações sobre o estado do mundo facilmente estruturado Dados dotados de relevância e propósito Informação valiosa da mente humana, inclui reflexão, síntese, contexto Facilmente obtido por máquinas Requer unidade de análise De difícil estruturação Frequentimente quantificado Exige consenso em relação ao significado De difícil captura em máquinas Facilmente transferível Exige necessariamente a mediação humana Freqüentemente tácito Fonte: DAVENPORT, 1998a, p. 18. 22 O conhecimento é resultado de certa compreensão da informação que percorre um dado Sistema de Informação alimentado por registros de fatos. Conforme afirma Barreto (2012, p. 5) “À toda tecnologia se associa urna considerável quantidade de informação. Esta informação, quando assimilada pelo indivíduo, grupo ou sociedade, gera um conhecimento que permite a adoção ou a rejeição de uma determinada técnica”. Para Rezende e Abreu (2003, p. 59) a associação desses conceitos acontece dessa forma: Os dados, as informações e os conhecimentos permitem que os gestores tomem as decisões, que são atos mentais. As decisões permitem que os gestores possam executar as ações, que são os atos físicos. Todas essas atividades geram novos dados, informações e conhecimentos num ciclo retroalimentado, a fim de contribuir com a inteligência empresarial das organizações. A diferenciação dos termos dado, informação e conhecimento é primordial para a correta compreensão das funções dos Sistemas de Informações e suas características que posteriormente irão ser detalhadas nesta seção. 1.1.1.1 Classificação das Informações Dentro das definições que cercam os Sistemas de Informações existem diversas classificações sobre os mais variados pressupostos. Dessa forma, expõe-se algumas das divisões do termo informação de acordo com a perspectiva de Eleuterio (2015) e Cassarro (2011) respectivamente: Eleuterio (2015, p. 33, grifo nosso) afirma que as informações são divididas em dois grandes grupos: Informações quantitativas - são dados que foram analisados e interpretados, ganharam relevância e posteriormente podem ser mensurados e expressos em números. Informações qualitativas - têm natureza subjetiva e são representadas de forma descritiva, normalmente expressando julgamentos de valor ou opiniões. Elas são especialmente úteis para expressar opiniões sobre produtos ou serviços. Cassarro (2011, p. 41, grifo nosso) classifica as informações como operacionais e gerenciais: Informação operacional ou operativa - é necessária para realização de uma função, de uma operação. Informação gerencial – consiste em todo resumo de informações operativas que chega até um gerente, pondo-o a par de algo de sua competência, de sua responsabilidade e permitindo-lhe tomar uma decisão. 23 Atualmente as informações representam expressivo volume nas organizações e de maneira geral podem ser expostas através de diversos meios de comunicação. Se faz necessário alto grau de comprometimento com a seleção, organização e planejamento das informações, para que elas de fato alcancem sua plena utilidade (REZENDE; ABREU, 2003). De acordo com Eleuterio (2015, p. 21): [...] as informações são úteis apenas quando chegam, até as pessoas e são utilizadas por elas. Por isso, o segundo avanço importante da revolução da informação foi a criação das redes de comunicação digitais. Com elas, os computadores e os softwares se interconectam, o que faz com que as informações circulem com rapidez e segurança, percorrendo grandes distâncias quase instantaneamente. Agora, temos os três pilares tecnológicos da revolução da informação: computadores, softwares e redes de comunicação. A identificação das informações que permeiam as atividades empresarias é de suma importância para cada entidade, sejam essas informações internas ou externas (CAIÇARA JUNIOR, 2012). Percebe-se que a referida identificação deve ser realizada anteriormente a fase que consiste no tratamento das informações nas organizações. As informações devem ser tratadas da mesma maneira que as empresas tratam outros produtos que são disponibilizados para o consumo. As informações possuem atributos que consistem em uma sequência de pressupostos, de forma que o resultado informacional deve ser desejado para que seja necessário. Porém para que seja necessário primeiramente deve conter utilidade significativa (PADOVEZE, 2010). A devida seleção, organização, tratamento e gerenciamento das informações possui capacidade de proporcionar agilidade e efetividade para que as empresas sejam bem- sucedidas em seus negócios e decisões. Caso os dados não obtenham os adequados processamentos e não se tornem informações úteis e efetivas, o desempenho organizacional pode ser drasticamente afetado. Desta forma, não é suficiente que as entidades zelem por seu patrimônio tangível. É necessário que elas zelem também pelo seu capital intelectual (ELEUTERIO, 2015). Segundo Cassarro (2011, p. 34) “Tanto mais dinâmica será uma empresa quanto melhores e mais adequadas forem as informações de que os gerentes dispõem para suas tomadas de decisões”. Dado que a parcela de intervenção pessoal dos gestores e colaboradores em todo o percurso percorrido pelos dados é de elevada significância, o crescimento das organizações tem associação direta com o conjunto de efetividade dos Sistemas de Informações e a atitude mental e pessoal dos administradores. 24 De acordo com Rezende e Abreu (2003, p. 97): À medida que se sedimenta uma informação, qualquer atividade pode ser elaborada com um custo menor, com menos recursos, em reduzido tempo e com um resultado melhor. Atualmente, existem mais computadores, periféricos e tecnologias gerando informações úteis, precisas, oportunas, a um custo menor, em menos tempo, usando menos recursos e gerando riquezas. A informação para ser útil e valiosa para o embasamento nas decisões tomadas pelos gestores das entidades, necessita passar por um processo de modificação. Este processamento pode ser feito mental, manualmente ou com a utilização de um computador. Porém a procedência e o caminho que percorrem os dados, é menos relevante do que o resultado em si. Ou seja, no final do processo o resultado é significativo somente se o dado foi transformado em uma informação de valor para os tomadores de decisões alcançarem os objetivos organizacionais. Uma vez que este referido valor informacional está diretamente ligado com o auxílio e aparato que o resultado do processamento de dados gera (STAIR; REYNOLDS, 2015). As informações assim como todos os processos que as permeiam estão presentes em todo e qualquer pressupostos da vida humana. Desta forma, torna-se imprescindível estudá-las e compreendê-las. Diversas informações são recolhidas e apreendidas, durante todo o período de vida de uma pessoa ou de uma organização. Tais informações após sofrerem um processo sistemático, podem adquirir elevado valor (REZENDE; ABREU, 2003). Um Sistema de Informação é capaz de gerarinformações valiosas para as empresas no que tange principalmente seu processo decisório. Dentro do SI, três atividades consistem no processamento das informações que auxiliam os gestores a controlarem as operações, solucionar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades básicas consistem em entrada, processamento e saída, como corroboram Laudon e Laundon (2014, p. 12): A entrada captura ou coleta dados brutos de dentro da organização ou de seu ambiente externo. O processamento converte esses dados brutos em uma forma mais significativa. A saída transfere as informações processadas às pessoas que as utilizarão ou às atividades nas quais serão empregadas. Os sistemas de informações também requerem um feedback, que é uma resposta à ação adotada à determinados membros da organização para ajudá-los a avaliar ou corrigir o estágio de entrada. A Figura 1 expõe o processamento da informação nas funções de um Sistema de Informação: 25 Figura 1 – Funções dos Sistemas de Informação Fonte: LAUDON; LAUDON, 2014, p. 14. Conforme conceituam Turban e Volonino (2013, p. 8), a coleta, o processamento, o armazenamento, a análise e a disseminação das informações a fim de alcançar objetivos específicos dentro de uma organização são vertentes que direcionam as funções básicas do SI, as quais são listadas a seguir: Entrada: dados e informações sobre as transações de negócios são capturados ou coletados por escâneres em pontos de venda e sites, os quais são recebidos por dispositivos de entrada; Processamento: os dados são transformados, convertidos e analisados para o armazenamento ou transferência para um dispositivo de saída; Saída: dados, informações, relatórios e outros elementos são disseminados para telas digitais ou em papel, enviados como áudio ou transferidos para outros SIs por redes de comunicação; Feedback: um mecanismo de retorno monitora e controla essas operações. O feedback pode ser evidenciado como parte integrante do processamento de dados, porém se trata de uma fase de retorno importante no processo das funções de um SI em transformar o dado em uma informação relevante para a organização. A interação entre fatores dos ambientes externos é realizada através do feedback, que propicia comunicação com clientes, fornecedores, empresas rivais, acionistas entre outros. O ciclo que a informação percorre dentro dos Sistemas de Informações é detalhado na Figura 2. 26 Figura 2 – Entrada, processamento, armazenamento e saída Fonte: TURBAN; VOLONINO, 2013, p. 8. Conforme Laundon e Laundon (2014, p. 14) “Feedback é a saída retornada de determinadas pessoas e atividades da organização para análise e refinamento da entrada”. A relevância do processo que as informações percorrem dentro de um SI, são explicitadas por Turban e Volonino (2013, p. 36): O processamento melhora a qualidade dos dados, o que é importante porque relatórios e decisões são tão bons quanto os dados em que se baseiam. Conforme os dados são coletados ou capturados, vão sendo validados a fim de se detectar e corrigir erros mais óbvios e omissões. A importância da informação no processo de planejamento, controle e tomada de decisão de toda e qualquer organização é inegável. O sucesso da empresa e, consequentemente, de seus administradores está diretamente associado com a utilização de informações oportunas, que sejam fornecidas pelos Sistemas de Informação que auxiliam e embasam as empresas em suas atividades operacionais e gerenciais (CASSARRO, 2011). Segundo Caiçara Júnior (2012, p. 28), “É de fundamental importância para uma organização a qualidade da informação adquirida e/ou processada, pois esse aspecto reflete na efetividade do processo de tomar decisões em uma empresa”. Os usuários finais das informações necessitam que as mesmas sejam relevantes, para que seja propiciado um embasamento seguro e tempestivo para as atividades e decisões mais significantes da empresa. Para Eleuterio (2015, p. 35) “Em relação ao nível de relevância ou importância, as informações podem ser classificadas em quatro categorias: irrelevantes, potenciais, mínimas e críticas”. Para que a informação seja relevante na tomada de decisão, ela não pode ser inexata, antiquada, nem de difícil compreensão. Os gestores desejam informações de alta qualidade, ou seja, informações que possuam características e atributos que as tornem valiosas. 27 Para O´Brien (2004, p. 15), a informação é dotada de três dimensões: tempo, conteúdo e forma. E destaca a Figura 3 que resume os atributos importantes da informação e os agrupa nessas três dimensões: Figura 3 – Atributos da qualidade da informação Fonte: O´BRIEN, 2004, p. 15. Nos dias atuais a informação tem um valor elevado e tem a possibilidade de representar abrangente poder para a pessoa ou organização que a possui. O valor das informações consiste na sua ampla abrangência que envolve pessoas, processos, sistemas, recursos financeiros, tecnologia e outros (REZENDE; ABREU, 2003). As informações valiosas, conforme afirmam Stair e Reynolds (2015), podem auxiliar os gerentes e organizações a desempenhar suas atividades de forma eficaz e eficiente. Para Eleuterio (2015, p. 34) o valor da informação está atrelado à afetação nos negócios da empresa: Embora se trate de um recurso intangível, podemos afirmar que maior será o valor de uma informação quanto maior for seu potencial em afetar o negócio da empresa. Esse valor potencial de uma informação pode ser estimado pelo nível de atenção que ela provoca nas pessoas e pelo quanto as empresas estão dispostas a pagar pra ela. Conforme Stair e Reynolds (2015, p. 7) existem características que tornam a informação mais valiosa para a organização. Contudo, caso o processamento de dados realizado pelos Sistemas de Informação não produzam informações precisas e completas, os administradores podem ser levados ao erro. Problemas desta amplitude no contexto de uma empresa podem custar milhões de dólares. A seguir, são elencadas tais características: Acessível: a informação deve ser facilmente acessada pelos usuários autorizados; Precisa: livre de erros; Completa: contém todos os fatos importantes; Econômica: relação do custo de produção com o valor da informação; 28 Flexível: pode ser usada para diversas finalidades; Relevante: consiste em uma informação importante para o tomador de decisões; Confiável: capaz de fornecer confiança ao usuário; Segura: informação que usuários não autorizados tenham acesso; Simples: não complexa; Atualizada: fornecida quando necessária; Verificável: passível de averiguações por meio de outras fontes. A informação exerce extensa importância no que diz respeito a todos os mecanismos de operacionalização de uma organização e suas diretrizes orçamentárias, além de ser o principal objeto da TI e suas ramificações. Contudo, para oferecer tamanho aparato e consolidar suas funções, necessita estar de acordo com os atributos e pressupostos listados nesta subseção. 1.1.3 Tecnologia da Informação Nos dias atuais, a TI exerce um papel significativo dentro de todo corpo organizacional, de forma que para que uma entidade seja bem-sucedida em suas atividades, operações e tomadas de decisões necessita ter sua infraestrutura baseada na TI. Conforme Laundon e Laudon (2014, p. 13) definem “Por Tecnologia da Informação, entenda-se todo hardware e todo software de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionais”. A Tecnologia da Informação pode ser estudada como um conjunto de sistemas computacionais, os quais comumente são chamados de Sistema de Informação, segundo conceituam Turban e Volonino (2013). Ainda de acordo comos referidos autores, define-se como TI basicamente a parte tecnológica de um Sistema de Informação. A Tecnologia da Informação é definida como computadores e tecnologias que são usados para criação, processamento e utilização da informação. Ou seja, pode-se conceituar a TI como todo e qualquer dispositivo que realize tratamento de dados e informações (REZENDE; ABREU, 2003). Stair e Reynolds (2015, p. 12) esclarecem: “A Tecnologia da Informação (TI) refere-se a hardware, software, bancos de dados e telecomunicações”. Para os autores, a infraestrutura da TI também possui embasamento nas pessoas e procedimentos que coletam, manipulam, armazenam e transformam dados em informações. Desta forma, entende-se que o fundamento de um Sistema de Informação consiste no conjunto de recursos compartilhados. 29 A definição de Tecnologia da Informação é constituída dos seus principais componentes, dentro dos quais são destacados e delimitados a seguir por Laundon e Laundon (2014, p. 16): Hardware é o equipamento físico usado para atividades de entrada, processamento e saída de um Sistema Informação. Consiste em computadores de vários tipos e formatos; diversos dispositivos de entrada, saída e armazenamento; e os dispositivos de telecomunicações que interligam todos esses elementos. Software consiste em instruções detalhadas e pré-programadas que controlam e coordenam os componentes de hardware de um Sistema de Informação. Tecnologia de comunicações e de redes, composta por dispositivos físicos e software, interliga os diversos equipamentos de computação e transfere dados de uma localização física para outra. Para Rezende e Abreu (2003, p. 76), além dos componentes da Tecnologia da Informação elencados abaixo, existe um outro componente que possui elevada relevância para a eficácia e utilização da tecnologia, o chamado recurso humano; Hardware e seus dispositivos e periféricos; Software e seus recursos; Sistemas de telecomunicações; Gestão de dados e informações. Na Figura 4 pode-se observar como os componentes da TI interagem entre si: Figura 4 - Componentes de Tecnologia da Informação Fonte: ALBERTIN, 2003, p. 23. 30 De acordo com Albertin (2003, p. 23) os componentes de TI são conceituados da seguinte forma: Pessoas: se refere a um “direcionador de indivíduo e os procedimentos na administração de TI”; Hardware: atualmente é caracterizado por sua praticidade, custo menor e aumento da capacidade; Software: também é caracterizado por sua praticidade e elevado aumento de capacidade. A importante ascensão e evolução da TI traz consigo a utilização intensa desses três componentes listados a cima, fenômeno que se denomina computação universal. A compreensão da computação universal se dá basicamente através do acesso abrangente a toda infraestrutura da Tecnologia da Informação. A interação entre a empresa e o indivíduo consolida este termo, assim como a camada de informação e comunicação. O arcabouço tecnológico que se refere nessa subseção não se trata apenas de equipamentos e sistemas de informática. Refere-se, também, a uma poderosa fonte de benefícios no desenvolvimento empresarial e na estruturação do controle gerencial. Segundo Caiçara Júnior (2012, p. 35): A TI abrange, sim, a informática e seus conceitos mais usuais como hardware e software, no entanto sua amplitude é bem maior. Com o advento da telemática (a união das telecomunicações à informática), esse conceito se amplificou e hoje tem papel estratégico em muitas empresas, pois inclui, além da telemática, os componentes de hardware, software, banco de dados e rede de computadores. Para O´Brien (2004) a Tecnologia da Informação não é evidenciada de forma isolada, mas sim de maneira ampla e através de utilização de uma multiplicidade de componentes de hardware, software, processamento de dados e tecnologias de redes de telecomunicações. Segundo Atkinson et al. (2015, p. 27) a importância que a TI obtém nas atividades de negócios e na disponibilidade de informação estratégia, é explícita no conceito de processamento informacional: “Os Sistemas de Informação e as aplicações de conhecimento da empresa contribuem para a execução da estratégia ao facilitar melhorias dos processos e melhorar os vínculos com fornecedores e clientes”. Atualmente, vários profissionais que atuam em diversas áreas, utilizam a Tecnologia da Informação como um termo que possui elevada abrangência para o tratamento de soluções tecnológicas é considerado como um componente forte e consistente para o desenvolvimento de toda e qualquer atividade empresarial. O conceito de TI é tão amplo que comumente é confundido com o conceito de Sistemas de Informação (CAIÇARA JÚNIOR, 2012). 31 Conforme evidenciado, a TI tem sido difundida amplamente nas empresas, de forma que os processos informacionais não alcançam eficácia se não estiverem fundamentados nos elementos que a compõem. A Tecnologia da Informação consiste no componente empresarial de elevada significância em todas as organizações e está diretamente associado às diversas ações das entidades, quer sejam elas internas ou externas (ALBERTIN, 2005). De acordo com Rezende e Abreu (2006, p. 164), “A Tecnologia da Informação deve desempenhar um papel estratégico e agregar valores a seus produtos e/ou serviços, promovendo vantagem competitiva sobre seus concorrentes”. A relevância da Tecnologia da Informação dentro das organizações também está atrelada às decisões tomadas pelos administradores. Conforme Laundon e Laundon (2014, p. 16) “A Tecnologia da Informação é uma das muitas ferramentas que os gerentes utilizam para enfrentar mudanças e complexidade”. Para se atender as exigências de um mercado cada vez mais competitivo, as organizações necessitam obter a Tecnologia da Informação como um aliado importante nas estratégias empresariais, Albertin (2003, p. 27) afirma: O papel da TI tornou-se imprescindível para os objetivos e aplicações de uma organização, e conseqüentemente como forma de atuação e vantagem competitiva. As organizações começaram a alinhar seus esforços em TI de acordo com as estratégias de negócio, buscando uma utilização cada vez mais adequada às suas necessidades e uma relação de custo e benefício mais satisfatória. A vantagem competitiva da organização crescerá à medida que a mesma invista na implementação e na correta utilização da Tecnologia da Informação em diversas áreas, principalmente nas atividades geridas pelos mecanismos dos Sistemas de Informação. Porém, caso a informação não seja utilizada de forma correta ou as atividades que estão em torno dela não forem desempenhadas corretamente, a entidade será amplamente afetada de forma negativa (REZENDE; ABREU, 2003). O contexto em que as entidades estão inseridas possui grande importância na definição de utilização da Tecnologia da Informação. O correto uso da TI é guiado pelos chamados direcionadores, que permitem a identificação adequada desta utilização, levando em consideração as particularidades e tipo de aplicação deste importante componente. O desempenho das organizações é amplamente afetado pelo uso da TI, entretanto é necessário que a relação entre a entidade e a TI esteja fundamentada de forma adequada, ou seja a empresa pode considerar a Tecnologia da Informação como uma ferramenta de grande valor para estratégia de inovação e negócios da empresa ou pode considerar simplesmente como um mecanismo decorrente de diretrizes organizacionais. A utilização da TI nas empresas se 32 relaciona diretamente com as necessidades estratégicas e operacionais da organização (ALBERTIN, 2003, 2005). A infraestrutura de TI que a organização utiliza para alcançar seus objetivos de desempenho é constituída de tecnologias e de pessoas que se fazem necessárias para acionar essastecnologias. As organizações devem administrar e zelar detalhadamente cada vertente da infraestrutura de TI, pois a mesma pode ser a base em que a empresa fundamenta os Sistemas de Informação. Esta infraestrutura deve ser capaz de disponibilizar o conjunto de operações tecnológicas de que a empresa necessita para realizar corretamente a utilização de diversos benefícios que a TI pode gerar para as entidades (LAUNDON; LAUNDON, 2014). Para Albertin (2003, p. 12): O uso de TI por si só não determina o sucesso e o bom desempenho de uma organização. As características do mercado em que as organizações atuam devem ser consideradas para a definição do uso de TI como parte de suas estratégias e operacionalização. Os modelos, cultura, políticas, estruturas, processos organizacionais, incluindo suas evoluções, devem ser considerados na utilização de TI, seja por que são afetados ou afetam esse uso. As habilidades, capacitações e comportamento, entre outros fatores, dos indivíduos, como colaboradores das organizações, influenciam no valor que a TI agrega aos negócios. Finalmente, as características da própria TI influenciam as decisões sobre o seu uso pelas organizações. Na Figura 5, Laundon e Laundon (2014) esclarecem os elementos que compõem o conjunto que fundamenta a TI e viabiliza a utilização dos mecanismos tecnológicos gerados por ela. Figura 5 - Componentes da infraestrutura de TI Fonte: LAUDON; LAUNDON, 2014, p. 147. Os profissionais que utilizam a TI determinam o valor do mesmo nos negócios da empresa, assim como as atividades operacionais e a cultura da organização. Ou seja, o valor da Tecnologia da Informação, dos Sistemas de Informação e a da própria informação é 33 definido pela relação entre eles, as pessoas e os processos de negócios (TURBAN; VOLONINO, 2013). Segundo Laurindo (2001, p. 161), o valor da TI está implícito no fato de a Tecnologia da Informação ter evoluído ao ponto de não ser considerada mais como uma simples orientação tradicional de suporte administrativo para um importante papel estratégico nos negócios das entidades. O autor afirma ainda que “a visão da TI como arma estratégica competitiva tem sido discutida e enfatizada, pois não só sustenta as operações de negócios existentes, mas também permite que se viabilizem novas estratégias empresariais”. 1.2 Sistemas de Informação Para operacionalizar o processamento informacional ou qualquer outro processo que exista é necessário um sistema que organize a “matéria-prima” e os transforme em um produto acabado. Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação ou um todo organizado ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo (PADOVEZE, 2010). Um sistema também pode ser definido como uma formação organizada de funções, que têm como finalidade o atendimento de objetivos específicos (CASSARRO, 2011). Para O´Brien (2004, p. 7) ”Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação”. Os sistemas podem ser divididos em: sistemas abertos - executam interação com o ambiente externo e sistemas fechados - não interagem com o ambiente externo (PADOVEZE, 2010). Segundo Laundon e Laundon (2014, p. 13), os sistemas possuem informações sobre indivíduos, locais e elementos relevantes para a organização ou para o ambiente que está em seu redor. Os autores definem Sistemas de Informação tecnicamente como: Um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisão, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar apoio a tomada de decisão, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. 34 Para Ulukan e Ucuncuoglu (2010, p. 233), a origem dos estudos de Sistemas de Informações consiste em uma subdisciplina da ciência da computação como uma racionalização da gestão das tecnologias nos processos e atividades organizacionais. O Sistema de Informação pode englobar sistemas de pessoas, dados, registros que percorrem todo o trajeto de processos dos dados até serem transformados em informações. Os SIs ocuparam um espaço significativo nas atividades operacionais, financeiras e administrativas, além de serem considerados vitais nos processos decisórios vivenciados pelos administradores e na gestão empresarial. O processo de modificação de dados em informações que compõem os relatórios que são utilizados na estrutura decisória da entidade e que fornecem sustentação nos processos administrativos, são considerados Sistemas de Informação. Estes proporcionam a otimização dos resultados esperados dos negócios da empresa (REZENDE; ABREU, 2003). Conforme evidenciam Stair e Reynolds (2015, p. 9), os Sistemas de Informações consistem em “um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coleta (entrada), armazena e dissemina dados (saída) e informações, e fornece reação corretiva (mecanismo de realimentação) para alcançar um objetivo. ” Segundo O´Brien (2004, p. 6) : Sistema de Informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. As pessoas têm recorrido aos Sistemas de Informação para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada da civilização, uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), instruções e procedimentos de processamentos de informação (software), canais de comunicações (redes) e dados armazenados (recursos de dados). Segundo Padoveze (2010, p. 48), pode-se definir Sistemas de Informações como um conjunto de: “recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica”. Esses sistemas são capazes de gerar informações, que inicialmente eram simples dados e com seus resultados fornecem às empresas direcionamentos para cumprir os principais objetivos organizacionais. A integração de dois subsistemas básicos pode ser vista como um Sistema de Informação. Os subsistemas consistem em produtores de informação, os quais operam, administram, controlam, armazenam e recuperam as informações que são utilizadas imediatamente ou futuramente, dependendo das necessidades organizacionais (BARRETO, 2012). Consoante à Caiçara Júnior (2012) um sistema pode ser fracionado em pequenas partes que continuam com as mesmas particularidades do todo, que são definidos com subsistemas, ou seja, um conjunto de subsistemas pode compor um Sistema de Informação. 35 Os componentes e dispositivos de tecnologia de rede que são utilizados para desempenhar algumas ou até mesmo todas as atividades dos Sistemas de Informação segundo Turban e Volonino (2013, p. 9) são definidos da seguinte forma: Hardware é um conjunto de dispositivos com processador, monitor, teclado e impressora. Software é um conjunto de aplicativos ou programas que instruem o hardware a processar os dados ou outros insumos. Dados são uma parte essencial processada pelo sistema e, se necessário, armazenados em um banco de dados. Rede é um sistema de telecomunicação que conecta o hardware por fio, sem fio ou por uma combinação dos dois. Procedimentos são uma série de instruções sobre como combinar os componentes citados de modo a processar informação e gerar a saída desejada. Pessoas são os indivíduos que trabalham com o sistema, interagem com ele ou utilizam sua saída. Observa-se a constituição da divisão e organização dos componentes do Sistema de Informação e a maneira que eles interagem entre si, através da Figura 6. Segundo Turban e Volonino(2013, p. 10), a interação dos componentes do Sistema de Informação acontece da seguinte forma: Os blocos de construção de SI que suportam processos de negócio são dispositivos de alto desempenho (hardware); seus aplicativos (software e processamento); conectividade (redes) com dados; conteúdo compartilhado, listas de contato e assim por diante (informação); e usuários (pessoas). Muitos dos SI de hoje funcionam em redes sem fio, mídias sociais e dispositivos de alto desempenho, tornando mais rápido e mais fácil alcançar os outros e fazer o trabalho usando pouco tempo e esforço. Um sistema de informação pode ser dividido em componentes, conforme Figura 6. Figura 6 - Componentes dos Sistemas de Informação Fonte: TURBAN; VOLONINO, 2013, p. 9. 36 Um questionamento frequente no ambiente empresarial que Laundon e Laundon (2014, p. 9) responderam consiste em “Porque as empresas estão investindo tanto em tecnologias e Sistemas de Informação? ”. As entidades, através da utilização dos Sistemas de Informação, desejam alcançar seis objetivos importantes no desempenho organizacional: “excelência operacional; novos produtos, serviços e modelos de negócio; relacionamento mais estreito com clientes e fornecedores; melhor tomada de decisões; vantagem competitiva; sobrevivência”. Conforme Rezende e Abreu (2003, p. 114) “O papel que os Sistemas de Informação exercem nas empresas é fundamental, e sua relação é inexorável. Eles exercem impactos na estrutura organizacional, influenciando a cultura, as filosofias, as políticas, os processos e os modelos de gestão”. Os Sistemas de Informações são de elevada importância para todas atividades e resultados empresariais. Para isso, eles devem propiciar o alcance de objetivos organizacionais. Para Barreto (2012, p. 5) a finalidade básica de um Sistema de Informação é “produzir conhecimento e assim alterar para melhor a realidade, promovendo o desenvolvimento desta realidade, levando-a a um melhor estágio de bem-estar de seus membros”. Dentre as principais finalidades dos SIs se destaca a eliminação de pontos cegos, ou seja, o sistema em tempo real propicia acesso tempestivo e satisfatório aos seus usuários, não dando margem para grandes intervalos entre a identificação do problema e a obtenção da solução empresarial (TURBAN; VOLONINO, 2013). Pode-se observar na Figura 7 que Sistemas de Informações possuem abrangência maior do que simples dispositivos tecnológicos. De acordo com Laundon e Laundon (2014) para usar os Sistemas de Informação com eficiência e clareza é necessário o entendimento das dimensões organizacional, humana e tecnológica que formam os SIs e os seus mecanismos. E a propiciação de solução para problemas significativos e desafios no ambiente organizacional. 37 Figura 7 – Sistemas de Informação são mais do que computadores Fonte: LAUNDON; LAUNDON, 2014, p. 15. Em conformidade com Caiçara Júnior (2012) existe uma função principal que norteia o Sistema de Informação, a qual é definida como o processo de modificação dos dados até que se tornem informações completas, desejáveis e úteis para os gestores das organizações e para o desempenho das mais diversas atividades empresariais. Para o referido autor o Sistema de Informação tem como conceito e vertente primordial este processo de transformação. O´Brien (2004, p. 07) define as três funções básicas que estão em interação são listadas a seguir: Entrada: envolve a captação e reunião de elementos que ingressam no sistema para serem processados. Processamento: envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto. Saída: envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Porém, para Turban e Volonino (2013, p. 8), “as funções básicas de um SI que coleta, processa, armazena, analisa e dissemina informações para resultados específicos, consistem em quatro mecanismos: entrada, processamento, saída e feedback”. Este último obtém a capacidade de retroalimentar os Sistemas de Informações, fornecendo auxílio para que as empresas alcancem satisfatório desempenho (STAIR; REYNOLDS, 2015). Os Sistemas de Informação são um importante campo de estudo em administração e gerenciamento de organizações. Desta forma, torna-se imprescindível que os gerentes e administradores obtenham uma compreensão básica deste campo de atuação. Da mesma forma, para que uma empresa alcance um ótimo desempenho e sucesso em suas atividades, ela necessita atribuir aos SIs relevância vital para o funcionamento dos seus mecanismos (O´BRIEN, 2004). 38 De acordo com Cassarro (2011, p. 26): [...] os Sistemas de Informação compõem um dos maiores e mais valiosos ativos da empresa. Podemos afirmar que uma empresa será mais dinâmica, mais agressiva, mais inovadora e mais atuante no mercado do que suas concorrentes, na medida em que possua melhores Sistemas de Informações e, evidentemente, conte com pessoas na alta e média administração capacitadas e motivadas a se utilizar destas informações para as suas tomadas de decisões. A relação entre os Sistemas de Informação e a cultura das empresas é o pressuposto que define o valor da Tecnologia da Informação, as condições de utilização e o seu desempenho em meio as mais diversas atividades e operações organizacionais. Para que uma entidade obtenha um crescimento satisfatório em seus resultados, é necessário a observação da capacidade dos funcionários e gestores, ou seja, uma empresa é tão eficaz quanto as pessoas que trabalham e a administram. Da mesma forma acontece com os Sistemas de Informação, que são considerados inúteis sem funcionários e gestores qualificados para alimentá-los e conservá-los. Esses gestores devem ser capazes também de gerarem uma base para tomar as decisões de maneira correta e eficaz, através das informações obtidas nos SIs (LAUNDON; LAUNDON, 2014). Observa-se a significância da análise do contexto e de todos os fatores dos ambientes que interagem com os Sistemas de Informação. Para que os SIs sejam plenamente úteis, deve- se considerar a estrutura e história do corpo organizacional. De acordo com Rezende e Abreu (2003, p. 62) os Sistemas de Informação devem ser analisados e/ou desenvolvidos dentro da perspectiva: “sócio técnica, em que tecnologia e organização (ou empresa) devem ser ajustadas entre si, até que se obtenha uma harmonização perfeita entre os dois domínios, gerando um terceiro estado organizacional conjunto”. Para Padoveze (2010, p. 498), a Gestão Baseada em Recursos (Resource Based View- RBV) integra os mecanismos de Sistemas de Informação dentro de uma entidade, conforme afirma abaixo: A RBV tem como referência a abordagem sistêmica. A empresa é um sistema que processa os recursos (entradas) que são introduzidos na etapa do processamento. Os recursos são processados e as saídas correspondem aos produtos e serviços que as empresas entregam aos consumidores no ambiente externo do sistema. Os Sistemas de Informação disponibilizam para a gestão empresarial informações (feedback) sobre as operações do sistema para sua direção e manutenção (controle), enquanto ele troca entradas e saídas com seu ambiente. Conforme O´Brien (2004), esses mecanismos perpassam os fundamentos dos Sistemas de Informações. 39 Padoveze (2010, p. 48) classifica os Sistemas de Informação da seguinte forma: Os Sistemas de Apoio às Operações têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades e executarem suas funções operacionais; Os Sistemas de Apoio à Gestão preocupam-se basicamente com as informações necessárias para gestão econômico-financeira da empresa.Segundo Ulukan e Ucuncuoglu (2010, p. 234), os Sistemas de Informação estão associados a diferentes áreas de trabalho dentre elas estão a estratégia de SI, o gerenciamento de SI e o desenvolvimento de SI. Tais campos de atuação possuem ramificações em várias subdisciplinas, conforme pesquisas anteriores e experiências obtidas nas práticas do uso da TI os Sistemas de Informação estão classificados como: • Sistemas de Processamento de Transações • Sistemas de Gerenciamento de Informação • Sistemas de Suporte à Decisão • Sistemas Especializados Dentro do contexto da Tecnologia da Informação e seus mecanismos, os Sistemas de Informações são alocados em quatro grandes grupos de aplicativos. Os quais consistem em: sistemas integrados, sistemas de gestão da cadeia de suprimentos, sistemas de gestão do relacionamento com o cliente e sistemas de gestão do conhecimento. Com a finalidade de obter um desempenho satisfatório dentro das empresas, esses aplicativos formam um conjunto que mantém relação com os processos e funções dos negócios das entidades (LAUNDON; LAUNDON, 2014). 1.2.1 Sistemas Integrados Conforme Laundon e Laundon (2014, p. 296), os Sistemas Integrados funcionam da seguinte forma: “Os Sistemas Integrados apresentam um conjunto de módulos de software integrados e um banco de dados central; este permite que os dados sejam compartilhados pelos diferentes processos de negócios e áreas funcionais de toda a empresa”. A integração de Sistemas de Informação e banco de dados é fundamental para o embasamento das decisões tomadas pelos gestores. Milhares de informações que não sofreram consolidação não são capazes de propiciar fundamento necessário para que as empresas alcancem seus objetivos e sejam bem-sucedidas na correta utilização das 40 informações. Relatórios gerados isoladamente tornam-se obsoletos, pois a todo instante as informações nos mais diversos setores das empresas são atualizadas e necessitam de integração entre si. Desta forma torna-se imprescindível que os diversos sistemas que compõem a empresa se comuniquem e propiciem relatórios consolidados oportunamente. Essa integração é concretizada através dos Sistemas Integrados (LAUNDON; LAUNDON, 2014). Na Figura 8, Laundon e Laundon (2014) mostram a forma do funcionamento dos Sistemas Integrados. Figura 8 - Funcionamento dos Sistemas Integrados Fonte: LAUNDON ; LAUNDON, 2014, p. 296. O funcionamento dos Sistemas Integrados é direcionado pelo banco de dados central, o qual divide as quatro principais atividades de uma organização. 1.2.1.1 Sistemas Integrados de Gestão Os sistemas que unem as informações contidas nos diversos subsistemas sejam eles operacionais ou de apoio à gestão, são chamados de Sistemas de Informações Gerenciais (SIG). Os referidos sistemas têm como objetivo principal a aglomeração e consolidação de todas as informações necessárias para a segura análise dos relatórios demonstrativos e gestão 41 eficiente. A Tecnologia de Informação é o mecanismo utilizado pelas empresas para a realização dessa importante integração dos subsistemas empresariais, desta maneira todos os processos e negócios organizacionais podem ser visualizados como um todo, constituindo um fluxo dinâmico de todas as informações da empresa (PADOVEZE, 2010). Define-se como Sistemas de Informações Gerenciais, os sistemas que proporcionam aos gerentes e à administração da empresa relatórios sobre o desenvolvimento organizacional. Por meio das informações obtidas nos SIGs, os administradores podem planejar, organizar, monitorar e controlar as atividades empresariais, assim como fazer previsões acerca das operações e resultados futuros da entidade (LAUNDON; LAUNDON, 2014). Segundo Caiçara Júnior (2012), um Sistema de Informação Gerencial proporciona aos administradores embasamento necessários para suas decisões através de relatórios que demonstrem o desempenho passado e atual da organização. A previsão do desempenho futuro da empresa também pode ser evidenciada através dos Sistemas de Informações Gerenciais. Dentro das características dos SIGs, Cassarro (2011, p. 41) destaca: “Os Sitemas de Informações Gerenciais são, portanto, muito pessoais, enquanto os operativos não”. Com suas várias particularidades, a que se destaca é o fato de os SIGs dependerem da intuição de cada gerente para a tomada de decisão, o que os torna sistemas associados diretamente com o valor de pessoal. O sistema que fornece informações para a tomada de decisões e planejamento das organizações, através de um conjunto organizado de banco de dados, equipamentos, pessoas e procedimentos é chamado de Sistema de Informação Gerencial. Os SIGs têm como pressuposto primordial a eficiência nas operações das empresas. Todas áreas das entidades são apoiadas pelo Sistema de Informação Gerencial que são interligados por meio de um único banco de dados (STAIR; REYNOLDS, 2015). Para Cassarro (2011, p. 40): “Sistemas Gerenciais de Informações são aqueles sistemas que permitem adequado planejamento, organização, realização, coordenação e controle do ciclo gerencial”. Laundon e Laundon (2014, p. 15) salientam sobre o contexto que envolve os Sistemas de Informações Gerenciais: O campo dos Sistemas de Informação Gerenciais tenta proporcionar aquela capacitação mais ampla em Sistemas de Informação. Os SIG lidam com as questões tanto comportamentais quanto técnicas que cercam o desenvolvimento, o uso e o impacto dos Sistemas de Informação adotados por administradores e funcionários em uma empresa. 42 A importância dos Sistemas Informações Gerencias são dieratemente associados ao comportamento e decisão dos gestores que administram os negócios da empresa, os quais se embasam nas informações geradas pelos SIGs. 1.2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP) O ERP consiste em um sistema de planejamento dos recursos da empresa e pode substituir outros sistemas, como aplicativos. Seu desempenho integrativo está relacionado com o fato de ser composto por um aglomerado de programas, permitindo que haja facilidade e eficiência em sua utilização organizacional. Os relatórios disponibilizados através do ERP são gerados de forma eficaz e tempestiva. Nos dias atuais, os gestores têm acesso às informações relevantes imediatamente e por meio até mesmo de smarthphones e dispositivos móveis (STAIR; REYNOLDS, 2015). Ao longo dos últimos anos os Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais têm sido amplamente difundidos nas organizações. Tais sistemas possuem características vitais para os negócios da empresa e sua evolução tem obtido grandes proporções no meio tecnológico devido a importante integração das informações. Para Caiçara Júnior (2012) o advento tecnológico do ERP foi expandido a partir da década de 1990, com o principal precursor o bug do milênio. Laundon e Laundon (2014, p. 50) conceituam a respeito dos Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais da seguinte forma: [...] são utilizados para integrar processos de negócio nas áreas de manufatura e produção, finanças e contabilidade, vendas e marketing e recursos humanos em um único sistema de software. Com isto, a informação, anteriormente fragmentada em sistemas distintos, é armazenada em um único repositório de dados abrangente, a partir do qual pode ser utilizada por muitas partes diferentes da empresa. Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial são comumente chamados de Enterprise Resource Planning (ERP), além de serem associados com a total integração de rede e outras tecnologias aqui listadas (PADOVEZE, 2010): - Customer Relationship Management - CRM (Gerenciamento de Relações com Clientes); - Cadeia de Suprimentos; 43 - Workflow; - Data Warehousing. Define-se ERP como “um conjunto de programas integrados que gerencia as operações vitais de negócios
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